Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 29/2016 van 25 mei 2016 Betreft: machtigingsaanvraag van de "Direction de l'inspection sociale" van de DGO6 van de SPW (Directie Sociale Inspectie van de Algemene Operationele Directie 6 van de Waalse Overheidsdienst) voor controles op Waalse ondernemingen en gebruikers van dienstencheques (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van de "Direction de l'inspection sociale" van de "DGO6" van de "SPW", ontvangen op 11/01/2016; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 25, 02/02, 08/03, 10/03/en 9/03 en 11/05/2016; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 11/03/2016;

2 Beraadslaging RR 29/2016-2/8 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 25 mei 2016 na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Directeur van de Directie Sociale Inspectie van de Algemene Operationele Directie Economie, Werk en Onderzoek (DGO6) van de Waalse Overheidsdienst (SPW), hierna "de aanvrager", diende een machtigingsaanvraag in om toegang te hebben tot het Rijksregister en het Wachtregister, alsook om het rijksregisternummer te gebruiken om controles uit te voeren op de Waalse ondernemingen en gebruikers van dienstencheques. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. De machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken en om toegang tot of om mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het rijksregisternummer te gebruiken, wordt verleend door het Comité "aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie". (Artikel 5, 1ste lid, 1 van de WRR) 3. De Directie sociale inspectie van de DGO6 maakt deel uit van de Waalse Overheidsdienst en kan bijgevolg beschouwd worden als een Belgische openbare overheid in de zin van artikel 5, eerste lid, 1 van de WRR (art. 5 en 39 van de Grondwet). A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 4. De informatiegegevens en het rijksregisternummer zijn persoonsgegevens. Artikel 4, 1, 1 van de WVP vereist van iedere verantwoordelijke voor de verwerking dat hij uitsluitend persoonsgegevens verzamelt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

3 Beraadslaging RR 29/2016-3/8 B. FINALITEIT 5. De aanvrager wenst dat zijn sociale inspecteurs toegang krijgen tot het Rijksregister om te kunnen instaan voor de controle en het toezicht van de Waalse ondernemingen en gebruikers van dienstencheques om na te gaan of ze de wettelijke verplichtingen inzake het aanbieden en gebruiken van dienstencheques naleven (wet van 20 juli 2001 tot bevordering van buurtdiensten en banen), (naleving van de erkenningsvoorwaarden, bestrijden van fraude met dienstencheques (gebruikers - klanten - fictieve bestuurders van dienstenchequesbedrijven, identiteitsdiefstal, valse dienstencheques, oplichting, verificatie van de woonplaats van de gebruiker in het Waalse Gewest...). 6. De bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de zesde Staatshervorming heeft in verband met het tewerkstellingsbeleid een aantal federale bevoegdheden naar de Gewesten overgeheveld, waaronder de vergunning van dienstenchequesondernemingen. De Waalse regering heeft op 12 december 2013 en op 20 februari 2014, de administraties aangeduid die de overgehevelde bevoegdheden inzake tewerkstellingsbeleid zullen overnemen. De DGO6 werd aangeduid voor de vergunning van dienstenchequesondernemingen en de opleiding van de "dienstencheques-werknemers". 7. De aanvrager staat in voor de controleopdrachten van de "Direction de l'emploi et des Permis de travail" (directie tewerkstelling en werkvergunningen) van de DGO6; uit eigen beweging of op zijn verzoek. De opdrachten van de sociale inspecteurs van de aanvrager zijn onder meer geregeld bij het decreet houdende toezicht en controle op de naleving van de wetgeving betreffende het tewerkstellingsbeleid van 5 februari 1998 (tewerkstellingsdecreet). Om nu de sociale inspecteurs van de aanvrager legaal te kunnen machtigen om de controle uit te voeren als bedoeld in de voormelde wet van 20 juli 2001, voegt artikel 48 van het Decreet van 28 april 2016 een nieuw artikel 7/1 in, in de voormelde wet van 20 juli it wat voorafgaat, blijkt dat de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn op grond van de artikelen 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR. De geplande gegevensverwerking zal evenwel pas toegelaten zijn op grond van artikel 5, 1ste lid, e) van de WVP wanneer het voormelde ontwerp van decreet in werking zal zijn getreden.

4 Beraadslaging RR 29/2016-4/8 C. PROPORTIONALITEIT 9. Artikel 4, 1, 3 van de WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. C.1 Ten overstaan van de gegevens 10. De aanvrager wil gemachtigd worden om toegang te hebben tot de informatiegegevens, bedoeld in artikel 3, 1ste lid, 1 tot 5 van de WRR over de personen waarop zijn inspecteurs een controle uitvoeren voor het voormelde doeleinde (bestuurders van de bedrijven die dienstencheques uitreiken, werknemers en gebruikers van dienstencheques): naam en voornamen en hoofdverblijfplaats. 11. De gegevens "naam en voornamen", en "hoofdverblijfplaats" zijn de minimale basisgegevens om een dossier van een persoon samen te stellen en met hem contact op te nemen. In het kader van hun voormelde opdrachten, moeten de sociale inspecteurs identiteitsfraude opsporen en moeten zij in dit kader verifiëren of de naam en voornamen van de verdachte personen overeenstemmen met het verstrekte rijksregisternummer 12. De aanvrager wenst ook toegang tot de historiek en de wijzigingen aan het gegeven "hoofdverblijfplaats" voor de 5 jaren die de raadpleging voorafgaan. Omdat de controle kan gaan over een persoon die verhuisd is of over een een prestatieplaats die niet de hoofdverblijfplaats is van de gecontroleerde persoon, lijkt de toegang tot die historiek relevant gelet op de verjaringstermijnen van het sociaal strafrecht. 13. Gelet op de argumenten van de aanvrager, stelt het Comité vast dat de gegevens "naam en voornamen" en "hoofdverblijfplaats" (art. 3, 1 ste lid, 1 en 5 ) relevant zijn en noodzakelijk voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde; met inbegrip van de historiek van de wijzigingen in de 5 laatste jaren voor het gegeven "hoofdverblijfplaats". C.2. Gebruik van het rijksregisternummer 14. De aanvrager wil om zijn voormeld doeleinde te verwezenlijken, gebruik maken van het rijksregisternummer van de betrokkenen als zoeksleutel bij de raadpleging van het Rijksregister.

5 Beraadslaging RR 29/2016-5/8 15. Door het rijksregisternummer te gebruiken als zoeksleutel in het Rijksregister kan worden vermeden dat er per vergissing gegevens worden geraadpleegd van een andere persoon dan deze waarvoor de raadpleging nodig was. Artikel 8, 1, 3de lid van de WRR bepaalt overigens dat de machtiging om het rijksregisternummer te gebruiken, de verplichting met zich meebrengt dit nummer te gebruiken in de contacten met het Rijksregister van de natuurlijke personen. 16. Krachtens het KB van 24 november 2010 tot vastlegging van de gevallen waarin een machtiging tot gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister niet vereist is, is de aanvrager al gemachtigd om voor dit doel het rijksregisternummer te gebruiken. De vraag is daarom zonder voorwerp voor wat dit punt betreft. C.3 De frequentie en de gevraagde duur van de toegang 17. De aanvrager wenst permanent en voor onbepaalde duur toegang tot de gegevens. 18. Het Comité stelt vast dat voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde de frequentie van de toegang tot de gevraagde gegevens onmogelijk kan bepaald worden. Een permanente toegang is dan ook gepast. 19. Ook is een machtiging nodig voor onbepaalde duur aangezien de nieuwe opdrachten van de aanvrager ingevolge de 6 de Staatshervorming niet beperkt zijn in de tijd. C.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 20. De aanvrager werd gevraagd naar de bewaartermijn van de gegevens en heeft bevestigd dat hij de geraadpleegde gegevens enkel zal bewaren voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde. 21. Het Comité neemt hiervan akte. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 22. De aanvrager legt uit dat naast het intern gebruik van de gegevens door zijn sociale inspecteurs voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde, de sociale inspecteurs, in toepassing van het Decreet van 5 februari 1998 betreffende het tewerkstellingsbeleid (art. 4 tot 7) alsook van het Wetboek van Strafvordering, in het kader van hun opdrachten de verkregen inlichtingen in het kader van hun onderzoeken, moeten meedelen aan andere

6 Beraadslaging RR 29/2016-6/8 ambtenaren of diensten, op voorwaarde dat die inlichtingen hen van belang kunnen zijn in de uitoefening van hun opdrachten. De vastgestelde inbreuken zullen ook meegedeeld worden aan de Procureur des Konings. 23. Het Comité stelt vast dat die gegevensmededelingen reglementair zijn voorgeschreven en bijgevolg toelaatbaar zijn. Het Comité herinnert er evenwel aan dat in toepassing van de WVP alleen de relevante en noodzakelijke gegevens voor de verwezenlijking van de nagestreefde doeleinden kunnen meegedeeld worden en dat het rijksregisternummer slecht kan worden meegedeeld aan de personen die gemachtigd zijn dit nummer de gebruiken. 24. In de mate dat deze externe mededelingen kaderen binnen het voormelde doeleinde, stelt het Comité het passende karakter daarvan vast. C.6. Netwerkverbindingen 25. Uit de uitleg die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij tot op vandaag op basis van het rijksregisternummer als primaire zoeksleutel geen enkele informatie uitwisselt met derden en dat er bijgevolg geen netwerkverbindingen zullen zijn. 26. Het Comité neemt hier akte van. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er (later andere) netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; ; In ieder geval kan het rijksregisternummer slechts gebruikt worden in relaties met derden voor zover dit kadert binnen de doeleinden waarvoor deze laatsten eveneens -gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. VEILIGHEID D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 27. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd aan het Comité meegedeeld. Het Comité neemt hier akte van. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 28. Uit de documenten die de aanvrager verstrekte, blijkt dat de aanvrager over een beveiligingsbeleid beschikt en dat hij dit ook praktisch op het terrein uitvoert.

7 Beraadslaging RR 29/2016-7/8 D.3. Personen die toegang zullen hebben tot de gegevens, het rijksregisternummer gebruiken en lijst van die personen 29. Volgens de aanvraag blijkt dat alleen de sociale inspecteurs, belast met de controles van dienstencheques toegang zullen hebben tot de voormelde gegevens en gemachtigd zijn om het rijksregisternummer te gebruiken. 30. Het Comité neemt daarvan akte en herinnert eraan dat zoals voorgeschreven in artikel 12 van de WRR, de aanvrager een lijst moet opmaken van de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en/of het rijksregisternummer gebruiken en hij moet die personen een verklaring laten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden het vertrouwelijke karakter van de informatiegegevens te bewaren. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 31. Het Comité eist dat de aanvrager de nodige maatregelen zou nemen om de loggings te registreren (wie, wanneer en waarom toegang had tot de gegevens) zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de aanvrager voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde omschreven onder punt B en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging om voor onbepaalde duur permanent toegang te hebben tot de informatie bedoeld onder artikel 3, 1ste lid, 1 en 5, met inbegrip van de historiek van de wijzigingen in de 5 laatste jaren voor het gegeven "hoofdverblijfplaats". Deze beraadslaging heeft pas uitwerking onder de opschortende voorwaarde van de inwerkingtreding van de wettelijke machtiging waarvan de goedkeuring wordt voorbereid door het Waalse Parlement (considerans 5). Zodra de publicatie in het Belgisch Staatsblad een feit is, moet de aanvrager het Sectoraal comité daarvan op de hoogte brengen. 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe

8 Beraadslaging RR 29/2016-8/8 vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon