BERAADSLAGING RR Nr 13 / 2005 van 4 mei 2005

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel. : +32(0)2/ commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 13 / 2005 van 4 mei 2005 O. Ref. : SA2 / RN / 2005 / 010 BETREFT : Beraadslaging betreffende de aanvraag van het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor milieu Land van Aalst (ILVA) om gemachtigd te worden om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op o.a. afvalbeheer De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid art. 19, 3; Gelet op het Koninklijk Besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor milieu Land van Aalst (ILVA), ontvangen op 8 maart 2005; Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 23 maart 2005; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 25 april 2005; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 4 mei 2005, na beraadslaging, als volgt: Ber RR 13 / / 8

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel om het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor milieu Land van Aalst (ILVA), hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om: toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 5, 9 en 10, en tweede lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (WRR); het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR) met het oog op de controle op het bezoek van de containerparken, het ophalen van afval en de facturatie ervan, de organisatie en het beheer van een wegwerpluierproject. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR). Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2, WRR wordt de machtiging om toegang of mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het sectoraal comité. Krachtens artikel 135 van de Nieuwe Gemeentewet hebben de gemeenten tot taak te voorzien in de zindelijkheid en de gezondheid. Daarnaast zegt artikel 15 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 2 juli 1981 betreffende de voorkoming en het beheer van afvalstoffen, dat elke gemeente, al dan niet in samenwerking met andere gemeenten, ervoor zorgt dat de huishoudelijke afvalstoffen op regelmatige tijdstippen worden opgehaald of op een andere wijze worden ingezameld. Teneinde deze taak van algemeen belang, die hen bij wet en decreet is toevertrouwd, optimaal te vervullen, hebben 12 gemeenten zich verenigd in het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor milieu Land van Aalst (ILVA), de aanvrager. Dit vertaalt zich trouwens ook in het maatschappelijk doel van de aanvrager (artikel 3 van zijn statuten), namelijk: het nastreven van een vooruitstrevend, duurzaam en integraal afvalbeleid binnen haar werkingsgebied door: het inzamelen hetzij via de haal-, hetzij via de brengmethode en het verwerken van de door de inwoners in haar werkingsgebied diverse aangeboden afvalfracties; het verwerken van de door de vennoten aangeboden afvalfracties andere dan hierboven vermeld en door de Raad van bestuur aanvaard; het initiëren, coördineren, en realiseren van initiatieven ter stimulering van de voorkoming en het hergebruik van afvalstoffen, inbegrepen de communicatie naar de inwoners toe.. Ber RR 13 / / 8

3 De aanvrager is een intergemeentelijke opdrachthoudende vereniging, een publiekrechtelijk rechtspersoon, die werkt overeenkomstig de bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. Gelet op het feit dat de aanvrager een taak van algemeen belang vervult, komt hij in aanmerking voor een toegang tot of de mededeling van de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP). Op grond van art. 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT De aanvrager werkt met een DIFTAR-project. Dit project houdt enerzijds in dat er gedifferentieerde tarieven toegepast worden voor de afvalverwijdering en anderzijds dat elk gezin woonachtig in het werkingsgebied van de aanvrager op basis van weging een geïndividualiseerde rekening krijgt voor de inzameling en de verwerking van het door hen via huis-aan-huis ophaling of in het containerpark aangeboden afval. De gezinnen woonachtig in het werkingsgebied van de aanvrager beschikken over een jaarlijks contingent van afval dat ze gratis in het containerpark mogen afleveren. Van zodra dit contingent opgebruikt is, worden het aangeboden afval gewogen met het oog op de latere aanrekening ervan. Bij de huis-aan-huis inzameling van grof vuil en tuinafval wordt een vergoeding per kilogram gevraagd. Naar aanleiding van de ophaling wordt een weegbon opgesteld met het oog op facturatie. De recyclage van wegwerpluiers is milieuvriendelijker dan de verbranding ervan tezamen met het huisvuil. De aanvrager wenst met het oog hierop na te gaan welke gezinnen geïnteresseerd kunnen zijn in dit project teneinde hen vrijblijvend uit te nodigen om deel te nemen aan deze inzameling die via aparte inzamelzakken tegen vaste prijs geschiedt. De hierboven vermelde doeleinden zijn welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van art. 4, 1, 2, WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten opzichte van de gegevens De aanvrager wenst mededeling van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 5, 9 en 10, WRR zijnde respectievelijk: - naam en voornaam - geboorteplaats en -datum - hoofdverblijfplaats - samenstelling van het gezin - vermelding van het register waarin iemand is ingeschreven. Ber RR 13 / / 8

4 De informatiegegevens naam en voornaam en hoofdverblijfplaats zijn vanzelfsprekend van belang om contact op te nemen met de betrokkene. Het gegeven hoofdverblijfplaats is daarenboven ook vereist met het oog op: - de rechtvaardige verdeling van de via Diftar ontvangen retributiegelden per gemeente. Op termijn zullen de containerparken die door de aanvrager uitgebaat worden, toegankelijk zijn voor de inwoners van naburige ILVA-gemeenten. De uitgaven voor verwerking en de inkomsten vanuit Diftar moeten kunnen gekoppeld worden aan de gemeente waar het gezin gedomicileerd is; - de huis-aan-huisinzameling van grof vuil en tuinafval die sinds 2004 verloopt via een betalend systeem waarbij de gezinnen eerst telefonisch of via een oproep doen om dit afval te komen ophalen op hun adres. Teneinde misbruiken te voorkomen is het aangewezen dat de aanvrager in staat is om aan de hand van de naam van de beller te controleren of hij wel woonachtig is op het adres waar de ophaling moet geschieden. De inzamelwagen weegt de aangeboden afvalstoffen ter plaatse, maakt een weegbon en factuur op en deze wordt in de brievenbus achtergelaten. Ingeval van wanbetaling zal de aanvrager moeten kunnen nagaan of de betrokkene al dan niet nog op het aangegeven adres woonachtig is. De aanvrager wenst toegang te bekomen tot het informatiegegeven geboorteplaats en datum met het oog op het wegwerpluierproject. Dit project viseert gezinnen met kinderen die tot 2,5 jaar oud zijn (eventueel verlenging met 6 maanden) en dus normalerwijze wegwerpluiers gebruiken. De aanvrager wenst deze gezinnen te contacteren ten einde hen te informeren over dit project en hen vrijblijvend uit te nodigen om aan dit project deel te nemen. Met het oog op het doel dat de aanvrager wenst te bereiken moet hij alleen over de geboortedatum en meer in het bijzonder de geboortedatum van de inwoners die jonger zijn dan 3 jaar en 1 maand kunnen beschikken. De geboorteplaats is inzake niet relevant. Het informatiegegeven samenstelling van het gezin is een gegeven dat een rol speelt bij het berekenen van de vergoeding die verschuldigd is voor het aantal kilogram dat wordt afgeleverd in het containerpark. Voor de eerste 100 kilogram op jaarbasis is geen retributie verschuldigd door het gezin. Daarna gelden getrapte tarieven naarmate men bepaalde grenzen per kalenderjaar overschrijdt. Dit houdt in dat bij de aanmelding van een gezinslid op het containerpark, de aanvoer steeds op het conto van het gezin wordt aangerekend, tot de gegevens uit het Rijksregister aantonen dat deze persoon niet meer tot het gezin behoort. De aanvrager stelt dat het informatiegegeven vermelding van het register waarin iemand is ingeschreven van belang is voor het organiseren van de toegang tot het containerpark. Deze toegang wordt gecontroleerd via de identiteitskaart (in een overgangsfase via de klassieke identiteitskaart, later via de elektronische identiteitskaart). De aanvrager werkt met een optisch leessysteem voor de klassieke identiteitskaart, dat alleen afgesteld kan worden op Belgische identiteitskaarten en een elektronisch systeem dat de elektronische identiteitskaart kan lezen maar ook kaarten die de aanvrager zelf uitreikt aan bezoekers die niet over een Belgische identiteitskaart beschikken zoals de buitenlandse inwoners van een gemeente. Het register waarin de persoon is ingeschreven is dan ook van belang om te bepalen met welk type van (identiteits)kaart iemand toegang kan verleend worden. Ber RR 13 / / 8

5 De Commissie stelt vast dat de toegang voor wat de persoonsgegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 5, 9 en 10, WRR betreft, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP voor zover de toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 2 beperkt wordt tot de geboortedatum van de inwoners van het werkterrein van de aanvrager die jonger zijn dat 3 jaar en 1 maand. C.2. Ten opzichte van de frequentie van de mededeling en de duur van de toegang en de mededeling C.2.1. Op 12 april 2005 liet de aanvrager weten dat hij aan de hand van de mededeling van de gevraagde gegevens zijn taken kan verrichten (en bijgevolg geen toegang tot het Rijksregister noodzakelijk is). Het werkterrein van de aanvrager strekt zich uit over de gemeenten Aalst, Denderleeuw, Erpe- Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Herzele, Kluisbergen, Lede, Ninove, Oosterzele, Sint-Lievens- Houtem en Zottegem. Bijgevolg dient de mededeling van de informatiegegevens dan ook dienovereenkomstig geografisch beperkt te worden, zoniet zou de toegang overmatig zijn in de zin van artikel 4, 1, 3, WVP. C.2.2. De aanvrager wenst niet alleen mededeling van de informatiegegevens van het Rijksregister te bekomen, hij wenst tevens dat elke wijziging van deze gegevens, met betrekking tot de personen die in zijn geografisch werkterrein gehuisvest zijn, wekelijks zou meegedeeld worden. Een wijziging van een van de betrokken gegevens heeft immers een weerslag op de beheerstaken. Door dit systeem wordt vermeden dat de aangestelde van de aanvrager regelmatig alle gegevens van die personen moeten gaan controleren door middel van een toegang tot het Rijksregister. Aldus wordt het aantal raadplegingen van het Rijksregister beperkt. Dit is een werkwijze die ook reeds wordt toegepast in het verkeer tussen het Rijksregister en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. C.2.3. De toegang en het gebruik wordt gevraagd tot 31 oktober 2021, tijdstip waarop de aanvragende vereniging een einde neemt. De Commissie stelt vast dat in het licht van de doeleinden waarvoor de mededeling van de actuele informatiegegevens wordt gevraagd, de wekelijkse mededeling van de wijzigingen die werden aangebracht en de aangegeven duur niet overdreven zijn en dus in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. C. 3. Gebruik van het identificatienummer Het identificatienummer van het Rijksregister is een uniek nummer dat niet aan wijzigingen onderhevig is. Het is een unieke sleutel die toelaat iemand binnen het systeem zonder enige twijfel correct te identificeren en te volgen. De aanvraag voor wat het gebruik van het identificatienummer betreft, is in overeenstemming is met artikel 4, 1, 4, WVP. Ber RR 13 / / 8

6 C.4. Ten opzichte van de bewaartermijn De aanvrager stelt dat in het beheersprogramma tot opvolging van DIFTAR op de containerparken en de inzameling van wegwerpluiers, grofvuil en tuinafval alle gegevens, zowel de financiële als deze van het Rijksregister en de operationele, voor de volledige duur van het project of de bestaansduur van de aanvrager, dit is tot 31 oktober 2021, moeten bewaard worden. Het bewaren van deze gegevens gedurende deze periode is noodzakelijk, aldus de aanvrager, aangezien er steeds een historiek moet bijgehouden worden van alle financiële transacties en alle andere acties die gedaan worden inzake het containermanagement en dit om elke discussie te vermijden. Wanneer een persoon niet langer in het werkterrein van de aanvrager woonachtig is en alle financiële kwesties volledig zijn afgerond, dan moeten de gegevens van de betrokkene na 1 jaar vernietigd worden. Behoudens in het geval dat de betrokkene binnen hetzelfde jaar terug in het werkterrein van de aanvrager woonachtig wordt, zijn die gegevens voor de aanvrager niet langer nuttig en moeten ze vernietigd worden. De Commissie is van oordeel dat de bewaartermijn van de gegevens conform is aan artikel 4, 1, 5, WVP in de mate dat: - de informatiegegevens slechts worden bewaard zolang de betrokkenen binnen het werkterrein van de aanvrager gehuisvest zijn en uiterlijk tot het verstrijken van de duurtijd waarvoor de aanvrager werd opgericht zijnde 31 oktober 2021; - de gegevens van de personen die verhuizen buiten het werkterrein vernietigd worden, 1 jaar na het afsluiten van eventueel openstaande financiële kwesties. C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden De gegevens die door de aanvrager uit het Rijksregister verkregen worden evenals het identificatienummer, zullen uitsluitend intern gebruikt worden. Alleen de resultaten van statistische analyses zullen eventueel doorgegeven worden aan de betrokken gemeentediensten. De Commissie leidt hieruit af dat alleen cijfermateriaal aan de gemeentediensten zal bezorgd worden dat niet in verband kan gebracht worden met identificeerbare personen en/of gezinnen C.6. Netwerkverbindingen Uit de door de aanvrager verstrekte uitleg blijkt dat er geen netwerkverbindingen met derden tot stand komen. De Commissie vestigt er de aandacht op dat indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen: - de aanvrager de Commissie daarvan onmiddellijk op de hoogte moet brengen; - het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover deze laatste eveneens gemachtigd zijn om dit nummer te gebruiken. Ber RR 13 / / 8

7 D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Hij brengt rechtstreeks verslag uit aan de algemeen directeur van de aanvrager en geeft leiding aan de medewerkers van de dienst Milieu. Hij maakt geen deel uit van de Dienst Systeembeheer. Zijn resultaatgebied inzake informatieveiligheid wordt als volgt omschreven: een adviserende en controlerende rol spelen op basis van regelmatig aangevulde kennis betreffende de thema s rond bescherming van de persoonlijke levenssfeer; collega s informeren over alle aspecten van informatieveiligheid en meer in het bijzonder over de wettelijke verplichtingen van de aanvrager en zijn medewerkers; waken over de uitvoering van het informatieveiligheidsplan en de noodzakelijke bijsturing naar aanleiding van gewijzigde wetgeving of richtlijnen vanwege de Commissie. D.2. Informatieveiligheidsplan Er wordt een informatieveiligheidsplan, opgesteld door de consulent inzake informatieveiligheid, voorgelegd. Dit plan werd goedgekeurd door het directiecomité van de aanvrager op 3 maart In dit veiligheidsplan worden de volgende punten geregeld: Beveiligingsvereisten t.o.v. het personeel; Fysieke beveiliging van de omgeving; Toegangsbeveiliging; Ontwikkeling en onderhoud van het systeem; Continuïteitsmanagement; Interne en externe controle; Budget voor informatieveiligheid. De Commissie is van oordeel dat het meegedeelde plan kan volstaan. Verder zal de Commissie de aanvrager een lijst met minimale veiligheidsvereisten toesturen die deze laatste waarheidsgetrouw zal moeten invullen en terugbezorgen aan de Commissie. In het licht hiervan zal de verleende machtiging eventueel herbekeken worden. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen Rekening houdend met de concrete taak die zij vervullen zullen er binnen de diensten van de aanvrager een aantal personeelsleden toegang hebben tot alle informatiegegevens van het Rijksregister, anderen zullen gedeeltelijke toegang hebben. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van de Commissie. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. Ber RR 13 / / 8

8 OM DEZE REDENEN, machtigt de Commissie het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor milieu Land van Aalst (ILVA), met het oog op de realisatie van de doeleinden vermeld onder punt B: - om met betrekking tot de personen die woonachtig zijn binnen haar geografisch werkterrein, namelijk de gemeenten Aalst, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Herzele, Kluisbergen, Lede, Ninove, Oosterzele, Sint-Lievens-Houtem en Zottegem, mededeling te krijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 5, 9 en 10, WRR, waarbij mededeling van het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 2 beperkt wordt tot de geboortedatum van de inwoners van het werkterrein van de aanvrager die jonger zijn dat 3 jaar en 1 maand; - om vervolgens wekelijks mededeling te krijgen van de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht; - om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; en dit zolang zij met de realisatie van hoger vermelde doeleinde gelast is en uiterlijk tot 31 oktober en op voorwaarde dat de vereisten, vermeld in de punten C.4., C.6, D.2. en D.3., nageleefd worden. De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Michel PARISSE Ber RR 13 / / 8