Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 11/06/2009 en 13/07/2009;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 52/2009 van 9 september 2009 Betreft: aanvraag van de vzw Cevora om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op rapportering over opleidingen (RN/MA/2009/025) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de vzw Cevora ontvangen op 29/04/2009; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 11/06/2009 en 13/07/2009; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 03/08/2009; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 52 /2009-2/9 Beslist op 9 september 2009, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag strekt ertoe om de vzw Cevora, hierna de aanvrager, te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op rapportering over opleidingen.. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2, en artikel 8, WRR, wordt de machtiging om het rijksregisternummer te gebruiken, of om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR, verleend door het Comité aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. Het koninklijk besluit van 8 oktober 2008 waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 19 juni 2008, gesloten in het Aanvullend Nationaal Paritair Comité voor de bedienden, betreffende de vorming, is van toepassing op de werkgevers en bedienden van de ondernemingen die tot de bevoegdheid van het Aanvullend Nationaal Paritair Comité voor bedienden behoren (het zou gaan om ca bedrijven en bedienden). Deze CAO voorziet in een recht op opleiding voor de betrokken bedienden 1 en specificeert dat het opleidingen betreft die aangeboden worden door de aanvrager 2 of door hem worden erkend. Het verstrekken van opleidingen aan bedienden is dus een opdracht die aan de aanvrager wordt toevertrouwd krachtens een wet. Het is daarenboven een opdracht die kan gekwalificeerd worden 1 Dergelijke regeling werd eveneens voorzien in de CAO s van 5 mei 1999, 25 april 2001, 15 mei 2003, 16 juni 2005 en 12 juli Artikel 3 van de statuten van Cevora bepaalt trouwens uitdrukkelijk dat het tot doel heeft beroepsopleidingen te organiseren voor de bedienden die onder het Aanvullend Nationaal Paritair Comité vallen met het oog op vorming, opleiding, aanpassing, bijscholing, specialisatie of herscholing.

3 Beraadslaging RR 52 /2009-3/9 als zijnde van algemeen belang. Levenslang leren wordt immers, zowel op Europees 3 als op Belgisch niveau 4, beschouwd als essentieel, enerzijds voor ondernemingen om concurrentieel te blijven en anderzijds voor werknemers om op langere termijn hun inzetbaarheid te behouden. Bijgevolg komt de aanvrager op basis van artikel 5, eerste lid, 2, en artikel 8, in aanmerking om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van artikel 4 WVP vormt het identificatienummer van het Rijksregister een persoonsgegeven, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens moeten bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEITEN B.1. De aanvrager wenst het identificatienummer te gebruiken voor het controleren van bepaalde gegevens via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De doelgroep van de aanvrager zijn bedienden die onder de bevoegdheid vallen van het Aanvullend Nationaal Paritair Comité voor bedienden (PC218). Gelet op het feit dat de opleidingen voor de bedienden gratis zijn en zij gefinancierd worden o.a. door bijdragen die de werkgevers storten in een gemeenschappelijk fonds voor opleiding, is het belangrijk dat de aanvrager zich ervan kan vergewissen dat iemand die zich voor een opleiding aanmeldt, wel degelijk tot zijn doelgroep behoort. De opleidingen van de aanvrager staan ook open voor de werknemers die onder een ander Paritair Comité vallen waarmee daartoe een overeenkomst werd afgesloten. Het is belangrijk dat de aanvrager uit zijn cursisten deze van andere Paritaire Comités kan uitfilteren en verifiëren onder welk Paritair Comité ze thuishoren met het oog op de toepassing van de vergoedingsregeling die met de betrokken Paritaire Comités werd afgesproken. 3 Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement, de Raad, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio s: Naar gemeenschappelijke beginselen inzake flexizekerheid: meer en betere banen door flexibiliteit en zekerheid (Com (2007) 359); overweging 8 van het besluit nr. 1720/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 15 november 2006 tot vaststelling van een actieprogramma op het gebied van leven lang leren 4 Besluiten van de Werkgelegenheidsconferentie 2003 die o.a. voorzien in een verhoging van het vormings- en opleidingsniveau, verhoging van de participatiegraad van werknemers die opleidingen volgen.

4 Beraadslaging RR 52 /2009-4/9 B.2. De aanvrager wenst tevens de interne opvolging van de deelnemers te vergemakkelijken en daarbij aansluitend zijn bestanden beter beheren. De omvang van de doelgroep van de aanvrager is zoals reeds werd aangestipt belangrijk. De cursisten worden opgevolgd teneinde na te gaan of zij reeds opleidingen volgden en zo ja, dewelke, teneinde enerzijds vast te stellen of zij zich kunnen inschrijven voor een vervolgmodule en anderzijds suggesties te doen tot aanvulling van de reeds gevolgde opleidingen. B.3. De aanvrager werkt ook samen met andere verstrekkers van opleidingen, zoals Syntra, maar ook met andere Paritaire Comités. Sommige van die partners zijn gemachtigd om het identificatienummer te gebruiken en dan is het praktisch dat de aanvrager in zijn contacten met dergelijke partners eveneens dit nummer zou kunnen gebruiken teneinde vergissingen te minimaliseren. B.4. De aanvrager stelt dat hij bepaalde wettelijke verslagverplichtingen heeft. Daarnaast brengt hij periodiek verslag uit met oog op evaluatie van de samenwerkingsovereenkomsten met diverse partners. Het is de bedoeling van de aanvrager om op termijn aan de hand van het identificatienummer een aantal gegevens van de cursisten, die relevant zijn voor de verslaggeving, op hun juistheid te toetsen o.a. via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Het Comité is van oordeel dat de hierboven vermelde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, 1, 2, WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van het identificatienummer C.1.1. De aanvrager wenst via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid controleren tot welk Paritair Comité haar cursisten behoren (doeleinde B.1.). Het Comité stelt vast dat de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid het inschrijvingsnummer van de sociale zekerheid, dat overeenstemt met het identificatienummer van het Rijksregister, gebruikt als sleutel om informatie met betrekking tot een persoon mee te delen.

5 Beraadslaging RR 52 /2009-5/9 C.1.2. De aanvrager wenst het identificatienummer ook te gebruiken om haar werking te verbeteren en de cursisten beter om te volgen (doeleinde B.2.). Het Comité stelt vast dat de aanvrager een enorm potentieel aan cursisten bedient. Homonymie en schrijffouten kunnen tot verwarring en vergissingen leiden. Door het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister dat een uniek nummer is aan de hand waarvan iemand zonder enige foutenmarge kan worden geïdentificeerd, kunnen vergissingen m.b.t. de persoon vermeden worden. C.1.3. Volgens de aanvrager zijn sommige partners waarmee hij samenwerkt gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (doeleinde B.3). Er wordt in de aanvraag specifiek naar Syntra verwezen. Syntra is een extern verzelfstandigd Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming, opgericht bij decreet van 7 mei Het heeft de taken overgenomen van het Vlaams Instituut voor het Zelfstandig Ondernemen. Dit Instituut werd bij koninklijk besluit van 9 maart gemachtigd om het identificatienummer te gebruiken voor het vervullen van taken i.v.m. vorming van zelfstandigen. Als rechtsopvolger van dit laatste, is Syntra dus gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Het Comité stelt vast dat er geen bezwaar is dat de aanvrager in zijn contacten met Syntra het identificatienummer gebruikt vermits de doeleinden van het gebruik van beide organisaties gelijklopend zijn. C.1.4. De aanvrager is ertoe gehouden aan verschillende instanties verslag uit te brengen (doeleinde B.4.). Uit de documenten die bij de aanvraag zijn gevoegd, blijkt dat in die verslagen globale en anonieme gegevens worden opgenomen. Voor de redactie van de verslagen sensu stricto is het gebruik van het identificatienummer niet aan de orde. Het vermelden van dit nummer in dergelijke verslagen zou hoe dan ook disproportioneel zijn. De in de verslagen opgenomen globale cijfers worden natuurlijk berekend aan de hand van de individuele persoonsgegevens waarover de aanvrager beschikt. Opdat de globale cijfers de toestand juist zouden weerspiegelen moeten de individuele gegevens zo correct mogelijk zijn en daartoe wil de aanvrager een aantal door de cursisten opgegeven data verifiëren door beroep te doen op de 5 Koninklijk besluit van 9 maart 2003 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen voor het Vlaams Instituut voor het Zelfstandig Ondernemen.

6 Beraadslaging RR 52 /2009-6/9 relevante authentieke bronnen. Hiertoe zou de aanvrager ook een beroep doen op de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (zie ook punt C.1.1.). Het Comité vestigt er wel de aandacht op dat sommige van de elementen die de aanvrager wenst te controleren zoals geslacht, leeftijd, eerder via een toegang tot het Rijksregister kunnen worden gecontroleeerd. Het Comité stelt vast dat de aanvraag voor wat het gebruik van het identificatienummer betreft, in het licht van de opgegeven doeleinden, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.2. Ten opzichte van de duur van machtiging De aanvrager wenst een machtiging van onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat niet kan voorzien worden hoelang de aanvrager belast zal worden met het verzorgen van opleidingen voor de bedienden die onder het Aanvullend Nationaal Paritair Comité voor bedienden ressorteren in het kader van levenslang leren. Het Comité oordeelt dan ook dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). C.3. Ten opzichte van bewaringstermijn De aanvrager wenst het identificatienummer gedurende 2 jaar te bewaren (zie bijkomende informatie verstrekt op 13 juli 2009). Ook werkzoekenden kunnen bij de aanvrager opleidingen volgen (artikel 6 van de CAO van 19 juni 2008 viseert risicogroepen, knelpuntberoepen). In het kader van zijn verslag- en evaluatieverplichting wenst de aanvrager naderhand vast te stellen hoeveel werkzoekenden na de opleiding werk gevonden hebben. Daartoe zullen aan de hand van het identificatienummer bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid statistieken worden opgevraagd. Het Comité stelt vast dat het nuttig is dat de impact van de opleiding op de tewerkstelling kan gecontroleerd worden. Het effect van een opleiding is niet onmiddellijk waarneembaar. In die optiek is het aanvaardbaar dat de aanvrager een jaar na het afronden van een opleidingssessie voor werkzoekenden onder de vorm van een statistiek controleert hoeveel personen er inmiddels aan het werk zijn. Als een persoon niet langer werkzoekend is, zal de informatie dienaangaande bij de diverse instellingen van de sociale zekerheid geactualiseerd worden. Dit duurt geen 2 jaar zoals de aanvrager laat uitschijnen. In die optiek oordeelt het Comité dat een bewaringstermijn van 1 jaar na het einde van de opleiding volstaat in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP.

7 Beraadslaging RR 52 /2009-7/9 C.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden C.4.1. Uit de aanvraag blijkt dat het identificatienummer in de eerste plaats intern wordt gebruikt maar ook zal meegedeeld worden aan derden, namelijk de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en Syntra. Rekening houdend met de doeleinden en het feit dat de betrokken instanties gemachtigd zijn om het identificatienummer te gebruiken, geeft dit geen aanleiding tot bijzondere opmerkingen. Volledigheidshalve vestigt het Comité er de aandacht op dat het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C.4.2. In de aanvraag wordt een lijst van netwerkverbindingen opgenomen. Het betreft echter technische verbindingen via dewelke de onderaannemers van de aanvrager toegang hebben tot zijn centrale gegevensbank en geen netwerkverbindingen waarbij aan de hand van het identificatienummer informatie wordt uitgewisseld. Als verwerkers van de aanvrager (verantwoordelijke voor de verwerking) zullen de onderaannemers het identificatienummer zien en gebruiken. Vermits dit gebeurt onder toezicht, controle en verantwoordelijkheid van de aanvrager, hoeven deze onderaannemers niet zelf gemachtigd te zijn. C.5. Netwerkverbindingen Uit de uitleg verstrekt door de aanvrager blijkt dat er op basis van het identificatienummer informatie met derden zal uitgewisseld worden en er bijgevolg netwerkverbindingen tot stand komen, namelijk met: de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid; Syntra. Het Comité stelt vast dat deze vanuit het oogmerk van de WVP geen bijzondere opmerkingen oproepen. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen.

8 Beraadslaging RR 52 /2009-8/9 D. VEILIGHEID D.1. Consulent inzake informatieveiligheid De aanvrager stelde geen persoon als consulent inzake informatieveiligheid voor aan het Comité. De aanvrager wordt verzocht om dit vooralsnog te doen. Hierbij moet gespecificeerd worden: het functieprofiel, met aanduiding van de plaats in de organisatie, de resultaatgebieden en de vereiste competenties; de vorming die de betrokkene heeft genoten of zal genieten; de tijd die de betrokkene aan de functie kan besteden; de eventuele andere functies die de betrokkene uitoefent en die niet onverenigbaar mogen zijn met de functie van consulent inzake informatieveiligheid. D.2. Informatieveiligheidsbeleid Er werd geen informatie verstrekt m.b.t. het informatieveiligheidsbeleid. De aanvrager moet het behoorlijk ingevulde en ondertekende Evaluatieformulier voor elkeen die toegang tot of verbinding met het Rijksregister vraagt en aangaande de referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens bezorgen zodat het Comité kan beoordelen of aan zekere minimumvereisten werd voldaan. De aanvrager werkt met onderaannemers die toegang zullen hebben tot zijn centrale gegevensbank. Dit vereist een degelijk toegang- en gebruikersbeheer evenals het bijhouden van loggings van elke raadpleging. D.3. Personen die het identificatienummer van het Rijksregister mogen gebruiken en lijst van deze personen Het zijn enerzijds de administratieve coördinatoren die het identificatienummer gebruiken en anderzijds een aantal medewerkers van de studiedienst van de aanvrager met het oog op het bekomen van statistieken via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De aanvrager en zijn onderaannemers moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het

9 Beraadslaging RR 52 /2009-9/9 identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt de vzw Cevora onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging en met het oog op de doeleinden vermeld in punt B om voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Deze machtiging zal slechts uitwerking krijgen nadat het Comité aan de hand van de door de vzw Cevora verstrekte inlichtingen en documenten heeft vastgesteld dat laatstgenoemde: over een consulent inzake informatieveiligheid beschikt die de nodige garanties biedt (punt D.1.); over een informatieveiligheidsbeleid beschikt (punt D.2.); 2 bepaalt dat wanneer het Comité aan de vzw Cevora een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, die laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon