Gelet op de aanvraag van de Directie Huisvesting van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel ontvangen op 08/07/2015;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 50/2015 van 2 september 2015 Betreft: machtigingsaanvraag van de Directie Huisvesting van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel om toegang te krijgen tot de gegevens bedoeld in artikel 3, 1 ste lid, 15, 16 en 17 van de wet van 8 augustus 1983 (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Directie Huisvesting van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel ontvangen op 08/07/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 23/07/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 50 /2015-2/8 Beslist op 2 september 2015, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG. 1. De Directie Huisvesting van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel wil gemachtigd worden om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, bedoeld in artikel 3, 1 ste lid, 15 tot 17 van de WRR voor het beheer van de dossiers met betrekking tot de huurtoelagen en/of herhuisvestingstoelagen waarmee de Directie Huisvesting belast is, alsmede voor het beheer van de verrichtingen die noodzakelijk zijn voor de terugvordering van onverschuldigde, betaalde bedragen en de dossiers inzake strijd tegen leegstaande woningen. 2. De aanvrager werd bij koninklijk besluit van 29 september 1995 reeds gemachtigd om toegang te hebben tot de gegevens bedoeld in artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 9 en 2 de lid van de wet van 8 augustus 1983 voor de uitbetaling van toelagen, premies en subsidies en met de machtiging RR nr. 06/2012 van 11 januari 2012 voor de strijd tegen leegstaande woningen werd de aanvrager gemachtigd om toegang te hebben tot de informatie bedoeld in artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 3, 5, 6, 8 en 9 alsmede om gebruik te maken van het rijksregisternummer. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 3. Overeenkomstig artikel 5, 1 ste lid, 1 en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid van die wet of om die gegevens te ontvangen aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. 4. De aanvrager werd al erkend als een Belgische overheid die in aanmerking komt om gemachtigd te worden voor toegang tot informatiegegevens van het Rijksregister. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP)

3 Beraadslaging RR 50 /2015-3/8 5. Op grond van artikel 4 van de WVP, is het rijksregisternummer een persoonsgegeven, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Dit persoonsgegeven dient bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van het doeleinde waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDEN 6. Zoals hierboven vermeld, wenst de aanvrager toegang tot de gegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 15 tot 17 van de WRR voor het beheer van de dossiers met betrekking tot de huurtoelagen en/of herhuisvestingstoelagen, alsmede voor het beheer van de verrichtingen die noodzakelijk zijn voor de terugvordering van de onverschuldigde, betaalde bedragen, en de dossiers inzake bestrijding van de leegstaande woningen. 7. Binnen het reglementair kader inzake huurtoelagen voor kandidaat-huurders, bepaalt artikel 5, 1 van het Besluit van de Regering van het Brusselse Hoofdstedelijk Regering tot instelling van een huurtoelage voor de kandidaat-huurders die ingeschreven staan op de lijsten van de sociale huisvesting dat: De gehuurde woning mag niet toebehoren aan een bloed- of aanverwant tot in de derde graad van de aanvrager of van één van zijn gezinsleden. 8. Binnen het reglementair kader inzake verhuistoelagen en tussenkomst in de huur (hierna VHT) bepaalt artikel 9, 1 van het Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot instelling van een herhuisvestingstoelage : Noch de ongeschikte, noch de geschikte woning mag toebehoren aan een bloed- of aanverwant tot de 3e graad van de aanvrager of één van diens gezinsleden. 9. Voor de strijd tegen leegstaande woningen is de aanvrager belast met de hiernavolgende opdrachten: Opsporing en vaststelling met een proces-verbaal van administratieve inbreuken, hetzij uit eigen beweging, hetzij na klacht van de gemeentelijke overheid of erkende verenigingen; het aangetekend versturen met ontvangstmelding van een verwittiging naar de veronderstelde auteur van een dergelijke administratieve inbreuk waarin hij wordt aangemaand om binnen de drie maanden een einde te stellen aan die leegstand; het opleggen van een administratieve boete.

4 Beraadslaging RR 50 /2015-4/8 10. Opdat de ambtenaren van de aanvrager hun verplichtingen zouden kunnen vervullen in de strijd tegen leegstand, mogen zij de woningen bezoeken mits zij daarvan voorafgaand een aangetekende kennisgeving hebben verstuurd (artikel 23duodecies 2 van de Brusselse Huisvestingscode). De aanvrager moet dus zelf de juiste gesprekspartner kunnen vaststellen in het dossier die hij behandelt. 11. Het Comité stelt vast dat de doeleinden welbepaald zijn, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd als bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. De gegevens 12. De aanvrager wenst toegang tot de informatie bedoeld in artikel 3, eerste lid, 15 tot 17 van de WRR, namelijk: de vermelding van de ascendenten in de eerste graad; de vermelding van de afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad; de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige, alsook de vermelding van de vertegenwoordiger of van de persoon die de meerderjarige of de minderjarige bijstaat. 13. Het Comité stelt het volgende vast : 14. In het kader inzake huurtoelagen voor kandidaat-huurders, verhuistoelagen en tussenkomst in de huur mag de bewuste woning niet toebehoren aan een bloed- of aanverwant tot in de derde graad van de aanvrager of van één van zijn gezinsleden. De aanvrager verduidelijkt ook dat elke gezinslid begunstigde kan zijn geweest/is/kan worden van een (schenking) onroerend goed en niet langer de voorwaarden vervult voor de toekenning van een toelage. Wanneer er geldsommen moeten worden teruggevorderd van de erfgenamen, stelt de aanvrager dat hij aan de hand van het gegeven afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad een schrijven kan richten aan alle in aanmerking komende gesprekspartners. Een toegang tot de informatie ascendenten in de eerste graad en afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad van iedere reële rechthebbende op vastgoed gelegen in het Brusselse Gewest, is hiervoor een geschikt instrument.

5 Beraadslaging RR 50 /2015-5/8 15. In de strijd tegen leegstaande woningen, moet de aanvrager zich kunnen richten tot de juiste gesprekspartner, met name bij een overlijden, zodat hij zich kan richten tot de erfgena(a)m(en). Voor een correct verloop van de procedure moet de aanvrager er zeker van kunnen zijn dat hij met de juiste persoon communiceert. Een toegang tot de informatie ascendenten in de eerste graad en afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad van iedere reële rechthebbende op vastgoed gelegen in het Brusselse Gewest, is hiervoor een geschikt instrument. 16. Voor de opdrachten in het kader van huurtoelagen voor kandidaat-huurders, verhuistoelagen en tussenkomst in de huur en de strijd tegen leegstand is het met een toegang tot het gegeven akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige, alsook de vermelding van de vertegenwoordiger of van de persoon die de meerderjarige of de minderjarige bijstaat eveneens mogelijk om zich desgevallend te richten tot de juiste gesprekspartner. 17. Het Comité is van mening dat voor de verwezenlijking van de doeleinden vermeld onder punt B, een toegang tot de persoonsgegevens, vermeld i artikel 3, eerste lid, 15 tot 17 van de WRR in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.2. de wijzigingen 18. De aanvrager wenst dat de wijzigingen aan de gegevens ascendenten in de eerste graad, afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad en akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige, alsook de vermelding van de vertegenwoordiger of van de persoon die de meerderjarige of de minderjarige bijstaat automatisch worden meegedeeld, dit om iedere wijziging van gesprekspartner te kennen in een lopend dossier en dit voor de vervulling van de opdrachten in het kader van huurtoelagen voor kandidaat-huurders, verhuistoelagen en tussenkomst in de huur en de strijd tegen leegstand. 19. Het Comité maakt de aanvrager erop attent dat hij over een verwijzingsrepertorium moet beschikken om te kunnen genieten van deze functionaliteit. Dit repertorium dient als filter zodat de aanvrager uitsluitend de informatie ontvangt die relevant is in het raam van de behandeling van zijn dossiers. De aanvrager heeft aan het Comité

6 Beraadslaging RR 50 /2015-6/8 bevestigd dat hij over een dergelijk repertorium beschikt. Het Comité neemt hiervan akte. 20. Een dergelijke toegang tot de wijzigingen of een mededeling ervan is in overeenstemming met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.3 De frequentie van de toegang en de duur waarvoor toegang worden gevraagd C.3.1. Een permanente toegang wordt gevraagd. 21. Het Comité stelt vast dat de aanvrager, gezien de opdrachten waarmee hij werd belast, regelmatig persoonsgegevens moet opzoeken en controleren. Voor een correcte uitvoering van zijn opdrachten is een permanente toegang dus aangewezen (artikel 4, 1, 3, van de WVP). C.3.2. Er wordt toegang gevraagd voor onbepaalde duur. 22. De geldigheidsduur van de Brusselse Huisvestingscode en het uitvoeringsbesluit van 19 februari 2004, het Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 november 2013 is niet precies vastgesteld. Dit betekent dat ook de opdrachten die de aanvrager vervult in uitvoering van die juridische instrumenten, ook niet in de tijd beperkt zijn. 23. Gelet op de doeleinden, is het Comité van oordeel dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, van de WVP). C.4. De bewaartermijn 24. De aanvrager wenst een bewaartermijn van 10 jaar nadat de dossiers met betrekking tot de personen en de betrokken huisvesting geklasseerd werden. Hij legt uit dat artikel 40 van de organieke ordonnantie van 26 maart 2006 houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, voorziet in een bewaartermijn van de bewijsstukken tot 10 jaar. Ongeacht het gegeven, moeten de gegevens worden bewaard gedurende de behandelingsperiode van het dossier met toevoeging van 10 jaar. 25. Het Comité is van oordeel dat de bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP.

7 Beraadslaging RR 50 /2015-7/8 C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 26. De aanvrager bevestigt dat de gegevens uitsluitend bestemd zijn voor intern gebruik ten behoeve van een correct dossierbeheer. 27. Het Comité neemt hiervan akte. C.6. Netwerkverbindingen 28. Uit de aanvraag blijkt dat in het kader van dit doeleinde geen enkele netwerkverbinding tot stand komt. 29. Het Comité neemt hiervan akte. 30. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht erop dat: wanneer er later netwerkverbindingen tot stand komen, de aanvrager het Comité hiervan vooraf moet inlichten; het Rijksregisternummer uitsluitend in relatie met derden mag worden gebruikt mits dit valt binnen het kader van de doeleinden waarvoor deze derden eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake Informatiebeveiliging en informatiebeveiligingsbeleid 31. de identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging alsmede het informatiebeveiligingsbeleid werden aan het Comité meegedeeld. 32. Het Comité stelt vast dat de vereiste voorwaarden zijn vervuld. D.2 Personen die het Rijksregisternummer zullen gebruiken 33. In de aanvraag staan functie en dienst vermeld van de personen die het Rijksregisternummer zullen gebruiken. Het gaat om de ambtenaren die functioneel belast zijn met de behandeling van dossiers alsook hun hiërarchische meerderen die betrokken zijn bij de validering.

8 Beraadslaging RR 50 /2015-8/8 34. Het Comité eist van de aanvrager dat hij een lijst opstelt van zijn personeelsleden die het Rijksregisternummer gebruiken. Die lijst moet voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. 35. Het Comité eist van de aanvrager dat hij de nodige maatregelen treft voor de registratie van de logins zodat de toegangen kunnen gecontroleerd worden. OM DIE REDENEN Het Comité 1 machtigt de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, Administratie Stedelijke ontwikkeling, Directie Huisvesting, Cel leegstaande woningen, om permanent toegang te hebben tot de gegevens bedoeld onder artikel 3, eerste lid, 15 tot 17 (alsook de wijzigingen) van de WRR voor de verwezenlijking van de doeleinden vermeld onder punt B. 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de gerechtigde van deze machtiging, een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon