Oppepper serie 1 Wind op land contractmanagement Sessie 1: De Turbine Tender

Transcriptie

1 Oppepper serie 1 Wind op land contractmanagement Sessie 1: De Turbine Tender

2 INTRODUCTIE Wie, wat en waar 2

3 INTRODUCTIE Veiligheid Verzamelpunt 3

4 INTRODUCTIE BLIX Consultancy - Onafhankelijk adviesbureau met een missie Het is onze missie om de energietransitie te versnellen door met enthousiaste en excellente teams windenergieprojecten te optimaliseren en daarmee de kostprijs van windenergie te verlagen. BLIX is een onafhankelijk adviesbureau in wind op land, wind op zee en grootschalige zon projecten Wij leveren diensten in alle projectfasen en zijn actief in Noordwest-Europa Wij participeren in projectteams, leveren contract-, bouw- en omgevingsmanagement, strategisch & project ontwikkeladvies en voeren due diligences uit Wij kennen de weg van bestuurderskamer tot constructiesite KENNIS & ERVARING Haalbaarheid Ontwikkelen Contracteren Financieren Bouw Beheer, Onderhoud

5 INTRODUCTIE De Oppepper series Wat is de oppepper? De eerste serie 14-2-'19: Tenderen 14-3-'19: Contracten 11-4-'19: Lessons learned bouw en claim management 5

6 TENDER ALGEMEEN + PROCES Wat is een tender en wat een aanbesteding? Tenderen versus aanbesteden Vele types aanbestedingen: Openbare aanbesteding Niet openbare aanbesteding Concurrentie Gerichte Dialoog Onderhandse aanbesteding Etc. Europese aanbestedingsrichtlijnen Aanbestedingswet 2012 Uitgangspunten Presentatie: Onderwerp: turbine tender Aanbesteding/tender is het proces Private aanbesteding/tender 6

7 TENDER ALGEMEEN + PROCES Het proces Criteria Prekwalificatie ITT opstellen Eerste bieding Eerste selectie BAFO Contract 7

8 TENDER STRATEGIE Waarom een tender goed structureren? Wat zijn de voordelen? Tijd Scope Kwaliteit Prijs 8

9 TENDER STRATEGIE Strategie Doel tender (werk, dienst, levering) Scope Strategie in relatie tot hele project: Turnkey / EPC Multi-contract Wie moeten leveranciers aan bepaalde eisen voldoen? Budget Planning Eisen / criteria Contract (FIDIC YB / UAV-gc) Zie Annex 2: overzicht Turnkey/EPC vs Multi-contract 9

10 TENDER STRATEGIE Do s & Don ts Do s: Plan your work, work your plan: Gestructureerd de gekozen strategie uitvoeren, met tussentijdse sanity checks Beleg de risico s bij de partij die deze het beste kan managen (doorgaans leidt dit tot een multi-contract aanpak) Interface management begint bij de strategievorming Evaluatie criteria zorgvuldig kiezen en vastleggen Don ts: Geen tenderstrategie, dit zal leiden tot verrassingen in kosten, planning, scope Contract conditie onderhandelingen na BAFO / gunning = geen leverage 10

11 TENDER PREKWALIFICATIE Hoe doe je een prekwalificatie en wat is belangrijk voor de turbinetender? Prekwalificatie criteria: Veiligheid Vergunningseisen Compliance wet/bepaalde richtlijnen/bepaalde standaarden Eisen aangaande het bedrijf (financieel, capaciteit, locatie, etc.) Wat is belangrijk voor de klant? 11

12 TENDER UITVRAAG Wat zijn belangrijke onderdelen van een uitvraag De uitvraag ITT (Invitation to Tender): 1. Project beschrijving & informatie 2. Instructies Wie is de klant ( Employer ) Planning van het tenderproces (site visits, clarifications, bid due date, gunningsdatum) Proces voor indienen van vragen Wijze van indienen (format, adres, due date) Evaluatiecriteria en eventuele uitsluitingscriteria 3. Eisen klant - Employer requirements (TSA + MSA) 4. Contract condities - Heads of Terms (HoT) (TSA + MSA) 5. Prijslijst (Price Breakdown) Zie voorbeeld Price Breakdown 12

13 TENDER UITVRAAG Eisen klant en belangrijkste contract condities Prijs Employer Requirements HoT Contract Employer requirements Eisen klant HoT Heads of Terms / belangrijkste contract condities 13

14 TENDER EVALUATIE Hoe kun je biedingen eerlijk vergelijken? Score met nadruk/weging op 5 hoofdcriteria: 1. Prijs Combinatie van prijs levering, prijs onderhoud, prijs BoP en opbrengst NPV, Cumulatieve cashflow, LCoE 2. Kwaliteit 3. HoT 4. Planning 5. Veiligheid Zie voorbeeld Evaluatie Sheet 14

15 TENDER EVALUATIE Voorbeeld evaluatie model Exclusion grounds 0 Price 0,4 Quality 0,2 Scope 0,4 Scope 0,8 Optional scope 0,2 Requirements 0,5 General requirements 0,2 WTG requirements 0,2 Design requirments 0,2 Fabrication, transport and installation requirements 0,15 Communication, SCADA, CMS requirements 0,1 Operation requirements 0,1 Documentation requirements 0,05 Process 0,1 PM requirements 0,4 QA/QC requirements 0,4 HSE requirments 0,2 HoT 0,3 TSA 0,5 General terms 0,5 Liabilities + caps 0,25 Warranties 0,25 SMA 0,5 General terms 0,4 Availability guarantee 0,3 Liabilities + caps 0,3 Schedule 0,05 HSE 0,05 Major issues 0 15

16 TENDER ONDERHANDELINGEN Management van de tender: onderhandelingen start bij het opstellen van de strategie Doel: Creëren van competitie Beste prijs, kwaliteit en contract Altijd leverage houden voorbeeld Afhankelijkheden: Wat voor markt is het: leverancier of klant Is er veel competitie (en weten leveranciers dit?) Middelen: Communicatie Bid bulletins Onderhandeling logs voorbeeld 16

17 TENDER ONDERHANDELINGEN Onderhandelingen: afspraken maken over scope, condities en prijs Onderhandelen is het vastleggen van wat je krijgt tegen welke condities voor welke prijs Onderhandel proces: Scope & Employer Req. HoT / commercieel Condities contract Prijs 17

18 TENDER GUNNING Gunning: het eindpunt, maar er is nog veel te doen Gunning na BAFO en keuze is gemaakt Gunning beslissing kenbaar maken Contract finaliseren Due Diligence Contract tekenen Gunnen is ook een risico ben je echt klaar om te tekenen? 18

19 AFSLUITING Samenvatting en vragen Criteria Prekwalificatie ITT opstellen Eerste bieding Eerste selectie BAFO Contract 19

20 AFSLUITING De Oppepper series Vragen? onder het genot van een borrel 20

21 ANNEX 1: PROCES Proces + beslismomenten turbine tender Turbine Tender uitvraag Evaluatie Onderhandelingen Gunning Opstellen tender documentatie Goedkeuring klant Uitvraag uitsturen naar geselecteerde leveranciers Management tender proces Evaluatie aanbiedingen door BLIX Voeren toelichtingsgesprekken met leveranciers Selectie partijen om mee te onderhandelen Voorbereiden onderhandelingen Onderhandelingen met 2 partijen (max 3) Onderhandelen Supply Agreement en Maintenance Agreement BAFO Keuze partij voor finale onderhandeling Finale onderhandeling met geselecteerde partij Gunning Contracten opmaken Specificaties input voor BoP onderhandelingen / BAFO Voor BAFO BoP aannemer input eisen geselecteerde turbine leverancier BoP Tender uitvraag Evaluatie Onderhandelingen Gunning Management basis ontwerp Opstellen tender documentatie Goedkeuring klant Uitvraag uitsturen naar geselecteerde aannemers Management tender proces Evaluatie aanbiedingen Voeren toelichtingsgesprekken Selectie partijen om mee te onderhandelen Voorbereiden onderhandelingen Onderhandelingen met 2 partijen (max 3) Onderhandelen scope, contract en prijs BAFO Keuze partij voor finale onderhandeling Finale onderhandeling met geselecteerde partij Gunning Contracten opmaken 21 = meest belangrijke beslismomenten

22 ANNEX 2 - STRATEGIE Strategie turnkey vs multi-contracting Turnkey / EPC single main lot Voordelen - Eén contractpartij - Geen interfaces - Kleiner projectteam bij opdrachtgever - Investeringskosten raming makkelijk Nadelen - Selectie aannemer moeilijk en beperkt - Potentieel hogere investeringskosten door risico-opslag aannemer - Minder controle op projectplanning - Moeilijk risico s te managen Multi-contract - Gespecialiseerde partij die in concurrentie geselecteerd is op optimale techniek, uitvoering en prijs - Risico s belegd bij partij die ze het best managen kan - Meer controle op interfaces en daarmee op de projectplanning - Lagere investeringskosten - Extra kosten voor interface management (mitigatie interfacerisico s) Voorwaarde om de initieel lagere investeringskosten te kunnen verzilveren! 22

23 ANNEX 3 - STRATEGIE Een goed gestructureerde tender van hoge kwaliteit kan veel kosten besparen Zes redenen om een goed gestructureerde tender te doen: 1. Een sterke onderhandelingspositie creëren 2. Afspraken maken die niet multi-interpretabel zijn, minder tijd voor contractvorming nodig 3. Een goed gefundeerde keuze tussen aannemers maken, waarbij alle criteria beschouwd worden 4. Voorkomen van valkuilen 5. Proces tot financial close zo efficiënt mogelijk inrichten 6. Voorkomen van fouten tijdens de bouwfase Kwaliteit Tijd Scope Prijs 23

24 BLIX Consultancy BV 2 e Daalsedijk 6A, 3551 EJ Utrecht info@blix-bv.com