van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 52/2015 van 2 september 2015 Betreft: machtigingsaanvraag van het Operationeel Directoraat-generaal van de Plaatselijke Besturen, Sociale Actie en Gezondheid (DGO5) van de Waalse Overheidsdienst om toegang te hebben tot diverse gegevens van het Rijksregister en het rijksregisternummer te gebruiken in het kader van de toekenning, de toelagen en de controle op het gebruik van de toegekende subsidies aan bepaalde private- of overheidsinstanties in de sociale- en gezondheidssector (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Operationeel Directoraat-generaal van de Plaatselijke Besturen, Sociale Actie en Gezondheid (DGO5) ontvangen op 27/07/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 11/08/2015;

2 Beraadslaging RR 52 /2015-2/8 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 2 september 2015, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag strekt ertoe het Operationeel Directoraat-generaal van de Plaatselijke Besturen, Sociale Actie en Gezondheid (DGO5) van de Waalse Overheidsdienst, hierna de aanvrager, te machtigen om toegang te hebben tot verschillende informatiegegevens van het Rijksregister van het Kadaster van de non-profitsector en om het rijksregisternummer te gebruiken bij de uitoefening van zijn bevoegdheid, met de erkenning van privé- of overheidsinstellingen die actief zijn in de sociale- en gezondheidssector, subsidies toe te kennen aan die erkende instellingen en het gebruik van die subsidies controleren. 2. Het Comité stelt vast dat de punten C.5 en C.6 van de Beraadslaging RR nr. 88/2014 van 29 oktober 2014 de Dienst Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië die afhangt van de Directie non-profit tewerkstelling die deel uitmaakt van het Secretariaat-generaal van de Franse Gemeenschap, reeds machtigen om de gegevens naam en voornamen, geboortedatum en geslacht en INS-code van de domiciliegemeente mee te delen aan de openbare overheden belast met het beheer van de non-profitsector alsook aan de overheden bevoegd voor het behandelen van verschillende aanvragen en stappen die ondernomen kunnen worden door rechtspersonen van de sector. Een deel van de verwerking waarvoor de aanvrager de machtiging vraagt van het Comité is dus op deze basis reeds geoorloofd. 3. Het Comité herkwalificeert bijgevolg de aanvraag in een machtigingsaanvraag om het rijksregisternummer te gebruiken voor het voormelde doeleinde. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 4. Overeenkomstig artikel 8 van de WRR verleent het Comité machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een

3 Beraadslaging RR 52 /2015-3/8 decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 5. Het DGO5 behoort tot de Waalse Overheidsdienst en is in die hoedanigheid dus een Belgische Overheid zoals bedoeld in artikel 5 van de WRR voor de informatie die zij geacht is te kennen krachtens een wet, decreet of ordonnantie (artikel 35 eb 39 van de Grondwet). A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 6. Op grond van artikel 4 van de WVP, vormt het Rijksregisternummer een persoonsgegeven, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Dit persoonsgegeven dient bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor het wordt verwerkt. B. DOELEINDE 7. De aanvrager is in het kader van zijn opdrachten belast met de voorbereiding van de dossiers die ertoe strekken de private- of overheidsinstanties uit de sociale- en gezondheidssector te erkennen, subsidies toe te kennen aan deze erkende instanties en het gebruik van die subsidies te controleren. Sommige nominatief, aangestelde ambtenaren van DGO5 moeten bij die instanties inspecties uitvoeren om na te gaan of de goedkeuringscriteria zijn nageleefd, of de vergunning kan behouden blijven, of de opdrachten worden uitgevoerd met eerbiediging van de toepasselijke normen en ze moeten het concreet gebruik van de toegekende subsidies controleren. 8. Die instanties worden namelijk maar vergund onder bepaalde voorwaarden met betrekking tot het personeel (aantal werknemers, voorwaarden met betrekking tot het studieniveau, diploma, functie, voorwaarden die overigens nogal verschillen per sector). 9. De toegekende subsidies dekken met name de personeelskosten. Vooraleer de verloningen (en andere in de reglementering opgelijste lasten) ten laste kunnen vallen van de subsidies, moeten een reeks voorwaarden worden vervuld die al evenzeer per sector erg van elkaar kunnen verschillen (functies, barema s, anciënniteitsverrekening, ). 10. De aanvrager moet de Regering bovendien bijstaan bij de onderhandelingen en de opvolging van de afgesloten akkoorden in de non-profitsector, als bedoeld in artikel 47/3 van het Waals Wetboek Sociale Actie en Gezondheid (sociale akkoorden tussen de Regering

4 Beraadslaging RR 52 /2015-4/8 en de sociale partners die onder meer betrekking hebben op de toekenning van een reeks sociale voordelen aan werknemers uit de non-profitsector, voordelen die geheel of gedeeltelijk gedekt zijn door subsidies die de Regering toekent). 11. Voorliggende machtigingsaanvraag heeft dus betrekking op de toekenning, de toelage en de controle op het subsidiegebruik (met inbegrip van inspectie) in de volgende sectoren die actief zijn op sociale- en gezondheidssector: - Verslaving; - Mentale gezondheidszorgen; - Teleonthaalcentra; - Coördinatiecentra voor verzorging en hulp aan huis; - Geïntegreerde gezondheidsverenigingen; - Centra voor huwelijksadvies en gezinsplanning; - Waals Agentschap belast met de bestrijding van de mishandeling van bejaarde personen; - Waarnemingscentrum Krediet en Schuldenlast; - Instellingen belast met schuldbemiddeling; - Referentiecentra in schuldbemiddeling; - Sociale aanspreekpunten; - Opvanghuizen; - Gemeenschapshuizen; - Centra voor maatschappelijke dienstverlening; - Lokale integratie-initiatieven; - Centra voor Integratie van vreemdelingen en personen van buitenlandse herkomst. 12. De aanvrager wordt in dit raam genoopt om het Kadaster van de non-profit tewerkstelling te raadplegen en zodoende kennis te nemen van het Rijksregisternummer van de werknemers van de non-profitsector die hierin zijn opgenomen. Het identificatienummer zal eveneens dienen om deze werknemers in te voeren in de databank van het Kadaster van de non-profit tewerkstelling. 13. Het Comité is van mening dat deze doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, 2 de lid van de WRR.

5 Beraadslaging RR 52 /2015-5/8 C.1. Gebruik van het Rijksregisternummer 14. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer te gebruiken om de werknemers van de nonprofitsector zonder risico op homoniemen te kunnen identificeren in zijn eigen databank. Het Rijksregisternummer zal eveneens fungeren als zoeksleutel in de databank van het Kadaster van de non-profit tewerkstelling en zal fungeren als koppelingssleutel bij geautomatiseerde uitwisseling van bestanden met persoonsgegevens betreffende de werknemers van de non-profitsector met het oog op het voeden van de databank van het Kadaster van de non-profit tewerkstelling. 15. Het rijksregisternummer is een uniek nummer dat een persoon met precisie identificeert en waarmee vergissingen door homoniemen of verkeerde spelling uitgesloten zijn. 16. Gelet op wat voorafgaat, is het gebruik van het Rijksregisternummer in overeenstemming met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.2. De duur van de machtiging en de frequentie van toegang en gebruik 17. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur aangezien zijn opdrachten niet in de tijd beperkt zijn. 18. In het licht van dit element, stelt het Comité vast dat een machtiging van onbepaalde duur gepast is (artikel 4n 1, 3 van de WVP). C.3. De bewaartermijn 19. De aanvrager zal de Rijksregisternummers gedurende 10 jaar bewaren nadat de werknemer van de non-profitsector niet langer actief is in de sector. 20. Gelet op wat voorafgaat, is het Comité van mening dat de bewaringstermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 21. De aanvrager verduidelijkt dat de Rijksregisternummers intern door zijn diensten zullen worden gebruikt.

6 Beraadslaging RR 52 /2015-6/8 22. Deze nummers zullen dienen voor uitwisseling van informatie met de Dienst Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië die afhangt van de Directie non-profit tewerkstelling die deel uitmaakt van het Secretariaat-generaal van de Franse Gemeenschap die bij Beraadslaging RR nr. 88/2014 van 29 oktober 2014 gemachtigd werd om toegang te hebben tot sommige gegevens van het Rijksregister en om het Rijksregisternummer te gebruiken. 23. Het Comité vestigt hier de aandacht op het feit dat tussen de aanvrager en de verwerker een contract moet afsluiten waarin de punten als omschreven onder artikel 16 van de WVP moeten worden geregeld. C.5. Netwerkverbindingen 24. Onder netwerkverbinding is het op geautomatiseerde wijze persoonsgegevens verstrekken aan derden via koppeling van informatiesystemen door het rijksregisternummer te gebruiken van de betrokkenen als primaire sleutel. 25. Uit de uitleg verstrekt door de aanvrager, blijkt dat er een netwerkverbinding tot stand zal komen met de Dienst Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië die afhangt van de Directie non-profit tewerkstelling die deel uitmaakt van het Secretariaat-generaal van de Franse Gemeenschap bij de invoer in de databank van het Kadaster van de non-profit tewerkstelling. 26. Zoals hierboven uiteengezet werd de Dienst Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië die afhangt van de Directie non-profit tewerkstelling die deel uitmaakt van het Secretariaat-generaal van de Franse Gemeenschap krachtens de Beraadslaging RR nr. 88/2014 van 29 oktober 2014 gemachtigd om toegang te hebben tot diezelfde gegevens alsmede om het rijksregisternummer te gebruiken. 27. Op voorwaarde dat dit nummer slechts wordt gebruikt voor de gegevensuitwisselingen die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de opdrachten als omschreven onder punt B, is een dergelijke netwerkverbinding aanvaardbaar. 28. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht op het feit dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt mag worden in relaties met derden voor zover dit kadert in de doeleinden waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken.

7 Beraadslaging RR 52 /2015-7/8 D. BEVEILIGING D.1. De consulent inzake informatiebeveiliging 29. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene kan worden aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging. D.2. Beveiligingsbeleid 30. Uit de documentatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij beschikt over een beleid inzake informatiebeveiliging en over een uitvoeringsplan daarvan. 31. Het Comité neemt hiervan akte. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatie en lijst van die personen 32. De aanvraag bevat de identiteit en de dienst van de personen die het rijksregisternummer zullen gebruiken. Het betreffen de personen die met dit gegeven moeten werken omwille van de opdrachten waarmee ze belast zijn. 33. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die het identificatienummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. OM DIE RDENEN Het Comité 1 machtigt de aanvrager voor onbepaalde duur voor de verwezenlijking van de doeleinden omschreven onder punt B en onder de voorwaarden als uiteengezet in deze beraadslaging om: het Rijksregisternummer te gebruiken. 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe

8 Beraadslaging RR 52 /2015-8/8 vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. 3 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon