Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité");

Transcriptie

1 1/7 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 03/2008 van 23 januari 2008 Betreft: aanvraag van de FOD Justitie, DG Justitiehuizen om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op taken van slachtofferonthaal, bemiddeling, daderbegeleiding en burgerrechtelijke opdrachten (RN/MA/07/050) Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de FOD Justitie, DG Justitiehuizen, ontvangen op 14/11/2007; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies, gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 19/12/2007; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 23/01/2008, na beraadslaging, als volgt:

2 Ber RR 03/2008-2/7 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel om de FOD Justitie, DG Justitiehuizen, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet de geboorteplaats) en 5, WRR, evenals tot de wijzigingen van dit laatste gegeven met het oog op taken van slachtofferonthaal, bemiddeling, daderbegeleiding en burgerrechtelijke opdrachten. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. SITUATIE ONDER HET MACHTIGINGSBESLUIT A.1. Ingevolge het machtigingsbesluit van 18 april beschikken een aantal directoratengeneraal van de FOD Justitie, toen nog Ministerie van Justitie, over een toegang tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9 en tweede lid, WRR. Artikel 2, 3, van dit besluit bepaalde meer in het bijzonder dat er een toegang werd verleend aan de directeur-generaal van het Bestuur Strafinrichtingen en de ambtenaren van niveau 1 van het Centraal Bestuur strafinrichtingen die door hem schriftelijk en met name zijn aangewezen en dit voor de taken die tot hun bevoegdheid behoren. De Dienst Justitiehuizen bestaat uit een centrale administratie die behoort tot het hoofdbestuur van de FOD Justitie en buitendiensten. Concreet maakte deze dienst initieel deel uit van het Bestuur Strafinrichtingen. Op basis van het machtigingsbesluit werd aan sommige ambtenaren van de centrale administratie Justitiehuizen een toegang verleend tot het Rijksregister met het oog op taken die door de centrale administratie werden verzorgd (o.a. personeelsbeheer) en deze die door de buitendiensten (de justitiehuizen senso stricto) werden verricht. A.2. Artikel 2 van het koninklijk besluit van 13 juni 1999 houdende de organisatie van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie, bepaalt dat de Dienst Justitiehuizen o.a. instaat voor taken van toezicht, justitiële begeleiding en sociaal onderzoek. Op het terrein zijn het de justitiehuizen senso stricto die o.a. concreet instaan voor: de slachtofferbegeleiding (artikel 3bis van de voorafgaande titel van het Wetboek van Strafvordering); 1 Koninklijk besluit van 18 april 1990 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van Justitie toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen.

3 Ber RR 03/2008-3/7 het opstellen van een voorlichtingsrapport met het oog op het bepalen van de vrijheid onder voorwaarden en de controle erop (artikelen 35 en 38 van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis); de begeleiding van veroordeelden aan wie een probatiemaatregel is opgelegd (artikel 9 van de wet van 29 juni 1964 betreffende de opschorting, het uitstel en de probatie); het verrichten van een maatschappelijke enquête of het opstellen van een beknopt voorlichtingsverslag met het oog op het opleggen van een werkstraf (artikel 37quater van het Strafwetboek). Het betreft welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. A.3. De toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister door een aantal ambtenaren van de centrale administratie van de Dienst Justitiehuizen laat toe om na te gaan welk justitiehuis territoriaal bevoegd is om - in beginsel is dat het justitiehuis van het gerechtelijk arrondissement waar de betrokkene verblijft - een opdracht te vervullen, evenals om na te gaan waar de betrokkene kan bereikt worden. Tot op heden maakten de justitiehuizen hun vragen tot controle van gegevens in het Rijksregister over aan de centrale administratie Justitiehuizen, wat traag en omslachtig is. B. IMPACT VAN DE AANVRAAG B.1. De bedoeling van de aanvraag bestaat erin om de machtigingssituatie van de Dienst Justitiehuizen beter af te stemmen op de specifieke noden op het terrein. Inmiddels groeide de dienst Justitiehuizen uit tot een apart directoraat-generaal. Het is de visie van de Commissie 2 dat indien een bepaalde dienst of instantie voor een welbepaalde finaliteit over een machtiging beschikt, diens rechtsopvolger voor dezelfde doeleinden geen nieuwe machtiging moet vragen. Dit betekent dat de aanvrager, inclusief de justitiehuizen die er deel van uitmaken, op basis van bovenvermeld koninklijk besluit beschikt over een toegang tot een aantal gegevens van het Rijksregister. Daarenboven is het steeds het standpunt van de Commissie geweest dat de toegang tot de gegevens van het Rijksregister concreet wordt verschaft aan de personen voor wie deze noodzakelijk is om hun werkzaamheden te verrichten. 2 Zie haar advies nr.14/2004 van 25 november 2004.

4 Ber RR 03/2008-4/7 B.2. Samengevat betekent dit dus: dat de justitiehuizen eigenlijk reeds over een toegang tot het Rijksregister beschikken op basis van het machtigingsbesluit van 18 april 1990; dat het een louter interne technische kwestie is om hen ook daadwerkelijk een toegang te verschaffen. B.3. Uit de aanvraag blijkt dat zij (de justitiehuizen sensu stricto, dus niet het DG Justitiehuizen) voor hun werkzaamheden voldoende hebben aan de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet de geboorteplaats) en 5, WRR en voor wat dit laatste gegeven betreft, tevens tot de historiek van de laatste drie adressen. Dit zijn er dus minder dan in het generiek machtigingsbesluit van 18 april 1990 voorzien zijn. Als volgens de justitiehuizen deze gegevens volstaan om hun werkzaamheden te verrichten, moet hun toegang dan ook dienovereenkomstig beperkt worden. Zoniet, zou de toegang als overmatig moeten bestempeld worden en dus in strijd zijn met artikel 4, 1, 3, WVP. Dit geldt evenzeer voor de modaliteiten van de toegang. B.4. Met betrekking tot de gegevens die de justitiehuizen wensen te raadplegen, namelijk: de naam en de voornamen; de geboortedatum; het geslacht; de hoofdverblijfplaats; stelt het Comité vast dat deze inderdaad pertinent en ter zake dienend zijn. Een toegang tot de "hoofdverblijfplaats" van de betrokkene laat toe om na te gaan of het justitiehuis al dan niet territoriaal bevoegd is. Daarenboven moeten ze de betrokkene ook zo snel mogelijk kunnen contacteren, wat impliceert dat zij zich van zijn recentste adres kunnen vergewissen. Een toegang tot de gegevens "naam en voornamen", "geslacht " en "geboortedatum" laat hen toe om zich ervan te vergewissen dat zij wel met de juiste persoon handelen. Gelet op het feit dat het doelpubliek van de justitiehuizen vrij mobiel is, wensen zij voor het informatiegegeven "hoofdverblijfplaats" een toegang tot een historiek die de laatste 3 adressen omvat. Het Comité stelt vast dat dit inzake een pertinent controle-element kan vormen.

5 Ber RR 03/2008-5/7 C. OVERIGE MODALITEITEN C.1. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur waarvoor de toegang en het gebruik gevraagd worden C.1.1. Er wordt een periodieke toegang gevraagd. Uit mondeling verstrekte toelichting blijkt evenwel dat het de bedoeling is dat er in een dossier een periodieke raadpleging voorzien wordt, namelijk wanneer dit nodig is voor de verdere behandeling van het dossier van de betrokkene. Gelet op de dagelijkse instroom en verwerking van dossiers, moet het mogelijk zijn om op ieder moment een raadpleging te verrichten. Het Comité stelt vast dat de aanvrager gezien de taken waarmee hij belast is, dagelijks persoonsgegevens moet opzoeken/controleren. Een permanente toegang is dan ook aangewezen, opdat hij zijn werkzaamheden correct zou kunnen vervullen (artikel 4, 1, 3, WVP). C.1.2. Het Comité is van oordeel dat elk justitiehuis lokaal de gegevens van het Rijksregister moet kunnen raadplegen. Technisch verloopt dit evenwel best langs één centraal punt. Dit heeft het voordeel dat voor alle justitiehuizen dezelfde persoon als veiligheidsconsulent kan optreden, dat zij over een uniform veiligheidsbeleid beschikken en dat de login en de audit ervan eveneens centraal en eenvormig georganiseerd wordt. C.1.3. De toegang wordt gevraagd voor onbepaalde duur. De reglementaire taken waarmee de aanvrager werd belast, zijn niet in de tijd bepaald. Het Comité stelt vast dat, rekening houdend met de doeleinden, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). C.2. Ten opzichte van de bewaringstermijn De aanvrager geeft geen concrete bewaringstermijn op. Hij merkt op dat hij de gegevens integreert in het dossier van de betrokkene. Ze worden daar bewaard zolang dit nodig is voor de behandeling van het dossier. Het Comité stelt vast dat de aldus omschreven bewaringstermijn aanvaardbaar is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP.

6 Ber RR 03/2008-6/7 C.3. Intern gebruik en/of mededeling aan derden De aanvrager stelt dat de gegevens uit het Rijksregister geraadpleegd worden met het oog op het bepalen van de territoriale bevoegdheid en met het oog op het contacteren van de betrokkene. Er zal geen mededeling aan derden gebeuren. Het Comité neemt hiervan akte. D. BEVEILIGING D.1. De consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. De verstrekte informatie laat het Comité echter niet toe om na te gaan of: - de betrokkene over de nodige onafhankelijkheid beschikt om deze functie te vervullen; - er geen onverenigbaarheden bestaan tussen deze functie en de andere werkzaamheden van de betrokkene. De aanvrager wordt dan ook verzocht op deze punten nadere toelichting te verschaffen. D.2. Het informatieveiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt, evenals over een plan in toepassing ervan. Het Comité heeft er akte van genomen. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen Volgens de aanvraag zal de toegang beperkt zijn tot de directeur-generaal van het justitiehuis, die deze dan zou delegeren aan een administratieve medewerker. Het Comité is van oordeel dat het aangewezen is dat de toegang tot de informatiegegevens op het terrein wordt toevertrouwd aan personen, niet op basis van organieke criteria, maar wel op basis van functionele criteria. De toegang tot de informatiegegevens moet dus worden voorbehouden aan personen die ingevolge hun ambtsuitoefening en functieomschrijving genoodzaakt zijn deze

7 Ber RR 03/2008-7/7 informatie te gebruiken. Dit betekent dus dat als de directeur-generaal voor de uitoefening van zijn werkzaamheden de informatie uit het Rijksregister niet nodig heeft, hem geen toegang moet verschaft worden. De toegang zal verschaft worden aan die medewerker(s) die de informatie daadwerkelijk nodig hebben. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 stelt vast dat het Directoraat-generaal Justitiehuizen van de FOD Justitie over een toegang tot de gegevens van het Rijksregister beschikt op basis van het machtigingsbesluit van 18 april 1990; 2 bepaalt evenwel dat de toegang van de lokale Justitiehuizen beperkt wordt tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet de geboorteplaats) en 5, WRR en tot een historiek die de laatste drie adressen omvat voor wat het informatiegegeven "hoofdverblijfplaats" betreft. Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat het Directoraat-generaal Justitiehuizen van de FOD Justitie aan het Comité nadere informatie (zie in punt D.1.) heeft bezorgd met betrekking tot de consulent inzake informatieveiligheid met het oog op de beoordeling van de geschiktheid van de betrokkene voor die functie; 3 bepaalt dat wanneer het aan het Directoraat-generaal Justitiehuizen van de FOD Justitie een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, dit laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De Administrateur, (get.) Jo Baret De Voorzitter, (get.) Mireille Salmon