Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 02 / 2004 van 15 maart 2004

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hallepoortlaan 5-8, B-1060 Brussel Tel. : +32(0)2/ commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 02 / 2004 van 15 maart 2004 O. Ref. : SA.2 / RN/2004/001 BETREFT : Aanvraag om de dienst inning van het kijk- en luistergeld, geïntegreerd in de bestuurscel voor de overgang in het beheer van de Waalse belastingen, te machtigen toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; in het bijzonder de artikelen 5, 8, 15 en 16; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de voormelde wet van 8 augustus 1983 en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de voormelde wet van 8 augustus 1983, in het bijzonder artikel 19 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in het bijzonder artikel 18; Gelet op de aanvraag van 7 januari 2004, ontvangen op 8 januari 2004, aangevuld met een schrijven van 19 februari 2004, ontvangen op 24 februari 2004; Gelet op het technisch en juridisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Directie Instellingen en Bevolking, ontvangen op 8 januari 2004; Gelet op het verslag van de Voorzitter, Beraadslaagt op 15 maart 2004 als volgt: Del.02/ / 6

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel de dienst inning van het kijk- en luistergeld, geïntegreerd in de bestuurscel voor de overgang in het beheer van de Waalse belastingen (hierna de dienst inning), alsook zijn onderaannemer, te machtigen toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld bij artikel 3, 1 ste lid, 1, 2, 3, 5 6 en 9 en 2 de lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR) en het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op het uitvoeren van de taken tot heffing en inning van het kijk- en luistergeld op het grondgebied van het Waals Gewest. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING Wet van 8 augustus 1983 In toepassing van de artikelen 5, 1 ste lid en 8, 1 ste lid van de wet van 8 augustus 1983, wordt de machtiging tot toegang tot de informatiegegevens bedoeld bij artikel 3, 1 ste en 2 de lid, of het verkrijgen van de mededeling ervan, en de machtiging het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan de openbare Belgische overheden, aan de openbare- en private instellingen van Belgisch recht, aan de onderaannemers van de voornoemde instellingen alsook aan welbepaalde natuurlijke- of rechtspersonen. De dienst inning en zijn onderaannemer, die ressorteren onder een openbare overheid, kunnen dus gemachtigd worden toegang te krijgen tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken, overeenkomstig de artikelen 5, 1 ste lid en 8 van de wet van 8 augustus Wet van 8 december 1992 In toepassing van artikel 4 van de Wet van 8 december 1992 (hierna WBPL), zijn de gegevens van het Rijksregister persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts mag gebeuren voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De gegevens moeten bovendien toereikend, terzake dienend en niet overmatig zijn binnen het raam van de omschreven doeleinden. B. DOELEINDEN De dienst inning vraagt toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op het uitvoeren van de taken tot heffing en inning van het kijk- en luistergeld op het grondgebied van het Waals Gewest. De bevoegdheden met betrekking tot de belasting inzake kijk- en luistergeld werden vanaf 1 januari 2002 verleend aan de gewesten door de bijzondere wet van 13 juli 2001 tot herfinanciering van de gemeenschappen en uitbreiding van de fiscale bevoegdheden van de gewesten. Del. 02/ / 6

3 De doeleinden waarvoor de toegang tot het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer worden gevraagd worden op een voldoende duidelijke wijze opgesomd in de aanvraag en in de daarna verstrekte verduidelijkingen. Ze beantwoorden aan de voorschriften van artikel 4 van de wet van 8 december 1992 en zijn bijgevolg uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd. C. PROPORTIONALITEIT De gegevens waarvoor toegang wordt gevraagd zijn deze opgesomd in artikel 3, 1 ste lid, 1 (naam en voornamen), 2 (geboorteplaats en datum), 3 (geslacht), 5 (hoofdverblijfplaats), 6 (plaats en datum van overlijden) en 9 (gezinssamenstelling) van de wet van 8 augustus De dienst inning wenst toegang tot de gegevens opgesomd in artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 5 aangezien dit de minimale gegevens vormen die nodig zijn om een dossier van een natuurlijke persoon samen te stellen. De toegang tot de gegevens opgesomd in artikel 3, 1 ste lid, 6 en 9 wordt gevraagd om het kijk- en luistergeld te kunnen innen zowel bij de belastingplichtige als bij zijn rechthebbenden alsook om te kunnen bepalen of een gezin kan genieten van een vrijstelling ingevolge een reden tot vrijstelling die zou bestaan uit hoofde van een van de gezinsleden. De dienst inning wenst eveneens toegang tot de opeenvolgende wijzigingen van de gegevens die hebben plaatsgevonden in de tien jaar die de datum van mededeling voorafgaan. Deze vraag wordt gerechtvaardigd door het feit dat de heffing van het kijk- en luistergeld verjaart na vijf jaar en dat in geval van stuiting van de verjaring deze termijn kan gevolgd worden door een nieuwe termijn van vijf jaar. Voor elk van de gegevens wordt de machtiging tot toegang gevraagd op permanente basis omdat een wijziging wat betreft de naam of de gezinssamenstelling een effect heeft, hetzij op de vervaldag, hetzij op de invordering. De gegevens worden bijgehouden gedurende een periode van vijf jaar overeenkomstig de verjaringstermijn van de invordering. De aanvraag beoogt eveneens het verkrijgen van de machtiging voor de natuurlijke of rechtspersoon die optreedt in de hoedanigheid van onderaannemer van de dienst inning die op verzoek van, en onder de controle en de verantwoordelijkheid van de dienst inning, dezelfde gegevens opvraagt met het oog op de geïnformatiseerde verwerking van de heffing van het kijk- en luistergeld voor het hele grondgebied van het Waals Gewest. De onderaannemer verbindt zich ertoe de wet van 8 december 1992 alsook deze van 8 augustus 1983 formeel na te leven en treft hiertoe de nodige maatregelen die hij kenbaar maakt aan de dienst inning. De toegang tot de beoogde gegevens en de modaliteiten zijn gerechtvaardigd. D. VEILIGHEID De toegang tot de gegevens mag slechts in werking gesteld worden indien de volgende elementen zijn nageleefd: Del. 02/ / 6

4 a) Veiligheidsconsulent De Commissie herinnert eraan dat overeenkomstig artikel 10 van de WRR, de begunstigde van een machtiging een consulent inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer moet aanwijzen die onder meer de functie vervult van aangestelde voor de gegevensbescherming (artikel 17bis van de WBPL). De identiteit van deze consulent wordt meegedeeld aan het sectoraal comité. De Commissie wenst dat in de toekomst elke aanvraag tot machtiging vergezeld zou zijn van een informatienota waarin ten minste de volgende elementen zijn vervat: Wat de consulent inzake informatieveiligheid betreft, Een functieprofiel met vermelding van zijn plaats in de organisatie, de te bereiken resultaten en de vereiste competenties; Zijn identiteit; De gevolgde of te volgen opleiding; De tijd die de betrokkene kan besteden aan de functie; De andere functies die eventueel door de consulent worden uitgeoefend en die niet onverenigbaar mogen zijn met deze van consulent inzake informatieveiligheid. Wat het informatiebeleid op het vlak van de veiligheid betreft, Het al dan niet bestaan van een veiligheidsplan van deze aard; De onderwerpen van bestaand(e) regels of beleid op het vlak van informatieveiligheid; Het voorziene budget voor de informatieveiligheid. Indien nodig kan de Commissie meer gedetailleerde informatie vragen over bepaalde aspecten van het veiligheidsplan of van het veiligheidsbeleid. Voor de reeds ingediende aanvragen wenst de Commissie ten laatste binnen de 6 maanden te beschikken over de bedoelde informatie. De Commissie verleent haar machtiging voor een periode van 6 maanden en zal binnen deze termijn de machtiging opnieuw onderzoeken in functie van de ter beschikking gestelde informatie. b) Technische veiligheidsmaatregelen De aanvraag maakt gewag van veiligheidsmaatregelen: Technische: beveiliging en controle van het gebouw, beveiliging van de toegang tot het informaticasysteem, systeem van legaliseren en inloggen; Juridische: vertrouwelijkheidclausule in het arbeidsreglement, in het contract met de onderaannemer ingebouwde garanties (clausule voor vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens) Deze maatregelen moeten gedetailleerd worden en opgenomen in het veiligheidplan dat zal opgemaakt worden door de veiligheidsconsulent en aan de Commissie zal voorgelegd worden binnen de hierboven vermelde termijn van 6 maanden. De Commissie zal binnen deze termijn de machtiging opnieuw onderzoeken in functie van de ter beschikking gestelde informatie. c) Personen die toegang hebben tot de gegevens en lijst van deze personen De Commissie vestigt de aandacht op de voorschriften van artikel 12 van de WRR en herinnert eraan dat de lijst van personen die toegang hebben ter beschikking moet gehouden worden van de Commissie. Del. 02/ / 6

5 In dit opzicht legt de Commissie de nadruk op het feit dat de toegang of de mededeling van informatie aan personen bij voorkeur dient verleend te worden op basis van functionele criteria en niet langer op basis van bepaalde organieke criteria. Dit geldt eveneens voor het gebruik van het identificatienummer. Bijgevolg is het hoogst wenselijk te onthouden dat de machtiging wordt verleend aan de personen die deze informatie nodig hebben ingevolge de uitoefening van hun taak en hun functiebeschrijving. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat de machtiging geldig kan zijn voor bepaalde ondergeschikte medewerkers in een organisatie en niet voor het diensthoofd. Uit de aanvraag blijkt dat de toegang tot de gegevens van het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer voorbehouden is aan: 1 Aan de leidende ambtenaar van de dienst inning van het kijk- en luistergeld; 2 Aan de ambtenaren van de voormelde dienst, hiertoe nominatief en schriftelijk aangeduid binnen de dienst op basis van de door hen uitgeoefende functies en hun respectievelijke bevoegdheden; 3 Aan de natuurlijke of rechtspersoon die optreedt in de hoedanigheid van onderaannemer voor de dienst inning. Wat de eerste twee categorieën betreft zullen enkel de personen die nominatief werden aangeduid toegang krijgen tot het Rijksregister. De aanvraag vermeldt dat een lijst van deze personen zal worden opgemaakt, bijgewerkt en permanent ter beschikking gehouden van de Commissie. De aanvraag vermeldt bovendien dat de aangeduide personen een schriftelijke verklaring zullen moeten ondertekenen waarmee zij er zich toe verbinden de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de gegevens waartoe zij toegang hebben te bewaren. De Commissie onderstreept dat de personeelsleden van de onderaannemer eveneens nominatief moeten aangeduid worden, moeten voorkomen op de lijst die ter beschikking van de Commissie wordt gehouden en een vertrouwelijkheidsverklaring moeten onderschrijven. d) Netwerkverbinding Het identificatienummer van het Rijksregister wordt enkel gebruikt in het raam van de netwerkverbinding met de Dienst voor Inschrijving van de Voertuigen (D.I.V.) voor het doorgeven van elke nieuwe inschrijving en van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid voor het bepalen van de personen die kunnen genieten van een vrijstelling. Del. 02/ / 6

6 OM DEZE REDENEN, De Commissie: Verleent, voor een periode van zes maanden en onder strikte naleving van het geheel van de bij het onderzoek van de aanvraag beschreven voorwaarden, de dienst inning van het kijk- en luistergeld, geïntegreerd in de bestuurscel voor de overgang in het beheer van de Waalse belastingen alsook zijn onderaannemer, toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1 ste lid, 1, 2, 3, 5, 6 en 9 en 2 de lid van de wet van 8 augustus 1983 en het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op het uitvoeren van de taken tot heffing en inning van het kijk- en luistergeld op het grondgebied van het Waals Gewest. De secretaris De voorzitter (get.) J. BARET (get.) P. THOMAS Del. 02/ / 6