EEVOC ORGANISATIESTRUCTUUR

Transcriptie

1 EEVOC ORGANISATIESTRUCTUUR

2 Inhoud BASISSTRUCTUUR EEVOC Inleiding Knelpunten Ambities EEVOC-bestuur VZW EEVOC BESTUUR FUNCTIES BESTUUR Voorzitter: Christiaan Haillez Secretaris: Ann-Marie Hostens Financieel beheerder: Frits Verspille Kernteam WERKGROEPEN Werkgroep Ploegen (verantwoordelijke: Bart Van Leeuwen) Werkgroep Sportief Beleid (verantwoordelijke: Lieselot Van Hijfte) Werkgroep Jeugd (verantwoordelijke: Evelyn Schynkel) Werkgroep Communicatie (verantwoordelijke:???) Werkgroep sponsoring (verantwoordelijke: Bernard Temmerman) Werkgroep Tornooi (verantwoordelijke: Stijn Schippers) Werkgroep Scampiweekend (verantwoordelijke:?) Werkgroep Kaas & Augustijnavond (verantwoordelijke: Evelyn Schynkel) Werkgroep kasacties (verantwoordelijke:?) Werkgroep Nieuwjaarstornooi (verantwoordelijke: Delphine Van de Velde) FUNCTIES WERKGROEPEN Werkgroep verantwoordelijke (namen werden gespecifieerd per werkgroep) Jeugdcoördinator: Henk Van den Herreweghe VOBOGverantwoordelijke: Luc Van Beveren Materiaalverantwoordelijke: Bert Haillez Webmaster: Roger Smagghe Scheidsrechter Markeerder: 1 per ploeg Ploegverantwoordelijke... 8

3 BASISSTRUCTUUR EEVOC 1. Inleiding 1.1. Knelpunten Vastgestelde knelpunten in de werking van het EEVOC-bestuur zijn: Groeiende club en verantwoordelijkheden versus: - kleine kern actievelingen; - groot aantal vrijwilligers (= vrijblijvend); - onduidelijke taakverdeling; - groot aantal ad hoc beslissingen, afspraken en uitvoeringen; - communicatie (extern en intern) gebeurt te weinig op gestructureerde basis; - nood aan beslissingen op korte termijn < > 1 bestuursvergadering / maand Te beperkte opvolging van de goede uitvoering van de afspraken: - beslissen in consensus: in theorie het geval, in praktijk niet; - internetisering : beperkte verantwoordelijkheid (vb. beantwoorden - relatie tussen bestuursleden en betrokken spe(e)l(st)ers Ambities EEVOC-bestuur Het EEVOC-bestuur stelt als ambitie voorop: - eendracht vooruit : streven naar eendracht in het nemen van beslissingen om er na het nemen van een beslissing niet meer op terug te keren; - efficiënter werken; - beter en vooral duidelijker communiceren (intern en extern); - grotere responsabilisering (bestuurs)leden; - mandatering waar nodig en mogelijk; - duidelijkere taakverdeling. 2. VZW EEVOC Oprichting: 2001 Leden: Christiaan Haillez Evelyn Schynkel Bernard Temmerman Jaarlijkse vereisten Algemene vergadering Voorleggen financiële gegevens aan? 3. BESTUUR Taken van bestuur Leiding geven aan de vereniging en vertegenwoordiging ervan bij interne en externe contacten. Opstellen, evalueren en bijstellen van het verenigingsbeleidsplan. Coördineren en delegeren van het verenigingsbeleid en controleren van de uitvoering. Toezicht houden op de naleving van Huishoudelijk reglement (in opmaak) en statuten. Werving en opleiding van aspirant-bestuursleden. Organisatie van werkgroepen rond specifieke topics. Coördinatie van de onder hun verantwoordelijkheid vallende werkgroepen.

4 Opvolgen van de resultaten van de werkgroepen. Goedkeuren resultaten die werkgroepen voorleggen. Opstellen van voortgangsrapportages en jaarverslagen. Leiding geven aan EEVOC. Vertegenwoordigen van EEVOC. Bijwonen vergaderingen Vlaamse en Oost-Vlaamse volleybalbond. Waarborgen continuïteit bestuur en haar beslissingen. Voorbereiden algemene ledenvergadering. AS IS: Christiaan Haillez (voorzitter), Ann-Marie Hostens (secretaris), Frits Verspille (financieel beheerder), Bert Haillez, Evelyn Schynkel, Bernard Temmerman, Lieselot Van Hijfte, Luc Van Beveren en Jan Van Hyfte. TO BE: Kernteam bestaande uit Christiaan Haillez, Ann-marie Hostens, Frits Verspille. De werkgroepverantwoordelijken kunnen op verzoek of op uitnodiging van het kernteam uitgenodigd worden voor specifieke agendapunten. Motivatie: Om ervoor te zorgen dat het bestuur slagkrachtiger kan handelen is een beperkter bestuur, omringd door specialisten noodzakelijk. Het kernbestuur bestaat uit de 3 voornaamste functies namelijk voorzitter, secretaris en financieel beheerder. Deze worden per vergadering bijgestaan door de werkgroepverantwoordelijke die het agendapunt, waar hij/zij voor verantwoordelijk is, voorbereidt en ter bespreking of ter goedkeuring voorlegt aan het bestuur. Frequentie van vergaderen: 1x per maand 4. FUNCTIES BESTUUR 4.1. Voorzitter: Christiaan Haillez Taken van een voorzitter zijn: - voorzitten van bestuursvergaderingen; - voorbereiden van bestuursvergaderingen. - heeft de bevoegdheid om de beraadslaging over een bepaald onderwerp te sluiten; - zorgt voor: - stemming bestuursbesluiten waarbij het oordeel van de voorzitter beslissend is; - een goede taakverdeling en onderlinge vervanging. Hierbij houdt de voorzitter toezicht en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken; - de navolging en de opvolging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten van het bestuur en alle andere regels en bepalingen; - een goede in- en externe vertegenwoordiging van het bestuur en de vereniging (tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen ten behoeve van specifieke aangelegenheden); - onderhoudt interne- en externe contacten (denk aan onderhouden van de contacten met de gemeente en andere verenigingen); - vertegenwoordigt de volleybalvereniging bij de (Vlaamse en Oost-Vlaamse) volleybalbond; - werven van nieuwe bestuursleden; - onderhouden contacten vrijwilligers en leden; - representatieve functie naar buiten toe; - is aanspreekpunt: - binnen het bestuur; - voor leden; - in samenwerking met overige bestuursleden, beleid bepalen en besturen van de vereniging ( sturing ).

5 4.2. Secretaris: Ann-Marie Hostens Taken van de secretaris zijn: - oproepen van bestuursvergaderingen; - notuleren van bestuursvergaderingen; - opstellen van agenda; - verzorgen van post; - verzorgen van verenigingsarchief; - verzorgen van correspondentie; - contact onderhouden met de (Oost-)Vlaamse volleybalbond (vb. aanvragen materiaal), met andere clubs (vb. kalenderwijzigingen) en met de gemeente (vb. subsidiedossier); - aanspreekpunt voor leden vb. voor ondertekenen inschrijvingskaarten en verzekeringspapieren; - in samenwerking met overige bestuursleden, beleid bepalen en besturen van de vereniging Financieel beheerder: Frits Verspille Taken van de financieel beheerder zijn: - opstellen begroting; - opstellen van de jaarrekening; - controle van de kas (en de aankoop van bonnetjes bij de gemeente?); - opstellen van subsidieaanvraag in overleg met de secretaris; - verzorgen financiële administratie vb. opvolgen betalingen lidgeld; - aanwezig bij diverse nevenactiviteiten; - aanspreekpunt voor leden inzake financiële aangelegenheden; - in samenwerking met overige bestuursleden; beleid bepalen en besturen van de vereniging Kernteam De voorzitter, de secretaris en de financieel beheerder vormen het kernteam, het dagelijks bestuur, zeg maar. P.S.: Het dagelijks bestuur is NIET hetzelfde als de raad van bestuur (Art. 21 statuten vzw) 5. WERKGROEPEN Voor elke werkgroep wordt een verantwoordelijke aangeduid. Dit betekent niet dat die verantwoordelijke alle acties, zoals beschreven in onderstaande werkdomeinen, dient uit te voeren. Wel behoort het tot zijn bevoegdheid om de leden van de werkgroep aan te sturen en al het mogelijke en nodige te doen om tot een beslissing te kunnen komen Werkgroep Ploegen (verantwoordelijke: Bart Van Leeuwen) - vaststellen van de ploegindeling voor volgend seizoen; - vaststellen in samenspraak met de jeugdcoördinator van de bekerploegen; - op zoek gaan naar nieuwe spe(e)l(st)ers en trainers naar noodzaak voor het volgende seizoen; - begeleiding/opleiding van de jeugdtrainers Werkgroep Sportief Beleid (verantwoordelijke: Lieselot Van Hijfte)

6 - opstellen van het uurrooster in de sporthal bij aanvang van het seizoen; - bijwonen van de kalendervergaderingen georganiseerd door het KOVV; - opvolgen kalenderwijzigingen; - organiseren van een markeerders- en scheidsrechtercursus 2 maal per seizoen; - zorgen voor voldoende markeerders, scheidsrechters, bonnetjesverkoop, tombola, bij elke thuismatch; - doorbellen uitslag na iedere thuismatch en opsturen wedstrijdbladen; - opvolgen van het materiaal nodig voor het spelen van thuiswedstrijden en trainingen Werkgroep Jeugd (verantwoordelijke: Evelyn Schynkel) - coördineren organisatie jeugdstage; - coördineren organisatie preminiementornooien; - opvolgen van jeugdploegen in samenwerking met de jeugdcoördinator; - coördinatie van de jeugdtrainers in functie van de administratieve ondersteuning; - opvolging Multimove project van de Vlaamse regering Werkgroep Communicatie (verantwoordelijke: Luc Van Beveren) - het op structurele wijze adviseren van alle werkgroepen en het bestuur aangaande de te voeren externe en interne communicatie (huisstijl, vertalingen ); - het leggen van contacten met de pers; - het coördineren van de publicaties op de website; - het coördineren van de opmaak van het clubblad; - het opmaken van een onthaalpakket voor nieuwe spe(e)l(st)ers; - het extern communiceren over de acties in het bestuur; - het beantwoorden van het algemene adres bestuur@eevoc.be Werkgroep sponsoring (verantwoordelijke: Bernard Temmerman) Het werkdomeinen van de groep is: - opmaken van een sponsordossier voor geïnteresseerden; - aanspreken van potentiële sponsors; - opvolgen van de goede uitvoering van het sponsorbeleid (melding op website, opvolging contracten, ); - organiseren sponsoravonden Werkgroep Tornooi (verantwoordelijke: Stijn Schippers) - coördinatie van het internationaal volleybaltornooi en aanverwante nevenactiviteiten; - alle acties nodig voor de organisatie van het internationaal volleybaltornooi (voorbereiding, tijdens het tornooi, nadien) Werkgroep Scampiweekend (verantwoordelijke: Hendrik Van de Velde) - coördinatie van het scampiweekend.

7 5.8. Werkgroep Kaas & Augustijnavond (verantwoordelijke: Evelyn Schynkel) - coördinatie van de kaas & augustijnavond Werkgroep kasacties (verantwoordelijke:?) - coördinatie van kasacties; - organiseren van de huis aan huis verkoop Werkgroep Nieuwjaarstornooi (verantwoordelijke: Delphine Van de Velde) - organisatie van een recreatief volleybaltornooi in de kerstvakantie voor alle leden en sympathisanten (uitnodigingen, verdeling ploegen, organisatie op de dag zelf, voorzien van eten, afsluiten verzekering, reserveren zaal ) - organisatie van een nieuwjaarsreceptie in de kerstvakantie voor alle leden en sympathisanten (hapjes en drank, reserveren zaal ). 6. FUNCTIES WERKGROEPEN 6.1. Werkgroep verantwoordelijke (namen werden gespecifieerd per werkgroep) De taken van een werkgroepverantwoordelijke zijn: - leiding over de werkgroepvergaderingen; - de werkdomeinen binnen de groep coördineren (niet de bedoeling dat de werkgroepverantwoordelijke alles zelf doet maar ervoor zorgt dat iedereen zijn werk doet); - rapporteren over de vooruitgang van de werkdomeinen op vaste tijdstippen aan het bestuur; - aanspreekpunt over de werkdomeinen t.o.v. de leden en externen Jeugdcoördinator:??? Taken van de jeugdcoördinator zijn: - stuurt de jeugdtrainers aan; - volgt de teamsamenstellingen van de jeugdploegen op; - verzorgt interne opleidingen voor jeugdtrainers; - informeert geïnteresseerden over relevante (externe) activiteiten voor jeugdspe(e)l(st)ers en trainers VOBOGverantwoordelijke: Luc Van Beveren Taken van de VOBOGverantwoordelijke zijn: - bindingsfiguur tussen de VOBOG en het bestuur;

8 - bindingsfiguur tussen de VOBOG en de jeugd- en seniorenploegen; - coördinatie invulling trainingsuren VOBOG; - coördinatie van de VOBOGkalender Materiaalverantwoordelijke: Bert Haillez Taken van de materiaalverantwoordelijke zijn: - inventaris en onderhoud van de materiaalkast in de sporthal bv wedstrijdformulieren, fluitjes, tape, wisselbordjes; - inventaris en controle van het gebruik van de ballenkast; - alle thuisweekends voorzien van water; - controle/coördinatie van het gebruik van materiaal tijdens de thuisweekends Webmaster: Roger Smagghe Taken van de webmaster zijn: - verantwoordelijk voor het uitbouwen en up-to-date houden van de website; - aanspreekpunt van alle leden voor het verspreiden van clubinformatie Scheidsrechter - Officiële scheidsrechters (1 per seniorenploeg) - Thuisscheidsrechters (1 per jeugdploeg vanaf niveau scholieren) - Vrije scheidsrechters (1 per jeugdploeg) 6.7. Markeerder: 1 per ploeg - Verantwoordelijk voor het invullen van het markeerdersblad tijdens de wedstrijd. - Verantwoordelijk voor het klaar maken van het blad 30min voor aanvang van de wedstrijd Ploegverantwoordelijke Taken van de ploegverantwoordelijke zijn o.a.: - organisatie van de uitwedstrijden bv. vervoer, truitjes, ; - ondersteuning bij de thuiswedstrijden: invullen van het wedstrijdblad, helpen opzetten van het terrein, materiaalcontrole, ; - aanspreekpunt van de spe(e)l(st)ers, de trainer of andere ouders indien er problemen zijn; - contactpersoon voor het bestuur.