en gegevens van bevoegdheid (hierna "WRR"); persoonlijke werking van Informatie- en

Transcriptie

1 1/ /12 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 35/2015 vann 17 juni 2015 Betreft: Aanvraag van het Overkoepelend Directoraat-generaal Begroting, Logistiek en Informatie- en communicatietechnologie van de Waalse Overheidsdienst om toegang te krijgen tott verschillende gegevens van het Rijksregister en het nummer ervan te gebruiken in het raam van zijn nieuwe bevoegdheid over de comités tot aankoop van onroerende goederen ingevolge de zesde staatshervorming (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 177 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tott de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Overkoepelend Directoraat-generaal Begroting, Logistiek en Informatie- en communicatietechnologie van de Waalse Overheidsdienst ontvangen op 03/03/2015; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 27/05/2015;

2 Beraadslaging RR 35 /2015-2/12 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 08/04/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 17 juni 2015, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag strekt ertoe het Overkoepelend Directoraat-generaal Begroting, Logistiek en Informatie- en communicatietechnologie van de Waalse Overheidsdienst te machtigen om toegang te krijgen tot verschillende gegevens van het Rijksregister en het nummer ervan te gebruiken om zijn nieuwe bevoegdheid uit te oefenen inzake beheer van de comités tot aankoop van onroerende goederen. 2. De bevoegdheid over de comités tot aankoop van onroerende goederen (CAOR) werd immers door artikel 34 van de Bijzonder wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming, overgedragen aan de gemeenschappen en gewesten 1. Zo luidt het aldus gewijzigde nieuwe artikel 6quinquies van de Bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen 2 Binnen de grenzen van hun bevoegdheden zijn de gemeenschappen en de gewesten bevoegd om te bepalen wie handelingen met een onroerend karakter kan authenticeren, waarbij een gemeenschap, een gewest, een ondergeschikt bestuur bedoeld in artikel 6, 1, VIII, een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of een entiteit die aan de controle of het administratief toezicht van een van de voornoemde overheden onderworpen is of een dochterentiteit van deze entiteit, partij is, alsook handelingen kan authenticeren betreffende de organisatie en het interne bestuur van een entiteit die onderworpen is aan de controle of het administratief toezicht van een of meerdere van de voornoemde overheden of van een dochterentiteit van deze entiteit." 3. Het gaat om een bevoegdheid die voorheen berustte bij de FOD Financiën. Op basis van het koninklijk besluit van 25 april 1986 waarbij sommige overheden van het Ministerie van Financiën gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken 3, waren de ambtenaren van de aankoopcomités van de FOD Financiën gemachtigd om het Rijksregisternummer te gebruiken om personen in hun 1 B.S., 31 januari B.S., 15 augustus B.S., 21 mei 1986

3 Beraadslaging RR 35 /2015-3/12 bestanden en repertoriums te identificeren alsook om ze te identificeren met het oog op de uitvoering van wettelijke en reglementaire bepalingen waarmee zij zijn belast. 4. Via artikel 96 van het decreet uitgaven meldt de Waalse regering dat De als commissaris of voorzitter van het Aankoopcomité aangewezen ambtenaren van de Waalse Overheidsdienst worden ertoe gemachtigd om de handelingen van de rechtspersonen bedoeld in artikel 34 van de bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming te authentificeren. 5. De comités tot aankoop van onroerende goederen (CAOR) werden op 1 januari 2015 overgedragen aan de gewesten, met name voor wat het Waalse Gewest betreft aan het Overkoepelend Directoraat-generaal Begroting, Logistiek en Informatie- en communicatietechnologie van de Waalse Overheidsdienst. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 6. Overeenkomstig artikel 8 van de WRR wordt de machtiging om het Rijksregisternummer te gebruiken door het Comité verleend aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 7. Krachtens 6quinquies van de Bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, is het Waalse Gewest bevoegd inzake comités tot aankoop van onroerende goederen. De ambtenaren van de Waalse Overheidsdienst aangeduid als commissaris of voorzitter van een aankoopcomité worden geïntegreerd in de diensten van de aanvrager. 4 Decreet van 11 december 2014 houdende de algemene uitgavenbegroting van het Waalse Gewest voor het begrotingsjaar 2015

4 Beraadslaging RR 35 /2015-4/12 8. Een decreet van 15 mei 2015 machtigt overigens de overheidsbesturen van het Waalse Gewest en van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest om vermogensverrichtingen uit te voeren voor rekening van de Franse Gemeenschap en de entiteiten die eronder ressorteren De aanvrager, die deel uitmaakt van de Waalse Overheidsdienst, is onder meer bevoegd voor de onroerende goederen die toebehoren aan het Gewest. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 10. Krachtens artikel 4 van de WVP vormen de gevraagde gegevens en het Rijksregisternummer persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts is toegestaan voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen daarenboven toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn in het licht van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDEN 11. De aanvrager wenst een toegang tot de gegevens van het Rijksregister en het nummer ervan te gebruiken opdat zijn ambtenaren, belast met de uitvoering van de opdrachten van de comités tot aankoop van onroerende goederen, deze opdrachten zouden kunnen uitvoeren, namelijk de authentieke akten opstellen waarbij de openbare overheden betrokken zijn (Gewest en ondergeschikte besturen en Franse Gemeenschap ). Deze comités moeten dus in staat zijn de personen te identificeren en toegang te hebben tot hun gegevens teneinde de geldende wetgeving te respecteren (de wet Ventôse en de hypotheekwet). 12. De voorbereiding van de akten in de dossiers aankoop, verkoop en vaststelling van zakelijke rechten die de instrumenterende ambtenaren ondertekenen, vereisen dat de aanvrager hetzelfde opzoekingswerk verricht als de notarissen: de exacte identiteit vaststellen van de bij de akte betrokken partijen; de rechtsbevoegdheid controleren; nagaan of er geen onbetaalde belasting- en of sociale schulden zijn (in dit raam is het belangrijk dat men bij de aanvraag en de mededeling van informatie, zowel aan de fiscus als aan de instellingen van sociale zekerheid, er zeker van is dat men het heeft over dezelfde persoon). 5 Decreet van 15 mei 2015 waarbij de overheidsbesturen van het Waalse Gewest en het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest ertoe worden gemachtigd vermogensverrichtingen uit te voeren voor rekening van de Franse Gemeenschap en de entiteiten die eronder ressorteren. B.S., 10 juni 2015.

5 Beraadslaging RR 35 /2015-5/ Het gebruik van het Rijksregisternummer kan eveneens dienen voor het uitvoeren van opzoekingen op het niveau van de gegevens van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie van de FOD Financiën (onder voorbehoud van machtiging door het Sectoraal comité voor de Federale Overheid), alsook om het nummer mee te delen in het raam van de vierde weg (zie machtiging van het SCSZ 15/010 van 3 maart 2015). 14. Het Comité oordeelt dat deze doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn zoals bedoeld in de artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, 2 de lid van de WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Betreffende de gevraagde gegevens 15. De aanvrager wenst een toegang tot de gegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8, 13 en 17 van de WRR, namelijk: - de naam en voornamen; - plaats en datum van geboorte; - het geslacht; - de nationaliteit; - de hoofdverblijfplaats; - plaats en datum van overlijden; - burgerlijke staat; - wettelijke samenwoning; - de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige, alsook de vermelding van de vertegenwoordiger of van de persoon die de meerderjarige of de minderjarige bijstaat. 16. Het Comité stelt het volgende vast. 17. Een toegang tot de gegevens naam en voornamen is voor de aanvrager noodzakelijk voor de identificatie van de bij een transactie betrokken partijen. Bovendien laat dit toe de officiële schrijfwijze van de naam en voornamen te controleren met het oog op het verlijden van authentieke akten. 18. De bekwaamheid van een persoon wordt onder meer bepaald door zijn leeftijd. De geboortedatum van alle betrokken partijen is dus relevant. Artikel 139 van de

6 Beraadslaging RR 35 /2015-6/12 hypotheekwet vereist dat in iedere akte waarvan de openbaarmaking is vereist, de geboorteplaats en -datum worden vermeld. Bovendien dragen deze elementen bij tot de exacte identificatie van een persoon. Een toegang tot dit gegeven is dus relevant in het licht van de activiteiten van de aanvrager. 19. Een toegang tot de gegevens geslacht en hoofdverblijfplaats laat de aanvrager toe op een passende wijze schriftelijk contact op te nemen. Bovendien is de woonplaats eveneens een vermelding die vereist is door art. 139 van de hypotheekwet. 20. In het raam van de toepassing van het Wetboek van internationaal privaatrecht kan de nationaliteit van een partij een invloed hebben op de bevoegdheid om op te treden in rechte. Zo is bijvoorbeeld het ogenblik waarop een persoon meerderjarig wordt gebonden aan de nationaliteit. Een toegang tot dit gegeven is passend. 21. In de aanvraag wordt vermeld dat in het raam van een volmacht een akte soms wordt ondertekend door een aangeduide of wettelijke vertegenwoordiger. Een dergelijke volmacht vervalt bij het overlijden van de lastgever. De aanvrager dient zich er dus van te vergewissen dat de volmachthouder op het ogenblik van de ondertekening nog steeds rechtsgeldig kan tekenen door te controleren of de lastgever nog steeds in leven is. Een toegang tot het gegeven datum van overlijden is de meest efficiënte manier om dit te realiseren. Een toegang tot het gegeven plaats van overlijden wordt eveneens gevraagd omdat het voor de aanvrager in zeldzame gevallen noodzakelijk is te weten waar een persoon is overleden teneinde na te gaan waar de successierechten of rechten van overdracht invorderbaar zijn en of er een occulte hypotheek op het goed kan genomen worden ten voordele van de fiscus. Het Comité oordeelt dat toegang tot het gegeven plaats van overlijden niet passend is aangezien enkel het gegeven hoofdverblijfplaats relevant is om te controleren waar de successierechten of rechten van overdracht invorderbaar zijn. 22. De gezinswoning kan niet worden verkocht of gehypothekeerd zonder toestemming van beide echtgenoten. De benadeelde echtgenoot kan de vernietiging van deze juridische akte vorderen (artikelen 215 en 224 Burgerlijk Wetboek). Deze bepaling is eveneens van toepassing op de wettelijk samenwonenden (artikel 1477 Burgerlijk Wetboek). In het licht van dit element is het passend dat de aanvrager zich er zich aan de hand van de gegevens burgerlijke staat en wettelijke samenwoning van kan vergewissen of een verkoop of een hypotheekvestiging niet opnieuw in vraag kan gesteld worden.

7 Beraadslaging RR 35 /2015-7/ De instrumenterende ambtenaren van de CAOR verlijden authentieke akten, met name akten die in de wettelijke vorm zijn verleden voor openbare ambtenaren die daartoe bevoegd zijn ter plaatse waar zij zijn opgemaakt (artikel 1317 Burgerlijk Wetboek). Artikel 1108 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat een overeenkomst slechts geldig is indien partijen bekwaam zijn om een verbintenis aan te gaan. Dit betekent dat de instrumenterende ambtenaren, net zoals de notarissen, moeten nagaan of de personen die zich aanbieden als partij bij een authentieke akte rechtsbevoegd zijn en geldig kunnen instemmen. Dit zijn vermeldingen die de openbare ambtenaar die de akte opstelt moet controleren. In dit opzicht is het gegeven akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige, alsook de vermelding van de vertegenwoordiger of van de persoon die de meerderjarige of de minderjarige bijstaat noodzakelijk. In de mate dat dit gegeven slechts integraal in het Rijksregister beschikbaar zal zijn vanaf 1 januari 2016, machtigt het Comité de aanvrager om intussen toegang te hebben tot deze informatie in de bevolkingsregisters door toedoen van de diensten van het Rijksregister (art 1, eerste lid, 15 van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister: akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige ). 24. Gelet op het doeleinde vermeld onder punt B is een toegang tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd), 8, 13 en 17 van de WRR, conform artikel 4, 1, 3 van de WVP. 25. Om de hiervoor aangehaalde redenen wordt de toegang tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 1, 15 van voormeld KB van 16 juli 1992 (akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige) slechts tijdelijk verleend tot 31 december C.2. Betreffende het Rijksregisternummer 26. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op een exacte identificatie van de bij de akte betrokken partijen en als zoeksleutel in andere databanken die hij dient te raadplegen voor het vervullen van formaliteiten voorafgaand aan het opstellen van de authentieke akten waarmee hij is belast (opzoeking van fiscale, sociale schulden, ).

8 Beraadslaging RR 35 /2015-8/ Het Rijksregisternummer is een uniek nummer dat toelaat een persoon met grote nauwkeurigheid te identificeren en misverstanden uit te sluiten die kunnen ontstaan door homonymie of foutieve schrijfwijzen. 28. In het licht van het vermelde doeleinde en de in te voeren gegevensverwerking besluit het Comité dat het gebruik van het Rijksregisternummer conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. C.3. Betreffende de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 29. Er wordt een permanente toegang gevraagd. 30. Het Comité stelt vast dat voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde een machtiging van onbepaalde duur gepast is met uitzondering van de toegang tot de gegevens bedoeld in artikel 1, 15 van voormeld KB van 16 juli 1992 (akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige) die zal eindigen op 31 december 2015 wegens de hierboven aangehaalde redenen. 31. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur aangezien zijn opdrachten niet beperkt zijn in de tijd. 32. Het Comité stelt vast dat een machtiging voor onbepaalde duur dus passend is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). C.4. Betreffende de bewaringstermijn 33. Het Comité herinnert eraan dat de gegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor zij werden ingezameld (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 34. De aanvrager wenst de gegevens gedurende 30 jaar te bewaren. 35. De aanvrager rechtvaardigt dit door te verwijzen naar artikel 2262 van het Burgerlijk Wetboek dat een verjaringstermijn voorziet van 30 jaar voor zakelijke rechtsvorderingen. 36. In dit opzicht stelt het Comité vast dat de door de aanvrager voorgestelde verjaringstermijn conform de vereisten van artikel 4, 1, 5 van de WVP is. De vrijwillige of gedwongen

9 Beraadslaging RR 35 /2015-9/12 tussenkomst van een instrumenterende ambtenaar van de aanvrager kan, in voorkomend geval, immers plaatsvinden in het raam van een gerechtelijke procedure. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 37. De gegevens worden via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid meegedeeld aan de instellingen van sociale zekerheid en aan de FOD Financiën. 38. De aanvrager verduidelijkt dat mits een machtiging van het Sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid, een elektronische gegevensstroom kan ingevoerd worden via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid die het Rijksregisternummer als sleutel gebruikt voor uitwisseling van gegevens betreffende personen, om na te gaan of er geen onbetaalde sociale schulden bestaan ( de vierde weg genoemd). Mits een machtiging van het Sectoraal comité voor de federale overheid kan er aan de hand van dit nummer een elektronische gegevensuitwisseling opgezet worden met de bevoegde fiscale dienst(en) teneinde te controleren of er geen onbetaalde fiscale schulden bestaan. 39. Het Comité neemt hiervan akte en stelt vast dat dergelijke mededelingen stroken met voormeld doeleinde. Het stelt eveneens vast dat de mededeling van dit nummer door de aanvrager aan de instellingen van sociale zekerheid en de fiscale administraties toelaatbaar is aangezien deze eveneens gemachtigd werden om het Rijksregisternummer te gebruiken. 40. Het Comité herinnert eraan dat het Rijksregisternummer slechts mag gebruikt worden in relaties met derden op voorwaarde dat dit kadert binnen de doeleinden waarvoor deze derden eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C.6. Netwerkverbindingen 41. Onder netwerkverbinding verstaat men de geautomatiseerde mededeling van persoonsgegevens door koppeling van informatiesystemen waarbij het Rijksregisternummer wordt gebruikt als primaire sleutel. 42. De aanvrager bevestigt dat elektronisch persoonsgegevens zullen uitgewisseld worden met behulp van het Rijksregisternummer. Dit betekent dat er dus netwerkverbindingen tot stand zullen komen met : de instellingen van sociale zekerheid, via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid; de FOD Financiën.

10 Beraadslaging RR 35 / / Het Comité oordeelt echter dat het niet gaat om een netwerkverbinding aangezien de systemen onderling niet zullen gekoppeld worden. De aanvrager zal immers enkel de verschillende databanken bevragen waartoe hij aan de hand van het Rijksregisternummer toegang heeft zonder evenwel op systematische en gekoppelde wijze informatie uit te wisselen. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 44. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd aan het Comité meegedeeld. 45. Volgens de aanvraag en de meegedeelde informatie blijkt dat betrokkene kan aanvaard worden als consulent inzake informatiebeveiliging. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 46. Uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en dit op het terrein toepast. 47. Het Comité neemt hiervan akte. D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en de lijst van deze personen 48. Uit de aanvraag blijkt dat het de ambtenaren zijn van de Waalse Overheidsdienst die aangeduid werden in de hoedanigheid van commissaris of voorzitter van het aankoopcomité en de dossierbeheerders van de gedecentraliseerde aankoopcomités die toegang zullen hebben tot de gevraagde gegevens en het Rijksregisternummer zullen gebruiken. Het gaat om de personen die met deze gegevens dienen te werken ingevolge de opdrachten waar

11 Beraadslaging RR 35 / / Zoals voorgeschreven door artikel 12 van de WRR dient de aanvrager een lijst bij te houden met de personen die in de schoot van zijn diensten toegang zullen hebben tot de door het Rijksregister meegedeelde gegevens. Die lijst zal voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. De personen die op die lijst voorkomen zullen bovendien een verklaring moeten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN Het Comité 1 machtigt de aanvrager om, voor het verwezenlijken van de onder punt B vermelde doeleinde en onder de in onderhavige beraadslaging vastgestelde voorwaarden: een permanente toegang te hebben tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd), 8, 13 en 17 van de WRR alsook tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 1, 15 van voormeld KB van 16 juli ; het Rijksregisternummer te gebruiken. Onderhavige machtiging wordt toegekend voor onbepaalde duur met uitzondering van de toegang tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 1, 15 van voormeld KB van 16 juli 1992 die tijdelijk wordt verleend tot 31 december 2015; 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 6 KB van 16/07/1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister, B.S., 15 augustus 1992.

12 Beraadslaging RR 35 / /12 3 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter, (get.) An Machtens Wnd. Afdelingshoofd ORM (get.) Mireille Salmon