Tussenrapportage Ter Specke-hal Ter Specke t.b.v. College B&W gemeente Lisse

Transcriptie

1 Tussenrapportage Ter Specke-hal Ter Specke t.b.v. College B&W gemeente Lisse Datum Bestuurlijk Kees v.d. Zwet opdrachtgever Ambtelijke opdrachtnemers Babs Barnhoorn, Arie Koorneef, Peter Vermeer, Jan Schellevis, Jose van Santen Projectleider André Stuit Versie november 2018 Status CONCEPT 4

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING INTEGRAAL PLAN TER SPECKE; WAAR STAAN WE? RAADSVOORSTEL EN BESCHIKBAAR GESTELD KREDIET STAND VAN ZAKEN TER SPECKE-HAL AANHELEN ACCOMMODATIE FC LISSE REALISEREN BUITENKLEEDKAMERS DUURZAME MAATREGELEN HERINRICHTING TERREIN DAGELIJKS BEHEER EN ONDERHOUD TER SPECKE-HAL NIEUWBOUW FC LISSE EN GARANTSTELLING GEMEENTE AANBESTEDINGS-, ONTWERP- EN UITVOERINGSSTRATEGIE DE VOORZIENE AANBESTEDINGSVORM AANBESTEDING IN RELATIE TOT FC LISSE PLANNING COMMUNICATIE Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke

3 1 INLEIDING Deze Tussenrapportage geeft een update over de stand van zaken van het integrale plan dat in samenwerking met FC Lisse wordt uitgewerkt voor nieuwbouw Ter Speckehal en accommodatie FC Lisse. Dit integrale plan is de uitwerking van een door de raad in de vergadering van 22 februari 2018 aangenomen motie. In bijlage 1 zijn per beslispunt de amendementen en de motie samengevat weergegeven. Als centraal uitgangspunt voor het integrale plan hanteren we dat de gemeente en FC Lisse samen apart bouwen. Dat betekent dat beide partijen hun eigen accommodatie juridisch, financieel en technisch van elkaar gescheiden ontwerpen. Gemeente en FC Lisse werken nauw samen en stemmen het proces en de inhoud op elkaar af. Daardoor ontstaat uiteindelijk een optimale totaalaccommodatie, zonder dat er sprake is van technische en/of juridische verbondenheid of verplichtingen over en weer tussen gemeente en FC Lisse. Deze memo starten we met een korte toelichting op het plan. Daarna blikken wij eerst kort terug op het raadsvoorstel, waarna de specifieke beslispunten en de stand van zaken hiervan aan de orde komen: de Ter Specke-hal; de aanheling; de buitenkleedkamers; duurzame maatregelen; de herinrichting van het terrein Waar dat relevant is leggen wij de relatie met de ontwikkeling van de accommodatie van FC Lisse of delen daarvan. Wij besluiten deze Tussenrapportage met een aanbestedingsadvies, de planning en communicatie. 3 Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke

4 2 INTEGRAAL PLAN TER SPECKE; WAAR STAAN WE? Nadat de raad op 22 februari 2018 geld beschikbaar stelde en de opdracht aan het college werd gegeven om een integraal plan Ter Specke-hal accommodatie FC Lisse te ontwikkelen, zijn we van start gegaan om het Programma van Eisen te verbeelden. Dat hebben we gedaan met een schetsontwerp, waarbij samen apart bouwen is vertaald in een Ter Specke-hal, een accommodatie voor FC Lisse en een letterlijkverbindend bouwdeel. Dat noemen wij in deze memo ook verder verbindend bouwdeel. Het verbindend bouwdeel is geen lege entreehal. Integendeel. In dit bouwdeel is zowel voor de Ter Specke-hal als voor FC Lisse een substantieel deel van het gebouwprogramma opgenomen, zoals binnenkleedkamers horend bij de Ter Specke-hal en een deel van de kantine op de 1 e verdieping van FC Lisse. Op deze manier is de basis gelegd voor de uitwerking van een efficiënt en doelmatig integraal plan en gebouwontwerp. Een plan dat recht doet aan het centrale uitgangspunt: samen apart bouwen. 3 RAADSVOORSTEL EN BESCHIKBAAR GESTELD KREDIET De raad heeft op 22 februari ingestemd om de volgende (taakstellende) budgetten (excl. btw) beschikbaar te stellen: ,-- voor een multifunctionele Ter Specke-hal die geschikt is voor bewegingsonderwijs; ,-- voor aanhelen van de accommodatie van FC Lisse, in het geval FC Lisse besluit om te renoveren (in plaats van nieuw te bouwen). Indien FC Lisse ook nieuwbouw pleegt, wordt dit bedrag verlaagd naar ,-- voor tijdelijke voorzieningen; Daarnaast zijn de volgende budgetten beschikbaar gesteld: ,-- voor het aanpassen van bestaande buitenkleedkamers (losse units aan de zijkant van de sporthal); ,-- voor vervanging buitenkleedkamers de nu aan de huidige sporthal zijn vastgebouwd. Tot slot is een bedrag van: ,-- beschikbaar gesteld voor duurzame maatregelen; ,-- als stelpost voor de herinrichting van de parkeerplaatsen. De bovengenoemde investeringsbedragen (kapitaalslasten) ten bedrage van in totaal ,--. zijn verwerkt in de reserve Accommodaties (zie de beantwoording van de vragen nav de ontwerp-programmabegroting). 4 Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke

5 4 STAND VAN ZAKEN TER SPECKE-HAL Op basis van een inmiddels uitgewerkt (globaal) schetsontwerp van de totaalaccommodatie Ter Specke-hal en FC Lisse, zijn de investeringskosten indicatief geraamd voor de Ter Specke-hal, inclusief het gemeentelijke deel van het verbindende bouwdeel. De raming resulteert in een totale investeringssom van ca ,-- excl. btw. Hierin zijn (naast de bouwkosten) sloopkosten en alle overige bijkomende kosten inbegrepen zoals indexering / prijsstijgingen, een post onvoorzien en architecten begeleidingskosten. In de raad is ingestemd met een totaal investeringsbedrag van ,--. De huidige raming van de Ter Specke-hal valt derhalve binnen het beschikbaar gestelde bedrag. 5 AANHELEN ACCOMMODATIE FC LISSE In het raadsvoorstel is een bedrag voor aanhelingskosten ( ,--) gevoteerd. Dit was bedoeld voor het geval dat FC Lisse hun bestaande accommodatie zou gaan renoveren en de gemeente, als gevolg van de sloop en nieuwbouw van de huidige sporthal, de accommodatie van FC Lisse vervolgens zou moeten fatsoeneren. Inmiddels heeft FC Lisse besloten om, net als de gemeente, nieuwbouw te plegen. Daarmee is het budget voor aanhelingskosten niet meer nodig. Het schetsontwerp voorziet nu wel in een verbindend bouwdeel tussen de nieuwe Ter Specke-hal en het nieuwe clubgebouw van FC Lisse. Hierin is een centrale entree, sanitaire voorzieningen en daarnaast functies voor zowel de gemeentelijke Ter Speckehal (binnenkleedkamers en ondersteunende ruimtes) alsmede voor FC Lisse (een deel van de kantine voor FC Lisse (verdieping) voorzien. Dit verbindend bouwdeel kan bij deze nieuwbouw samen apart bouwen worden beschouwd als vervanging van de afgesproken aanheling, c.q. verbinding tussen Ter Specke-hal en de accommodatie van FC Lisse, waarbij het is voor te stellen om als gemeente aan het FC Lisse deel van het verbindend bouwdeel een bijdrage beschikbaar te stellen. 6 REALISEREN BUITENKLEEDKAMERS Voor de buitenkleedkamers heeft de raad ingestemd met een krediet van ,-- en daarnaast ,-- voor aanpassing van de bestaande kleedkamerunits die naast de sporthal staan. Met de bedoeling om als gemeente en vereniging helemaal van elkaar onafhankelijk te worden, zijn deze kleedkamers in het schetsontwerp integraal in de accommodatie van FC Lisse ondergebracht. Dit komt ook het ontwerp en het ruimtegebruik ten goede. 5 Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke

6 Deze integratie maakt dat de opdracht voor de bouw van de buitenkleedkamers in handen kan worden gegeven van FC Lisse. Deze overdracht op voorhand maakt dat er voor zowel de gemeente als FC Lisse een voordeel kan worden behaald, omdat de kleedkamers in deze geïntegreerde vorm mogelijk voor lagere kosten gebouwd kunnen worden. Het opknappen van de bestaande kleedkamerunits heroverweegt FC Lisse. Mocht ervoor worden gekozen deze kleedkamerunits niet op te knappen dan vervalt de geraamde uitgave van voor de gemeente. 7 DUURZAME MAATREGELEN In het raadsbesluit is voor duurzame maatregelen ,-- gevoteerd. Recente hogere ambities en aangescherpte en aanstaande wet- en regelgeving zorgen er (waarschijnlijk) voor dat dit bedrag niet zal volstaan. De mogelijke duurzame maatregelen die aansluiten op het gemeentelijke beleid en de huidige eisen worden separaat in beeld gebracht en op een later moment ingebracht in de investeringssommen. Daarbij zullen de exploitatievoordelen (lage tot geen energierekening) in beeld worden gebracht. De investeringen en daarmee te behalen besparingen in de energiekosten kunnen als volgt worden onderscheiden en zullen in detail afzonderlijk in beeld worden gebracht: 1. Investeringen die zorgen dat de accommodatie voldoet aan Bouwbesluit en derhalve nodig zijn om de accommodatie te laten voldoen aan verscherpte geldende wet- en regelgeving. De hiermee gemoeide kosten maken nu deel uit van de raming van de Ter Specke-hal, maar kunnen hoger uitpakken als gevolg van zeer recent geïntroduceerde en verscherpte overheidsnormen (Bijna Energie Neutraal Gebouw; BENG); 2. Duurzame maatregelen voor het in het raadskrediet gevoteerde bedrag van 175 k. (opm.: de (extra) energiebesparing die dat mogelijk extra oplevert zal apart worden berekend); 3. Investeringen die zorgen dat de accommodatie volledig energieneutraal en gasloos wordt, waarbij de energiekosten tot 0 worden gereduceerd (opm.: de hierdoor bespaarde energiekosten kunnen over een gewenst en reëel aantal jaren worden gekapitaliseerd, waarmee wellicht een deel investeringsbudget voor deze duurzame maatregelen kan worden gedekt). 8 HERINRICHTING TERREIN Voor de herinrichting van het terrein is in het raadsbesluit een taakstellend bedrag van ,-- gevoteerd. Een terreinontwerp dat aansluit op het schetsontwerp van de accommodatie zal op een later moment ten grondslag liggen aan een nieuwe investeringsraming. Hierover zijn op dit moment geen ontwikkelingen te melden. 6 Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke

7 9 DAGELIJKS BEHEER EN ONDERHOUD TER SPECKE-HAL Met FC Lisse is afgestemd of en in welke mate zij in de toekomst het dagelijks beheer en klein onderhoud van de Ter Specke-hal kunnen en willen verzorgen. In dat geval zouden deze werkzaamheden niet meer door een exploitant worden verricht. De kosten van het dagelijks beheer en het klein onderhoud zijn berekend voor een bedrag van ,-- wanneer dit wordt verricht door een professionele (externe) beheerder, zoals Sportfondsen, of soortgelijke partij. Omdat FC Lisse kans ziet om deze werkzaamheden voor de gemeente met vrijwilligers te verrichten, kan hier een besparing worden gerealiseerd. Het is dan te rechtvaardigen dat FC Lisse en de gemeente het financiële voordeel hiervan in een af te spreken verhouding delen. 10 NIEUWBOUW FC LISSE EN GARANTSTELLING GEMEENTE FC Lisse heeft voor een substantieel bedrag gemeentelijke garantstelling nodig. Om dit verantwoord te kunnen doen, zal de gemeente de beoogde investering van FC Lisse nader analyseren, waarbij een sober en doelmatig gebouw(ontwerp) als belangrijke voorwaarde zal gelden. De gemeente zal het geraamde investeringsbedrag willen doorgronden en voor zichzelf moeten kunnen verantwoorden. Voorts zal de begroting van FC Lisse door een derde worden getoetst (acccountant) om te borgen dat het risico dat FC Lisse een beroep zal doen op de garantstelling, binnen een normale bedrijfsvoering en bij gelijkblijvende omstandigheden, zo laag mogelijk zal zijn. NOOT: restschuld FC Lisse Momenteel is nog sprake van een schuld van FC Lisse aan gemeente. Bij de start van de realisatie zal deze restschuld nog ca. 150 k. zijn. Dit bedrag zal worden meegenomen in het definitieve raadsvoorstel. 11 AANBESTEDINGS-, ONTWERP- EN UITVOERINGSSTRATEGIE 11.1 De voorziene aanbestedingsvorm Samen apart bouwen in opdracht van en door twee partijen vergt vanzelfsprekend afstemming en bij voorkeur gelijklopende ontwerp- en uitvoeringsprocessen. In die context is inmiddels het schetsontwerp voor de accommodatie als geheel (Ter Speckehal en accommodatie FC Lisse) uitgewerkt door Korbee V.D. Kroft architecten uit Noordwijk. Inmiddels is een aanbestedingsstrategie met Stichting Rijk ontwikkeld, die past bij de huidige (moeilijke) marktomstandigheden. Deze aanbestedingsstrategie is vervolgens getoetst door een onafhankelijke aanbestedingsjurist. 7 Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke

8 De aanbestedingsvorm die wordt voorgesteld betreft een bouwteamconstructie. In eerste instantie wordt een ontwerp voor een deel uitgewerkt door een architect. Op basis van dit deels uitgewerkte ontwerp wordt een aannemer geselecteerd, die vervolgens na contractering in bouwteamverband meewerkt aan en adviseert over het verder gezamenlijk door de gemeente en FC Lisse uit te werken ontwerp. De betreffende aannemer neemt uiteindelijk de realisatie voor zijn rekening. De gemeente houdt daarbij regie en verantwoordelijkheid. Een groot voordeel van deze aanbestedingsvorm is de mogelijkheid om de aannemer vroegtijdig mee te laten denken in de complexe fasering die bij de nieuwbouw van Ter Specke aan de orde zal zijn, omdat de accommodatie door moet blijven draaien. Zowel de huidige sporthal, alsmede de accommodatie van FC Lisse Aanbesteding in relatie tot FC Lisse De hierboven beschreven aanbestedingsvorm gaat er van uit dat de nieuwbouw door één aannemer wordt gerealiseerd, die binnen één aanbestedingsprocedure gecontracteerd wordt. De gemeente is daarbij gebonden aan de aanbestedingsvoorschriften die de aanbestedingswet voorschrijft. Voor FC Lisse is de Aanbestedingswet in beginsel niet van toepassing. Zij zouden in principe met een zelf gekozen aannemer hun accommodatie kunnen laten bouwen als deze op zichzelf staat. Echter, het project moeten en kunnen we waarschijnlijk als één werk aanmerken, waarbij we de geraamde waarde van de sporthal en FC Lisse bij elkaar moeten optellen. Met deze opgetelde geraamde waarde wordt de aanbestedingsvorm bepaald, die voor zowel de Ter Specke-hal alsmede voor FC Lisse moet worden toegepast. De te voeren procedure zal minimaal een nationale (niet)openbare procedure zijn (lijkt qua inhoud en doorlooptijd sterk op een Europese procedure), indien de drempelwaarde voor Europees aanbesteden ( mln.) niet wordt overschreden. Is dat wel het geval, dan moet de accommodatie als geheel (Ter Specke-hal en accommodatie FC Lisse) Europees (niet)openbaar worden aanbesteed. Wanneer we deze lijn doorzetten ligt het voor de hand dat de gemeente als opdrachtgever voor de realisatie van de accommodatie als geheel optreedt. Daarbij moeten vooraf goede financiële (verreken)afspraken met FC Lisse worden gemaakt. Het verdient aanbeveling om dit in een realisatieovereenkomst met FC Lisse vast te leggen. 8 Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke

9 NOOT: korte toelichting openbaar en niet-openbaar Hierboven wordt gesproken over openbare en niet-openbare procedures. Bij een nietopenbare procedure is sprake van een voorselectie van gegadigden (in dit geval aannemers). Daarbij worden gegadigden in de selectiefase (voorselectie) getoetst aan de hand van geschiktheidseisen (waaronder referenties) en selectiecriteria. Als partijen daaraan voldoen, worden ze toegelaten tot de tweede fase, de gunningsfase. In de gunningsfase worden maximaal 5 partijen uitgenodigd voor het aanbieden van een offerte. Bij een openbare procedure kunnen alle partijen zich aanmelden en direct een offerte aanbieden, waarna de gemeente alle gegadigden toetst aan geschiktheidseisen en vervolgens van de geschikte gegadigden de beste offerte kiest. Het nadeel van deze vorm is dat aan alle gegadigden wordt verzocht een offerte uit te brengen en dat alle partijen daarvoor veel inspanningen moeten verrichten. Bovendien zullen gegadigden hun kansen op een opdracht afwegen, die bij een openbare procedure kleiner zijn. 12 PLANNING In eerste instantie zal het integrale plan (waarvan de vaststellingsovereenkomst het ultieme resultaat is) waar nu aan gewerkt wordt, ter instemming in de raadsvergadering van maart 2019 worden ingebracht. Instemming met dit plan maakt een definitieve projectstart mogelijk. De doorlooptijd van het project wordt mede bepaald door de aanbestedingsstrategie en de projectaanpak die dat tot gevolg geeft. Als we uitgaan van een traditioneel ontwerpproces in bouwteamverband, waarbij het ontwerp als Definitief Ontwerp wordt aanbesteed, ziet dat proces er als volgt op hoofdlijnen uit: opiniërende raad a.h.v. projectenboek december 2018 informerende en besluitvormende raad Q projectstart raadsvergadering maart 2019 ontwerpproces inclusief financiële tussentijdse april juli 2019 toetsing (tot en met DO) aanbesteding aannemer (incl. vakanties) 2 e helft 2019 uitwerking ontwerp in bouwteam Q bouwvoorbereiding april-mei 2020 uitvoering juni 2020 Q oplevering november 2021 Een belangrijke factor die nog in bovenstaande planning moet worden afgewogen, is het wel / niet in bedrijf houden van de huidige sporthal. Daarbij moet worden beschouwd of deze in het zaalsportseizoen kan worden gesloopt en herbouwd. 9 Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke

10 In het nog uit te werken faseringsplan, dat wordt gerelateerd aan een realistische planning, komt dit verder aan de orde en wordt dit uitgewerkt. 13 COMMUNICATIE In het Kernteam heeft communicatie vanaf het begin onze aandacht. Momenteel wordt op reguliere basis een nieuwsbrief per mail verspreid naar betrokken verenigingen. In de loop van het proces wordt steeds nauwgezet bekeken welke betrokkenen op welke manier geïnformeerd moeten worden. Het college en de gemeenteraad maakt daarvan onlosmakelijk deel uit. Bijlagen: 1. overzicht beslispunten, amendementen en motie bij raadsbesluit Ter Specke, d.d. 22 februari 2018; 2. schetsontwerp KvdK architecten; Vertrouwelijke bijlage: - financiële paragraaf Ter Specke 10 Tussenrapportage sportaccommodatie Ter Specke