Gelet op de aanvraag van Vlaamse Radio- en Televisieomroep (VRT), ontvangen op 08/11/2012;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 03/2013 van 16 januari 2013 Betreft: aanvraag van de Vlaamse Radio- en Televisieomroep om anonieme gegevens te bekomen m.b.t. de nationaliteit van zijn werknemers evenals het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de uitvoering van de beheersovereenkomst op het vlak van de deelname van nieuwe Vlamingen (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van Vlaamse Radio- en Televisieomroep (VRT), ontvangen op 08/11/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 06/12/2012; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 16/01/2013;

2 Beraadslaging RR 03 /2013-2/8 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 16 januari 2013, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Vlaamse Radio- en Televisieomroep, hierna de aanvrager, wenst anonieme informatie uit het Rijksregister te verkrijgen m.b.t. de herkomst van zijn werknemers evenals het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken teneinde na te gaan/aan te tonen of het in de met de Vlaamse Regering gesloten beheersovereenkomst vastgestelde streefcijfer van 2,5% (2012) en 4% (2014) van arbeidsdeelname door nieuwe Vlamingen, wordt gehaald.. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2, WRR en artikel 8 WRR wordt de machtiging om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR evenals om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 3. De openbare instelling met rechtspersoonlijkheid Nederlandse Radio- en Televisieuitzendingen in België, Omroep van de Vlaamse Gemeenschap werd in 1997 omgezet in een naamloze vennootschap van publiek recht Vlaamse Radio- en Televisieomroep 1. Alle aandelen die bij de omzetting in een naamloze vennootschap van publiek recht worden uitgegeven, worden toegekend aan de Vlaamse Gemeenschap (artikel 2, 6, van het decreet van 29 april 1997). Ingevolge artikel 5 van het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie, kan de Vlaamse Gemeenschap haar aandelen in de aanvrager niet overdragen. Bijgevolg is de Vlaamse Gemeenschap voor 100% aandeelhouder van de aanvrager. 1 Decreet van 29 april 1997 betreffende de omzetting van de BRTN in een naamloze vennootschap van publiek recht.

3 Beraadslaging RR 03 /2013-3/8 4. Artikel 6 van het decreet van 27 maart 2009 kwalificeert de aanvrager als een openbare omroeporganisatie en haar openbare omroepopdracht omvat onder meer: het verzorgen van een kwalitatief hoogstaand programma-aanbod in de sectoren informatie, cultuur, educatie en ontspanning met prioriteit voor informatie en cultuur; het maken van programma s die bijdragen tot: o de verdere ontwikkeling van de identiteit en de diversiteit van de Vlaamse cultuur en een verdraagzame samenleving; o een onafhankelijke en pluralistische opinievorming in Vlaanderen. 5. In het licht hiervan kan besloten worden dat de werkzaamheden van de aanvrager zich situeren in de context van taken van algemeen belang. Met het oog op de vervulling van de openbare omroepopdracht worden trouwens financiële middelen ter beschikking gesteld uit de begroting van de Vlaamse Gemeenschap Bijgevolg komt de aanvrager op basis van de artikelen 5, eerste lid, 2, en 8 WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om mededeling te bekomen van informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 7. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDE 8. Artikel 16, eerste lid, van het decreet van 27 maart 2009 voorziet dat er een beheersovereenkomst wordt gesloten tussen de Vlaamse Gemeenschap en de aanvrager. Artikel 17 somt op welke punten in die overeenkomst alleszins moeten worden opgenomen/uitgewerkt. Een ervan betreft de doelstellingen betreffende het personeelsbeleid. 9. In de beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de aanvrager wordt in operationele doelstelling 31.1 het volgende bepaald: 2 Artikel 16 van het decreet van 27 maart 2009.

4 Beraadslaging RR 03 /2013-4/8 De VRT trekt nieuw talent aan uit diverse doelgroepen: vrouwen, nieuwe Vlamingen en personen met een handicap om te groeien naar evenredige arbeidsdeelname. De VRT hanteert volgende streefcijfers: personen met een handicap: 1% tegen eind 2012; 1,5% tegen eind 2012 nieuwe Vlamingen 2,5% tegen eind 2012; 4% tegen eind 2014 vrouwen binnen het totaal personeelsbestand: 40% tegen eind 2012 waarvan vrouwen in het management: minimaal 33% ( ). 10. Teneinde te kunnen aantonen in welke mate deze streefcijfers worden gehaald, wenst de aanvrager informatie m.b.t de herkomst van zijn werknemers uit het Rijksregister te ontvangen. Hij wenst deze informatie evenwel niet op individuele basis te ontvangen. Met het oog op de realisatie van bovenvermeld doeleinde volstaat het voor de aanvrager dat deze informatie onder de vorm van anonieme statistische informatie wordt verschaft. Het voordeel van deze aanpak bestaat erin dat, in de mate dat de herkomst van een persoon als een gevoelig gegeven artikel 6 WVP wordt gekwalificeerd, de aanvrager geen gevoelige persoonsgegevens verwerkt. 11. Het Comité stelt vast dat het een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde betreft. Het betreft tevens een gerechtvaardigd doeleinde (artikel 4, 1, 2, WVP). De verwerkingen die de aanvrager met het oog daarop doet, zijn immers gestoeld op artikel 5, eerste lid, f), WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister 12. De aanvrager beschikt over het identificatienummer van zijn ca personeelsleden met het oog op zijn contacten met instellingen van de sociale zekerheid. In casu stelt de aanvrager voor om het identificatienummer van zijn personeelsleden aan het Rijksregister te bezorgen zodat dit laatste aan de hand daarvan de nodige opzoekingen kan doen en de gewenste statistische anonieme informatie samenstellen. 13. Het Comité stelt vast dat het identificatienummer een uniek nummer is dat toelaat iemand heel nauwkeurig te identificeren. Vergissingen die kunnen ontstaan door o.a. homonymie en schrijffouten worden uitgesloten. Het door de aanvrager gewenste gebruik van het identificatienummer is, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP.

5 Beraadslaging RR 03 /2013-5/8 C.2. Ten overstaan van de informatiegegevens 14. De aanvrager wenst dat het Rijksregister de herkomst van de personeelsleden nagaat de hand van de variabelen "eigen nationaliteit", "nationaliteit bij geboorte" en "nationaliteit ouders" en op basis daarvan anonieme statistische informatie aanmaakt. 15. Voor de rapportering stelt de aanvrager voor dat wordt gewerkt met volgende categorieën van herkomst: België: eigen nationaliteit en nationaliteit beide ouders; een land van de EU-15: eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; een land van de EU-27: eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; een ander Europees land: eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; een Maghrebland (Marokko, Algerije, Tunesië, Libië): eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; een ander Afrikaans land: eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; een land van het Midden-Oosten (Turkije, Egypte, Jordanië, Syrië, Libanon, Israël, Irak, Iran): eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; Noord-Amerika en Canada: eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; een land in Zuid- of Midden-Amerika: eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; een land in Azië: eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders; een land in Oceanië: eigen nationaliteit of nationaliteit van 1 van beide ouders. 16. Om de personeelsleden van de aanvrager in deze categorieën onder te brengen moeten de diensten van het Rijksregister een beroep doen op een reeks persoonsgegevens die beschikbaar zijn in het Rijksregister als parameters. 17. Het Comité is van oordeel dat, gelet op het feit dat de gegevens uitsluitend worden gebruikt om de werknemers te catalogeren en niet als dusdanig mee te delen aan de aanvrager, de diensten van het Rijksregister het best geplaatst zijn om te beoordelen welke parameters het meest geschikt zijn om de door de aanvrager gewenste classificatie te realiseren. 18. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat de gewenste mededeling van de herkomst voor zover ze in anonieme vorm wordt verstrekt, gelet op de nagestreefde doeleinde proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP).

6 Beraadslaging RR 03 /2013-6/8 19. Volgens de aanvraag zal aan de hand van anonieme gegevens worden aangetoond in welke mate de doelstellingen vastgesteld in de beheersovereenkomst worden gehaald. Dit betekent dat de diensten van het Rijksregister uitsluitend anonieme informatie zullen verstrekken. Artikel 1, 5, van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 definieert anonieme gegevens als gegevens die niet met een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon in verband kunnen worden gebracht en derhalve geen persoonsgegevens zijn. 20. Het feit dat de set gegevens bijvoorbeeld geen namen en adressen bevat, betekent nog niet dat de integrale set anoniem is en er voor geen enkel element ervan een heridentificatie mogelijk is. Dit betekent dat wanneer er gevaar voor heridentificatie bestaat, het Rijksregister de betrokkene hetzij uit de selectie verwijdert, hetzij ze samenbrengt met een andere categorie. C.3. Ten overstaan van de frequentie van de mededeling en de duur van de machtiging 21. De aanvrager wenst 2 mededeling te ontvangen, namelijk één waaruit de situatie op het eind van 2012 blijkt en één waaruit de situatie op het eind van 2014 blijkt. Het Comité stelt vast dat deze mededelingen, gelet op de modaliteiten bepaald in de beheersovereenkomst, gepast zijn (artikel 4, 1, 3 WVP). 22. Er wordt een machtiging voor de periode gevraagd. Gelet op het feit dat de laatste mededeling betrekking heeft op de personeelssituatie op het eind van 2014, is het Comité van oordeel dat met het oog op de realisatie van het opgegeven doeleinde, een machtiging tot 31/03/2015 gepast. Aldus beschikt het Rijksregister over de nodige tijd om de vereiste bewerkingen uit te voeren op het personeelsbestand dat de aanvrager eind 2014 zal bezorgen (artikel 4, 1, 3 WVP). C.4. Netwerkverbindingen 23. Uit de uitleg verstrekt door de aanvrager blijkt dat er op basis van het identificatienummer geen informatie met derden zal uitgewisseld worden en er bijgevolg geen netwerkverbindingen tot stand komen.

7 Beraadslaging RR 03 /2013-7/8 24. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. INFORMATIEBEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 25. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. Uit de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene over de nodige kennis beschikt om deze functie te vervullen evenals over de nodige onafhankelijkheid. Het Comité aanvaardt hem bijgevolg als consulent inzake informatiebeveiliging. D.2. Informatiebeveiliging 26. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken, blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en dat hij dit ook praktisch op het terrein uitwerkt. Het Comité heeft er akte van genomen. D.3. Lijst van de personen die het identificatienummer gebruiken 27. In de aanvraag wordt gepreciseerd dat personeelsleden van de HR-directie het identificatienummer zullen gebruiken. 28. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die dit nummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 29. De personen die op deze lijst worden opgenomen, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren.

8 Beraadslaging RR 03 /2013-8/8 OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de Vlaamse Radio- en Televisieomroep (VRT) om in de tijdspanne 16/01/ /03/2015 voor het doeleinde omschreven in punt B en overeenkomstig de modaliteiten bepaald in deze beraadslaging tweemaal de mededeling te bekomen van anonieme statistische informatie m.b.t. de herkomst van zijn personeel; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de Vlaamse Radio- en Televisieomroep (VRT) een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité de Vlaamse Radio- en Televisieomroep (VRT) een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon