van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 52/ 2016 van 22 juni 2016 Betreft: Aanvraag van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid om de in haar schoot opgerichte Commissie Kunstenaars, te machtigen om toegang te hebben tot bepaalde gegevens van het Rijksregister en om het rijksregisternummer te gebruiken voor het vervullen van haar wettelijke opdrachten (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna het "Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid voor rekening van de in haar schoot opgerichte Commissie Kunstenaars, ontvangen op 02/03/2015 Gelet op de bijkomende gestelde vragen aan de aanvrager op 02/05/2016, 09/05/2016 en 11/05/2016 en de bijkomende informatie die hij verstrekte;

2 Beraadslaging RR 52/2016-2/9 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 2 mei 2016; Gelet op de zitting van het Comité van 25 mei 2016 waarop werd beslist om bijkomende vragen te stellen aan de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid en de aantwoorden die hij verstrekte; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 22 juni 2016, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag van de Federale Overheidsdienst (FOD) Sociale Zekerheid, hierna ook de "aanvrager" genoemd, strekt ertoe de Commissie Kunstenaars, opgericht in haar schoot, te machtigen om toegang te krijgen tot de gegevens vermeld onder artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 3 (niet de geboorteplaats) en 5 van de WRR en om het rijksregisternummer te gebruiken voor de uitreiking van zelfstandigheidsverklaringen, kunstenaarskaarten en kunstenaarsvisa. 2. Sedert 1 juni 2015 is de Commissie Kunstenaars geïnstalleerd bij de FOD Sociale Zekerheid. Het is deze FOD die zal instaan voor het Secretariaat van de Commissie en de samenwerking met de betrokken openbare instellingen van Sociale Zekerheid (RSZ, RSVZ en RVA) 1. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 3. De machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR wordt verleend door het Comité "aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie" (artikelen 5, 1 ste lid, 1 en 8, 1, 1 ste lid van de WRR). 4. Krachtens artikel 172 van de programmawet (I) van 24 december 2002, wordt een Commissie Kunstenaars ingericht binnen de FOD Sociale Zekerheid, die meer bepaald bestaat uit 1

3 Beraadslaging RR 52/2016-3/9 vertegenwoordigers van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen, de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening, interprofessionele vakbondsorganisaties en de patronale organisaties van de kunstenaarssector 2. Dit aritkel somt de wettelijke opdrachten op van die Commissie in het kader waarvan deze machtiging wordt aangevraagd. 5. Gelet op wat voorafgaat komt de aanvrager op grond van de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8, 1, WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om het rijksregisternummer te gebruiken en toegang te hebben tot de gevraagde gegevens. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 6. Op grond van artikel 4 van de WVP vormen de de gevraagde informatiegegevens en het rijksregisternummer persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens moeten bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. B. DOELEINDEN 7. De aanvrager wenst dat de in zijn schoot opgerichte Commissie Kunstenaars, toegang kan krijgen tot bepaalde gegevens van het Rijksregister en het rijksregisternummer kan gebruiken om zijn wettelijke opdrachten naar behoren te kunnen uitvoeren, meer bepaald de uitreiking van documenten die de situatie van de kunstenaars regelen met betrekking tot hun onderwerping aan de sociale zekerheid. 8. De wettelijke opdrachten van deze Commissie Kunstenaars zijn meer bepaald de uitreiking van zelfstandigheidsverklaringen, kunstenaarskaarten en kunstenaarsvisa. Met de zelfstandigheidsverklaring verkrijgt de kunstenaar rechtszekerheid over zijn statuut die later niet ter discussie zal worden gesteld (tenzij zou blijken dat de inlichtingen die hij verstrekte aan de Commissie Kunstenaars, foutief of onvolledig zijn). Deze verklaring biedt hem de garantie (voor de duur van maximum 2 jaar) dat hij voor de verrichte arbeid de hoedanigheid heeft van zelfstandig werknemer. De kunstenaarskaart is voorbehouden voor de kunstenaars die kleinschalige, artistieke prestaties leveren. Ze is verplicht als de kunstenaars gebruik wil maken van de kleine vergoedingsregeling. Het voordeel daarvan is dat zijn prestaties niet bij de sociale zekerheid moeten worden aangegeven, dat er geen enkele bijdrage is verschuldigd op de 2 Zie het Koninklijk besluit van 26 juni 2003 houdende organisatie en werking van de Commissie "Kunstenaars".

4 Beraadslaging RR 52/2016-4/9 vergoedingen en dat er de opdrachtgever geen Dimona-aangfite moet doen. Het kunstenaarsvisum is bestemd voor personen die niet gebonden zijn door een arbeidsovereenkomst maar die onder gelijkaardige voorwaarden artistieke prestaties leveren tegen een bezoldiging voor rekening van een opdrachtgever. Een kunstenaar die onderworpen wil zijn aan het sociale socialezekerheidsstelsel van loontrekkenden, moet een visum verkrijgen. 9. Het ministerieel besluit van 12 december 2003 tot vaststelling van het model van het inlichtingenformulier nodig voor de aanvraag van een zelfstandigheidsverklaring door bepaalde kunstenaars 3 bepaalt het inlichtingenformulier dat voor bepaalde kunstenaars noodzakelijk is om een zelfstandigheidsverklaring aan te vragen. Het verplichte aanvraagformulier bevat een identificatieluik waar hoofdzakelijk de namen en voornaam, eventueel de kunstenaarsnaam, het adres van de hoofdverblijfplaats en het rijksregisternummer worden opgevraagd. De zelfstandigheidsverklaring is een document waarop de naam, voornaam en adres van de kunstenaar is vermeld en dat de kunstenaar kan gebruiken ingeval het RSVZ of de socialezekerheidskas zijn statuut in vraag zou stellen. 10. Voor de aanvragen van een kunstenaarskaart en kunstenaarsvisum zijn er geen reglementaire, verplichte formulieren voorzien. 4 Het Ministerieel besluit van 23 oktober 2015 betreffende het model van de kaart en van het visum 'kunstenaars' 5 bepaalt dat de kunstenaarskaart en het kunstenaarsvisum in hoofdzaak het identificatienummer van de sociale zekerheid bevat dat overeenstemt met het rijksregisternummer. Het gaat om kleine geplastificeerde kaarten (bankkaartformaat) waarop de vermeldingen zijn opgenomen als bepaald in dit Ministerieel besluit en die getoond kunnen worden aan de opdrachtgever van de kunstenaar die ernaar mag vragen, of aan de sociale inspectiediensten bij een controle. Voor deze aanvragen heeft de aanvrager in een formulier voorzien die vermeldt het identificatienummer van de sociale zekerheid. Dit formulier is evenwel niet verplicht. Ingevolge de zitting van 25 mei 2016, stelde het Comité bijkomende vragen aan de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Op de eerste vraag van het Comité of de deze kunstenaarskaart kan gebruikt worden voor een ander doeleinden dan voor de onderwerping aan de sociale zekerheid (bijvoorbeeld om kortingen te verkrijgen als kunstenaar), verklaart de aanvrager: De kunstenaarskaart wordt uitsluitend gebruikt voor onderwerping aan de sociale zekerheid. Ze kan worden aangevraagd door kunstenaars die kleinschalige prestaties leveren en die de voorwaarden vervullen als 3 Zie het Koninklijk besluit van 26 juni 2003 tot vaststelling van de toekenningsvoorwaarden en -modaliteiten met betrekking tot de zelfstandigheidsverklaring aangevraagd door bepaalde kunstenaars dat zelf de uitvoering is van artikel 172, 2 van de programmawet (I) van 24 december Zie het Koninklijk besluit van 26 maart 2014 tot aanvulling van het sociaal statuut der kunstenaars en tot vaststelling van de nadere regels voor de toekenning van het visum kunstenaar en van de kunstenaarskaart. 5 Dat de uitvoering is van Koninklijk besluit van 26 maart 2014 tot aanvulling van het sociaal statuut der kunstenaars en tot vaststelling van de nadere regels voor de toekenning van het visum kunstenaar en van de kunstenaarskaart, dat zelf de uitvoering is van artikel 172, 2, 4 en 5 van de programmawet (I) van 24 december 2002.

5 Beraadslaging RR 52/2016-5/9 voorgeschreven door de regelgeving. Andere personen zijn eveneens kunstenaars zonder in het bezit te zijn van deze kaart omdat zij de specifieke voorwaarden van de kleine vergoedingsregeling niet vervullen. Daarom is het niet interessant om in andere gevallen gebruik te maken van die kaart, zoals voor het verkrijgen van kortingen, omdat het al dan niet in het bezit zijn van die kaart geen afbreuk doet aan het feit dat een persoon de hoedanigheid van kunstenaar heeft. Op de tweede vraag van het Comité of het nuttig is dat het identificatienummer van de sociale zekerheid - dat overeenkomt met het rijksregisternummer - wordt vermeld op een andere document, terwijl dit nummer op de identiteitskaart wordt vermeld, verwoordt de aanvrager zijn standpunt als volgt: "De kaart moet voorgelegd kunnen worden bij een controle door de inspectiediensten. Zij kunnen vanzelfsprekend ook om de identiteitskaart vragen. Maar het feit dat het rijksregisternummer vermeld staat op de kunstenaarskaart maakt het mogelijk om te verifiëren of deze wel degelijk werd uitgereikt aan de persoon die zijn identiteitskaart toont. Het is een bijkomende garantie op gebied van de controle dan enkel na te gaan of de namen en voornamen overeenstemmen. Bovendien is het rijksregisternummer dat overeenstemt met het INSZ, een uitstekend identificatiegegeven inzake sociale zekerheid". 11. Gelet op deze uitleg, stelt het Comité vast dat het door de aanvrager nagestreefde doeleinde, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, 2 de lid van de WRR. 12. Het Comité noteert dat de hierboven toegelichte opdrachten van openbare dienstverlening waarvoor de gevraagde rijksregistergegevens noodzakelijk zijn, duidelijk afgebakend en gedecreteerd zijn in artikel 172 van de programmawet (I) van 24 december 2002, het Koninklijk besluit van 26 juni 2003 tot vaststelling van de toekenningsvoorwaarden en -modaliteiten met betrekking tot de zelfstandigheidsverklaring aangevraagd door bepaalde kunstenaars, het Ministerieel besluit van 12 december 2003 tot vaststelling van het model van het inlichtingenformulier nodig voor de aanvraag van een zelfstandigheidsverklaring door bepaalde kunstenaars, het Koninklijk besluit van 26 maart 2014 tot aanvulling van het sociaal statuut der kunstenaars en tot vaststelling van de nadere regels voor de toekenning van het visum kunstenaar en van de kunstenaarskaart en het Ministerieel besluit van 23 oktober 2015 betreffende het model van de kaart en van het visum 'kunstenaars'. Dientengevolge valt de geplande verwerking van de aanvrager onder de gevallen die zijn toegestaan door de WVP die in artikel 5, e) bepaalt dat de verwerking van persoonsgegevens mag worden verricht "e) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van openbaar belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag, die is opgedragen aan de verantwoordelijke voor de verwerking of aan de derde aan wie de gegevens worden verstrekt.

6 Beraadslaging RR 52/2016-6/9 C. PROPORTIONALITEIT 13. Artikel 4, 1, 3 van de WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. C.1 Ten overstaan van de gegevens 14. De aanvrager wenst toegang tot de de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 3 (niet de geboorteplaats), en 5 WRR. - naam en voornamen; - geboortedatum; - hoofdverblijfplaats. 15. De gegevens naam, voornaam en geboortedatum worden gevraagd om de personen die hun rijksregisternummer niet meedeelden in het aanvraag te kunnen identificeren. 16. De aanvrager argumenteert dat het gegeven hoofdverblijfplaats noodzakelijk is om er zeker van te zijn dat de correspondentie en de beslissing over de kaart, het visum of de zelfstandigheidsverklaring naar het juiste adres van de verzoeker worden gestuurd. 17. Rekening houdend met de verstrekte uitleg, acht het Comité de toegang tot de gevraagde informatiegegevens proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig, uitgaande van het nagestreefde doeleinde (artikel 4, 1, 3 van de WVP). C..2. Ten overstaan van het rijksregisternummer 18. Het gebruik van het rijksregisternummer wordt gevraagd om de zelfstandigheidskaart, de kunstenaarskaart en het kunstenaarsvisum uit te reiken aangezien het reglementair kader met betrekking tot deze drie documenten erin voorziet dat de Commissie Kunstenaars over dit nummer moet beschikken om de kaarten te kunnen afleveren. 19. De aanvrager voegt eraan toe dat aangezien de aanvragen voor kaarten en visa periodiek moeten hernieuwd worden, hij aan de hand van het rijksregisternummer de dossiers gemakkelijk kan verifiëren. 20. Het Comité beschouwt het geplande gebruik van het rijksregisternummer in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP.

7 Beraadslaging RR 52/2016-7/9 C.3 Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 21. De aanvrager wenst permanent toegang tot de gevraagde gegevens omdat de aanvrager bevoegd is voor de uitreiking van documenten die verband houden met de sociale zekerheid van kunstenaars. 22. Hij vraag een machtiging voor onbepaalde duur omdat de opdrachten van de Commissie Kunstenaars permanent zijn, en indien hij die opdrachten naar behoren willen vervullen is een toegang tot de gegevens van het Rijksregister noodzakelijk. 23. Het Comité stelt vast dat het doeleinden waarvoor de aanvrager toegang wil, binnen het kader van zijn opdrachten valt die niet beperkt zijn in de tijd. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een machtiging van onbepaalde duur gepast is overeenkomstig artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 24. De gevraagde bewaartermijn voor de gegevens is 6 jaar na verzending van de beslissing inzake de kaart, visum of verklaring. Die periode is gebaseerd op de geldigheidsduur van de documenten die voor wat het visum en de kaart betreft, tot 5 jaar gaat 6. De aanvrager stelt dat in geval van vernieuwing door de betrokkene, het zal gaan over een termijn van 6 jaar zodat op basis van het rijksregisternummer de nieuwe aanvraag kan vergeleken worden met de vorige aanvraag en dus om te kunnen nagaan of het dezelfde persoon betreft. 25. Het Comité is van oordeel dat voor zover de aanvrager deze termijn eerbiedigt, hij handelt overeenkomstig artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 26. De gegevens zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik door het Secretariaat van de Commissie Kunstenaars. 27. Het Comité neemt hiervan akte 6 2 jaar voor de zelfstandigheidsverklaring.

8 Beraadslaging RR 52/2016-8/9 C.6. Netwerkverbindingen 28. Uit de uitleg die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij op basis van het rijksregisternummer geen enkele informatie zal uitwisselen met derden en dat er bijgevolg geen netwerkverbindingen zullen zijn. 29. Het Comité neemt hiervan akte. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het rijksregisternummer slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover dit binnen de doeleinden valt waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging en het beveiligingsbeleid 30. De Commissie Kunstenaars die binnen de FOD Sociale Zekerheid werd opgericht, maakt deel uit van het socialezekerheidsnetwerk. Dit betekent dat zij allen beschikken over een consulent inzake informatiebeveiliging, gescreend werden door het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid en beschikken over een degelijk beveiligingsbeleid. D.2. Personen die toegang hebben tot de gegevens en lijst van die personen 31. Volgens de aanvrager is de toegang tot de gegevens beperkt tot het Secretariaat van de Commissie voor de behandeling van de aanvragen van documenten betreffende de sociale zekerheid van kunstenaars, meer bepaald voor het opzoeken van het rijksregisternummer van de aanvrager als dit niet door hem werd meegedeeld of om het adres van de aanvrager te verifiëren. Uitsluitend de personen van het Secretariaat belast met de behandeling van de dossiers inzake uitreiking van kunstenaarskaarten en kunstenaarsvisa zullen toegang hebben tot het Rijksregister. 32. Het Comité preciseert dat een lijst moet worden opgesteld met personen die gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.

9 Beraadslaging RR 52/2016-9/9 33. De betrokken personen zullen daarenboven een schriftelijke verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. 34. De aanvrager moet de nodige maatregelen nemen om de loggings te registreren om te kunnen controleren wie toegang had tot het Rijksregister (wie, wat, wanneer en waarom toegang had) en dit gedurende ten minste 10 jaar. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de aanvrager om voor de verwezenlijking van het onder punt B omschreven doeleinde en onder de voorwaarden als uiteengezet in deze beraadslaging, voor onbepaalde duur, toegang te hebben tot de informatiegegevens als bedoeld onder artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 3 (uitgezonderd de geboorteplaats) en 5 van de WRR en om het rijksregisternummer te gebruiken; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. 3 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon