Arbeidsmarkt in beweging. Actuele ontwikkelingen in het werkveld van de juridisch medewerker zakelijke dienstverlening

Transcriptie

1 Arbeidsmarkt in beweging Actuele ontwikkelingen in het werkveld van de juridisch medewerker zakelijke dienstverlening 1

2 2

3 Colofon Uitgave Februari 2013 Teksten ECABO ECABO ECABO is het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven voor de economischadministratieve, ICT- en veiligheidsberoepen. In deze beroepen werken ongeveer twee miljoen Nederlanders. Bijna leerlingen doen een mbo-opleiding in één van de ECABO-sectoren: dat is zo n 16% van het hele mbo. ECABO is een van de zeventien kenniscentra in ons land. Samen vormen wij de schakel tussen beroepsonderwijs en bedrijfsleven, vanuit één gezamenlijk doel: een arbeidsmarkt in balans voor iedereen. ECABO wil bijdragen aan de instroom van voldoende en goed opgeleide medewerkers voor de kennissamenleving. ECABO houdt de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in het beroepsonderwijs daarom scherp in de gaten. 3

4 Inhoudsopgave Colofon... 3 Inhoudsopgave... 4 Leeswijzer... 5 Inleiding... 6 Wie hebben er meegewerkt aan het onderzoek?... 7 Samenvatting, conclusies en aanbevelingen Stellingen over de arbeidsmarktperspectieven voor de juridisch medewerker met een mbo-opleiding binnen de eigen organisatie Stellingen over de taken van de juridisch medewerker Stellingen over de juridische kennis van de juridisch medewerker Stelling over de vaardigheden/houdingsaspecten van de juridisch medewerker Stelling over de aansluiting van de mbo-opleiding Juridisch medewerker op het beroep Stelling over het belang van een verwante (mbo-)opleiding juridisch medewerker Stellingen over de verandering van het beroep juridisch medewerker in de komende drie jaar Stelling over het beroepsbeeld van leerlingen...27 Wat is er nog meer aan (arbeidsmarkt)informatie beschikbaar?

5 Leeswijzer ECABO doet continu onderzoek naar de kwantitatieve en kwalitatieve ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Daarin past ook dit brancheonderzoek. We gebruiken de uitkomsten van de onderzoeken bij het actueel houden van de kwalificatiedossiers: zo krijgt het bedrijfsleven de mensen die het nodig heeft. ECABO heeft vertegenwoordigers van organisaties uit het werkveld zakelijke dienstverlening gevraagd wat zij zien gebeuren in de vakgebieden van medewerkers in die zakelijke dienstverlening. Wat voor ontwikkelingen zijn er gaande en wat betekent dat voor de mbo-opleiding Juridisch medewerker zakelijke dienstverlening? In deze publicatie beschrijven we de belangrijkste uitkomsten. In de conclusies en aanbevelingen vermelden we bovendien mogelijke acties van en aandachtspunten voor ECABO. Scholen kunnen hun voordeel doen met de uitkomsten bij het vormgeven van hun onderwijs. Bedrijven kunnen er in hun personeelsbeleid op inspelen. In dit rapport wordt de juridisch medewerker zakelijke dienstverlening afgekort tot juridisch medewerker. 5

6 Inleiding Het ministerie van OC&W heeft de kenniscentra, waaronder ECABO, de opdracht gegeven om de kwalificatiestructuur te herzien. Binnen de sector Juridisch van ECABO omvat de kwalificatiestructuur de volgende kwalificatiedossiers: Medewerker sociale zekerheid (mboniveau 4), Medewerker personeel en arbeid (mbo-niveau 4) en Juridisch medewerker openbaar bestuur/juridisch medewerker zakelijke dienstverlening (mbo-niveau 4) 1. De kwalificatiedossiers kunnen worden gezien als de diploma- en exameneisen voor de mboopleidingen. Binnen de kaders van zo n kwalificatiedossier kunnen onderwijsinstellingen zelf vorm geven aan hun onderwijs. Aan ieder kwalificatiedossier liggen één of meerdere beroepscompetentieprofielen ten grondslag. Hierin staan de kerntaken en werkprocessen beschreven die een ervaren beroepsbeoefenaar moet kennen en kunnen. Dossier actueel houden Zijn het huidige beroepscompetentieprofiel en kwalificatiedossier van de mbo-opleiding Juridisch medewerker zakelijke dienstverlening nog actueel? Om dat te bepalen heeft de sectorraad Juridisch aan ECABO gevraagd om onderzoek te doen naar de ontwikkelingen in de sectoren waar de juridisch medewerker werkzaam is. De sectorraad bestaat uit afgevaardigden uit het bedrijfsleven én het onderwijs en behartigt de opleidingsbelangen voor de beroepsgroep. In dit rapport beschrijven we de resultaten van het onderzoek. De ontwikkelingen en eventuele andere bevindingen nemen we mee bij de herziening van de juridische kwalificatiedossiers. Dat doen we vanzelfsprekend in nauw overleg met het bedrijfsleven en het onderwijsveld. Wat doet de juridisch medewerker zakelijke dienstverlening? De juridisch medewerker zakelijke dienstverlening verricht ondersteunend werk in de juridische dienstverlening. Hiervoor is het belangrijk dat hij juridische (basis)kennis heeft van de vakgebieden waarmee hij in de dagelijkse beroepspraktijk te maken krijgt, bijvoorbeeld het goederenrecht of burgerlijk procesrecht. Hij werkt bijvoorbeeld op een notaris- of advocatenkantoor of bij een deurwaarderspraktijk. Hij informeert en adviseert klanten en weet de weg in de juridische wereld zodat hij correct kan doorverwijzen. Hij beheert dossiers, is op de hoogte van wet- en regelgeving en kent het belang van zorgvuldigheid, privacy en wettelijke termijnen. De juridisch medewerker kan - binnen de juridische dienstverlening - ook ingezet worden voor het verwerken van marktgegevens en het uitvoeren van promotieactiviteiten. 1 Dit onderzoek heeft betrekking op het kwalificatiedossier van de mbo-opleiding Juridisch medewerker zakelijke dienstverlening niveau 4. 6

7 Wie hebben er meegewerkt aan het onderzoek? We hebben 77 respondenten bevraagd. Ze werken binnen de branche Zakelijke dienstverlening en zijn (direct) leidinggevende van een juridisch medewerker of werken op de afdeling HRM. Type organisatie waar de respondenten werken: Aantal Type organisatie/ subbranches respondenten Advocatuur 15 Bewindvoering/Budgetbeheer 6 Deurwaarders/Incasso 12 Gasunie 1 Gemeenten 1 Bureau Halt 1 Juridisch advies/rechtsbijstand 5 Kamer van Koophandel 3 Makelaardij 8 Notariaat 10 Raad voor de kinderbescherming 1 Rechtspraak/Openbaar Ministerie 4 Reclassering 1 ROC s 1 UWV 1 Verzekeringen 1 Waterschap 1 Wijksteunpunt wonen 1 Woningbouwcorporaties 3 Zorgverzekeringen 1 Totaal 77 Met de uitkomsten van het onderzoek in de hand heeft ECABO begin dit jaar een expertmeeting georganiseerd. Hiervoor hadden we onder anderen experts uit de zakelijke dienstverlening uitgenodigd. We hebben met hen gesproken over de resultaten van het onderzoek en de (mogelijke) gevolgen voor het kwalificatiedossier. De aanwezigen herkenden zich in de resultaten. Tijdens de bijeenkomst waren de volgende organisaties vertegenwoordigd: - De Jong-Kistemaker Gerechtsdeurwaarders - BBH Notarissen - Gemeente Utrecht - Vereniging Nederlandse Gemeenten - Gemeente Ede - KBVG - OCARO - Rechtbank Amsterdam - Belastingdienst CKC - Belastingdienst Oost - Gemeente Schijndel - Ministerie van Veiligheid en Justitie - Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdzorg - Mijn budgetcoach/bewindvoering 7

8 Samenvatting, conclusies en aanbevelingen I. Arbeidsmarkt en vacatures Ruim de helft van de respondenten is het (enigszins of helemaal) eens met de stelling dat er goede arbeidsmarktperspectieven zijn voor de juridisch medewerker op mbo-niveau binnen de eigen organisatie. Respondenten van de branches bewindvoering/budgetbeheer, deurwaarders/incasso, woningbouwcorporaties en ook rechtspraak/openbaar Ministerie zijn beduidend positiever over de arbeidsmarktperspectieven in hun organisaties voor mbo ers dan gemiddeld. Respondenten uit het notariaat zijn beduidend negatiever. Zo n 40% van de respondenten verwacht dat er tussen nu en (pakweg) drie jaar vacatures voor de juridisch medewerker zullen ontstaan in de eigen organisatie door personeelsuitbreiding. Slechts 18% verwacht dat er vacatures ontstaan door vervanging en/of vergrijzing. Respondenten zien reorganisaties op zich afkomen en er is sprake van verdergaande digitalisering. Ook moeten veel organisaties hun dienstverlening nog efficiënter gaan inrichten. De (positieve en/of negatieve) gevolgen hiervan voor de juridisch medewerker op mbo-niveau zijn moeilijk in te schatten. De arbeidsmarktperspectieven zijn redelijk en lijken op termijn ook zo te blijven. Wel lijkt er een verschuiving plaats te vinden in de kansen op de arbeidsmarkt voor de juridisch medewerker richting bewindvoering/budgetbeheer en deurwaarders/incasso. De perspectieven in de advocatuur, makelaardij en notariaat zijn minder gunstig. Aanbevelingen ECABO: Regelmatig onderzoek naar de arbeidsmarktperspectieven binnen de diverse subbranches is gewenst om de ontwikkelingen te blijven monitoren. Bij de actualisering van de kwalificatiedossiers moet nadrukkelijk gekeken worden in hoeverre het dossier op de groeibranches (bewindvoering/budgetbeheer en deurwaarders/incasso) aansluit. Ook moet rekening gehouden worden met het verschuiven van de arbeidsmarktperspectieven tussen de diverse subbranches nu en in de toekomst. Een brede inzetbaarheid van de juridisch medewerker en een niet al te specifieke insteek op en of meer subbranches zijn wenselijk. II. Takenpakket juridisch medewerker Het merendeel van de respondenten geeft aan dat het beheren van dossiers en het bewaken van termijnen tot het takenpakket van de juridisch medewerker behoort. Vaak gebeurt dit onder aansturing van een senior medewerker of leidinggevende. In het algemeen zien de respondenten de juridisch medewerker als administratief medewerker in een juridische context. De respondenten noemen de volgende taken: Informeert en adviseert: Informatie verstrekken en het beantwoorden van vragen van klanten komt veel voor. Dat geldt ook, zij het in iets mindere mate, voor het doorverwijzen van klanten. Het verstrekken van advies zien de respondenten niet altijd als een taak van de juridisch medewerker: volgens hen ontbreekt hiervoor specialistische kennis. Gezien de uiteenlopende antwoorden (ook binnen subbranches) op de vraag of de juridisch medewerker adviezen verstrekt, nemen we aan dat het verstrekken van adviezen wellicht verschillend is opgevat. Bij het geven van adviezen kan het gaan om inhoudelijke of procedurele adviezen. We nemen aan dat de juridisch medewerker wel procedurele adviezen geeft en (afhankelijk van de subbranche) soms inhoudelijke adviezen. 8

9 Het onderhouden van klantcontacten: Van taken waarin klantcontact een belangrijke rol speelt, geeft een groot deel van de respondenten aan dat ze tot het takenpakket van de juridisch medewerker behoren. Respectievelijk 95% en 90% van de respondenten is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de juridisch medewerker telefonisch en schriftelijk contact onderhoudt met klanten. Voor het face-to-face contact ligt dit percentage beduidend lager (67,5%). Van diegenen die hebben aangegeven dat de juridisch medewerker geen face-to-face contact heeft, stelt een aantal dat professionals op hbo- of academisch niveau zelf de cliënten te woord staan. Face-to-face contact is de laatste jaren überhaupt afgenomen ten koste van communicatie via andere kanalen, waaronder de digitale kanalen. Het verrichten van administratieve en secretariële werkzaamheden: Nagenoeg alle (94%) respondenten noemen het uitvoeren van administratieve werkzaamheden (opstellen van facturen, invoerwerk, etcetera) als taak van de juridisch medewerker. In iets mindere mate geldt dat ook voor baliewerkzaamheden en het ontvangen van bezoekers (74%) en het beheren van agenda s (72%). De helft van de respondenten geeft aan dat de juridisch medewerker bijeenkomsten en/of vergaderingen notuleert. Beheert dossiers en bewaakt processen en termijnen: Bij nagenoeg alle respondenten beheert de juridisch medewerker dossiers en bij een groot deel (87%) bewaakt deze ook termijnen en procedures, en typeert en ordent dossiergegevens. Het opstellen van standaarddocumenten herkent ruim driekwart van de respondenten als taak van de juridisch medewerker. Voert marketingactiviteiten uit: Minder dan een kwart van de respondenten is van mening dat promotieactiviteiten en/of het genereren van marktgegevens tot het takenpakket van de juridisch medewerker behoren. Binnen de makelaardij voert de juridisch medewerker deze taken echter wel uit. Tijdens de expertmeeting van 31 januari jl. werd opgemerkt dat promotieactiviteiten en het genereren van marktgegevens inderdaad nauwelijks voorkomt in de beroepspraktijk. Daarbij werd echter wel gezegd dat het belangrijk is dat de medewerker enig besef heeft van marketing. Hij moet organisatiecontext-sensitief zijn. Hiermee wordt bedoeld dat een medewerker begrijpt in welke context zijn organisatie opereert. Bij een overheidsorganisatie moet de medewerker de relatie met de politiek begrijpen. En bij een commerciële organisatie moet de medewerker begrijpen dat er omzet en winst moeten worden gemaakt om te kunnen voortbestaan. De juridisch medewerker wordt vooral gezien als een administratief medewerker in een juridische context. Naast administratieve werkzaamheden is ook klantcontact (zowel schriftelijk als mondeling) een belangrijke taak. Het verrichten van marketingactiviteiten en het verrichten van promotieactiviteiten wordt als een minder belangrijke taak gezien. 9

10 Aanbevelingen ECABO: In het huidige kwalificatiedossier staan het verrichten van promotieactiviteiten en het genereren van marktgegevens gezamenlijk opgenomen als een kerntaak van de juridisch medewerker. Uit het onderzoek komt naar voren dat de juridisch medewerker dit werk in de beroepspraktijk niet vaak uitvoert. Het is zaak om samen met de betrokken partijen kritisch na te gaan of deze subbranche-specifieke taken nog wel thuishoren in het nieuwe kwalificatiedossier. Het is goed om extra aandacht te besteden aan de benodigde vaardigheden voor digitale communicatie. Dit type communicatie wordt steeds belangrijker in de beroepspraktijk. In het dossier zou nadrukkelijker naar voren moeten komen dat het hier gaat om een administratief medewerker in een juridische context. In het kwalificatiedossier moet het belang van organisatiecontext-sensitiviteit worden benadrukt. In algemene zin wordt aanbevolen om de taken die bij meerdere subbranches veelvuldig voorkomen, op te nemen in het kwalificatiedossier (voor zover dit nog niet is gebeurd). We adviseren om terughoudend te zijn met het opnemen van de taken die slechts door één subbranche worden genoemd en nog niet in het kwalificatiedossier staan. Zoals ook hierboven al opgemerkt: een brede inzetbaarheid van de juridisch medewerker binnen alle subbranches is het uitgangspunt. III. Juridische kennis Meer dan negen op de tien respondenten (93%) zijn het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de juridisch medewerker juridische kennis moet hebben. Een aantal respondenten uit de advocatuur, notariaat, deurwaarderij/incasso en rechtspraak/om benadrukt het belang van kennis van het systeem van het recht en het kunnen toepassen van die kennis bij het oplossen van verschillende vraagstukken (inzicht in rechtsgebieden, rechtsvormen, etcetera). Naast basiskennis is kennis van privaatrecht, personen-, familie- en erfrecht, ondernemingsrecht en faillissementsrecht, het burgerlijk procesrecht, bestuursrecht en bestuursprocesrecht en sociale zekerheidswetgeving enigszins of veel van belang voor de juridisch medewerker, vindt meer dan de helft van de respondenten. Opvallend is dat een aantal van de respondenten uit de advocatuur en de juridisch adviseurs/rechtsbijstand die het enigszins of helemaal oneens zijn met de stellingen onder punt 3 nadrukkelijk ingaan op het tekort aan juridische basiskennis en inzicht bij de mbo er. De juridische kennis en procedurekennis van een (recent gediplomeerde) juridisch medewerker beoordelen ze als zeer mager. Daarnaast noemen de respondenten nog een aantal specifieke kennisgebieden die alleen van toepassing zijn op een (sub)branche. Aanbevelingen ECABO: Opleidingen moeten nadrukkelijk aandacht besteden aan basiskennis van het recht. Inzicht in het systeem van het recht is belangrijk in de administratief-juridische beroepspraktijk. Er moet goed gekeken worden welke juridische kennis voor meerdere subbranches van belang is om op te nemen in het kwalificatiedossier. IV. Aansluiting van de mbo-opleiding Juridisch medewerker, verwante opleiding, functienaam juridisch medewerker, plek binnen de organisatie en vaardigheden en houdingsaspecten Bijna acht op de tien respondenten zijn het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat het van belang is dat de juridisch medewerker een verwante opleiding heeft genoten. Een kleine groep respondenten is van mening dat een afgeronde algemene mbo-opleiding (op niveau 4) voldoende is. In het bijzonder letten ze bij deze kandidaten dan wel op interesse in het juridisch vakgebied (met name de juridische terminologie), motivatie en goede communicatieve en sociale vaardigheden. 10

11 Meer dan de helft van de respondenten (57%) is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de mbo-opleiding Juridisch medewerker (niveau 4) goed aansluit op het beroep. Bijna een kwart (23%) is het (enigszins of helemaal) oneens met de stelling. Op de vraag welke opleiding(en) verwant zijn aan het beroep juridisch medewerker, wordt de mbo-opleiding Juridisch medewerker zakelijke dienstverlening het vaakst genoemd (90% van de respondenten). Dit is opvallend aangezien een kwart van de respondenten aangeeft het (enigszins of helemaal) oneens te zijn met de stelling dat de aansluiting tussen de opleiding juridisch medewerker en het beroep goed is. Opvallend is verder dat de reacties van de respondenten die het enigszins of helemaal oneens zijn met deze stelling uitermate negatief zijn. Dat geldt voor de subcategorieën kennis, vaardigheden en houding. Er is hierbij geen groot verschil te zien in de reacties van respondenten uit de verschillende branches. Vaak noemen ze een gebrek aan kennis van het Nederlands en een slechte schriftelijke communicatie. Ze zijn ontevreden over de beheersing van de Nederlandse taal van zowel leerlingen als (recent) gediplomeerden van de mbo-opleiding Juridisch medewerker. Het gaat dan met name om spelling en grammatica. Ook bij de categorie vaardigheden geven de respondenten aan dat Nederlands onvoldoende wordt beheerst, bijvoorbeeld bij het correct afhandelen van telefoongesprekken. Tevens ervaren ze een gebrek aan praktische vaardigheden op verschillende gebieden, zoals secretariële en financiële vaardigheden. De juridisch medewerker werkt op de afdelingen: secretariaat of (administratief) ondersteunende afdeling, soms ook binnendienst genoemd, contract- en cliëntenbeheer, klantenservice, vorderingen en incasso, bewindvoering en schuldsupport of juridische zaken. Kleinere organisaties onderscheiden geen afdelingen. Organisaties gebruiken de meest uiteenlopende functienamen voor de juridisch medewerker. Het meest komt voor (juridisch) secretaresse en administratief medewerker, juridisch medewerker of administratief-juridisch medewerker. Vaak zijn de functiebenamingen organisatiespecifiek, denk bijvoorbeeld aan notarieel medewerker en assistent-bewindvoerder. Nergens komt juridisch medewerker zakelijke dienstverlening letterlijk terug in de functienaam. Alle respondenten zijn het helemaal eens met de stelling dat communicatieve en sociale vaardigheden belangrijk zijn voor de juridisch medewerker. Daarnaast is ook bijna iedereen het helemaal eens met de stelling dat nauwkeurigheid en integriteit belangrijk zijn. Respondenten geven verder aan dat de juridisch medewerker moet beschikken over een groot verantwoordelijkheidsbesef en dat hij geconcentreerd moet kunnen werken en logisch moet kunnen nadenken. De schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal vinden alle respondenten belangrijk: respectievelijk 88% en 95% noemen ze zelfs zeer belangrijk. De beheersing van moderne vreemde talen vinden ze het minst belangrijk: ongeveer de helft van de respondenten vindt dat de juridisch medewerker moet beschikken over schriftelijke en mondelinge taalvaardigheid in een moderne vreemde taal, maar slechts 12% (schriftelijk) en 17% (mondeling) vindt dit zeer belangrijk. Respondenten uit de advocatuur geven aan dat ze secretariële vaardigheden missen bij de juridisch medewerker. In de advocatuur verricht de juridisch medewerker met name secretariële taken. Voor juridische aangelegenheden zoekt de advocatuur minimaal hbo ers. Enkele respondenten uit de branche bewindvoering zouden graag zien dat de juridisch medewerker meer financieel inzicht heeft en meer kennis heeft van bewindvoering. 11

12 Aanbevelingen ECABO: Het is goed om in het nieuwe kwalificatiedossier te benadrukken dat een goede mondelinge en schriftelijke taalbeheersing in het Nederlands uitermate belangrijk is voor de uitoefening van het beroep. Wanneer deze beheersing onvoldoende is, is het afbreukrisico groot. Kijk kritisch naar de naam van het kwalificatiedossier. Onder het kopje takenpakket juridisch medewerker hebben we al aangegeven dat de medewerker voornamelijk als een administratief medewerker in een juridische context wordt beschouwd. Het advies is om met het onderwijs en de branche te overleggen of het juridisch-administratieve terug kan komen in de naamgeving van de opleiding. Bij het onderwerp arbeidsmarkt en vacatures bevolen we al aan om het kwalificatiedossier te laten aansluiten op de groeibranches (waaronder bewindvoering). Aangezien enkele respondenten uit de branche bewindvoering graag zouden zien dat de juridisch medewerker meer financieel inzicht heeft en meer kennis heeft van het onderwerp bewindvoering, is het goed om te onderzoeken of en hoe dit moet worden opgenomen in het nieuwe kwalificatiedossier. V. Veranderingen binnen het beroep van juridisch medewerker in de komende (pakweg drie) jaren Bijna de helft van de respondenten is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat het mbo-beroep juridisch medewerker de komende drie jaar behoorlijk zal veranderen. Ruim een kwart denkt dat dat niet het geval is. De wijzigingen in het beroep zijn volgens de respondenten vooral het gevolg van digitalisering (1), gevolgd door veranderende wet- en regelgeving (2), economische factoren (3), bredere inzetbaarheid (4), veranderend werk- en denkniveau en effecten sociale media (beide 5). Ook de aard van het klantcontact (6), een groter verschil in de werkzaamheden op mbo- en hbo-niveau (7) en hogere eisen/kwaliteitsnormen vanuit de branche (8). In de opmerkingen die respondenten bij bovenstaande oorzaken noemden, vielen de volgende punten op: Een veranderd werk- en denkniveau (5) wordt genoemd omdat de problematieken complexer worden en een brede inzetbaarheid wenselijk is (ondermeer bij bewindvoering/budgetbeheer). De meerderheid van deze respondenten verwachten een hoger werk- en denkniveau. Ook zijn er enkele respondenten die door digitalisering in combinatie met standaardisering eenvoudigere en minder werkzaamheden verwachten. Bredere inzetbaarheid (4) wordt door enkele respondenten verwacht vanwege ontschotting binnen organisaties: medewerkers moeten van meerdere terreinen iets weten. Respondenten geven bij een verwacht groter verschil in de werkzaamheden op mbo- en hbo-niveau (7) aan dat dit samenhangt met standaardisering en digitalisering enerzijds (mbo) en complexere dossiers anderzijds (hbo). Bij de aard van het klantcontact (6) wordt een afname van face-to-face contact genoemd, ten gunste van met name digitale contactvormen (ondermeer sociale media). Bij effecten digitalisering (1) geven respondenten aan dat digitale dossiers, contact via internet en standaardisering ervoor zorgen dat eenvoudig administratief werk steeds meer verdwijnt. Bij sociale media (5) wordt opgemerkt dat deze een steeds grotere rol gaan spelen, maar (nog) niet overal actief worden gebruikt in het werk. Bij economische factoren (3) spelen efficiëntieverhoging, onzekerheid over marktontwikkelingen en bezuinigingen een rol volgens de respondenten. Het kan leiden tot (tijdelijk) minder ondersteunende (mbo-)functies (bijvoorbeeld in het notariaat en de makelaardij) en een veranderd klantenbestand (bijvoorbeeld in de bewindvoering). 12

13 Bij veranderende wet- en regelgeving wordt opgemerkt dat het recht steeds complexer wordt en continu in beweging is. Hogere eisen/kwaliteitsnormen vanuit de branche (8) worden met name door de sector bewindvoering en budgetbeheer genoemd. Bij overige factoren noemen de respondenten het advocatenpaspoort en de trend van verzakelijking meerdere malen. Deze trend van verzakelijking herkenden en benadrukten ook de experts tijdens de expertmeeting. Aanbevelingen ECABO: We benadrukken nogmaals het belang van regelmatig onderzoek naar de arbeidsmarktperspectieven binnen de diverse subbranches en van monitoring van actuele ontwikkelingen. Ook hier geldt weer de aanbeveling om extra aandacht te besteden aan digitale vaardigheden (onder meer via sociale media), aangezien dit type communicatie is toegenomen in de beroepspraktijk. Gezien het gegeven dat een behoorlijk aantal respondenten verwacht dat het opleidingsniveau zal toenemen en een behoorlijk aantal respondenten verwacht dat het niveauverschil tussen mbo en hbo groter wordt, blijft het belangrijk om een goede aansluiting te bewerkstelligen met verwante hbo-opleidingen (Bachelor en Associate degree). VI. Beroepsbeeld Een grote meerderheid van de respondenten is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat het belangrijk is dat een beginnende mbo er een goed beeld heeft van wat het beroep van juridisch medewerker inhoudt. Een aantal respondenten geeft aan dat dit beroepsbeeld niet altijd juist en/of soms te romantisch is. Een behoorlijk aantal wil een bijdrage leveren aan de verbetering van het beroepsbeeld, bijvoorbeeld in de vorm van gastlessen. Ook zijn zij bereid te helpen bij het ontwikkelen van toetstermen, docentstages of bedrijfsbezoeken. Ze noemen het creëren van een goed beroepsbeeld een essentieel onderdeel van de opleiding. In een aantal gevallen vinden respondenten het lastig om bij te dragen aan een goed beroepsbeeld. Aanbeveling ECABO: Onderwijsinstellingen kunnen gestimuleerd worden om het beroepsbeeld bij hun leerlingen en docenten te verbeteren door bijvoorbeeld gastlessen en docentstages. Hierbij kan het impresariaat van ECABO (dat gastlessen en bedrijfsbezoeken regelt) een rol spelen. VII. Brancheverenigingen Bijna tweederde van de respondenten (62%) werkt bij een organisatie die is aangesloten bij een branchevereniging. Een kwart (25%) zegt niet aangesloten te zijn bij een branchevereniging en een op de acht (13%) weet het niet. De organisatiegraad is behoorlijk hoog. Dit is voornamelijk het geval bij de advocatenkantoren, notariskantoren, deurwaarders/incassobureaus, bewindvoering en makelaars. Aanbeveling ECABO: Een groot deel van de werkgevers binnen de zakelijke dienstverlening is lid van een branchevereniging. Daarom is het belangrijk dat ECABO een goede aansluiting heeft en behoudt met deze brancheverenigingen. Het is belangrijk om inzichtelijk te maken welke (grote) brancheverenigingen er zijn in de branche zakelijke dienstverlening. 13

14 1. Stellingen over de arbeidsmarktperspectieven voor de juridisch medewerker met een mbo-opleiding binnen de eigen organisatie Stelling 1a: Er zijn goede arbeidsmarktperspectieven voor de juridisch medewerker met een mbo-opleiding binnen mijn organisatie. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% N= 77 helemaal eens enigszins eens neutraal enigszins oneens helemaal oneens Ruim de helft van de respondenten (55%) is het (enigszins of helemaal) eens met de stelling dat er goede arbeidsmarktperspectieven zijn voor de juridisch medewerker met een mboopleiding binnen de eigen organisatie. Een derde (34%) is het helemaal of enigszins oneens met de stelling. Een op de acht (12%) kruist neutraal aan. Respondenten uit de branches bewindvoering/budgetbeheer en deurwaarders/incasso zijn beduidend positiever over de arbeidsmarktperspectieven van de mbo er in hun organisatie dan gemiddeld, terwijl respondenten uit het notariaat juist minder positief zijn. De respondenten antwoorden heel verschillend op de vraag op welke afdelingen de juridisch medewerker op mbo-niveau werkt. Een aantal (met name kleine) organisaties onderscheidt geen afdelingen: over het algemeen vragen ze een brede inzetbaarheid van de mbo er. Het meest genoemd worden de afdelingen: secretariaat of (administratief) ondersteunende afdeling, soms ook binnendienst genoemd. Contract- en cliëntenbeheer, klantenservice, vorderingen en incasso, bewindvoering en schuldsupport en de afdeling juridische zaken worden meerdere keren genoemd. In sommige gevallen nemen de betrokken organisaties nu nog hbo ers aan voor functies die op zich best geschikt zouden zijn voor mbo ers. Een aantal respondenten geeft aan dat de mbo-opleiding Juridisch medewerker goed aansluit op wat de organisatie nodig heeft. Stelling 1b: Ik verwacht dat er binnen mijn organisatie binnen nu en (pakweg) drie jaar vacatures voor de juridisch medewerker zullen ontstaan door personeelsuitbreiding. Ja Nee Onbekend N= 77 Vier op de tien respondenten (40%) verwachten dat er tussen nu en (pakweg) drie jaar vacatures voor de juridisch medewerker ontstaan door personeelsuitbreiding binnen de eigen organisatie. Bijna eenzelfde percentage (38%) verwacht dat dat niet het geval zal zijn en ruim een op de vijf respondenten (22%) weet het niet. Ook hier zijn de respondenten uit de branches bewindvoering/budgetbeheer en deurwaarders/incasso positiever over de vacaturemogelijkheden dan de overige respondenten. Het notariaat en ook de makelaardij zijn aanzienlijk minder positief dan gemiddeld. 14

15 Stelling 1c: Ik verwacht dat er binnen mijn organisatie binnen nu en (pakweg) drie jaar vacatures zullen ontstaan voor de juridisch medewerker door vervanging (vergrijzing). Ja Nee Onbekend N= 77 Minder dan een op de vijf respondenten (18%) verwacht dat er tussen nu en (pakweg) drie jaar vacatures voor juridisch medewerker ontstaan door vervanging (vergrijzing) binnen de eigen organisatie. Bijna tweederde (62%%) verwacht dat dat niet het geval zal zijn en een op de vijf respondenten (20%) weet het niet. De vraag naar de functienaam van de juridisch medewerker binnen de organisatie levert een grote diversiteit aan antwoorden op. Meest genoemde benamingen zijn: administratief medewerker, juridisch medewerker of administratief-juridisch medewerker en (juridisch) secretaresse. Respondenten uit de advocatuur noemen het juridisch gehalte van deze functies beperkt. Voor juridische aangelegenheden zoeken ze minimaal een hbo er. Respondenten uit de advocatuur laten zich in de enquête vrij negatief uit over het niveau van de mbo-opleiding Juridisch medewerker afgezet tegen de gevraagde kennis. Respondenten noemen ook functienamen als: assistent bewindvoerder, medewerker budgetcoaching of -beheer, (administratief-)juridisch medewerker, incassomedewerker, notarieel medewerker en medewerker binnendienst. Vaak zijn functiebenamingen organisatiespecifiek. Respondenten uit de advocatuur geven aan dat ze secretariële vaardigheden missen bij de juridisch medewerker. Ze zetten de juridisch medewerker over het algemeen voornamelijk in op secretariële taken. Van respondenten uit andere branches horen we deze opmerking niet. Ook de basiskennis ervaart een aantal respondenten uit de advocatuur als onvoldoende. Respondenten uit de branche bewindvoering geven aan dat er zeker toekomst is voor de juridisch medewerker op mbo-niveau binnen hun branche. Wel moet er dan meer aandacht zijn voor het onderwerp bewindvoering in de opleiding dan nu. Bovendien is financieel inzicht van belang. Ook de respondenten uit de deurwaarders/incassobranche geven aan dat er waarschijnlijk mogelijkheden zijn. De toename van werk is in die zin een kans. De dienstverlening moet tegelijkertijd wel steeds goedkoper; of dat een kans is of een bedreiging voor de juridisch medewerker is nog niet geheel duidelijk. Respondenten uit de gemeenten, UWV en rechtspraak/om zien reorganisaties op zich afkomen, onder meer door herinrichting van de gerechtelijke kaart. Daardoor zijn de mogelijkheden voor juridisch medewerker nog onduidelijk. Ook verdergaande digitalisering heeft invloed op de positie van de juridisch medewerker. 15

16 2. Stellingen over de taken van de juridisch medewerker Verstrekken van informatie, advies en doorverwijzen Stelling 2a: De juridisch medewerker binnen mijn organisatie verstrekt informatie aan klanten, verwijst klanten door, verstrekt advies aan klanten. Verstrekt informatie aan klanten N=77 Verwijst klanten door Verstrekt advies aan klanten 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% helemaal eens enigszins eens neutraal enigszins oneens helemaal oneens Negen op de tien respondenten (91%) zijn het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de juridisch medewerker informatie aan klanten verstrekt en vragen beantwoordt. Bijna driekwart (74%) is het (enigszins of helemaal) eens met de stelling dat de juridisch medewerker klanten doorverwijst. Een op de vijf (20%) is het daar (enigszins of helemaal) mee oneens en 7% antwoordt neutraal. Meer dan de helft van de respondenten (53%) is het (enigszins of helemaal) eens met de stelling dat de juridisch medewerker advies aan klanten verstrekt. Een derde (31%) is het daar (enigszins of helemaal) mee oneens en een op de zes (16%) geeft neutraal aan. Het verstrekken van advies ziet een derde van de respondenten niet als een taak voor de juridisch medewerker. Hiervoor ontbreekt vaak specialistische kennis. Het helpen voorbereiden van een advies is wel denkbaar. Gedragsregels (met name binnen de branches advocatuur en het notariaat) schrijven voor, dat een juridisch medewerker geen juridisch advies mag verstrekken. Het informeren van klanten vinden respondenten uit alle branches realistisch. Echter, wel pas na een gedegen inwerkperiode. De opgedane kennis op school is volgens een aantal respondenten ontoereikend. De persoonlijke kwaliteiten van de werknemer zijn maatgevend om te bepalen in hoeverre en in welk tempo hij taken op het gebied van informatieverstrekking kan uitvoeren. Binnen de (branche) rechtspraak duurt het - gezien de complexiteit van de werkzaamheden - lange tijd voordat de juridisch medewerker klanten kan informeren. De branches notariaat en advocatuur kennen een duidelijke afbakening van bevoegdheden van de juridisch medewerker bij het verstrekken van advies. Volgens respondenten uit de bewindvoering en de deurwaarderspraktijk kan de juridisch medewerker ook adviserende taken uitvoeren. Te denken valt aan het hele proces rondom incasso bij face-to-face klantcontact, of het uitvoeren van budgetbeheer waarbij een klant geadviseerd wordt bepaalde uitgaven wel of niet te doen. Binnen de verzekeringsbranche regelt de Wet op het financieel toezicht of en in hoeverre de juridisch medewerker (financiële) adviezen verstrekt aan klanten. 16

17 Schriftelijk, telefonisch en face-to-face contact Stelling 2b: De juridisch medewerker binnen mijn organisatie heeft schriftelijk contact met klanten, heeft telefonisch contact met klanten en heeft face-to-face contact met klanten. Heeft schriftelijk contact met klanten Heeft telefonisch contact met klanten Heeft face-to-face contact met klanten N=77 Zowel het telefonisch als schriftelijk contact onderhouden met klanten zijn binnen de onderzochte beroepspraktijk taken voor de juridisch medewerker. Nagenoeg alle respondenten (95%) zijn het (enigszins of helemaal) eens met de stelling dat de juridisch medewerker schriftelijk contact heeft met klanten. Eveneens een zeer ruime meerderheid (90%) is het (helemaal) eens met de stelling dat de juridisch medewerker telefonisch contact heeft met klanten. En ruim tweederde van de respondenten (68%) is het (helemaal) eens met de stelling dat de juridisch medewerker face-to-face contact heeft met klanten. Ruim een kwart van de respondenten (27%) is het (helemaal of enigszins) oneens met de stelling dat de juridisch medewerker face-to-face contact heeft met klanten en een op de twintig (5%) geeft neutraal aan. Voor het face-to-face contact zijn het dikwijls de professionals op hbo- of academisch niveau zélf die de cliënten te woord staan. Communicatie is de kern van het werk van de juridisch medewerker volgens de respondenten. Het onderhouden van klantcontacten vinden zij dan ook een standaardtaak van de juridisch medewerker, weliswaar onder supervisie van de leidinggevende en/of senior collega. De schriftelijke beheersing van het Nederlands (met name spelling en grammatica) is bij de juridisch medewerker vaak onder de maat. Het niet beheersen van jargon is niet bezwaarlijk, aangezien dit in de praktijk wordt opgepikt. De face-to-face contacten van de juridisch medewerker zijn zoals aangegeven vaak aan de orde. Binnen de bewindvoering en de deurwaarderspraktijk zijn deze (na een gedegen inwerkperiode) vast onderdeel van het werk. Dit face-to-face contact gaat verder dan de ontvangst van cliënten. Gespreksonderwerpen zijn onder andere: budgetbeer en sociale ondersteuning. Administratieve en secretariële werkzaamheden Stelling 2c: De juridisch medewerker binnen mijn organisatie voert administratieve werkzaamheden uit, ontvangt bezoekers en verricht baliewerkzaamheden, beheert agenda s, notuleert bijeenkomsten en/of vergaderingen. N=77 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Helemaal eens Enigszins eens Neutraal Enigszins oneens Helemaal oneens Voert administratieve werkzaamheden uit Ontvangt bezoekers en verricht balie- Beheert agenda s Notuleert bijeenkomsten en/of vergaderingen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% helemaal eens enigszins eens neutraal enigszins oneens helemaal oneens 17

18 Negen op de tien respondenten (94%) zijn het (enigszins of helemaal) eens met de stelling dat de juridisch medewerker administratieve werkzaamheden uitvoert. Dan gaat het bijvoorbeeld om het opstellen van facturen en invoer- en kopieerwerk. Bijna driekwart van de respondenten (74%) is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de juridisch medewerker bezoekers ontvangt en balie- en receptiewerkzaamheden verricht. Een op de vijf (21%) is het (helemaal of enigszins) oneens met de stelling en 4% geeft neutraal aan. Bijna driekwart van de respondenten (72%) is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de juridisch medewerker agenda s beheert. Een op de zeven (14%) is het daar (helemaal of enigszins) mee oneens en een bijna even groot percentage (13%) geeft neutraal aan. Meer dan de helft van de respondenten (51%) is het (helemaal) eens met de stelling dat de juridisch medewerker bijeenkomsten en/of vergaderingen notuleert. Een kwart (25%) is het daar (helemaal of enigszins) mee oneens en een op de zeven (14%) geeft neutraal aan. Administratieve werkzaamheden worden gezien als een belangrijk onderdeel van het werk van de juridisch medewerker. Dit geldt in iets mindere mate ook voor balie- en receptiewerkzaamheden en agendabeheer. Notuleren zien de respondenten minder vaak als een taak van de juridisch medewerker. Om de administratieve en secretariële taken correct te kunnen uitvoeren, is de beheersing van het Nederlands in woord en geschrift zeer belangrijk. Veel respondenten geven aan dat zij deze beheersing vaak onvoldoende vinden bij hun juridisch medewerker. Een aantal respondenten geeft aan dat de taken ook op financieel gebied liggen. Te denken valt aan facturering en debiteurenbewaking. Het blijkt dat de werkzaamheden van de juridisch medewerker vaak zeer divers zijn en per organisatie kunnen verschillen. Enkele respondenten merken op dat de werkzaamheden vaak ter ondersteuning zijn van de eindverantwoordelijke, bijvoorbeeld een leidinggevende of senior collega. Binnen subbranches zijn er kantoren waar de juridisch medewerker belast wordt met agendabeheer of notuleren, terwijl bij concullega s de (hbo- of academische) professional dit zelf doet. In het algemeen zien organisaties de juridisch medewerker als administratief medewerker in een juridische context. Stelling 2d: De juridisch medewerker binnen mijn organisatie beheert dossiers, bewaakt processen en termijnen. Beheert dossiers Bewaakt processen en termijnen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% helemaal eens enigszins eens neutraal enigszins oneens helemaal oneens Een groot deel van de respondenten (respectievelijk 95% en 87%) is het (helemaal of enigszins) eens met de stellingen dat de juridisch medewerker dossiers beheert en processen en termijnen bewaakt. Respectievelijk 1% en 8% zijn het daarmee (helemaal of enigszins) oneens. Resp. 4% en 5% antwoorden neutraal. 18

19 Het beheren van dossiers en het bewaken van termijnen zijn belangrijke taken voor de juridisch medewerker. Meestal gebeurt dit onder aansturing en toezicht van een senior medewerker of leidinggevende. Het correct dossierbeheer en de stipte bewaking van termijnen is erg belangrijk: dat veronderstelt volgens respondenten een grote mate van verantwoordelijkheidsbesef van de juridisch medewerker. Ook het nauwkeurig en geconcentreerd kunnen werken noemen ze van groot belang. Een gedegen inwerkperiode, voorafgaand aan het zelfstandig werken, is cruciaal. Een aantal respondenten doet de suggestie om daaraan in de opleiding extra aandacht te besteden via praktijksimulaties. Typeren, interpreteren en ordenen van dossiergegevens en juridische standaarddocumenten opstellen Stelling 2e: De juridisch medewerker binnen mijn organisatie typeert, interpreteert en ordent dossiergegevens en stelt juridische standaarddocumenten op. Typeert, interpreteert en ordent dossiergegevens, Stelt juridische (concept) standaarddocumenten op N= 77 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% helemaal eens enigszins eens neutraal enigszins oneens helemaal oneens Negen op de tien respondenten (87%) zijn het (enigszins of helemaal) eens met de stelling dat de juridisch medewerker dossiergegevens typeert, interpreteert en ordent, waaronder standaarddocumenten. Eén op de elf (9%) is het daarmee (helemaal of enigszins) oneens en 4% antwoordt neutraal. Ruim driekwart van de respondenten (77%) is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de juridisch medewerker juridische (concept-) standaarddocumenten opstelt en/of actualiseert en mutaties uitvoert. Eén op de zes (18%) is het daar (helemaal of enigszins) mee oneens en een op de twintig (5%) kruist neutraal aan. Met name binnen de advocatuur en het notariaat zijn het de advocaten, notarissen en/of notarisklerken die juridische documenten opstellen. Controle op compleetheid kan wel een taak voor de juridisch medewerker zijn. Taken liggen voor de juridisch medewerker op het gebied van dossieropbouw en -beheer. De juridische kennis en de procedurekennis van de juridisch medewerker beoordelen de respondenten als oppervlakkig. Dit maakt dat het opstellen van juridische documenten niet tot de taken behoort. Anders is het met het opstellen van standaarddocumenten met een juridische context. Dit kunnen bijvoorbeeld bezwaarschriften, verzoekschriften en toelichtingsbrieven zijn. Deze zijn als standaardmodellen beschikbaar: ze moeten specifiek gemaakt worden en voor verzending worden gecontroleerd. Vrijwel alle respondenten zijn van mening dat dit tot het takenpakket van de juridisch medewerker behoort. Bij de respondenten die aangeven dat dit niet het geval is, is niet altijd helder wat de juridisch medewerker kan of weet waardoor het niet aan hem wordt overgelaten. Ook noemen de respondenten een beperkte (Nederlandse) taalvaardigheid als reden om het niet aan de juridisch medewerker over te laten. De beheersing van de computervaardigheden (om de documenten in te vullen) wordt juist wel als goed ervaren. Verder merken ze op dat zorgvuldigheid, logisch denken en nauwkeurigheid belangrijke competenties zijn bij deze taken. 19

20 Promotieactiviteiten en marktgegevens genereren Stelling 2f: De juridisch medewerker binnen mijn organisatie voert promotieactiviteiten uit, genereert en verwerkt marktgegevens. N= 77 Voert promotie-activiteiten uit Genereert en verwerkt marktgegevens Iets minder dan een kwart van de respondenten (24%) is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de juridisch medewerker promotieactiviteiten uitvoert. Zes op de tien (61%) zijn het (helemaal of enigszins) oneens daarmee en een op de zes (17%) geeft neutraal aan. Een op de vijf (21%) is het (helemaal of enigszins) eens met de stelling dat de juridisch medewerker marktgegevens genereert en verwerkt. Zes op de tien (61%) zijn het (helemaal of enigszins) oneens daarmee en een op de zes (18%) geeft neutraal aan. Uit de opmerkingen van de respondenten blijkt het volgende: bij grotere organisaties voeren accountmanagers of een aparte (marketing)afdeling de marketingactiviteiten uit. Promotieactiviteiten lopen vaak via de (commerciële) professionals (hbo ers of wo ers): zij onderhouden hun eigen netwerk. Een aantal respondenten geeft aan dat ze vaak een extern bureau inschakelen voor pr-activiteiten zoals het ontwikkelen van een website of het maken van een folder. Ook de rol van de sociale media in de marketing en pr wordt genoemd. Met uitzondering van de makelaardij voert de juridisch medewerker dit soort werk vrijwel nooit uit. Binnen de makelaardij geschiedt de marketing voornamelijk digitaal en voert ook de juridisch medewerker bijbehorende activiteiten uit. Respondenten die aangeven dat ze juridisch medewerkers inzetten voor marketing en pr (voornamelijk makelaarskantoren), vertellen dat ze juridisch medewerker ook inzetten bij het bemensen van beurzen, bij het voorbereiden van een presentatie en/of bij het houden van klanttevredenheidsonderzoek. Overige taken 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% helemaal eens enigszins eens neutraal enigszins oneens helemaal oneens Enkele respondenten geven aan dat er ook taken kunnen liggen op het gebied van (financiële basis-) bedrijfsadministratie, het voorbereiden van vergaderingen en het onderhouden van het digitaal archief. Verder worden enkele subbranche -specifieke werkzaamheden genoemd, zoals het behandelen van gratieverzoeken, cassaties, schorsingsverzoeken, etcetera. 20