Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 47 / 2005 van 30 november 2005

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 47 / 2005 van 30 november 2005 O. Ref. : SA2 / RN / 2005 / 036 BETREFT : Aanvraag van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, Administratie Gezondheidszorg, Afdeling Preventie en Sociale Gezondheidszorg, om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de toepassing van het decreet van 27 maart 1991 inzake medische verantwoorde sportbeoefening. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 19, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, Administratie Gezondheidszorg, Afdeling Preventie en Sociale Gezondheidszorg, ontvangen op 8 september 2005 en de bijkomende informatie ontvangen op 6, 10 en 12 oktober 2005; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies op 19 oktober 2005; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 4 november 2005; Gelet op het verslag van de ondervoorzitter, de voorzitter wettig verhinderd; Beslist op 30 november 2005, na beraadslaging, als volgt: Ber RR 47 / / 7

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel om het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, Administratie Gezondheidszorg, Afdeling Preventie en Sociale Gezondheidszorg, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om: - toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet de geboorteplaats) en 5, en tweede lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR); - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR) met het oog op de toepassing van het decreet van 27 maart 1991 inzake medische verantwoorde sportbeoefening. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING. A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR). Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR wordt de machtiging, om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. Ingevolge het besluit van de Vlaamse regering van 23 oktober 1991 houdende de uitvoering van het decreet van 27 maart 1991 inzake medisch verantwoorde sportbeoefening, is de aanvrager van zodra hij op de hoogte wordt gesteld van de vaststelling dat een sportbeoefenaar deelnam aan een sportmanifestatie zonder te voldoen aan de voorwaarden inzake leeftijdsgrenzen of sportmedische keuring of dopingpraktijken toegepast heeft, ondermeer belast met de samenstelling van een dossier ten behoeve van de disciplinaire commissie (artt. 56 e.v. van het besluit van de Vlaamse Regering van 23 oktober 1991 en artt. 30 e.v. van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 27 maart 1991). De aanvrager komt als Belgische openbare overheid op grond van artikel 5, eerste lid, 1, WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP). Op grond van art. 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Ber RR 47 / / 7

3 B. FINALITEIT. De aanvrager wenst over een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te beschikken en het identificatienummer van dit register te gebruiken met het oog op de administratieve opvolging van de dopingbestrijding. Het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 27 maart 1991 en het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse Regering van 23 oktober 1991 regelen onder meer de procedure van monsterneming en stellen vast wat er onder dopingpraktijken wordt verstaan. Zo belast artikel 56 van het besluit van de Vlaamse regering van 23 oktober 1991 de aanvrager met de samenstelling van het dossier wanneer hij op de hoogte wordt gesteld dat een dopingpraktijk werd vastgesteld. Krachtens artikel 21, 2, van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 27 maart 1991 wordt het niet toestemmen in, het misleiden van, het zich verzetten tegen of het verhinderen van dopingcontroles als bedoeld in artikel 2, 7, gelijkgesteld met dopingpraktijken. In het dossier waarvan hierboven sprake moeten o.a. de naam, de voornaam, de geboortedatum en het adres van de betrokken sportbeoefenaar worden vermeld. Gelet op het disciplinair gevolg dat aan dergelijk dossier gegeven wordt, is het belangrijk dat de sporter correct geïdentificeerd wordt. Hieruit volgt dat het nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van art. 4, 1, 2 van de wet van 8 december C. PROPORTIONALITEIT. C.1. Ten opzichte van de gegevens C.1.1. De aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 en 5, en tweede lid, WRR namelijk: - de naam en voornamen; - de geboortedatum (niet de geboorteplaats); - het geslacht; - de hoofdverblijfplaats. De Commissie stelt vast dat: - Indien een monsterneming aanleiding geeft tot een positief analyseresultaat, legt de aanvrager een dossier aan en is hij verplicht om o.a. de betrokken sporter hiervan binnen een bepaalde termijn bij aangetekend schrijven te informeren (artikel 82 van het besluit van de Vlaamse regering van 23 oktober 1991). Ook in het kader van de procedure voor de disciplinaire commissie is de aanvrager ertoe gehouden kennisgevingen te verrichten (artikel 32 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 27 maart 1991). Deze bepalingen illustreren dat het voor de aanvrager noodzakelijk is om met het oog op de toepassing van de het hiervoor vermelde decreet te kunnen beschikken de informatiegegevens naam en voornamen en hoofdverblijfplaats. - Indien een sporter zich niet aanbiedt voor een dopingcontrole is het voor de aanvrager niet vanzelfsprekend om diens adres te achterhalen ten einde de nodige kennisgevingen te verrichten. Een toegang tot de informatiegegevens geslacht en geboortedatum moet de aanvrager, in combinatie met de naam en de voornaam toelaten om het adres van de betrokkene te achterhalen. Ber RR 47 / / 7

4 - De aanvrager moet aan het dossier een eensluidend verklaard afschrift van alle andere stukken, die nuttig kunnen zijn voor de behandeling van het dossier toevoegen (artikel 56, 4, 8, van het besluit van de Vlaamse regering van 23 oktober 1991). Dit houdt in dat stukken m.b.t. voorheen opgelopen disciplinaire sancties aan het dossier moeten toegevoegd worden. Het feit dat de sporter in het verleden al dan niet reeds een disciplinaire sanctie opliep, kan immers een weerslag hebben op de sanctie die eventueel zal opgelegd worden (artikel 40, 4 van het decreet van 27 maart 1991). In die optiek is het van belang dat wordt vermeden dat een stuk ten onrechte aan een dossier wordt toegevoegd. Dit impliceert dat het nuttig is dat de aanvrager de correcte schrijfwijze van de naam en voornaam kan controleren en aan de hand van o.a. geslacht, geboortedatum en woonplaats kan controleren of het dezelfde sporter betreft. Vermits de aanvrager ook toeziet op de tenuitvoerlegging van de disciplinaire maatregelen, opgelegd door de disciplinaire commissie of de disciplinaire raad, is het belangrijk dat de correcte gegevens van de sporter die een sanctie opliep worden doorgegeven aan o.a. de organisatoren van sportmanifestaties (artikel 40, 6 van het decreet van 27 maart 1991). De Commissie stelt vast dat met het oog op de realisatie van de doelstelling vermeld in punt B, de gevraagde toegang voor wat de persoonsgegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 en 5, WRR ( zonder geboorteplaats) betreft, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.1.2. De aanvrager wenst tevens toegang tot de opeenvolgende wijzigingen van de gegevens gedurende een periode van 2 jaar die aan de raadpleging voorafgaat. In de aanvraag signaleert de aanvrager dat hij tot op heden geen gebruik maakte van het identificatienummer van het Rijksregister. Bijgevolg moet hij, om te kunnen vaststellen of een sporter in het verleden eventueel reeds een disciplinaire sanctie opliep, aan de hand van de naam en voornaam, de geboortedatum en het adres de opzoeking verrichten. Een wijziging in deze gegevens kan het resultaat van zijn opzoeking beïnvloeden. Teneinde een zo correct mogelijk resultaat te verzekeren is een toegang tot de wijzigingen van deze gegevens aangewezen. Uit de in de aanvraag verstrekte informatie blijkt dat de gemiddelde doorlooptijd van een disciplinair dossier ca. 6 maanden bedraagt. Ingevolge verwikkelingen op het vlak van procedure kan dit echter uitlopen, vandaar dat een veiligheidsmarge voorzien wordt van 2 jaar. De Commissie is dan ook van oordeel dat een toegang tot de opeenvolgende wijzigingen gedurende een periode van 2 jaar voorafgaand aan de raadpleging volstaat opdat de aanvrager zijn taken zou kunnen verrichten. C. 2. Gebruik van het identificatienummer C.2.1. Aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is, kan een persoon, in combinatie met zijn naam en geboortedatum, zonder enige marge van vergissing geïdentificeerd worden. Aldus worden vergissingen waartoe homoniemen, fouten in de naam, de geboortedatum en het adres aanleiding kunnen geven, vermeden. Dit is wel van belang met het oog op een correcte toepassing van het decreet van 27 maart Het is immers cruciaal dat een eventuele opgelegde sanctie betrekking heeft op de juiste sporter. C.2.2. Het decreet van 27 maart 1991 is niet alleen van toepassing op Vlaamse sporters maar ook op buitenlandse sporters die in Vlaanderen stage lopen of deelnemen aan sportmanifestaties. De aanvrager stelt dat hij - voor wat buitenlandse sporters betreft - op basis van het identificatienummer de informatiegegevens naam en voornaam, geboortedatum en hoofdverblijfplaats bij de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid zal opvragen. De Commissie merkt op dat als een buitenlandse sporter over een identificatienummer beschikt, hij opgenomen is in het Rijksregister en de aanvrager de gewenste informatiegegevens bijgevolg in het Rijksregister zal kunnen terugvinden. Een navraag bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid is dus niet aan de orde. Ber RR 47 / / 7

5 Beschikt de buitenlandse sporter niet over dergelijk identificatienummer, dan is het mogelijk dat hij in de kruispuntbank-registers is opgenomen. Indien de aanvrager daaruit informatie wenst te bekomen, zal hij een aanvraag in die zin moeten richten tot het sectoraal comité van de sociale zekerheid. De Commissie stelt vast dat het vooropgestelde gebruik van het identificatienummer, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP, behoudens voor wat de raadpleging van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid voor buitenlandse sporters betreft. C.3. Ten opzichte van de frequentie en de duur waarvoor de toegang/ het gebruik gevraagd worden C.3.1. Er wordt een permanente toegang gevraagd. De aard van de aan de aanvrager opgedragen taken brengt met zich mee dat hij quasi dagelijks dossiers aanlegt en vervolgens zorgt voor de administratieve opvolging ervan. Dit betekent dat hij dan ook dagelijks tot de controle van de persoonsgegevens zal moeten overgaan. De Commissie stelt vast dat de gevraagde permanente toegang vereist is opdat de aanvrager zijn doeleinde(n) zou kunnen realiseren (artikel 4, 1, 3, WVP). C.3.2. Zowel de toegang als het gebruik worden voor onbepaalde duur gevraagd. De taken van de aanvrager in verband met dopingbestrijding zoals bepaald in decreet van 27 maart 1991 en het besluit van 23 oktober 1991, zijn niet in de tijd beperkt. De Commissie stelt vast dat in het licht van het doeleinde waarvoor de toegang en het gebruik worden gevraagd, een machtiging voor onbepaalde duur noodzakelijk is (art. 4, 1, 3 WVP). C.4. Ten opzichte van de bewaartermijn De aanvrager stelt dat de gegevens uit het Rijksregister worden afgedrukt en vervolgens in het papieren dossier worden geklasseerd. Dit dossier wordt gedurende de periode van de effectieve sanctie verder opgevolgd. Nadat de sanctie is afgelopen wordt het dossier gearchiveerd. Na verloop van tijd wordt in samenspraak met het Rijksarchief beslist of het dossier zal vernietigd worden, dan wel zal overgedragen worden aan het Rijksarchief. De aanvrager is onderworpen aan de archiefwet van 24 juni 1955 en moet bijgevolg zijn dossiers na verloop van tijd overdragen aan de diensten van het Rijksarchief. De doelstellingen van de archivering (bewijs enerzijds, informatiebron voor onderzoek anderzijds) zijn wettelijke doelstellingen. Concreet betekent dit dat de gegevens in de papieren dossiers bijgehouden worden, enerzijds zolang dit nodig is voor het uitvoeren van taken in het kader van decreet van 27 maart 1991 en het uitvoeringsbesluit van 23 oktober 1991 en anderzijds, zoals voorgeschreven door de bepalingen in verband met het archiefwezen. De Commissie is van oordeel dat de bewaartermijn van de gegevens conform is aan artikel 4, 1, 5, WVP. Ber RR 47 / / 7

6 C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden De persoonsgegevens die aan de hand van de toegang van het Rijksregister gecontroleerd worden, worden in de eerste plaats intern gebruikt. Met het oog op de toepassing van de disciplinaire sancties worden aan de betrokken sportfederaties en de organisatoren van sportmanifestaties de naam, de voornaam en de geboortedatum meegedeeld van de sporters die een sanctie opliepen. Aldus kunnen de federaties en organisatoren erop toezien dat een geschorste sporter niet deelneemt aan sportwedstrijden. De Commissie stelt vast dat dergelijke mededeling in het licht van het opgegeven doeleinde aanvaardbaar is. C.6. Netwerkverbindingen Volgens de uitleg, verstrekt in de aanvraag, zullen er geen netwerkverbindingen tot stand komen (rekening houdend met wat onder punt C.2.2. werd opgemerkt). De Commissie vestigt er de aandacht op dat indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen: - de aanvrager de Commissie daarvan onmiddellijk op de hoogte moet brengen; - het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt mag worden in relaties met derden voor zover deze laatste eveneens gemachtigd zijn om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING. D.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Deze persoon is gekend door de Commissie. Hij vervult deze functie reeds in het licht van andere door de Commissie verleende machtigingen en hij werd trouwens ook door het sectoraal comité van de sociale zekerheid als veiligheidsconsulent aanvaard. D.2. Informatieveiligheidsplan De aanvrager valt onder het omstandig veiligheidsplan van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, dat door de Commissie reeds als aanvaardbaar werd bestempeld in het kader van andere machtigingen. Dit neemt niet weg dat de Commissie de aanvrager een lijst met minimale veiligheidsvereisten zal toesturen die deze laatste waarheidsgetrouw zal moeten invullen en terugbezorgen aan de Commissie. In het licht hiervan zal de verleende machtiging eventueel herbekeken worden. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen In de aanvraag wordt de identiteit meegedeeld van 2 personen die toegang tot de informatiegegevens zullen hebben en die het identificatienummer van het Rijksregister zullen gebruiken. Het betreft o.a. de adjunct van de directeur. De Commissie vestigt er de aandacht op dat het de voorkeur verdient dat de personen die concreet zullen gemachtigd zijn, niet op basis van organieke criteria zouden worden aangeduid, maar dat hiervoor functionele criteria zouden worden aangewend. Het is weinig waarschijnlijk dat de adjunct van de directeur concreet alle dossiers zal samenstellen en opvolgen, meer dan waarschijnlijk zullen het zijn medewerkers zijn. Ber RR 47 / / 7

7 De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen die ter beschikking wordt gehouden van de Commissie, waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. OM DEZE REDENEN, De Commissie 1 machtigt het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, Administratie Gezondheidszorg, Afdeling Preventie en Sociale Gezondheidszorg, met het oog op de realisatie van het doeleinde vermeld onder punt B en onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging om voor onbepaalde duur: - een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 en 5, WRR ( zonder geboorteplaats) evenals tot de opeenvolgende wijzigingen gedurende een periode van 2 jaar die aan de raadpleging vooraf gaat; - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; 2 bepaalt de Commissie dat wanneer zij aan het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, Administratie Gezondheidszorg, Afdeling Preventie en Sociale Gezondheidszorg, een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan de Commissie. De Commissie neemt akte zonder zich uit te spreken over de inhoud. Dit doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van de Commissie om daarop bij gelegenheid te reageren. De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Michel PARISSE Ber RR 47 / / 7