Oppepper serie 1 Wind op land contractmanagement Sessie 3: Lessons learned & Bouw en claim management

Transcriptie

1 Oppepper serie 1 Wind op land contractmanagement Sessie 3: Lessons learned & Bouw en claim management

2 INTRODUCTIE Wie, wat en waar 2

3 INTRODUCTIE Veiligheid Verzamelpunt 3

4 INTRODUCTIE BLIX Consultancy - Onafhankelijk adviesbureau met een missie Het is onze missie om de energietransitie te versnellen door met enthousiaste en excellente teams windenergieprojecten te optimaliseren en daarmee de kostprijs van windenergie te verlagen. BLIX is een onafhankelijk adviesbureau in wind op land, wind op zee en grootschalige zon projecten Wij leveren diensten in alle projectfasen en zijn actief in Noordwest-Europa Wij participeren in projectteams, leveren contract-, bouw- en omgevingsmanagement, strategisch & project ontwikkeladvies en voeren due diligences uit Wij kennen de weg van bestuurderskamer tot constructiesite KENNIS & ERVARING Haalbaarheid Ontwikkelen Contracteren Financieren Bouw Beheer, Onderhoud

5 INTRODUCTIE De Oppepper series Wat is de oppepper? De eerste serie 14-2-'19: Tenderen 14-3-'19: Contracten 11-4-'19: Lessons learned bouw en claim management 5

6 TERUGBLIK DE TENDER Het proces Criteria Prekwalificatie ITT opstellen Eerste bieding Eerste selectie BAFO Strategie Prekwalificatie Uitvraag Evaluatie Onderhandelen Gunnen Contract 6

7 TERUGBLIK - WINDPROJECT CONTRACTEN Typische contracten van een windproject PROJECT WINDPARK X CIVIELE EN ELEKTRISCHE WERKEN TSA TURBINE LEVERING EN BOUW SMA ONDERHOUD TURBINES OVERIGE CONTRACTEN 7 UAV-GC UAV DNR 2011 FIDIC-red / yellow FIDIC- yellow Leverancierstemplate Klant template EPC FIDIC Silver Leverancierstemplate Klant template Netaansluiting Owners engineer Datacommunicatie Laagspanning PPA Asset management Onderhoud Civiel/Elektrische werken Meetdienst

8 TERUGBLIK CONTRACTEN ALGEMEEN Het doel van een contract Doel contract: Vastleggen afspraken Voor als het mis gaat TENDER CONTRACT Prijs Prijs Employer Requirements Heads of Terms (HoT) Scope Condities Contract Contract 8

9 DOEL SESSIE 3 Lessons learned & Bouw en claim management Bouw management contract: uitvoeren vastgelegde afspraken Claim management contract: voor als het mis gaat Lessons learned 9

10 BOUWMANAGEMENT Bouw en contract management Scope definities zijn niet perfect Leveranciers hebben budget beperkingen Contracten zijn aangegaan voordat het ontwerp klaar was Vertragingen komen voor Omstandigheden veranderen

11 BOUWMANAGEMENT Doel bouwmanagement Belangrijkste taken: Zorgdragen dat het werk veilig wordt uitgevoerd Zorgdragen dat de project milestones worden gehaald; Tijd Zorgdragen dat de project budget niet wordt overschreden; Zorgdragen dat de kwaliteit wordt gehaald; Zorgdragen voor coordinatie tussen verschillende lots/contracten (raakvlakken management) Zorgdragen dat de risico s geidentificeerd en gemanaged worden (risico s & aansprakelijkheden) Kwaliteit Scope Prijs Zorgdragen dat alle informatie en documenten stromen gemanaged worden Zorgdragen dat meerwerk verzoeken formeel afgehandeld worden 11

12 BOUWMANAGEMENT Rollen organogram bouwmanagement Project Manager Assistent project manager Financieel controller Omgevingsmana ger Permit manager Contract & claim manager Document controller BoP package manager Turbine package manager Elektrische ingenieur Civiele ingenieur Supervisor HSE manager / supervisor HSE manager / supervisor Supervisor Afname inspecteur WTG expert 12 Civiele (fundatie) aannemer Elektrische aannemer Netaansluiting Data Turbine leverancier

13 BOUWMANAGEMENT Turbine package manager; de Engineer De rol van de Engineer in het FIDIC Yellow Book contract: De Engineer (legal entity) acteert namens de Employer als onafhankelijke partij De Engineer als legal entity kan door verschillende personen worden ingevuld (besluitvormer / uitvoeringsbewaker) WTG package manager acteert vaak als de Engineer Mandaat goed vastleggen door Employer 13

14 BOUWMANAGEMENT UAV-gc contracten Hoe zijn de verantwoordelijkheden van aannemers geregeld? Aannemers moeten aantonen dat het ontwerp aan Vraagspecificatie voldoet ONTWERP CIVIEL VRAAG SPECIFICATIE o ONTWERP ELEKTRISCH ACCEPTATIE & TOETSINGS PLAN ONTWERP DATA/COMM 14

15 BOUWMANAGEMENT Het managen van fundatie en turbine bouw Project Planning met buffer Civiel en fundaties 1 Ontwerp wegen en kraanopstelplaatsen 2 Ontwerp fundaties 3 Aanleg wegen en kraanopstelplaatsen 4 Bouw fundatie 1 5 Bouw fundatie 2 6 Bouw fundatie 3 Elektrische werken 7 Ontwerp trafo en kabels 8 Bestellen kabels 9 Bestellen trafo 10 Aanleg parkbekabeling 11 Plaatsen trafo station 12 Aansluiten kabels in turbine 1 13 Aansluiten kabels in turbine 2 14 Aansluiten kabels in turbine 3 15 Netaansluiting Turbines 16 Levering turbine onderdelen 17 Bouw turbine 1 18 Bouw turbine2 19 Bouw turbine3 20 Commissioning turbines 21 Take-Over Windpark 15 Apr Mei Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

16 BOUWMANAGEMENT Het managen van fundatie en turbine bouw Project Planning zonder buffer Apr Mei Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Civiel en fundaties 1 Ontwerp wegen en kraanopstelplaatsen 2 Ontwerp fundaties 3 Aanleg wegen en kraanopstelplaatsen 4 Bouw fundatie 1 5 Bouw fundatie 2 6 Bouw fundatie 3 Elektrische werken 7 Ontwerp trafo en kabels 8 Bestellen kabels 9 Bestellen trafo 10 Aanleg parkbekabeling 11 Plaatsen trafo station 12 Aansluiten kabels in turbine 1 13 Aansluiten kabels in turbine 2 14 Aansluiten kabels in turbine 3 15 Netaansluiting Turbines 16 Levering turbine onderdelen 17 Bouw turbine 1 18 Bouw turbine2 19 Bouw turbine3 20 Commissioning turbines 21 Take-Over Windpark 16

17 CLAIM MANAGEMENT Meerwerk versus een claim. Wat is het verschil? Meerwerk Wijzigingen in de Employer s Requirements: Aanpassingen in scope door Employer Toevoegingen aan scope door Employer Verbetervoorstellen door Contractor Uitoefenen van opties in Contract Claim Contractor denkt recht te hebben op: Extra tijd Extra geld Ook de klant kan van mening zijn schade te hebben ondervonden en geld vragen Engineer Initiates or requests a proposal Contractor Allowed to initiate only when in the benefit of both Parties 12.5 [Employer s Claims] 20.1 [Contractor s Claims] FIDIC 13 [Variations and Adjustments] Impact is agreed and Price is adjusted 3.5 [Determinations] Engineer consults Parties and determines impact 3.5 [Claims, Disputes and Resolution] Dispute Adjucation Board to reach Amicable Settlement or Arbitration 17

18 CLAIM MANAGEMENT En toch ging het mis Wat was de afspraak? Wie zou wat doen en wanneer? Wie was waar verantwoordelijk voor? Wie zou welk risico dragen? en wat gebeurde er daarna? 18

19 CLAIM MANAGEMENT Voorbeeld Als het te hard waait, kan je niet hijsen. Dan is het toch redelijk als de Contractor uitstel krijgt? En compensatie voor de extra kraankosten? Wie zou wat doen en wanneer? Wie was waar verantwoordelijk voor? Wie zou welk risico dragen? Ofwel: Om te kunnen bepalen wat redelijk is, moet je altijd terug naar de afspraak 19

20 CLAIM MANAGEMENT Vaak wat lastiger wat te doen als de claim komt? 1. Geen paniek! 2. Bevestiging vriendelijk ontvangst en geef aan er op terug te zullen komen binnen een bepaalde termijn en hou je daaraan 3. Ga na wat de afspraak was! 4. Zoek uit wat er sindsdien gebeurd is Zijn problemen tijdig gemeld, eerder gemeld Zijn er veranderde omstandigheden Bronnen: Brieven, Minutes of Meeting, Maandrapporten, Notities, overige correspondentie en vastleggingen (vergeet ook de pre-award correspondentie niet, dit kan informatie bevatten over hoe afspraken te interpreteren zijn) 5. Antwoord gefundeerd en hou het bij de feiten 6. Wees de redelijke partij en breng het dispuut terug tot zijn werkelijk omvang (opblazen of vermengen met andere discussie werkt vaak averechts) A party to a dispute, particularly if there is arbitration, will learn three lessons (often too late): the importance of records, the importance of records and the importance of records. [Max Abrahamson, Engineering Law and The ICE Contract] 20

21 CLAIM MANAGEMENT Claims liever voorkomen dan er in belanden Claim voorkomen: Robuste contracten, d.w.z. met mechanismen voor de meest voorkomende verstoringen en afwijkingen: Zorgvuldig voorbereide en uitonderhandelde tender Gebalanceerde afspraken met een goede risico spreiding over de partijen die het beste de risico s kunnen beinvloeden Goed bouwmanagement Sommige claims zijn niet te voorzien of niet te vermijden 21

22 CLAIM MANAGEMENT Voorbeelden van claims Bouw Civiele/fundatie scope Beveiliging bouwplaats (Noord Nederland) Verzakking kraanopstelplaats door steeds zwaardere kranen Elektrische werken Stagnatie kosten stil staan kabel ploeg Aanschaf duurdere kabel Turbine levering/bouw Stagnatie kosten stil staan kraan + crew Stagnatie door onwerkbaar weer 22

23 LESSONS LEARNED Voorbeeld 1: scheuren beton fundatie Diepe scheurvorming rondom paalwapening Boorkernen van de scheurvorming Beton niet verdicht rondom wapening 23

24 LESSONS LEARNED Voorbeeld 1: scheuren beton fundatie 24

25 LESSONS LEARNED Voorbeeld 2: verzakking kraanopstelplaats Ongeveer 15-20cm verzakking van de Azobe kraanschotten 25 De 2 stempels plus caterplillar rupsen konden de kracht niet kwijt op de ondergrond.

26 LESSONS LEARNED Voorbeeld 2: verzakking kraanopstelplaats 26 Barsten in puinverharding, dikte 40cm versterkt met geogrid en geodoek

27 LESSONS LEARNED Voorbeeld 3: uitzetten hart fundatie Uitzetten hart fundaties uitgevoerd door aannemer Hart van fundatie WTG5 was 1.2 m buiten vergunde coördinaten. Dit viel gelukkig binnen de geaccepteerde tolerantie. Opdrachtgever laat het uitzetten van het hart van de fundaties altijd uitzetten door een onafhankelijke partij! 27

28 AFSLUITING De Oppepper series Vragen? onder het genot van een borrel 28

29 BLIX Consultancy BV 2 e Daalsedijk 6A, 3551 EJ Utrecht info@blix-bv.com