Begroting Richtlijnen en invulinstructie

Transcriptie

1 Begroting Directie Finance - Financial Planning & Control Pagina 1 van 5

2 Tijdschema begroting 2012 & meerjarenbegroting Bespreking CvB Bespreking GR Inleveren verwachte opbrengsten interne verrekeningen 2 september 2011 Afronding matching interne verrekeningen 9 september 2011 Inleveren intercompanyformat interne verrekeningen (opbrengsten & kosten) 13 september 2011 Indienen concept begroting 2012 & meerjarenbegroting van faculteiten en UD 16 september 2011 Indienen concept begroting 2012 & meerjarenbegroting Verbonden partijen 16 september 2011 Technische bespreking concept begroting & meerjarenbegroting tussen managers Finance - accounthouders FP&C september 2011 Indienen concept begroting & meerjarenbegroting bedrijf 100 (CvB-bedrijf) 23 september 2011 Eerste bespreking concept begroting 2012 en meerjarenbegroting in CvB 27 september 2011 Bilaterale Najaarsoverleggen CvB - decanen over concept begroting 2012 & meerjarenbegroting * UD: 28 september 2011 * EWI: 5 oktober 2011 * IO: 10 oktober 2011 * TNW: 13 oktober 2011 * CiTG: 17 oktober 2011 * TBM: 19 oktober 2011 * Bk: 21 oktober 2011 * 3mE: 26 oktober 2011 * LR: 31 oktober september t/m 31 oktober 2011 Directie Finance dient concept begroting in bij CvB 21 oktober 2011 Voorbespreking concept begroting in CvB 25 oktober 2011 Verzending concept begroting naar Groepsraad, DT, OR, SR 27 oktober 2011 Behandeling concept begroting in de Groepsraad 1 november 2011 Eerste bespreking concept begroting met commissie FMZ-OR 1 november 2011 Nabespreking concept begroting in CvB 1 november 2011 Inleveren van definitieve begrotingen & meerjarenbegroting door faculteiten en diensten 4 november 2011 Directie Finance dient aangepaste begroting in bij CvB 10 november 2011 Voorgenomen besluit begroting door College van Bestuur 15 november 2011 Vervolgbespreking begroting met commissie FMZ-OR 29 november 2011 Behandeling in de Ondernemingsraad + Studentenraad (GV) ultimo november 2011 Bespreking begroting in de Audit Cie RvT begin december 2011 Definitief besluit over begroting door CvB 6 december 2011 Goedkeuring begroting in de Raad van Toezicht 21 december 2011 Directie Finance - Financial Planning & Control Pagina 2 van 5

3 Hierbij treft u de richtlijnen en instructies aan met betrekking tot het begrotingsproces Het begrotingsformat dient volledig ingevuld op 16 september 2011 te worden aangeleverd, inclusief de toelichting. 1. Het bedrag toewijzing lumpsum dient te worden overgenomen uit de definitief vastgestelde en door het College van Bestuur gecommuniceerde Financiële Kaderstelling. Bij de 1 e geldstroominkomsten dient in het begrotingsformat een splitsing van lumpsumtoekenning en de specifieke strategietoewijzigingen aan te worden gebracht. 2. Buiten de 1 e geldstroom uit de toewijzing lumpsum kunnen separaat inkomsten worden begroot, die afkomstig zijn uit de onderzoeks- of onderwijsstrategiemiddelen. Bij het opnemen van deze strategiecomponenten onder de 1 e gs-inkomsten in de begroting, dient vooraf (9 september) afstemming plaats te vinden met concern-fp&c (Ronald van den Bosch). 3. In de komende begrotingsfase zal rekening dienen te worden gehouden met het realiseren van herijkingsdoelstellingen. Bij het opstellen van de begroting dient rekening te worden gehouden dat de interfacultaire herijkingsvoorstellen wel t.a.v. de reductie, maar niet t.a.v. de verschuiving worden meegenomen in de begroting Op basis van convenanten worden deze gecorrigeerd na besluitvorming. Wel moeten de baten en kosten van deze organisatieonderdelen transparant worden gemaakt in het begrotingsproces. 4. De faculteiten begroten hun claim op de 3-TU bij de strategische programma s. Per kwartaal kunnen declaraties worden ingediend bij concern-finance dat dan op haar beurt de kosten in rekening brengt bij de stichting 3TU s. 5. In de begrotingsfase 2012 dient, evenals vorig jaar, een meerjarenbegroting te worden afgegeven. Deze meerjarenbegroting betreft de periode 2013 t/m 2015 en per jaarlaag zal in het begrotingsformat een specifiek tabblad worden aangemaakt. Deze meerjarenbegroting dient in lijn te liggen met de implementatieplannen van de Herijkingsagenda, zoals deze eind 2010 door de faculteiten zijn opgesteld. In de meerjarenbegroting dient bij de 1 e geldstroom rekening te worden gehouden met een lumpsum die gelijk is aan de FK Bij de meerjarenbegroting dient tevens uit te worden gegaan van het prijsniveau Voor de DRI-budgetten geldt dat deze budgetten eveneens als strategiecomponent in de begroting van de deelnemende faculteiten dienen te worden opgenomen. De daadwerkelijke declaraties van deze budgetten worden via de penvoerende DRI-faculteiten (CiTG en TNW) verstrekt, maar dienen bij de deelnemende faculteiten te worden verantwoord in de strategiecomponent alsof deze via B100 worden verkregen. 7. Salarislasten eigen personeel De huidige CAO Nederlandse Universiteiten heeft een looptijd tot 1 maart Vorige jaar is deze CAO met één jaar verlengd (looptijd t/m 1 maart 2011). Momenteel vinden tussen de VSNU en de vakbonden onderhandelingen plaats voor een nieuwe CAO. Vooralsnog houden de werkgevers vast aan een nullijn (geen CAO-salarisstijging). Onduidelijk is welke uitkomsten uit de onderhandeling zullen voortkomen. Voor de huidige begroting 2011 is in de richtlijnen van vorig jaar aangegeven dat er rekening moest worden gehouden met een stijging van de bruto salarislasten van 1%, deze zit momenteel in de huidige begrotingscijfers 2011 verwerkt. Gezien de huidige CAO-onderhandelingen is deze stijging tot op heden nog niet gerealiseerd. Directie Finance - Financial Planning & Control Pagina 3 van 5

4 Voor kalenderjaar 2012 wordt als begrotingsrichtlijn meegegeven dat t.o.v. de begroting 2011 er geen rekening hoeft te worden gehouden met een verhoging van de salarislasten. Voor de duidelijkheid dient te worden vermeld, dat er t.o.v. de huidige CAO-salarissen (realisatiecijfers 2011) dus wel een stijging van 1% moet worden doorgevoerd. Het intern gehanteerde opslagpercentage op de salarislasten zal in 2012 gelijkblijven en 44% bedragen. Vooralsnog zijn er geen redenen om aan te nemen dat een mutatie van dit percentage noodzakelijk is. Het ABP heeft voor geheel 2011 besloten om de herstelpremie, zoals nu opgenomen in de totaal af te dragen pensioenpremie, te behouden 8. Interne huurkosten huisvesting De huren worden per 1 januari 2012 verhoogd met 1,3% (afgestemd met de directie Vastgoed). 9. Onderwijsdienstverlening In voorgaande jaren werd de ODV verrekend ten tijde van het begrotingsproces. Met ingang van 2012 is dit komen te vervallen. De ODV-bedragen die verrekend worden o.b.v. de ECTS-prestaties zijn inmiddels verrekend in de lumpsum-bedragen, die ten tijde van het opstellen van de Financiële Kaderstelling 2012 zijn meegenomen. Er vindt dus geen gescheiden verrekening meer plaats tussen de faculteiten o.b.v. ECTS-prestaties. Losse verrekeningen van verrichte onderwijsinspanningen (bijv. o.b.v. manuren) gedurende het lopende jaar kunnen, na onderlinge afstemming tussen de betrokken faculteiten, nog wel in de begroting worden meegenomen. Deze bedragen zullen moeten worden aangegeven op het invulblad intercompany dat in het begrotingsformat is opgenomen. 10. Wijziging in projectwaardering Bij het opstellen van de begroting dient er nog geen rekening te worden gehouden met eventuele wijzigingen in projectwaardering van 2 e /3 e geldstroomprojecten. 11. Interne rente De interne rente wordt verrekend op basis van de maandelijkse rekening courant standen. Bij de berekening wordt steeds de rente berekend over de eindstand van de vorige periode (renteberekening van februari zal betrekking hebben op de ultimo stand van januari). De huidige interne rentestand is gekoppeld aan het credittarief en bedraagt momenteel 3%. Aangezien de TU Delft naar alle waarschijnlijkheid met ingang van 2012 externe financiering nodig heeft, wordt het rentepercentage met ingang van 2012 eveneens aangepast aan de rentestanden vergelijkbaar met de kapitaalmarkt. Dit betekent dat het rentepercentage vanaf 2012 zal stijgen naar 4% op jaarbasis. De rente zal gedurende de rapportagecycli door concern naar de beheerseenheden worden geboekt, zoals ook nu het geval is. 12. Rechtmatigheid en doelmatigheid van de inkopen Bij de indiening van de begroting 2012 dienen faculteiten inzicht te geven in de voorgenomen bestedingen van enige omvang. Het betreft hier niet de inkopen of de bestellingen waarvoor al TU brede leveringsovereenkomsten en waarvan het contractbeheer bij de UD directeuren ligt. Het gaat hier om de in beginsel autonome bestedingen van de faculteit voor m.n. de directe ondersteuning van onderwijs en onderzoek en qua besteding niet de grens van de faculteit overschrijden. Voor deze bestedingen kan een wettelijk aanbestedingsregiem gelden waaraan de TU Delft als rechtspersoon zich moet houden (de rechtmatigheid van de inkopen). Daarnaast kunnen ook doelmatigheidsaspecten een rol spelen. Ook andere faculteiten kunnen gelijksoortige bestedingen overwegen of inkoopbehoeften hebben. Bundeling ervan kan leiden tot voordelen in de directe en indirecte inkoopkosten. Ook subsidievoorwaarden kunnen hier een rol spelen en bepaalde nadere eisen stellen. Directie Finance - Financial Planning & Control Pagina 4 van 5

5 Begrotingsrichtlijn 2012: De faculteit dient bij indiening van de begroting een overzicht te geven van voorgenomen bestedingen/uitgaven die de grens van , - overschrijden. Hiervoor bestaat al sinds 2008 een zgn. meldingsplicht. De voorgenomen bestedingen als onderdeel van de (algemene) Investeringsbegroting vallen niet onder deze richtlijn. Format van indiening: Een korte aanduiding van de voorgenomen besteding De geschatte waarde van product of dienst (excl. btw) De geschatte omvang van bijkomende kosten (ruimtelijke aanpassing en hook-up) De contactpersoon (de materiedeskundige) binnen de faculteit: naam en contactgegevens De datum waarop de faculteit over het product of de dienst moet kunnen beschikken Voorbeelden van specifieke, faculteiteigen uitgaven die hier bedoeld zijn: Middelen ter ondersteuning van het onderwijs en onderwijspractica, anders dan bijv. algemene ondersteuning, zoals ICT ondersteuning of DEMO; Middelen voor faculteitspecifieke onderzoekapparatuur, eventueel met inbegrip van locale ruimtelijke en/of gebouwgebonden aanpassingen; 13. Toelichting In de (beleidsmatige) toelichting op de begroting moet minimaal worden stilgestaan bij: Ontwikkeling van de baten en lasten ten opzichte van realisatie 2010 en de meeste recent opgestelde forecast De verwerking van de herijkingsagenda (per punt volgens verbeterpunten bijlage) in de (meerjaren)begroting. Korte toelichting op de prioriteiten en keuzes in het kader van het facultaire meerjarenplan en meerjarenbegroting Toelichting op de belangrijkste doelstellingen voor 2012 Een overzicht van de gemaakte keuzes en consequenties voor de begroting 2012 Toelichting op de investeringen in de materiële vaste activa Toelichting op het werkkapitaal (onderhanden werk, debiteuren en crediteuren) Toelichting op de ontwikkeling van de FTE s en personeelslasten Korte omschrijving van het (interne) begrotingsproces binnen de eenheid Grote wijzigingen in de balansposten en in de kengetallen Invloed van eventuele uitgaven uithoofde van het reservebeleid op de ingediende begroting 2012 Per organisatieonderdeel dat wordt betrokken bij interfacultaire verschuivingen en -reducties wat de baten en kosten (format volgt) zijn in 2010, forecast 2011 en begroot in Een onderbouwing van de kosten welke begroot ten laste van de reorganisatievoorziening moeten worden gebracht. Eventuele disputen met andere organisatie-eenheden. Directie Finance - Financial Planning & Control Pagina 5 van 5