DB-vergadering Agendapunt 8

Transcriptie

1 DB-vergadering Agendapunt 8 Onderwerp Inkoop en aanbesteding onderhoudswerkzaamheden Portefeuillehouder(s) J.H.J. van der Linden / L.H. Dohmen Afdeling Nieuwe Werken en Onderhoud Bestuursprogramma Niet van toepassing. Waterbeheersplan Niet van toepassing. Programma begroting Bedrijfsvoering Routing Dagelijks bestuur 6 september 2010 Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Algemeen bestuur Voorstel 1. het beplantingsonderhoud eind 2010 door middel van een Europese aanbesteding in vijf bestekken in de markt te zetten; 2. één van die vijf bestekken in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen weg te zetten bij de sociale werkvoorziening; 3. de incidentele niet planbare activiteiten uitvoeren in regie volgens het beschreven werkorderproces, waarbij de totale omzet aan regieopdrachten per leverancier het bedrag van inclusief btw per jaar niet mag overschrijden; 4. instemmen met de lijst van leveranciers waarmee afspraken worden gemaakt over het uitvoeren van werkzaamheden in regie; 5. jaarlijks een rapportage omtrent de bevindingen betreffende de omzet en kwaliteit (leveranciersbeoordeling) van de in punt 4 genoemde leveranciers voorleggen aan het DB, samen met eventuele wijzigingen in de leverancierslijst. Toelichting Tijdens de controle door de accountant in 2009 is geconstateerd dat in het kader van de rechtmatigheid de inkoop van de onderhoudsactiviteiten niet geheel volgens de vastgestelde inkoop- en aanbestedingsregels van het waterschap geschiedt /TE 1/4

2 Met de accountant is naar aanleiding hiervan afgesproken de inkoop van de onderhoudsactiviteiten, onderverdeeld in planbare- en niet planbare onderhoudswerkzaamheden, nader te analyseren. Hieronder vindt u de resultaten van deze nadere analyse, inclusief benodigde aanpassingen om in de toekomst aan de vastgestelde regels te voldoen. Analyse 2009 Planbare onderhoudswerkzaamheden De planbare onderhoudswerkzaamheden kunnen worden onderverdeeld in maaiactiviteiten, beplantingsonderhoud en de activiteiten met betrekking tot profielonderhoud en baggeren. De maaiactiviteiten, die verreweg het grootste aandeel van de planbare, repeterende onderhoudswerkzaamheden vormen, worden via maaibestekken meerjarig en volgens de Europese regelgeving aanbesteed. Dit is de correcte werkwijze en behoeft geen aanpassing. Het beplantingsonderhoud is eveneens planbaar en bovendien jaarlijks terugkerend. In 2009 is voor aan opdrachten uitbesteed. Dit zowel door middel van enkelvoudig onderhandse of meervoudig onderhandse aanbestedingen, als door middel van uitvoering in regie. Aangezien het totaal van deze activiteiten met een meerjarig karakter (gehanteerd wordt een periode van 4 jaar) het drempelbedrag voor Europees aanbesteden ( exclusief btw, inclusief btw) overschrijdt, is de gehanteerde wijze van inkoop en aanbesteding niet correct. Deze behoeft dan ook wijziging. Het profielonderhoud en baggeren is deels planbaar. De inkoop en aanbesteding hiervan gebeurt zowel door middel van enkelvoudig onderhandse of meervoudig onderhandse aanbestedingen, als door middel van uitvoering in regie. Aangezien er geen drempelbedragen en/of regelgeving worden overschreden, is de gehanteerde werkwijze correct. Deze behoeft dan ook geen aanpassing. Niet planbare onderhoudswerkzaamheden De niet planbare onderhoudswerkzaamheden betreffen veelal ad-hoc acties voortkomend uit zowel reguliere inspecties als inspecties na extreme regenbuien. Deze werkzaamheden worden in regie-uren uitgevoerd door lokale leveranciers. Incidenteel komt het voor dat een leverancier op jaarbasis voor een bedrag van meer dan inclusief btw aan regie-uren omzet bij het waterschap. Hiermee zou de indruk gewekt kunnen worden dat er sprake is van het onevenredig bevoordelen van die leveranciers, naast het feit dat dit ook weinig transparantie biedt. Daarom wordt een wijziging in de inkoop van deze opdrachten voorgesteld. Aanpassing wijze van inkoop en aanbesteding planbare onderhoudswerkzaamheden. Met betrekking tot het planbare beplantingsonderhoud wordt voorgesteld om dit onderhoud op basis van een inventarisatie te kwantificeren en vervolgens via meerjarige bestekken verdeeld in meerdere percelen door middel van een Europese aanbesteding eind 2010 op de markt te zetten, zodat met ingang van 2011 hiermee gewerkt kan worden. Dit geldt vooral voor het beplantingsonderhoud zoals het knotten van bomen, het knippen van hagen, het snoeien van struweel of verzorging van houtopstanden /TE 2/4

3 Het opsplitsen in meerdere percelen is gewenst vanwege zowel de omvang van het totale werk op jaarbasis, alsook om zodoende aan te sluiten bij indeling van het gebied van WRO in regio s en rayons. Verder dienen de gunnings- en selectiecriteria zodanig te worden opgesteld, dat lokale en regionale aannemers een reële kans hebben op gunning van de werkzaamheden. Dit vergroot ook de 'slagkracht' van het waterschap en sluit ook goed aan bij de huidige manier van werken. Tenslotte wordt voorgesteld om het knippen van hagen in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in één specifiek bestek weg te zetten bij de sociale werkvoorzieningen. Bij een opsplitsing van de hier bedoelde planbare onderhoudswerkzaamheden in 5 percelen, bedraagt de omvang per bestek circa op jaarbasis. Aanpassing wijze van inkoop en aanbesteding van niet planbare werkzaamheden Voor de inkoop van deze werkzaamheden, zoals het profielonderhoud en incidenteel baggeren, wordt voorgesteld om de huidige werkwijze te continueren. Dit echter met de beperking, dat de totale omzet aan regieopdrachten per leverancier het bedrag van inclusief btw per jaar niet mag overschrijden en met inachtneming van de volgende werkwijze: in het huidige ISNWO en het toekomstige OBS (Onderhoud Beheer Systeem) worden alle onderhoudsactiviteiten op een procesmatige wijze gevolgd en beheerd; uit het systeem worden werkorders gegenereerd en weggezet bij locale aannemers, loonwerkers, verhuurbedrijven en sociale werkvoorzieningen. Het betreft de inhuur van specifiek op de opdracht afgestemd materieel en personeel, waarbij de kosten per opdracht onder het drempelbedrag van blijven. De werkorders worden digitaal verzonden naar de leveranciers volgens het werkorderproces. Hierin is de gehele afhandeling van een werkorder tot en met factureren beschreven; met de leveranciers worden tariefafspraken gemaakt voor het inhuren en inlenen van materieel en personeel in regie. Deze afspraken worden schriftelijk door het waterschap bevestigd. De keuze van de leverancier wordt grotendeels bepaald door de geografische ligging van het bedrijf ten opzichte van het uitvoeringsgebied, de ervaring en bekendheid met de onderhoudsactiviteiten en de beschikbaarheid van specifiek materieel. Naar aanleiding van het advies van de accountant wordt voorgesteld om alle afspraken jaarlijks in een dossier vast te leggen, waarin een totaaloverzicht van alle gerealiseerde activiteiten en kosten worden opgeslagen, evenals een leveranciersbeoordeling om de kwaliteit te vergelijken en te borgen../. Een lijst met leveranciers is bijgevoegd. Naast de bovengenoemde regiewerkzaamheden zijn er ook nog incidentele activiteiten die kwantificeerbaar zijn en derhalve door middel van een enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbesteding kunnen worden weggezet. Beoogd effect Het voldoen aan wet- en regelgeving (zowel intern als extern). Duurzaamheid In het bestek van Europese aanbestedingen wordt duurzaamheid meegenomen. In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen worden sociale werkvoorziening-schappen ingezet bij de uitvoering van zowel de regieactiviteiten, alsook de activiteiten in aanneming /TE 3/4

4 Risico's Indien de genoemde inkoop- en aanbestedingsprocedures niet worden gewijzigd, loopt het waterschap het risico geen goedkeurende verklaring in het kader van de rechtmatigheid van de accountant te ontvangen. Daarnaast is er het risico dat het waterschap door de rechter wordt veroordeeld indien een zaak aanhangig wordt gemaakt. Financiële consequenties Voor het opstellen van de bestekken betreffende het beplantingsonderhoud is externe ondersteuning noodzakelijk. De kosten hiervan kunnen worden opgevangen binnen de reguliere exploitatiebudgetten. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef /TE 4/4

5 LEVERANCIERS Grondverzet en verhuurbedrijven machines en transportmiddelen Janssen Grondverzet BV Kuypers Grondverzet Schinnen Leenaerts Explotatie BV. Born Martens BV Elsloo Moermans BV Geleen Peter Verheijden Montfort Pinckers BV Gebr. Valkenburg Theelen Grondwerken Vaessen Bert Vijlen Smitz Jos Grondwerken Rompen V.O.F., Sjef Mechelen Salden V.O.F. transportbedrijf Einighausen WEERTS MCV containers BV Transpo Nuth BV transportbedrijf Nuth Collé Rental & Sales Sittard Boels verhuur Sittard Hoveniersbedrijven en aannemers cultuurtechnische werken Algemene Bomendienst Limburg Heerlen Athes Groen Schimmert BTL Uitvoering (Stein) Elsloo BTL Uitvoering BV ( Roermond ) Roermond Dolmans BV Cultuurtechniek Bunde FRISSEN&ZOHREN Cultuurtechnisch Hoveniersbedrijf Elsloo Henssen BV Schinnen Krinkels BV Heerlen Lebens Peter Nieuwstadt LICOM Groen Landgraaf Linden Groen BV Schinnen MTB () NIMAX Geleen pius Floris Bunde Profiplan Margraten Puts Guido Rooden BV Meerssen Senden Hoveniersbedrijf Schinveld Sluijsmans G. Eckelrade Wassen Dennis Van de VEN aannemingsbedrijf BV Someren /TE 1

6 LEVERANCIERS Loonbedrijven Birgelen v. Loonbedrijf Bours Agrarisch Industrieel Loonbedrijf B.V. Fuchs Loonbedrijf Habets Jos Pol Loonbedrijf John van Schyns P. Wittem agrarisch loonwerker Th. Van Montfort Roerdalen Born Reymerstok Mariahoop Wittem Herkenbosch Sociale werkvoorzieningen Westrom arbeidsactivering Licom MTB Vixia Roermond Heerlen Sittard Riooltechniek Rions b.v. Themu riooltechniek en ontstoppingsdienst bv Van der Valk en de Groot van Ganzewinkel Beek Echt Veegbedrijven Dieteren Urmond reinigingsdiensten Smits gebr. (Reiniging / vegen ) Urmond Hoensbroek /TE 2