Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hallepoortlaan 5-8, B-1060 Brussel Tel. : +32(0)2/ commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr. 30 / 2004 van 4 oktober 2004 O. Ref. : SA2 / RN / 2004 / 039 BETREFT : Aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch notariaat om toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te bekomen evenals om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken in het kader van een Centraal Register van Verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopig bewindvoerder. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging WRR tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging WRR tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid art. 19, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van Koninklijke Federatie van het Belgisch notariaat, ontvangen op 16 juli 2004 en aangevuld op 30 augustus 2004; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 30 september 2004; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Brengt op 4 oktober 2004 volgende beslissing, na deliberatie uit: Ber 30 / / 8

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG Artikel 488bis, b), 2, van het Burgerlijk Wetboek, bepaalt dat eenieder ten overstaan van de vrederechter of een notaris een verklaring kan afleggen waarin hij de voorkeur te kennen geeft omtrent een aan te wijzen voorlopig bewindvoerder indien hijzelf niet meer in staat zou zijn om zijn goederen te beheren. Van die verklaring wordt een proces-verbaal of een authentieke akte opgesteld. Die verklaring wordt opgenomen in een centraal register dat wordt bijgehouden door de Koninklijke Federatie van het Belgisch notariaat. De Koning bepaalt de nadere regels inzake de oprichting, beheer en raadpleging van dit centraal register. Artikel 3 van het koninklijk besluit houdende de vaststelling van de regels inzake de oprichting, beheer en raadpleging van het Centraal Register van Verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopig bewindvoerder, stelt vast welke gegevens in dit register o.a. met betrekking tot de persoon die de verklaring doet, moeten opgenomen worden. In het licht daarvan vraagt de Koninklijke Federatie van het Belgisch notariaat, hierna aanvrager, toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 5, en tweede lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, evenals om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) De mededeling van gegevens uit het Rijksregister is voorbehouden aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door de Commissie (art. 5, eerste lid, 2 WRR). De aanvrager is een VZW, een private instelling van Belgisch recht. Bij wet van 3 mei 2003 tot wijziging van de wetgeving betreffende de bescherming van de goederen van personen die wegens hun lichaams- of geestestoestand geheel of gedeeltelijk onbekwaam zijn om die te beheren, werd artikel 488bis, b), 2, van het Burgerlijk Wetboek gewijzigd en werd aan de aanvrager het bijhouden van een centraal register waarin de verklaringen van personen met betrekking tot hun voorkeur omtrent een aan te wijzen voorlopige bewindvoerder, opgedragen. Dit register wordt geraadpleegd door de griffier vooraleer de vrederechter kennis neemt van een verzoekschrift om een voorlopig bewindvoerder aan te wijzen van een persoon die niet langer in staat is om zijn goederen te beheren. In die optiek moet het bijhouden van het in artikel 488bis, b), 2, van het Burgerlijk Wetboek bedoelde register beschouwd worden als een taak van algemeen belang. De aanvrager komt dus zowel aanmerking om toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te bekomen evenals om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Ber 30 / / 8

3 A.2.Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van art. 4 van de wet van 8 december 1992 vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT De wet van 18 juli 1991 betreffende de bescherming van de goederen van personen die wegens hun lichaams- of geestestoestand geheel of gedeeltelijk onbekwaam zijn die te beheren, voerde een aantal belangrijke vernieuwingen in met het oog op een betere bescherming van de vermogensrechtelijke belangen van handelingsonbekwame personen. Volgens de geest van deze wet dient maximaal gestreefd te worden naar een beschermingsmaatregel die gebaseerd is op een vertrouwensrelatie tussen de beschermde persoon en zijn bewindvoerder. In het licht hiervan werd bij wet van 3 mei 2003 tot wijziging van de wetgeving betreffende de bescherming van de goederen van personen die wegens hun lichaams- of geestestoestand geheel of gedeeltelijk onbekwaam zijn die te beheren, artikel 488bis, b), 2, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek aangepast en wordt aan gezonde personen de mogelijkheid geboden om door het af te leggen een verklaring ten overstaan van de vrederechter of een notaris zijn voorkeur te kennen geven omtrent de aan te stellen bewindvoerder in het geval hijzelf niet meer in staat is zijn goederen te beheren. Een vrederechter die geconfronteerd wordt met een vraag tot aanstelling van een bewindvoerder, moet kunnen laten vaststellen of de persoon voor wie de aanstelling van een bewindvoerder gevraagd wordt, in het verleden geen verklaring met betrekking tot een aan te stellen bewindvoerder heeft afgelegd. Dit is slechts mogelijk voor zover deze verklaringen in een centraal systeem worden verzameld. De wetgever gelastte de aanvrager met het bijhouden van dit centraal register (art. 488bis, b), 2, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek) en de Koning met het vaststellen van de nadere regels inzake de oprichting, het beheer en de raadpleging van dit centraal register (art. 488bis,b), 2, derde lid, van het Burgerlijk Wetboek). Dit koninklijk besluit houdende vaststelling van de regels inzake oprichting, beheer en raadpleging van het Centraal Register van Verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopig bewindvoerder (hierna het koninklijk besluit), legt in artikel 3 de gegevens vast die de aanvraag tot opname van de verklaring in het centraal register moet bevatten. Met betrekking tot de persoon die de verklaring doet, moeten de volgende gegevens vermeld worden: naam en voornaam, geslacht, datum en plaats van geboorte, verblijf- of woonplaats, het identificatienummer in het rijksregister. Artikel 2, 2, tweede lid, van het koninklijk besluit zegt dat de verklaring pas wordt opgenomen wanneer de aanvraag tot opname volledig en juist is. Dit impliceert dat de aanvrager de gegevens die in de aanvraag worden vermeld moet controleren op hun juistheid. Hieruit volgt dat het nagestreefde doeleinde een welbepaald,uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde betreft in de zin van art. 4, 1, 2, WVP. Ber 30 / / 8

4 C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de gevraagde gegevens C.1.1. Krachtens artikel 2, 2, tweede lid, van het koninklijk besluit is de aanvrager verplicht om de juistheid van de gegevens opgenomen in de aanvraag tot opname van een verklaring in het Centraal Register van Verklaringen te controleren. Indien wordt vastgesteld dat de aanvraag niet volledig is of onjuiste gegevens bevat, zal diegene die de aanvraag indient uitgenodigd worden om een verbeterde aanvraag terug te sturen. De gegevens die de aanvrager krachtens het besluit m.b.t. de aanvraag tot opname van de verklaring moet controleren zijn naam en voornaam (art. 3, eerste lid, 1, WRR), geslacht (art. 3, eerste lid, 3, WRR), datum en plaats van geboorte (art. 3, eerste lid, 2, WRR), verblijf- of woonplaats (art. 3, eerste lid, 5, WRR), identificatienummer in het rijksregister van de persoon die de verklaring doet. In de aanvragen tot raadpleging van het Centraal Register van Verklaringen wordt, met betrekking tot de persoon die het voorwerp van de opzoeking is, de naam en voornaam, het geslacht, de datum en plaats van geboorte, de verblijf- of woonplaats en het identificatienummer van het Rijksregister vermeld (art. 5, tweede lid, 5 van het koninklijk besluit). Aanvrager zal ook deze gegevens verifiëren ten einde iedere vergissing met betrekking tot een mededeling die hij doet, te vermijden. Met het oog op deze taken vraagt de aanvrager toegang tot informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 5, WRR. In het licht van de vooropgestelde doelstellingen wordt de toegang tot de informatiegegevens opgesomd in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 en 5, WRR beschouwd als zijnde conform aan de vereiste van artikel 4, 1, 3, WVP. De toegang tot het informatiegegeven van artikel 3, eerste lid, 4, (nationaliteit) WRR daarentegen is niet ter zake dienend. In het koninklijk besluit is de nationaliteit niet opgenomen in de reeks van informatiegegevens die met betrekking tot de declarant moeten verstrekt worden. Bijgevolg is de toegang tot dit informatiegegeven niet nodig opdat de aanvrager de hem bij het koninklijk besluit toevertrouwde controletaak zou kunnen vervullen. C.1.2. De aanvrager wenst niet alleen toegang te bekomen tot de actuele informatiegegevens maar ook tot de historiek van deze gegevens (artikel 3, tweede lid, WRR). Tussen het ogenblik dat iemand een verklaring doet en het ogenblik waarop het Centraal Register van Verklaringen wordt geraadpleegd om na te gaan of met betrekking tot die persoon een verklaring werd geregistreerd, kunnen verschillende decennia leggen. De aanvrager moet met absolute zekerheid kunnen nagaan of het dezelfde persoon betreft. In het licht hiervan is een toegang tot de historiek van de gegevens conform aan de vereiste van artikel 4, 1, 3, WVP. C.2. Ten overstaan van de toegang De aanvrager wenst een permanente toegang tot het Rijksregister te verkrijgen die niet in de tijd beperkt is. Het besluit verplicht de aanvrager om de gegevens die in de aanvraag tot opname van een verklaring in het Centraal Register van Verklaringen vermeld zijn, te controleren. Deze controle moet krachtens art. 2, 2, eerste lid, van het besluit binnen een bepaalde termijn gebeuren (15 dagen). Dergelijke termijn kan slechts gerespecteerd worden mits een permanente toegang. Ber 30 / / 8

5 De wetgever beperkte de taak die hij aan de aanvrager toevertrouwde met betrekking tot het Centraal Register van Verklaringen niet in de tijd In het licht hiervan is een permanente toegang die niet inde tijd beperkt wordt, de meest aangewezen methode voor de aanvrager om zijn doestelling te realiseren. C.3. Ten overstaan van de bewaartermijn van de gegevens Artikel 7 van het besluit bepaalt dat de verklaringen in het Centraal Register van Verklaringen behouden blijft tot op het ogenblik dat de declarant de leeftijd van 120 jaar zou bereikt hebben, tenzij deze zijn verklaring voor die dag herroept. Een bewaartermijn van 120 jaar is, zoals gewenst door de aanvrager, gelet op deze bepaling, aanvaardbaar. Hierop wordt evenwel een correctie voorzien. De gegevens van de declarant die zijn verklaring herroept voor de vervaldag, moeten na deze herroeping vernietigd worden. D. IDENTIFICATIENUMMER VAN HET RIJKSREGISTER D.1. Gebruik De aanvrager vraagt tevens toelating om het identificatienummer van het Rijksregister te mogen gebruiken. Het identificatienummer van het Rijksregister is een gegeven dat de aanvrager dient te controleren (zie punt C.1.1). Daarenboven maakt het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister dat het quasi uitgesloten is dat vergissingen zouden gebeuren met betrekking van de identiteit van een persoon wiens verklaring wordt opgenomen evenals met betrekking tot de identiteit van de persoon met betrekking tot wie het Centraal Register van Verklaringen geraadpleegd wordt. Met het oog op de bij het besluit toebedeelde controlefunctie zal de aanvrager het identificatienummer intern gebruiken. Extern wordt het alleen gebruikt in de contacten met de notarissen en griffiers die een aangifte van verklaring doen of met de griffiers die verzoeken om het Register van Verklaringen te raadplegen. In het licht van de vooropgestelde doelstellingen wordt het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister beschouwd als zijnde conform aan de vereiste van artikel 4, 1, 3, WVP. D.2. Netwerkverbindingen Volgens de aanvrager zouden er netwerkverbindingen ontstaan met de notarissen en hun medewerkers. Blijkens de gegevens verstrekt in de aanvraag, wordt het identificatienummer door de aanvrager uitsluitend gebruikt met het oog op controle van aangiftes van verklaringen en verzoeken tot raadpleging. Zelfs wanneer de aangifte van een verklaring langs elektronische weg wordt ingediend, ontstaat er geen netwerkverbindingen in de zin van artikel 8, 1, vierde lid, WRR. In haar maatregelen op het vlak van veiligheid maakt de aanvrager gewag van het feit dat de aanvragen rechtstreeks door de houder van een speciale notariële kaart met chip in het Centraal Register van Verklaringen zou kunnen ingebracht worden. Het koninklijk besluit laat dergelijke werkwijze niet toe. De aanvragen tot opname worden aan aanvrager gericht. Het is de aanvrager die overgaat tot de opname van de verklaring wanneer, na controle blijkt, dat deze volledig en juist is (art. 2, 1, tweede lid en 2, van het besluit). Ber 30 / / 8

6 In de context waarvoor het gebruik van het identificatienummer wordt aangevraagd, worden er op basis van dit identificatienummer geen persoonsgegevens meegedeeld tussen het Centraal Register van Verklaringen enerzijds en notarissen anderzijds (geen netwerkverbindingen). Er wordt op termijn wel gestreefd naar een rechtstreekse toegang tot het Register van Verklaringen. Met het oog op hierop wenst de Commissie geïnformeerd te worden over de beveiliging van dergelijke rechtstreekse toegang. Zo wenst de Commissie onder meer informatie te ontvangen omtrent: - welke regels worden gehanteerd voor het verstrekken van een kaart met chip? - zal die kaart uitsluitend door de notaris/ griffier gebruikt worden of ook door hun medewerkers? - welk soort kaart betreft het? - is dergelijke kaart te kraken? - op welke wijze wordt de consultatie van de gegevens beveiligd? - hoe gebeurt de authentisering van personen? - met welk soort netwerk wordt er gewerkt? - worden de gegevens gecodeerd en indien ja hoe? - zijn er regels voorzien voor het inleveren van de kaart wanneer een persoon van functie veranderd? D.3. Duur en bewaartermijn Het gebruik van het identificatienummer wordt voor onbepaalde duur gevraagd. Hierbij kan bij analogie verwezen worden naar hetgeen onder punt C.2. uiteengezet werd. Voor wat de bewaartermijn betreft wordt verwezen naar punt C.3. E. BEVEILIGING E.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid wordt meegedeeld. Het betreft de verantwoordelijke voor het privaat netwerk notarissen, hij maakt deel uit van de afdeling onderzoek en vernieuwing en is veiligheidsspecialist. Zijn resultaatsgebied is de veiligheid van het netwerk van de aanvrager en van de notariskantoren. De Commissie is van oordeel dat van de persoon die verantwoordelijk is voor de goede werking en de veiligheid van het informaticasysteem moeilijk kan verwacht worden dat hij zichzelf gaat controleren (beveiliging van het informaticasysteem is een onderdeel van de informatieveiligheid). De persoon die als veiligheidsconsulent wordt aangesteld, moet binnen de organisatie in alle onafhankelijkheid over de informatieveiligheid, die ruimer is dan louter de beveiliging van de informatica, waken. E.2. Informatieveiligheidsplan Er wordt geen informatieveiligheidsplan in de strikte zin van het woord, opgesteld door de consulent inzake informatieveiligheid, voorgelegd. De aanvrager geeft wel een overzicht van een aantal maatregelen die de veiligheid van de informatie moeten verzekeren. Ber 30 / / 8

7 De Commissie staat erop dat de consulent inzake informatieveiligheid een informatieveiligheidsplan opstelt, waarin alle veiligheidsfacetten worden opgesomd en omschreven. Hierbij wordt de aandacht gevestigd op het feit dat informatieveiligheid niet beperkt is tot technische veiligheid op informaticavlak. Het omvat o.a. beveiligingseisen t.o.v. personeel, fysieke beveiliging van de omgeving, toegangsbeveiliging, ontwikkeling en onderhoud van systeem, continuïteitsmanagement, interne en externe controle, beheer van communicatie- en bedieningsprocessen In deze context vestigt de Commissie ook de aandacht op artikel 16, 4, WVP dat zegt dat om de veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen, de verantwoordelijke voor de verwerking de gepaste technische en organisatorische maatregelen treft die nodig zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens. E.3. Veiligheid concreet In de aanvraag geeft de aanvrager een overzicht van de maatregelen heeft genomen of zal nemen om de informatieveiligheid te verzekeren. Deze omvatten, volgens de opgave van de aanvrager: - de beveiliging van het netwerk van de aanvrager door een firewall; - een privaat netwerk met de notariskantoren en de toegang tot de toepassingen die vertrouwelijke informatie bevatten die beperkt wordt tot gebruikers die een over een kaart met chip beschikken; - de toegang tot de lokalen van de aanvrager is voorbehouden aan personen die houder zijn van een badge; - de beveiliging van de informaticazaal door een toegangscode; De Commissie neemt akte van deze informatie en verwijst naar hetgeen onder punt E.2 werd opgemerkt. E.4. Personen die toegang hebben tot de gegevens E.4.1. De toegang tot het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister wordt beperkt tot de beambten van de eenheid Diensten van de notariskantoren van de aanvrager. De directeur-generaal zal de betrokkenen schriftelijk aanwijzen. De aanvrager zal deze lijst, die voortdurend geactualiseerd wordt, ter beschikking houden van de Commissie. In dit kader vestigt de Commissie volledigheidshalve de aandacht op artikel 12, 2, WRR dat de aanvrager er ook toe verplicht om de personen die belast zijn met de verwerking van deze informatiegegevens een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. E.4.2. De informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer van het Rijksregister zullen meegedeeld worden aan een notaris of aan een griffier wanneer de verbetering van een aanvraag tot opname van een verklaring of van een aanvraag tot opzoeking zich opdringt. In de aanvraag wordt gewag gemaakt van een eventuele mededeling aan de vrederechter. Krachtens de artikelen 2, 1, eerste lid, en 5, eerste lid van het koninklijk besluit gebeurt zowel de aanvraag tot opname als de aanvraag tot raadpleging door de griffier. Het is dus aan hem dat een eventuele mededeling zal gebeuren, niet aan de vrederechter. Ber 30 / / 8

8 OM DEZE REDENEN, machtigt de Commissie de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, met het oog op het bijhouden van het Centraal Register van Verklaringen om: - permanent toegang te hebben tot informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 en 5, en tweede lid, WRR; - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat het koninklijk besluit houdende vaststelling van de regels inzake oprichting, beheer en raadpleging van het Centraal Register van Verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopig bewindvoerder, in werking is getreden en de Commissie op basis van de door de aanvrager verstrekte stukken en inlichtingen heeft vastgesteld dat : - hij zich er uitdrukkelijk toe verbindt de door de Commissie toegestuurde lijst met betrekking tot de minimale veiligheidsvereisten waarheidsgetrouw in te vullen en ondertekend terug te bezorgen aan de Commissie; - een andere consulent inzake informatieveiligheid werd aangesteld zoals aangestipt in punt E.1 ; - een informatieveiligheidsplan wordt voorgelegd waarin rekening wordt gehouden met de opmerkingen geformuleerd in de punten E.2 en E.3; - de informatie vermeld onder punt D.2. werd verstrekt en dat deze als voldoende werd beoordeeld. De secretaris, De voorzitter, (get.) J. BARET (get.) P. THOMAS Ber 30 / / 8