Functiebeschrijving: Applicatiebeheerder Vlimpers-module

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Applicatiebeheerder Vlimpers-module

2 Context Het Vlimpers Diensten Centrum van AgO De Vlaamse Regering keurde op 25 april 2014 een plan goed waarmee tegen 2020 in de Vlaamse overheid de krachten gebundeld worden in één personeelssysteem, vertrekkend van de huidige Vlimpers. Om dit te realiseren mag het Vlimpers Dienstencentrum van AgO een aantal bijkomende collega s aantrekken. Het Vlimpers Dienstencentrum beheert het personeelssysteem Vlimpers en staat in voor een groeiend pakket van gerelateerde diensten aan de organisaties van de Vlaamse overheid. Vlimpers is een volwaardig e-hrm systeem, op basis van Oracle/Peoplesoft HCM, ORTEC Harmony, en de L4 loonmotor. Het staat in voor betrouwbare verloning en beheert een schat aan data die management- en beleidsrapporten voedt. Daarnaast ondersteunt Vlimpers andere kritieke HR-processen zoals de personeelsplanning, het prestatiemanagement en kwaliteitsvol leidinggeven (PLOEG) en de personeelsontwikkeling. Personeelsleden en leidinggevenden beschikken over een 'selfservice' voor de toegang tot personeelsgegevens, de behandeling van afwezigheidsaanvragen, hun PLOEG dossier, opleidingen, etc. Vlaamse overheidsorganisaties die Vlimpers gebruiken kunnen hun personeelsbeleid sturen en opvolgen op basis van rapportering via Cognos, en daarbij gebruik maken van de Vlimpers rapportenshop op het Cognos-platform. Wij staan ook in voor de loonberekening van onze klanten en ondersteunen hen bij hun fiscale en sociale verplichtingen als werkgever. Daarnaast zorgen we voor bijkomende diensten, zoals het beheer van raamcontracten voor medische controle, hospitalisatieverzekering en vakantieopvang. Wij werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. Wij doen dit momenteel met 19 collega s, in twee teams ehrm systemen (de applicatiebeheerders) en een team dienstverlening. De Applicatiebeheerders In het nieuwe organisatiemodel van Vlimpers wordt het team van (momenteel 3) applicatiebeheerders versterkt met een bijkomende kracht. De applicatiebeheerders werken in nauwe samenwerking met elkaar en met de (externe) collega s van het technische team, de (interne) collega s dienstverlening en de klantbeheerders aan een klantgericht systeem en klantgerichte dienstverlening. Binnen het

3 Vlimpers dienstencentrum zijn zij het die wakker liggen van een performant, veilig en gebruiksvriendelijk systeem dat voldoet aan de regelgeving. Voor de versterking van ons team zijn we op zoek naar een collega die zich in eerste instantie wil inwerken in de modules van Vlimpers Talent (PLOEG, Leren, Profielbeheer, Arbeidsplaatsbeheer) en Vlimpers Planning en Tijd. Van een applicatiebeheerder verwachten we dat hij of zij: zich inhoudelijk inwerkt in de materie, de verbanden ziet tussen de verschillende Vlimpers-modules de impact van wijzigingen en aanpassingen kan inschatten op alle geïntegreerde modules, interfaces en randsystemen. De applicatiebeheerder is in staat mee te denken met de technische experten om oplossingen te zoeken en aan te reiken voor problemen, bugs en wijzigingen aan het Vlimpers-systeem in de ruime zin (inclusief geïntegreerde toepassingen en interfaces). Het Vlimpers Dienstencentrum optimaliseert en verbetert het systeem continu, rekening houdend met continu wijzigende evoluties op de markt en inspelend op continu wijzigende reglementering. We zijn dan ook op zoek naar iemand die mee-evolueert en bereid is mee te zoeken naar de best mogelijke oplossing qua prijs/kwaliteit. De applicatiebeheerder is flexibel inzetbaar binnen het team zodat de gezamenlijke doelstellingen worden bereikt. Door onvoorziene omstandigheden of problemen van technische aard kan het nodig zijn om flexibel in te spelen op de situatie, prioriteiten te verleggen en mee te werken aan een oplossing.

4 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Hoofd e-hr systemen / 2. Doel van de functie Beheren van de functionele aspecten van het onderhoud, de bijwerking en de uitbouw van het Vlimpers ehr systeem zodat de klanten (gebruikersorganisaties, beleid en andere systemen) kunnen beschikken over een geïntegreerd HR systeem, dat performant, veilig en gebruiksvriendelijk is en in lijn met de strategische, tactische en operationele doelstellingen. 3. Resultaatgebieden Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Voorbeelden van activiteiten - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Contacteren van collega s dienstverlening en eventueel andere actoren, teneinde een duidelijk zicht te hebben op het te bereiken resultaat - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken (actieplan, projectplan) - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten 4

5 Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: sporadisch werken buiten de gewone kantooruren is wenselijk voor de goede en efficiënte uitvoering van het takenpakket, zeker wanneer deadlines moeten worden gehaald. Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - Uitvoeren van een behoeftenanalyse, functionele analyse, impactanalyse... - Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data teneinde setup actueel te houden, - Uitvoeren van analyses voorafgaand aan ontwikkelingen, parametrisering of configuratie - Query s uitvoeren teneinde het aantal geïmpacteerde dossiers te detecteren ingevolge bugs/storingen/gewijzigde regelgeving - Query s uitvoeren teneinde het aantal te triggeren dossiers te detecteren als gevolg van het oplossen van storingen/bugs of gewijzigde regelgeving met terugwerkende kracht - parametrisatie / configuratie uitvoeren in Vlimpers-toepassingen/modules; - Behandelen van cases met impact op applicatiebeheer van een deelmodule of domeinoverschrijdend - Input aanleveren aan dienstverlening mbt het actueel houden van handleidingen, invoerinstructies met oog op een zo goed mogelijk gebruik van de toepassing met verhoogde datakwaliteit tot gevolg - leiden van projecten of werkpakketten, bijvoorbeeld in het kader van optimalisatie van de applicaties, ontwikkelingen van nieuwe functionaliteiten of modules, integratie van nieuwe gebruikersorganisaties - Het beheer van de applicaties nauwgezet opnemen rekening houdend met gemaakte afspraken en rollen en verantwoordelijkheden - Uitvoeren van analyses voorafgaand aan ontwikkelingen of configuratie - Coördineren en opvolgen van de releases - Zelf behandelen van specifieke (technisch gerichte) cases op een aantal domeinen - Aanmaken van administratieve documenten zoals integratieplannen, stappenplan, verslagen, Verslag uitbrengen tijdens overlegmomenten met team applicatiebeheer of tijdens IRB (Issue Review Board) met technisch team; - Opmaken van een activiteitenverslag; - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Impact op andere Vlimpers-modules aftoetsen van wijzigingsvoorstellen - Verslag uitbrengen over het verloop van de voortgang van de integratie van nieuwe modules in Vlimpers, releases, enz - In een projectcontext instaan voor de redactie van de nodige voortgangs- en opvolgingsdocumenten, leerpuntenrapporten, dagelijks logboek etc.. - Verslag uitbrengen over het verloop van projecten en van de recurrente werking -... Informeren - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan de collega s dienstverlening en aan de business ondersteuners 5

6 Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Kennis mbt het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Uitbouw van specialisatie Helpt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van anderen (bv het eigen team) op peil te houden. Kennisdelen Volgt tendensen in het vakdomein en integreert die op creatieve wijze in de werking van anderen bv. het eigen team. - technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van opleidingen gegeven door de collega s dienstverlening en business ondersteuners - input aanleveren van te volgen invoerinstructies zodat collega s dienstverlening en business ondersteuners de gebruikershandleidingen actueel kunnen houden - Deelnemen aan en/of leiden van vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, projectwerkgroepen, enz. - Uitleg geven rond procedures en invoerinstructies - Communiceren naar stakeholders ingeval van onbeschikbaarheid Vlimpers en technische calamiteiten - - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - - Kan als teammanager of projectmanager projecten en werkgroepen coördineren - - Input geven voor invoerinstructies naar aanleiding van nieuwe functionaliteiten - Kennisdelen binnen het team - Actieve inbreng tijdens interne overlegmomenten - Kennisdeling en statusmeeting met de collega s 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 2 6

7 Samenwerken niveau 2 Plannen en organiseren niveau 1 Analyseren niveau 2 Zorgvuldigheid niveau 2 zelfontwikkeling niveau Vaktechnische competenties Je hebt een algemeen inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid. Na een inwerkperiode heeft de applicatiebeheerder een grondige functionele kennis van meerdere domeinen van het Vlimpers systeem. Op termijn zie je de verbanden tussen de verschillende modules en heb je een zicht op de impact van wijzigingen op geïntegreerde modules/functionaliteiten en op (interne en externe) interfaces. De applicatiebeheerder moet kunnen instaan als volledige back-up voor de andere collega applicatiebeheerders. - Instroom, loopbaan, uitstroom - Afwezigheden - Arbeidsplaatsbeheer voor opvolging personeelsplannen - Vacaturemarkt voor opvolging werving en selectie - Planning en Tijd (ORTEC Harmony) - Leren (ELM, LM) - PLOEG (profielbeheer en e-performance) - loonmotor L4 (Acerta) of equivalente loonmotor - randsystemen (interfaces) zoals naar Magdaplatform, DWH van Cognos, ACM/IDM, Dimona, RSZ, PDOS, AG ziekteverzekering, Medisch controleorgaan, Edenred (maaltijdcheques), pensioendienst (Pdos),.. Kennis van SQL De logica van Programmeertalen kunnen toepassen binnen het vakgebied 5. Andere functierelevante informatie Je hebt een diploma dat in aanmerking komt voor een functie op bachelorniveau met technische affiniteit. - Je bent bereid je ten volle in te zetten en je vast te bijten in een complexe, steeds veranderende omgeving; - Technische vaardigheden; - Je kan zelf verantwoordelijkheid nemen en taken zelfstandig tot een goed einde brengen; - Je bent stressbestendig; - Je bent flexibel inzetbaar; 7

8 - Je bent een teamspeler en toetst de consequenties van beslissingen af met collega s en leidinggevende; 8