Jaarverslag 2010 en Onderzoeksplan 2011 Rekenkamercommissie gemeente Alkmaar

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2010 ONDERZOEKSPLAN 2011 REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE ALKMAAR 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING SAMENSTELLING VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE WERKWIJZE EN BIJEENKOMSTEN ONDERZOEKSPLAN EVALUATIE BELEID VEILIG UITGAAN IN ALKMAAR ( ) EVALUATIE WMO-BELEID ALKMAAR IEDEREEN MOET KUNNEN MEEDOEN QUICK SCAN PROGRAMMABEGROTING COMMUNICATIE ONDERZOEKSPLAN GROSLIJST ONDERZOEKSPLAN Evaluatie Wmo-beleid Quickscan programmabegroting Evaluatie risicobeheer bij grote projecten Follow-up onderzoeken Evaluatie minimabeleid JAARREKENING 2010 EN BUDGET

3 1. Inleiding De rekenkamercommissie wil hierbij de raad informeren over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar en haar plannen voor het nieuwe jaar. In de hoofdstukken 2 tot en met 5 blikken wij terug op de activiteiten die de rekenkamercommissie heeft verricht in In hoofdstuk 6 gaan wij in op het onderzoeksplan voor 2011 en hoofdstuk 7 presenteert de kosten over 2010 en het budget voor Samenstelling van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie bestaat momenteel uit vier externe leden, die allen per 1 januari 2010 zijn benoemd. De heer N.J.M. Appelman is benoemd tot voorzitter en de heer E.N.J. Bolten tot plaatsvervangend voorzitter. De overige leden zijn de heer Q.H.J.M. van Ojen en mevrouw E. de Heer. Het vijfde lid van de rekenkamercommissie, mevrouw M.C. Schouwstra, heeft met ingang van 1 april 2010 haar lidmaatschap van de rekenkamercommissie opgezegd (haar benoemingstermijn liep tot 1 maart 2012), waardoor er een vacature is ontstaan. De rekenkamercommissie heeft er voor gekozen vooralsnog niet in de vacature te voorzien en in het voorjaar 2011 een besluit daarover te nemen. Vanaf deze plaats willen wij tevens de leden van de vorige rekenkamercommissie, de heren R.M.C. Strijker, H.J.M. Alders en P.J. de Lange bedanken voor hun inzet. Tot 1 februari 2010 zijn zij nog als adviseur aangebleven om zo een goede overdracht mogelijk te maken. 3. Werkwijze en bijeenkomsten De basis van de werkwijze van de rekenkamercommissie ligt vast in de Verordening op de rekenkamercommissie (laatstelijk vastgesteld in de raad van april 2008) en het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamercommissie (laatstelijk vastgesteld door de rekenkamercommissie mei 2008). De rekenkamercommissie is in maal bijeen geweest. De eerste vergaderingen hebben vooral in het teken gestaan van de wijze waarop de rekenkamercommissie inhoud wil geven aan haar taak. Door het doen van aanbevelingen en het attenderen op ontwikkelingen op het gebied van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid wil de rekenkamercommissie de gemeenteraad instrumenten geven om de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. Dit doet de rekenkamercommissie door onafhankelijk onderzoek. Om te komen tot een eenduidige werkwijze maakt de rekenkamercommissie, naast de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening op de rekenkamercommissie, gebruik van een protocol voor haar onderzoeken, waarin tevens de toetsingscriteria zijn opgenomen om een onderwerp vanuit de groslijst te kiezen. De rekenkamercommissie heeft in april 2010 het protocol opnieuw vastgesteld en ter informatie naar de gemeenteraad gezonden. Bij de selectie van haar onderzoeken toetst de rekenkamercommissie verzoeken aan een aantal criteria. Een zwaarwegend criterium is de zogenaamde (1) maatschappelijke relevantie. De vraag die daarbij naar voren komt is onder andere of het onderzoek een grote groep burgers raakt. Overige criteria zijn: (2) het risico voor de gemeente en (3) de resultaten van een onderzoek moeten zorgen voor (structurele) verbetering (toekomstig nut). Potentiële onderwerpen voor onderzoeken komen vanuit verschillende geledingen in Alkmaar; burgers, politiek, maatschappelijke organisaties, maar ook vanuit de rekenkamercommissie zelf. De onderwerpen worden op de zogenaamde groslijst geplaatst en op basis van bovengenoemde criteria wordt de keuze bepaald. In 2010 is het lopende onderzoek naar Veilig uitgaan afgerond en is een nieuw onderzoek naar het Wmo-beleid opgestart. Ook is in 2010 de quick scan programmabegroting van start gegaan. Een verzoek van een burger voor het uitvoeren van een onderzoek naar erfpacht en dan vooral het verkrijgen van erfpachtgrond in bloot eigendom is niet opgevolgd. Het verzoek voldeed onvoldoende aan het criterium maatschappelijke relevantie. De betreffende inwoner is hierover, evenals de raad, schriftelijk geïnformeerd. 3

4 Op 29 september 2010 heeft de rekenkamercommissie overleg gevoerd met de concerncontroller. Afgesproken is dat ieder jaar begin januari het jaarplan van het stafbureau Concerncontrol en het onderzoeksplan van de rekenkamercommissie met elkaar worden afgestemd. De rekenkamercommissie ontvangt van de artikel 213a rapporten (doelmatigheidsonderzoeken college) conform de verordening een exemplaar, de concerncontroller en de afdeling Interne Controle & Procesanalyse (ICPA) ontvangen een exemplaar van de publicaties van de rekenkamercommissie, zodra deze aan de raad worden aangeboden. De rekenkamercommissie is aangesloten bij de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies). Ook dit jaar is door de secretaris van de rekenkamercommissie deelgenomen aan de Kring van Secretarissen van de NVRR. Het doel van deze bijeenkomsten met andere secretarissen is het uitwisselen van informatie en kennis. 4. Onderzoeksplan 2010 Het onderzoeksplan voor 2010 bevat het onderzoek dat in 2009 gestart is door de vorige rekenkamercommissie ( Veilig uitgaan ) en twee nieuwe onderzoeken: de evaluatie Wmo-beleid Alkmaar en de quick scan programmabegroting Evaluatie Beleid Veilig Uitgaan in Alkmaar ( ) Op 16 juni 2010 heeft de rekenkamercommissie haar rapport Evaluatie Beleid Veilig Uitgaan in Alkmaar ( ) aan de gemeenteraad aangeboden. Het feitenonderzoek is in opdracht van de rekenkamercommissie uitgevoerd door Regioplan Beleidsonderzoek. Het beleid voor Veilig Uitgaan was in de periode niet doeltreffend, omdat de beoogde vermindering van de overlast en verbetering van de veiligheid niet zijn gerealiseerd. Voor het overige is de mate van doeltreffendheid moeilijk vast te stellen vanwege het ontbreken van helder geformuleerde doelstellingen. Het college en de gemeenteraad hebben slechts in beperkte mate en niet-integraal beleid geformuleerd en uitgevoerd voor Veilig Uitgaan. Deze conclusies zijn grotendeels te herleiden tot één oorzaak: de beleidscyclus is onjuist en onvolledig doorlopen. In de onderzoeksperiode heeft de gemeente de beleidscyclus fragmentarisch uitgevoerd. Zodoende hebben het college en de gemeenteraad slechts ten dele het beleids- en besturingsinstrumentarium gebruikt. Door de toegenomen overlast en onveiligheid zijn centrumbewoners zich minder veilig gaan voelen. Het college en de gemeenteraad hebben slechts in beperkte mate inhoud en uitvoering gegeven aan integrale beleidsbepaling/-uitvoering en afstemming tussen de gemeentelijke sectoren. Alleen op het operationele niveau hebben de gemeente en ketenpartners activiteiten uitgevoerd, die deels doelmatig en gedeeltelijk doeltreffend waren. In haar aanbevelingen hanteert de rekenkamercommissie de beleidscyclus als kapstok voor verbeteringen en heeft zij aan de gemeenteraad de volgende aanbevelingen gedaan: a. Laat het college een integrale analyse maken en een duidelijke visie en strategie formuleren; b. Zie erop toe dat het college zorgt voor structurele en gestructureerde afstemming tussen de betrokken beleidsafdelingen; c. Eis van het college dat de uitvoering van het Veilig Uitgaan-beleid wordt gemonitord aan de hand van betrouwbare en nauwgezette informatie en dat de gemeenteraad jaarlijks daarover wordt geïnformeerd; d. Zorg voor aanpassing c.q. aanvulling van de nieuwe Kadernota Integraal Veiligheidsbeleid en het nieuwe Lokaal Integraal Veiligheidsprogramma (LIVP) op basis van bovenstaande aanbevelingen. In zijn vergadering van 9 september 2010 heeft de gemeenteraad unaniem ingestemd met de door de rekenkamercommissie gedane conclusies en aanbevelingen. De gemeenteraad heeft het college opgedragen in het LIVP de visie op Veilig uitgaan uit te werken in strategische en operationele doelstellingen, waarbij de doelstellingen gekoppeld worden aan prestatie-indicatoren, die de doelen daadwerkelijk meten en monitoren (SMART). Dit aangepaste LIVP dient uiterlijk januari 2011 aan de gemeenteraad aangeboden te worden waarbij het normenkader, zoals dat is opgenomen in het rapport, is gehanteerd. 4

5 Daarnaast heeft de gemeenteraad het college opgedragen de uitvoering van het LIVP te monitoren aan de hand van informatie die een getrouw en nauwkeurig beeld geeft van de doeltreffendheid en de doelmatigheid en de gemeenteraad hierover jaarlijks te informeren bij de jaarrekening. 4.2 Evaluatie Wmo-beleid Alkmaar Iedereen moet kunnen meedoen De centrale onderzoeksvraag luidde als volgt: Op welke punten zijn de beleidskeuzes in het beleidsplan Wmo-Beleidskader ; nieuwe verbindingen in wonen, welzijn en zorg, de uitwerking en uitvoering ervan door de gemeente Alkmaar, doelmatig, doeltreffend en rechtmatig? De centrale onderzoeksvraag is uitgewerkt in drie groepen met deelvragen: 1. Onderzoeksvragen over doelgroepbereik en beleidsinhoud; 2. Onderzoeksvragen over de regierol; 3. Onderzoeksvragen over de financiële risico s. De verwachting is dat het rapport in februari/maart 2011 aan de gemeenteraad aangeboden kan worden Quick scan programmabegroting 2011 De afgelopen jaren heeft de gemeente Alkmaar veel tijd en energie gestopt in het verbeteren van de programmabegroting, mede naar aanleiding van de evaluatie naar de kwaliteit van de programmabegroting die in 2005 door de rekenkamercommissie is uitgevoerd. De evaluatie uit 2005 is in 2009 nog gevolgd door een follow-up onderzoek door de rekenkamercommissie. In een brief van de raadswerkgroep programmabegroting van januari 2010 verhaalt de raadswerkgroep over de verbeteringen die zijn gerealiseerd bij de inrichting en inhoud van de programmabegroting en vraagt zij de rekenkamercommissie hoe zij tegen de resultaten van het verbeterproces aankijkt. De rekenkamercommissie heeft hierop aangegeven dat zij de kwaliteit van de programmabegroting van 2011 en de opvolging van de verbetervoorstellen zal beoordelen via een zogenaamde quick scan. De quick scan is gestart in november 2010 en wordt in de eerste helft van 2011 afgerond. De quick scan wordt door de rekenkamercommissie zelf uitgevoerd. 5. Communicatie De rekenkamercommissie heeft in 2010 een communicatieplan opgesteld. De communicatie van de rekenkamercommissie heeft tot doel te waarborgen dat de aanbevelingen die voortvloeien uit onze rapporten bij alle betrokkenen bekend zijn en vervolgens ook opgevolgd worden door de raad, het college van burgemeester en wethouders en het ambtelijk apparaat. Voortdurend contact met betrokkenen over onderzoeken en potentiële onderwerpen is om die reden van belang. Zo heeft de rekenkamercommissie op 16 juni 2010 bij de aanbieding van het rapport Beleid Veilig Uitgaan in Alkmaar ( ) tevens een presentatie gegeven over de rol, het doel en de taken van de rekenkamercommissie en heeft een nadere kennismaking met de gemeenteraad plaatsgevonden. Tevens is bij de aanbieding van het rapport over Veilig Uitgaan een persbericht uitgegeven. Ook heeft er een interview plaatsgevonden met Radio- en TV Noord-Holland en is in de Alkmaarsche Courant, het Alkmaars Nieuwsblad, het Alkmaars Weekblad en de Stadskrant aandacht besteed aan de evaluatie. Op 27 april 2010 heeft de rekenkamercommissie de conceptstartnotitie voor de evaluatie van het Wmo-beleid besproken met een vertegenwoordiging uit de raad om zo te beoordelen of de onderzoeksvragen ook aansluiten bij de wensen van de raad en/of er aanvullingen of nuanceringen nodig zijn. Alle fracties is gevraagd om daarvoor een raadslid af te vaardigen. Bij de bijeenkomst waren vertegenwoordigers van de volgende fracties aanwezig: D66, SP, LA, PvdA, GL, CDA en VVD. Ook heeft een delegatie van de rekenkamercommissie als toehoorder de interviews met de raad en de externe partners bijgewoond. Na de verkiezingen van 7 maart 2010 heeft een delegatie van de rekenkamercommissie introductiebijeenkomsten voor de raad bijgewoond. Alle lopende en uitgevoerde onderzoeken zijn geplaatst op de website van de gemeente Alkmaar. 5

6 6. Onderzoeksplan Groslijst De rekenkamercommissie bepaalt zelf de onderwerpen voor haar onderzoeken. Suggesties voor onderwerpen voor onderzoek kunnen worden voorgedragen door de rekenkamercommissie zelf, raadsleden en inwoners van de gemeente Alkmaar. Deze aangedragen onderwerpen worden opgenomen in een groslijst van potentiële onderzoeken. De keuze voor het onderzoeken van een onderwerp vindt plaats op basis van onder meer de volgende criteria: a. Maatschappelijke relevantie; b. Risico voor de gemeente; c. Resultaten van een onderzoek moeten zorgen voor (structurele) verbetering (toekomstig nut). De rekenkamercommissie bepaalt hoe potentiële onderwerpen scoren op de criteria en op basis van welke afwegingen een onderwerp wel of niet wordt gekozen. De rekenkamercommissie heeft per brief van 9 september 2010 de gemeenteraad via de fractievoorzitters gevraagd om suggesties voor te onderzoeken onderwerpen. Hierop is door vijf fracties gereageerd (LA, CDA, VVD, Trots en OPA). De huidige groslijst ziet er in willekeurige volgorde als volgt uit: 1. Bereikbaarheid binnen Alkmaar 2. Cultuurbeleid 3. Beleid sociaal cultureel werk 4. Groenbeleid 5. Grondbeleid (grondexploitatie) 6. Economisch actieprogramma (investeringsbeleid) 7. Lokaal gezondheidsbeleid (inclusief GGD) 8. Krachtwijk Overdie 9. Volkshuisvestingsbeleid 10. Minimabeleid 11. Integratiebeleid (inburgering) 12. Jeugdbeleid (centra voor jeugd en gezin) 13. Informatiebeleid 14. Alkmaars parkeerbeleid 15. Participatiebeleid t.a.v. Doelenveld 16. Taakstelling 7% bezuinigingen 17. Risicobeheer in relatie tot grote projecten 18. CAI-gelden 6.2 Onderzoeksplan 2011 Het onderzoeksplan 2011 bevat de evaluaties die in 2010 zijn gestart, alsmede de nieuw te starten onderwerpen. Hieronder wordt in het kort op alle evaluaties ingegaan Evaluatie Wmo-beleid Deze evaluatie is in 2010 gestart. Kortheidshalve verwijzen wij voor de inhoud hiervan naar hoofdstuk Quickscan programmabegroting 2011 Deze quick scan is ook in 2010 gestart. Kortheidshalve verwijzen wij voor de inhoud hiervan naar hoofdstuk Evaluatie risicobeheer bij grote projecten De gemeente Alkmaar voert een behoorlijk aantal projecten uit. Met name grote projecten brengen vaak aanzienlijke financiële, bestuurlijk- organisatorische en sociaalmaatschappelijke risico s met zich mee. Ze hebben vaak een hoog ambitieniveau, zijn complex, bevatten veelal grote financiële belangen zowel voor gemeente, publiek als private 6

7 partijen en besluitvormingsmomenten spelen zich meestal af over een langere periode, soms zelfs over meerdere raadsperioden. In de praktijk leveren projecten niet altijd het gewenste resultaat, enerzijds door de relatieve complexiteit van een project en zijn omgeving en anderzijds door het ontbreken van een goede projectbeheersing. Complexiteit en beheersing zijn gekoppelde begrippen: de complexiteit van een project bepaalt grotendeels de intensiteit van de inrichting van projectbeheersing. Een kernbegrip in zowel projectmanagement als -beheersing is risico. Een project heeft veelal een risico (lees probleem) als aanleiding en dit is dan ook het startpunt voor de projectmanager: wat is de projectopdracht (welk probleem gaan we oplossen), welke aanpak kies ik en wat is het gewenste resultaat? Een vraag die de projectmanager in deze zich ook moet stellen is: welk risico s loopt het project dat een goed resultaat mogelijk in de weg staan. Men kan hierbij denken aan budgetoverschrijding, uitloop van werkzaamheden, ondermaatse kwaliteit, onvoldoende financiering, geen draagvlak, e.d. Ieder project dient dan ook te starten met een risico-inventarisatie om in ieder geval de aanpak en benodigde activiteiten op een goede wijze te bepalen. Daarnaast dient ook de risico organisatie ingericht te zijn: wat zijn de beheersmaatregelen bij de diverse risico s (verzekeren, vermijden, elimineren) en wie is hiervoor verantwoordelijk? Met andere woorden: hanteert de gemeente Alkmaar een solide systeem van risicobeheersing van grote projecten? Dit, gekoppeld aan het grote financiële en maatschappelijke belang van projecten, is aanleiding voor een onderzoek van de rekenkamercommissie. De noodzaak voor een onderzoek is nog groter in het licht van de komende bezuinigingen. De evaluatie start in februari met het opstellen van een startnotitie en de aanbesteding Follow-up onderzoeken Het is gebruikelijk dat de rekenkamercommissie na een bepaalde tijd kijkt of de aanbevelingen uit haar eerdere evaluaties zijn overgenomen en hoe een en ander is geconcretiseerd. Deze zogenaamde follow-up onderzoeken vinden in principe circa 1 jaar na openbaarmaking plaats. Voor 2011 hebben wij twee follow-up onderzoeken opgenomen naar: a. Grip op de woningbouwproductie (een onderzoek naar de woningbouwproductie in de periode ); b. Evaluatie Beleid Veilig Uitgaan in Alkmaar ( ). Met beide follow-up onderzoeken wordt na de zomer gestart Evaluatie minimabeleid De gemeente Alkmaar wil armoede voorkomen en de gevolgen daarvan zoals sociale uitsluiting bestrijden. Het overkoepelende doel van armoedebeleid is meedoen aan de samenleving. Minimabeleid is een onderdeel van het armoedebeleid in Alkmaar. Er zijn veel regelingen, voorzieningen, toeslagen en dergelijke waar Alkmaarse burgers wellicht recht op hebben als ze een minimum inkomen hebben of als ze met bijzondere kosten te maken krijgen. De maatschappelijke relevantie en de risico s voor de gemeente Alkmaar vormen voor de rekenkamercommissie aanleiding voor een onderzoek. De evaluatie start in november 2011 met het opstellen van een startnotitie en de aanbesteding. 7

8 7. Jaarrekening 2010 en budget 2011 Voor 2010 bedroeg het budget van de rekenkamercommissie Uit dit budget worden ook de vergoedingen voor de leden en de kosten voor onderzoek bekostigd. De kosten van de rekenkamercommissie zijn als volgt gespecificeerd: - Vergoedingen leden (begroot ) - Onderzoekskosten (begroot ) Veilig Uitgaan ( restant) Wmo beleid ( ) - Overige kosten (begroot 2.500) Totaal Het bedrag aan vergoedingen leden is lager uitgevallen dan begroot in verband met het vertrek van 1 lid en het voorlopig niet opvullen van de daardoor ontstane vacature. Het bedrag is inclusief de vergoeding van de advieskosten aan de drie oude leden over de maand januari De onderzoekskosten zijn lager, omdat onder meer het grootste deel van de onderzoekskosten van Veilig uitgaan al in 2009 is verantwoord. Daarnaast voert de rekenkamercommissie de quick scan programmabegroting zelf uit. Het in 2010 niet benutte deel van het budget ad is vrijgevallen. Het budget voor 2011 is gelijk aan het budget van Vastgesteld in de vergadering van de rekenkamercommissie van 19 januari