BERAADSLAGING RR Nr 27 / 2007 van 12 september 2007

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Sectoraal Comité van het Rijksregister BERAADSLAGING RR Nr 27 / 2007 van 12 september 2007 O. Ref. : SA2 / RN / MA/2007 /028/ BETREFT : Aanvraag van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Beleidsdomein Onderwijs en Vorming, Afdeling Studietoelagen, om toegang te bekomen tot het informatiegegeven wettelijke samenwoning uitbreiding machtiging Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna het comité ); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR ); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP ), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Beleidsdomein Onderwijs en Vorming, Afdeling Studietoelagen, ontvangen op 16 juli 2007 en de bijkomende informatie ontvangen op 24 juli 2007; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies op 3 augustus 2007; Gelet op het technisch en juridisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 12 september 2007; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 12 september 2007, na beraadslaging, als volgt: BER /5

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag strekt ertoe om het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Beleidsdomein Onderwijs en Vorming, Afdeling Studietoelagen, hierna de aanvrager, te machtigen om toegang te verkrijgen tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR voor het vervullen van taken die tot haar bevoegdheid behoren. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG Ingevolge het koninklijk besluit van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van het bestuur Studietoelagen van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, beschikt de aanvrager reeds over een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, en tweede lid, WRR. De aanvraag moet bijgevolg beschouwd worden als een verzoek tot uitbreiding van dit machtigingsbesluit. Dit betekent dat het onderzoek van het comité zich kan beperken tot het nagaan of de toegang tot de wettelijke samenwoning, proportioneel is in het licht van de doeleinden waarvoor de aanvrager reeds over een toegang tot de andere gegevens van het Rijksregister beschikt. A. PROPORTIONALITEIT A.1. Ten overstaan van het gegeven A.1.1. Aan de aanvrager werd een toegang tot het Rijksregister verleend voor het vervullen van taken in verband met het afhandelen van de aanvragen tot het bekomen van een studietoelage (artikel 1, eerste lid). Het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 8 juni 2007 betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap, regelt de studiefinanciering via een stelsel van studietoelagen. Artikel 5, 15 van dit decreet bepaalt uitdrukkelijk dat het begrip gehuwden zowel gehuwden als wettelijk samenwonenden omvat. Dit betekent dat bij het bepalen van het recht op een studietoelage, het element wettelijke samenwoning dezelfde impact heeft als het huwelijk. Een toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR is in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. A.1.2. Er wordt tevens toegang gevraagd tot de opeenvolgende wijzigingen van het gegeven wettelijke samenwoning gedurende een periode van 9 jaar voorafgaand aan de raadpleging. De aanvrager vestigt er de aandacht op dat: De in aanmerking te nemen inkomstenperiode is het tweede kalenderjaar voorafgaand aan 31 december van het kalenderjaar waarin het school- of academiejaar start 1. Uitzonderlijk kan er met een later inkomstenjaar rekening 1 Artikel 11 van het besluit van de Vlaamse Regering van 28 mei 2004 betreffende de studiefinanciering en studentenvoorzieningen in het hoger onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap. Deze bepaling wordt als BER /5

3 gehouden worden wanneer er een daling van de inkomsten is geweest. Dit kan zelf gaan tot de inkomsten van het kalenderjaar waarin het academiejaar eindigt 2. De evolutie van het gegeven wettelijke samenwoning heeft een weerslag op de inkomsten waarmee rekening moet gehouden worden. Hij tot 5 jaar na de toekenning van een toelage tot een herziening kan overgaan (artikel 63 van het decreet van 8 juni 2007). Het comité is van oordeel dat de gevraagde toegang tot de opeenvolgende wijzigingen bijgevolg in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. A.2. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur waarvoor de toegang gevraagd wordt A.2.1. Er wordt een permanente toegang tot het informatiegegeven wettelijke samenwoning gevraagd. Artikel 53 van het decreet van 8 juni 2007 bepaalt dat verzoeken tot het bekomen van een studietoelage kunnen ingediend worden vanaf 15 augustus tot 30 juni van het school- of academiejaar in kwestie. Verder voorziet artikel 59 in de mogelijkheid om een dossier te herzien, wanneer er zich wijzigingen voordoen met betrekking tot bepaalde voorwaarden. Hieruit leidt het comité af dat de aanvrager quasi dagelijks het Rijksregister zal dienen te consulteren. Een permanente toegang is dan ook aangewezen en dus in overeenstemming met het bepaalde in artikel 4, 1, 3, WVP. A.2.2. De toegang wordt gevraagd voor onbepaalde duur. Het begrip wettelijke samenwoning zoals omschreven in de artikelen 1475 e.v. van het Burgerlijk Wetboek en zijn gevolgen werden niet in de tijd beperkt. Dit is eveneens het geval voor de bepalingen van het decreet van 8 juni 2007 die ernaar verwijzen. In het licht hiervan is het comité van oordeel dat een machtiging van onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP). A.3. Ten opzichte van de bewaartermijn De aanvrager stelt dat de bewaartijd van de gegevens beperkt is doch dat het tijdstip, waarop de gegevens niet langer moeten bijgehouden worden, moeilijk kan gepreciseerd worden. Hij merkt op dat behoudens uitzonderlijke gevallen, er na 5 jaar geen nood meer is om de dossiers nog in te kijken. Het comité merkt op dat de door de aanvrager vooropgestelde bewaartermijn in een aantal gevallen langer zal zijn: zowel de aanvrager als de persoon die om een studietoelage verzocht, kunnen een herziening van het dossier initiëren (artikelen 59 en 60 van het decreet van 8 juni 2007); artikel 11 overgenomen in het nieuwe ontwerp van uitvoeringsbesluit van de Vlaamse Regering betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap dat op 13 juli 2007 principieel werd goedgekeurd door de Vlaamse Regering. 2 Artikelen 5, 6 en 13 van het besluit van de Vlaamse Regering van 28 mei 2004 betreffende de studiefinanciering en studentenvoorzieningen in het hoger onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap. Deze bepalingen worden hernomen in de artikelen 6, 7 en 13 in het nieuwe ontwerp van uitvoeringsbesluit van de Vlaamse Regering betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap dat op 13 juli 2007 principieel werd goedgekeurd door de Vlaamse Regering. BER /5

4 artikel 63 voorziet in de mogelijkheid om onverschuldigde betalingen terug te vorderen binnen een termijn van 5 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het begrotingsjaar waarop de uitgifte is aangerekend (deze termijn speelt niet in geval van bedrog, valse of opzettelijk onvolledige verklaringen); een beslissing m.b.t. een studietoelage kan worden aangevochten bij de Raad van State. Dit betekent dat de toepassing van reglementaire bepalingen tot gevolg kan hebben dat de aanvrager verplicht is om de gegevens langer bij te houden dan de door hem vooropgestelde termijn van 5 jaar. Inzake is het dus, gelet op het feit dat de bewaartermijn eigenlijk niet precies kan vastgesteld worden, correcter om te stellen dat de aanvrager de gegevens zal bewaren zolang dit nodig is voor de doeleinden met het oog op dewelke de toegang wordt verleend. Een bewaartermijn die deze vuistregel respecteert, is in overeenstemming met artikel 4, 1, 5 WVP. A.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden Volgens de informatie verstrekt door de aanvrager wordt de informatie hoofdzakelijk intern gebruikt met het oog op de behandeling van studietoelagedossiers. Hij merkt wel op dat de burger die vragen heeft over zijn verzoek tot studiefinanciering naar de Vlaamse infolijn kan telefoneren voor uitleg. Met het oog daarop heeft de Vlaamse infolijn toegang tot de dossiers die door de aanvrager behandeld worden. Eerstgenoemde heeft uitsluitend toegang tot de gegevens, waaronder bijvoorbeeld het feit dat er wettelijke samenwoning is, die relevant zijn voor de behandeling van het dossier. Het comité is van oordeel dat dergelijke mededeling aanvaardbaar is op voorwaarde dat de nodige waarborgen worden geboden opdat de raadpleging via de Vlaamse infolijn uitsluitend gebeurt naar aanleiding van een vraag van een betrokkene die zich behoorlijk geïdentificeerd heeft. B. BEVEILIGING B.1. De consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Uit de door de aanvrager schriftelijk en mondeling verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene: voltijds chief security officer is evenals quality manager en dus over de nodige capaciteiten beschikt; deel uitmaakt van de staf. Op basis van de inlichtingen waarover het comité beschikt, stelt zij vast dat de betrokkene over de nodige onafhankelijkheid beschikt om deze functie uit te oefenen en dat er in zijnen hoofde geen onverenigbaarheden bestaan. Hij kan bijgevolg aanvaard worden als veiligheidsconsulent. B.2. Het informatieveiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. Het comité heeft er akte van genomen. BER /5

5 B.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen Concreet zullen het de dossierbehandelaars en de personeelsleden van de logistieke ploeg die het dossier samenstellen zijn die toegang hebben tot het gegeven wettelijke samenwoning. Ook de toezichthouders die de dossiers controleren zullen over een toegang beschikken. Zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, moet de aanvrager een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het comité gehouden worden. De betrokken personen moeten daarenboven een schriftelijke verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. OM DEZE REDENEN, het comité 1 breidt, de bij koninklijk besluit van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van het bestuur Studietoelagen van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, verleende machtiging uit en bepaalt dat de toegang, onder de voorwaarden² uiteengezet in deze beraadslaging, tevens het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13 WRR, met name de wettelijke samenwoning omvat, evenals de opeenvolgende wijzigingen van dit gegeven gedurende een periode van 9 jaar voorafgaand aan de raadpleging; 2 bepaalt dat wanneer het comité het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Beleidsdomein Onderwijs en Vorming, Afdeling Studietoelagen een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het comité. Het comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Mireille SALMON BER /5