Notulen OCMW-raad dinsdag 18 december 2018

Transcriptie

1 Notulen OCMW-raad dinsdag 18 december 2018 Aanwezig: Sebastian Vande Ginste, OCMW-voorzitter Alexis Beernaert, Robin Declerck, Lode Degrieck, Jasper De Pestel, Liesbeth Gellinck, Anneloor Laevens, Hilde Naessens, Els Sarazyn, Marie-Paule Somers, OCMW-raadsleden Jan Compernol, algemeen directeur Verontschuldigd: Stefanie Costenoble, OCMW-raadslid De voorzitter verklaart de zitting voor geopend om 18:30 uur. OPENBARE ZITTING Bestuur en Beleid Notulen 1. Goedkeuren van de notulen van de openbare zitting van de OCMW-raad van 20 november OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 44 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikels 44, 181 en Huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad, vastgesteld door de OCMW-raad op 17 februari 2014 De notulen van de openbare zitting van de vorige vergadering werden ten minste acht dagen voor de dag van huidige vergadering bezorgd aan de OCMW-raadsleden. Deze beslissing kadert in actie van het beleidsplan Enig art. - keurt de notulen van de openbare zitting van de OCMW-raad van 20 november 2018 goed. 1/19

2 Algemeen beleid & coördinatie 2. Kennis nemen van de beslissingen genomen in het kader van het dagelijks bestuur - OCMW-raadsbesluit van 17 februari 2014 over de goedkeuring van de aanpassing van de delegatie dagelijks bestuur aan de OCMW-secretaris - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 161, 2 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikels 52 en OCMW-raadsbesluit van 17 februari 2014 over de goedkeuring van de aanpassing van de delegatie dagelijks bestuur aan de OCMW-secretaris Sinds de vorige OCMW-raad werden 2 beslissingen genomen in het kader van dagelijks bestuur. Alle beslissingen in het kader van het dagelijks bestuur worden bijgehouden in een elektronisch register en een notulenboek. wordt geïnformeerd over de beslissingen genomen door de algemeen directeur in het kader van zijn gedelegeerde bevoegdheden. Deze beslissing kadert in actie van het beleidsplan Enig art. neemt kennis van volgende beslissingen van dagelijks bestuur, genomen in de voorbije maand: Nr Datum Dienst Dossier Aard 2018/023 20/11/2018 Woonzorgcentrum Ter Luchte Goedkeuring aankoop en levering bainmariewagen goedkeuring aankoop 2018/024 05/12/18 diverse Goedkeuren facturen Siemoens bvba (10389,64 euro en 6224,94 euro en ,45 euro en -5761,93 euro en -21,28 euro en ,65 euro en ,66 euro), TMVS-DV (30200,40 euro), Eco Thermia (13443,05 euro), Albo (774,40 euro) en Desco (657,76 euro) goedkeuring betaling Anneloor Laevens (OCMW-raadslid, sp.a) komt de zitting binnen. 2/19

3 Leven & Sociaal Individuele hulpverlening 3. Goedkeuren engagementsverklaring "Aan tafel in euro" (Colruyt Group) 1 Bevoegdheid - OCMW-decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, latere wijzigingen en bijhorende uitvoeringsbesluiten 2 Rechtsbronnen en adviezen - OCMW-decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder art Feiten en argumenten Het project Aan tafel in euro (Coltuyt Group) heeft als doel gezinnen met budgettaire problemen te ondersteunen bij het bereiden van lekkere en evenwichtige maaltijden voor het gezin. Concreet bestaat het uit een tweewekelijks boekje met telkens 6 recepten die maximum 1, 2 of 3 euro per persoon kosten. Dit boekje wordt naar het thuisadres van de cliënten gestuurd. De boekjes zijn erg duidelijk opgemaakt op maat van de cliënt en bevatten een boodschappenlijstje met afbeeldingen, alsook een aparte rubriek om kinderen meer betrokken te maken bij het bereiden van de maaltijden. Het OCMW kan cliënten helpen inschrijven hiervoor via een formulier dat de cliënt zelf ondertekent (initiatief blijft bij cliënt, OCMW informeert) Colruyt staat in voor de garantie van de prijs, in de praktijk zorgt de extra-kaart ervoor dat deze korting anoniem wordt toegekend aan de kassa (geen stigma). Af en toe worden ook gratis producten toegekend. Indien de cliënt niet in de Colruyt boodschappen doet, kan het boekje dienen ter inspiratie om een gezonde maaltijd op tafel te brengen. Indien gewenst, kan er in samenwerking met de Colruyt ook workshops worden gesponsord of kan er een winkelbezoek met een beperkt aantal cliënten worden georganiseerd (waarin tips worden gegeven voor gezond, maar toch budgetvriendelijk shoppen). Colruyt garandeert anonimiteit van de cliënten, OCMW engageert zich om zoveel mogelijk cliënten warm te maken voor dit project. Dit project kadert perfect in de visie van gezonde gemeente. 4 Financiële gevolgen en link naar beleidsplan Deze beslissing kadert in actie van het beleidsplan Enig art. beslist goedkeuring te verlenen voor de engagementsverklaring Aan tafel in euro van de Colruyt Group. 3/19

4 Engagementsverklaring Aan tafel in euro Situering Met deze verklaring spreken OCMW Oostkamp en Etn. Franz Colruyt NV (hierna genoemd Colruyt) hun wederzijds engagement uit in het kader van het project Aan tafel in euro. Het project Aan tafel in euro heeft als doel om gezinnen met budgettaire problemen te ondersteunen bij het bereiden van lekkere en evenwichtige maaltijden voor het gezin. Het project bestaat uit een 2-wekelijks boekje ( Aan tafel in euro ) met 6 recepten die max. 1, 2 of 3 euro per persoon kosten op basis van 3 porties. Met dit receptenboekje willen we mensen inspiratie geven zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over de prijs. Gezinnen kunnen zo het budget van een maaltijd onder controle houden, een evenwichtige maaltijd bereiden, kinderen betrekken in het bereiden van een maaltijd en slim shoppen. Beide partners engageren zich om: - het project actief en op een duurzame manier te ondersteunen met respect voor elkaars eigenheid, - de vrije keuze van de doelgroep te respecteren ivm het al dan niet in- en uitschrijven voor dit receptenboekje, - elkaar op de hoogte te houden over de stand van zaken in het project en de te ondernemen stappen, alsook bij alle mogelijke vormen van externe communicaties, Specifieke engagementen Colruyt engageert zich om: - het receptenboekje elke 14 dagen te bezorgen aan de doelgroep, - de afgesproken prijzen binnen de opgegeven periode te respecteren en de afgesproken gratis producten ter beschikking te stellen, - geen bijkomende specifieke promoties op te zetten voor de doelgroep, - geen aankoopverplichting of enige exclusiviteit te claimen. Boekjes mogen in concurrerende winkels gebruikt worden, waarbij dan wel noch de prijs noch het gratis product gegarandeerd wordt, - de privacywetgeving te respecteren (zie ommezijde voor een toelichting), - te erkennen dat het uitsluitend de bevoegdheid is van sociale organisaties om deelnemers toe te leiden naar het project, - de deelnemers in het project te beschouwen als gelijkwaardige klanten zoals alle andere klanten, - het project te laten doorlopen zolang de partners in dit project dit zinvol achten. OCMW Oostkamp engageert zich om: - mensen die aan het profiel beantwoorden te informeren over het receptenboekje Aan tafel in euro en over eventuele bijkomende activiteiten (bv. kookworkshops, winkelbezoeken, ) - mensen de vrije keuze te laten om zich al dan niet in of weer uit te schrijven voor het boekje, en de vrije keuze te laten ivm het deelnemen aan activiteiten, - het receptenboekje binnen de eigen mogelijkheden te ondersteunen via extra activiteiten naar keuze (o.a. kookworkshops), - de ingevulde inschrijvingsformulieren mét handtekening van de deelnemer te bezorgen aan Colruyt (dit via voorgefrankeerde enveloppen of inscannen en doormailen naar info@colruyt.be) - enkel deelnemers in te schrijven met volgend profiel: 1) ouder(s) met thuiswonende kinderen die het financieel moeilijk hebben. 2) en die beschikken over een basiskookinfrastructuur (vb. enkel kookvuur is voldoende). 3) en die beschikken over een minimaal budget van 2 of 3 euro per persoon per dag voor de hoofdmaaltijd 4) en die beantwoorden aan 1 van volgende voorwaarden: * of is OCMW-cliënt * of geniet de verhoogde tegemoetkoming (bv. Uitpas) * of behoort volgens het oordeel van een professionele toeleider (vb. maatschappelijk werker, hulpverlener, ) tot de hierboven beschreven doelgroep. 4/19

5 Belangrijke opmerking: de focus ligt op gezinnen met kinderen. Andere profielen in financiële moeilijkheden kunnen uitzonderlijk ingeschreven worden, maar om verwarring te vermijden wordt hier extern niet over gecommuniceerd, gelieve dit te respecteren. Het boekje blijft immers in dezelfde vorm bestaan (3 volwassen porties, tips voor kinderen etc ) bedoeld voor gezinnen met kinderen. contactgegevens contactpersoon:. datum:.. /.. /. OCMW Oostkamp Naam: Functie: Handtekening: Etn. Franz Colruyt NV Naam: Wim Verbesselt Functie: Coördinator "Aan tafel in euro" Handtekening: * te ondertekenen in tweevoud. Eén exemplaar te bezorgen aan Colruyt. Beide partijen erkennen elk 1 exemplaar te hebben ontvangen. * toelichting privacywetgeving: Colruyt onderschrijft volledig alle wettelijke vereisten ivm het respecteren van de privacy van zijn klanten. Dit houdt in dat er een complete afscheiding is tussen de klantendatabank waar de namen en adressen van klanten opgeslagen worden en de databank van de aankoopgegevens. Analyses van aankoopgegevens verlopen 100% anoniem en het is niet mogelijk om het aankoopgedrag of profiel van een specifieke persoon op te vragen. Medewerkers die gegevens in de klantendatabank invoeren, hebben tevens een verklaring ondertekend om deze gegevens strikt confidentieel te houden. Meer info vindt u op Ondersteunende diensten Personeel 4. Open verklaren van de functie van voltijds stafmedewerker sociale dienst wzc in statutair verband en bepalen van de wijze van invulling van de functie - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 51, 1 - Rechtspositieregeling van het OCMW-personeel, vastgesteld door de OCMW-raad op 18 september 2014, laatst gewijzigd op 20 maart 2017 Eind oktober 2017 verliet de maatschappelijk werker wzc het OCMW. De functie werd niet open verklaard en de functie wordt al een hele tijd waargenomen door een medewerker van de gemeente Oostkamp. Hiervoor wordt niets doorgerekend aan het OCMW. Met de samenwerking met de vzw Groep Zorg Heilige Familie in het vooruitzicht is het wenselijk dat alle kosten van het WZC op rekening van het OCMW staan. Juridisch-technisch is het beter dat statutair aangesteld personeel vanuit het OCMW wordt gedetacheerd naar de nieuwe vzw. Een overplaatsing van het personeelslid van gemeente naar OCMW is bijgevolg aangewezen. Daarvoor is het nodig de functie open te verklaren die in te vullen bij wijze van externe personeelsmobiliteit. 5/19

6 2018/620100/WELZIJN/0953/ - Bezoldiging vastbenoemd personeel/woon- en zorgcentra Voorzien van correcte vergoeding en omkadering van het personeel, waar mogelijk met subsidiëring Art. 01 verklaart een voltijdse functie van stafmedewerker sociale dienst wzc (A1a- A3a) in statutair verband voor het WZC Ter Luchte open. Art. 02 Voor het invullen van de functie wordt beroep gedaan op externe personeelsmobiliteit binnen hetzelfde werkingsgebied. ICT 5. Toewijzen van de opdracht levering en installatie van een upgrade van een geïntegreerd boekhoudsysteem in kader van de nieuwe BBC regelgeving 2020 De OCMW- Raad - OCMW decreet van 19 december 2008 in het bijzonder artikel 51, 1 - Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen - Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur - Gemeentedecreet van 15 juli 2005, in het bijzonder artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht - Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 42, 1, 4 b) (aanvullende leveringen moeten worden verricht door de oorspronkelijke leverancier, ) - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies - Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, in het bijzonder artikel Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten - Beslissing College van Burgemeester en Schepenen van 19 november 2018 betreffende de goedkeuring van de toewijzing van het dossier - Situatie: Vanaf 1 januari 2020 gaat de nieuwe BBC regelgeving van start. Teneinde op tijd de input, nieuwe meerjarenplanning, te kunnen doen in het systeem (zomer 2019) is het aangewezen om nu reeds een upgrade te realiseren in het huidige systeem en dit preferabel, om continuïteit te behouden, door de leverancier van het huidige boekhoudprogramma. De noodzakelijke upgrade is erop gericht het huidige softwarepakket meer kwaliteit en een efficiëntere werking te bieden en vooral in orde te zijn met de nieuwe regelgeving omtrent BBC 2020; De oorspronkelijke opdracht tot aankoop en installatie en onderhoud van boekhoudsoftware was gegund aan Cipal-Schaubroeck, Bell Telephone 2D te 2440 in Geel. 6/19

7 Inhoud nieuw pakket als upgrade BBC 2020 voor Gemeente, OCMW en AGB : - Mercurius Strategisch Meerjarenplan en Budget - Mercurius Operationele en Financiële Indicatoren - Mercurius Budgethouderschap - Mercurius Algemene Boekhouding - Mercurius Analytische Boekhouding Voor deze opdracht wordt als procedure voorgesteld: onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Verantwoording voor de procedure Er wordt voorgesteld om de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking te kiezen omwille van het feit dat deze noodzakelijke upgrade en implementatie moet worden verricht door de oorspronkelijke leverancier, daar een verandering van leverancier de aanbestedende overheid ertoe zou verplichten leveringen te verwerven met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid zou ontstaan of zich bij het gebruik en het onderhoud onevenredige technische moeilijkheden zouden voordoen. Deze upgrade is noodzakelijk omwille van de nieuwe regelgeving. Bijkomende te overwegen punten: - Het huidig softwarepakket (alsook speciale interfaces zoals voor lonen, sociale dienst, kassabeheer,..) is op maat afgestemd door de continue samenwerking tussen beide partijen. In dat opzicht is er reeds aanzienlijk geïnvesteerd door beide partijen( cocreatie ). De aankoop van noodzakelijke updates (en implementatie) bij een andere leverancier zou het bestuur dwingen tot een onverantwoorde investering, tevens moet de kostprijs voor (een nieuwe en arbeidsintensieve) tijdsbesteding en implementatietermijn voor het afstemmen van de nieuwe software met het huidig softwarepakket in rekening worden gebracht. - De levering van een upgrade van de bestaande softwareonderdelen en de eventuele uitbreiding van de bestaande interfaces bij een andere leverancier zijn gegeven de context van co-creatie niet haalbaar, of zullen op zijn minst onvermijdelijk aanleiding geven tot onevenredige technische moeilijkheden bij het opstarten, het gebruik en het onderhoud ervan, onder meer op vlak van compatibiliteit en werkbaarheid. - Het is ook niet mogelijk het huidig softwarepakket te laten actualiseren door andere leveranciers. De huidige leverancier heeft ook een eigen platform ontwikkeld, hetgeen niet vrij te verkrijgen is. Een andere leverancier kan hierop niet zomaar verder werken, gezien er geen sprake is van een (courante) open-software. Het zou dan ook getuigen van inefficiënt bestuur de goede werking van het huidige softwarepakket te gaan vertragen door een aansluiting op een gewijzigd of verschillend softwarepakket bij een andere leverancier. Het (langdurig) buiten werking zijn van deze modules is dan ook niet wenselijk. Bijgevolg kan toepassing gemaakt worden van artikel 42, 1, 4, b) Wet overheidsopdrachten 2016, waarbij het onmogelijk is een offerte te vragen aan meerdere inschrijvers wegens de aanwezige technische specificiteit. (De aanvullende leveringen moeten worden verricht door de oorspronkelijke leverancier, die ofwel bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer een verandering van leverancier de aanbestedende overheid ertoe zou verplichten leveringen te verwerven met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid zou ontstaan of zich bij het gebruik en het onderhoud onevenredige technische moeilijkheden zouden voordoen). 7/19

8 Looptijd: De looptijd van deze opdrachten en nabestellingen mag in de regel niet langer zijn dan drie jaar. Doch wordt er geopteerd voor een looptijd van 6,5 jaar. Deze looptijd wordt als noodzakelijk gezien, gegeven de bijkomende implementatieperiode voor het update-traject (upgrade en implementatie is ca. 0.5 jaar) en de periode van een BBC - meerjarenplanning van (6 jaar). Het is niet efficiënt en praktisch moeilijk te realiseren om tijdens een gestarte meerjarenplanning een nieuwe software te kiezen. Om deze reden wordt er voorgesteld het contract een looptijd te geven van 6 jaar vanaf de ingang van de nieuwe regelgeving Aan Cipal -Schaubroek nv werd een offerte gevraagd voor de upgrade die voldoet aan de BBC 2020 regelgeving. Deze upgrade betreft alle onderdelen van het boekhoudsysteem. De ontvangen offerte is benaamd De vernieuwde Mercurius BBC 2020 professional suite. Prijsvoorstel: Enkele jaren terug was de Gemeente een pilootproject van Cipal waardoor het contract een voordeeltarief in hield. Ondertussen is deze fase voorbij en zal er uiteindelijk het standaardtarief moeten betaald worden. Deze verhoging zal over drie jaar gespreid worden. Concreet betekent dit dat per volgend jaar de korting vermindert met 10%, vanaf 2022 tot 2025 blijft de prijs gelijk (=standaardprijs). Zie volledige offerte in bijlage. Er is ook een jaarlijkse prijsherziening voorzien op basis van de index van de consumptiegoederen. Voorbeeld 1 e jaar: (vergoeding per maand) De uitgave voor deze opdracht is voorzien op het budget van 2019 tot en met 2025 op budgetsleutel /0111/5.7.2 voor het OCMW. De verdeelsleutel van de kosten is als volgt Gemeente Oostkamp 65 %, OCMW Oostkamp 30 % en AGB-Oostkamp 5 % AGB-O: 667,80 euro (zonder btw) - Gemeente: ,49 euro (incl. 21 % btw) - OCMW: 4.848,23 euro (incl. 21 %btw) AGB-O: 1.526,40 euro (zonder btw) - Gemeente: ,27 euro (incl. 21 % btw) - OCMW: ,66 euro (incl. 21 %btw) AGB-O: 1.717,20 euro (zonder btw) - Gemeente: ,56 euro (incl. 21 % btw) - OCMW: ,87 euro (incl. 21 %btw) 8/19

9 (jaarlijks bedrag) - AGB-O: 1.908,00 euro (zonder btw) - Gemeente: ,84 euro (incl. 21 % btw) - OCMW: ,08 euro (incl. 21 %btw) Art De OCMW- Raad stelt de gunningswijze voor de opdracht voor levering en installatie van een upgradetraject voor een geïntegreerd boekhoudsysteem vast bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking op basis van artikel 42, 1, 4, b) van de wet op overheidsopdrachten 2016, waarbij enkel aan Cipal-Schaubroeck nv een offerte wordt gevraagd. De looptijd van deze opdracht en nabestelling zal, om redenen zoals uiteengezet, 6 jaar bedragen. Art. 02 De OCMW- Raad gunt de opdracht voor Levering & Installatie van een upgradetraject van een geïntegreerd boekhoudsysteem aan Cipal-Schaubroeck, Bell Telephone 2D te 2440 in Geel tegen de voorwaarden opgenomen in de bijgevoegde offerte LHE/CS : - In 2019 tegen de prijs van ,00 euro excl. btw - in 2020 tegen de prijs van ,00 euro excl. btw - In 2021 tegen de prijs van ,00 euro excl. btw - van 2022 tot en met 2025 tegen een jaarlijks bedrag van ,00 euro excl. btw Art. 03 Het OCMW neemt 30 % van de totale kost op zich conform de verdeelsleutel. Dit wordt geraamd op een totaal bedrag van ,08 euro btw inb. voor de 6 jaar. 6. Goedkeuren voorstel en offerte voor vervangen telefonieinstallatie WZC Ter Luchte door middel van een uitbreiding van de Lynx-server die deze functionaliteit zal voorzien - Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn - Het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. - Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen - Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur - Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies - Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 92 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van ,00 euro niet) - Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 9/19

10 De huidige telefooninstallatie in WZC Ter Luchte is end-of-life en een permanente oplossing dringt zich op. Er wordt voorgesteld om geen nieuwe telefooncentrale aan te kopen, maar om de functionaliteit te voorzien door middel van een uitbreiding van de Lynx-server die reeds aanwezig is. De Lynx-server is de server die de alarmen van de kamers binnenkrijgt, verwerkt en naar de smartphones van het personeel stuurt. Er wordt voorgesteld de opdracht tot stand te brengen bij wijze van de aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde). Aangezien het grootste deel van het telecomgebeuren reeds wordt uitgevoerd door Telecom IT is het niet aangeraden om een andere leverancier aan te stellen voor deze opdracht. Continuïteit en uniformiteit is een belangrijk gegeven voor het zorgcentrum die 24/24 en 7/7 bereikbaar en paraat dient te zijn. Ook de WIFI wordt verzorgd door Telecom IT wat in interactie staat met de digitale telefonie. Meerdere leveranciers kunnen moeilijkheden geven naar verantwoordelijkheid en bereikbaarheid bij problemen. Gezien in een WZC hulpverlening een hoofdtaak is, dienen telefonieproblemen dan ook asap opgelost te worden. Om deze reden is er geen verdere prijsvergelijking gevoerd met andere leveranciers. Met de huidige leverancier TELECOM-IT NV zijn er onderhandelingen opgestart om tot een zo voordelig mogelijke offerte te komen. Op 6 november werd de definitieve offerte ontvangen van TELECOM-IT NV, Sint-Jorisstraat 96 te 8730 Beernem voor een bedrag van 9.862,54 euro excl. btw of ,29 euro incl. 6% btw voor de uitbreiding van de Lynx-server en 800 euro per jaar excl. btw voor de onderhoudsovereenkomst. De onderhoudskost voor de klassieke telefoniecentrale zal wegvallen wanneer de omschakeling is gebeurd. De dienst ICT stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, de opdracht vernieuwen telefonie door middel van migratie naar Lynx voor WZC Ter Luchte te gunnen aan TELECOM-IT NV, KBO nr , Sint-Jorisstraat 96 te 8730 Beernem, tegen het offertebedrag van 9.862,54 euro excl. btw of ,29 euro incl. 6% btw voor de uitbreiding van de Lynx-server en 800 euro per jaar excl. btw voor de onderhoudsovereenkomst. De uitgave voor deze opdracht is voorzien op boekhoudsleutel 2019/235000/WELZIJN/0953/3.6.4 voor de vernieuwing 2019/613200/WELZIJN/0953/3.6.4 voor de onderhoudskost Een visum is bekomen van de financieel beheerder op 19/11/2018 Art. 01 De OCMW- Raad gaat akkoord met het voorstel tot vervanging van de huidige telefooninstallatie in WZC Ter Luchte door middel van een uitbreiding van de Lynx-server die deze functionaliteit zal voorzien, goed. Art. 02 De OCMW-Raad wijst de opdracht uitbreiding Lynxserver voor vervanging telefooninstallatie toe aan TELECOM-IT NV, KBO nr , Sint-Jorisstraat 96 te 8730 Beernem, cf. de offerte dd. 06/11/2018 voor het bedrag van 9.862,54 euro excl. btw of ,29 euro incl. 6% btw voor de uitbreiding en daarbij de onderhoudskost voor 848 euro incl. 6% btw per jaar. 10/19

11 Art. 03 Bovengenoemde opdracht komt tot stand bij wijze van de aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde). 7. Goedkeuren voorstel en offerte tot vernieuwen van de nieuwe WIFI installatie WZC Ter Luchte - Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de Raad voor maatschappelijk welzijn - Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. - Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen - Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur - Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies - Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 92 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van ,00 euro niet) - Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Sedert geruime tijd zijn er diverse problemen met het Wifi netwerk in WZC Ter Luchte. Veelal valt de verbinding weg of is deze niet goed. Het is dan ook noodzakelijk dat er een nieuwe installatie wordt opgezet. Er wordt voorgesteld de opdracht tot stand te brengen bij wijze van de aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde). Aangezien het grootste deel van het telecomgebeuren reeds wordt uitgevoerd door Telecom IT is het niet aangeraden om een andere leverancier aan te stellen voor deze opdracht. Continuïteit en uniformiteit is een belangrijk gegeven voor het zorgcentrum die 24/24 en 7/7 bereikbaar en paraat dient te zijn. Meerdere leveranciers kunnen moeilijkheden geven naar verantwoordelijkheid en bereikbaarheid bij problemen. Gezien in een WZC hulpverlening een hoofdtaak is, dienen problemen dan ook asap opgelost te worden. Om deze reden is er geen verdere prijsvergelijking gevoerd met andere leveranciers. Met de huidige leverancier TELECOM-IT NV zijn er onderhandelingen opgestart om tot een zo voordelig mogelijke offerte te komen. Op 16 oktober werd de definitieve offerte ontvangen van TELECOM-IT NV, Sint-Jorisstraat 96 te 8730 Beernem voor een bedrag van ,29 euro excl. btw of ,83 euro incl. 6% btw. 11/19

12 De dienst ICT stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, de opdracht Aankoop WIFI installatie te gunnen aan TELECOM-IT NV, KBO nr , Sint-Jorisstraat 96 te 8730 Beernem, tegen het offertebedrag. De uitgave voor deze opdracht is voorzien op boekhoudsleutel 2018/ 2018/247000/WELZIJN/0953/3.6.4 Beschikbaar budget: euro Een visum is bekomen van de financieel beheerder op 16/11/2018 Art. 01 De OCMW- Raad keurt het voorstel tot het vernieuwen van de wifi installatie voor WZC Ter Luchte goed en wijst de opdracht toe aan TELECOM-IT NV, KBO nr , Sint-Jorisstraat 96 te 8730 Beernem, cf. de offerte dd. 16/10/2018 voor het bedrag van ,29 euro excl. btw of ,83 euro incl. 6% btw. Art. 02 Bovengenoemde opdracht komt tot stand bij wijze van de aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde). Jasper De Pestel (OCMW-raadslid, CD&V) komt de zitting binnen. Overheidsopdrachten 8. Instappen in het raamcontract voor juridische diensten van HVZ1 en de diverse percelen toewijzen. De OCMW Raad - OCMW decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikels 51 en 52 betreffende de bevoegdheden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn - Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen - Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur - OCMW Decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies - Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 89, 1, 2 (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van ,00 euro niet), en in het bijzonder artikels 2, 6 en 7, b) en 47 1, 3 en 2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43 betreffende raamcontracten - Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten - Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren art. 90, 1 en art. 11, 4 - Beslissing Zonecollege van 15 januari 2018 betreffende de toewijzing van de diverse percelen van het raamcontract 12/19

13 Het Zonecollege heeft in zitting van 4 september 2017 het bestek en de lastvoorwaarden goedgekeurd voor het afsluiten van een raamcontract voor juridische diensten, verdeeld in volgende percelen: - perceel 1: fiscale zaken en overheidsopdrachten - perceel 2: personeel - perceel 3: burgerlijk recht en verzekeringen - perceel 4: omgevingsrecht - perceel 5: mediarecht en privacywetgeving Op 15 januari 2018 werden de 5 percelen toegewezen van deze opdracht. In het bestek was bepaald dat de steden en gemeentes, die binnen het grondgebied van Zone 1 vallen, kunnen gebruik maken van dit raamcontract. De gemeente Oostkamp valt binnen deze zone en kan op deze manier, zonder zelf opnieuw een procedure te moeten voeren, instappen op dit contract volgens dezelfde voorwaarden. De Hulpverleningszone is hierin tussenpersoon en stelt enkel het contract ter beschikking. Alle communicatie, bestellingen en facturatie verloopt dan ook tussen de Gemeente en de ondernemer van het toegewezen perceel. Daarom sluit de gemeente afzonderlijk overeenkomsten met de gekozen ondernemers. Looptijd raamcontract - 4 februari 2018 tot 3 februari Contract is na één jaar opzegbaar op eender welk moment mits opzeggingstermijn van 6 maand. Ereloonprestaties: - Alle extra kosten voor de opmaak van een dossier zijn inbegrepen in het ereloon - Excl. gerechtskosten (worden betaald op basis van voorlegging verantwoordingsstukken) - Excl. verplaatsingskosten (berekend cf. regels voor ambtenaren) Advies Ethias Aan Ethias werd het contract en het voorstel tot toewijzen voorgelegd. Er is een positief advies voor alle percelen ontvangen. Het krediet zal te benemen zijn op rekening Per deelopdracht zal de dienst Financiën bepalen wat het juiste beleidsveld en actie is. Op dat moment worden dan ook de nodige kredieten voorzien. Art. 01 De OCMW Raad verleent toestemming om in te stappen in het raamcontract voor juridische diensten van de Hulpverleningszone 1en dit vanaf 1 januari Art. 02 De OCMW Raad sluit voor de opdracht Afsluiten raamcontract juridische diensten een overeenkomst met volgende gekozen ondernemers: * Perceel 1 (Fiscale zaken en overheidsopdrachten): GD & A - ADVOCATEN BV BVBA, KBO nr , Antwerpsesteenweg 18 te 2800 Mechelen, tegen een eenheidsprijs van 115,00 incl BTW per uur; * Perceel 2 (Personeel): PUBLIUS BV CVBA, KBO nr , Beneluxpark 27B te 8500 Kortrijk, tegen een eenheidsprijs van 121,00 incl BTW per uur; * Perceel 3 (Burgerlijk recht en verzekeringen): CRIVITS EN PERSYN ADVOCATENKANTOOR BV CVBA, KBO nr , Ezelstraat 25 te 8000 Brugge, tegen een eenheidsprijs van 130,00 incl BTW per uur; * Perceel 4 (Omgevingsrecht): PUBLIUS BV CVBA, KBO nr , Beneluxpark 27B te 8500 Kortrijk, tegen een eenheidsprijs van 121,00 incl BTW per uur; 13/19

14 * Perceel 5 (mediarecht en privacywetgeving): WIM RASSCHAERT ADVOCATENKANTOOR BV BVBA, KBO nr , Ten Bos 30 te 9420 Erpe-Mere, tegen een eenheidsprijs van 115,00 incl BTW per uur. Intercommunales & Intergemeentelijke Samenwerkingsverbanden 9. Goedkeuren van de agendapunten en bepalen van het mandaat van de afgevaardigde voor de bijzondere algemene vergadering van Net.Werk! cvba-vso op 22 december OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 51, 1 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel OCMW-raadsbesluit van 17 februari 2014 over de mede-oprichting van Net.Werk! cvba-met sociaal oogmerk, vaststelling van de statuten, aanstelling van 1 bestuurder-vennoot van Net.Werk! cvba-vso en verlening van een mandaat aan de bestuurder-vennoot tot het mee benoemen van 6 leden van de Raad van Bestuur van Net.Werk! cvba-vso - OCMW-raadsbesluit van 16 november 2015 over het goedkeuren van de gewijzigde statuten van Net.Werk! cvba-vso - OCMW-raadsbesluit van 3 januari 2017 over het aanduiden van een nieuwe bestuurdervennoot van Net.Werk! cvba-met sociaal oogmerk tot en met 31 december 2018 OCMW Oostkamp werd als vennoot van Net.Werk! cvba-vso via brief van 6 december 2018 uitgenodigd voor de bijzondere algemene vergadering die doorgaat op 22 december 2018 om 19 uur. Voorafgaand wordt aan de OMCW-raad gevraagd volgende agendapunten goed te keuren: - Overzicht Q1-Q3/ Begroting Receptie Nieuwjaar op vrijdag 11/01/2019 om 18 uur. - Varia Het OCMW wordt vertegenwoordigd door de heer Sebastian Vande Ginste. Deze beslissing kadert in actie van het beleidsplan Art. 01 keurt, na onderzoek van de documenten die bij de oproeping tot de bijzondere algemene vergadering van Net.Werk! cvba-vso zijn gevoegd, de agendapunten van de algemene vergadering van Net.Werk! cvba-vso op 22 december 2018 goed, zijnde: - Overzicht Q1-Q3/ Begroting Receptie Nieuwjaar op vrijdag 11/01/2019 om 18 uur. - Varia Art. 02 draagt de afgevaardigde van het OCMW, de heer Sebastian Vande Ginste, OCMW-voorzitter, die zal deelnemen aan de bijzondere algemene vergadering van Net.Werk! cvbavso van 22 december 2018, op zijn stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in art /19

15 Liesbeth Gellinck (OCMW-raadslid, CD&V) komt de zitting binnen. Marie-Paule Somers (OCMW-raadslid, sp.a) verlaat de zitting. Algemeen beleid 10. Verlenen van de eretitel van het ambt van OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp aan mevrouw Marie-Paule Somers - OCMW-raadsbesluit van 19 december 2016 over het vaststellen van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter, in het bijzonder art OCMW-raadsbesluit van 19 december 2016 over het vaststellen van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter Op 20 november 2018 diende mevrouw Marie-Paule Somers een aanvraag in voor het voeren van de eretitel van OCMW-raadslid vanaf 1 januari Het reglement voor het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid voorziet dat betrokkene over een anciënniteit van 15 jaar als OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp moet beschikken of een gecombineerde anciënniteit van 18 jaar als gemeente- en OCMW-raadslid waarbij betrokkene als laatste het mandaat van OCMW-raadslid dient uitgeoefend te hebben. Artikel 11 van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter bepaalt dat de algemeen directeur dient te onderzoeken of de persoon voor wie de eretitel wordt aangevraagd van onberispelijk gedrag is of deze persoon over de nodige jaren anciënniteit beschikt. De algemeen directeur stelde vast dat mevrouw Marie-Paule Somers van onberispelijk gedrag is en het mandaat van OCMW-raadslid uitoefende in de periodes en en het mandaat van gemeenteraadslid in de periode Zij voldoet daarmee aan de anciënniteitsvoorwaarde van 15 jaar als OCMW-raadslid. De algemeen directeur verleent bijgevolg positief advies aan de OCMW-raad voor deze aanvraag. / Enig art. verleent de eretitel van het ambt van OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp aan mevrouw Marie-Paule Somers, onder de voorwaarde dat de eretitel van OCMWraadslid niet mag worden gevoerd: 1 gedurende de periode dat het betrokken mandaat werkelijk wordt uitgeoefend; 2 door een door het OCMW bezoldigde persoon die zijn mandaat nog uitoefent. 15/19

16 Marie-Paule Somers (OCMW-raadslid, sp.a) komt de zitting binnen. 11. Verlenen van de eretitel van het ambt van OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp aan de heer Johan Stevens - OCMW-raadsbesluit van 19 december 2016 over het vaststellen van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter, in het bijzonder art OCMW-raadsbesluit van 19 december 2016 over het vaststellen van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter Op 20 november 2018 diende de heer Johan Stevens een aanvraag in voor het voeren van de eretitel van OCMW-raadslid. Het reglement voor het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid voorziet dat betrokkene over een anciënniteit van 15 jaar als OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp moet beschikken of een gecombineerde anciënniteit van 18 jaar als gemeente- en OCMW-raadslid waarbij betrokkene als laatste het mandaat van OCMW-raadslid dient uitgeoefend te hebben. Artikel 11 van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter bepaalt dat de algemeen directeur dient te onderzoeken - of de persoon voor wie de eretitel wordt aangevraagd van onberispelijk gedrag is - of deze persoon over de nodige jaren anciënniteit beschikt. De algemeen directeur stelde vast dat de heer Johan Stevens van onberispelijk gedrag is en het mandaat van OCMW-raadslid uitoefende in de periodes april 1995 december 2000 en januari 2007 juni 2014 en het mandaat van gemeenteraadslid in de periode januari 2001 december Hij voldoet daarmee aan de anciënniteitsvoorwaarde van 18 jaar als gemeente- en OCMW-raadslid waarbij hij als laatste het mandaat van OCMW-raadslid uitoefende. De algemeen directeur verleent bijgevolg positief advies aan de OCMW-raad voor deze aanvraag. / Enig art. verleent de eretitel van het ambt van OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp aan de heer Johan Stevens, onder de voorwaarde dat de eretitel van OCMW-raadslid niet mag worden gevoerd: 1 gedurende de periode dat het betrokken mandaat werkelijk wordt uitgeoefend; 2 door een door het OCMW bezoldigde persoon die zijn mandaat nog uitoefent. Lode Degrieck (OCMW-raadslid, CD&V) verlaat de zitting. 16/19

17 12. Verlenen van de eretitel van het ambt van OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp aan de heer Lode Degrieck - OCMW-raadsbesluit van 19 december 2016 over het vaststellen van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter, in het bijzonder art OCMW-raadsbesluit van 19 december 2016 over het vaststellen van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter Op 20 november 2018 diende de heer Lode Degrieck een aanvraag in voor het voeren van de eretitel van OCMW-raadslid vanaf 1 januari Het reglement voor het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid voorziet dat betrokkene over een anciënniteit van 15 jaar als OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp moet beschikken. Artikel 11 van het reglement op de voorwaarden en de procedure tot het toekennen van de eretitel van OCMW-raadslid en OCMW-voorzitter bepaalt dat de algemeen directeur dient te onderzoeken of de persoon voor wie de eretitel wordt aangevraagd van onberispelijk gedrag is of deze persoon over de nodige jaren anciënniteit beschikt. De algemeen directeur stelde vast dat de heer Lode Degrieck van onberispelijk gedrag is en het mandaat van OCMW-raadslid uitoefende in de periode en daarmee voldoet aan de anciënniteitsvoorwaarde van 15 jaar. De algemeen directeur verleent bijgevolg positief advies aan de OCMW-raad voor deze aanvraag. / Enig art. verleent de eretitel van het ambt van OCMW-raadslid van de gemeente Oostkamp aan de heer Lode Degrieck, onder de voorwaarde dat de eretitel van OCMW-raadslid niet mag worden gevoerd: 1 gedurende de periode dat het betrokken mandaat werkelijk wordt uitgeoefend; 2 door een door het OCMW bezoldigde persoon die zijn mandaat nog uitoefent. Lode Degrieck (OCMW-raadslid, CD&V) komt de zitting binnen. 17/19

18 Meldingen & Vragen Meldingen 13. Kennis nemen van de infopunten, mededelingen en vragen (deel openbare zitting) Hilde Naessens wilt nog eens haar vraag herhalen. Kan er in WZC een politiek debat worden georganiseerd n.a.v. de verkiezingen? Wordt dit voorstel serieus genomen? De voorzitter heeft de vraag ook de vorige keer beantwoord. De voorzitter geeft aan dat het moeilijk is om dit als openbaar bestuur zelf te organiseren, niet onze rol. Derden kunnen dit uiteraard doen (cf. initiatieven in het verleden). Accommodatie kan ter beschikking worden gesteld. De voorzitter heeft nog een mededeling. De samenwerkingsovereenkomst met Vierveld loopt af op 31 december Het voorstel is om deze samenwerkingsovereenkomst stilzwijgend te verlengen. Het budget is hiervoor voorzien in het goedgekeurde budget Volgend jaar kan dan worden bekeken hoe er verder wordt samengewerkt. BESLOTEN ZITTING Bestuur en Beleid Notulen 14. Goedkeuren van de notulen van de besloten zitting van de OCMW-raad van 20 november OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 44 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikels 44, 181 en Huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad, vastgesteld door de OCMW-raad op 17 februari 2014 De notulen van de besloten zitting van de vorige vergadering werden ten minste acht dagen voor de dag van huidige vergadering ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden. Deze beslissing kadert in actie van het beleidsplan Enig art. - keurt de notulen van de besloten zitting van de OCMW-raad van 20 november 2018 goed. 18/19

19 Leven & Sociaal Individuele hulpverlening 15. Bekrachtigen van toekenning van dringende steunverlening 16. Poetsdienst aan huis 17. Premies in het kader van de thuiszorg 18. Doorgangswoningen 19. Toekenning van leefloon 20. Aanvragen tegemoetkomingen 21. Alarmsystemen voor alleenstaande bejaarden en/of gehandicapten 23. Sociaal Stookoliefonds 24. Asielzoekers Zorgsite Ter Luchte 25. Bekrachtigen opnames woonzorgcentrum Ter Luchte voor de maand november 2018 Ondersteunende diensten Personeel 26. WZC Ter Luchte: aanstellen van een voltijds stafmedewerker sociale dienst wzc in statutair verband 27. WZC Ter Luchte: bekrachtigen van de beëindiging in onderling akkoord van de arbeidsovereenkomst met een deeltijds hulp in keuken 28. Sociale dienst: kennis nemen van de opzegging van de arbeidsovereenkomst door een voltijds maatschappelijk werker in contractueel verband en beëindigen van de arbeidsovereenkomst in onderling akkoord Meldingen & Vragen Meldingen 29. Kennis nemen van de infopunten, mededelingen en vragen (deel besloten zitting) Daarna dankt de voorzitter de leden voor hun medewerking en verklaart de zitting voor gesloten om 19:00 uur. Met vriendelijke groeten Jan Compernol algemeen directeur Sebastian Vande Ginste OCMW-voorzitter 19/19