Achtergronddocument bij Uitvoeringsplan De Nieuwe Afsluitdijk

Transcriptie

1 Achtergronddocument bij Uitvoeringsplan De Nieuwe Afsluitdijk versie 2013 Opsteller: projectbureau De Nieuwe Afsluitdijk Beleef het DNA van Nederland!

2 Achtergronddocument bij Uitvoeringsplan De Nieuwe Afsluitdijk 2013 Opsteller: projectbureau De Nieuwe Afsluitdijk Beleef het DNA van Nederland!

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 2 Terugblik op Organisatie Inleiding Korte toelichting op huidige structuur Het projectbureau Relatie tussen projectbureau en werkgroepen 9 4 Communicatie Externe communicatiestrategie Rijk en Regio Regionaal communicatieplan 11 Inhoudsopgave 5

4

5 1 Inleiding Het uitvoeringsplan 2013 bestaat in feite uit twee delen; het uitvoeringsplan en dit achtergronddocument. In het uitvoeringsdocument is de informatie opgenomen over de inhoudelijke kern van het project De Nieuwe Afsluitdijk. In dit achtergronddocument gaan we in op een aantal management aspecten rondom het project De Nieuwe Afsluitdijk. We geven o.a. een terugblik op de belangrijkste werkzaamheden die in het jaar 2012 zijn uitgevoerd en schetsen de organisatiestructuur. Daarnaast duiden we kort de communicatiestrategie. Hoofdstuk 1 7

6 2 Terugblik op 2012 Het project Afsluitdijk is in 2012 gestart nadat eind 2011 de Ambitieagenda Afsluitdijk was vastgesteld. In 2012 is gewerkt aan de volgende onderwerpen: Opzetten projectbureau en bemensing; de insteek is om met een klein projectbureau te werken. Het projectbureau is nadrukkelijk een instrument van alle deelnemende partners. Werkgroepen houden zich bezig met de inhoudelijke uitwerking van de thema s. Deze werkgroepen zijn sterk gelieerd aan bestaande werkstructuren zoals Energy Valley en Programma Naar een Rijke Waddenzee. De pioniersfase maakt dat werkvormen en procedures moeten worden ontwikkeld of bijgesteld. Opzetten overleg met Rijk over samenwerking; 2011 is besteed aan het wederzijds beïnvloeden van het beleid rondom de Afsluitdijk stond in het teken van het gezamenlijk voorbereiden van de planuitwerkingsfase. De samenwerking krijgt steeds meer vorm en functionaliteit. Voorbeelden zijn de gezamenlijke startbijeenkomst in maart, de ambtelijke afstemming rondom thema s als KRW/Vismigratierivier en het naviduct Kornwerderzand en de gezamenlijke stakeholdersbijeenkomsten. Er is maandelijks een projectteamvergadering van thematrekkers en ambtenaren van het Rijk en de Regio. De projectmanagers van Rijk en Regio hebben om de 6 weken overleg. Opzetten bestuurlijk overleg Rijk en Regio; Jaarlijks is er drie à vier keer een Nationale Stuurgroep Afsluitdijk. Er is voorafgaand aan het overleg met het Rijk veelal nog een Regionale Stuurgroep Afsluitdijk. De gekozen structuur werkt goed en heeft een grote toegevoegde waarde om de diverse processen te verduidelijken en te versoepelen. Addendum; De toezegging door Staatssecretaris Atsma van 20 miljoen voor een Rijksbijdrage Ambities Afsluitdijk was aanleiding om hiervoor een addendum op de Bestuursovereenkomst van december 2011 overeen te komen. Opzetten van een Regionale Commissie Afsluitdijk (RCA); De eerste RCA is gepland voor januari De RCA is een adviescommissie bedoeld voor partners in het project (bedrijven, kennisinstellingen en belangenbehartigers), waarin meningen en adviezen aan de Regionale Stuurgroep geformuleerd kunnen worden. Daarnaast wordt de voortgang van de projecten (mede) bevorderd en wordt de onderlinge samenhang tussen de projecten geborgd. Het is een commissie van bestuurders en directieleden. Tijdens de eerste bijeenkomst wordt de doelstelling van de RCA besproken. 8 Achtergronddocument DNA

7 Opstellen projectplan Duurzame Energie; Ter voorbereiding op het uitvoeringsplan heeft Energy Valley een projectplan Duurzame Energie (DE) opgesteld. Hierin staat beschreven hoe tot de uitvoering van een aantal innovatieve energie projecten op de Afsluitdijk kan worden gekomen. Deze projecten staan centraal in het ontwikkelen van de kraamkamerfunctie van de Afsluitdijk voor duurzame en innovatieve energievormen. Alles is voorbereid om in 2013 te starten met de bouw van de pilot Blue Energy pilot op Breezanddijk. Opstellen projectenboek Recreatie & Toerisme (R&T); Het projectenboek R&T is tot stand gekomen door inbreng van de individuele partners en marktpartijen. Het projectplan was voor de gemeenten Súdwest-Fryslân en Hollands Kroon (Den Oever) aanleiding om integrale ruimtelijke uitwerkingen voor hun grondgebied te maken als ruimtelijk kader voor aangedragen R&T projecten. De samenwerking met Stenden University heeft geleid tot een kwantitatief onderzoek onder bezoekers van de Afsluitdijk. Opstellen projectenboek Havenontwikkeling/Waddenpoort Den Oever; De ontwikkeling van diverse plannen in Den Oever is in 2012 zodanig gegroeid dat er aanleiding is voor de Regionale Stuurgroep Afsluitdijk, dit project te zien als nieuwe en zelfstandige ambitie. Het betreft een project waar naar aanleiding van de waterveiligheidsopgave van de havendijk kansen ontstaan voor een herstructurering van het havengebied Den Oever (ruimtelijke concentratie van werken en ruimte voor recreëren ) en verdere profilering op recreatief toeristisch vlak. Tevens kan koppeling plaatsvinden aan dorpsontwikkeling en duurzaamheidsdoelstellingen. Om de onderlinge samenhang maximaal te versterken kiezen we voor een gebiedsgerichte aanpak (gebiedsontwikkeling). Daarbij past de status van een losse ambitie in plaats van het project onder te brengen onder de andere ambities. Opstellen projectplan Herstel ecologische verbindingen waaronder Vismigratierivier; Het projectplan is tot stand gekomen onder leiding van Programma Naar een Rijke Waddenzee. Het meest in het oog springende onderdeel vormt de Vismigratierivier. De Vismigratierivier is in 2012 in technisch en ecologisch functioneel opzicht verder verkend en uitgewerkt. Met een positief resultaat. Deskundigen zijn het er over eens dat de migratierivier zal werken en effect zal hebben. Er is intensieve afstemming gezocht en gevonden met de rijksdoelstellingen (Kader Richtlijnen Water, oftewel KRW). Brinker/Informatiecentrum; In het voorjaar van 2012 rapporteerde de stichting Brinker dat zij er niet in slaagt een duurzaamheidscentrum te ontwikkelen. Op advies van het projectteam heeft de Regionale Stuurgroep Afsluitdijk besloten het initiatief over te nemen. In die zin dat er samen met het Rijk gezocht wordt naar de haalbaarheid en mogelijke partners (in bijvoorbeeld de thematische horeca/leisure sector) die willen meedoen in de ontwikkeling van een informatie-/belevingscentrum op de Afsluitdijk. Naviduct; Er is een aantal malen ambtelijk en bestuurlijk overleg geweest om de mogelijkheden voor de realisatie van een Naviduct bij Kornwerderzand te bespreken. Daarbij zijn ook overheden en belanghebbenden rondom het IJsselmeer betrokken. Rijk en Regio hebben een financiële verkenning gemaakt naar de kosten voor een naviduct. Op basis daarvan is vastgesteld dat er een groot tekort op de financiering zit van ca. 100 miljoen. In het eerste kwartaal 2013 zal er een bestuurlijk overleg plaatsvinden om te bespreken of er zicht op financiering kan worden gecreëerd. Opzetten regionaal communicatieplan en huisstijl; Rijk en Regio hebben in 2012 beiden in onderlinge afstemming hun eigen communicatieplan ontwikkeld. In overleg is er tevens een gezamenlijk communicatiestrategieplan gemaakt. De Regio heeft een huisstijl voor haar project ontwikkeld. Rijk en Regio onderzoeken de mogelijkheden om ook onder een gezamenlijke noemer te communiceren. In 2012 heeft de Regio mee kunnen liften in de Nieuwsbrieven van het Rijk en daar teksten voor aangeleverd. Hoofdstuk 2 9

8 Opstellen van een integraal uitvoeringsplan; De diverse projectplannen zijn in 2012 samengevoegd tot een overkoepelend uitvoeringsplan dat als basis dient voor besluitvorming. Het uitvoeringsplan maakt duidelijk aan welke projecten de komende jaren gewerkt gaat worden en geeft tevens inzicht in de financiële consequenties. Verkennen van de financierbaarheid van het Uitvoeringsplan; Het uitvoeringsplan wordt voorzien van een financiële doorkijk naar de komende jaren. De uitwerking van ambities naar projecten maakt dat er een beter inzicht in kosten gemaakt kan worden en daaraan gekoppeld de financiering van projecten. Gekeken is naar het Waddenfonds, Rijksbijdrage Ambities Afsluitdijk, regulier beleid en cofinancieringsmiddelen. Financiering van het Uitvoeringsplan voor het jaar 2013 organiseren; Op basis van een eerste verkenning is voor 2013 aangegeven welke reguliere werkbudgetten nodig zijn om het uitvoeringsplan te kunnen bemensen en uitwerken. Partners hebben die informatie gebruikt als basis voor de begroting Daarnaast doet het uitvoeringsplan voorstellen voor de realisatie of projectvoorbereiding van projecten in Na vaststelling van het uitvoeringsplan worden die middelen ingezet of subsidieaanvragen opgesteld/ingediend voor de (voorbereiding van de) realisatie van projecten. Stakeholders informeren en meenemen in de uitwerking van de ambities. Samen met het Rijk zijn stakeholders uitgenodigd om mee te praten en zo mogelijk mee te sturen over zowel de rijks- als regionale opgave. De eerste bijeenkomst is gehouden op 21 juni De tweede op 30 oktober Achtergronddocument DNA

9 3 Organisatie 3.1 Inleiding In de Ambitieagenda Afsluitdijk (Triple A) is de organisatie voor het project De Nieuwe Afsluitdijk aangegeven. Conform die structuur is het afgelopen jaar gewerkt. In dit hoofdstuk geven we een uitwerking van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Het is de bedoeling dat de organisatie in 2013 wordt geëvalueerd. 3.2 Korte toelichting op huidige structuur In onderstaand schema is de organisatiestructuur aangegeven. Daarna volgt een toelichting. Hoofdstuk 3 11

10 Nationale Stuurgroep Afsluitdijk Op bestuurlijk niveau is er een stuurgroep geformeerd bestaande uit de Minister van Infrastructuur met de bestuurders uit de regio; de partners in het project De Nieuwe Afsluitdijk. De Nationale Stuurgroep heeft de taak om te sturen en binnen de kaders beslissingen te nemen. De Stuurgroep adviseert de minister over de besteding van de middelen die op 23 december 2011 zijn toegezegd in het kader van de regionale ambities (Rijksbijdrage Ambities Afsluitdijk). Bovendien is de Nationale Stuurgroep een escalatiemodel voor het geval er problemen in de uitwerking en/of realisatie tussen de rijksopgave en de regionale opgave ontstaan. De Nationale Stuurgroep wordt voorgezeten door het Rijk. Regionale Stuurgroep Afsluitdijk Ter voorbereiding op de Nationale Stuurgroep komen de partners binnen het project De Nieuwe Afsluitdijk bijeen als Regionale Stuurgroep Afsluitdijk. De Regionale Stuurgroep wordt voorgezeten door de gedeputeerde van de provincie Fryslân. Zij treedt op als primus inter pars in bilateraal overleg met het Rijk. De waterschappen zijn agenda lid van de Regionale Stuurgroep Afsluitdijk. Regionale Commissie Afsluitdijk (RCA) In de organisatiestructuur voor het project De Nieuwe Afsluitdijk kennen we een besluitvormingsstructuur en een afstemmingsstructuur. In de besluitvormingsstructuur is de Regionale Stuurgroep De Nieuwe Afsluitdijk nadrukkelijk het platform. De vertegenwoordigers van de Regionale Stuurgroep zitten ook in de Nationale Stuurgroep, waar besluiten worden genomen over de onderdelen waar de rijks- en regio-opgave elkaar raken. Zoveel mogelijk voorafgaand aan deze stuurgroepen - en zeker waar het gaat om belangrijke besluiten - wordt er een Regionale Commissie Afsluitdijk (RCA) georganiseerd. De RCA is onderdeel van de regionale afstemmingsstructuur. De RCA is een adviescommissie voor de Regionale Stuurgroep om meningen en adviezen te geven over de regionale ambities, om de voortgang van de ambities (mede) te bevorderen en om tot onderlinge afstemming te komen tussen ambities. De RCA neemt geen besluiten. De RCA heeft deze functie voor de Regionale Stuurgroep van de Afsluitdijk. De RCA is nadrukkelijk niet het platform voor stakeholders. Samenstelling Er is voor gekozen zoveel mogelijk direct betrokken partners voor de RCA uit te nodigen. Op directie en bestuurlijk niveau kunnen belangen worden gedeeld en kan een ieder worden aangesproken op opgewekte verwachtingen of gemaakte afspraken. Bovendien is de doorwerking van afspraken naar de eigen organisatie - met andere woorden de doorzettingskracht groter. In de RCA zitten dus partijen die participeren in een werkgroep en/of een groot financieel of inhoudelijk belang hebben bij de realisatie van de Ambitieagenda Afsluitdijk/het uitvoeringsplan De Nieuwe Afsluitdijk. Leden van de RCA zijn beslissers en nemen zitting namens hun eigen organisatie. Het is belangrijk dat de RCA niet te groot wordt. Daarom laten de regionale overheden zich vertegenwoordigen door burgemeester Hayo Apotheker (tevens voorzitter van de RCA) en werken we deels met agendalidmaatschappen. 12 Achtergronddocument DNA

11 Als er onderwerpen op de agenda staan waar een agendalid sterke betrokkenheid mee heeft, kan hij/zij een verzoek doen om aan de betreffende vergadering dan wel het agendapunt deel te nemen. NB: Mogelijk wijzigt de RCA in de loop van de tijd van samenstelling. Dat kan wanneer nieuwe belangrijke partners zich aandienen of bestaande partners zich terugtrekken. Projectmanagersoverleg In het Projectmanagersoverleg hebben Rijk en Regio inbreng op de samenwerking en beoogde integraliteit in elkaars project. Het overleg bestaat uit de Projectmanager Veiligheid en de Projectmanager Ambities. Gezamenlijk bepalen ze de agenda/bespreekpunten voor de Nationale Stuurgroep Afsluitdijk en dragen (indien nodig) zorg voor de doorgeleiding naar de eigen organisaties, de RCA en de Regionale Stuurgroep Afsluitdijk. Projectteam Realisatie Ambities Het projectteam staat onder leiding van de Projectmanager Ambities. Aan het Projectteam nemen verder deel de trekkers/coördinator(en) uit de werkgroepen ambities (zie werkgroepen), de ambtelijke vertegenwoordigers namens de regionale partners (publiek) en een vertegenwoordiger vanuit het Rijk (DGRW) en van RWS (i.c. de omgevingsmanager). Het projectteam moet sturing geven aan de uitvoering van het uitvoeringsplan De Nieuwe Afsluitdijk met in achtneming van de Bestuursoverkomst (BOK). Het projectteam zorgt voor een inhoudelijke samenwerking en synergie tussen de ambities onderling en met het project Veiligheid. Het projectteam neemt besluiten binnen de kaders en afspraken van de BOK en het uitvoeringsplan. Het projectteam bereidt desgewenst de besluitvorming van individuele organisaties inzake de Ambitieagenda voor. Het projectteam zorgt voor de verantwoording over de voortgang. Het projectteam zorgt voor de voorbereiding van het RCA en de Regionale Stuurgroep. Samen met RWS zorgt het projectteam ook voor de voorbereiding van de Nationale Stuurgroep, alsmede het uitvoeren/monitoren van afspraken die daaruit voorvloeien. Werkgroepen Per ambitie is er een werkgroep. Afhankelijk van complexiteit of differentiatie kan een werkgroep sub-werkgroepen in het leven roepen. In de werkgroepen vindt de inhoudelijke voorbereiding, afstemming en uitvoering van de ambitie plaats. Per werkgroep is of wordt een trekker (partij en persoon) aangewezen die zoveel mogelijk de reeds bestaande inhoudelijke werkverbanden voortzet. Ter aanvulling op deze trekker kan de projectmanager kiezen voor een liaison/projectleider te leveren vanuit het projectbureau. Deze let op regie, afstemming en integraliteit, efficiency, zekerheid, voortgang, voorbereiding bestuurlijke besluitvorming, communicatie, (politiek-bestuurlijke) risico s en rapportage. Werkgroepen draaien zoveel als mogelijk zelfstandig, maar zoeken wel afstemming met de liaison, projectmanager en andere werkgroepen. Werkgroepen organiseren zelf de afstemming met het Rijksproject. Hoofdstuk 3 13

12 3.3 Het projectbureau Ter ondersteuning van de Regionale Stuurgroep en de diverse werkgroepen is er een projectbureau onder leiding van de Projectmanager De Nieuwe Afsluitdijk. De taken en verantwoordelijkheden van het projectbureau vallen uiteen in de volgende onderdelen: Het ontwikkelen en aansturen van een projectorganisatie zodat de (ambitie-) werkgroepen zich op hun inhoudelijke opgave kunnen focussen. Monitoren van de voortgang in de planvoorbereiding en de realisatie van ambities/projecten. Het stimuleren van integraliteit en wederzijdse versterking tussen ambities. Integraal afstemmen met c.q. zoeken naar integratie van de regionale ambities met het Rijksproject Waterveiligheid Afsluitdijk. Voorbereiden van (regionale) bestuurlijke besluitvorming rondom de uitvoering van het uitvoeringsplan De Nieuwe Afsluitdijk. Bijdragen aan het creëren van maatschappelijk draagvlak voor de ambities. Opzetten en beheren van een financiële administratie en verantwoording voor het geheel van het uitvoeringsplan. De algemene communicatie en de specifieke communicatie rondom werkgroepen coördineren. Werkgroepen kunnen extra communicatiecapaciteit inhuren. Het project en de werkgroepen ondersteunen bij de financiële engineering. Ondersteuning van het Projectteam Realisatie Ambities. Ondersteunen van Regionale Stuurgroep Afsluitdijk (Nationale Stuurgroep samen met het Rijk). Ondersteuning bestuurlijke trekker Ambities (gedeputeerde Fryslân) Relatie tussen projectbureau en werkgroepen Vanwege de nauwe samenhang tussen het projectbureau en de werkgroepen wordt hieronder nog kort ingegaan op de taken en verantwoordelijkheden van de werkgroepen. Uitgangspunt is dat de werkgroepen zich moeten kunnen concentreren op de inhoudelijke opgave. In het organiseren van bestuurlijke afstemming en besluitvorming, verantwoording, integraliteit, communicatie e.d. is het projectbureau en met name de liaison, complementair aan de werkgroep. Het projectbureau neemt zitting in de werkgroep met name om die aspecten te bewaken. Taken van werkgroepen: Benoemen en uitwerken van de inhoudelijke projectonderdelen die bijdragen aan het behalen van de gestelde ambitie. Bepalen van de organisatievorm, bijvoorbeeld in subwerkgroepen. Het actief naar voren brengen van de belangen van de partners, (actieve houding partners). Wat is ervoor nodig: veel brengen en minder volgen of halen. Toepassen van de GOKIT. Aandacht voor en sturen op projectrisico s. Het samen met het projectbureau signaleren van bestuurlijk en strategische vraagstukken. Het samen met het projectbureau organiseren van maatschappelijk draagvlak. Het samen met het projectbureau organiseren van voldoende middelen c.q. subsidieaanvragen. 14 Achtergronddocument DNA

13 4 Communicatie 4.1 Externe communicatiestrategie Rijk en Regio Voor de externe communicatie over het project Afsluitdijk en voor de momenten en de wijze waarop participatie plaatsvindt, hebben Rijk en Regio een gezamenlijke strategie opgesteld. Dit plan vormt de laag boven de afzonderlijke (programma)communicatie van beide partijen. De Nationale Stuurgroep wil graag nog onderzocht hebben of communicatie vanuit één gezamenlijke noemer tot de mogelijkheden behoort. Dat leidt mogelijk nog tot wijziging van onderstaande strategie. Voor nu houdt de communicatiestrategie in dat zowel het project Afsluitdijk van het Rijk als het project De Nieuwe Afsluitdijk, communiceren vanuit hun eigen verantwoordelijkheden. Waarbij onderstaande opsomming in gezamenlijkheid en/of in afstemming tussen Rijk en Regio worden uitgevoerd: Inzet of organisatie van communicatiemiddelen. Voor de persbenadering wordt een mediaplan opgesteld. In het mediaplan komt o.a. naar voren welke (individuele dan wel gezamenlijke) thema s van belang zijn voor Rijk en Regio. Bijzondere mijlpalen worden aangedragen en afgestemd binnen de communicatiewerkgroep. Gebruik van de communicatiekalender, waarin alle communicatieactiviteiten van beide partijen zijn opgenomen. Strategisch inzetten van boegbeelden (bestuurders van de betrokken partijen) tijdens belangrijke (pers)momenten. Bezoeken van politieke vertegenwoordigers (bestuurders) of sleutelfiguren aan projecten worden begeleid. In de communicatiemiddelen/uitingen wordt door beide partijen verwezen naar elkaar. Hoofdstuk 4 15

14 4.2 Regionaal communicatieplan De wens van de partners om eenduidig te communiceren over de samenwerking is de aanleiding voor het opstellen van een regionaal communicatieplan. We willen met één gezicht naar buiten treden en op een eenduidige wijze communiceren vanuit de samenwerking. Er wordt daarbij gebruik gemaakt van de (communicatie-) kracht die bij alle regionale partijen zit. In het communicatieplan staat hoe de regiopartners gezamenlijk over De Nieuwe Afsluitdijk willen communiceren. Het plan is tot stand gekomen in samenspraak met de werkgroep communicatie, waarin alle regiopartners zijn vertegenwoordigd. Via deze vertegenwoordigers is/wordt input vanuit de organisaties en werkgroepen meegenomen. In het plan is de communicatiestrategie bepaald (de uitgangspunten voor de communicatie). Uiteraard worden de doelstellingen en doelgroepen genoemd. Verder is een ontwerp opgenomen voor de gezamenlijke huisstijl en het logo. En is een gezamenlijke kernboodschap geformuleerd. De praktische vertaling in middelen en afspraken over de organisatie maken het compleet. Kernboodschap voor het project DNA is: Beleef het DNA van Nederland Het icoon van de Nederlandse strijd tegen het water is aan vernieuwing toe. De Afsluitdijk van Zurich naar Den Oever is veilig tenminste tot halverwege deze eeuw en wordt een hernieuwde belevenis voor bezoekers. De komende jaren zet het bedrijfsleven, onderwijs en de politiek zich in voor een vernieuwde dijk op het gebied van duurzame energie, ecologie, recreatie en toerisme en ruimtelijke kwaliteit. Alle plannen en ideeën versterken elkaar. De oude oeververbinding van Noord-Holland naar Fryslân, ooit bedoeld als waterkering met asfaltlint, is in 2020 omgetoverd tot een kraamkamer voor duurzame en ecologische innovatie. Het is een topattractie op het gebied van ontstaansgeschiedenis, omgaan met water, natuur, energie uit water en recreëren op en bij het water. De wereld beleeft en bewondert met hernieuwde belangstelling het DNA van Nederland, De Nieuwe Afsluitdijk. 16 Achtergronddocument DNA

15 Colofon Projectbureau De Nieuwe Afsluitdijk p/a Postbus HM Leeuwarden Ontwerp en dtp Annelies Ruesink Fotografie Christine Kolster Annelies Ruesink

16 De Nieuwe Afsluitdijk is een samenwerking van: Beleef het DNA van Nederland!