van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 38/2013 van 8 mei 2013 Betreft: Aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) om de Belgische notarissen te machtigen het identificatienummer van het Rijksregister uitdrukkelijk te vermelden in de akten die zij verlijden in aanvulling op de naam, voornamen, plaats en datum van geboorte en woonplaats van partijen (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat ontvangen op 19/03/2013; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 5 en 11/04/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 16/04/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 38 /2013-2/9 Beslist op 8 mei 2013, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG. 1. De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) vraagt het Comité om de notarissen (hierna "de aanvragers") te machtigen om bij het verlijden van een akte het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken als uniek identificatiegegeven voor de bij de akte betrokken partijen door dit uitdrukkelijk te vermelden in de akten die zij verlijden in aanvulling op de naam, voornamen, plaats en datum van geboorte en woonplaats. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Op basis van artikelen 5, 1 ste lid, 4 en 8 van de WRR kunnen de notarissen gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 3. De huidige machtigingsaanvraag is bijgevolg ontvankelijk. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 4. Het identificatienummer van het Rijksregister vormt een persoonsgegeven. Artikel 4, 1, 2 vereist van iedere verantwoordelijke voor de verwerking dat hij slechts persoonsgegevens verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. B. DOELEINDE 5. De notarissen wensen het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te vermelden in de akten die zij verlijden in aanvulling op de naam, voornamen, plaats en datum van geboorte en woonplaats van de bij de akte betrokken partijen. 6. In dit verband hebben de notarissen hun statuut van openbaar ambtenaar ingeroepen die gemachtigd is om akten op te stellen waaraan de partijen een authentiek karakter moeten

3 Beraadslaging RR 38 /2013-3/9 verlenen of wensen te verlenen. In dit raam verwijzen de notarissen naar de nood aan rechtszekerheid verbonden aan authentieke akten en de noodzaak om bij de identificatie van de bij een authentieke akte betrokken partijen elk risico op fouten en homonymie uit te sluiten. Meer pragmatisch werd verduidelijkt dat in de mate dat een notaris na verloop van tijd genoopt kan worden gebruik te maken van een authentieke akte (in het raam van een latere betwisting, een gedwongen uitvoering of om mee te delen aan partijen of erfgenamen) en dat hij in dit verband genoopt wordt om aan de hand van het Rijksregister (bijwerking van de identificatiegegevens) de hoedanigheid te controleren van de bij deze akte betrokken partijen, zal de vermelding van het rijksregisternummer in de akte zelf deze opzoekingen vergemakkelijken. 7. Er werd daarenboven aangevoerd dat het rijksregisternummer op termijn een metagegeven zou moeten vormen van de authentieke akten die opgenomen zullen worden in de databank van elektronische authentieke akten, "Naban" genaamd. Deze databank zal in principe geregeld worden bij koninklijk besluit 1. Zij zal alle notariële akten bevatten die in gedematerialiseerde vorm zijn verleden alsook de gedematerialiseerde kopieën van verleden papieren akten. Door reeds vanaf nu het identificatienummer van het Rijksregister in de akten te vermelden kan worden vermeden dat de notarissen opnieuw een raadpleging van het Rijksregister dienen uit te voeren om het identificatienummer van het Rijksregister op te zoeken om het als metagegeven mee te delen aan de verantwoordelijke voor de verwerking van de NABAN. 8. Voor wat de akten betreft die onderworpen zijn aan de hypothecaire openbaarheid is de identificatie van de bij deze akten betrokken partijen wettelijk gereld door artikel 139 van de hypotheekwet, dat niet voorziet in de vermelding van het identificatienummer van het Rijksregister doch enkel in de vermelding van de naam, voornamen, plaats en datum van geboorte en de woonplaats van partijen. 9. De wet Ventôse bepaalt de taken van de notaris inzake controle van de hoedanigheid van partijen. In dit verband wordt niet vereist dat de notaris het identificatienummer van het Rijkregister van de bij de akte betrokken partijen verifieert. Enkel de naam, voornamen, plaats en datum van geboorte en woonplaats van de ondertekenende partijen moeten de notaris bekend zijn of hem worden aangetoond met in de akte te vermelden bewijskrachtige identiteitsbewijzen of hem in de akte worden geattesteerd door twee hem bekende personen, die de vereiste hoedanigheid bezitten om instrumentair getuige te zijn (art. 11 wet Ventôse). Artikel 12 van de wet Ventôse bepaalt zelfs dat de partijen in de akte worden 1 Op 8 februari 2012 verstrekte de Commissie het advies 07/2012 over het voorontwerp van koninklijk besluit tot uitwerking van de bijzondere modaliteiten voor de oprichting en de werking van de Notariële Aktebank.

4 Beraadslaging RR 38 /2013-4/9 vermeld met hun naam, gevolgd door de voornamen, plaats en datum van geboorte en hun woonplaats. 10. Het Comité merkt op dat de notarissen openbare ambtenaren zijn die belast zijn met het verlenen van een authentiek karakter aan akten waaraan partijen deze authenticiteit moeten verlenen of wensen te verlenen. Dit authentiek karakter impliceert dat een hoge graad van onbetwistbaarheid wordt verleend aan de inhoud van de akte met inbegrip van de identificatie van partijen. 11. De persoonlijke en bevoorrechte relatie tussen de notaris en zijn cliënt impliceert in het algemeen dat de notaris geen enkele twijfel heeft met betrekking tot de identiteit van zijn cliënt zonder daarom noodzakelijk gebruik te maken van het identificatienummer van het Rijkregister. Aangezien cliënten echter genoopt kunnen worden meermaals van notaris te veranderen en aangezien een authentieke akte bedoeld is om gebruikt te worden in de tijd, dient een notaris de identificatiegegevens van partijen stipt bij te werken en zich aldus te verzekeren van hun hoedanigheid, bijvoorbeeld om een kopie van een akte mee te delen aan de erfgenamen. Deze actualisering gebeurt aan de hand van een raadpleging van het Rijksregister aan de hand van het identificatienummer. Het is makkelijker deze opzoeking te verrichten indien het nummer vermeld is in de akte zelf. 12. Het Comité stelt vast dat de noodzaak van eenduidige identificatie van de bij een akte betrokken partijen aan belang wint in het licht van de toekomstige invoering van een nationale databank van Belgische authentieke akten. Aangezien de wettelijke bepalingen ter zake nog niet van kracht zijn verwijst het Comité naar het advies van de Commissie dienaangaande dat stelde dat de verantwoordelijke voor de verwerking van de Naban te gepasten tijde een machtigingsaanvraag bij het Comité zal moeten indienen om het identificatienummer van het Rijksregister als metagegeven te mogen gebruiken. 13. Gelet op wat voorafgaat stelt het Comité vast dat het door de aanvragers beoogde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2 van de WVP. 14. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvragers op het feit dat door ervoor te opteren het identificatienummer van het Rijksregister in de authentieke akte zelf op te nemen, zij voorafgaand aan iedere mededeling van een authentieke akte, zullen moeten verifiëren of de ontvangers, andere dan de betrokkenen of hun rechthebbenden, gemachtigd zijn om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Indien dit niet het geval is zal de

5 Beraadslaging RR 38 /2013-5/9 akte niet integraal kunnen worden meegedeeld ( identificatie van partijen onder vorm van uittreksel waarbij hun identificatienummer van het Rijksregister wordt weggelaten, ). 15. Daarom is het Comité van mening dat een wijziging van de relevante wetgevingen meer gepast is. C. PROPORTIONALITEIT 16. Gegevensverwerkingen moeten beperkt worden tot wat noodzakelijk, toereikend en ter zake dienend is voor het verwezenlijken van het beoogde doeleinde. Artikel 4, 1, 3 van de Privacywet stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. C.1. Betreffende het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister 17. De aanvragers voerden als voornaamste argument ter rechtvaardiging van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister de rechtszekerheid aan met betrekking tot de identificatie van de bij authentieke akten betrokken partijen alsook het gebruiksgemak ingeval van latere opzoeking in het Rijksregister van een ondertekenende partij indien hun identificatienummer van het Rijksregister rechtstreeks wordt opgenomen. 18. Het Comité erkent dat het identificatienummer van het Rijksregister gelinkt is aan een welbepaalde persoon. In combinatie met de naam, de voornaam en de plaats en datum van geboorte kan er geen twijfel meer zijn betreffende de identiteit van de persoon. Dit nummer laat toe de bij een akte betrokken personen op een unieke wijze te identificeren en laat in voorkomend geval eveneens toe via een raadpleging van het Rijksregister de identificatiegegevens bij te werken. 19. Bijgevolg besluit het Comité dat gelet op het vermelde doeleinde de gevraagde machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken conform is aan artikel 4, 1, 3 van de WVP.

6 Beraadslaging RR 38 /2013-6/9 C.2. Betreffende de duur van de gevraagde machtiging om het het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken 20. De machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor het voormelde doeleinde wordt gevraagd voor onbepaalde duur aangezien de opdracht van de notarissen niet beperkt is in de tijd. 21. Het Comité stelt vast dat het voor de verwezenlijking van het vermelde doeleinde inderdaad onmogelijk is de duur te bepalen voor de gevraagde machtiging. Er wordt dus een machtiging voor onbepaalde duur verleend (artikel 4, 1, 3 van de WVP). C.3. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 22. Uit de aanvraag blijkt dat het identificatienummer van het Rijksregister door de notarissen alsook door de medewerkers onder hun verantwoordelijkheid zal gebruikt worden voor de verwerking van de bedoelde gegevens (vermelding in de authentieke akte). 23. Het Comité neemt hiervan akte. 24. Er werd eveneens verduidelijkt dat de notarissen de authentieke akte zullen moeten meedelen aan de bij de akte betrokken partijen, hun erfgenamen en rechthebbenden (artikel 23 van de wet Ventôse), aan de hypotheekkantoren (art. 1 en 2 van de hypotheekwet), aan de registratiekantoren (artikel 19 van het Wetboek der registratierechten) en aan de griffies van de rechtbanken van koophandel. Aangezien deze overheden gemachtigd zijn om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken 2, mag hen het identificatienummer van het Rijksregister van de bij de akte betrokken partijen worden meegedeeld. 25. Voor het overige verwijst het Comité naar de opmerking geformuleerd in de consideransen 14 en 15 van onderhavige beraadslaging. 2 Koninklijk besluit van 25 april 1986 waarbij sommige overheden van het Ministerie van Financiën gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken waaronder de BTW- administratie, de registratie en domeinen, voorganger in rechte van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie die momenteel de taken waarneemt van de diensten van het kadaster, de hypotheken en de registratie en domeinen. Wat de griffies betreft van de rechtbanken van koophandel, deze zijn in toepassing van het koninklijk besluit van 14 maart 1991 eveneens gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken als identificatiemiddel in dossiers, bestanden en repertoria die zij bijhouden voor het uitvoeren van hun opdrachten.

7 Beraadslaging RR 38 /2013-7/9 C.4. Netwerkverbindingen 26. Uit de door de aanvragers meegedeelde informatie blijkt dat er momenteel geen enkele netwerkverbinding bestaat die een koppeling zou toelaten van gegevens van verschillende instanties op basis van het identificatienummer van het Rijksregister. 27. Het Comité neemt hiervan akte. Voor de volledigheid benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. VEILIGHEID D.1. Consulent inzake informatieveiligheid (artikel 8, 2 en 10 van de WRR) 28. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Hij lijkt te beschikken over de vereiste competenties om deze opdracht uit te voeren. 29. Zijn werkterrein is beperkt tot de KFBN en CREDOC SERVICES. Indien nodig kunnen de notariaten evenwel op hem een beroep doen. 30. Het Comité neemt hiervan akte. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 31. Uit de door de KFBN verstrekte documenten blijkt dat zij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt alsook over een plan voor de toepassing ervan. 32. Het Comité neemt hiervan akte. 33. Wat de notarissen betreft verduidelijkte de KFBN dat zij allen gebruik maken van e-notariaat (informatiesysteem van het type "intranet" beheerd door de KFBN via hetwelk de notarissen elektronisch verschillende administratieve formaliteiten kunnen afhandelen zoals het Rijksregister raadplegen, het bis-register van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Kadaster, ) en dat zij er zich contractueel toe hebben verbonden veiligheidsmaatregelen te treffen overeenkomstig de door de Commissie uitgevaardigde

8 Beraadslaging RR 38 /2013-8/9 referentiemaatregelen van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens en de ter zake door de Commissie aanbevolen richtlijnen. 34. In dit verband werd eveneens aangestipt dat sensibiliseringscampagnes werden opgezet ter attentie van de notarissen via de publicatie van artikels in het blad "notarius". Het opstellen door de KFBN van een referentiedocument (rappel van de wetgeving, vulgarisatie van de referentiemaatregelen van de CBPL en een reeks best practices) kon nog niet worden gerealiseerd hoewel dit was aangekondigd voor eind Het Comité dringt erop aan dat een dergelijk document onverwijld en permanent ter beschikking van de notarissen wordt gesteld, bijvoorbeeld via een publicatie op het e-notariaat. D.3. Personen die het identificatienummer gebruiken en de lijst van die personen 35. Uit de door de aanvragers verstrekte inlichtingen blijkt dat notarissen en hun medewerkers het identificatienummer van het Rijksregister zullen gebruiken voor het voormelde doeleinde. OM DEZE REDENEN, Het Comité, 1 machtigt de notarissen om voor het voormelde doeleinde, voor onbepaalde duur en onder de in onderhavige beraadslaging gestelde voorwaarden het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen als identificatiegegeven te vermelden in de akten die zij verlijden in aanvulling op de naam, voornamen, plaats en datum van geboorte en woonplaats van partijen. 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die aan het Comité verstrekt werden op de informatieveiligheidsvragenlijst (aanduiding van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen betreffende de organisatie van de veiligheid), de aanvragers een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatieveiligheid aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren;

9 Beraadslaging RR 38 /2013-9/9 3 bepaalt dat wanneer het Comité de aanvragers een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon