Betreft: aanvraag van het Maison Liégeoise voor uitbreiding van het koninklijk besluit van 23 januari 1998 (RN-MA )

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 30/2015 van 20 mei 2015 Betreft: aanvraag van het Maison Liégeoise voor uitbreiding van het koninklijk besluit van 23 januari 1998 (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van Maison Liégeoise ontvangen op 27/02/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 09/04/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 20 mei 2015, na beraadslaging, als volgt:.

2 Beraadslaging RR 30 /2015-2/9 I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. Het Maison Liégeoise (hierna de aanvrager) werd reeds gemachtigd om toegang te hebben tot de informatie bedoeld in artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 11, en 2 de lid van de WRR, alsook tot de wijzigingen aan diezelfde informatiegegevens (die toegang is evenwel beperkt tot een periode van 5 jaar), en om het rijksregisternummer te gebruiken voor de vervulling van de taken die verband houden met de bijwerking van gegevens betreffende de personen die, - 1 om welke reden dan ook, een door deze maatschappijen beheerde sociale woning betrekken; - 2 die via bemiddeling vanwege de aanvrager een eerste woning verwerven of hebben verworven. 2. Deze machtiging werd verleend bij koninklijk besluit van 23 januari 1998 tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en van het gebruik van het identificatienummer ervan in hoofde van de Waalse Regionale Maatschappij voor de Huisvesting en van de door haar erkende publiekrechtelijke bouwmaatschappijen De aanvrager wenst dat de machtiging, verleend bij voormeld koninklijk beluit van 23 januari 1998 wordt uitgebreid: - tot de informatie vermeld onder artikel 3, 1 ste lid, 12, 13 en 14 van de WRR; - tot de kandidaat-huurders. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 4. Overeenkomstig artikel 5, 1 ste lid, 1 en 2 en artikel 8 van de WRR verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld onder artikel 3, 1 ste en 2 de lid van de WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie en aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een 1 B.S. 20 maart 1998.

3 Beraadslaging RR 30 /2015-3/9 wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 5. Het Maison Liègeoise wordt erkend door de Waalse Huisvestingsmaatschappij (WHM) en staat onder haar gezag. De WHM is een instelling van algemeen belang die voor rekening van de Waalse regering toezicht houdt op 64 openbare huisvestingsmaatschappijen en hen raad en bijstand verleent. 6. Gelet op wat voorafgaat, kan de aanvrager op grond van de artikel 5, 1 ste lid, 1 van de WRR aanspraak maken op een machtiging voor toegang tot de gevraagde informatie. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 7. Op grond van artikel 4 van de WVP, vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDE 8. De aanvrager is een openbare huisvestingsmaatschappij (OHM) met als voornaamste opdrachten: - beheren en verhuren van woningen aan kwetsbare personen en aan personen met een gemiddeld inkomen; - woningen bouwen bestemd voor de verhuur of verkoop; - verwerven en renoveren van woningen voor de verhuur; - de kandidaat-huurders en huurders opvangen en informeren en hen sociale begeleiding aanbieden. 9. De aanvrager wenst toegang tot de informatie van het Rijksregister om zijn taken te vervullen, met name het administratief beheer van de bestanden waarin de personen zijn opgenomen die een door hem beheerde woning betrekken. Deze taken zijn onder andere het berekenen van de huurprijs, de kennisgeving daarvan aan de huurders, de opvolging van de dossiers van de kandidaten voor een woning, 10. Deze toegang stelt hem ook in staat om de personen te controleren waarvoor hij rechtstreeks bemiddelt door na te gaan of zij de voorwaarden vervullen voor de toekenning

4 Beraadslaging RR 30 /2015-4/9 van een sociale woning, maar ook om de huurprijs opnieuw te berekenen in functie van de wijzigingen binnen het gezin (pensioen, overlijden, nieuw salaris, ). 11. De toegang tot het Rijksregister zal het beheer van de sociale woningen aanzienlijk vergemakkelijken aangezien de gegevens van de personen die een sociale woning betrekken, beter zullen worden bijgewerkt. 12. Het Comité is van mening dat deze doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, 2 de lid van de WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1. De gevraagde gegevens 13. De aanvraag strekt ertoe de toegang uit te breiden tot de gegevens - vermeld onder artikel 3, 1 ste lid, 12, 13 en 14 van de WRR - van de huurders en kandidaat-huurders. 14. Het gaat om deze gegevens: - identiteits- en handtekeningscertificaat; - wettelijke samenwoning - verblijfstoestand voor de vreemdelingen bedoeld onder artikel 2 van de WRR. 15. De aanvrager legt uit dat het gegeven identiteits- en handtekeningscertificaat voor hem noodzakelijk is om de identiteit te kunnen bevestigen van de aanvrager van een sociale woning bij de openbare huisvestingsmaatschappij en hem brieven te kunnen sturen betreffende zijn dossier. In het geval er geen rijksregisternummer is toegekend aan een betrokken persoon (bijvoorbeeld buitenlanders in afwachting van hun regularisatie). 16. Het Comité ziet ondanks de rechtvaardiging van de aanvrager de relevantie niet van een toegang tot het gegeven handtekening- en identiteitscertificaat dat betrekking heeft op de elektronische identiteitskaart. Het Comité herinnert eraan dat iedere persoon die asiel vraagt in België in het Rijksregister wordt ingeschreven en een Rijksregisternummer krijgt. Zonder een afdoende rechtvaardiging, wordt de toegang tot dit gegeven geweigerd. 17. Het gegeven wettelijke samenwoning is noodzakelijk om de huurprijs te bepalen van de woning die de aanvrager huurt. Dit bedrag wordt immers berekend op basis van het

5 Beraadslaging RR 30 /2015-5/9 gezinsinkomen. Welnu het gezin wordt omschreven als de persoon of personen al dan niet verwant, die gewoonlijk samenleven. Het gegeven wettelijke samenwoning als bijkomende informatie bij het reeds gemachtigde gegeven gezinssamenstelling zal toelaten die informatie te verifiëren. 18. Het gegeven verblijfstoestand voor de vreemdelingen als bedoeld in artikel 2 WRR is noodzakelijk om te kunnen bevestigen dat een aangegeven lid dat deel uitmaakt van het gezin van de aanvrager, zich op het Belgisch grondgebied bevindt. De gevraagde T.I zijn: gezinshereniging met een niet Europeaan ( echtgeno(o)t(e)/partner; bloedverwant in klimmende lijn; afstammeling); gezinshereniging met een Europeaan (behalve een Belg) of met een Zwitser (1.2.1 echtgeno(o)t(e)/partner, bloedverwant in klimmende lijn, afstammeling); gezinshereniging met een Belg (1.3.1 echtgeno(o)t(e)/partner; bloedverwant in klimmende lijn; afstammeling); werknemer (4.1.0 niet Europese werknemer; loontrekkende; zelfstandige; onderzoeker; hoog opgeleide werknemer; seizoenarbeider; gerechtigde van het stelsel werkvakanties; Europese en Zwitserse werknemer (4.2.1 loontrekkende; zelfstandige; PECO-overeenkomsten); Europees burger (5.2.1 gepensioneerd; ontvanger van diensten; Rentenier; verblijfsgerechtigde; werkzoekende); student (6.1.0 niet Europese student; student; andere onderwijsvorm); - het rijksregisternummer van de persoon die het recht op gezinshereniging opent. 19. Daarnaast wenst de aanvrager dat de machtiging wordt uitgebreid naar de gegevens betreffende kandidaat-huurders. De aanvrager moet nu al toegang kunnen hebben tot de gegevens van kandidaat-huurders om te kunnen nagaan of deze in de voorwaarden zijn voor het verkrijgen van een woning. 20. Het Comité is van oordeel dat een machtigingsuitbreiding naar de kandidaat-huurders niet proportioneel is omdat de toegang een te groot aantal personen zou betreffen, namelijk deze die op de wachtlijst staan voor een sociale woning die zij mogelijks om diverse redenen niet zullen krijgen. 21. Gelet op wat voorafgaat, stelt het Comité vast dat de gevraagde gegevens wettelijke samenwoning en verblijfstoestand van de vreemdeling bedoeld onder artikel 2 WRR,

6 Beraadslaging RR 30 /2015-6/9 toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn uitgaande van het nagestreefde doeleinde. Het Comité is van mening dat de toegang tot het gegeven handtekenings- en identiteitscertificaat niet relevant is uitgaande van de nagestreefde doeleinden. Het oordeelt dat een machtigingsuitbreiding naar de kandidaat-huurders disproportioneel is. 22. Naast een toegang tot dit gegeven, wenst de aanvrager een automatische mededeling tussen hem en het Rijksregister zodat hij automatisch iedere wijziging ontvangt aan de gegevens gezinssamenstelling en hoofdverblijfplaats. De aanvrager rechtvaardigt dit verzoek met te stellen dat een wijziging in de gezinssamenstelling kan leiden tot een andere huurprijs in het voordeel dan wel nadeel van de huurder. Deze laatste brengt de administratie immers niet systematisch op de hoogte van de gewijzigde toestand. Ook kunnen de huurders zich op een ander adres inschrijven, wat niet is toegestaan. 23. Het Comité is van oordeel dat de gevraagde toegang tot de informatie vermeld onder artikel 3, eerste lid, 12, 13 en 14 van de WRR evenals de automatische mededeling van de wijzigingen aan de informatie vermeld onder artikel 3, eerste lid, 5 en 9 van de WRR in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.2. De frequentie van de toegang en de duur van de toegang 24. Er wordt permanent toegang gevraagd tot de informatie van het Rijksregister aangezien de aanvrager te allen tijde de dossiers van de huurders en kandidaat-huurders moet kunnen bijwerken. 25. Het Comité stelt vast dat de aanvrager met een permanente toegang zijn dossiers correct kan beheren De gewenste toegang is daarom in overeenstemming met artikel 4, 1, 3 van de WVP. 26. Er wordt machtiging gevraagd voor onbepaalde duur gelet op het feit dat de opdracht van de aanvrager niet in de tijd beperkt is. 27. Het Comité stelt bijgevolg vast dat een machtiging voor onbepaalde duur noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het doel van algemeen belang toevertrouwd door of krachtens een wet (artikel 4, 1, 3 van de WVP).

7 Beraadslaging RR 30 /2015-7/9 C.3. De bewaartermijn 28. Het gegeven wettelijke samenwoning zal gedurende 5 jaar bewaard worden omdat dit de termijn is voor verjaring van huurschulden. Het gegeven verblijfstoestand voor vreemdelingen bedoeld in artikel 2 WRR wordt 9 jaar bewaard om in overeenstemming te zijn met artikel 4, 1 van het Besluit van de Waalse Regering van 6 september 2007 tot organisatie van de verhuur van woningen beheerd door de "Société wallonne du Logement" (Waalse Huisvestingsmaatschappij) of de openbare huisvestingsmaatschappijen 2 dat stelt dat Wanneer een gezin een woning verkrijgt, geniet het over een woonrecht gedurende negen jaar, waarbij dit gezin een sociale woning gedurende deze periode van negen jaar overeenkomstig één of verschillende huurovereenkomsten kan huren. 29. Gelet op wat voorafgaat, is het Comité van mening dat de aanvrager handelt in overeenstemming met artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 30. De aanvrager verduidelijkt dat de gegevens intern worden gebruikt door zijn diensten en dat zij die gegevens kunnen meedelen aan de WHM of ander OVM. 31. De aanvrager rechtvaardigt de gegevensmededeling aan derden met het motief dat in het kader van de enige kandidatuur iedere huisvestingsmaatschappij een kandidatuur voor een sociale woning kan registreren die mogelijks door eend andere zustermaatschappij wordt toegewezen. Het systeem is gecentraliseerd bj de WHM (zie artikel 12 van het voormelde koninklijk besluit van 6 september 2007). 32. Het Comité merkt op dat de mededeling voor zover zij dient voor de toepassing en uitvoering van wettelijke of reglementaire bepalingen, kan beschouwd worden als aanvaardbaar. Vooraleer het rijksregisternummer mee te delen, moet de aanvrager er zich van verzekeren dat de ander ook gemachtigd is om dit nummer te gebruiken en dat het geplande gebruik kadert binnen de doeleinden voor de verwezenlijking van het doeleinde waarvoor een dergelijke machtiging werd verleend. C.5. Netwerkverbindingen 33. Uit de aanvraag blijkt dat er thans geen enkele netwerkverbinding tot stand komt. 2 B.S. 7 november 2007.

8 Beraadslaging RR 30 /2015-8/9 34. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht op het feit dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt mag worden in relaties met derden voor zover dit kadert in de doeleinden waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. De consulent inzake informatiebeveiliging 35. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene kan worden aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging. D.2. Beveiligingsbeleid 36. Uit de documentatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij beschikt over een beleid inzake informatiebeveiliging en over een uitvoeringsplan daarvan. 37. Het Comité neemt hiervan akte. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatie van het Rijksregister en die het identificatienummer van dit register gebruiken alsook de lijst van die personen 38. De aanvrager preciseert in zijn aanvraagformulier dat de gevraagde gegevens intern zullen worden aangewend. De identiteit en de functie van die personen werden nader omschreven. 39. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. Het is niet nodig om systematisch die ijst aan het Comité te bezorgen; 40. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens, te bewaren.

9 Beraadslaging RR 30 /2015-9/9 41. Het Comité eist dat de aanvrager de nodige maatregelen treft voor de registratie van de loggings zodat de toegangen kunnen gecontroleerd worden. OM DIE RDENEN Het Comité 1 breidt de machtiging uit die aan het Maison Liégeoise werd verleend bij koninklijk besluit van 23 januari 1998 tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en van het gebruik van het identificatienummer ervan in hoofde van de Waalse Regionale Maatschappij voor de Huisvesting en van de door haar erkende publiekrechtelijke bouwmaatschappijen om toegang te hebben tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en het rijksregisternummer te gebruiken, tot de informatiegegevens vermeld onder artikel 3, 1 ste lid, 13 en 14 van de WRR. 2 weigert de voormelde machtiging uit te breiden tot de informatiegegevens, vermeld onder artikel 3, 1 ste lid, 12 van de WRR tot de kandidaat-huurders. 3 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. 4 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter, (get.) An Machtens Wnd. Afdelingshoofd ORM (get.) Mireille Salmon