Profielschetsen leden van een regiobestuur

Transcriptie

1 schetsen leden van een regiobestuur Algemeen Van toepassing is het Reglement voor de Regionale Werkgroep en de eigen beleids- en werkplannen van de werkgroep, gedateerd 10 november Daarin is vastgelegd, dat de leden op vrijwillige basis werkzaam zijn in het kader van de Humanistische Uitvaartbegeleiding. s die op regionaal niveau in ieder geval vervuld moeten worden, zijn het dagelijks bestuur door voorzitter, secretaris en penningmeester. Daarnaast kennen de regionale werkgroepen meerdere uit te voeren werkzaamheden, zoals onder meer de intake en begeleiding van nieuwe sprekers, de coördinatie voor de toewijzing van uitvaarten en de kwaliteitsbewaking. Ontwikkeld zijn de profielen voor de leden van het dagelijks bestuur en het profiel voor de intaker. Bij gebleken behoefte kunnen voor de andere genoemde functies ook profielschetsen worden gemaakt. De leden van het dagelijks bestuur zijn lid van het Humanistisch Verbond. * Waar in de tekst hij staat, lezen als hij/zij Handboek Hub, december

2 Voorzitter De voorzitter wordt in functie gekozen door de ledenvergadering van de betreffende regionale werkgroep (artikel 6.1. Samenstelling regiobestuur) en is lid van het dagelijks bestuur. De voorzitter is boegbeeld en spreekbuis van de regionale werkgroep en hij geeft leiding aan de ledenvergadering, het regiobestuur en het vrijwilligersbeleid. Hij voert in overleg met zijn medebestuursleden enkele algemene bestuurstaken uit en is betrokken bij extern overleg en externe contacten. De functie vergt minimaal enkele uren per week. Geeft algemene leiding aan de werkgroep door: Het voorzitten van vergaderingen (van het regiobestuur; ledenvergaderingen); Is samen met de secretaris verantwoordelijk voor het opstellen van agenda's en de controle over de uitvoering van werkplannen en besluiten en voert daartoe geregeld overleg met de overige bestuursleden; Geeft bestuurlijke leiding aan de interne organisatie; Onderhoudt in samenspraak met de overige leden van het bestuur de externe contacten; Onderhoudt contacten met het bestuur van de Stichting Humanistische uitvaartbegeleiding; Heeft de coördinatie van het beleid en de voorbereiding van het beleid; Treedt op bij officiële gelegenheden; Houdt toezicht op de naleving van de reglementen. Belangrijke eigenschappen van de voorzitter van de regionale werkgroep zijn dat hij vergaderingen inhoudelijk goed kan voorbereiden en zakelijk leidt en daarbij goed met mensen kan omgaan. En verder: /activiteiten kunnen verdelen en goed kunnen delegeren; Andere bestuursleden kunnen motiveren en waar nodig helpen; Ideeën, initiatieven, verbeteringen en vernieuwingen van bestuursleden kunnen stimuleren; Zelf initiatieven kunnen nemen. Handboek Hub, december

3 Secretaris De secretaris wordt in functie gekozen door de ledenvergadering van de betreffende regionale werkgroep (artikel 6.1; samenstelling regiobestuur) en is lid van het dagelijks bestuur. De secretaris voert specifieke taken uit omtrent de interne organisatie van de werkgroep en omtrent voorbereiding en uitvoering van vergaderingen en besluitvorming. De functie vergt minimaal enkele uren per week. Verzamelt gegevens voor de agenda en stelt de agenda van de vergadering samen met de voorzitter op; Maakt de verslagen, de actielijsten en de besluitenlijsten van de vergaderingen; Stelt de prioriteiten van de te behandelen agendapunten op; Verzorgt de afhandeling en archivering van in- en uitgaande post; Levert de inhoud van intranet voor de regio; Zet de voorbereiding van het jaarverslag tijdig in gang en verzorgt de eindredactie van het jaarslag in samenwerking met de andere bestuursleden; Regelt tijdig plaats en datum van de ledenvergadering en stelt de agenda en de benodigde stukken op. De secretaris zien we op allerlei lijnen binnen de organisatie van de regionale werkgroep actief: informatief, contact, monitoren, ordenen. Hij durft zelf daarin de nodige initiatieven te nemen. Hij is een verenigingsmens en kent de Statuten van de Stichting Humanistische Uitvaartbegeleiding en het Reglement voor de Regionale Werkgroep. Belangrijke vaardigheden en ervaring: Goed kunnen organiseren (vergaderingen materieel goed kunnen voorbereiden, agenda maken, bijbehorende informatie verzamelen, vergaderplaats organiseren, catering etc.); Kunnen notuleren, zakelijke correspondentie voeren en digitaal de weg weten. Het is verder belangrijk goed op de hoogte zijn van wat er onder de vrijwilligers in de organisatie leeft en alert te zijn op ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligerswerk. Handboek Hub, december

4 Penningmeester De penningmeester wordt in functie gekozen door de ledenvergadering van de regionale werkgroep (artikel 6.1; samenstelling regiobestuur) en is lid van het dagelijks bestuur. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel beleid en het financieel beheer van de werkgroep, waaronder ook eventuele commissies en werkgroepen. Hij maakt deel uit van het landelijk penningmeesteroverleg, waarin wordt samengewerkt met de penningmeester van het bestuur van de Stichting Humanistische Uitvaartbegeleiding. De functie vergt minimaal enkele uren per week. Draagt zorg voor de goede routing van de geldstromen van en binnen de regionale werkgroep en beheert, administreert de geldmiddelen en de eigendommen van de werkgroep en geeft leiding aan het declaratie- en vergoedingensysteem binnen de afdeling; Beschikt over bankrekening(en) en draagt zorg voor een goede, moderne boekhouding online; Brengt regelmatig verslag uit aan het bestuur; Onderhoudt over financiële aangelegenheden contacten met commissies of werkgroepen; Stelt jaarlijks een financieel jaarverslag op en een begroting van het komend jaar. Voorop staat dat de penningmeester plezier in het omgaan met cijfers heeft en zich verbonden voelt met de organisatie. en taak gaan het gemakkelijkst af als de penningmeester een financiële achtergrond heeft met kennis van boekhoud- en betalingsystemen. Hij heeft financieel inzicht en kan zich beleidsmatig, administratief en digitaal goed redden. Handboek Hub, december

5 schets voor intakers Om geschikte kandidaten te vinden die passen binnen het profiel van een spreker bij uitvaarten zijn de volgende vaardigheden door opleiding en/of ervaring verkregen voor de intaker vereist: 1. Een goed beeld hebben van zijn/haar sterke en minder sterke kwaliteiten/vaardigheden; 2. Onbevooroordeeld het gesprek in kunnen gaan (intuïtie is belangrijk maar er wordt verwacht dat hij/zij altijd argumenten aandraagt om deze intuïtie te onderbouwen); 3. Met enthousiasme, doch ook kritisch, kunnen vertellen over de organisatie, de werkgroep, eigen ervaringen en het spreken bij uitvaarten in het bijzonder; 4. In staat zijn gestructureerd alle relevante informatie over de eisen die gesteld worden aan kandidaat sprekers en de regels die er gelden t.a.v. de beginnerscursus + stages, over te brengen; 5. In staat zijn om competentiegerichte vragen (ook binnen het gebied van de privacy), te stellen als het gaat om voor het werk relevante gegevens. Te denken valt aan: motivatie, eigen achtergrond, ervaring, mogelijke aanpak, flexibiliteit, onzekerheid, mogelijk onverwerkte ervaringen, draagkracht, beschikbaarheid, vermogen tot leren, computervaardigheden, schrijf- en spreekvaardigheden, bereikbaarheid, accuratesse, presentatie en representatie; 6. Kandidaten concrete situaties kunnen voorleggen uit het werkveld en de kandidaat daarop laten reageren en deze reactie kunnen wegen; 7. Goed kunnen luisteren en in staat zijn om samen te vatten wat de kandidaat heeft verteld; 8. De regie over het gesprek kunnen voeren; 9. In staat zijn om een goede schriftelijke weergave van het gesprek te maken; 10. In staat zijn om zowel bij een positieve als bij een negatieve beoordeling een kandidaat uiteen te zetten waarom aan de gestelde criteria wel of niet voldaan wordt; Aangezien er in de praktijk de intake door 2 personen wordt gedaan zijn voor beiden onderstaande kwaliteiten vereist: 1. Samen een zo breed mogelijk veld aan vaardigheden bestrijken, elkaar aanvullen, verschillende visies kunnen verwoorden en met elkaar voor- en na kunnen praten. Samenwerking en openheid zijn hierbij van belang om tot een afgewogen oordeel te kunnen komen; 2. In staat zijn om met elkaar goede afspraken te maken over de invulling van en de rolverdeling binnen, het gesprek met de kandidaat. Handboek Hub, december