Kwaliteitsverslag 2018

Transcriptie

1 Ter Loke Bijzondere Jeugdbijstand Heilanders Vosselaar 014/ Kwaliteitsverslag 2018 zeggen wat je doet, doen wat je zegt, laten zien dat je doet wat je zegt

2 NOTA blz. 2/22 Inhoudsopgave 1. INLEIDING KERNCIJFERS BEZETTINGSCIJFERS Totale bezetting op organisatieniveau Bezetting op typemodule Bezetting per cluster BENUTTINGSCIJFERS Benutting op typemodule Benutting per cluster OPSTART BEGELEIDINGEN ONZE VISIE OP KWALITEITSZORG BESCHIKBARE MIDDELEN VOOR KWALITEITSZORG STRUCTUUR MIDDELEN COMMUNICATIE EVALUATIE VAN HET VOORBIJE JAAR BOS SECTORPLANNING EVALUATIE SECTORPLANNING zaken die helemaal afgewerkt of besproken zijn zaken waar nog verder aan gewerkt moet worden zaken die jaarlijks terugkomen IN ENKELE PROJECTEN En Route: visie op organisatie en visie op personeelsbeleid Visie op dagbegeleiding Visie op leidinggeven Nota leeromgeving Medewerkersbegeleiding Pedagogische profiel Jaarlijkse bevraging cliëntenfeedback Inspinazie Office Gezin1Plan De Metgezel Interne audit ingroeitrajecten Charter vertrouwenspersoon SOS ZELFEVALUATIE OP BASIS VAN ZELFEVALUATIESCHALEN KWALITEITSZORG KERNPROCESSEN GEBRUIKERSRESULTATEN MEDEWERKERSRESULTATEN SAMENLEVINGSRESULTATEN SIGNAALLIJST BESLUIT... 22

3 NOTA blz. 3/22 1. Inleiding Voor u ligt het kwaliteitsverslag van BJB Ter Loke. Bij het maken van dit verslag hebben we getracht zowel bondigheid als volledigheid na te streven. Onze kernopdracht bestaat uit het begeleiden van jongeren en hun gezinnen in verontrustende leefsituaties. Steeds opnieuw willen we uitzoeken wat voor hulp (ondersteuning en begeleiding) iemand nodig heeft en hoe wij die kunnen aanbieden. Dit vertaalt zich in zorg op maat. We blijven werken aan netwerkversterking met onze cliënten, aan samenwerking met andere voorzieningen binnen onze eigen sector en in andere welzijnssectoren. We blijven werken aan het creëren, uitwerken en uitvoeren van betere (op maat) hulpverleningstrajecten om verontrustende situaties aan te pakken en lange wachtlijsten het hoofd te bieden. We sleutelen mee aan innoverende hulpverleningsvormen, specialiseren ons in Signs Of Safety dat mede onder onze impuls wordt uitgerold in de provincie als een werkzame hedendaagse hulpverleningsvisie vanuit een oplossings-, kracht- en netwerkgerichte insteek. We zijn er van overtuigd dat we door dit alles betere, kwaliteitsvollere hulpverlening kunnen bieden. Bij het lezen van dit verslag trachten wij u mee te nemen in de vele acties die we ondernamen. Acties dewelke we enkel konden realiseren dankzij onze ploeg van enthousiaste medewerkers. Medewerkers die erin geloven dat zij een betekenisvol verschil kunnen maken en die er dag na dag opnieuw voor gaan! Veel leesplezier! Martine Cuylaerts Jeroen Stuyck Lex Vorsselmans medewerker kwaliteitszorg coördinator BJB directeur BJB

4 NOTA blz. 4/22 2. Kerncijfers 2.1. Bezettingscijfers Totale bezetting op organisatieniveau totale bezetting organisatieniveau 90,4 91,6 92,9 92,0 contextbegeleiding 110,29 99,17 90, ,4 91,7 verblijf 93,29 87,87 93,03 92,9 93,8 95,3 dagbegeleiding 97,42 100,2 81, ,8 81,1 120 Bezettingsgraad CB V DB Totaal Bezetting op typemodule Contextbegeleiding breedsporig 86,5 114,2 102,8 Contextbegeleiding ifv autonoom wonen 79,9 62,7 65,2 Contextbegeleiding laagintensief 96,5 91,9 91,2 Contextbegeleiding ifv positieve heroriëntering - 59, ,8 Dagbegeleiding in groep (RTJ) 69,0 86,8 81,1 Verblijf 92,9 93,8 95,3 Wanneer we tijdens een lopende contextbegeleiding laagintensief vaststellen dat de begeleidingsdoelen meervoudig en complex zijn, schakelen we, in samenspraak met onze cliënten en de mogelijke verwijzer, naar een contextbegeleiding breedsporig. Eenzelfde schakeling doen we vanzelfsprekend ook als er nood is aan minder intensieve ondersteuning en begeleiding. Vanuit ons werken in een traject op maat worden begeleiding CBAW ingevuld vanuit uitstromende cliënten van de module verblijf. We slagen er beter in om te anticiperen op een nakende afronding zodat we sneller tot een opstart kunnen komen. Dit resulteert in een hoger bezettingscijfer in de module verblijf. In de module dagbegeleiding merken we een daling in de bezetting sinds de clustering. Dit heeft te maken met de beperkte vraag naar deze module in de regio Malle Zoersel. 1 Dit cijfer is gebaseerd op de periode april-december 2017

5 Bezetting per cluster NOTA blz. 5/22 In 2018 realiseerden we voor de verschillende typemodules contextbegeleiding samen, een bezettingspercentage van 91,7%. Het bezettingspercentage met dagbegeleiding bedroeg 92%. Zonder dagbegeleiding realiseerden we een bezettingspercentage van 93% Benuttingscijfers Benutting op typemodule Contextbegeleiding breedsporig 112,20 83,2 58,0 Contextbegeleiding ifv autonoom wonen 92,46 77,7 75,4 Contextbegeleiding laagintensief 122,89 125,8 122,1 Contextbegeleiding ifv positieve heroriëntering - 75,3 92,2 Dagbegeleiding in groep (RTJ) 36,51 58,4 51,5 Verblijf 60,15 62,3 57,1 We merken een aanhoudende daling in de benutting aangaande contextbegeleiding breedsporig. Dit is een gevolg van het op maat werken in de module verblijf. Hierdoor werken we immers meer in de context. Dit mag slechts als laagintensief geboekt worden maar is in de praktijk vaak breedsporig. Dit heeft gevolgen voor de beschikbare capaciteit in de pure module contextbegeleiding breedsporig. Dit verklaart ook de hoge benutting van de module contextbegeleiding laagintensief. De benutting van de module dagbegeleiding in groep is eerder laag omdat we flexibiliteit willen bieden naar de context toe en we verwachten dat de jongeren aanwezig zijn in de context. We bieden een traject op maat. Ook voor de module verblijf werken we meer in de context hetgeen het eerder lage cijfer verklaart. We zien dit als een positieve evolutie! Zo zetten we in op (her)verbinding van jongeren die bij ons verblijven met hun natuurlijke context/netwerk Benutting per cluster In 2018 realiseerden we voor de verschillende typemodules contextbegeleiding samen een benuttingspercentage (aantal uren face-to-face contacten in verhouding tot het streefcijfer) van 103,5%. Het benuttingspercentage van de verschillende typemodules verblijf samen bedroeg 57,1%.

6 NOTA blz. 6/ Opstart begeleidingen contextbegeleiding (CB) (zonder V/DB) verblijf (V) crisis 42+9 crisis 25+5 crisis 24+4 crisis dagbegeleiding (DB) Opstart begeleidingen CB V DB

7 3. Onze visie op kwaliteitszorg NOTA blz. 7/22 In Ter Loke is zorg voor de kwaliteit van de werking altijd een belangrijk aandachtspunt geweest. Al lang voor er officieel sprake was van kwaliteitszorg in de zorgsector werd in Ter Loke aandacht besteed aan de efficiëntie en effectiviteit van de werking. Dit gebeurde vanuit de wil om de aan ons toevertrouwde minderjarigen de best mogelijke hulp- en dienstverlening te bieden. Het lanceren van de kwaliteitszorg in de zorgsector door de Vlaamse overheid werd door Ter Loke dan ook niet zozeer ervaren als een opdracht om compleet nieuwe dingen te gaan doen. Het was een prikkel om de bestaande zorg voor de kwaliteit van de werking structureel te gaan inbedden in een ruimere "kwaliteitszorg". Ondertussen zijn we vele jaren bezig met kwaliteitszorg en is deze ingebouwd in de structuur van de werking van BJB Ter Loke. Hoewel ze niet meer de expliciete voorgrondpositie heeft van de jaren van de opmaak van het kwaliteitshandboek, is ze ondertussen een evidentie geworden in alle facetten van de werking. We blijven ook kiezen voor het centraal opvolgen (borgen) en stimuleren van de kwaliteitszorg door deze opdrachten toe te wijzen aan het specifieke bevoegdheidspakket van kwaliteitszorg binnen de functie van coördinator en medewerker kwaliteitszorg. Kernpunten uit onze visie op kwaliteitszorg zijn: onze kwaliteitszorg moet bruikbaar zijn: dit betekent dat de dingen die we doen omwille van en vanuit de kwaliteitszorg een aantoonbare meerwaarde en voordeel hebben. Die moeten door de medewerkers kunnen ervaren worden. We geloven niet in een kwaliteitszorg van meer formulieren en papieren waarvan het niet duidelijk is waartoe ze leiden. Kwaliteitszorg mag niet leiden tot extra ballast. onze kwaliteitszorg moet gedragen zijn door de medewerkers: we zijn ervan overtuigd dat kwaliteitszorg iets moet zijn van alle medewerkers, het mag niet iets zijn van het beleid alleen. We vinden het belangrijk dat alle medewerkers zich betrokken voelen bij de kwaliteitszorg. De bovengenoemde bruikbaarheid moet dit effect versterken. In die zin is kwaliteitszorg minstens evenveel een proces- als een productgericht gebeuren. kwaliteitszorg, niet (enkel) omdat het moet, maar (vooral) omdat we het willen: we willen niet louter reactief volgen omdat het nu eenmaal moet, we geloven in de meerwaarde van kwaliteitszorg voor de cliënten, de medewerkers en de organisatie. Daarom zullen we ook steeds zoeken hoe we bepaalde richtlijnen zo kunnen naleven dat ze leiden tot bruikbare hulpmiddelen die een meerwaarde bieden aan onze hulp- en dienstverlening. We willen dat iedere medewerker van de BJB van Ter Loke meewerkt aan de realisatie van kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening vanuit het idee: "zeggen wat je doet, doen wat je zegt, laten zien dat je doet wat je zegt".

8 NOTA blz. 8/22 4. Beschikbare middelen voor kwaliteitszorg 4.1. Structuur Het Beleidsoverleg van de Sector BJB van Ter Loke (BOS) telt volgende deelnemers: alle clusterverantwoordelijken, 2 vertegenwoordigers van het stafteam, de coördinator BJB, de medewerker kwaliteitszorg, de directeur BJB en de algemene directeur en heeft als doel de kwaliteitszorg en het kwaliteitsbeleid op te volgen en te dragen. Het overleg heeft een vaste agendastructuur: verslag vorige vergadering (er wordt voortdurend over gewaakt of gemaakte afspraken opgevolgd worden. Op die manier voorkomen we dat er veel gepraat wordt zonder effectieve opvolging.) informatie doorgeven (onder dit agendapunt valt de functionele informatie-overdracht: enkel wat noodzakelijk moet toegelicht worden én gedoseerd, opneembaar en begrijpbaar ) bespreking (van elk agendapunt worden volgende dingen aangegeven: onderwerp, doelstelling/situering, voorziene vergadertijd, gespreks(in)leider en benodigde documenten) 4.2. Middelen uren voor kwaliteitszorg binnen de functie coördinator BJB. Deze uren werden vrijgesteld door een beperkt aantal begeleidingsuren uit de clusters om te zetten naar een centrale functie. We geloven in de efficiëntie van deze werkwijze en willen er tegelijk op blijven wijzen dat het niet juist is dat voorzieningen begeleidingsuren moeten besteden aan bijkomende decretaal opgelegde opdrachten zonder dat hier bijkomende middelen tegenover staan. In het najaar van 2010 werd de opdracht rond kwaliteitszorg uit het pakket van de coördinator gehaald en opgenomen binnen de functie van een medewerker kwaliteitszorg. we werken met een jaarlijkse sectorplanning en een beleidsplan op clusterniveau, waarin strategische en operationele planning t.a.v. kwaliteitsbeleid vervat zitten. uiteraard worden heel wat materiële middelen aangewend om de kwaliteitszorg te kunnen realiseren: werkingsmiddelen voor de medewerker kwaliteitszorg (computer, scanner, digitaal fototoestel, bureaumateriaal, ), middelen voor de uitbouw van de kwaliteitszorg in de clusters (kopies, didactisch materiaal, ) ten slotte willen we ook vermelden dat naast de uren die vrijgesteld worden voor de coördinator BJB en de medewerker kwaliteitszorg, er ook nog heel wat uren van andere medewerkers aan kwaliteitszorg besteed worden. We denken bijvoorbeeld aan de vergaderingen van het beleidsoverleg, de studiedag en andere (vormings)momenten waarop stilgestaan wordt bij de kwaliteitszorg Communicatie Vanuit de overtuiging dat onze kwaliteitszorg gedragen en bruikbaar moet zijn willen we kwaliteitszorg tijdens een aantal overlegmomenten expliciet een plaats geven. We denken hierbij aan: het beleidsoverleg van de sector BJB (BOS): een maandelijkse bijeenkomst van lijn- en staffuncties van de sector BJB van Ter Loke met een beleidsadviserende en informerende functie. Hierin is ook de kwaliteitszorg en het kwaliteitsbeleid opgenomen. het beleidsoverleg op clusterniveau (BOC):4 maal per jaar is er een werkoverleg i.v.m. inhoudelijk beleid en personeelszorg in de cluster. Tijdens dit overleg tussen (cluster)verantwoordelijke, directeur BJB, coördinator BJB en stafmedewerker(s) vormt kwaliteitszorg een vast agendapunt. indien nodig neemt de medewerker kwaliteitszorg occasioneel deel aan teamvergaderingen en teamdagen met een specifieke inhoud.

9 NOTA blz. 9/22 5. Evaluatie van het voorbije jaar 5.1. BOS Het beleidsoverleg van de sector BJB vond in keer plaats Sectorplanning 2018 Op het BOS van 10 januari 2018 werd de jaarlijkse sectorplanning besproken en goedgekeurd. Operationeel doel S We actualiseren de deontologische code BJB volgens de geplogenheden van de procedure op vzw niveau. Er is een uitgewerkte visietekst i.v.m. dagbegeleiding. Actie R We actualiseren de deontologische code BJB We werken, o.a. in een daarvoor opgerichte werkgroep, een visietekst uit i.v.m. dagbegeleiding. Strategisch doel A We geven vorm aan en ondersteunen een kwaliteitsvolle hulpverlening We geven vorm aan en ondersteunen een kwaliteitsvolle hulpverlening soort actie bespreking bespreking Streefdatum T We voeren een jaarlijkse bevraging uit in het kader We bepalen het thema en de doelgroep. We evalueren onze werking om zo tot bespreking feb/18 van CFB kwaliteitsverbetering te komen We voeren een interne audit uit We leggen het thema voor de interne audit vast. We evalueren onze werking om zo tot bespreking mei/18 kwaliteitsverbetering te komen We besteden tijdens overlegmomenten meer en We bevragen minstens op 2 momenten (midden 2018 We dragen zorg voor medewerkers aandachtspunt jun/18 explicieter aandacht aan prioriteren, faseren en doseren. We nemen voldoende tijd om te implementeren. -einde 2018) wat de bevindingen van de deelnemers van BOS zijn i.v.m. prioriteren, faseren en doseren (dmv schaalvraag). We voeren een jaarlijkse bevraging uit in het kader van CFB We bespreken de resultaten van de jaarlijkse bevraging. We evalueren onze werking om zo tot kwaliteitsverbetering te komen bespreking sep/18 We herbekijken de tijdsbegroting voor overlegtijd. We gebruiken de resultaten van de interne audit 2017 om besprekingen i.v.m. overlegtijd te voeren tijdens VV en VST. We voeren nadien een bespreking tijdens BOC. We evalueren onze werking om zo tot kwaliteitsverbetering te komen We voeren een interne audit uit We bespreken de resultaten van de interne audit. We evalueren onze werking om zo tot kwaliteitsverbetering te komen bespreking bespreking jan/18 feb/18 okt/18 okt/18

10 NOTA blz. 10/22 We leggen de personele middelenverdeling voor 2019 vast. We zoeken naar een personele middelenverdeling die evenwichtig aanvoelt voor iedereen en waarmee elke cluster het werk naar behoren kan doen. We plannen een bespreking ten gronde. Indien er uit die bespreking zaken zijn die we al kunnen doen en binnen de subsidiële mogelijkheden liggen, dan kunnen er aanpassingen doorgevoerd worden. We bespreken de inzet van de projectmiddelen en bekijken hoe inbedding vrijwilligerswerking in de organisatie kan gebeuren We evalueren onze werking om zo tot kwaliteitsverbetering te komen bespreking nov/18 We verzorgen informatiestroom vanuit het BOS naar alle medewerkers We maken afspraken over het doorgeven van informatie vanuit het BOS tijdens de teamvergaderingen We geven vorm aan en ondersteunen een kwaliteitsvolle hulpverlening bespreking dec/18 We voldoen aan de verwachtingen i.v.m. het activiteitenverslag We volgen de ontwikkelingen i.v.m. Domein De Vierwinden en gaan hiermee aan de slag We volgen de ontwikkelingen i.v.m. perspectiefplan vzw Ter Loke en gaan hiermee aan de slag. We bespreken de verdeling en de inhoud van de te schrijven artikels We bekijken welke mogelijkheden/opportuniteiten er zijn i.v.m. Domein De Vierwinden We voorzien de nodige tijd en ruimte voor medewerkers in compas en werven. We verzorgen transparantie en communicatie naar medewerkers/cliënten/externen We volgen nieuwe ontwikkelingen en voldoen aan de verwachtingen bespreking beleidsadvies aandachtspunt dec/18 dec/18 dec/18 We volgen de ontwikkelingen i.v.m. samenwerkingsverbanden en gaan hiermee aan de slag We werken aan het groeiplan BJB Ter Loke 2020 Doorheen 2018 volgen we de nieuwe ontwikkelingen in IJH op en we gaan hiermee aan de slag In de loop van 2018 worden samen met JWZ koppelingen gerealiseerd tussen BINC en REGAS We besteden aandacht aan Werken aan werkvermogen. We evalueren de sectorplanning 2018 en maken de sectorplanning voor We voeren een zelfevaluatie uit We onderzoeken het uitbreidingsbeleid werf drie en gaan vanuit dit onderzoek er mogelijks mee aan de slag Link met Human Link?! Theoretisch kader brengen, samen blauwdruk maken + ook oefening doen op clusterniveau via BOC We gebruiken de zelfevaluatieschalen van JWZ om een zelfevaluatie te doen. We geven vorm aan en ondersteunen een kwaliteitsvolle hulpverlening We geven vorm aan en ondersteunen een kwaliteitsvolle hulpverlening We volgen nieuwe ontwikkelingen en voldoen aan de verwachtingen We volgen nieuwe ontwikkelingen en voldoen aan de verwachtingen beleidsadvies aandachtspunt aandachtspunt aandachtspunt dec/18 dec/18 dec/18 dec/18 We dragen zorg voor medewerkers aandachtspunt dec/18 We evalueren onze werking om zo tot kwaliteitsverbetering te komen We evalueren onze werking om zo tot kwaliteitsverbetering te komen bespreking bespreking dec/18 dec/18

11 NOTA blz. 11/ Evaluatie sectorplanning 2017 Op het BOS van 13 december 2017 werd de sectorplanning 2017 geëvalueerd zaken die helemaal afgewerkt of besproken zijn informatie doorgeven m.b.t. Svz omzendbrief RTJ Omzendbrief werf 3: actieplan jongvolwassenen Svz omzendbrief werf 1 en werf 3 REGAS: samenwerking en toekomst Inspinazie Korte presentatie headlines coördinatie regelgeving Svz ontwikkelingen Vierwinden Svz omzendbrief werf 1 (RTJ): Trefplaats Svz omzendbrief werf 1 (RTJ): Voor- en Noorderkempen Svz werf 3 (jongvolwassenen) Svz infrastructuurdossiers De Kering en Het Klavier Hoe profileer je je organisatie Svz omzendbrief werf 1 (RTJ): advisering Svz omzendbrief werf 1 (RTJ): Voor en Noorderkempen Zelfevaluatieschalen JWZ PH:F2F coaching Cliëntparticipatie: charter vertrouwenspersoon Svz omzendbrief werf 1 (RTJ) Financiële resultaten 2017 FB Doe-dag CFB Interne audit 2018 Svz omzendbrief werven Charter vertrouwenspersoon Nieuw erkenningsbesluit Vierwinden Start Wg pedagogisch profiel 1 agentschap Jeugd en Gezin Start werkgroep pedagogisch profiel en werkgroep medewerkersbegeleiding: agendadruk Svz Vierwinden Svz werf1 BOC structuur Svz Vierwinden KWE Gildenstraat Rondzendbrief crisisjeugdhulp Tandemintervisie CIG/OPH Agentschap JWE

12 NOTA blz. 12/22 Besprekingspunten En Route: voorstelling en bespreking visie op organisatie Modaliteiten/criteria voor het inzetten van Sociale Maribel extra in 2018 Sectorbeleidsplan 2018 Sectorale studiedag (EVA) en inzet van consult Visie dagbegeleiding Bepalen thema interne audit 2018 Groeiplan BJB TL 2020: groepssamenstelling Wg pedagogisch profiel CFB: bepalen thema jaarlijkse bevraging 2018 Ontwikkelingsmogelijkheden (jeugdverblijf) Vierwinden O365 afspraken teamsite Groeiplan BJB TL 2020: visie op leidinggeven En route: advies visie op personeelsbeleid REGAS: ontwikkelingsmogelijkheden Groeiplan BJB TL 2020: visie op leidinggeven Kwaliteitsverslag 2017 Groeiplan BJB TL 2020: visie op leidinggeven Groeiplan BJB TL 2020 Visie op DB Nota leeromgeving Groeiplan BJB TL 2020: visie op leidinggeven Rapport jaarlijkse bevraging ikv CFB Ontwerpkader medewerkersbegeleiding: groepssamenstelling Middelenverdeling Prioriteren, faseren, doseren Inspinazie Speerpunten nieuw erkenningsbesluit + brainstorm opvolging/thema s SBP Groeiplan BJB TL 2020: iedereen een POOP? Audit ingroeitrajecten Middelenverdeling: projecturen en beleidsondersteuning Opstart jaarverslag EVA sectorbeleidsplan 2018 en aanzet 2019 ZelfEVA JWZ: effect HVL Activiteitenverslag Groeiplan BJB TL 2020: iedereen een POOP? Inhoud dag middenkader door Vraagkracht zaken waar nog verder aan gewerkt moet worden Groeiplan BJB TL zaken die jaarlijks terugkomen Evaluatie en opmaak sectorplanning Personeelsplan Audit en bespreking resultaten audit Bespreking element uit kwaliteitshandboek o.b.v. voorbereidende bespreking in team CFB Jaarverslag

13 in enkele projecten NOTA blz. 13/22 We pakken de items uit de jaarplanning methodisch en systematisch aan. Na een voorbereiding door de coördinator volgt een bespreking op het beleidsoverleg waarna concrete afspraken gemaakt worden. De uitvoering hiervan wordt opgevolgd door de coördinator en op het beleidsoverleg. In 2018 werden o.a. volgende projecten gerealiseerd: En Route: visie op organisatie en visie op personeelsbeleid Binnen Ter Loke wordt een visie op organisatie en een visie op personeelsbeleid ontwikkeld waar we als BJB Ter Loke sterk bij betrokken zijn Visie op dagbegeleiding Vanuit de werkgroep wordt een voorstel tot visie op dagbegeleiding uitgewerkt en worden adviezen geformuleerd. Hieruit wordt dan de nota inzetten van de module dagbegeleiding opgemaakt Visie op leidinggeven In het groeiplan BJB TL 2020 is het opmaken van een nieuwe visie op leidinggeven voorzien. We houden een brainstorm en maken op basis hiervan een nota leidinggeven in BJB Ter Loke Nota leeromgeving Op basis van een voorstel vanuit de werkgroep, schrijven we een nota leeromgeving. BJB Ter Loke wil een dynamische en lerende organisatie zijn met dynamische en lerende medewerkers. Kunnen en willen leren, ontwikkelen en groeien moeten deel uitmaken van het DNA van BJB Ter Loke Medewerkersbegeleiding We stellen een werkgroep samen om een ontwerpkader op te stellen rond medewerkersbegeleiding Pedagogische profiel Omdat ons pedagogisch profiel aan een update toe is, beslissen we om hiervoor een werkgroep op te richten. In de loop van 2019 zal deze werkgroep een ontwerp maken voor een nieuw pedagogisch profiel Jaarlijkse bevraging cliëntenfeedback De jaarlijkse bevraging heeft als thema inspraak en participatie van ouders bij kinderen in verblijf. Door onze jaarlijkse bevraging creëren we een klimaat rond bevragen van cliëntenfeedback Inspinazie Samen met het CIG organiseren we een voormiddag rond het thema stress en burn-out. Naast een theoretische uiteenzetting en nabespreking is er het improvisatietheater Inspinazie. De improviserende acteurs slagen erin een ernstig verhaal bijzonder herkenbaar en ludiek te brengen. Zorg dat je dijk stevig genoeg blijft om het botsende en hevige water dat we soms doormaken op te vangen door voldoende rustmomenten in te bouwen.

14 NOTA blz. 14/ Office 365 We maken afspraken rond het gebruik van onze teamsite BJB op SharePoint. Teams krijgen hier de mogelijkheid om al hun documenten te verzamelen zodat medewerkers deze kunnen raadplegen en gebruiken vanop elke locatie. We werken verder aan de ontwikkeling van onze teamsite Gezin1Plan Zowel in De Trefplaats als in de Voor- en Noorderkempen zetten we onze schouders mee onder dit dossier en nemen medewerkers deel aan deze samenwerkingsverbanden De Metgezel N.a.v. de omzendbrief i.v.m. werf 3: actieplan jongvolwassenen, beslissen we om mee te stappen in dit traject en een dossier in te dienen. We gaan een partnerschap aan met Cirkant, MPI Oosterlo, De Waaiburg en CAW De Kempen. Samen met Cirkant geven we 4 modules vorm in De Metgezel, dewelke opgestart worden in januari Interne audit ingroeitrajecten We voeren een interne audit uit rond ingroeitrajecten. We bekijken zowel de aanwezigheid van als de vorm van ingroeitrajecten. We bevragen nieuwe medewerkers over hoe ze het ingroeitraject binnen BJB Ter Loke ervaren hebben. We gaan verder aan de slag met de conclusies van deze audit en koesteren o.a. de opmerking dat BJB Ter Loke nieuwe medewerkers een warm onthaal biedt Charter vertrouwenspersoon We ondertekenen het charter vertrouwenspersoon (initiatief van IROJ) en gaan hiermee aan de slag. We zetten in op het onder de aandacht te brengen van de mogelijkheden i.v.m. een vertrouwenspersoon en volgen dit mee op SOS We blijven inzetten op de implementatie SOS in onze organisatie én daarbuiten. Zo organiseren we in oktober 2018 voor een 2de keer ontmoetingsdagen voor contextbegeleiders én verwijzers, deze keer rond het thema netwerk en hoe Family Finding daartoe inspirerend kan zijn. Binnen Ter Loke maken we een jaarlijks activiteitenverslag hetgeen terug te vinden is op onze website. In een apart katern van BJB Ter Loke kan je nog meer zaken terugvinden die we onthouden van 2018.

15 NOTA blz. 15/22 6. Zelfevaluatie op basis van zelfevaluatieschalen De zelfevaluatie op basis van de zelfevaluatieschalen werd in 2 delen uitgevoerd. Tijdens het BOS van december 2018 en januari 2019 werd het domein gebruikersresultaten geëvalueerd. De evaluatie van de andere domeinen werd in maart 2019 uitgevoerd door de directeur BJB, de coördinator BJB, de stafmedewerker van De Stek, de verantwoordelijke van t Vlierke en de medewerker kwaliteitszorg. ZELFEVALUATIE Kwaliteitszorg Organisatie en visie Betrokkenheid Methodieken en instrumenten Verbetertraject Kernprocessen Onthaal van de gebruiker Doelstellingen en handelingsplan Afsluiting en nazorg Pedagogisch profiel Dossier-beheer Gebruikersresultaten Klachtenbehandeling Gebruikerstevredenheid Effect van de hulpverlening Medewerkersresultaten Personeelstevredenheid Indicatoren en kengetallen Samenlevingsresultaten Waardering strategische partners Maatschappelijke opdrachten/tendensen

16 6.1. Kwaliteitszorg NOTA blz. 16/22 Organisatie en visie: Groeiniveau 3 We behouden het niveau 3 en de 1 ste indicatoren van niveau 4 nl de organisatie evalueert systematisch de kwaliteitszorg en stuurt ze bij. Dit doen we o.a. door het uitvoeren van de zelfevaluatie op verschillende niveaus. Evaluatie en bijsturing van de kwaliteitszorg zit ook omvat in het groeiplan BJB TL 2020 waar we de verschillende clusterbeleidsplannen aan koppelen. We vertrekken niet voldoende van een synthese om ook de andere indicator van niveau 4 toe te kennen Betrokkenheid: Groeiniveau 3 We behouden het niveau 3. Als sector BJB zijn we nauw betrokken bij het En Route traject dat lopende is binnen vzw Ter Loke. De Raad van Bestuur is nauw betrokken bij dit traject. We kennen onszelf niveau 4 niet toe omdat we hoewel we externen wel betrekken bij onze organisatie, we ze niet zozeer betrekken bij de wijze waarop we beleid voeren. Methodieken en instrumenten: Groeiniveau 4 We verhogen het niveau van 3 naar 4 en kennen onszelf ook de 1ste indicator van niveau 5 toe. Zo hebben we in 2018 nog een aanpassing gedaan aan de procedure rond zelfevaluatie. We doen clusterevaluaties en leren daarbij van elkaar. Onze interne audit van 2018 had als onderwerp ingroeitrajecten. De methode/instrument voor de jaarlijkse interne audit wordt telkens afgestemd op het onderwerp. Verbetertraject: Groeiniveau 2 We behouden het niveau 2 en kennen onszelf ook de 3 de indicator van niveau 3 toe. Alles wat we gedaan hebben in het kader van TL 2020 is gebaseerd op het overlopen van de verschillende domeinen. Hoewel we steeds stil staan bij de verschillende verbetertrajecten, zijn deze niet altijd SMART gedefinieerd waardoor we onszelf niveau 3 niet kunnen toekennen. We kennen onszelf ook de 1 ste en 2 de indicator van niveau 4 toe. De 3 de indicator van dit niveau kennen we onszelf niet toe omdat we verbetertrajecten niet altijd systematisch mee opnemen in het kwaliteitshandboek. Zo is er bv een agressiebeleid op sectorniveau, maar het specifieke clusterbeleid omtrent agressie is niet opgenomen in het kwaliteitshandboek Kwaliteitsplanning rond kwaliteitszorg: we streven op korte termijn niet naar het behalen van de andere indicatoren Kernprocessen Onthaal van de gebruiker: Groeiniveau 4 We kennen onszelf niveau 4 toe vermits we telkens de situatie zich voordoet, de procedure bekijken en aanpassen waar nodig/wenselijk. Doelstellingen en handelingsplan: Groeiniveau 3 We behouden niveau 3 en kennen onszelf de 1 ste indicator van niveau 4 toe. Telkens de situatie zich voordoet, bekijken we de procedure en passen deze aan waar nodig/wenselijk. Afsluiting en nazorg: Groeiniveau 3 We behouden het niveau 3 en kennen onszelf de 1 ste indicator van niveau 4 toe vermits we telkens de situatie zich voordoet, de procedure bekijken en aanpassen waar nodig/wenselijk. Wat betreft de werking binnen de samenwerkingsverbanden, volgen we de afspraken die gelden binnen het samenwerkingsverband.

17 NOTA blz. 17/22 Pedagogisch profiel: Groeiniveau 2 We behouden niveau 2. Het behalen van de indicator de hulpverlening betrekt het directe sociale netwerk actief in het hulpverleningstraject van de gebruiker hebben we naar aanleiding van de vorige zelfevaluatie opgenomen in het sectorbeleidsplan In de loop van 2018 hebben we hiervoor een indicator bepaald nl We bevragen en inspireren elkaar tijdens een jaarlijks geagendeerde bespreking met stafteam i.v.m. inzetten op netwerkbegeleiding/versterking. Deze indicator zal in het najaar van 2019 geëvalueerd worden. We zetten vanuit de organisatie sterk in op Family Finding hetgeen specifiek gericht is op het betrekken van het directe sociale netwerk. Het werken hierrond komt ook aan bod in verschillende clusterbeleidsplannen. We kennen onszelf ook de 1 ste en 3 de indicator van niveau 4 toe. Telkens de situatie zich voordoet bekijken we de procedure en passen aan waar nodig/wenselijk. Binnen BJB Ter Loke zetten we systematisch krachtig in op cliëntenfeedback. In de loop van 2018 brachten we de vertrouwenspersoon nog eens onder de aandacht en ondertekenden we de engagementsverklaring van het IROJ om hier verder aan te werken. Hoewel we al veel doen rond het vorm geven aan de visie op hulpverlening vanuit minimaal de gebruikers-, medewerkers- en samenlevingsresultaten (we gaan actief aan de slag met wachtlijstbeheer, we stappen mee in De Metgezel, zetten in op tienerpooiers, werken vanuit de kwaliteitsdriehoek i.v.m. zorg voor cliënt-medewerkers-organisatie), kennen we onszelf de 1 ste indicator van niveau 5 nog niet toe. Gebruikersdossier: Groeiniveau 3 We behouden het niveau 3 en kennen onszelf de 1 ste indicator van niveau 4 toe vermits we telkens de situatie zich voordoet de procedure bekijken en aanpassen waar nodig/wenselijk. Zo hebben we in de loop van 2018 onze procedure i.v.m. gebruikersdossier nog grondig onder de loep genomen n.a.v. een vraag tot inzage van een ex-cliënt. Kwaliteitsplanning rond kernprocessen: We streven in de loop van 2019 naar het behalen van niveau 3 i.v.m. pedagogisch profiel. Dit doen we door een evaluatie van de opgestelde indicator i.v.m. actief betrekken van het directe sociale netwerk in het hulpverleningstraject van de gebruiker. In de loop van 2019 werken we in de daarvoor opgerichte werkgroep aan een nieuw pedagogisch profiel uit en bespreken dit tijdens het beleidsoverleg. Ook op vzw niveau wordt er volop gewerkt aan een nieuwe visie Gebruikersresultaten Klachtenbehandeling: Groeiniveau 3 We behouden niveau 3 en kennen onszelf de 1 ste en 2 de indicator van niveau 4 toe. De klachten die we ontvangen worden zo goed als altijd voldoende behandeld in stap 1 van de klachtenprocedure en dit is ook terug te vinden in de verslagen van de teamvergaderingen. Tijdens de teamvergadering wordt er verder ook bekeken of het proces goed is verlopen en wat er eventueel beter kan. We vragen ook aan onze cliënten of ze tevreden zijn met hoe hun klacht behandeld werd en gaan aan de slag met de bekomen feedback. Gebruikerstevredenheid over hulpverleningsprocessen, hulpuitvoering, over inspraak en participatie: Groeiniveau 3 We behouden het niveau 3 en de 2 indicatoren van niveau 4 nl de organisatie evalueert systematisch de instrumenten van de gebruikerstevredenheid en de evaluatie gebeurt met inspraak van de gebruikers. Voor de jaarlijkse bevraging in het kader van cliëntenfeedback bekijken we telkens wat het beste instrument is, afhankelijk van het gekozen thema. We brengen cliënten en/of hun context samen om de bevraging inhoudelijk mee vorm te geven.

18 NOTA blz. 18/22 Effect van de hulpverlening: Groeiniveau 3 We behouden het niveau 3. We vinden de omschrijving van SMART geformuleerde indicatoren wat gedateerd en vinden het ook niet erg dat dit niet altijd zo is. In het oplossingsgericht denken staat SMART geformuleerd niet centraal. Het participeren aan wetenschappelijk onderzoek doen we door deel te nemen aan bevragingen online, mee te werken aan eindwerken ed. We gebruiken veel literatuur allerhande om de hulpverlening te optimaliseren. We stellen vast dat we ook voldoen aan de 1 ste indicator van niveau 4 omdat we in elke begeleiding evalueren hoe de hulpverlening verlopen is en bijsturen waar nodig. We voegen de 3 de indicator van niveau 4 niet toe want hoewel we wel cijfermateriaal gebruiken, doen we dit niet systematisch. Kwaliteitsplanning rond gebruikersresultaten: We voeren ook in 2019 een jaarlijkse bevraging uit i.v.m. cliëntenfeedback. We streven op korte termijn niet naar het behalen van de andere indicatoren Medewerkersresultaten Personeelstevredenheid: Groeiniveau 3 We behouden niveau 3 en kennen onszelf de 3 de indicator van niveau 4 toe. We kennen onszelf ook de 1 ste en 2 de indicator van niveau 5 toe. We voeren een 5- jaarlijkse risicobeheersingsanalyse uit en werken daarop voort. We werken actief rond werken aan werkvermogen. We gaan aan de slag met zaken die gemeld/besproken worden tijdens teamvergaderingen (ze worden bv verschuivingen binnen het uren/takenpakket steeds besproken). Onze tevredenheidsmeting WES-P (Wellbeing Employee Survey Provikmo) is wetenschappelijk onderbouwd en wordt uitgevoerd door externen. We hebben geen uitgeschreven beleid rond personeelstevredenheid. Indicatoren en kengetallen: Groeiniveau 3 (objectieve personeelsgegevens) We behouden het niveau 3 en de 1 ste en 2 de indicator van niveau 4. Zo voeren we tijdens de ondernemingsraad de bespreking i.v.m. plusuren en bekijken we het ziekteverzuim. Kwaliteitsplanning rond medewerkersresultaten: Door het opnemen van een nieuwe functie in onze organisatie nl coördinator Personeel en Ontwikkeling, willen we vanaf medio 2019 inzetten op het behalen van niveau 4 i.v.m. indicatoren en kengetallen. Inzake personeelstevredenheid streven we op korte termijn niet naar het behalen van een hoger groeiniveau Samenlevingsresultaten Waardering strategische partners: Groeiniveau 2 We behouden het niveau 2 en kennen onszelf de 1 ste indicator van niveau 5 toe. We hebben jaarlijks overleg met verwijzers. We maken deel uit van een werkgroep om de wachtlijstproblematiek te bekijken. We werken samen met Cirkant i.v.m. De Metgezel. Onze stafmedewerker binnen het samenwerkingsverband Voor- en Noorderkempen wordt bevraagd i.v.m. haar rol. We organiseerden ontmoetingsdagen samen met consulenten. We streven naar een voortdurende verbetering en zetten hier ook voortdurend op in. We doen dit echter niet vanuit een specifieke doelstelling. We blijven hier aandacht voor hebben maar doen dit niet vanuit een systematisch gegeven. We trekken ook hier de parallel cfr cliënten en medewerkers.

19 NOTA blz. 19/22 Maatschappelijke opdracht en Maatschappelijke tendensen Groeiniveau 5 We kennen onszelf niveau 4 toe. Het werken in En Route heeft tot een aanpassing van de werking van de bestuursorganen geleid. We kennen onszelf ook niveau 5 toe. Zo werken we samen met Cirkant en de Waaiburg en maken we deel uit van het Antwerps Partnerschap voor Vorming in Training waarmee we concrete plannen hebben voor We namen met 3 teams deel aan de Dag van de Zorg o.a. om aan buitenstaanders het hoe en waarom van een voorziening BJB te tonen. Medewerkers doen aan coaching binnen een CLB team. Collega s stelden tijdens een internationaal congres (SOS congres in Nederland) ons implementatieproces voor. Op provinciaal niveau wordt aan ons PH team gevraagd hoe wij dit realiseren samen met de 2 andere organisaties. Kwaliteitsplanning rond samenlevingsresultaten: We streven niet naar het behalen van andere indicatoren. We willen blijven inzetten op het innovatieve en het huidige niveau consolideren!

20 NOTA blz. 20/22 7. Signaallijst Onze medewerkers ondervinden knelpunten, tekorten en frustraties bij het werken in de hulpverlening. We gaan zelf actief aan de slag om de samenwerking met de verschillende partners te verbeteren. Desondanks vinden we het ook onze opdracht om deze signalen door te geven aan de bevoegde instanties. Geen nieuwe maar wel een uiterst belangrijke: de ellenlange wachtlijsten in psychiatrische hulp, bij voorzieningen, voor contextbegeleiding, bij gemeenschapsinstellingen, - Dit belemmert de samenwerking met andere hulpverleners en leidt tot moeilijke doorstroming - Jongeren met complexe problematieken (psychische, mentale, multiproblematiek) moeten door ons opgevangen worden maar we hebben hiervoor niet de juiste expertise in huis - Jeugdrechtbank spreekt iets uit maar kan dit niet waarmaken. Er zijn weinig plaatsen voor kinderen binnen pleegzorg waardoor er lange wachtlijsten zijn. Is er vanuit pleegzorg voldoende ondersteuning voor de gezinnen? Crisisopvang is een pleister op een open wonde. Er is geïnvesteerd in extra crisisplaatsen maar zouden we niet beter investeren in de zorg dat er geen crisisopvang nodig is - er zou iets anders moeten zijn. Cliënten gaan vaak van crisis naar crisis omdat er nergens plaats is. Het duurt lang voor ze een echt toekomstperspectief krijgen waarmee ze aan de slag kunnen. Bij crisisopvang hebben de jongeren geen contactpersoon hetgeen leidt tot onvoldoende zorg naar een jongere in crisis. We ondervinden problemen/drempels in de samenwerking met en de toegankelijkheid tot psychiatrie. Cliënten dreigen door de mazen van het net te vallen hetgeen hen het vertrouwen in de hulpverlening doet verliezen. We blijven botsen op een gebrek aan (personele) middelen. We doen ons best met de middelen die we hebben maar geraken soms gefrustreerd omdat we het gevoel hebben niet genoeg te kunnen doen. Administratie hoort erbij, maar Eén Gezin 1 Plan laat zien dat het ook korter en beknopter kan. Moeilijke systemen die niet (goed) werken zoals Binc en Insisto vragen veel tijd en energie. We ondervinden de gevolgen van de hoge caseload bij SD en OCJ. Bereikbaarheid van consulenten, discontinuïteit bij consulenten, het zorgt ervoor dat heel wat gezinnen consulent moe zijn hetgeen frustraties oplevert bij zowel de gezinnen, de begeleiders alsook de consulenten zelf. De administratie van het parket laat op zich wachten (aankomen beschikkingen) en het gerechtelijk apparaat werkt traag. Bij een afspraak in de rechtbank moet je wel erg lang wachten (3 uur!). Jeugdrechters kunnen ouders aanspreken op hun verantwoordelijkheden maar kunnen geen sancties/voorwaarden opleggen naar ouders toe. Dit leidt tot situaties waarbij de jongere een maatregel krijgt ipv de ouders (bv contactverbod voor de jongere naar de ouders toe in geval van misbruik). Dit is moeilijk uit te leggen aan de jongere. De samenwerking met de politie verloopt niet altijd even vlot. Bij jongeren die een feit plegen is de ondersteuning van de gemeenschapsinstellingen al eens gebrekkig hetgeen praktische problemen oplevert (bv ontbreken van identiteitskaart). Communicatie met sommige scholen verloopt niet altijd even goed. Scholen lijken sommige jongeren niet te "willen" en schorsen ze dan. Hoewel ze een alternatief moeten voorzien, wordt dit vaak niet gedaan waardoor jongere dan gewoon in de leefgroep zit. We merken dat communicatie via Smartschool goed verloopt maar betreuren dat dit vaak niet gebruikt wordt binnen deeltijds onderwijs. Voor jongvolwassenen is de overgang naar volwassen hulpverlening een zoektocht. Er gaapt een kloof tussen beide. We merken dat de samenwerking met OCMW hierin vaak doorslaggevend is.

21 NOTA blz. 21/22 Constante confrontatie met zware problematieken, hoge werkdruk,... heeft effect op de medewerkers zelf (burn-out,...) waardoor er geregeld wissels zijn binnen de teams. Dit heeft ook op de cliënten een groot effect. Het grote onduidelijke hulpverleningslandschap waar zeker mensen die hier niet in thuis zijn, onmogelijk een goede weg in kunnen vinden. Zo is er o.a. 'Eén gezin, één plan' waarvan de werking in de verschillende regio's geheel anders blijkt te zijn (nl. criteria om al dan niet op te starten sommige gezinnen hebben pech dat ze niet in de juiste gemeente wonen) - aanbod van verschillende voorzieningen dat onvoldoende zichtbaar is - enz... Integrale jeugdhulp: rol aanmelder, wie doet wat. Soms is het steeds verschuiven naar andere hulpverlening, maar wat kan je zelf nog doen? In modules denken vernauwt, en zet denkproces soms stil (doorschuiven). Door de vele verschillende partijen (JRB, CLB, voorziening, andere voorziening,...) zien cliënten door de bomen het bos niet meer. De cliënt wordt van hier naar daar gestuurd waardoor het vertrouwen weg ebt. Veel breuklijnen in continuïteit van zorg! Jongeren weten vaak niet waar ze aan toe zijn hetgeen voor frustratie zorgt. Een jongere in een voorziening ondervindt wel wat beperkingen t.o.v. een jongeren in een thuissituatie. Ze moeten meer keuzes maken i.v.m. geld en tijd. Er wordt veel van hen verwacht. Het zou fijn zijn als jongeren eens gewoon even hier mogen zijn, voldoende tijd krijgen om na te denken. De druk van de wachtlijst leidt ertoe dat er een snelle overgang moet zijn tussen overleven en leven. Door onveiligheid thuis worden kind/jongere in verblijf geplaatst, maar ook in leefgroepen is er onveiligheid. We merken nog steeds een eenzijdige beeldvorming in de media. Er is veel onwetendheid over onze doelgroep. Tekort aan time-out achtige projecten in de regio, daginvullingsopdrachten die laagdrempelig genoeg zijn.

22 NOTA blz. 22/22 8. Besluit Aan het einde van dit verslag kijken we tevreden terug op een zeer boeiend en uitdagend jaar. Enerzijds zijn we trots op de stappen die we gezet hebben om de kwaliteitszorg vorm te geven op een manier zoals we het willen: bruikbaar, gedragen en niet omdat het moet, maar omdat we het willen. De kwaliteitszorg is sinds enkele jaren structureel verankerd in de werking van de BJB van Ter Loke. Het werken aan kwaliteitszorg is voor ons geen losstaand item. Het is een op vele plaatsen en vele vergaderingen terugkerende evidentie. We blijven echter kiezen voor het vrijstellen van een aantal uren voor kwaliteitszorg in de functie van coördinator. Zijn opdrachten rond kwaliteitszorg blijven grotendeels overgeheveld naar de functie medewerker kwaliteitszorg. We hopen hierdoor de kwaliteitszorg in onze organisatie de plaats en het belang te kunnen blijven geven die het verdient. Anderzijds zijn we fier op het werk dat onze medewerkers dag na dag geleverd hebben. We zien goesting en gedrevenheid op alle niveaus, in de verschillende teams en in de organisatie van BJB Ter Loke. We zien het vele talent en de aanwezige competenties. We zijn gemotiveerd om een positief vervolg te breien aan de werking van BJB Ter Loke. Wat ons dit alles zal brengen in 2019, zullen we u met plezier vertellen in ons volgend kwaliteitsverslag!