Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité");

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 70/2016 van 14 september 2016 Betreft: Aanvraag van de Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Énergie (operationeel directoraatgeneraal ruimtelijke ordening, wonen, erfgoed en energie), om toegang te krijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken om de energiepremies «MEBAR» toe te kennen (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van de Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Énergie, Département du Patrimoine ontvangen op 28 juli 2016; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 12 augustus 2016;

2 Beraadslaging RR 70/2016-2/8 Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op <datum>; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 14 september 2016, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. Het operationeel directoraat-generaal ruimtelijke ordening, wonen, erfgoed en energie (DGO4), hierna "de aanvrager" wenst toegang te krijgen tot verschillende gegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken om de energiepremies «MEBAR» (Ménage à bas revenus - Gezinnen met een laag inkomen) toe te kennen II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 1 en 8 van de WRR kan de toegang tot of de machtiging om mededeling te krijgen van de bij artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR bedoelde informatiegegevens en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken door het Comité verleend worden "aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie". 3. Het Operationeel Directoraat-Generaal Ruimtelijke Ordening, Wonen, Erfgoed en Energie (DGO4), maakt deel uit van de Waalse Overheidsdienst en kan derhalve beschouwd worden als een Belgische openbare overheid in de zin van de voormelde wettelijke bepalingen. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 4. Op grond van artikel 4 van de WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens moeten bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

3 Beraadslaging RR 70/2016-3/8 B. DOELEINDEN 5. De aanvrager wenst een toegang tot de gegevens van het Rijksregister om de toekenningsvoorwaarden te controleren voor een toelage die de gezinnen met een bescheiden inkomen moet toelaten om werken uit te voeren met het oog op rationeler energiegebruik en, bijgevolg, minder energiekosten en dit in het kader van de operatie-mebar. 6. Het besluit van de Waalse Regering van 23 december 1998 waarbij toelagen worden verleend aan gezinnen met een bescheiden inkomen ter bevordering van rationeel en efficiënt energiegebruik 1 voorziet in zijn artikel 2 in de toekenning van een toelage die de gezinnen met een bescheiden inkomen moet toelaten om werken uit te voeren met het oog op rationeler energiegebruik en, bijgevolg, lagere energiekosten en dit in het kader van de operatie-mebar. 7. Om de toelage te bekomen moet het gezin met een bescheiden inkomen zich wenden tot het OCMW van zijn gemeente. Dit zal geval per geval de toekenningsvoorwaarden controleren en de procedure starten indien het gezin een bescheiden inkomen heeft en de bedoelde werken aan de wettelijke voorwaarden beantwoorden. 8. Het maximumbedrag van de toelage bedraagt Zij kan meermaals toegekend worden aan eenzelfde gezin op voorwaarde dat er 5 jaar verlopen is tussen twee aanvragen. 9. Het gezin met een bescheiden inkomen moet dus bij zijn aanvraag een door de gemeente afgeleverde gezinssamenstelling voegen. Als deze niet bij de initiële aanvraag zit, moet de aanvrager een bijkomend verzoek richten tot het gezin om deze in zijn bezit te krijgen. Het gebeurt ook dat de meegedeelde gezinssamenstelling te oud is of niet geactualiseerd. Ook in dat geval moet een bijkomende vraag gericht worden aan het bedoelde gezin. 10. Een rechtstreekse toegang tot de gezinssamenstelling en tot de andere gevraagde gegevens zou de aanvrager toelaten de aanvragen sneller te behandelen door de administratieve stappen van de gezinnen te vermijden alsook de bijkomende vragen te vermijden aan gezinnen die een premie aanvragen. 11. De raadpleging van de gevraagde gegevens zal gebeuren via BCED-WI, het raadplegingsinstrument van de dienstenintegrator van het Waalse Gewest, de BCED. 1 B.S., 3 februari 1999.

4 Beraadslaging RR 70/2016-4/8 12. Het Comité is van mening dat deze doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2, en 5, 1 ste lid e) van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1 Betreffende de gegevens 13. De aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats), 3, 5 en 9, van de WRR, namelijk: de naam en voornamen; geboortedatum; het geslacht; hoofdverblijfplaats; de samenstelling van het gezin. 14. De aanvrager vermeldt dat deze gegevens onontbeerlijk zijn teneinde de identiteit van de persoon te bevestigen die de premie en de eventuele verhoging ervan aanvraagt, de inkomens van deze laatste vast te stellen en de premie toe te kennen of te weigeren. 15. De aanvrager wenst eveneens toegang tot de historiek van de wijzigingen, aangebracht aan de gegevens "hoofdverblijfplaats" en "samenstelling van het gezin", gedurende een periode van vijf jaar voorafgaand aan de mededeling door het Rijksregister. Deze vraag is gesteund op artikel 5 van het besluit van de Waalse Regering van 23/12/1998 dat bepaalt dat "De opgelegde termijn tussen twee aanvragen om toelagen is vijf jaar, te rekenen van de datum van oplevering van de werken. 16. Het Comité is van oordeel dat de gevraagde toegang tot de informatie vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1 en 2 (de geboorteplaats uitgezonderd), 3, 5 en 9 van de WRR, alsook de toegang tot de historiek van de voorbije vijf jaar van de gegevens "hoofdverblijfplaats" en "gezinssamenstelling" in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.2. Betreffende het gebruik van het Rijksregisternummer 17. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer te gebruiken om de premieaanvragers en de personen die deel uitmaken van het gezin eenduidig en zonder risico op homoniemen te identificeren. Het Rijksregisternummer zal dienst doen als zoeksleutel in de databanken van het Rijksregister.

5 Beraadslaging RR 70/2016-5/8 18. Dit gebruik zal het risico op homonymie uitsluiten. 19. Het Comité besluit dat het gebruik van het Rjksregisternummer voor het vermelde doeleinde conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. C.3. Betreffende de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 20. Er wordt een permanente toegang gevraagd, omdat de gegevens op ieder ogenblik moeten kunnen geraadpleegd worden tijdens het onderzoek van het dossier. 21. Het Comité stelt vast dat de aanvrager via een permanente toegang zijn dossiers correct kan beheren. De gewenste toegang is bijgevolg in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. 22. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur aangezien zijn opdrachten niet beperkt zijn in de tijd. 23. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een machtiging van onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). C.4. Betreffende de bewaartermijn 24. De aanvrager zal de gevraagde gegevens slechts gedurende 5 jaar bewaren vanaf de datum van uitbetaling van de premie aangezien de vereiste termijn tussen twee subsidieaanvragen 5 jaar bedraagt, te rekenen vanaf de datum van oplevering van de uitgevoerde werken. 25. Het Comité stelt vast dat de bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 26. De aanvrager verduidelijkte dat zijn diensten intern gebruik zullen maken van de gegevens en dat ze niet aan derden zullen worden meegedeeld.

6 Beraadslaging RR 70/2016-6/8 C.6. Netwerkverbindingen 27. Onder "netwerkverbinding" wordt verstaan het op geautomatiseerde wijze persoonsgegevens verstrekken aan derden via koppeling van informatiesystemen door het Rijksregisternummer van de betrokkenen te gebruiken als primaire sleutel. 28. Uit de informatie die de aanvrager heeft verstrekt, blijkt dat er geen nieuwe netwerkverbindingen zullen zijn waarmee het mogelijk is de gegevens van de verschillende instellingen te koppelen op basis van het Rijksregisternummer. 29. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het Rijksregisternummer slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover dit binnen de doeleinden valt waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1 Consulent inzake informatiebeveiliging 30. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. 31. Het Comité neemt hiervan akte. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 32. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid beschikt evenals over een uitvoeringsplan. De aanvrager blijkt eveneens over een informatiesysteem te beschikken dat zodanig is opgevat dat de identiteit van de entiteiten die zich toegang verschaft hebben tot de persoonsgegevens permanent wordt geregistreerd. 33. Het Comité neemt hiervan akte.

7 Beraadslaging RR 70/2016-7/8 D.3. Personen die toegang hebben tot de informatie en lijst van die personen 34. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en die het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. Bovendien moeten de personen die op de lijst voorkomen een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren. Volgens de aanvraag is dit het geval. 35. Het Comité benadrukt bovendien dat de aanvrager - ongeacht de persoon die intern toegang heeft tot het Rijksregister - de noodzakelijke procedures moet uitwerken opdat gedurende ten minste 10 jaar voor iedere raadpleging van het Rijksregister, het dossier wordt geregistreerd in het raam waarvan een raadpleging heeft plaatsgevonden, van wie de gegevens werden geraadpleegd alsook het tijdstip van de raadpleging, zodat achteraf kan worden nagegaan of die toegang voldoende gegrond was (en doeltreffend kan geantwoord worden op de uitoefening van het recht op toegang door de betrokkenen). OM DEZE REDENEN, Het Comité 1 machtigt de Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Énergie om voor de onder punt B vermelde doeleinden en volgens de in onderhavige beraadslaging bepaalde voorwaarden, voor onbepaalde duur: toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats), 3, 5 en 9 van de WRR alsook tot de historiek van de gegevens "hoofdverblijfplaats" en "samenstelling van het gezin" gedurende de voorbije vijf jaar; het Rijksregisternummer te gebruiken; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren.

8 Beraadslaging RR 70/2016-8/8 3 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon