Vzw Herenbasket Zonhoven Organigram & Functiebeschrijving

Transcriptie

1 Inleiding Bedoeling van dit document is om inzicht te geven in de structuur van Herenbasket Zonhoven, de functies binnen de club en waar die zich situeren in de structuur. De structuur en de functies zorgen ervoor dat de club als organisatie kan werken, en dat de voorwaarden worden ingevuld die het mogelijk maken dat de kerntaak van de club het geven van een kwaliteitsvolle basketbal opleiding kan uitgevoerd worden. Merk op, 1 persoon kan verschillende functies opnemen, en dit kan veranderen van seizoen tot seizoen. Organigram Onafhankelijk advies en voorstellen i.v.m. sportieve kwesties. Algemene Vergadering Bestuur Algemeen beleid. Doelstellingen formuleren en communiceren: - Clubwerking - Financiële doelstellingen. - Sportieve doelstellingen Sportief comité Vergadering met ploegverantwoordelijken Jeugdcoördinator HEAD COACH Seniors A HEAD COACH Seniors B Sportieve cel Sportieve doelstellingen omzetten in planning en uitvoering controleren Trainersvergadering HEAD COACH Seniors C JEUGD COACH Juniors JEUGD COACH Kadetten t.e.m. JEUGD COACH Microben Pagina 1 van 7

2 Functies (In alfabetische volgorde). Boekhouder. Registreren van alle financiële bewegingen (via rekening of via kas) in de boekhouding. Maandelijkse controle kas samen met de penningmeester. Maandelijkse rapportering van de toestand van het budget op de bestuursvergadering. Uitschrijven van facturen aan sponsors. Bewaren van alle bewijzen van betalingen (facturen, bonnetjes, ) Jaarlijkse belastingaangifte. Onderhouden van de statuten van de club. Neerleggen van jaarrekeningen en werkende leden bij betrokken instanties. Coach/trainer Hij brengt de sportieve doelstellingen, die in overleg met de sportief coördinator overeengekomen zijn, over naar de spelers. De coach is een van de sleutelpersonen van de club en voert de kerntaak van de club uit, namelijk het opleiden van de spelers. Trainers voldoen aan de vereisten gesteld door de bond. Voor jeugdploegen betekent dit het behaald hebben van een door de VBL erkend trainersdiploma. Trainers die overkomen uit een andere club moeten aantoonbaar positieve resultaten kunnen voorleggen. Het hebben van een diploma betekent : - een zekere vorm van kwaliteit kunnen bieden. - analoge opleiding leidt tot analoge sportieve basisprincipes. Dus een lijn. Een diploma is echter geen garantie, vandaar de noodzaak om positieve resultaten te kunnen voorleggen. Dit kan uit van alles bestaan : een stand in een klassement, maar ook positieve feedback van ouders. Trainers volgen de sportieve doelstellingen van de leeftijdscategorie van hun ploeg. Hiervan afwijken betekent dat de volgende trainer weer moet bijsturen, waardoor er een achterstand op de te behalen sportieve doelstellingen ontstaat. Als iedere trainer ideeën wil realiseren die niet conform de sportieve doelstellingen zijn, kan je er vanuit gaan dat de sportieve vooruitgang per leeftijdscategorie vermindert met minstens 25 % ten opzichte van het wel volgen van de doelstellingen. Trainers moeten, indien ernaar gevraagd wordt, een trainingsschema kunnen voorleggen. Trainer blijft steeds op de hoogte waar de spelersuitrusting is alsook waar de tweede speluitrusting is. Indien nodig zorgt hij zelf voor vervanging binnen de bestaande groep trainers en/of gediplomeerden. Effectief lid. Heeft zich geëngageerd om mee te denken en advies te geven in verband met ideeën, knelpunten, SWOT-oefeningen, in verband met de club. Alle bestuursleden zijn per definitie effectief lid. Volgens de statuten van Herenbasket Zonhoven zijn enkel de effectieve leden stemgerechtigd op de Algemene Vergadering van de club. De lijst van effectieve leden wordt dan ook neergelegd bij de rechtbank van koophandel (de club is een vzw). Pagina 2 van 7

3 Eindredactie van het clubblad Peptalk & website. Peptalk : - Ervoor zorgen dat er artikelen en matchverslagen zijn voor de Peptalk. - Schrijven redactioneel. - Samenstellen Peptalk en via mail versturen naar leden. - Peptalk op website laten zetten. - Ervoor zorgen dat er een aantal papieren exemplaren beschikbaar zijn in de sporthal. Website : - Over waken dat inhoud volledig en correct is. - Aansturen webmaster. Interne en externe communicatie. VERTROUWENSPERSOON behandeling van interne problemen als die zich voordoen. Voor ploeginterne problemen gebeurt dat in principe pas nadat de betrokken ploegverantwoordelijke eerst zelf geprobeerd heeft het probleem op te lossen. Onderhandelen en afspraken maken met nieuwe coaches. Initiatie en begeleiding van de gesprekken die leiden tot de aanduiding van wie welke ploeg op zich neemt. Dit gebeurt in overleg met coaches, sportief comité en bestuur. Waar nodig gebeurt dit overleg ook met de betrokken spelers. Externe communicatie voor zover nodig. Lid sportief comité Het sportief comité is een adviesorgaan. Het beantwoordt vragen vanwege het dagelijks bestuur m.b.t. : - aanstelling coaches - bijsturingen aan de te volgen sportieve lijnen. - al dan niet externe spelers? - aandachtspunten ten aanzien van de jeugdopleiding - Daarnaast treedt het comité ook proactief op als nodig (bij problemen, opportuniteiten, ). Mee onderhandelen en afspraken maken met nieuwe coaches. Organisatie van de club-scheidsrechters. Ervoor zorgen dat op de wedstrijden van microben en benjamins (eventueel pupillen) 1 of 2 van onze club-scheidsrechters aanwezig zijn. Als er geen specifieke club-scheidsrechters zijn; opstellen van een overzicht welke cadetten tot en met senioren welke wedstrijd moeten fluiten. Dat gebeurt 2 keer per jaar, bij het begin van het seizoen en bij het begin van de tweede ronde. Spelers hierover informeren, en opvolgen dat er inderdaad scheidsrechters aanwezig zijn tijdens de betrokken wedstrijden. Pagina 3 van 7

4 Penningmeester. Zorgen dat er een kas aanwezig is op die activiteiten waar dat nodig is. Controle en documenteren van alle bewegingen in de kas. Maandelijkse controle van de kas met de boekhouder. Afrekenen betaling scheidsrechters met de cafétaria. Bijwonen bestuursvergaderingen. Ploegverantwoordelijke Houdt toezicht op de blijvende goede praktische werking van de ploeg : - In orde brengen van de tafel voor de wedstrijd. - Ervoor zorgen dat wedstrijdformulier voor de wedstrijd ingevuld wordt - Aanwezigheid tafelfunctionarissen. - Ervoor zorgen dat het wedstrijdformulier na de wedstrijd wordt gedeponeerd in het daartoe bestemde bakje bij de zaalwachter. - Tafel opruimen indien er geen andere ploeg van Herenbasket meer speelt. - Houdt toezicht op goede orde in de kleedkamer en bijsturing van de spelers hierin als dat nodig is. - Zorgt voor voldoende vervoer bij uitwedstrijden. Link tussen bestuur en ploeg : - Aanbrengen van aandachtspunten vanuit een jeugdploeg naar het bestuur. - Communiceert aandachtspunten vanuit het bestuur naar de jeugdploeg. - Motiveert ouders/spelers i.f.v. activiteiten. - Adviseert in verband met (bijsturingen aan) jeugdopleiding. - Neemt deel aan de periodieke jeugdvergadering. Eerste aanspreekpunt voor trainer, ouders en spelers wanneer er problemen opduiken of andere. Escalatie van ploeginterne problemen kan pas nadat de ploegverantwoordelijke getracht heeft een oplossing te zoeken. Escalatie gebeurt naar de verantwoordelijke voor externe & interne communicatie. Maakt duidelijke afspraken met trainer waar nodig. Secretaris. Trainerskalender. - Vastleggen trainingskalender rekening houdend met wensen en mogelijkheden van de trainers. Dit gebeurt in overleg met de andere sportclubs, voornamelijk de damesbasket en volleybal Helios. - Doorgeven van trainingskalender naar gemeentebestuur. Ledenbestand. - Registreren van nieuwe leden in het ledenbestand. - Doorgeven nieuwe leden aan bond. - Schrappen van leden bij de bond. - Up-to-date houden van het ledenbestand (spelers, ouders, trainers, scheidsrechters, oud-leden). Versturen informatie naar leden. - Versturen van overschrijvingen en andere informatie : - begeleidende brief - ploegsamenstelling - huishoudelijk reglement. Wedstrijdkalender. Pagina 4 van 7

5 - Op basis van de door de bond voorgelegde wedstrijdkalender : - bepalen van de uren van de thuiswedstrijden - overleg met secretarissen van andere clubs bij problemen met wedstrijdkalender of uren. - informatie mbt kalender/uren doorgeven naar bond. - Na de vastlegging van de initiële kalender, opnemen vragen van andere clubs voor het verplaatsen van wedstrijden. - Als we zelf wedstrijden willen verplaatsen, dit opnemen met de ander club en het resultaat doorgeven naar de bond. Uitslagen thuiswedstrijden tijdig doorsturen naar de bond. Wedstrijdformulieren opsturen. Clubgegevens doorgeven aan de bond. Verslag maken van de bestuursvergaderingen. Reservatie van pleinen en zalen in de sporthal nav allerlei activiteiten (bestuursvergadering, AV, trainersvergaderingen,, basketcafés,, wedstrijden, ). Sportief coördinator De sportief coördinator beheert de basics (eindtermen) voor de leeftijdscategorieën : - Wat moet je als (pre)microbe, benjamin, pupil, onder de knie krijgen? - Wat zijn de spelelementen die over alle ploegen heen terugkomen? De sportieve coördinator pleegt overleg met de jeugdtrainers met betrekking tot de basics. De sportieve coördinator volgt het aanleren van basics op door : - een aantal keren de trainingen van de jeugdploegen op te volgen. - een aantal wedstrijden op te volgen. De sportieve coördinator beheert het evaluatiesysteem voor de spelers. De sportieve coördinator stuurt coaches bij ifv aanpak trainingen, discipline op trainingen, waar nodig. Detectie van jeugdspelers die een leeftijdsgroep hoger kunnen/zouden moeten kunnen spelen. Hiervoor in overleg gaan met betrokken trainers, ouders en bestuur. Cadetten en juniors worden actief geprospecteerd ifv mogelijke inzet bij de senior ploegen. De sportief coördinator stelt de agenda van de trainersvergadering samen en zit de vergadering voor. Tombola. Ervoor zorgen dat er voldoende prijzen zijn voor het houden van een tombola. Prijzen opslaan. Ervoor zorgen dat tombola-stand bemand is. Verantwoordelijke activiteit. Onafhankelijk van over welke activiteit het gaat komen volgende aspecten terug : - Zorgen voor planning van de activiteit : wanneer gaat het door? wanneer moet er gecommuniceerd worden? - Beschrijven van de inhoud van een activiteit als het om een nieuwe gaat. - Begroten van de activiteit als het om een nieuwe gaat. Anders kan er teruggevallen worden op een vorige uitvoering. - Opstellen van werkschema. - Verdelen van werkschema s bij de betrokken ploegen. - Over waken dat het schema tijdig wordt ingevuld. - Contacten leggen met externe leveranciers als nodig (vb. kok ikv eetdag, leverancier pizza s, carwash artikelen, ) - Verzorgen van communicatie rond de activiteit, via brief, in peptalk, - Toelichten stand van zaken tijdens de bestuursvergadering in de aanloop van de activiteit. - Opvolging gang van zaken/coördinatie tijdens de activiteit zelf. - Nabespreking activiteit op de bestuursvergadering. Pagina 5 van 7

6 Verantwoordelijke sponsoring. In gang zetten van de sponsoring ronde aan het einde van het seizoen. Dit gebeurt samen met de sponsoring-cel voor zover die er is. Trekken sponsoring ronde tot iedereen z n werk gedaan heeft. Bijhouden overzicht van wie wat sponsort. Bijwonen bestuursvergaderingen. Verantwoordelijke sportraad. Contactpersoon in de Sportraad: - Werkt mee in de Sportraad bij het opstellen van het sportbeleidsplan en het subsidiereglement. - Verdedigd in de mate van het mogelijke de belangen van de club. Voorzitter. Algemene coördinatie. - Zorgen dat geplande activiteiten opstarten. - Doorverwijzing naar andere functies nav vragen. Voorzitten bestuursvergadering. - Vastleggen agenda + alle input verzamelen en doorsturen. - Voorzitten vergadering. Deelname aan jeugdvergadering. Deelname aan trainersvergadering. Behandelen interne problemen als die zich voordoen. Onderhandelen en afspraken maken met nieuwe coaches. In overleg met coaches en bestuur vastleggen wie welke ploeg op zich neemt. Overleg met betrokken coaches en spelers voor het tot stand komen van A- en C-ploeg. Trekkende rol in initiatieven die betrekking hebben op de hele club. Bv. Basket Pass. Starten budgetronde voor het komende seizoen. Het budget dat hieruit komt is input voor de boekhouder ifv controle tijdens het seizoen. Externe communicatie voor zover nodig. Pagina 6 van 7

7 Matrix functie overlegorgaan Algemene vergadering Bestuur Sportief comité Vergadering ploegverantwoordelijken Sportieve cel Boekhouder Coach Effectief lid Eindredactie Peptalk & website Interne & externe communicatie Lid sportief comité afvaardiging afvaardiging Organisatie van club-scheidsrechters Penningmeester Ploegverantwoordelijke Secretaris Sportief coördinator Tombola Verantwoordelijke activiteit Verantwoordelijke sportraad Voorzitter = steeds verplicht aanwezig (tenzij overmacht) = verplicht aanwezig indien betrokken verantwoordelijksterrein onderwerp van de vergadering is afvaardiging = minstens 1 iemand Opmerking : deze matrix geeft de verplichte aanwezigheden weer. Los daarvan is iedereen die geïnteresseerd is in (aspecten van) de werking van de club steeds van harte welkom!! Pagina 7 van 7