Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hallepoortlaan 5-8, B-1060 Brussel Tel. : +32(0)2/ commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER O. Ref. : SA2 / RN / 2004 / 040 BERAADSLAGING Nr 28 / 2004 van 23 september 2004 BETREFT : aanvraag van de intercommunale coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Intradel om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op het verstrekken van toegangskaarten tot en controle van de containerparken De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging WRR tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging WRR tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid art. 19, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de intercommunale coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Intradel, ontvangen op 23 juli 2004 en aangevuld op 12 augustus 2004 Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 27 augustus 2004; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Brengt op 23 september 2004 volgende beslissing, na deliberatie uit:

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG Intradel exploiteert momenteel 47 containerparken. Het wenst volgens de bewoordingen van de aanvraag toegang tot - uit de bijkomende uitleg blijkt evenwel dat eerder een periodieke mededeling beoogd wordt van - de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (WRR) met het oog op het afleveren van een toegangskaart per gezin tot de containerparken. Aan de hand van deze toegangskaart wordt tevens de controle georganiseerd op de jaarlijkse quota s waarover elk gezin beschikt met betrekking tot bepaalde soorten afval die ze in het containerpark mogen afleveren. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) De mededeling van gegevens uit het Rijksregister is voorbehouden aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door de Commissie (art. 5, eerste lid, 2 WRR). Intradel is een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid en een rechtspersoon van publiek recht. De aandeelhouders van Intradel zijn gemeenten gelegen in de provincie Luik, het Waalse Gewest, de provincie Luik en verenigingen van gemeenten. Krachtens artikel 135 van de Nieuwe Gemeentewet hebben de gemeenten tot taak te voorzien in de zindelijkheid en de gezondheid. Daarnaast zegt artikel 21 van het decreet van het Waalse Gewest van 27 juni 1996 betreffende afvalstoffen, dat de gemeente zorgt voor de omhaling van huishoudelijke afvalstoffen en eventueel tevens regelt hoe de inwoners zich van hun huishoudelijk afval kunnen ontdoen. Ten einde deze taak van algemeen belang, die hen bij wet en decreet is toevertrouwd, optimaal te vervullen, hebben een aantal gemeenten zich verenigd in de intercommunale Intradel. Dit vertaalt zich trouwens ook in het maatschappelijk doel van deze intercommunale namelijk o.a. zorgen voor de inplanting en exploitatie van installaties bestemd voor taken van algemeen gemeentelijk belang met betrekking tot de afvalverwerking in de provincie Luik. Gelet op het feit dat Intradel een taak van algemeen belang vervult, komt zij in aanmerking komt voor een toegang tot of mededeling van de informatiegegevens van het Rijksregister. A.2.Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van art. 4 van de wet van 8 december 1992 vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Ber 28 / / 8

3 B. FINALITEIT Momenteel exploiteert Intradel 47 containerparken. Het beheer van deze parken is onderworpen aan verschillende wettelijke bepalingen. Deze vertalen zich in de exploitatievergunningen van de containerparken die door de bestendige Deputatie worden verstrekt. Daarin wordt onder meer bepaald dat: - alleen afval geproduceerd door gezinnen aanvaard wordt in de containerparken (dus geen afval afkomstig van industriële -, commerciële -, agrarische of ambachtelijke activiteiten); - de inwoners van de gemeenten die bij Intradel aangesloten zijn, in elk van de door Intradel uitgebate containerparken met hun afval terecht kunnen; - de nodige voorzorgsmaatregelen moeten genomen worden opdat het afval dat in het containerpark gedeponeerd wordt, naar aard en herkomst voldoet aan de hiervoor vermelde voorwaarden. Voor een aantal soorten afval worden sedert 2000 jaarlijks quota s per gezin vastgesteld. Dit werd gekoppeld aan de invoering van een quotakaart per gezin. Tot op heden wordt die kaart manueel beheerd door een beambte van het containerpark. Momenteel tellen de containerparken van Intradel ca 1,8 miljoen bezoekers. In het licht hiervan is een manuele controle volledig achterhaald. Ze is daarenboven niet efficiënt. Daar de inwoners van de gemeenten die bij Intradel aangesloten zijn met hun afval in om het even welk containerpark van Intradel terecht kunnen, werkt zulks misbruik in de hand omdat het uiterst omslachtig en tijdrovend is om een eventuele overschrijdingen van de quota vast te stellen. De kosten van uitbating worden verdeeld over de gemeenten die bij de Intradel zijn aangesloten, kosten die vervolgens door de gemeenten via de belastingen op de inwoners worden verhaald. Teneinde alle inwoners een gelijkwaardige en rechtvaardige toegang te verstrekken, moeten misbruiken vermeden worden. Met het oog daarop zal Intradel de toegang tot de containerparken informatiseren door elektronische toegangskaarten te verschaffen, waarop de hoeveelheid en de soorten afval die de houder van de kaart in het containerpark aflevert, worden genoteerd. Deze kaart kan in elk containerpark gelezen en bijgewerkt worden. Bijgevolg kan steeds vastgesteld worden of de houder van de kaart al dan niet het toebedeelde quotum respecteert of niet. Deze informatisering van de toegang en de registratie van de afvalafgifte laat tevens een snelle volledige statistische verwerking van de gegevens toe. Hieruit volgt dat het nagestreefde doeleinde een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde betreft in de zin van art. 4, 1, 2, WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1 Ten overstaan van de gevraagde gegevens C.1.1. De informatisering van de toegang tot de containerparken impliceert dat elk gezin een elektronische toegangskaart krijgt. Opdat een kaart kan afgeleverd worden, moet Intradel persoonsgegevens kunnen verifiëren. Ber 28 / / 8

4 Alleen gezinnen die woonachtig zijn in een gemeente die aangesloten is bij Intradel, komen in aanmerking (blijkt uit artikel 7, 2, van de statuten van Intradel). Dit betekent dat naast naam en de voornaam, geboortedatum en het geslacht, (art. 3, eerste lid, 1 tot 3, WRR) essentiële gegevens om een persoon te kunnen identificeren, het adres van de persoon die een toegangskaart aanvraagt, moet gecontroleerd worden (art. 3, eerste lid, 5, WRR). Ten einde de aflevering van meerdere kaarten per gezin te vermijden moet tevens nagegaan worden of er niet reeds een kaart werd afgeleverd aan een ander lid van het gezin (art. 3, eerste lid, 9, WRR). Als de kaart werd afgeleverd aan een overleden gezinslid (controle via toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 6, WRR) is het aangewezen dat de afgeleverde kaart wordt overgezet op een ander gezinslid. Met het oog op de organisatie van de aflevering van de kaarten vraagt Intradel uitsluitend toegang tot de actuele informatiegegevens. In het licht dan de vooropgestelde doelstellingen wordt de toegang van de hiervoor vermelde actuele informatiegegevens beschouwd als conform aan de vereiste van art. 4, 1, 3, WVP. C.1.2. De Commissie ziet niet in welke mate het gegeven nationaliteit (art. 3, eerste lid, 4, WRR) relevant kan zijn met het oog op de aflevering van een elektronische toegangskaart tot het containerpark. Doorslaggevend criteria om dergelijke kaart te kunnen bekomen zijn de woonplaats en de gezinssamenstelling van de persoon die de kaart aanvraagt. Uit de informatie verstrekt door Intradel blijkt nergens dat de nationaliteit op het verstrekken van een kaart invloed heeft. De Commissie ziet evenmin in in welke mate het gegeven burgerlijke stand (art. 3, eerste lid, 8, WRR) relevant is met het oog op de aflevering van een elektronische toegangskaart. Blijkens de door Intradel verstrekte informatie wordt een kaart per gezin afgeleverd. Dit wil zeggen dat het gezinssamenstelling het essentiële criterium is bij de verstrekking van een kaart. Wanneer iemand niet langer deel uitmaakt van het gezin, bijvoorbeeld omdat zich een wijziging heeft voorgedaan in de burgerlijke stand, dan zal dit ook tot uiting komen in de het gegeven gezinssamenstelling. Het informatiegegeven beroep (art. 3, eerste lid, 7, WRR) zoals het in het Rijksregister wordt opgenomen, is onbetrouwbaar omdat het niet voldoende geactualiseerd is. De Commissie is dan ook van oordeel dat in die omstandigheden de toegang tot dit informatiegegeven niet opportuun is. Trouwens uit de door Intradel verstrekte informatie blijkt niet dat dit gegeven relevant is voor de aflevering van de kaart. C.1.3. De Commissie stelt vast dat het werkterrein van Intradel geografisch beperkt is tot de provincie Luik. Krachtens artikel 4 van haar statuten staat ze in voor de inplanting en exploitatie van installaties bestemd voor taken van algemeen gemeentelijk belang met betrekking tot de afvalverwerking in de provincie Luik. Daarnaast wordt in artikel 7, 2 van haar statuten bepaald dat de gemeenten die zich aansluiten bij Intradel zich ertoe verbinden om hun huishoudelijk afval uitsluitend aan Intradel toe te vertrouwen. Hieruit kan men afleiden dat alleen de inwoners van gemeenten die aangesloten zijn bij Intradel de containerparken van Intradel mogen gebruiken. Bijgevolg is de Commissie van oordeel dat de informatiegegevens waartoe Intradel toegang vraagt, dienovereenkomstig geografisch dienen beperkt te worden. De toegang tot de informatiegegevens van artikel 3, eerste lid, 1, 2, 3, 5, 6 en 9, WRR wordt geografisch beperkt tot de natuurlijke personen die woonachtig zijn in de gemeenten van de provincie Luik die aangesloten zijn bij Intradel. Ber 28 / / 8

5 C.2. Ten overstaan van de mededeling / toegang C.2.1. Zoals reeds werd aangestipt streeft Intradel niet zozeer een toegang tot het Rijksregister na maar eerder een periodieke (minstens 1 maal per trimester) mededeling van gegevens uit het Rijksregister. Dit zou erop neerkomen dat Intradel mededeling zou bekomen van de informatiegegevens van alle natuurlijke personen die woonachtig zijn in de gemeenten van de provincie Luik die aangesloten zijn bij Intradel (gelet op punt C.1.3). Niet alle inwoners van de aangesloten gemeenten zullen gebruik wensen te maken van een containerpark. Bijgevolg zal Intradel maar een toegangskaart moeten afleveren aan inwoners die erom vragen omdat zij van plan zijn om het containerpark te gebruiken. Om haar doelstelling te realiseren moet Intradel de gegevens kunnen controleren van de personen die daadwerkelijk een toegangskaart aanvragen. In die optiek is de trimesteriele mededeling van persoonsgegevens van alle inwoners van de gemeenten van de provincie Luik die aangesloten zijn bij Intradel overmatig en niet proportioneel. De Commissie is van oordeel dat een toegang tot de kwestieuze informatiegegevens van het Rijksregister, zodat Intradel naar aanleiding van punctuele verzoeken om een toegangskaart af te leveren de nodig gegevens kan controleren, meer geschikt is om het door Intradel nagestreefde doel te bereiken. De Commissie is van mening dat deze toegang tot het Rijksregister uitsluitend kan geschieden via een vaste computer en niet via een draagbare computer (draadloze verbindingen) gelet op de bijzondere veiligheidsproblemen dit stelt. C.2.2. Zoals reeds aangestipt opteert Intradel eigenlijk voor de mededeling van de relevante informatiegegevens van het Rijksregister en niet voor een toegang. Zij wenst deze gegevens periodiek te bekomen (bij voorkeur elke trimester). Met het oog op een goed mogelijke dienstverlening aan de burger mogen de gegevens waarmee gewerkt wordt immers niet te zeer verouderd zijn. Dergelijke aanpak zou niet wegnemen dat personen toch enkele maanden op de aflevering van hun kaart zouden moeten wachten omdat zij nog niet zijn opgenomen in de meegedeelde gegevens of omdat de gegevens ondertussen gewijzigd zijn. Zoals hiervoor werd aangestipt is de Commissie van oordeel dat een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister in casu geschikt is. Een permanente toegang laat een voortdurende controle toe. Daarenboven biedt het de mogelijkheid om onmiddellijk in te spelen om gewijzigde gezinssituaties, gewijzigde woonsituaties waardoor eigenlijk onmiddellijk kan gecontroleerd worden of iemand in de voorwaarden verkeerd om een toegangskaart te verkrijgen zodat deze onmiddellijk kan afgeleverd worden. C.3. Ten overstaan van de bewaartermijn van de gegevens Intradel stelt als bewaartermijn van gegevens die zij uit het Rijksregister verkrijgt 2039 voorop. Dit is de datum waarop deze intercommunale krachtens artikel 6, 1, van haar statuten een einde neemt (behoudens verlenging). De Commissie is van oordeel dat de door Intradel vooropgestelde bewaartermijn niet aanvaardbaar is. Artikel 4, 1, 5, WVP zegt dat gegevens in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, niet langer mogen bewaard worden dan voor de verwezenlijking van het doeleinde waarvoor zij verkregen werden. Ber 28 / / 8

6 Intradel mag alleen die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om de afgifte van de toegangskaarten te organiseren evenals te controleren of de houders van de verstrekte kaarten nog in de voorwaarden verkeren om die kaart te gebruiken. Dit betekent dat de informatiegegevens van personen die niet langer klant zijn bij Intradel (omdat ze verhuizen naar een gemeente die niet aangesloten is bij Intradel of naar een gemeente buiten de provincie Luik, omdat ze overleden zijn,.) moeten vernietigd worden. Hoe dan ook zal Intradel alle informatiegegevens die ze vanuit het Rijksregister verkreeg moeten vernietigen indien zij met de uitbating van de containerparken stopt en uiterlijk op het tijdstip waarop Intradel krachtens haar statuten een einde neemt. C. 4. Ten overstaan van de duur Er wordt mededeling, wat hier gelet op hetgeen onder punt C.2.1 werd uiteengezet moet gelezen worden als toegang, gevraagd voor een periode die overeenstemt met die gedurende dewelke Intradel de containerparken uitbaat. De duur hiervan is echter niet concreet vastgesteld. Vandaar dat er mededeling gevraagd wordt tot 6 juli 2039 tijdstip waarop Intradel krachtens haar statuten een einde neemt. De Commissie is van oordeel dat gelet op het feit dat de toegang wordt verleend met het oog op de realisatie een welbepaald project (nl. het afleveren van elektronische toegangskaarten tot de containerparken), het passend is dat de toegang wordt verleend voor de termijn die overeenstemt met de duur van het project. Dit betekent dat de toegang vervalt wanneer het project wordt stopgezet of wanneer de uitbating van de containerparken door Intradel een einde neemt. D. AANGIFTE EN INFORMATIEPLICHT De Commissie vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat hij, vooraleer een aanvang te nemen met de elektronische verwerking, moet waken over de naleving van de artikelen 9 (informatieplicht) en 17 (aangifte) WVP evenals de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van WVP. E. BEVEILIGING E.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Het betreft de Senior system engineer. Uit de beschrijving van zij bevoegdheden blijkt dat zijn werkterrein betrekking heeft op alles wat met informatica te maken heeft. De Commissie is van oordeel dat van de persoon die verantwoordelijk is voor de goede werking van het informaticasysteem moeilijk kan verwacht worden dat hij zichzelf gaat controleren. De persoon die als veiligheidsconsulent wordt aangesteld, moet binnen de organisatie in alle onafhankelijkheid over de informatieveiligheid, die ruimer is dan louter de beveiliging van de informatica, waken. Deze persoon moet daar de nodige tijd kunnen aanbesteden. Het is niet aanvaardbaar dat de tijd die aan deze taak kan besteed worden afhankelijk is van de te respecteren prioriteiten zoals Intradel in haar aanvraag aangeeft. Dit zou er in de praktijk op kunnen neerkomen dat de betrokkene alleen maar op papier de taak van veiligheidsconsulent uitoefent, wat neerkomt op een miskenning van artikel 10 WRR. Ber 28 / / 8

7 In dit kader vestigt de Commissie volledigheidshalve de aandacht op artikel 12, 2, WRR dat Intradel ertoe verplicht om, ten behoeve van de Commissie, een lijst bij te houden van de personen die toegang hebben tot de informatiegegevens uit het Rijksregister, lijst die voortdurend dient geactualiseerd te worden. Daarnaast moeten de personen die belast zijn met de verwerking van deze informatiegegevens een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. E.2. Informatieveiligheidsplan Er wordt geen informatieveiligheidsplan in de strikte zin van het woord, opgesteld door de consulent inzake informatieveiligheid, voorgelegd. Intradel geeft wel een overzicht van de veiligheidsmaatregelen die inzake zullen van toepassing zijn. De Commissie staat erop dat de consulent inzake informatieveiligheid een informatieveiligheidsplan opstelt, waarin alle veiligheidsfacetten worden opgesomd en omschreven. Hierbij wordt de aandacht gevestigd op het feit dat informatieveiligheid niet beperkt is tot technische veiligheid op informaticavlak. Het omvat o.a. beveiligingseisen t.o.v. personeel, fysieke beveiliging van de omgeving, toegangsbeveiliging, ontwikkeling en onderhoud van systeem, continuïteitsmanagement, interne en externe controle, beheer van communicatie- en bedieningsprocessen De veiligheidsvereisten beperken zich niet enkel tot de informatiegegevens die uit het Rijksregister worden verkregen. In casu zal Intradel naast de gegevens uit het Rijksregister ook gegevens bijhouden met betrekking tot de afvalproductie van gezinnen. Artikel 16, 4, WVP bepaalt dat om de veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen, de verantwoordelijke voor de verwerking de gepaste technische en organisatorische maatregelen treft die nodig zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens. E.3. Veiligheid concreet De inlichtingen die Intradel met betrekking tot de veiligheid verstrekt zijn extreem technisch en hebben uitsluitend betrekking op de beveiliging van de informatica. De Commissie neemt akte van deze informatie en verwijst naar hetgeen onder punt E.2. werd opgemerkt en maakt van de gelegenheid gebruik om er de aandacht op te vestigen dat een duidelijk taalgebruik (geen opeenhoping van afkortingen en technisch jargon) de beoordeling van het veiligheidsplan door de Commissie zou bevorderen. Gelet op het feit dat de informatisering van de containerparken een globaal project is, is er geen afzonderlijk budget voor de informatieveiligheid bepaald. De globale investering voor dat project bedraagt euro. E.4. Personen die toegang hebben tot de gegevens Er zijn 2 categorieën van personen die toegang zullen hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister. Het betreft in de eerste plaats de beambten van de containerparken omdat deze een centrale rol zullen spelen bij het afleveren van de elektronische toegangskaarten. Gelet op het groot aantal gezinnen dat in aanmerking komt voor dergelijke toegangskaart enerzijds en het belangrijk aantal containerparken anderzijds is het voor de gebruiker van een containerpark het meest efficiënt dat de kaart wordt afgeleverd door de diensten van het containerpark waar hij zich aanmeldt. De coördinatoren van de containerparken hebben eveneens toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister. Ook zij zijn bevoegd om toegangskaarten afleveren. Daarnaast staan zij in voor het beheer van voorlopige kaarten die verstrekt worden en het behandelen problemen in verband met gestolen of verloren kaarten. Zij behandelen ook alle andere problemen die rijzen met Ber 28 / / 8

8 betrekking tot de aflevering van de toegangskaarten die niet door de beambten kunnen opgelost worden. De informatiegegevens van het Rijksregister zullen uitsluiten intern gebruikt worden en bijgevolg in geen enkel geval meegedeeld worden aan derden. OM DEZE REDENEN, machtigt de Commissie de intercommunale coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Intradel, met het oog het afleveren van toegangskaarten tot haar containerparken en de controle van de aan de gezinnen toegekende afvalquota om permanent toegang te hebben tot informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, 5, 6 en 9, WRR van de natuurlijke personen die woonachtig zijn in de gemeenten van de provincie Luik die aangesloten zijn bij Intradel Deze machtiging wordt verleend voor de duur van het project zijnde de aflevering van elektronische toegangskaarten tot de door de aanvrager uitgebate containerparken. De toegang vervalt dus wanneer het project wordt stopgezet of wanneer de uitbating van de containerparken door Intradel een einde neemt. Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat de Commissie op basis van de door de aanvrager verstrekte stukken en inlichtingen heeft vastgesteld dat : - zij zich er uitdrukkelijk toe verbindt de door de Commissie toegestuurde lijst met betrekking tot de minimale veiligheidsvereisten waarheidsgetrouw in te vullen en ondertekend terug te bezorgen aan de Commissie; - een andere consulent inzake informatieveiligheid werd aangesteld zoals aangestipt in punt E.1 ; - een informatieveiligheidsplan wordt voorgelegd waarin rekening wordt gehouden met de opmerkingen geformuleerd in de punten E.2 en E.3; - zij zich er uitdrukkelijk toe verbindt om enerzijds de gegevens van personen te vernietigen van zodra zij niet langer klant zijn en anderzijds alle persoonsgegevens van haar klanten te vernietigen wanneer zij met de uitbating stopt. De secretaris, De voorzitter, (get.) J. BARET (get.) P. THOMAS Ber 28 / / 8