Project verbouwing/nieuwbouw Noordbrabants Museum en renovatie Statenzaal en Waterstraatcomplex te s-hertogenbosch: post onvoorzien

Transcriptie

1 Nota van Wijziging 09/09 D Voorgestelde behandeling: PS-vergadering : 10 juli 2009 Statencommissie : Commissie Zorg, Welzijn en Cultuur, 26 juni 2009 s-hertogenbosch Onderwerp Project verbouwing/nieuwbouw Noordbrabants Museum en renovatie Statenzaal en Waterstraatcomplex te s-hertogenbosch: post onvoorzien Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant, Datum 2 juni 2009 DIS-nummer Directie Sociale en Culturele Ontwikkeling Bijlage(n) -- Samenvatting Tijdens de bespreking van Statenvoorstel 09/09A betreffende de verbouwing/nieuwbouw van het Noordbrabants Museum is het besluit om 2,43 mln. beschikbaar te stellen voor ophoging van de post onvoorzien aangehouden. In deze nota van wijziging worden destijds gestelde vragen van PS beantwoord en wordt aan PS voorgesteld kosten die samenhangen met (onvermijdbare) uitloop te indexeren en in te stemmen met het beschikbaar stellen van 2,43 mln. ten behoeve van de post onvoorzien en deze post als taakstellend aan te merken. Inleiding In deze notitie grijpen we terug op de PS-vergadering van 20 maart jongstleden. Het daar behandelde Statenvoorstel 09/09A was een vervolg op Statenvoorstel 45/07A op grond waarvan PS op 14 december 2007 hebben ingestemd met het definitief ontwerp voor de verbouwing/nieuwbouw van het Noordbrabants Museum. Hiervoor werd een investeringskrediet van 25,12 mln. (excl. BTW) beschikbaar gesteld. PS hebben bij dat zelfde Statenvoorstel twee risico s benoemd en geaccepteerd: het aanbestedingsrisico als gevolg van marktontwikkelingen en het procesrisico als gevolg van mogelijke vertraging. Toegezegd is om na de aanbesteding terug te komen bij PS, middels Statenvoorstel 09/09A is dit gebeurd. Wij hebben u daarin geïnformeerd over de aanbesteding (die binnen budget is gebleven), over de procesrisico s (die nog steeds van toepassing zijn) en over de post onvoorzien (die als gevolg van kosten door vertraging is geminimaliseerd). Tevens hebben wij u toen voorgesteld een sprinklerinstallatie aan te leggen ( 1,45 mln.),

2 waarmee u heeft ingestemd. Over het voorstel om in te stemmen met een extra investeringskrediet van 2,43 mln. om de post onvoorzien aan te vullen waren nog diverse vragen, waarop u antwoord heeft gevraagd alvorens een besluit te nemen. We zullen nu achtereenvolgens ingaan op uw vragen betreffende: de aanbesteding, (de mogelijkheid tot) indexering en de post onvoorzien. Beantwoording vragen PS Aanbesteding 1. Hoe groot is het aanbestedingsvoordeel geweest? Kunt u dit meer inzichtelijk maken en concretiseren? We kunnen niet spreken van een aanbestedingsvoordeel of nadeel. De situatie is als volgt: In december 2007 hadden wij voor de bouw- en installatiekosten een bedrag geraamd van 21,59 mln. met een oplevering in het voorjaar van 2010; Na aanbesteding zijn deze kosten berekend op 21,84 mln. met een oplevering in augustus Dit resultaat viel ons echter niet tegen, omdat we te maken hadden met een vertragingsperiode van 16 maanden. 2. Kunnen er bij de aanbestedingen van beveiliging en liften nog aanbestedingsvoor- of nadelen ontstaan? De aanbesteding van de beveiligingsinstallaties heeft inmiddels plaatsgevonden en levert een (beperkt) aanbestedingsvoordeel op. De aanbesteding van de liften loopt nog. Een eerdere aanbestedingsronde is ongeldig verklaard; de biedingen waren te hoog. Op dit moment loopt een nieuwe procedure. Indexering 3. Vertraging brengt kosten met zich mee, waarom? In december 2007 hadden we te maken met twee risico s die ook in de PS stukken van december 2007 en maart 2009 zijn benoemd: het risico van extra kosten door vertraging en het risico van een tegenvallende aanbesteding. Met andere woorden: een onzekere periode tot aan start bouw èn onzekerheid over de periode vanaf start bouw. Dat onderscheid is wellicht onderbelicht geweest. Tot aan start bouw bestaan onzekerheden op de tijdas die slechts beperkt door de Provincie kunnen worden beïnvloed. Het museumproject betreft een project in een complexe binnenstedelijke situatie, waarbij de gebouwen deels monument zijn, er archeologisch onderzoek en bodemsanering moeten plaatsvinden, er monumentale bomen in de tuin staan, er rekening gehouden moet worden met omwonenden, er samengewerkt moet worden met twee 2/6

3 musea en een gemeentelijke overheid die ook haar eigen politiek-bestuurlijke dynamiek kent. Het project is zo realistisch mogelijk, maar ambitieus gepland. Er worden inschattingen gemaakt van ambtelijke en juridische procedures, proceduretijden, ruimte voor archeologisch onderzoek en bodemsanering. Op grond hiervan is in overleg met de gemeente een planning gemaakt. In deze planning zijn inmiddels vertragingen opgetreden, die vrijwel geheel buiten de invloedsfeer van de Provincie liggen. Met name procedures rondom de kapvergunning leveren minimaal 12 maanden vertraging op. Het is daarom onmogelijk om de start van de bouw definitief en keihard te plannen en de daarmee de kosten tot start bouw hard vast te leggen. Tijdens de bouw zijn de risico s, nu de aanbesteding achter de rug is, beter beheersbaar. In de voorwaarden bij de aanbesteding is namelijk opgenomen dat de kosten voor loon- en prijsstijgingen tijdens de bouw in de aanneemsommen begrepen moeten zijn. Het risico hiervoor wordt dus gedragen door de uitvoerende bedrijven en is daarmee afgedekt. De resterende risico s tijdens de bouw kunnen worden gedekt uit de voorgestelde post onvoorzien van 10%. Deze post is gegeven de gekozen ambitie als taakstellend te zien. Stand van zaken Inmiddels hebben de aanbestedingen plaatsgevonden en hebben we te maken gehad met een aantal tegenvallers op het gebied van procedures en bezwaren tegen de bouw-, kap-, en sloopvergunningen. Deze hebben geleid tot een onontkoombare vertraging. Deze vertraging van de start van de uitvoering brengt extra kosten met zich mee, tijdgebonden kosten. Onder tijdgebonden kosten vallen: loon- en prijsstijgingen tot aan start bouw: in de bouw is het gebruikelijk om prijsstijgingen voor lonen en materialen te verrekenen middels de zogenaamde BDB-indexcijfers. Als we uitgaan van een BDB-index van 4% (gemiddeld per jaar over de afgelopen jaren) kost een maand vertraging ons om en nabij de ,-- per maand; kosten van de projectorganisatie. 4. Is het mogelijk om het investeringskrediet te indexeren? Naar aanleiding van uw vragen hebben wij de mogelijkheden van indexering onderzocht als oplossing voor de meerkosten die optreden als gevolg van niet door de Provincie stuurbare vertragingen. De financiële systematiek van de Provincie Noord-Brabant kent geen standaard regel voor indexering in onderhavig geval, maar biedt wel de mogelijkheid tot een maatwerk oplossing. Indien de zogenaamde BDB-indexcijfers op de totale investeringen worden toegepast, kunnen de tijdgebonden kosten worden gedekt. 3/6

4 In het statenvoorstel van maart jl. is uitgegaan van een start bouw van 1 december Tot die datum zijn de extra kosten van uitloop reeds meebegroot in het voorstel. Voor elke verdere uitloop (vanaf 1 december 2009 tot aan de werkelijke start bouw) zou de bouwsom dan moeten worden geïndexeerd. Op dit moment is dit nog niet aan de orde (extra krediet en bijbehorende begrotingswijziging nog niet nodig). Onvoorzien 5. Waarom is in 2007 de aanbeveling van de Rekeningcommissie niet meegenomen en is de post onvoorzien toen niet op 10% gezet? In de begroting van december 2007 was in totaal onvoorzien opgenomen ter grootte van 2,5 mln. voor drie dingen: uitloop tot start bouw, prijsstijgingen tijdens de bouw en onvoorziene extra kosten. De post onvoorzien was in totaal dus 10%. Tussen december 2007 en maart 2009 hebben zich de volgende extra kostenposten aangediend: vertraging van start bouw (± 1,1 mln.) afkopen van risico van prijsstijgingen tijdens de bouw (± 0,6 mln.) onvoorziene extra kosten, o.a. adviseurskosten en bijkomende kosten zoals leges (± 0,6 mln.) Deze kosten zijn technisch gezien afgeboekt van het bedrag voor onvoorzien uit december Dit betekende dat de post onvoorzien geslonken was tot 0,17 mln. GS vonden het onverantwoord om zonder onvoorzien te starten met de bouwfase en hebben PS derhalve voorgesteld de post onvoorzien op te hogen met 2,43 mln. tot 2,6 mln. totaal om deze zodoende weer op 10 % te brengen. 6. Is dit het goede moment om over een post onvoorzien te beslissen? GS vinden het niet verantwoord om zonder reële post onvoorzien de bouwfase in te gaan. 7. Is er in de 10% onvoorzien ruimte voor programmatische wijzigingen? De post onvoorzien wordt niet gebruikt voor programmatische wijzigingen. De post onvoorzien wordt gebruikt voor: Tegenvallers in de bouw en kleine planaanpassingen (voortschrijdend inzicht). Meer- en minderwerken: in een uitvoeringsproces van 20 maanden zullen er onvermijdelijk meer- en minderwerken zijn, vooral omdat het hier voor een belangrijk deel een renovatie en restauratie van bestaande gebouwen betreft. 4/6

5 Algemene risicoanalyse risico kans oplossing 1 risico van aanbesteden Geen risico meer * n.v.t. 2 risico van vertraging reëel indexeren 3 Bouwrisico reëel post onvoorzien van 10% Als de procedures maximaal uitlopen en het ontwerp niet hoeft te worden aangepast verschuift de startdatum van de bouw naar medio Dit zou de volgende extra kosten, passend binnen de hierboven genoemde oplossingen, opleveren: loon en prijsstijgingen (zoals hierboven toegelicht) ± 1,35 mln. kosten voor projectorganisatie ± 0,30 mln. overige bijkomende kosten (bijv. juridisch advies e.d.) ± 0,20 mln. Bij het maximaal uitlopen van de startdatum van de bouwwerkzaamheden naar medio 2011 en / of een programmawijziging als gevolg van procedures, zodanig dat een geheel nieuwe aanbesteding nodig is, komen wij bij u terug. De kans dat dit risico zich voordoet is op dit moment niet in te schatten. Wij doen al het mogelijke om de risico s te beperken. Ruim een jaar geleden is er een financiële begeleidingsgroep (bestaande uit controller, externe accountant en financieel adviseur) ingesteld. Tijdens elke bijeenkomst van deze onafhankelijke adviesgroep vindt een update van de risicoanalyse plaats. Toegezegd door GS is om 2 keer per jaar aan de Commissie ZWC verslag te doen over de risico s en de voortgang. Het voorstel Vaststellen van een extra investeringskrediet van 2,43 mln. (ten behoeve van de post onvoorzien) voor de verbouwing/nieuwbouw van het Noordbrabants Museum en de renovatie van de Statenzaal en het Waterstraatcomplex. Hiermee komt het totale investeringskrediet op 29 mln. (excl. BTW). Beslissen om de financiële risico s van verdere uitloop (vanaf 1 december 2009 tot aan start bouw) te ondervangen door de bouwkosten te indexeren. Besluiten tot votering van het restantkrediet ( 26,39 mln.) en hiertoe de programmabegroting aanpassen. * Er resteert nog een risico bij de aanbesteding van de liftinstallaties, waarvan verwacht wordt dat die samen met de aanbesteding van de beveiliging binnen de ramingen voor de installaties als geheel zullen vallen. 5/6

6 Wij stellen u voor te besluiten conform bijgaand ontwerpbesluit. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, de voorzitter de secretaris mw. J. R. H. Maij-Weggen drs. W.G.H.M. Rutten Auteur: Wil M. Ummels, Angelique van Esch (toestel (073) ) 6/6

7 Aanvullend ontwerp-besluit 09/09 E Voorgestelde behandeling: PS-vergadering : 10 juli 2009 Statencommissie : Commissie Zorg, Welzijn en Cultuur, 26 juni 2009 Onderwerp Project verbouwing/nieuwbouw Noordbrabants Museum en renovatie Statenzaal en Waterstraatcomplex te s-hertogenbosch: post onvoorzien Provinciale Staten van Noord-Brabant, - gezien het voorstel van Gedeputeerde Staten d.d. 10 februari 2009; - gelet op de reeds afgeronde besluitvorming in Provinciale Staten d.d. 20 maart 2009; - gezien de Nota van Wijziging van Gedeputeerde Staten d.d. 2 juni 2009; - gelet op het advies van de Commissie voor Zorg, Welzijn en Cultuur d.d. 26 juni 2009; s-hertogenbosch Datum 2 juni 2009 DIS-nummer Directie Sociale en Culturele Ontwikkeling Bijlage(n) -- besluiten: 1. een extra investeringskrediet vast te stellen van 2,43 mln. (ten behoeve van de post onvoorzien) voor de verbouwing/nieuwbouw van het Noordbrabants Museum en de renovatie van de Statenzaal en het Waterstraatcomplex. Hiermee komt het totale investeringskrediet op 29 mln. (excl. BTW). 2. om de financiële risico s van verdere uitloop (vanaf 1 december 2009 tot aan start bouw) te ondervangen door de bouwkosten te indexeren. 3. tot votering van het restantkrediet ( 26,39 mln.) en passen hiertoe de programmabegroting aan. s-hertogenbosch, 10 juli 2009 de voorzitter mw. J. R. H. Maij-Weggen de griffier mw. drs. E. M. W. J. Wöltgens