Commissie Onderzoek Financiën en Huisvesting UvA. Plan van Aanpak

Transcriptie

1 Commissie Onderzoek Financiën en Huisvesting UvA Plan van Aanpak Status: Versie van 11 december 2015, waarin uitkomsten zijn verwerkt van presentatie aan contactgroep op vrijdag 4 december 2015

2 Onderwerpen Doel van deze presentatie Aanleiding Taak en profiel commissie Uitgangspunten voor commissie Observaties uit oriëntatiefase / uitkomsten vooronderzoek Actorenanalyse Focus en reikwijdte: wat wel en wat niet Onderzoeksvragen Onderzoeksaanpak Beoogde resultaten Benodigde investering 2

3 Doel van presentatie op 4 december 2015 Delen uitkomsten vooronderzoek (oriëntatiefase) Presenteren Plan van Aanpak voor uitvoering vervolgonderzoek Afstemmen verwachtingen, uitnodiging tot meedenken, opmerkingen en aanvullingen Versie van 4 december 2015 was 95% versie 3

4 Aanleiding Enkele voorbeelden van heersende opvattingen en meningen: Bezuinigingen en nieuw besturingsmodel (top down ingevoerd) Reorganisaties faculteiten Rendementsdenken, financialisering en geruchten over derivaten Beheer huisvestingsportefeuille, wijzigingen van plannen, verschuiving investeringen, vertraging realisatie nieuwe huisvesting Wisselende definities norm 12% huisvesting Ondoorgrondelijk allocatiemodel Onduidelijkheid over UvA Holding en B.V. s Diepere laag van onvrede: leenstelsel, toenemende regeldruk, werkdruk, minder professionele ruimte, meer flex-contracten, kwaliteit onderwijs en onderzoek onder druk, plotselinge tekorten, paniekvoetbal Nadere analyse nodig voor onderscheid naar: (vermijdbare) aanleidingen, (structurele) oorzaken, oorzaken specifiek voor UvA en gevolgen 4

5 Taak commissie: Taak en profiel commissie Feitenonderzoek naar financiële situatie en huisvesting, voor periode vanaf 1 januari 2006 tot september 2015 Op basis van feitenonderzoek komen tot oordeelsvorming Voorstellen voor verbetering Hierover rapporteren aan academische gemeenschap Profiel commissie: Waardevrij Onafhankelijk Objectief Commissie is ingesteld met instemming van de pre-commissie CvB heeft besluit genomen tot faciliteren van de commissie 5

6 Uitgangspunten voor commissie Universiteiten hebben een primaire wettelijke kerntaak tot uitvoeren van onderwijs en onderzoek (WHW) Toenemend belang van overdracht van kennis ten behoeve van de maatschappij : valorisatie en maatschappelijke relevantie van onderwijs en onderzoek, met inbegrip van dienstverlenend en toegepast onderzoek Universiteit heeft een (ideële) missie uit te voeren, o.b.v. meerjarendoelstellingen en strategie in Instellingsplan Rijksbekostigingsmodel wordt in Den Haag bepaald Universiteit is integraal' verantwoordelijk voor continuïteit bedrijfsvoering, voor eigen financiële huishouding en sinds 1995 ook voor de huisvesting Onderwijs en onderzoek vormen het primaire proces Ondersteunende processen (waaronder huisvesting en financiën) dienen primair proces maximaal te faciliteren Door overdracht van vastgoed is UvA in 1995 verantwoordelijk geworden voor vastgoedmanagement 6

7 Diensten (met HvA) Bibliotheek, informatisering, faciliteiten, administratie, studentenondersteuning, docentondersteuning, communicatie, e.d. Actorenanalyse FACULTEITEN: FGw Geesteswetenschappen FNWI Natuurwetenschappen, wiskunde, informatica ACTA Tandheelkunde FMG Maatschappij en gedrags- wetenschappen FdR Rechtsgeleerdheid FEB Economie en bedrijfseconomie AMC Geneeskunde DOMEINEN: DBSV Bewegen, sport en voeding DMCI Digitale media & creatieve industrie DEM Economie & Management DG Gezondheid DMR Maatschappij & Recht DOO Onderwijs & Opvoeding DT Techniek Ons Kritisch Alternatief De decentralen De vrije student UvA Sociaal HR Mei Andere partijen die meedoen in studentenraad verkiezing DNU ASVA ISO LSVB Vakbonds Actie Comité Students of 1 may committee University of color Rethink UvA Vakbond voor de Wetenschap (VAWO) FNV Universiteiten Vakbonden die meedoen in verkiezingen OR (verkiesbaar via vrije lijsten ) Landelijk: Platform Hervorming Nederlandse Universiteiten (HNU) Domeinraden Verkiesbaar stellen voor de domein-raden FSR en CSR UvA Facultaire OR COR UvA CMR HvA G(O)V UvA Holding/ Groepsmij n Secretaris/ Bestuursstaf Studentassessor CvB (HvA & UvA) RvT UvA RvT HvA Buitenwereld: Min. OCW / DUO, Onderwijsinspectie, VSNU, universiteiten, Gemeente Amsterdam, financiële instellingen, projectontwikkelaars, 7

8 Uiteenlopende duiding situatie Observaties uit oriëntatiefase Wanbeleid, paniekvoetbal Principiële, ideologische en feitelijke bezwaren Opvatting van zwijgende meerderheid? Hervorming is nodig Feiten en beelden Alles moet anders Niet zoveel aan de hand

9 Uitkomsten vooronderzoek Van uitkomsten naar scope: UvA is grote en complexe organisatie De te onderzoeken periode is heel lang Zeer veel aspecten zijn benoemd Beantwoording aangereikte vragen vergt soms gedetailleerd spitwerk De vier deelonderzoeken zijn op zichzelf al grote onderwerpen Verschillende behoeften aan onderzoek vanuit: - Het niet weten - Het niet kunnen duiden - Het niet vertrouwen - Het er niet mee eens zijn Vraagstelling aan commissie: van heel feitelijk tot ideologisch/principieel Alles willen beantwoorden risico van verzanden 9

10 Focus en reikwijdte Onderzoek UvA plaatsen in ontwikkelingen in context Vier deelonderzoeken naar: Financiële gezondheid Financieringswijze Allocatiemodel Huisvesting Tevens onderzoek naar significante financiële risico s, kwaliteit besluitvorming bij elk van deze onderwerpen en effecten van genomen besluiten Mogelijke niet-effectieve (perverse) prikkels; eventuele spanning tussen organisatiefilosofie, besturingsmodel en integraal management op decentraal niveau en tussen de drie kolommen Samenhang primaire processen (onderwijs, onderzoek, valorisatie), ondersteunende processen (financiën, huisvesting, HRM, ICT enz.) en sturende processen (P&C/verantwoording) (vanuit gezamenlijke diensten UvA /HvA) 10

11 Focus en reikwijdte De financiële positie van UvA als geheel en van de relevante onderdelen van de UvA (waaronder faculteiten, diensten, UvA Holding) Kengetallen (jaarrekening 2014) Eigen vermogen 272 miljoen Vreemd vermogen (excl. voorzieningen) 428 miljoen Exploitatielasten 598 miljoen per jaar Investeringsagenda Huisvestingsplan 620 mln voor 15 jaar Raakvlak financiën en huisvesting: ontwikkeling overheadkosten (waaronder huisvesting) in relatie tot investeringen in onderwijs en onderzoek Financiële aspecten van enkele bijzondere onderwerpen (reorganisatie FEB en ICT-project SIS) 11

12 Scope: Focus en reikwijdte Inclusief schets historische context; beschrijving sleutelmomenten vóór 2006 die voor de vier deelgebieden cruciaal zijn geweest; Voor onderwerp huisvesting zijn relevante ijkmomenten: 1995: Overdracht gebouwen aan UvA door Rijksoverheid Periode : Ontwikkeling huisvestingsplannen 2003/2004 huisvestingsplan Campus Voor allocatiemodel is 1 januari 2006 cruciaal moment Financieringsplannen (gekoppeld aan huisvestingsplannen): begin jaren 00 Ook vooruitkijken: Financieel (meerjarenbegroting) t/m 2019, financiering huisvesting t/m 2020 (HVP ) 12

13 Focus en reikwijdte Onderwerpen waarvoor in vooronderzoek aandacht is gevraagd, die commissie niet beschouwt als onderdeel van de opdracht: Handelen van individuele bestuurders (commissie kijkt naar kwaliteit besluitvorming) Evaluatie van de samenwerking UvA en HvA (wel: evt. effecten van samenwerking Huisvestingsplannen en -projecten HvA Beoordeling van het HRM-beleid en omgang met flexibele arbeidscontracten (commissie benadert dit onderwerp vanuit perspectief van omgaan met financiële risico s) Verhouding tijdsbesteding docenten aan onderwijs en onderzoek Medewerkerstevredenheidsonderzoek (wel als bron) Functioneren externe partijen (wel: consulteren externe partijen, geen oordeel over hen) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting 13

14 Financiële gezondheid Onderzoeksvragen Doe een feitenonderzoek naar en vorm een oordeel over de financiële gezondheid en de belangrijkste financiële risico s van de UvA (financiële positie) en de besluiten die daarop van significante invloed zijn geweest (financiële sturing en beheersing: beleid en beheer ) Onderzoeksvragen financiële positie Hoe heeft de financiële positie zich ontwikkeld in periode ? Hoe is de financiële positie anno 2015? Is de financiële positie zodanig dat (toekomstige) taken (onderwijs en onderzoek), meerjarenambities en doelstellingen naar verwachting kunnen worden gerealiseerd? Onderzoeksvraag financieel beheer Is sprake van adequate financiële sturing en beheersing? 14

15 Financieringswijze Onderzoeksvragen Doe een feitenonderzoek naar en vorm een oordeel over de wijze van financiering, de belangrijkste financieringsrisico s (inclusief zogenaamde off-balance financiering en derivaten) en de besluiten die daarop van invloed zijn geweest Onderzoeksvragen: Op welke wijze is de UvA gefinancierd? Is sprake (geweest) van adequaat financieel beleid en beheer resulterend in een optimale financieringsstructuur? Welke financiële risico s loopt de UvA en op welke wijze is de financieringsstructuur daarop afgestemd? Is deze financieringsstructuur optimaal in het licht van het risicoprofiel en van indicatoren voor een gezonde economische situatie van de instelling? Welke mogelijkheden bestaan er om te verbeteren? 15

16 Allocatiemodel Onderzoeksvragen Doe een feitenonderzoek en vorm een oordeel over de wijze waarop de UvA intern het budget verdeelt tegen de achtergrond van taken en doelstellingen van de universiteit op de verschillende niveaus van de organisatie Onderzoeksvragen Wat is de voorgeschiedenis van het allocatiemodel en hoe heeft het allocatiemodel zich ontwikkeld sinds 2006? Wat is de relatie tussen allocatiemodel en externe bekostiging van onderwijs en onderzoek? Zijn allocatiemodel, besturingsmodel en bedrijfsmodel consistent met elkaar? In hoeverre sluit de toepassing van het allocatiemodel aan op het centrale model en in welke mate zijn er verschillen in de wijze waarop faculteiten budgetten alloceren? Hoe is de zeggenschap over het allocatiemodel georganiseerd, inclusief de wijze van verantwoording over de inrichting van het allocatiemodel? In welke mate representeert, dan wel stuurt het allocatiemodel de daadwerkelijke praktijk van onderwijs en onderzoek? Wat zijn de effecten (bedoeld en onbedoeld) van het allocatiemodel op de universiteit en de academische gemeenschap? 16

17 Huisvesting Onderzoeksvragen Een feitenonderzoek uitvoeren naar en een oordeel vormen over de huisvesting c.q. de vastgoedpositie, de belangrijkste vastgoedrisico s en de besluiten die daarop van invloed zijn geweest Onderzoeksvragen Welke relevante (externe en interne) ontwikkelingen hebben zich de afgelopen 20 jaar voorgedaan op het gebied van de UvA-huisvesting? Is er sprake van een helder en consistent huisvestingsbeleid (heldere kaders)? In hoeverre heeft het sinds 2006 gevoerde huisvestingsbeleid van de UvA geleid tot het realiseren van de doelen zoals geformuleerd in de Huisvestingsplannen en het Instellingsplan? Ligt aan het huisvestingsplan een sluitende investeringsbegroting ten grondslag? Hoe hebben de huisvestingsuitgaven zich de afgelopen jaren ontwikkeld in relatie tot de begroting? Hoe ziet de toekomstige exploitatie eruit? Loopt de (financiële) realisatie van het HVP in de pas met overeengekomen financieringsafspraken? Wat waren en zijn de belangrijkste (financiële) vastgoedrisico s voor de UvA in de bestudeerde periode? Is de huidige vastgoedportefeuille passend en juist gewaardeerd? 17

18 Onderzoeksvragen Bijzondere onderwerpen : Reorganisatie FEB en ICT-project SiS Deze onderwerpen benutten als casus: beoordelen hoe deze ontwikkelingen zich hebben verhouden tot investeringsagenda ICT-project SiS is reeds uitgebreid geëvalueerd Aandachtspunt voor ons onderzoek: Effect op (toekomstige) lasten UvA FEB: (financiële) lessons learned meenemen bij beoordelen besluitvorming toekomstige reorganisaties andere faculteiten 18

19 Onderzoeksaanpak Vooronderzoek/oriëntatiefase (t/m eerste week december 2015) Commissie in definitieve samenstelling geïnstalleerd op 23 sept Verzamelen en eerste analyse relevante informatie (690MB) 20 oriënterende gesprekken Kennismaking met Cie D&D over raakvlakken tussen beide commissies en afspraken over tweewekelijkse afstemming Groepsgesprek met founding members (actiegroepen/vakbonden) 27 nov. Presentatie PvA op 4 december aan contactgroep (openbare bijeenkomst) Bepalen contactmomenten contactgroep (maandelijks) Timing van ons onderzoek in relatie tot autonome ontwikkelingen, discussies en besluitvorming binnen UvA (waaronder samenhang met project Allocatiemodel eerste geldstroom Universiteit van Amsterdam ) Opstellen en indienen begroting Afronding plan van aanpak 19

20 Onderzoeksaanpak Onderzoeksfase (vanaf december t/m februari 2016) Vier deelonderzoeken Te raadplegen bronnen nader identificeren voor beantwoorden onderzoeksvragen Vervolg oriënterende gesprekken (relevante informatie verder boven tafel) Nadere analyse relevante informatie Interviews binnen en buiten UvA Opstellen feitenrelaas: Chronologie/tijdlijnen voor periode , markante gebeurtenissen binnen de vier deelgebieden Incl. schets historische context (beschrijving momenten vóór 2006 die voor de vier deelgebieden cruciaal zijn geweest) Ondersteuning van enkele studenten voor research en analyse relevante (openbare) informatie (bijv. referentiemateriaal o.b.v. benchmarks) 20

21 Onderzoeksaanpak Analyse- en toetsingsfase (maart april 2016) Formele gesprekken conform onderzoeksprotocol: verklaring/duiding feiten Waar nodig gebruikmaken van expertbijeenkomsten In beperkte mate benchmark (duiding onderzoeksresultaten): Gebruikmaken info DUO en VSNU Gesprekken met UU, VSNU, Min. OCW en Onderwijsinspectie Informatie vanuit landelijke overleggen tussen universiteiten Analyse en beoordeling feitenmateriaal voor deelgebieden Feitentoets: Check en laten accorderen verslagen van formele interviews door gesprekspartners Feitenrelaas voor toets op evt. onjuistheden voorleggen aan contactgroep en CvB/bestuurlijk verantwoordelijken Analyse van uitkomsten door commissie Uitkomsten feitenonderzoek presenteren aan contactgroep (openbare bijeenkomst) 21

22 Onderzoeksaanpak Beoordelings- en rapportagefase (mei juni 2016) Beantwoording onderzoeksvragen Duiding en beoordeling financiële gezondheid, financieringswijze, allocatiemodel en huisvesting Opstellen eindrapportage Na afronding: Commissie is beschikbaar voor toelichting en debat 22

23 Wat gaat commissie opleveren? Beoogde resultaten Maandelijks voortgangsbericht op website Rapportage: transparante weergave feiten, conclusies en aanbevelingen Beeld van hoe financiën zich ontwikkeld hebben, onderverdeeld naar: Feitenonderzoek verleden: transparant maken wat er is gebeurd Huidige positie (financiële positie, financiële gezondheid, huisvesting) Toekomst: effect op meerjarenbegroting, verbetervoorstellen, advisering over keuzemogelijkheden voor de toekomst Informatie voor het debat Beantwoorden aan verschillende behoeften: Het niet weten kunnen we oplossen Het niet kunnen duiden kunnen we ook oplossen Het niet vertrouwen kunnen we aan bijdragen/transparantie Het er niet mee eens zijn lossen we waarschijnlijk niet op (debat na eindrapport) 23

24 Uitgangspunten: Benodigde investering Commissie is een onderzoekscommissie, verricht nadrukkelijk ook zelf uitvoerend werk tijdens onderzoek Omvang en complexiteit van, en samenhang tussen de vier deelonderzoeken vragen om ondersteuning door specialisten Voor specifieke onderwerpen en onder heldere voorwaarden: inzet studenten (research en analyse relevante (openbare) informatie) Bezoldiging commissie is conform Wet vergoedingen adviescolleges (schaal 18 van bijlage B Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 ; voorzitter 0,3 f.t.e., commissieleden 0,2 f.t.e.) Omvang onderzoek afgebakend door tijdsbesteding commissie Korting van 30 tot 40% op tarieven secretaris (Lysias Advies B.V.) en financieel specialist (EQUES Organisatieadvies B.V.) 24

25 Benodigde investering Bezoldiging commissie Inzet commissiesecretariaat Financieel specialist/onderzoekers Vergoeding inzet studenten Interne doorbelasting huisvesting Website, digitaal archief Onvoorzien p.m. Totaal (ex. BTW) Het overzicht van de totaal benodigde investering is in een separate notitie nader uitgewerkt en op 11 december 2015 ingediend bij het CvB 25