Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 17/2004 van 14 juni 2004

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hallepoortlaan 5-8, B-1060 Brussel Tel. : +32(0)2/ commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 17/2004 van 14 juni 2004 O. Ref. : SA2 / RN / 2004 / 023 / 013 BETREFT : Beraadslaging over de aanvraag van Cegeka NV tot het verkrijgen van een machtiging tot mededeling van bepaalde informatiegegevens uit het Rijksregister en tot het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen ; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 19 3 ; Gelet op het Koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18 ; Gelet op de aanvraag van Cegeka NV, ontvangen op 5 maart 2004, aangevuld door een schrijven ontvangen op 6 april 2004, 11 mei 2004 en 17 mei 2004 ; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 18 mei 2004 ; Gelet op het verslag van de Voorzitter, Brengt op 14 juni 2004 volgende beslissing, na deliberatie uit : Del. 17 / / 7

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel Cegeka NV te machtigen mededeling te krijgen van bepaalde informatiegegevens uit het Rijksregister en gebruik te maken van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in enkele softwaretoepassingen ontwikkeld in het kader van het monitoren, registreren en het bijsturen van het afvalgedrag van de burger in opdracht van Regionale Milieuzorg, een intergemeentelijk samenwerkingsverband voor gemeentelijk milieubeleid in de provincies Limburg en Vlaams-Brabant. Gezien de aanvrager, Cegeka NV, ingevolge een eventuele machtiging, deze persoonsgegevens slechts in opdracht van Regionale Milieuzorg kan verwerken en enkel voor de duurtijd van die opdracht, moet ook de opdrachtgever gemachtigd worden tot dezelfde mededeling, want de verwerking zal gebeuren onder diens controle en verantwoordelijkheid. In wat volgt wordt de aanvraag van Cegeka NV derhalve tevens beschouwd als een aanvraag van Regionale Milieuzorg voor dezelfde mededeling. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. Toepasselijke wetgeving 1. De RR-wet 1. De toegang tot/mededeling van gegevens uit het Rijksregister en /of het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister is onder andere voorbehouden aan Belgische openbare overheden (artikel 5, eerste lid, 1 RR-wet) en rechtspersonen die handelen als onderaannemer van de Belgische openbare overheden (artikel 5, eerste lid, 3 RR-wet). Regionale Milieuzorg is een intergemeentelijk samenwerkingsverband voor gemeentelijk milieubeleid die optreedt als mandataris voor 16 gemeenten uit Noord- en West-Limburg en 1 gemeente uit Vlaams-Brabant en dus een Belgische openbare overheid. Cegeka is een naamloze vennootschap van privaat recht die handelt in opdracht van Regionale Milieuzorg. 2. De WVP 2. De in het Rijksregister vervatte informatiegegevens, waaronder het identificatienummer, zijn persoonsgegevens in de zin van de WVP. Zij kunnen derhalve slechts meegedeeld worden mits inachtneming van de WVP. B. Finaliteit De aanvraag heeft tot doel Cegeka NV te machtigen mededeling te krijgen van bepaalde informatiegegevens uit het Rijksregister en gebruik te maken van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in enkele softwaretoepassingen ontwikkeld in opdracht van Regionale Milieuzorg in het kader van het monitoren, registreren en het bijsturen van het afvalgedrag van de gezinnen woonachtig binnen de 17 gemeenten. 1 Wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, zoals laatst gewijzigd door de wet van 25 maart Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, zoals laatst gewijzigd door de wet van 26 februari Del. 17/ / 7

3 Meer concreet zullen er softwaretoepassingen ontwikkeld worden voor het geautomatiseerd bedelen van huisvuilzakken en het beheersen van de afvalstromen op containerparken. De te ontwikkelen softwaretoepassingen zouden gebruik maken van bepaalde informatiegegevens uit het Rijksregister betreffende de gezinnen en gezinsleden woonachtig binnen de 17 gemeenten, inclusief het identificatienummer van het Rijksregister. Elk gezin mag per jaar een bepaalde hoeveelheid van bepaalde afvalfracties gratis storten op het recyclagepark en elk gezin heeft jaarlijks ook recht op een bepaald aantal gratis huisvuilzakken. De berekening van het quotum dat jaarlijks gratis gestort kan worden op het recyclagepark en de berekening van het gratis jaarlijks huisvuilzakkentegoed gebeurt per gezin en is afhankelijk van de gezinssamenstelling. Alle gezinnen van de 17 gemeenten krijgen een smartcard waarmee ze toegang krijgen tot het recyclagepark, en waarmee ze huisvuilzakken kunnen verwerven. Een bezoeker van het recyclagepark of de rechthebbende voor de huisvuilzakkenbedeling wordt geïdentificeerd met een smartcard (later de elektronische identiteitskaart) en dan wordt er geregistreerd wat en hoeveel werd achtergelaten in het recyclagepark en welke en hoeveel huisvuilzakken werden afgehaald. Daartoe moet elke bezoeker of rechthebbende geïdentificeerd kunnen worden om hem/haar te kunnen koppelen aan een gezin. Als een persoon afval brengt naar het recyclagepark wordt via diens identificatie bepaald bij welk gezin het afvalgedrag moet geregistreerd worden. Als een persoon huisvuilzakken gaat ophalen wordt via diens identificatie bepaald wat het tegoed is aan gratis huisvuilzakken voor het gezin waartoe de betrokkene behoort. De finaliteit waarvoor de mededeling wordt verzocht komt daarmee voor als welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van artikel 4 1, 2 WVP. Om deze finaliteit te realiseren wordt verzocht om mededeling van de volgende informatiegegevens uit het Rijksregister: - naam en adres van het gezin, aantal gezinsleden, een aanduiding of een gezinslid jonger is dan 3 jaar, het rijksregisternummer van elk gezinslid, met inbegrip van periodieke updates; - dezelfde gegevens betreffende nieuwe gezinnen; - een mededeling op 15 januari van elk jaar van de toestand van al die gegevens op 1 januari. C. Proportionaliteit Inzake de gegevens - Het aantal gezinsleden, want nodig voor de berekening van het gratis quotum en de gratis huisvuilzakken. (Quotum: 250 kg per gezinslid, huisvuilzakken: 1 rol grote zakken per gezinslid en 1 extra rol kleine zakken per gezinslid jonger dan 3 jaar). - Een aanduiding of de persoon jonger is dan 3 jaar. De geboortedatum is niet nodig. Deze informatie is nodig voor de berekening van het gratis quotum en de gratis huisvuilzakken, namelijk 1 extra rol kleine zakken per gezinslid jonger dan 3 jaar. Del. 17/ / 7

4 - Het rijksregisternummer van elk gezinslid, want nodig om hem als bezoeker van het containerpark of als rechthebbende op de huisvuilzakbedeling te kunnen koppelen aan het gezin waartoe hij behoort. - Naam en adres van het gezin. De namen, voornamen, adellijke titel en geslacht van de individuele gezinsleden zijn niet nodig. Met adres wordt de hoofdverblijfplaats van het gezin bedoeld: naam en/of niscode van de gemeente, postcode, straatnaam, naam wijk of gehucht, huisnummer, nummer appartement, busnummer, want nodig om de smartcard te kunnen opsturen naar het gezin en voor de briefwisseling met het gezin. - Een wekelijkse, zoniet tweewekelijkse of maandelijkse update van de gegevens uit het rijksregister wordt verzocht. Deze updates moeten volgende informatie bevatten: 1. welke personen overleden zijn zodat deze geschrapt kunnen worden uit de database. Het is niet nodig de exacte overlijdensdatum te kennen. 2. welke gezinnen verhuisd zijn. Als ze verhuisd zijn naar een ander adres binnen één van de 17 gemeenten van Regionale Milieuzorg is enkel het gewijzigd adres nodig. Als ze verhuisd zijn naar een niet-regionale Milieuzorg gemeente moet enkel dat feit aangegeven worden zodat ze geschrapt kunnen worden uit de databank. 3. Wijziging: als er gezinsleden wegvallen of bijkomen en als het gezinshoofd verandert. Het is belangrijk dat het veranderen van het gezinshoofd niet gezien wordt als het schrappen van het originele gezin en het creëren van een nieuw gezin. In dit geval blijft het gezin bestaan en verandert enkel het gezinshoofd. 4. Welke gezinnen er bij komen in de gemeenten van Regionale Milieuzorg zodat deze toegevoegd kunnen worden aan de databank omdat de nieuwkomers in de regio van Regionale Milieuzorg dikwijls net mensen zijn die tijdelijk meer afval hebben (vanwege verhuizing of verbouwing) en dus zo snel mogelijk toegang willen tot het recyclagepark. - Een mededeling op 15 januari van elk jaar van de toestand van al die gegevens op 1 januari, aangezien de berekening van het quotum en de gratis huisvuilzakken is gebaseerd op de gezinssituaties van 1 januari en de gegevens door de diensten van het Rijksregister pas kunnen meegedeeld worden vanaf 15 januari. De Commissie is van mening dat de mededeling van de verzochte informatiegegevens gerechtvaardigd en proportioneel is in de zin van artikel 4 1, 3 WVP uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen. Inzake de bewaarduur van de gegevens De verzochte informatiegegevens worden bewaard zolang de betrokkenen in één van de 17 gemeenten wonen. Volgens de statuten verstrijkt de duurtijd van Regionale Milieuzorg, als opdrachthoudende vereniging, in Het is dus bijgevolg nodig dat de machtiging voor Regionale Milieuzorg tot de bedoelde gegevens loopt tot Voor Cegeka NV is het nodig dat de machtiging tot de verzochte gegevens loopt zolang zij de bedoelde persoonsgegevens in opdracht van Regionale Milieuzorg verwerkt. Daarmee is voldaan aan het voorschrift dat de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen noodzakelijk is (artikel 4 1, 5 WVP). Del. 17/ / 7

5 D. Veiligheid a) consulent inzake informatieveiligheid Het verzoek bepaalt dat een consulent inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer werd aangesteld. Met betrekking tot die consulent inzake informatieveiligheid bepaalt het verzoek : - zijn functieprofiel, met aanduiding van de plaats in de organisatie, de resultaatgebieden en de vereiste competenties ; - zijn identiteit ; - de vorming die de betrokkene heeft genoten of zal genieten ; - de tijd die de betrokkene aan de functie kan besteden. Met betrekking tot het informatieveiligheidsbeleid bepaalt het verzoek : - het bestaan van een informatieveiligheidsplan ; - de themata waaromtrent regels of policies bestaan inzake informatieveiligheid ; - het budget dat is voorzien voor informatieveiligheid. Indien nodig, kan de Commissie meer gedetailleerde informatie opvragen i.v.m. bepaalde aspecten van het informatieveiligheidsplan en het informatieveiligheidsbeleid. Een specifiek, met betrekking tot de geplande verwerking uitgewerkt veiligheidsplan, moet door de consulent worden opgesteld en aan de Commissie worden voorgelegd. b) Gemachtigde personen Het verzoek bepaalt dat de centrale database waarin de verzochte informatiegegevens worden bewaard een beveiligde ruimte is waar enkel bevoegde personen toegang kunnen hebben. Het lezen en schrijven van gegevens van en naar de centrale database is beveiligd door wachtwoorden. Elke gebruiker krijgt een eigen login met bijbehorende rechten. Regionale Milieuzorg bepaalt wie toegang heeft tot de centrale database. Op dit ogenblik betreft het 2 personen (één van Regionale Milieuzorg en één van Cegeka NV). De Commissie merkt op dat de lijst van de personen die gemachtigd worden toegang te hebben tot of mededeling te verkrijgen van de verzochte informatiegegevens, met vermelding van hun graad en ambt, permanent moet geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van de Commissie. In dit verband stipt de Commissie nog aan dat het de voorkeur verdient dat de personen die gemachtigd zullen zijn de toegang tot of mededeling van de informatiegegevens te verkrijgen, niet meer op basis van organieke criteria zouden worden aangeduid maar dat hiervoor functionele criteria worden aangewend. Hetzelfde geldt voor het gebruik van het identificatienummer. Het is bijgevolg beter de formule aan te houden dat de machtiging geldt voor de personen die ingevolge hun ambtsuitoefening en hun functieomschrijving genoodzaakt zijn de informatiegegevens te gebruiken. Dit houdt bijvoorbeeld concreet in dat de machtiging kan gelden voor bepaalde (ondergeschikte) medewerkers binnen een organisatie maar niet voor het diensthoofd. c) Andere veiligheidsmaatregelen Het verzoek bepaalt dat de verzochte informatiegegevens zullen bewaard worden in een centrale database op een server die zich fysiek zal bevinden in het beveiligde datacenter van Cegeka NV. De centrale database is enkel met de diensten van Regionale Milieuzorg verbonden via een WANnetwerk. Bovendien zit de server achter een firewall. Del. 17/ / 7

6 Het verzoek bepaalt dat Cegeka NV akkoord gaat met het ondertekenen van een protocol met betrekking tot de vertrouwelijkheid van de meegedeelde gegevens en dat Cegeka NV Regionale milieuzorg minstens éénmaal per jaar informeert tijdens een bezoek aan het datacenter over eventuele ontwikkelingen/nieuwigheden in verband met de geboden fysieke beveiligingsdiensten. In dat verband herinnert de Commissie aan de noodzaak van een contract tussen Regionale milieuzorg en Cegeka NV waarin de punten voorzien in artikel 16 WVP worden geregeld, onder andere de aansprakelijkheid van de onderaannemer. De geplande verwerkingen gebeuren immers in opdracht en onder de controle en verantwoordelijkheid van Regionale Milieuzorg. Dit contract moet ter beschikking van de Commissie worden gehouden. Deze maatregelen moeten worden uitgewerkt en opgenomen in het specifieke veiligheidsplan waarvan supra sprake. E. Netwerkverbinding De Commissie neemt er akte van : - dat de verzochte informatiegegevens zullen bewaard worden in een centrale database op een server ; - dat de server zich fysiek zal bevinden in het beveiligde datacenter van Cegeka NV ; - dat vanuit de centrale database er netwerkverbindingen zullen voorzien worden naar de recyclageparken, huisvuilbedelingspunten en de kantoren van Regionale Milieuzorg ; - dat deze netwerkverbindingen enkel worden gebruikt voor communicatie met de centrale database ; - dat decentraal geen informatie wordt bijgehouden. De Commissie stelt vast dat dit evenwel geen netwerkverbindingen zijn als bedoeld in artikel 8 RRwet. Het betreft hier modaliteiten van intern gebruik van de verzochte informatiegegevens ter verwezenlijking van de finaliteit waarvoor ze werden verkregen. De Commissie heeft geen verdere opmerkingen in dat verband. Om deze redenen, machtigt de Commissie Regionale Milieuzorg en Cegeka NV onder de hogervermelde voorwaarden in opdracht en onder de controle en verantwoordelijkheid van Regionale Milieuzorg in het kader van het monitoren, registreren en het bijsturen van het afvalgedrag van de gezinnen woonachtig binnen het intergemeentelijk samenwerkingsverband : - mededeling te verkrijgen van de volgende informatiegegevens van het rijksregister : naam en adres van deze gezinnen ; aantal gezinsleden ; aanduiding dat een gezinslid jonger dan 3 jaar is ; identificatienummer van het rijksregister van elk gezinslid. - periodieke mededeling te verkrijgen van dezelfde informatiegegevens betreffende nieuwe gezinnen in het intergemeentelijk samenwerkingsverband. - periodieke mededeling te krijgen van de wijzigingen van de volgende informatiegegevens van het rijksregister: wijziging aantal gezinsleden ; aanduiding dat een gezinslid is overleden ; aanduiding dat een gezin is verhuisd buiten het intergemeentelijk samenwerkingsverband ; adreswijziging van een gezin verhuisd binnen het intergemeentelijk samenwerkingsverband. Del. 17/ / 7

7 - mededeling op 15 januari van elk jaar te krijgen van de toestand van de supra vermelde informatiegegevens op 1 januari. De bedoelde informatiegegevens mogen enkel worden bewaard : - zolang de betrokkenen binnen het intergemeentelijk samenwerkingsverband wonen; - uiterlijk tot het verstrijken van de duurtijd van het intergemeentelijk samenwerkingsverband in 2018; - door Cegeka NV zolang zij de bedoelde persoonsgegevens in opdracht van Regionale Milieuzorg verwerkt. De secretaris, De voorzitter, (Get.) J. BARET (Get.) P. THOMAS Del. 17/ / 7