Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Transcriptie

1 1/10 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 12/2016 van 2 maart 2016 Betreft Machtigingsaanvraag van de Service Public Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l'aménagement du territoire, du Logement, du Patrimoine et de l'énergie (DGO 4) (Algemene Operationele Directie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Patrimonium en Energie) Département de l'énergie et du bâtiment durable, Direction des bâtiments durables - Cellule Primes, om toegang te krijgen tot verschillende gegevens van het Rijksregister en om het nummer ervan te gebruiken met het oog op het toekennen van premies voor energiebesparing aan particulieren (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van de Service Public Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l'aménagement du territoire, du Logement, du Patrimoine et de l'énergie (DGO 4) Département de l'énergie et du bâtiment durable,direction des bâtiments durables - Cellule Primes, ontvangen op 06/01/2016;

2 Beraadslaging RR 12/2016-2/10 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 28/01/2016; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 2 maart 2016, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Waalse Overheidsdienst, operationeel directoraat-generaal ruimtelijke ordening, wonen, erfgoed en energie, (DGO4) Département de l'énergie et du bâtiment durable,direction des bâtiments durables - Cellule Primes, hierna "de aanvrager", wenst gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot verschillende gegevens van het Rijksregister en om het nummer ervan te gebruiken met het oog op het toekennen van premies voor energiebesparing aan particulieren. 2. De aanvrager werd bij Beraadslagingen RR nr. 10/2012 van 11 januari 2012 en RR nr. 18/2013 van 20 maart 2013 reeds gemachtigd om toegang te hebben tot verschillende gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en om het nummer ervan te gebruiken. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 3. Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, door het Comité verleend aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. 4. De aanvrager maakt deel uit van de Directoraat-Generaal Ruimtelijke Ordening, Wonen, Erfgoed en Energie van de Waalse Overheidsdienst (Besluit van 1 februari 2007 van de Waalse Regering betreffende de organieke personeelsformatie van de Waalse Overheidsdienst). Zijn opdrachten bestaan onder meer uit het bijstaan en informeren bij duurzame ontwikkeling alsook uit het doorvoeren van een evenwichtige liberalisering van de elektriciteit- en gasmarkt. Het Département de l Energie et du Bâtiment durable streeft ernaar het energieverbruik te

3 Beraadslaging RR 12/2016-3/10 verminderen, het gebruik van hernieuwbare energiebronnen te stimuleren en waakt over een goede organisatie van de energiemarkt in Wallonië. 5. Krachtens het besluit van de Waalse Regering van 26 maart 2015 tot invoering van een premieregeling voor particulieren ter bevordering van energiebesparingen en renovatie van woningen 1, dient de aanvrager zich uit te spreken over de al dan niet toekenning van energiepremies en deze in voorkomend geval te berekenen. 6. Krachtens artikel 5, 1 ste lid, 1 en artikel 8 van de WRR, komt de aanvrager dus in aanmerking om toegang te hebben tot de informatie van het Rijksregister en om het nummer van dit register te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 7. Op grond van artikel 4 van de WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens moeten bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. B. DOELEINDEN 8. Zoals hiervoor verduidelijkt wenst de aanvrager gemachtigd te worden om de gegevens van het Rijksregister te verwerken en het identificatienummer ervan te gebruiken om de taken te vervullen die hem werden opgelegd door het besluit van de Waalse Regering van 26 maart Overeenkomstig artikel 6 van dit besluit van de Waalse Regering, wordt een premie toegekend voor investeringen in woningen waarvan het eerste gebruik als hoofdwoning van minimum twintig jaar dateert op de datum van ontvangst van de aanvraag, en die betrekking hebben op: 1 de uitvoering van een energie-audit met het oog op een renovatie overeenkomstig het besluit van de Waalse Regering van 15 november 2012 betreffende de energie-audit van een woning; 2 de thermische isolatie van het dak of van de zolder d.m.v. isolatiemateriaal waarvan de thermische weerstandscoëfficiënt R gelijk is aan 4.5 m2 K/W of meer. 1 B.S., 1 april 2015

4 Beraadslaging RR 12/2016-4/10 Als het isolatiemateriaal in verschillende lagen aangebracht wordt, moet de som van de thermische weerstanden van de verschillende lagen groter dan of gelijk zijn aan bovenbedoelde coëfficiënt; 3 de thermische isolatie van de muren in contact met de buitenomgeving of met een niet-verwarmde of niet tegen vorst beschutte ruimte, d.m.v. isolatiemateriaal met een coëfficiënt R gelijk aan of hoger dan bepaalde waarden; 4 de thermische isolatie van de vloeren d.m.v. een isolatiemateriaal met een coëfficiënt R gelijk aan of hoger dan bepaalde waarden; 5 de installatie van één van de volgende verwarmings- en/of sanitair warmwatersystemen, die voldoen aan de bij ministerieel besluit vastgelegde prestatiecriteria. 10. De cellule primes van het département de l'énergie et du Bâtiment durable is belast met het beheer van de energiepremies in Wallonië. 11. Wanneer een burger sinds 1 januari 2015 een premieaanvraag indient, berekent de aanvrager het bedrag van de premie die hem kan worden toegekend op basis van het gezinsinkomen van de aanvrager en van de personen waarmee hij gewoonlijk samenleeft, al dan niet met een familieband, de ascendenten en afstammelingen van de aanvrager uitgezonderd, op basis van de gezinssamenstelling. In functie van de inkomenscategorie van het gezin van de premieaanvrager kan de premie immers worden verhoogd (artikel 9 van het besluit van de Waalse Regering van 26 maart 2015). 12. Eens de gezinssamenstelling vastgesteld is zal de aanvrager de FOD Financiën ondervragen teneinde het globaal belastbaar inkomen te vernemen van de persoon die de verhoogde premie aanvraagt. 13. Uit wat voorafgaat blijkt dat de beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2 van de WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1 Betreffende de gegevens 14. De aanvrager wenst de mededeling te verkrijgen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats), 3, 5, 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd), 8, 9 en 13, WRR, namelijk: de naam en voornamen; geboortedatum;

5 Beraadslaging RR 12/2016-5/10 geslacht; de hoofdverblijfplaats; datum van overlijden; de burgerlijke staat; de samenstelling van het gezin; de wettelijke samenwoning. 15. De aanvrager vermeldt dat deze gegevens onontbeerlijk zijn om de identiteit van de persoon te bevestigen die de premie en de eventuele verhoging ervan aanvraagt, de inkomens van de leden van het gezin vast te stellen en de premie toe te kennen of te weigeren. 16. De aanvrager wenst toegang te verkrijgen tot dezelfde gegevens van het wachtregister en het bevolkingsregister. Het Comité onderstreept dat de informatiegegevens (identificatiegegevens) van een persoon die ingeschreven is in het wachtregister, zich in het Rijksregister bevinden, net zoals voor de personen ingeschreven in het bevolkingsregister of het vreemdelingenregister. Het beschikken over een machtiging om sommige gegevens te verkrijgen uit het Rijksregister impliceert de toegang tot diezelfde gegevens (identificatiegegevens) voor alle personen bedoeld in artikel 2 van de WRR, dus eveneens tot deze opgenomen in het wachtregister en tot die bedoeld in artikel 6bis, 1 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten. 17. De aanvrager vraagt bovendien toegang tot de historiek van de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht gedurende een periode van vijf jaar voorafgaand aan hun mededeling door het Rijksregister. Deze aanvraag lijkt gerechtvaardigd in het licht van artikel 21 van het BWR van 15 maart 2015 dat bepaalt "De administratie beschikt over een termijn van vijf jaar, die ingaat de dag waarop het bedrag van de premie wordt betaald, om na te gaan of de aanvraag voldoet aan de toekenningsvoorwaarden bedoeld in dit besluit. 18. De toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (de geboorteplaats uitgezonderd), 3, 5, 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd) 8, 9 en 13 van de WRR alsook tot de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht gedurende een periode van vijf jaar voorafgaand aan hun mededeling door het Rijksregister, is conform artikel 4, 1, 3 van de WVP. 19. Het Comité herinnert overigens aan de voorschriften van artikel 6 van de WRR volgens hetwelk de overheden die gemachtigd zijn de gegevens van het Rijksregister te raadplegen, deze gegevens niet meer rechtstreeks bij de betrokkene mogen opvragen.

6 Beraadslaging RR 12/2016-6/10 C.2. Betreffende het gebruik van het Rijksregisternummer 20. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer van de natuurlijke personen te gebruiken van de premieaanvrager en van de personen waarmee hij gewoonlijk samenleeft, al dan niet met een familieband, de ascendenten en afstammelingen van de aanvrager uitgezonderd, op basis van de gezinssamenstelling. 21. Dit gebruik zal de risico's op homonymie uitsluiten en toelaten de aanslagbiljetten van het gezin te raadplegen. 22. Het gebruik van het Rijksregisternummer, dat een uniek nummer is dat een persoon zonder enige foutenmarge identificeert, laat immers toe fouten te vermijden bij de communicatie tussen de aanvrager en de FOD Financiën. 23. Het Comité besluit dat het gebruik van het identificatienummer in het licht van het vermelde doeleinde conform is aan artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.3. Betreffende de frequentie van de toegang/ gebruik en de duur van de machtiging 24. Er wordt een permanente toegang gevraagd tot de gegevens van het Rijksregister aangezien bij het onderzoek van het dossier de gegevens op ieder ogenblik moeten kunnen worden geraadpleegd. 25. Het Comité stelt vast dat de aanvrager met een permanente toegang zijn dossiers correct kan beheren. De gevraagde toegang tot deze gegevens is bijgevolg in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. 26. De aanvrager wenst een machtiging voor een bepaalde duur van 6 jaar. 27. Het BWR van 25 maart 2015 bepaalt immers in de artikelen 16 en 29 de volgende termijnen: Art. 16. De aanvrager richt de administratie een aan de uitvoering van de werken voorafgaande waarschuwing via het formulier dat door de administratie ter beschikking wordt gesteld. De voorafgaande waarschuwing betreffende de in titel 2 bedoelde investeringen is twee jaar geldig te rekenen van de ontvangst ervan door de administratie. Na die termijn maken de werken het voorwerp uit van een nieuwe voorafgaande waarschuwing.

7 Beraadslaging RR 12/2016-7/10 De voorafgaande waarschuwing betreffende de in titel 3 bedoelde investeringen is twee jaar geldig vanaf de datum vermeld in het verslag van de openbare schatter. Na die termijn maken de werken het voorwerp uit van een nieuwe voorafgaande waarschuwing. Art. 29. Dit besluit treedt in werking op 1 april 2015 en wordt toegepast op alle investeringen die op die datum in aanmerking komen. Het houdt op uitwerking te hebben drie jaar na inwerkingtreding ervan. 28. Concreet betekent dit dat het BWR van 26/03/2015 zal van kracht zijn tot 31/03/2018. Als een burger zijn voorafgaande waarschuwing voor 31 maart 2018 indient zal hij nog over twee jaar beschikken om de vermelde werken uit te voeren, zijnde uiterlijk tot 31 maart Vervolgens zal de verwerking van de premie door de administratie worden uitgevoerd, verwerking die meer dan een jaar in beslag kan nemen naargelang het aantal premieaanvragen dat bij de cel premies wordt ingediend. 29. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een machtiging van onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 1, WVP). C.4. Betreffende de bewaringstermijn 30. De aanvrager zal de gevraagde gegevens slechts bewaren gedurende 10 jaar na de betaling van de premie. 31. Deze termijn is ingegeven door artikel 15 van de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof 2, dat bepaalt dat inzake verjaring het gemeen recht van toepassing is. 32. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat de bewaringstermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP. 2 Is van toepassing op Vlaamse rechtspersonen: zie artikel 68 van het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof.

8 Beraadslaging RR 12/2016-8/10 C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 33. Uit de machtigingsaanvraag blijkt dat het Rijksregisternummer zal meegedeeld worden aan de FOD Financiën zodat deze laatste aan de aanvrager de inkomensgegevens kan bezorgen van de premieaanvrager en van de personen waarmee hij gewoonlijk samenleeft, al dan niet met een familieband, de ascendenten en afstammelingen van de aanvrager uitgezonderd, op basis van de gezinssamenstelling. 34. Het Comité stelt vast dat de FOD Financiën gemachtigd is om het Rijksregisternummer te gebruiken 3. Het heeft er dan ook geen bezwaar tegen dat de aanvrager het Rijksregisternummer meedeelt aan de FOD Financiën. C.6. Netwerkverbindingen 35. Uit de aanvraag blijkt dat er thans geen enkele netwerkverbinding tot stand komt. 36. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 37. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging van de aanvrager werd meegedeeld. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene kan worden aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging. 3 KB van 25 april 1986 waarbij sommige overheden van het Ministerie van Financiën gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken. Koninklijk besluit van 13 november 1995 waarbij aan de Dienst Belastingen van de Administratie van Financiën van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en waarbij hij gemachtigd wordt om het identificatienummer ervan te gebruiken.

9 Beraadslaging RR 12/2016-9/10 D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 38. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. De aanvrager blijkt eveneens over een informatiesysteem te beschikken dat zodanig is opgevat dat de identiteit van de entiteiten die zich toegang verschaft hebben tot de persoonsgegevens, permanent wordt geregistreerd. 39. Het Comité neemt hier akte van. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatie en lijst van die personen 40. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en die het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité. Bovendien moeten de personen die op de lijst voorkomen een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren. Volgens de aanvraag is dit het geval. 41. Het Comité eist dat de aanvrager de nodige maatregelen zou nemen om de loggings te registreren (wie had toegang tot de gegevens, wanneer en waarom) zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DIE REDENEN, het Comité 1 machtigt de Service Public Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l'aménagement du territoire, du Logement, du Patrimoine et de l'énergie (Waalse Overheidsdienst, operationeel directoraat-generaal ruimtelijke ordening, wonen, erfgoed en energie) (DGO 4), Département de l'énergie et du bâtiment durable,direction des bâtiments durables - Cellule Primes om, onder de in onderhavige beraadslaging opgesomde voorwaarden voor de onder punt B vermelde doeleinden en voor een bepaalde duur van 6 jaar: te beschikken over een permanente toegang tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (de geboorteplaats uitgezonderd), 3, 5, 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd) 8, 9 en 13 van de WRR alsook tot de historiek van de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht gedurende de voorbije vijf jaar;

10 Beraadslaging RR 12/ /10 het Rijksregisternummer te gebruiken; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren; De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon