van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 87/2016 van 16 september 2016 Betreft: aanvraag van de Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Energie - Departement du Logement Direction des Aides aux particuliers tot uitbreiding van het Koninklijk besluit van 4 mei 1992 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van het Waals Gewest toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en om het rijksregisternummer te gebruiken voor de toekenning van een gratis verzekering tegen inkomensverlies (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Energie - Departement du Logement Direction des Aides aux particuliers, ontvangen op 2 september 2016

2 Beraadslaging RR 87/2016-2/9 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 14 oktober 2016.; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 12 oktober 2016 en 4 november 2016; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 16 november 2016, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag strekt ertoe de de Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Energie - Departement du Logement Direction des Aides aux particuliers, hierna de aanvrager genoemd, machtiging te verlenen om toegang te hebben tot diverse gegevens van het Rijksregister en om het rijksregisternummer te gebruiken voor de toekenning van premies aan particulieren voor renovaties van woningen. 2. Het Koninklijk besluit van 4 mei 1992 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van het Waalse Gewest toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen 1 machtigt de aanvrager om toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, 1ste lid, 1 tot 9, en 2de lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van natuurlijke personen, opdat de afdeling huisvesting haar taken zou kunnen vervullen die betrekking hebben op het administratief beheer van hulp aan particulieren. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 3. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2 en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatie bepaald in artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR, of om er mededeling van te krijgen en het rijksregisternummer te gebruiken: aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of 1 B.S., 28 juli 1992.

3 Beraadslaging RR 87/2016-3/9 krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité". 4. Krachtens de artikelen 1 en 6 van de Bijzondere wet tot hervorming der instellingen van 8 augustus 1980, is de huisvesting een bevoegdheid van het Waals Gewest. 5. De aanvrager maakt onlosmakelijk deel uit van de Waalse Overheidsdienst (Besluit van 1 februari 2007 van de Waalse Regering betreffende de organieke personeelsformatie van de Waalse Overheidsdienst). Zijn opdrachten bestaan uit het beheren van het natuurlijk- en plattelandserfgoed, voorstellen van de hoofdlijnen voor de ontwikkeling in de landbouw- en milieusector (met inbegrip van de natuurlijke hulpbronnen), opsporen en beheren van milieuongevallen en toezicht op de naleving van de vereisten inzake duurzame ontwikkeling. Hij bereidt het Landbouwbeleid voor en voert het uit, certificeert en controleert de kwaliteit van de dieren, dierlijke producten, plantaardig teelt materiaal, en gereglementeerde producten. Hij oefent ook een operationele controle uit op het stelsel van de onbevaarbare waterlopen met eerbiediging van een geïntegreerd waterbeheer en informatie aan de burger. 6. Uit wat voorafgaat blijkt dat voorliggende aanvraag ontvankelijk is. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 7. De informatiegegevens en het rijksregisternummer zijn persoonsgegevens. Artikel 4, 1, 2 van de WVP vereist van iedere verantwoordelijke voor de verwerking dat hij uitsluitend persoonsgegevens verzamelt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. B. DOELEINDEN 8. Het doeleinde van de voorliggende aanvraag voor uitbreiding van de machtiging (verleend bij Koninklijk besluit van 4 mei 1992 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van het Waalse Gewest toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen), is het toekennen van een gratis verzekering tegen inkomensverlies zoals bepaald bij Besluit van de Waalse Regering van 21 januari 1999 tot invoering van een verzekering tegen het risico van inkomensverlies wegens verlies van betrekking of arbeidsongeschiktheid 2. De aanvrager wenst de gegevens van het Rijksregister te raadplegen die noodzakelijk zijn voor het beheer van deze verzekeringsdossiers. 2 B.S., 25 februari 1999.

4 Beraadslaging RR 87/2016-4/9 9. De gratis verzekering tegen inkomensverlies is een verzekering die de gerechtigden een tussenkomst in de terugbetaling van hun hypothecair krediet garandeert in geval van totaal en onvrijwillige verlies van een betrekking, totale onvrijwillige arbeidsongeschiktheid of in disponibiliteitstelling. 10. De terugbetaling worden vanzelfsprekend beperkt in functie van het geleden inkomensverlies. 11. De aanvrager onderschrijft op haar kosten bij een erkende maatschappij een verzekeringspolis die de eerste 8 jaren van de lening dekt, tot een bedrag van maximum euro per jaar, gedurende maximum drie jaar. 12. De verzekering is dus absoluut gratis en de gerechtigde moet de eventueel betaalde sommen die de maatschappij van deze verzekering eventueel heeft uitbetaald, niet terugbetalen. 13. Die verzekering wordt beheerd door de aanvrager. 14. Een van de te vervullen voorwaarden om die verzekering af te sluiten, is dat op de datum van de aanvraag en in de loop van de periode van twee jaar voorafgaand aan deze datum, de aanvrager, zijn samenwonende echtgenote of de persoon met wie hij ongehuwd samenleeft, geen volle eigenaars of vruchtgebruikers mogen zijn of zijn geweest, alleen of samen, van een andere woning in haar geheel. 15. Uit wat voorafgaat blijkt dat de beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn als bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1 Betreffende de gegevens 16. De aanvrager wenst toegang tot de historiek van de wijzigingen aan de gegevens "hoofdverblijfplaats" en "gezinssamenstelling" over een periode van 2 jaar voorafgaand de aanvraag van een gratis verzekering tegen inkomensverlies. 17. Ter rechtvaardiging van die aanvraag, verduidelijkt de aanvrager dat hij op de datum van de aanvraag en in de loop van de periode van twee jaar voorafgaand aan deze datum moet kunnen nagaan of de aanvrager, zijn samenwonende echtgenote of de persoon met wie hij

5 Beraadslaging RR 87/2016-5/9 ongehuwd samenleeft, geen volle eigenaars of vruchtgebruikers zijn of zijn geweest, alleen of samen, van een andere woning in haar geheel Naast een toegang tot die gegevens, verlangt de aanvrager een automatische mededeling tussen hem en het Rijksregister zodat hij automatisch iedere wijziging ontvangt aan de gegevens vermeld onder artikel 3, 1ste lid, 1 tot 9 van de WRR. De aanvrager rechtvaardigt dit verzoek met het argument dat de gegevens geïntegreerd zullen worden in de beroepsapplicaties van de aanvrager. Omwille van dit feit, maken de de bijgewerkte gegevens van het Rijksregister het mogelijk dat de de aanvrager van de gratis verzekering tegen inkomensverlies niet moet worden verzocht om die informatiegegevens te actualiseren. 19. Het Comité wijst de aanvrager erop dat hij, om van deze functionaliteit te kunnen genieten, bij voorkeur moet beschikken over een verwijzingsrepertorium. Dit repertorium dient als filter opdat de aanvrager slechts de informatie zou ontvangen die relevant is voor de behandeling van zijn dossiers. Het Comité stelt evenwel dat de aanvrager niet noodzakelijk zelf moet instaan voor het oprichten van dit verwijzingsrepertorium. Hij kan zich integreren in een bestaand repertorium van een dienstenintegrator. De aanvrager verduidelijkt in zijn aanvraag dat hij beroep zal doen op de Kruispuntbank voor de uitwisseling van Gegevens. Het Comité neemt hiervan akte. 20. Het Comité meent dat de gevraagde toegang tot de historiek over een periode van 11 jaar van de informatie bedoeld in artikel 3, eerste lid, 5 (hoofdverblijfplaats) en 9 (gezinssamenstelling) van de WRR evenals de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen aan de informatiegegevens vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1 tot 9 van de WRR, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 van de WVP. 21. De Commissie herinnert daarnaast aan het vereiste van artikel 6 WRR krachtens hetwelk de overheden die gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister deze niet meer rechtstreeks mogen opvragen bij de betrokken persoon. C.2. Betreffende het gebruik van het rijksregisternummer 22. De aanvrager wenst het rijksregisternummer te gebruiken van de aanvrager van een gratis verzekering tegen inkomensverlies en zijn samenwonende echtgenote of de persoon met wie hij ongehuwd samenleeft, op basis van de gezinssamenstelling. Met dit gebruik kan hij het 3 Art. 6 van het Besluit van de Waalse Regering van 21 januari tot invoering van een verzekering tegen het risico van inkomensverlies wegens verlies van betrekking of arbeidsongeschiktheid.

6 Beraadslaging RR 87/2016-6/9 risico op homoniemen uitsluiten en het zal dienen als zoeksleutel voor de raadpleging in het Rijksregister. 23. Het gebruik van het rijksregisternummer, dat een uniek nummer is waarmee een persoon zonder foutenmarge kan worden geïdentificeerd, vermijdt immers fouten door homoniemen. 24. Het Comité besluit dat het gebruik van het rijksregisternummer voor het vermelde doeleinde conform is aan artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.3. De frequentie van de toegang en de duur van de toegang 25. De aanvrager vraagt toegang voor onbepaalde duur aangezien zijn opdrachten niet in de tijd beperkt zijn. 26. Het Comité stelt bijgevolg vast dat een machtiging voor onbepaalde duur noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het doeleinde van algemeen belang toevertrouwd door of krachtens een wet (artikel 1, 1, 3 van de WVP). 27. Er wordt een permanente toegang gevraagd, omdat de gegevens op ieder ogenblik moeten kunnen geraadpleegd worden tijdens het onderzoek van het dossier. 28. Het Comité stelt vast dat de aanvrager via een permanente toegang zijn dossiers correct kan beheren. De gewenste toegang is bijgevolg in overeenstemming met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.4. Betreffende de bewaartermijn 29. De aanvrager zal de gevraagde gegevens slechts 3 jaar bewaren vanaf de datum dat het bedrag van de laatste verzekeringspremie werd vereffend. Zoals hierboven uitgelegd, betaalt de aanvrager een verzekeringspremie gedurende 8 jaar en de verzekeraar kan gedurende 3 jaar tussen komen bij de aanvrager van de interventie. Die interventie zou kunnen starten op het einde van die 8 jaar. 30. Het Comité stelt vast dat de bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP.

7 Beraadslaging RR 87/2016-7/9 C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 31. Uit de machtigingsaanvraag blijkt dat alleen de gegevens naam, voornaam, geboortedatum en adres van de begunstigde van de verzekering worden verstrekt aan de verzekeraar Ethias, die via een overheidsopdracht als dienstenverstrekker werd aangeduid, zodat deze desgevallend ten behoeve van de verzekeringsgerechtigde zou kunnen tussenkomen. 32. Overigens blijkt uit de bijkomende informatie die de aanvrager verstrekte, dat de aanvrager in de toekomst de toelating zal vragen om toegang te hebben tot Consultimmo van de FOD Financiën om na te gaan of de voorwaarde voor de toekenning van de verzekering vervuld is, als bedoeld in artikel 6 van het Besluit van de Waalse Regering van 21 januari 1999 meer bepaald: "Op de datum van de aanvraag en in de loop van de periode van twee jaar voorafgaand aan deze datum, mogen de aanvrager, zijn samenwonende echtgenote of de persoon met wie hij ongehuwd samenleeft, geen volle eigenaars of vruchtgebruikers zijn of zijn geweest, alleen of samen, van een andere woning in haar geheel". Consultimmo zal ook geraadpleegd kunnen worden voor de verificatie van het eigendomsrecht van de aanvrager op de woning waarvoor een verzekering tegen inkomensverlies werd aangevraagd. 33. Het Comité dringt erop aan dat voor een dergelijke raadpleging het rijksregisternummer gebruikt wordt als zoeksleutel, als die aan de aanvrager werd toegekend. 34. Het Comité stelt vast dat de FOD Financiën gemachtigd is om het rijksregisternummer te gebruiken 4. Het Comité heeft er dan ook geen bezwaar tegen dat de aanvrager het rijksregisternummer meedeelt aan de FOD Financiën. C.5. Netwerkverbindingen 35. Uit de aanvraag blijkt dat er thans geen enkele netwerkverbinding tot stand komt. 36. Volledigheidshalve vestigt het Comité de aandacht op het feit dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het rijksregisternummer in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. 4 KB van 25 april 1986 waarbij sommige overheden van het Ministerie van Financiën gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken. Koninklijk besluit van 13 november 1995 tot machtiging van de Dienst Belastingen van de Administratie van Financiën van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest om toegang te hebben tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en om het rijksregisternummer te gebruiken.

8 Beraadslaging RR 87/2016-8/9 D. BEVEILIGING D.1 Consulent inzake informatiebeveiliging 37. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene kan worden aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 38. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid beschikt evenals over een uitvoeringsplan. De aanvrager blijkt eveneens over een informatiesysteem te beschikken dat zodanig is opgevat dat de identiteit van de entiteiten die zich toegang verschaft hebben tot de persoonsgegevens permanent wordt geregistreerd. 39. Het Comité neemt hiervan akte. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatie en lijst van die personen 40. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en die het rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. Bovendien moeten de personen die op de lijst voorkomen een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren. Volgens de aanvraag is dit het geval. 41. Het Comité eist dat de aanvrager de nodige maatregelen zou nemen om de loggings te registreren (wie, wanneer en waarom toegang had tot de gegevens) zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DEZE REDENEN, het Comité breidt de machtiging uit voor de SPW Wallonie - Direction Générale opérationnelle de l aménagement du territoire, du logement, du patrimoine et de l Énergie - Département du Logement

9 Beraadslaging RR 87/2016-9/9 Direction des Aides aux particuliers, voor onbepaalde duur, onder de voorwaarden als uiteengezet in deze beraadslaging en voor de doeleinden als omschreven onder punt B, volgend op de machtiging die werd verleend krachtens het Koninklijk besluit van 4 mei 1992 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van het Waalse Gewest toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen : tot het gebruik van het rijksregisternummer; tot de historiek over een periode van 2 jaar voorafgaand de aanvraag van de informatiegegevens vermeld onder artikel 3, eerste lid, 5 (hoofdverblijfplaats) en 9 (gezinssamenstelling) van de WRR over een periode van 2 jaar voorafgaand de aanvraag van de van een gratis verzekering tegen inkomensverlies; tot de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen aan de informatiegegevens vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1 tot 9 van de WRR; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. 3 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon