Gelet op de aanvraag van ewbs, BCED, Service dus Cadastre du Non-Marchand, ontvangen op 16/09/2014;

Transcriptie

1 1/11 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 88/2014 van 29 oktober 2014 Betreft: Aanvraag van de ewbs (e-wallonië-brussel Vereenvoudiging), BCED, Service dus Cadastre du Non-Marchand (Dienst van het Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië) om gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan te gebruiken om een volledige en uitvoerige inventaris van de non-profit tewerkstelling in Wallonië op te maken en diensten met toegevoegde waarde te verlenen die de gegevens van die inventaris aanvullen of exploiteren. (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van ewbs, BCED, Service dus Cadastre du Non-Marchand, ontvangen op 16/09/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 26/09/2014;

2 Beraadslaging RR 88 /2014-2/11 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 29 oktober 2014, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag strekt ertoe de ewbs, Banque carrefour d échange des données (BCED), Service du Cadastre du Non-Marchand (SCNM), hierna de aanvrager, te machtigen om toegang te hebben tot de informatiegegevens van artikel 3, 1 ste lid, 1, 2 (de geboorteplaats uitgezonderd), 3, 5 (enkel de NIS-code van gemeente van de woonplaats), van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen alsook tot de wijzigingen aangebracht aan diezelfde informatiegegevens in toepassing van artikel 3, 2 de lid van dezelfde wet, en om het identificatienummer ervan te gebruiken om een volledige en uitvoerige inventaris van de non-profit tewerkstelling in Wallonië op te maken en diensten met toegevoegde waarde te verlenen die de gegevens van die inventaris aanvullen of exploiteren.. 2. Momenteel organiseren de openbare overheden die deelnemen aan het project van het het Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië (CENM) in Wallonië afzonderlijk de gegevensuitwisselingen met de bedrijven uit de non-profitsector. 3. De aangewende middelen verschillen sterk naargelang de betrokken installaties. 4. Er is dus momenteel een vermenigvuldiging van de gevraagde gegevens, alsook in veel gevallen een groot risico op fouten ingevolge het ontbreken van eenduidige identificatie en authentieke gegevens. 5. Dit gebrek aan eenduidige identificatie belet overigens elke consolidering van gegevens betreffende werknemers van de non-profitsector. Deze consolidering is noodzakelijk voor een betere analyse van de non-profitsector voor het verlenen van subsidies, 6. Het standardscenario voor de door het CENM beheerde transacties is het volgende: Een onderneming uit de non-profitsector onderneemt stappen bij een administratie (bijvoorbeeld: goedkeuringsaanvraag of subsidieaanvraag). Zij gebruikt hiervoor een informaticatoepassing (een elektronisch formulier) waarin zij

3 Beraadslaging RR 88 /2014-3/11 verschillende inlichtingen verstrekt betreffende haar aanvraag (bijvoorbeeld informatie over het bedrijf, over haar activiteiten, over haar personeelsleden, ) zij ontvangt eventueel reeds informatie die bij het CENM of verschillende authentieke bronnen (Rijksregister, Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, ) beschikbaar is en nuttig voor haar aanvraag; het door de onderneming ingediende aanvraagformulier wordt ontvangen door de SCNM; de aanvraag en alle hiermee verband houdende informatie wordt doorgezonden naar de bevoegde administratie; de administratie behandelt de aanvraag en spreekt zich hierover uit; de administratie deelt per kerende aan de SCNM en op zijn vraag de gevalideerde en bijgewerkte gegevens van de onderneming mee; de bevoegde administratie stuurt het antwoord en de noodzakelijke informatie door aan de aanvrager. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 7. De machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken en om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR wordt verleend door het Comité "aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie" en aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. (artikelen 5, 1 ste lid, 1 en 2 en art. 8 van de WRR). 8. De Dienst van het Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië werd opgericht bij Besluit van de Waalse Regering van 19 juni binnen de organisationele pool van de 1 Artikel 5 van het besluit van 19 juni 2014 van de Waalse Regering tot uitvoering van het decreet van 27 maart 2014 tot instelling van een bank van gegevens uit authentieke bronnen betreffende de non-profit tewerkstelling in Wallonië, met name het Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië, afgekort " CENM "

4 Beraadslaging RR 88 /2014-4/11 "BCED" (Kruispuntbank voor de uitwisseling van gegevens), ingesteld binnen " e-wallonie- Bruxelles Simplification " (e-wallonië-brussel Vereenvoudiging). 9. Bijgevolg kan de aanvrager beschouwd worden als een openbare overheid in de zin van artikel 5, 1 en artikel 8 van de WRR en komt hij dus in aanmerking om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 10. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDEN 11. De aanvrager werd opgericht bij Besluit van de Waalse Regering als beheerder van het Kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië (CENM). 12. Het CENM, opgericht bij decreet van 27 maart is een nieuwe gegevensbank die een inventaris bevat van de non-profit tewerkstelling in Wallonië en bestemd is om te fungeren als uniek toegangs- en/of uitgangspunt voor elke toegang tot authentieke bronnen binnen haar domein. 13. Krachtens artikel 2 van het decreet van 27 maart 2014, heeft het CENM als doeleinden een volledige en uitvoerige inventaris van de non-profit tewerkstelling in Wallonië op te maken en diensten met toegevoegde waarde te verlenen die de gegevens van die inventaris aanvullen of exploiteren. 14. Zo beoogt het CENM de volgende doelstellingen: 1 de administratieve lasten verminderen in de sector waarop het decreet betrekking heeft; 2 steun verlenen bij het beheer van de erkenningen en toelagen betreffende de tewerkstelling in de non-profit sector; 2 Decreet van 27 maart 2014 tot instelling van een bank van gegevens uit authentieke bronnen betreffende de non-profit tewerkstelling in Wallonië, met name het kadaster van de non-profit tewerkstelling in Wallonië, afgekort " CENM

5 Beraadslaging RR 88 /2014-5/11 3 steun verlenen bij de sturing en de evaluatie van de verschillende maatregelen inzake tewerkstelling in de non-profit sector; 4 beschikken over gegevens met het oog op de productie van statistische analyses betreffende de tewerkstelling in de non-profit sector; 5 het enige ingangs- en/of uitgangspunt zijn voor elke toegang tot de authentieke bronnen die de perimeter van het " CENM " binnenkomen. 15. De verwerking kadert binnen artikel 5, eerste lid, c) van de WVP. 16. Gelet op wat voorafgaat zijn de beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR. C. PROPORTIONALITEIT 17. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig mogen zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze werden verkregen en waarvoor ze verder worden verwerkt. C.1. Betreffende de gegevens waartoe toegang wordt gevraagd 18. De aanvrager wenst gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 3 (de geboorteplaats uitgezonderd), en 5 (enkel de NIS-code van de gemeente van woonplaats), van de WRR van de personeelsleden van de rechtspersonen die ressorteren onder de non-profitsector, namelijk hun naam en voornamen, de geboortedatum en de NIS-code van de gemeente van woonplaats. 19. De gegevens naam en voornamen zijn noodzakelijk om de personeelsleden van de rechtspersonen die ressorteren onder de non-profitsector, met inbegrip van de verantwoordelijke van de rechtspersoon, te identificeren. 20. De gegevens "geboortedatum" en "geslacht" zijn noodzakelijk om de identiteit van de personeelsleden van de betrokken rechtspersonen, met inbegrip van de verantwoordelijke, te bevestigen. Zij zijn eveneens noodzakelijk als hulp bij de invulling (voorinvulling) van de formulieren die de rechtspersonen nodig hebben in het raam van de stappen die zij ondernemen bij administraties. Zij zijn tenslotte noodzakelijk voor de sturing van de

6 Beraadslaging RR 88 /2014-6/11 maatregelen in termen van non-profit tewerkstelling alsook voor het opstellen van hierbij horende statistieken. 21. Het gegeven "NIS-code van de gemeente van woonplaats" is noodzakelijk als hulp bij de invulling (voorinvulling) van de formulieren die de rechtspersonen nodig hebben in het raam van de stappen die zij ondernemen bij administraties. Zij zijn tenslotte noodzakelijk voor de sturing van de maatregelen in termen van non-profit tewerkstelling alsook voor het opstellen van hierbij horende statistieken. 22. Naast een toegang tot de actuele gegevens wenst de aanvrager de invoering van een geautomatiseerde mededeling vanwege het Rijksregister om automatisch elke wijziging te ontvangen die zou worden aangebracht aan de gevraagde gegevens. De aanvrager rechtvaardigt deze vraag door te stellen dat dit noodzakelijk is om via een regelmatige bijwerking van het CENM de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen. 23. Het Comité wijst de aanvrager erop dat hij om van deze functionaliteit te kunnen genieten, bij voorkeur dient te beschikken over een verwijzingsrepertorium. Dit repertorium dient als filter opdat de aanvrager slechts de informatie zou ontvangen die relevant is in het raam van de behandeling van zijn dossiers. Het Comité stelt evenwel dat de aanvrager niet noodzakelijk zelf moet instaan voor het oprichten van dit verwijzingsrepertorium. Het Comité verzoekt bijgevolg de aanvrager zich aan te sluiten bij een bestaand verwijzingsrepertorium van een dienstenintegrator zoals de Gewestelijke dienstenintegrator 3. Een andere mogelijkheid bestaat erin dat de aanvrager de rijksregisternummers van alle persoenen waarvoor hij over een dossier beschikt meedeelt aan de diensten van het Rijksregister om vervolgens per kerende de geactualiseerde gegevens van deze personen te ontvangen. 24. Gelet op wat voorafgaat meent het Comité dat de toegang tot de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (de geboorteplaats uitgezonderd), en 5 (enkel de NIS-code van de gemeente van woonplaats), van de WRR alsook de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen die aangebracht worden aan deze gegevens relevant is en niet overmatig in het licht van de nagestreefde doeleinden (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 3 Zie Ordonnantie van 8 mei 2014 betreffende de oprichting en organisatie van een gewestelijke dienstenintegrator, B.S., 6 juni 2014

7 Beraadslaging RR 88 /2014-7/11 C.2. Gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister 25. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister van de abonnees te gebruiken om deze zonder risico op homonymie te kunnen identificeren. 26. Het identificatienummer van het Rijksregister is een uniek nummer dat een persoon nauwkeurig identificeert en toelaat misverstanden, die kunnen ontstaan door homonymie of foutieve schrijfwijzen, te vermijden. 27. Gelet op wat voorafgaat is het gewenste gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister conform artikel 4, 1, 3 van de WVP en conform de WRR. C.3. Betreffende de frequentie van de toegang/gebruik en de duur van de machtiging 28. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur aangezien zijn opdrachten niet beperkt zijn in de tijd. 29. In het licht van dit element stelt het Comité vast dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). C.4. Betreffende de bewaringstermijn 30. De aanvrager zal de gegevens bewaren gedurende een termijn van 10 jaar zoals bepaald door artikel 19 van het decreet van 27 maart In het licht van wat voorafgaat meent het Comité dat conform artikel 4, 1, 5 van de WVP de aanvrager de gevraagde gegevens mag bewaren zolang als ze nodig zijn voor het beheren van het dossier van de betrokkene. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 32. In zijn aanvraagformulier vermeld de aanvrager dat de gevraagde gegevens intern door zijn diensten zullen gebruikt worden en meegedeeld kunnen worden aan derden. 33. De door de aanvrager verkregen persoonsgegevens zullen zoals vermeld in de aanvraag, ter beschikking gesteld worden van een verwerker.

8 Beraadslaging RR 88 /2014-8/ In dit verband merkt het Comité op dat het noodzakelijk is: dat een overeenkomst wordt gesloten tussen de aanvrager en de verwerker waarin de punten vervat in artikel 16 van de WVP alsook deze vastgesteld in de gedragscode van 21 mei 2008 worden geregeld waarbij bijzondere aandacht wordt besteed aan de verplichtingen van de medewerkers van het veldwerkbureau; 35. De gegevens kunnen eveneens meegedeeld worden aan de openbare overheden die belast zijn met het beheer van de non-profit stelsels; aan de overheden bevoegd voor de behandeling van de verschillende aanvragen en stappen ondernomen door de rechtspersonen van de sector en door de aanvragende rechtspersoon zelf. 36. Artikel 12 van het decreet van 27 maart 2014 bepaalt immers "De beheerder, als enig uitgangspunt, deelt de gegevens over de tewerkstelling in de non-profit sector mee aan de overheden die erom verzoeken, met inachtneming van de bepalingen van het samenwerkingsakkoord Gegevensdeling." 37. De aanvrager verduidelijkt dat het de doelstelling van het CENM is om te fungeren als uniek toegangs- en/of uitgangspunt voor elke toegang tot authentieke bronnen. 38. Het Comité stelt vast dat de mededeling, in de mate dat zij de toepassing en de uitvoering van wettelijke of reglementaire bepalingen moet toelaten, kan beschouwd worden als toelaatbaar. Voorafgaand aan iedere mededeling van het identificatienummer dient de aanvrager zich ervan vergewissen dat de betrokken derde ook gemachtigd is om dit nummer te gebruiken en dat het geplande gebruik kadert binnen de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de machtiging werd verleend. C.6. Netwerkverbindingen 39. Onder "netwerkverbinding" verstaat men de geautomatiseerde mededeling van persoonsgegevens aan derden door de koppeling van informatiesystemen waarbij het identificatienummer van het Rijksregister van de betrokkenen wordt gebruikt als primaire sleutel.

9 Beraadslaging RR 88 /2014-9/ Volgens de aanvraag zullen er netwerkverbindingen tot stand komen met het AWIPH, de DGO5, de DGO6, de FLW en Forem. 41. Voorafgaand aan iedere mededeling van het identificatienummer dient de aanvrager zich ervan vergewissen dat de betrokken derde ook gemachtigd is om dit nummer te gebruiken en dat het geplande gebruik kadert binnen de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de machtiging werd verleend. 42. In de mate dat het nummer enkel gebruikt wordt voor gegevensuitwisselingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de onder punt B vermelde opdrachten is een dergelijke netwerkverbinding aanvaardbaar. 43. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen: de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog waarop zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 44. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd aan het Comité meegedeeld. Op basis van de aanvraag en de meegedeelde informatie blijkt dat betrokkene kan aanvaard worden als consulent inzake informatiebeveiliging. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 45. Uit de door de aanvrager meegedeelde informatie blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt alsook over een plan voor de toepassing ervan. 46. Het Comité neemt hiervan akte.

10 Beraadslaging RR 88 / /11 D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en de lijst van deze personen 47. De aanvraag bevat de identiteit en de dienst van de personen die toegang zullen krijgen tot het Rijksregister en het identificatienummer ervan zullen gebruiken. Het gaat om de personen die met deze gegevens moeten werken ingevolge de opdrachten waarmee zij werden belast. 48. Zoals artikel 12 van de WRR het vereist, moet de aanvrager een nominatieve lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot het Rijksregister. Die lijst zal voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. 49. Het Comité herinnert eraan dat de personen die op die lijst voorkomen bovendien een verklaring moeten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatiegegevens te bewaren. OM DIE REDENEN, Het Comité, 1 machtigt de aanvrager voor de onder punt B vermelde doeleinden, voor onbepaalde duur en volgens de in onderhavige beraadslaging bepaalde voorwaarden, om: permanent toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1 ste lid, 1, 2 (de geboorteplaats uitgezonderd), 3, 5 (enkel de NIS-code van gemeente van de woonplaats), van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen alsook tot de wijzigingen aangebracht aan diezelfde informatiegegevens in toepassing van artikel 3, 2 de lid van dezelfde wet; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren;

11 Beraadslaging RR 88 / /11 3 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon