Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER DELIBERATIE Nr 04 / 2004 van 15 maart 2004

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hallepoortlaan 5-8, B-1060 Brussel Tel. : +32(0)2/ commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER DELIBERATIE Nr 04 / 2004 van 15 maart 2004 O. Ref. : SA2 / RN / 2004 / 013 BETREFT : Deliberatie betreffende de toelating voor het bekomen van een steekproef uit het Rijksregister voor het FWO-project «Het meten van het survey klimaat». De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid art. 19, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de faculteit Sociale Wetenschappen van de Katholieke Universiteit Leuven, departement sociologie, ontvangen op 20 januari 2004, en aangevuld door het schrijven van 24 februari 2004; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 20 januari 2004; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Brengt op 15 maart 2004 volgende deliberatie uit: Del. 04 / / 6

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG In het kader van het onderzoek «Het meten van het survey klimaat» verzoekt het Centrum voor Survey Methodologie, bij het departement sociologie van de faculteit Sociale Wetenschappen van de Katholieke Universiteit Leuven, om mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 3 en 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, onder de vorm van een toevalsteekproef van 2000 Belgische inwoners die zullen worden ondervraagd teneinde een instrument te ontwikkelen om de survey-praktijk en de houding ten aanzien van surveys te meten waardoor een algemeen beeld wordt verkregen van het survey-klimaat. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING - Wet van 8 augustus Overeenkomstig art. 5, lid 1, 2 van de wet van 8 augustus 1983 wordt de machtiging om mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. De Katholieke Universiteit Leuven, die als dergelijke instelling dient te worden beschouwd, komt aldus in aanmerking om te worden gemachtigd om mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens opgenomen in het Rijksregister. - Wet van 8 december 1992 (WVP). Op grond van art. 4 van de wet van 8 december 1992 vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT Het doeleinde waarvoor om mededeling van bepaalde actuele informatiegegevens van het Rijksregister wordt verzocht, bestaat in het uitvoeren van een sociaal-wetenschappelijk onderzoek naar de survey praktijk (o.a. het aantal surveys dat wordt georganiseerd, het aantal uitnodigingen die personen krijgen om mee te werken aan een interview), de gepercipieerde legitimiteit van surveys en de houding ten aanzien van survey onderzoek (o.a. hoe personen denken over het nut, de geloofwaardigheid en de kwaliteit van de survey resultaten). Dit wetenschappelijk onderzoek streeft de volgende doelstellingen na: 1. Het ontwikkelen van een instrument en een adequate dataverzamelingsstrategie om het survey klimaat te meten; 2. Het implementeren van het instrument en de strategie teneinde een algemeen beeld te krijgen van het survey klimaat; 3. Een evaluatie van het effect van het survey klimaat op de bereidheid om mee te werken aan een survey interview. Del. 04 / / 6

3 Teneinde dit onderzoek te verwezenlijken, dient met betrekking tot het Rijksregister van de natuurlijke personen een toevalsteekproef te worden getrokken. Uit het voorgaande volgt dat het nagestreefde doeleinde een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde betreft in de zin van art. 4, 1, 2 van de WVP. C. PROPORTIONALITEIT De informatiegegevens waarvan om mededeling wordt verzocht, namelijk naam en voornaam, geboortedatum, geslacht en hoofdverblijfplaats (art. 3, eerste lid, 1, 2, 3 en 5 van de wet van 8 augustus 1983) zijn noodzakelijk om de toevallig gekozen eenheden te kunnen selecteren en contacteren met het oog op het interview dat zal worden afgenomen. - De gegevens naam en adres zijn noodzakelijk om de toevallig geselecteerde persoon te kunnen contacteren met een vraag om vrijwillig aan het onderzoek mee te werken. De postcode is vereist teneinde een optimale verdeling onder de interviewers mogelijk te maken. - De gegevens geboortedatum en geslacht zijn noodzakelijk om: a) uit de gevraagde adressen een steekproef samen te stellen die representatief is naar leeftijdsklasse en geslacht; b) na te gaan of de interviewers de juiste persoon hebben gecontacteerd. Door deze handelswijze wordt de onderzoeker, die beschikt over de informatie uit het Rijksregister, in de mogelijkheid gesteld om na te gaan of de interviewers, die niet beschikken over de informatie uit het Rijksregister, maar wel verplicht zijn om de geboortedatum te vragen aan de geïnterviewde persoon, de juiste persoon hebben gecontacteerd. Dit laat een eerste controle toe op de kwaliteit van de onderzoeksresultaten. Hieruit dient te worden afgeleid dat gevolg wordt gegeven aan art. 4, 1, 3 WVP. De Commissie stelt eveneens vast dat de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen, noodzakelijk is (art. 4, 1, 5 van WVP), vermits de persoonsgegevens worden bewaard tot twee maanden na de beëindiging van het veldwerk, waarvan de beëindiging is voorzien voor het einde van maart Van zodra deze termijn verstrijkt, worden de verkregen persoonsgegevens vernietigd en is identificatie van natuurlijke personen volstrekt uitgesloten. De onderzoekseenheid verplicht er zich bovendien toe om de resultaten van het onderzoek slechts te publiceren of te verstrekken aan derden in de vorm van anonieme en niet-identificeerbare informatie. D. INFORMATIEPLICHT De personen die deel uitmaken van de steekproef worden voor de aanvang van het onderzoek schriftelijk op de hoogte gebracht van de precieze aard daarvan, van het vrijwillig karakter van de medewerking aan het onderzoek, van de juiste benaming van de onderzoeksinstelling waarvoor de onderzoeksactiviteit wordt verricht, van de doelstellingen die het nastreeft en van de modaliteiten volgens welke de ingewonnen informatiegegevens zullen worden verwerkt. Hieruit volgt dat als dusdanig is voldaan aan de informatieplicht, zoals omschreven in art. 9 WVP. Del. 04 / / 6

4 E. BEVEILIGING a) Consulent inzake informatieveiligheid. De Commissie herinnert eraan dat overeenkomstig artikel 10 van de wet van 8 augustus 1983 de begunstigde van een machtiging een consulent inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer moet aanduiden die onder meer de functie vervult van aangestelde voor de gegevensbescherming (artikel 17 bis van de WVP). De identiteit van deze consulent dient aan het sectoraal comité te worden meegedeeld. De Commissie wenst dat in de toekomst iedere aanvraag voor een machtiging gepaard gaat met een toelichtingsnota waarin minimaal volgende elementen worden aangegeven: m.b.t. de consulent inzake informatieveiligheid: - het functieprofiel, met aanduiding van de plaats in de organisatie, de resultaatgebieden en de vereiste competenties; - de identiteit; - de vorming die de betrokkene heeft genoten of zal genieten; - de tijd die de betrokkene aan de functie kan besteden; - de eventuele andere functies die de betrokkene uitoefent en die niet onverenigbaar mogen zijn met de functie van consulent inzake informatieveiligheid; m.b.t. het informatieveiligheidsbeleid: - het al dan niet bestaan van een informatieveiligheidsplan; - de themata waaromtrent regels of policies bestaan inzake informatieveiligheid; - het budget dat is voorzien voor informatieveiligheid. Indien nodig, kan de Commissie meer gedetailleerde informatie opvragen i.v.m. bepaalde aspecten van het informatieveiligheidsplan en het informatieveiligheidsbeleid. Voor de reeds ingediende aanvragen wenst de Commissie binnen een termijn van uiterlijk 6 maanden over de betrokken informatie te beschikken. b) Technische veiligheidsmaatregelen. In de aanvraag wordt melding gemaakt van een volledig uitgewerkte regeling inzake de beveiliging van persoonsgegevens bij cross-sectie die worden bewaard op een elektronisch medium, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen drie bestanden. Enkel bestand A bevat de persoonsgegevens waarvan mededeling wordt gevraagd. De toegang tot dit bestand is als volgt beveiligd: 1. Tijdens de fase van de gegevensverzameling is bestand A enkel toegankelijk voor de bevoegde medewerker die voor het verloop van het veldwerk instaat. Bestand A is dan opgeslagen op de harde schijf van de persoonlijke computer die enkel door de bevoegde onderzoeker toegankelijk is. Er is geen toegang tot deze harde schijf vanuit het netwerk. Na de datacleaning en controle op non-response wordt dit bestand gewist. 2. Het bestand B1 dat de gegevens bevat op basis van de vragenlijsten bestaat enkel uit een sleutelcode. Dit bestand is beschikbaar voor de onderzoekers van het Centrum voor Survey Onderzoek, maar daarin wordt de oorspronkelijke sleutelcode onbruikbaar na controle op de correctheid van sommige gegevens (geslacht, leeftijd), omdat bestand A dan is vernietigd. De bestanden die worden verspreid onder de wetenschappelijke onderzoekers van andere universiteiten bevatten geen sleutelcode. Ook wordt alle informatie die identificatie op een te laag niveau toelaat (bv. de gemeente) gewist. 3. Het bestand B2 dat de gegevens bevat van de contactbladen die de interviewers moeten bijhouden over het verloop van de contacten en de non-respons, wordt enkel gebruikt binnen het Centrum voor Survey Onderzoek. Na de data-cleaning en controle op de nonresponse wordt de sleutelcode onbruikbaar, vermits bestand A dan wordt gewist. Del. 04 / / 6

5 Deze maatregelen moeten worden uitgewerkt en opgenomen in het specifieke veiligheidsplan dat door de consulent zal worden opgesteld en binnen de hierboven vermelde termijn van 6 maanden aan de Commissie worden voorgelegd. c) Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen. De Commissie wijst op de verplichting verwoord in de bepalingen van art. 12 van de wet van 8 augustus 1983 en herinnert eraan dat de lijsten van de personen voor wie de machtiging geldt ter beschikking van de Commissie moeten worden gehouden. In dit verband stipt de Commissie aan dat het de voorkeur verdient dat de personen die gemachtigd zullen zijn de toegang tot of mededeling van de informatiegegevens te verkrijgen, niet meer op basis van organieke criteria zouden worden aangeduid, maar dat hiervoor functionele criteria worden aangewend. Het is bijgevolg beter de formule aan te houden dat de machtiging geldt voor de personen die ingevolge hun ambtuitoefening en hun functieomschrijving genoodzaakt zijn de informatiegegevens te gebruiken. Dit houdt bijvoorbeeld concreet in dat de machtiging kan gelden voor bepaalde (ondergeschikte) medewerkers binnen een organisatie, maar niet voor het diensthoofd. Uit de aanvraag en het juridisch en technisch advies blijkt dat de personen die mededeling van de betreffende informatiegegevens zullen verkrijgen enerzijds de wetenschappelijke onderzoeker is die voor de uitvoering en controle van de gegevensverzameling verantwoordelijk is, en anderzijds de interviewers die zullen worden ingezet voor de uitvoering van het veldwerk. De Commissie vestigt de aandacht erop dat de namen van deze personen dienen te worden meegedeeld van zodra de verwerking een aanvang neemt. De lijst van de leden van het Centrum voor Survey Methodologie van de Katholieke Universiteit Leuven die uitsluitend gebruik mogen maken van de informatiegegevens in het kader van de geplande onderzoeksactie, met aanduiding van hun functie, zal worden opgesteld en aan de Commissie worden toegezonden. Uit deze vaststelling, evenals het feit dat deze personen een overeenkomst dienen te ondertekenen, waarin zij zich ertoe verbinden om: - enerzijds de deontologische regels verbonden aan hun functie als sociaal-wetenschappelijk onderzoeker in acht te nemen, in het bijzonder het vertrouwelijke karakter van de informatiegegevens te bewaren, en - anderzijds er over te waken dat bij de verspreiding van gegevens en de publicatie van de onderzoeksresultaten de identificatie van de natuurlijke personen onmogelijk is, volgt dat is voldaan aan de vereisten gesteld in art. 12, 2 van de wet van 8 augustus 1983, in de mate dat deze effectief worden uitgevoerd en op voorwaarde dat volgende regels worden nageleefd: - de wijze van vraagstelling evenals de inhoud van de vragen van de enquête die wordt voorgelegd aan de ondervraagde personen dienen als dusdanig volledig conform te zijn met de doelstelling van het onderzoek, - alvorens de betrokken personen worden verzocht om de vragen van de enquête te beantwoorden, is het meer aangewezen dat deze personen voorafgaandelijk worden gecontacteerd teneinde hun toestemming tot medewerking te verkrijgen (opt in). Ingeval van weigering tot medewerking, is het uitdrukkelijk verboden om de betrokken persoon opnieuw te contacteren voor een beperkt interview of het uitoefenen van druk om vooralsnog toch te participeren. Del. 04 / / 6

6 OM DEZE REDENEN, De Commissie machtigt het Centrum voor Survey Methodologie, bij het departement sociologie van de faculteit Sociale Wetenschappen van de Katholieke Universiteit Leuven, om in het kader van het onderzoek «Het meten van het survey klimaat» mededeling te verkrijgen van de actuele informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 3 en 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, onder de vorm van een toevalsteekproef van 2000 Belgische inwoners die zullen worden ondervraagd teneinde een instrument te ontwikkelen om de survey-praktijk en de houding ten aanzien van surveys te meten waardoor een algemeen beeld wordt verkregen van het survey-klimaat. De secretaris, De voorzitter, (get.) J. BARET, (get.) P. THOMAS. Del. 04 / / 6