Kwaliteitsverslag 2016

Transcriptie

1 Ter Loke Bijzondere Jeugdbijstand Heilanders Vosselaar 014/ Kwaliteitsverslag 2016 zeggen wat je doet, doen wat je zegt, laten zien dat je doet wat je zegt

2 NOTA blz. 2/19 Inhoudsopgave 1. INLEIDING KERNCIJFERS BEZETTINGSCIJFERS Totale bezetting op organisatieniveau Bezetting op typemodule Bezetting per cluster BENUTTINGSCIJFERS Benutting op typemodule Benutting per cluster OPSTART BEGELEIDINGEN ONZE VISIE OP KWALITEITSZORG BESCHIKBARE MIDDELEN VOOR KWALITEITSZORG STRUCTUUR ACTIVITEITEN COÖRDINATOR BJB MIDDELEN COMMUNICATIE EVALUATIE VAN HET VOORBIJE JAAR BOS SECTORPLANNING EVALUATIE SECTORPLANNING zaken die helemaal afgewerkt of besproken zijn zaken waar nog verder aan gewerkt moet worden zaken die jaarlijks terugkomen IN ENKELE PROJECTEN IIC Vrijwilligers WEB CFB Visie op hulpverlening Visietekst agressie Visietekst SGOG Onderhouden kwaliteitssysteem Zelfevaluatie Sharepoint Functieomschrijving/functieprofiel Tevredenheidsmeting medewerkers ZELFEVALUATIE OP BASIS VAN ZELFEVALUATIESCHALEN KWALITEITSZORG KERNPROCESSEN GEBRUIKERSRESULTATEN MEDEWERKERSRESULTATEN SAMENLEVINGSRESULTATEN BESLUIT... 19

3 NOTA blz. 3/19 1. Inleiding Voor u ligt het kwaliteitsverslag van BJB Ter Loke. Bij het maken van dit verslag hebben we getracht zowel bondigheid als volledigheid na te streven. De voorbije jaren hebben we sterk geïnvesteerd in herstructureren, teamontwikkeling, hernieuwde procedures en helpende administratieve zaken. In 2016 ging veel tijd en aandacht naar de vernieuwde clusterwerking. We zochten én vonden de kansen en krachten die het clusterwerken ons biedt. Onze kernopdracht bestaat uit het begeleiden van jongeren en hun gezinnen in verontrustende leefsituaties. Steeds opnieuw willen we uitzoeken wat voor hulp (ondersteuning en begeleiding) iemand nodig heeft en hoe wij die kunnen aanbieden. Dit vertaalt zich in zorg op maat. Om dit te realiseren hebben we in 2016 o.a. geïnvesteerd in de implementatie van de visie en methodieken van Signs Of Safety en vorming Nieuwe Autoriteit. We versterkten het werken met cliëntenfeedback en experimenteerden met laagdrempelige initiatieven om ouders en context nauwer te betrekken. We zijn er van overtuigd dat we door dit alles betere, kwaliteitsvollere hulpverlening kunnen bieden. Bij het lezen van dit verslag trachten wij u mee te nemen in de vele acties die we ondernamen. Acties dewelke we enkel konden realiseren dankzij onze ploeg van gemotiveerde medewerkers. Veel leesplezier! Martine Cuylaerts Jeroen Stuyck Lex Vorsselmans medewerker kwaliteitszorg coördinator BJB directeur BJB

4 NOTA blz. 4/19 2. Kerncijfers 2.1. Bezettingscijfers Totale bezetting op organisatieniveau In 2016 realiseerden we op organisatieniveau een totale bezetting van 91,6% contextbegeleiding (CB) 110,29 99,17 90,62 94,0 verblijf (V) 93,29 87,87 93,03 92,9 dagbegeleiding (DB) 97,42 100,2 81,06 69, Bezetting op typemodule 2016 Contextbegeleiding breedsporig 86,5% Contextbegeleiding ifv autonoom wonen 79,9% Contextbegeleiding laagintensief 96,5% Dagbegeleiding in groep (RTJ) 69,0% Verblijf 92,9% 1 Dit cijfer geeft een vertekend beeld owv vroeger opgestarte dossiers NRTJ die nog liepen in In werkelijkheid gaat het hier om 88,13%.

5 NOTA blz. 5/ Bezetting per cluster In 2016 realiseerden we voor de verschillende typemodules contextbegeleiding samen, een bezettingspercentage van 94,0%. Het bezettingspercentage met dagbegeleiding bedroeg 91,6%. Zonder dagbegeleiding realiseerden we een bezettingspercentage van 93,6% Benuttingscijfers Benutting op typemodule 2016 Contextbegeleiding breedsporig 112,20% Contextbegeleiding ifv autonoom wonen 92,46% Contextbegeleiding laagintensief 122,89% Dagbegeleiding in groep (RTJ) 36,51% Verblijf 60,15% Benutting per cluster In 2016 realiseerden we voor de verschillende typemodules contextbegeleiding samen een benuttingspercentage (aantal uren face-to-face contacten in verhouding tot het streefcijfer) van 118,55%. Het benuttingspercentage van de verschillende typemodules verblijf samen bedroeg 60,15% Opstart begeleidingen contextbegeleiding (zonder V/DB) (CB) verblijf (V) crisis 42+9 crisis dagbegeleiding (DB)

6 NOTA blz. 6/19 3. Onze visie op kwaliteitszorg In Ter Loke is zorg voor de kwaliteit van de werking altijd een belangrijk aandachtspunt geweest. Al lang voor er officieel sprake was van kwaliteitszorg in de zorgsector werd in Ter Loke aandacht besteed aan de efficiëntie en effectiviteit van de werking. Dit gebeurde vanuit de wil om de aan ons toevertrouwde minderjarigen de best mogelijke hulp- en dienstverlening te bieden. Het lanceren van de kwaliteitszorg in de zorgsector door de Vlaamse overheid werd door Ter Loke dan ook niet zozeer ervaren als een opdracht om compleet nieuwe dingen te gaan doen. Het was een prikkel om de bestaande zorg voor de kwaliteit van de werking structureel te gaan inbedden in een ruimere "kwaliteitszorg". Ondertussen zijn we vele jaren bezig met kwaliteitszorg en is deze ingebouwd in de structuur van de werking van BJB Ter Loke. Hoewel ze niet meer de expliciete voorgrondpositie heeft van de jaren van de opmaak van het kwaliteitshandboek, is ze ondertussen een evidentie geworden in alle facetten van de werking. We blijven ook kiezen voor het centraal opvolgen (borgen) en stimuleren van de kwaliteitszorg door deze opdrachten toe te wijzen aan het specifieke bevoegdheidspakket van kwaliteitszorg binnen de functie van coördinator en medewerker kwaliteitszorg. Kernpunten uit onze visie op kwaliteitszorg zijn: onze kwaliteitszorg moet bruikbaar zijn: dit betekent dat de dingen die we doen omwille van en vanuit de kwaliteitszorg een aantoonbare meerwaarde en voordeel hebben. Die moeten door de medewerkers kunnen ervaren worden. We geloven niet in een kwaliteitszorg van meer formulieren en papieren waarvan het niet duidelijk is waartoe ze leiden. Kwaliteitszorg mag niet leiden tot extra ballast. onze kwaliteitszorg moet gedragen zijn door de medewerkers: we zijn ervan overtuigd dat kwaliteitszorg iets moet zijn van alle medewerkers, het mag niet iets zijn van het beleid alleen. We vinden het belangrijk dat alle medewerkers zich betrokken voelen bij de kwaliteitszorg. De bovengenoemde bruikbaarheid moet dit effect versterken. In die zin is kwaliteitszorg minstens evenveel een proces- als een productgericht gebeuren. kwaliteitszorg, niet (enkel) omdat het moet, maar (vooral) omdat we het willen: we willen niet louter reactief volgen omdat het nu eenmaal moet, we geloven in de meerwaarde van kwaliteitszorg voor de cliënten, de medewerkers en de organisatie. Daarom zullen we ook steeds zoeken hoe we bepaalde richtlijnen zo kunnen naleven dat ze leiden tot bruikbare hulpmiddelen die een meerwaarde bieden aan onze hulp- en dienstverlening. We willen dat iedere medewerker van de BJB van Ter Loke meewerkt aan de realisatie van kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening vanuit het idee: "zeggen wat je doet, doen wat je zegt, laten zien dat je doet wat je zegt".

7 NOTA blz. 7/19 4. Beschikbare middelen voor kwaliteitszorg 4.1. Structuur Het Beleidsoverleg van de Sector BJB van Ter Loke (BOS) telt volgende deelnemers: alle clusterverantwoordelijken, 2 vertegenwoordigers van het stafteam, de coördinator BJB, de medewerker kwaliteitszorg, de directeur BJB en de algemene directeur en heeft als doel de kwaliteitszorg en het kwaliteitsbeleid op te volgen en te dragen. Het overleg heeft een vaste agendastructuur: verslag vorige vergadering (er wordt voortdurend over gewaakt of gemaakte afspraken opgevolgd worden. Op die manier voorkomen we dat er veel gepraat wordt zonder effectieve opvolging.) informatie doorgeven (onder dit agendapunt valt de functionele informatie-overdracht: enkel wat noodzakelijk moet toegelicht worden én gedoseerd, opneembaar en begrijpbaar ) bespreking (van elk agendapunt worden volgende dingen aangegeven: onderwerp, doelstelling/situering, voorziene vergadertijd, gespreks(in)leider en benodigde documenten) 4.2. Activiteiten coördinator BJB De activiteiten van de coördinator BJB bestaan voornamelijk uit: voorbereiden, leiden en opvolgen van agendapunten betreffende kwaliteitszorg op het beleidsoverleg van de sector uitvoeren en bewaken van de kwaliteitsplanning deelnemen aan externe vorming en intervisie kwaliteitscoördinatoren deelnemen aan interne overlegmomenten (beleidsoverleg) 4.3. Middelen uren voor kwaliteitszorg binnen de functie coördinator BJB. Deze uren werden vrijgesteld door een beperkt aantal begeleidingsuren uit de clusters om te zetten naar een centrale functie. We geloven in de efficiëntie van deze werkwijze en willen er tegelijk op blijven wijzen dat het niet juist is dat voorzieningen begeleidingsuren moeten besteden aan bijkomende decretaal opgelegde opdrachten zonder dat hier bijkomende middelen tegenover staan. In het najaar van 2010 werd de opdracht rond kwaliteitszorg uit het pakket van de coördinator gehaald en opgenomen binnen de functie van een medewerker kwaliteitszorg. we werken met een jaarlijkse sectorplanning en een beleidsplan op clusterniveau, waarin strategische en operationele planning t.a.v. kwaliteitsbeleid vervat zitten. uiteraard worden heel wat materiële middelen aangewend om de kwaliteitszorg te kunnen realiseren: werkingsmiddelen voor de medewerker kwaliteitszorg (computer, scanner, digitaal fototoestel, bureaumateriaal, ), middelen voor de uitbouw van de kwaliteitszorg in de clusters (kopies, didactisch materiaal, ) ten slotte willen we ook vermelden dat naast de uren die vrijgesteld worden voor de coördinator BJB en de medewerker kwaliteitszorg, er ook nog heel wat uren van andere medewerkers aan kwaliteitszorg besteed worden. We denken bijvoorbeeld aan de vergaderingen van het beleidsoverleg, de studiedag en andere (vormings)momenten waarop stilgestaan wordt bij de kwaliteitszorg.

8 4.4. Communicatie NOTA blz. 8/19 Vanuit de overtuiging dat onze kwaliteitszorg gedragen en bruikbaar moet zijn willen we kwaliteitszorg tijdens een aantal overlegmomenten expliciet een plaats geven. We denken hierbij aan: het beleidsoverleg van de sector BJB (BOS): een maandelijkse bijeenkomst van lijn- en staffuncties van de sector BJB van Ter Loke met een beleidsadviserende en informerende functie. Hierin is ook de kwaliteitszorg en het kwaliteitsbeleid opgenomen. het beleidsoverleg op clusterniveau (BOC):4 maal per jaar is er een werkoverleg i.v.m. inhoudelijk beleid en personeelszorg in de cluster. Tijdens dit overleg tussen (cluster)verantwoordelijke, directeur BJB, coördinator BJB en stafmedewerker(s) vormt kwaliteitszorg een vast agendapunt. indien nodig neemt de medewerker kwaliteitszorg occasioneel deel aan teamvergaderingen en teamdagen met een specifieke inhoud.

9 NOTA blz. 9/19 5. Evaluatie van het voorbije jaar 5.1. BOS Het beleidsoverleg van de sector BJB vond in keer plaats Sectorplanning 2016 Op het BOS van 13 januari 2016 werd de jaarlijkse sectorplanning besproken en goedgekeurd. Doelstelling Situering en verwachting Bespreking op BOS We besteden tijdens overlegmomenten meer en explicieter aandacht aan prioriteren, faseren en doseren. We nemen voldoende tijd om te implementeren. In de loop van 2016 worden samen met JWZ koppelingen gerealiseerd tussen BINC en REGAS Doorheen 2016 volgen we de nieuwe ontwikkelingen in IJH op en we gaan hiermee aan de slag Er is een uitgewerkte visietekst rond (S)GOG waarin o.a. de aandachtspunten van de zorginspectie 2015 aan bod komen. Er is een uitgewerkte visietekst ivm dagbegeleiding. Deze werken we o.a. uit in een daarvoor opgerichte werkgroep. We werken aan een nieuw begeleidingskader. Tijdens de beleidsdenkdagen wordt hier de nodige aandacht aan besteed. We brengen het DRM terug onder de aandacht. We bekijken wat de svz is van de actieplannen, hoe we het DRM levend kunnen houden, of er acties ondernomen dienen te worden om vertrouwenspersoon beter gekend te maken, of het een mogelijk thema is voor de interne audit, N.a.v. zorginspectie 2015 stellen we een plan van aanpak op en voeren de acties uit. We bekijken wat nodig is i.v.m. VTO zodat mw s voldoende ondersteuning krijgen. Hieraan besteden we aandacht tijdens overleg (BOS, Wg Reco, Stafteam, beleidsdenkdagen). Tijdens beleidsmatig overleg leggen we opnieuw en expliciet ook focus op client- en mw s perspectief (inhoud visie- ) De betrokkenheid van directie is zichtbaar. We besteden hieraan de nodige aandacht op sector- en vzw niveau. De clusters geven aan wat nodig is om dit op clusterniveau te verwezenlijken. We werken de openstaande acties aangaande het geharmoniseerd kwaliteitsdecreet af * we voeren zelfevaluatie dmv schalen JWZ uit a.d.h.v. de opgemaakte procedure * we gebruiken de procedure ivm CFB in de jaarlijkse bevraging * we werken het khb verder uit en leggen de focus op garantie voor het kwaliteitssysteem Er is een geactualiseerde visietekst ivm agressie. Hierin nemen we o.a. standpunt ivm fixatie en islolatieruimte/rustige ruimte op. We bespreken wanneer en hoe FO/FP alle functies (Dir BJB, COO, SAMw) opgesteld zullen worden (al dan niet met gemengde werkgroepen en Profile Builder) Er zijn afspraken ivm toegang van medewerkers. (cloud, REGAS, PRESA, mail, sleutels, ). Deze afspraken zijn gekend door de leidinggevenden en worden toegepast. / kwaliteitszorg kwaliteitszorg kwaliteitszorg kwaliteitszorg kwaliteitszorg jan/16 feb/16 feb/16 We werken de verbetertrajecten uit het kwaliteitsverslag 2014 verder af. kwaliteitszorg feb/16

10 NOTA blz. 10/19 We voeren de bespreking ivm VTO en beslissen wie/wat/hoe/waar we op inzetten in navolging van begeleidingskader. Mogelijke invalshoeken voor VTO zijn: SOS, LSCI, geweldloos verzet, contextuele denken mrt/16 We besteden aandacht aan Werken aan werkvermogen. mrt/16 We bepalen het thema en de doelgroep van de jaarlijkse bevraging ikv CFB. We bespreken/maken een FO/FP voor een projectfunctie (0,2 à 0,3 VTE voor 1 jaar vanaf 1/4/16) ivm werken met vrijwilligers (visieontwikkeling, ervaringen andere org/sectoren, opzetten van eventuele samenwerking, ) Er is een procedure rond zelfevaluatie (schalen JWZ) We voeren een zelfevaluatie uit beleidstoetsing kwaliteitszorg mrt/16 mrt/16 mrt/16 We leggen het thema voor de interne audit 2016 vast. kwaliteitszorg mei/16 Er is een uitgewerkt en geïmplementeerd computercompetentiebeleid Er is een vorming ivm ICT georganiseerd (office 365 en REGAS) De werkgroep Ouderwerking geeft een toelichting over de svz en doet een voorstel over de verder te nemen stappen. In het BOS nemen we een beslissing over deze te nemen stappen De verouderde informatie op PC s wordt opgekuist en we maken afspraken ivm documentbeheer op de server (mappen, lees- en schrijfrechten, ) We voeren de bespreking ivm projectwerking in BJB Ter Loke (we bepalen waar we op inzetten in 2017). We herbekijken de tijdsbegroting voor overlegtijd. Tijdens BOC wordt EVA overlegmodel voorbereid en dit wordt nadien gebundeld en besproken op BOS. Hetgeen uitgewerkt is aangaande Web 2.0 implementeren we in de reguliere werking. We bekijken of een eventuele koppeling met veiligheidsconsulent aangewezen is. kwaliteitszorg kwaliteitszorg mei/16 jun/16 jun/16 sep/16 sep/16 sep/16 We bespreken de resultaten van de interne audit kwaliteitszorg okt/16 We stellen een beleidsplan op ivm CM en TM. okt/16 We bespreken welke aanpassingen nodig zijn om de website BJB op te frissen/aan te passen. okt/16 We leggen de personele middelenverdeling voor 2017 vast. nov/16 We voeren de bespreking of er extra middelen ingezet kunnen worden (ev extra SM) We bekijken of middelen herschikt kunnen worden (ev externe/extra procesbegeleiding) nov/16 We evalueren de sectorplanning 2016 en maken de sectorplanning voor dec/16 We actualiseren de deontologische code BJB volgens de geplogenheden van de nog te ontwikkelen procedure op vzw niveau. kwaliteitszorg jan/17 De hernieuwde kijk op medewerkersbegeleiding vindt weerslag in een aangepaste procedure. kwaliteitszorg jan/17 We hebben een visie en een praktijk rond dagbesteding binnen BJB Ter Loke. feb/17

11 NOTA blz. 11/ Evaluatie sectorplanning 2016 Op het BOS van 14 december 2016 werd de sectorplanning 2016 geëvalueerd zaken die helemaal afgewerkt of besproken zijn informatie doorgeven m.b.t. Opstart intersectoraal infopunt provincie Antwerpen Vorming Excel tool ivm uurroosters Nieuwbouw De Kering Svz opstart Intersectoraal infopunt provincie Antwerpen Svz modulemarkt Terugkoppeling IROJ Svz impulssubsidie WEB 2.0 The Human Link, proces KL4 Svz Wg ouderwerking Terugkoppeling modulemarkt Svz impulssubsidie WEB 2.0 Svz ZSP Ontwikkeling netwerkt geestelijke gezondheidszorg Svz impulssubsidie WEB 2.0 Svz zorgstrategisch plan en RUP Svz werken met vrijwilligers Svz sectorale studiedag Bezettingen 2015 en 1ste kwartaal 2016 Uitbreiding BOS juni Sociale verkiezingen SharePoint Svz werken met vrijwilligers Svz FO/FP resterende functies, gemengde Wg Sociale verkiezingen Svz werken met vrijwilligers Uitbreidingsdossiers CB PH en CB Hi EVA vergadering VI 10/11/16 Aanbod IIC voor interne vorming intersectoraal moduleaanbod CB Toelichting verloop procedure aanwerving CV DW Overleg met JWZ nav wachtlijststop CB Toelicht verloop proces bka Omzendbrief mozaïekdecreet Langdurige zorg Kempen Overleg VI Kwaliteitsdag JWZ Terugkoppeling KUK-overleg Kennismakingsbrochures Documentbeheer Overleg wachtlijsstop Besprekingspunten Aandachtspunten inspectie / brainstorm plan van aanpak Sectorplanning Interne audit Visietekst agressie ifv actualisering vanuit MK, IJH en SGOG Verbetertrajecten uit kwaliteitsverslag verder afwerken CFB: thema en doelgroep FO/FP resterende functies Toegang van medewerkers (cloud, REGAS, PRESA, mail, sleutels, ) Visietekst agressie ifv actualisering vanuit MK, IJH en SGOG - plan van aanpak Werken met vrijwilligers

12 NOTA blz. 12/19 Sectorale studiedag: thema en moment Inloopdagen Bundeling visietekst agressie ifv actualiseren vanuit MK, IJH en SGOG Onderhouden van het kwaliteitssysteem FO/FP resterende functies, voorstel gemengde Wg Evaluatievergadering VI, bespreking voorstel Bespreking en vastleggen thema interne audit Procedure rond zelfeva Onderhouden van het kwaliteitssysteem Vervolg beleidsdenkdag Formele goedkeuring vernieuwde visietekst agressie Opkuisen verouderde informatie op PC s, server en Lacie Presentatie vzw Onthaalbrochures op site Vervolg beleidsdenkdag Projectwerking BJB 2017 Vervolg visietekst agressie Terugkoppeling CFB Projectwerking BJB 2017 Middelenbespreking tijdelijke verschuiving Wat in 2017? Evaluatie sectorale studiedag Audit 2016 Visie op HVL, visie op aansturing/ondersteuning EVA V/CV: tewerkstelling, werkverdeling en aansturing Vernieuwde FO/FP: SAMw, Dir BJB en COO BJB Activiteitenverslag zaken waar nog verder aan gewerkt moet worden Samen met JWZ koppelingen realiseren tussen BINC en REGAS Samen met JWZ bekijken in hoeverre koppeling INSISTO en REGAS mogelijk is Uitgewerkte visietekst rond (S)GOG waarin o.a. de aandachtspunten van de zorginspectie 2015 aan bod komen Uitgewerkte visietekst ivm dagbegeleiding (o.a. uit te werken de werkgroep) Bespreking voeren ivm VTO en beslissen wie/wat/hoe/waar we op inzetten in navolging van begeleidingskader. Mogelijke invalshoeken voor VTO zijn: SOS, LSCI, geweldloos verzet, contextuele denken Aandacht besteden aan werken aan werkvermogen Uitgewerkt en geïmplementeerd computercompetentiebeleid opstellen Vorming ivm ICT organiseren (office 365 en REGAS) De werkgroep Ouderwerking geeft een toelichting over de stand van zaken en doet een voorstel over de verder te nemen stappen. In het BOS nemen we een beslissing over deze te nemen stappen Beleidsplan opstellen ivm CM en TM. Herbekijken van de tijdsbegroting voor overlegtijd. Tijdens BOC EVA overlegmodel voorbereiden en nadien bundelen en bespreken op BOS. Actualiseren van de deontologische code BJB volgens de geplogenheden van de nog te ontwikkelen procedure op vzw niveau. Hernieuwde kijk op medewerkersbegeleiding vindt zijn weerslag in aangepaste procedure. Visie en een praktijk rond dagbesteding binnen BJB Ter Loke zaken die jaarlijks terugkomen Evaluatie en opmaak sectorplanning Personeelsplan Audit en bespreking resultaten audit Bespreking element uit kwaliteitshandboek o.b.v. voorbereidende bespreking in team

13 in enkele projecten NOTA blz. 13/19 We pakken de items uit de jaarplanning methodisch en systematisch aan. Na een voorbereiding door de coördinator volgt een bespreking op het beleidsoverleg waarna concrete afspraken gemaakt worden. De uitvoering hiervan wordt opgevolgd door de coördinator en op het beleidsoverleg. In 2016 werden o.a. volgende projecten gerealiseerd IIC We starten in samenwerking met andere organisaties met het Intersectoraal Infopunt Contextbegeleiding. Opzet van het IIC is het bieden van ondersteuning bij alle vragen omtrent de verschillende vormen van rechtstreeks toegankelijke contextbegeleiding voor gezinnen met minderjarigen in de provincie Antwerpen. Als host voorziet BJB Ter Loke hier een werkplek en een medewerker voor Vrijwilligers We stellen een medewerker aan voor een interne projectfunctie ivm vrijwilligerswerking. In het takenpakket zit o.a. het ontwikkelen van een visie, het sprokkelen van ervaringen, het opzetten van een eventuele samenwerking en het bekijken hoe dit clusters kan ondersteunen. We hebben een actieplan opgesteld en zoeken in 2017 binnen elke cluster een enthousiaste medewerker om deel te nemen aan de focusgroepen WEB 2.0 We maken een Symbaloo en organiseren doe-dagen om iedereen binnen BJB Ter Loke weer een beetje meer mediawijs te maken. Dankzij een impulssubsidie van de provincie Antwerpen kunnen we onze kennis en ervering delen met hulpverleners buiten ter Loke CFB We voeren onze jaarlijkse bevraging in het kader van cliëntenfeedback uit met als thema onthaalfase. We bevragen gezinnen (jongere en ouders) die recent een intake hebben gehad om te informeren hoe zij het eerste contact met BJB Ter Loke ervaren hebben Visie op hulpverlening We staan tijdens de beleidsdenkdagen stil bij onze visie op hulpverlenging. Het volledige middenkader bespreekt de tekst die hier uit voortvloeit. Op basis van deze tekst Nota BJB Ter Loke 2020 hebben we een actieplan opgemaakt dat we in 2017 uitvoeren en opvolgen Visietekst agressie We stellen met heel het middenkader een visietekst op rond agressie. Met deze visietekst geven we duidelijk aan wat we binnen BJB Ter Loke verstaan onder agressie en hoe wij agressie zien in ons werk. We geven ook aan wat hiervan de gevolgen zijn voor de organisatie Visietekst SGOG We werken samen met VK om een visietekst te schrijven rond SGOG. We organiseren een sectorale studiedag met als thema visie (S)GOG en nodigen hiervoor externe sprekers uit: Anne Braamse (Vraagkracht), Ludwina Degryse (Sensoa), Willem Beckers en Sarah Goris (Interactie-Academie).

14 Onderhouden kwaliteitssysteem NOTA blz. 14/19 We herwerken de procedure onderhouden van het kwaliteitssysteem en zijn er ons van bewust dat we de nodige aandacht dienen te besteden aan borging en implementatie Zelfevaluatie We stellen een nota op over hoe we aan zelfevaluatie willen doen. Op niveau van de begeleidingen wordt dit weergegeven in de procedure evalueren/bijsturen van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de hulp- en dienstverlening. De nota het uitvoeren van een zelfevaluatie geeft weer hoe we dit aanpakken op niveau van de werking Sharepoint Binnen onze organisatie circuleren heel wat documenten. Om ervoor te zorgen dat iedereen steeds de juiste info ter beschikking heeft, zetten we een teamsite op via Sharepoint Functieomschrijving/functieprofiel Via de methodiek van Profile Builder en met gemengde werkgroepen stellen we de nog ontbrekende functieomschrijving en functieprofielen op voor coördinator BJB, directeur BJB en Sociaal Administratief Medewerker Tevredenheidsmeting medewerkers We voeren op vzw niveau een online Risico Beheersings Analyse rond psychosociaal welzijn uit bij alle medewerkers. De voorstelling van de resultaten zullen in het voorjaar van 2017 gepresenteerd worden. We stellen een actieplan op dat we met een spreiding over 4 à 5 jaar uitvoeren en opvolgen.

15 NOTA blz. 15/19 6. Zelfevaluatie op basis van zelfevaluatieschalen In het voorjaar van 2017 werd met heel het middenkader gestart met de evaluatie van het beleidsplan Gezien de tijdsinvestering die dit met zich meebrengt, werd beslist om de zelfevaluatie met een kleinere groep uit te voeren namelijk de directeur BJB, de coördinator BJB en de medewerker kwaliteitszorg. Deze evaluatie werd begin mei 2017 uitgevoerd a.d.h.v. de zelfevaluatieschalen van JWZ. We bekijken hoe we een (gedeeltelijke) zelfevaluatie kunnen inbouwen bij de evaluatie van het sectorbeleidsplan in december ZELFEVALUATIE Kwaliteitszorg Organisatie en visie Betrokkenheid Methodieken en instrumenten Verbetertraject Kernprocessen Onthaal van de gebruiker Doelstellingen en handelingsplan Afsluiting en nazorg Pedagogisch profiel Dossier-beheer Gebruikersresultaten Klachtenbehandeling Gebruikerstevredenheid Effect van de hulpverlening Medewerkersresultaten Personeelstevredenheid Indicatoren en kengetallen Samenlevingsresultaten Waardering strategische partners Maatschappelijke opdrachten/tendensen 3 3 3

16 NOTA blz. 16/ Kwaliteitszorg Organisatie en visie: Groeiniveau 3 We verhogen het groeiniveau naar 3 omdat kwaliteitszorg geïntegreerd is in de dagelijkse werking in onze organisatie en ondertussen alle elementen van kwaliteitszorg op elkaar afgestemd werden en een geheel vormen. Zo hebben we o.a. het kwaliteitshandboek hervormd naar de hedendaagse clusterwerking en functieomschrijvingen en functieprofielen opgesteld voor die functies waar deze nog ontbraken. Betrokkenheid: Groeiniveau 3 Vorig jaar stelden we vast dat er reeds voldaan werd aan 2 indicatoren van niveau 3 nl alle functiegroepen participeren in de kwaliteitszorg en de organisatie bepaalt op een doordachte wijze waar de externe partners (verwijzers, andere hulpverlener, ) bij de kwaliteitszorg betrokken worden. Tijdens de jaarlijkse bevragingen in het kader van cliëntenfeedback worden ook gebruikers betrokken bij de kwaliteitszorg. Het betrekken van bestuursleden is een rode draad doorheen onze werking. Zo werd er o.a. een lid van de Raad van Bestuur betrokken bij het opstellen van de functieomschrijving en functieprofiel van de directeur BJB. Methodieken en instrumenten: Groeiniveau 2 Er kan nog geen niveau 3 toegekend worden omdat er bij de zelfevaluatie nog niet altijd even duidelijk een PDCA-cyclus aanwezig is. Verbetertraject: Groeiniveau 2 We verhogen het niveau van 1 naar 2 omdat we verbetertrajecten voortaan SMART formuleren. We behouden de vaststellingen van twee indicatoren van niveau 3 nl de organisatie stelt verantwoordelijken aan voor de uitvoering en voortgang per verbetertraject en de organisatie communiceert de resultaten van de verbetertrajecten aan de betrokkenen. Kwaliteitsplanning rond kwaliteitszorg: zoals beschreven in ons kwaliteitsverslag van 2015 hebben we in 2016 verder gewerkt aan het op elkaar afstemmen van de elementen van de kwaliteitszorg en hebben we de procedure i.v.m. onderhouden van het kwaliteitssysteem herwerkt. In 2017 betrekken we gebruikers nog meer bij de kwaliteitszorg en besteden we meer aandacht aan de PDCA cyclus in de verschillende facetten van de kwaliteitszorg Kernprocessen Onthaal van de gebruiker: Groeiniveau 3 We behouden het niveau 3 en stellen vast dat er ook aan een indicator van niveau 3 nl de evaluatie gebeurt met inspraak van gebruikers en interne partners voldaan wordt. De jaarlijkse bevraging in het kader van cliëntenfeedback had in 2016 het thema onthaalfase Doelstellingen en handelingsplan: Groeiniveau 2 Er is een procedure opgesteld met inspraak van de proceseigenaars. Deze is duidelijk geëxpliciteerd en gecommuniceerd. Er kan echter geen groeiniveau 3 gegeven worden o.w.v. het feit dat de procedure niet door alle medewerkers wordt toegepast. We merken dat er meer aandacht besteed wordt aan het behalen van de termijnen maar dat deze, door inhoudelijke zorgvuldigheid, nog niet altijd gehaald worden.

17 NOTA blz. 17/19 Afsluiting en nazorg: Groeiniveau 3 Er is een geactualiseerde procedure opgesteld met inspraak van de proceseigenaars en deze is duidelijk geëxpliciteerd en gecommuniceerd. Alle medewerkers passen deze procedure toe. Pedagogisch profiel: Groeiniveau 2 Er is een pedagogische visie. Hierin zijn duidelijke afspraken over de essentiële aspecten van de hulpverlening vervat. Er kan echter geen groeiniveau 3 gegeven worden, aangezien het directe sociale netwerk niet steeds actief betrokken wordt in het hulpverleningsproces. Gebruikersdossier: Groeiniveau 3 Er is een geactualiseerde procedure opgesteld met inspraak van de proceseigenaars en deze is duidelijk geëxpliciteerd en gecommuniceerd. Alle medewerkers passen deze procedure toe. Kwaliteitsplanning rond kernprocessen: zoals beschreven in ons kwaliteitsverslag van 2015, hebben we in 2016 de tijd genomen om de veelheid aan procedures te implementeren. We stonden stil bij onze visie op hulpverlening en dit vormde de basis voor de tekst Nota BJB Ter Loke Het actieplan dat hieruit voortvloeide, wordt in 2017 uitgevoerd en opgevolgd. We stellen een visietekst op rond dagbegeleiding. We bekijken of de procedure opmaken, evalueren en bijsturen van het handelingsplan bijgestuurd dient te worden in het kader van respecteren van de termijnen Gebruikersresultaten Klachtenbehandeling: Groeiniveau 2 Er is een procedure die opgesteld werd met inspraak van de proceseigenaars. Deze is duidelijk geëxpliciteerd, werd gecommuniceerd en is gedocumenteerd in het kwaliteitshandboek. Er kan echter geen groeiniveau 3 gegeven worden o.w.v. het feit dat de procedure niet door alle medewerkers mee opgenomen wordt. Gebruikerstevredenheid over hulpverleningsprocessen, hulpuitvoering, over inspraak en participatie: Groeiniveau 3 Er is een duidelijke procedure rond het meten van gebruikerstevredenheid. Gegevens ivm cliëntenfeedback worden op een systematische manier geregistreerd (o.a. opgenomen in de sjablonen van handelingsplannen en eindverslagen). Hierdoor kan er een groeiniveau 3 toegekend worden. Effect van de hulpverlening: Groeiniveau 3 We verhogen het niveau naar 3 omdat we alle indicatoren vaststellen. Zo gebeurt de opmaak van het handelingsplan/evolutieverslag systematisch aan de hand van een vast instrument. Indien dit zich leent, nemen we als organisatie deel aan wetenschappelijk onderzoek en formuleren we SMART indicatoren om het effect van de hulpverlening te bepalen. Kwaliteitsplanning rond gebruikersresultaten: zoals beschreven in ons kwaliteitsverslag van 2015, heeft de werkgroep cliëntenfeedback een eerste jaarlijkse bevraging georganiseerd in In de loop van 2017 organiseren we een nieuwe bevraging met als thema zorg rond veelverblijvers. We betrekken cliënten bij het opstellen van de vragenlijst van deze bevraging.

18 NOTA blz. 18/ Medewerkersresultaten Personeelstevredenheid: Groeiniveau 2 Er worden verschillende instrumenten gehanteerd om de personeelstevredenheid na te gaan (functioneringsgesprekken, systematische besprekingen over het uurrooster, medewerkersbegeleiding, ). Er is een procedure over het meten van personeelstevredenheid. De bundeling en bespreking van de personeelsfeedback gebeurt systematisch maar er wordt nog onvoldoende gebruik gemaakt van deze input voor de beleidsvoering. Indicatoren en kengetallen: Groeiniveau 3 (objectieve personeelsgegevens) Er worden systematisch kengetallen bijgehouden. Deze worden ook systematisch voorgelegd op het sectoraal beleidsoverleg (bespreking tussen directeur BJB en algemeen directeur). De resultaten hiervan worden echter niet gelinkt aan de resultaten van andere thema s, waardoor er geen gefundeerde interpretatie van de gegevens geformuleerd kan worden. Kwaliteitsplanning rond medewerkersresultaten: zoals beschreven in ons kwaliteitsverslag van 2015, hebben we in 2016 bekeken wat nodig was ivm VTO om onze medewerkers voldoende te ondersteunen en werd tijdens beleidsmatig overleg ook de focus op medewerkersperspectief gelegd. In 2017 voeren we het actieplan BJB Ter Loke 2020 uit en volgen dit op. Het opstellen van een beleidsplan ivm competentie- en talentmanagement is 1 van de actiepunten uit dit plan. We bekijken wat nodig is ivm VTO en beslissen wie/wat/waar/hoe we op inzetten in navolging van het beleidskader Samenlevingsresultaten Waardering strategische partners: Groeiniveau 2 Er worden initiatieven genomen om de waardering van strategische partners na te gaan, zoals verwijzers, scholen, Deze gegevens worden echter niet op een systematische manier geanalyseerd. Maatschappelijke opdracht en Maatschappelijke tendensen Groeiniveau 3 De maatschappelijke opdracht wordt systematisch geactualiseerd en houdt systematisch rekening met de maatschappelijke tendensen. Deze worden gecommuniceerd via de vele externe overlegorganen waaraan BJB Ter Loke deelneemt. Er zijn ook 2 indicatoren van niveau 4. Vanuit de actualisatie van de maatschappelijke opdracht worde er acties opgezet rond de inputgebieden en kernprocessen. Het oprichten van het Intersectoraal Infopunt Contextbegeleiding en het doorvoeren van en communicatie voeren rond de wachtlijsstop samen met de partners in het arrondissement zijn hier enkele voorbeelden van. Kwaliteitsplanning rond samenlevingsresultaten: zoals beschreven in ons kwaliteitsverslag van 2015, hebben we in 2016 hetgeen uitgewerkt werd aangaande WEB 2.0, geïmplementeerd in de reguliere werking. In 2017 blijven we samenwerking met het agentschap Jongerenwelzijn om de koppelingen tussen Binc en Regas te realiseren en bekijken we in hoeverre de koppeling tussen Regas en INSISTO mogelijk is.

19 NOTA blz. 19/19 7. Besluit Aan het einde van dit verslag kijken we tevreden terug op een zeer boeiend en uitdagend jaar. Enerzijds zijn we trots op de stappen die we gezet hebben om de kwaliteitszorg vorm te geven op een manier zoals we het willen: bruikbaar, gedragen en niet omdat het moet, maar omdat we het willen. De kwaliteitszorg is sinds enkele jaren structureel verankerd in de werking van de BJB van Ter Loke. Het werken aan kwaliteitszorg is voor ons geen losstaand item. Het is een op vele plaatsen en vele vergaderingen terugkerende evidentie. We blijven echter kiezen voor het vrijstellen van een aantal uren voor kwaliteitszorg in de functie van coördinator. Zijn opdrachten rond kwaliteitszorg blijven grotendeels overgeheveld naar de functie medewerker kwaliteitszorg. We hopen hierdoor de kwaliteitszorg in onze organisatie de plaats en het belang te kunnen blijven geven die het verdient. Anderzijds zijn we fier op het werk dat onze medewerkers dag na dag geleverd hebben. We zien goesting en gedrevenheid op alle niveaus, in de verschillende clusters en in de organisatie van BJB Ter Loke. We zien het vele talent en de aanwezige competenties. We zijn gemotiveerd om een positief vervolg te breien aan de werking van BJB Ter Loke. Wat ons dit alles zal brengen in 2017, zullen we u met plezier vertellen in ons volgend kwaliteitsverslag!