Sporterfgoed. De gereglementeerde boekenprijs Dyslexie? Welkom in onze bibliotheek Digital storytelling Het ABC-huis

Transcriptie

1 tijdschrift voor bibliotheek & archief Periodiciteit: Maandelijks september 2015 Afgiftekantoor: Turnhout Erkenningsnummer: P Sporterfgoed Opsporen van lokale private archieven De gereglementeerde boekenprijs Dyslexie? Welkom in onze bibliotheek Digital storytelling Het ABC-huis

2

3 editoriaal VERANTWOORDELUKE UITGEVER Julie Hendrickx, Statiestraat 179, 2600 Berchem HOOFDREDACTEUR Julie Hendrickx REDACTIE Klaartje Brits, Beatrice De Clippeleir, Gerd De Coster, Noël Geirnaert, An Labis, Myriam Lemmens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Peter Rogiest, Saskia Scheltjens, Eva Simon, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren. REDACTIESECRETARIS Tom Van Hoye REDACTIEADRES VVBAD META Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel Reageer op Twitter: #overmeta ADVERTENTIES Marc Engels LAY-OUT Marc Engels DRUK EVM META verschijnt 9x per jaar, niet in januari, juli en augustus. META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap, maar is ook verkrijgbaar als abonnement. Meer informatie op ISSN X De wake up call bij de openbare bibliotheken... Carol Vanhoutte, voorzitter sectie OB Er is de voorbije maanden heel wat te doen geweest over de gereglementeerde boekenprijs. Het voorstel van decreet om de maximale korting voor bibliotheken te beperken tot 15 procent heeft veel reacties binnen de sector losgemaakt. De doorgaans bibliofiele en rustige bibliothecarissen deelden op allerlei fora hun visie en bekommernissen mee. De boeken- en literatuurliefhebbers als verdediger van het boek als cultuurproduct. De andere groep bibliothecarissen vanuit een streven naar een zo goed mogelijke werking van hun bibliotheek waarbij budgetten en doelstellingen op elkaar dienen afgestemd te worden. De tijden waarbij lokale besturen bij prijsstijgingen systematisch de budgetten verhoogden, is al een tijdje verleden tijd. Bovendien moeten de bijkomende opdrachten en uitdagingen binnen bestaande budgetten opgevangen worden. De 15-procentbeperking was dus voor velen een druppel te veel en zorgde voor heel wat beroering. Minister Gatz stelde op 9 juli in de commissie Cultuur voor om de impact van het voorstel bij de openbare bibliotheken verder te onderzoeken. Met de enquête heeft de VVBAD geprobeerd om de argumenten te objectiveren en op die manier het debat breder te voeren. De respons was groot: 60 procent van de bibliotheken heeft hierop gereageerd. Wat blijkt? Niet 90 procent van de bibliothecarissen, zoals Bart Caron (Groen) denkt, staan achter de voorgestelde regeling, maar slechts een kleine 11 procent van de respondenten. Meer dan de helft gelooft ook niet in de vooropgestelde doelstellingen. Het is duidelijk dat deze discussie uiteindelijk meer verliezers oplevert. Op korte termijn de bibliotheken, op middellange termijn de boekenhandel en uiteindelijk de vele bibliotheek- en boekenhandelbezoekers. Bijgevolg wordt de brede gemeenschap hier op termijn enkel armer van. Wil Vlaanderen nog altijd dat openbare bibliotheken als instrument voor het verwerven van kennis en informatie voor elke burger ingezet worden en dat zij daarnaast ook het leesplezier stimuleren, dan moet de sector ook au serieux genomen worden. Willen wij dan het onderste uit de kan? De enquête laat een genuanceerder beeld zien. Om de uitwassen die misschien her en der bestaan tegen te gaan, stellen we voor om de korting voor bibliotheken te beperken tot maximum 25 procent en tijd te nemen om de impact ervan te evalueren. Zal iedereen hiermee tevreden zijn en de rust in de sector terugbrengen? Waarschijnlijk niet, maar we leven nu eenmaal in een land met een sterke compromistraditie. En geloof me, we hebben nog heel wat katten te geselen de komende jaren. De sector is inderdaad wakker geworden. META

4 inhoud META 2015/7 Jaargang 91 - september 2015 vaste rubrieken 1 Editoriaal De wake up call bij de openbare bibliotheken... 4 Nieuws 24 Signalement Het Geheugen van de Sport 26 Etalage Bib Londerzeel 27 Inzet Els Vanoirbeek 28 Over de schutting ABC-huis Patrick Jordens 30 Trend Waarom is digital storytelling goed voor archief en bibliotheek? Bart De Nil 38 Uitgepakt Wat is OCR? Bert Lemmens 39 Kroniek Palestrina, een Italiaans vakantiegenoegen 42 De vraag Hoe werkbaar is het werk van de archivaris? Hermione L Amiral 31 Het cijfer 31 Het plan Geen enkele Vlaamse archivaris zal verwonderd opkijken als hij verneemt dat politici voor hun s een privéaccount gebruiken. 37 Column s archiveren en politiek Noël Geirnaert 37 Citaat 43 Toepassing 44 Personalia 45 Zo gezien Véronique Van de Kerckhof 47 Activiteiten 48 Uitzicht 2 META

5 inhoud 8 Erfgoedcel Pajottenland-Zennevallei en Archiefbank Vlaanderen bundelden hun krachten in een vrijwilligersproject voor het opsporen van sporterfgoed. Een proeftraject waarin lokale vrijwilligers in hun eigen regio op zoek gingen naar private sportarchieven kreeg vorm. U vindt nog meer sporterfgoed in onze fotorubriek, waar het Sportimonium Het Geheugen van de Sport voorstelt. interview 14 De cloud is nu een hype maar in 2000 waren wij al een cloudgebaseerde toepassing. Misschien maar een kleine wolk, maar toch. Brocade, 15 jaar artikels Opsporen van lokale private archieven Roger Hanon, Koen Demarsin, Annelien Noppe en Katrien Weyns Dyslexie? Welkom in onze bibliotheek! Saskia Boets Essay: De gereglementeerde boekenprijs Julie Hendrickx

6 nieuws OKBV gaat naar New York Het Overleg Kunstbibliotheken Vlaanderen (OKBV) organiseert van 10 t.e.m 16 april 2016 een studiereis naar the Big Apple. Tijdens deze reis wordt in New Yorkse kunstbibliotheken nagegaan hoe zij tegen de veranderingen in hun specifieke sector aankijken. Naast enkele grote namen, bezoeken we ook kleinere en minder gekende instellingen die een bibliotheekcollectie over de kunsten beheren. We zorgen voor een programma waarbij zowel culturele- als onderwijsinstellingen aan bod komen, dus zowel de museumbibliotheek van MoMa, als de Marquand Art Library van Princeton University en de muziekbibliotheek van Juilliard School behoren tot de mogelijkheden. Onze richtprijs voor vlucht, vervoer ter plaatse en zes overnachtingen is 1500 euro. Belangrijk om weten: werknemers van een organisatie die binnen het cultureelerfgoeddecreet erkend wordt als museum of als erfgoedbibliotheek kunnen een subsidie voor de reis- en verblijfkosten aanvragen bij de Vlaamse overheid. Foto: Bruce Berrien. Interesse, vragen of ideeën? Laat ons bericht via We brengen je graag op de hoogte wanneer de reisplannen concreter worden. Je bent dus niet definitief ingeschreven als je je aanmeldt en er is ook geen deelnameverplichting. Databank met persmateriaal uit online Twee jaar lang werkten zeventien Vlaamse organisaties aan het inventariseren, digitaliseren en online brengen van honderdduizenden krantenpagina s uit Onder de naam Nieuws van de Groote Oorlog stelt het project deze kwetsbare nieuwsbladen veilig voor toekomstige generaties. De kranten zijn toegankelijk in Vlaanderen én daarbuiten, want de website is beschikbaar in vier talen. Dankzij een unieke samenwerking tussen het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA), de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, PACKED vzw, FARO en dertien Vlaamse collectiebeherende instellingen werden meer dan pagina s gedigitaliseerd. Aan deze database worden in de loop van oktober ook de duizenden krantenpagina s toegevoegd die CegeSoma in samenwerking met twaalf erfgoedinstellingen digitaliseerde binnen het project Belgian War Press. Het uiteindelijke resultaat is een unieke collectie van de pers uit onze regio tijdens de Groote Oorlog. Met in totaal meer dan pagina s wordt het bovendien een van de grootste digitale collecties ter wereld van persmateriaal uit de Eerste Wereldoorlog. > Bezoek de website op 4 META

7 nieuws KNVI-congres 2015: Over de grens Informatieprofessionals verleggen vrijwel dagelijks grenzen. Onze eigen grenzen door telkens nieuwe initiatieven te starten en over te nemen. Maar ook de grenzen van onze doelgroepen door hen met steeds nieuwe vormen van informatiebeheer en -overdracht te confronteren. Ook de grenzen waarbinnen ons vak zich afspeelt veranderen steeds. Gelukkig zien steeds meer bedrijven, organisaties, directies, besturen en de politiek het belang in van goed beheer van al die content die opgeslagen ligt in de wereldwijde en bedrijfsspecifieke netwerken. De digitale transitie is een feit! Neem jij ook die stap? Laat je op 12 november inspireren in informatieve sessies met en over grensverleggende innovaties. Een unieke dag voor iedereen die zich informatieprofessional wil noemen, van archivaris tot UX-designer, van functioneel beheerder tot bibliothecaris, van metadata specialist tot chief information officer. De KNVI, de VVBAD en de ABD-BVD vinden het belangrijk banden tussen haar leden tot stand te brengen of te verstevigen. En wat is een betere gelegenheid dan het KNVI-congres? Daarom stellen we jullie in de gelegenheid om voor de KNVI-ledenprijs in te schrijven. Bovendien wordt bij voldoende belangstelling busvervoer geregeld vanuit Antwerpen en/of Turnhout naar Nieuwegein. Nadere informatie volgt. Zie voor het programma en aanmeldformulier: congres.knvi.info. Sportimonium Preservation Hall Victor Boin, een gezamenlijk depot voor Liberaal archief en Amasb-ISG ). Ook provincies investeren in gemeenschappelijke depotinfrastructuur voor nood- en transitopvang, vaak met steun vanuit het Fonds voor Culturele Infrastructuur (zoals de Potyze-site in Ieper en Campus Vesta in Ranst). Bij elk traject dat wordt gestart, vormt het opstellen van een programma van eisen een moeilijkheid: het bepalen en formuleren van de eisen waarbij rekening gehouden wordt met de noden van de collectie (de meest wenselijke bewaaromgeving), de werknemers (de meest aangename werkomgeving), het gebouw zelf (in geval van renovatie en herbestemming), het beschikbare budget en de duurzaamheid. De studie beschrijft een tool die erfgoedbeheerders kunnen gebruiken bij de start van een depotinfrastructuurproject en reikt kennis aan voor het overleg met architecten en studiebureaus bij het verder uitwerken van het project. > Je kan de studie hier downloaden: vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/cultureel-erfgoeddepots Bibliotheekcampagne 2015: Verborgen parels Dit najaar zetten we Verborgen parels van de bibliotheek in de kijker tijdens de Bibliotheekcampagne. Het einddoel is het publiek via verborgen parels te leiden naar digitaal lezen, ondermeer via een campagne-app met daarin een Best of van de TOP 25 Verborgen parels. In de tweede fase (van 1-18 oktober) kan het publiek stemmen voor de TOP 25 op www. verborgenparels.be. Ze hoeven het boek NIET te hebben gelezen, maar kunnen op 2 manieren stemmen: Dit boek kende ik nog niet, maar zou ik willen lezen Dit boek heb ik gelezen en is een aanrader. Wat wordt er van mij verwacht? Enkel dankzij de inzet van de lokale bibliotheken kan de bibcampagne Verborgen Parels een succes worden. Maar wat verwachten wij nu concreet van jullie? Drie concrete uitdagingen rond Verborgen Parels: Actie ondernemen om bekend te maken onder je publiek én daarbuiten. Daarbovenop iedereen aansporen om te stemmen tussen 1 en 18 oktober. Toegevoegde waarde en context creëren rond het lijstje van de verborgen parels. Actie ondernemen om de Verborgen Parels-app zo breed mogelijk bekend te maken. Daarbovenop je publiek aanmoedigen om de app te downloaden en zo mee te bouwen aan de grootste digitale leesclub van Vlaanderen. > Meer info: Publiekswerking/Bibliotheekweek LOCUS/Bibnet Hoe je cultureel-erfgoeddepot uitwerken? In december 2014 werd een onderzoeksopdracht aan de Vrije Universiteit Brussel (VUB) gegund voor een analyse van en bouwstenen voor de uitwerking van een programma van eisen voor cultureel-erfgoeddepots in Vlaanderen. Het ae-lab van VUB voerde de opdracht uit tussen januari en juni De voorbije jaren zijn verschillende erfgoedbeheerders in Vlaanderen individueel begonnen met de aanpak van hun noden op het vlak van depots door te investeren in aangepaste en soms nieuwe depotinfrastructuur (onder meer het KMSKA, het Fotomuseum Antwerpen, het Openluchtmuseum Bokrijk, Mu.ZEE, het kijkdepot Museum aan de stroom, META

8 nieuws Nieuwe bibliotheek Bilzen is groot succes De nieuwe bibliotheek De Kimpel is sinds midden februari operationeel. De stad Bilzen bouwde een compleet nieuwe, twee verdiepingen tellende vleugel, op het grasplein tussen de parking en de voorkant van het oude gebouw, aan het cultuurcentrum De Kimpel. Het unieke concept maakte bij de bezoekers een lawine aan positieve reacties los. Dat vertaalt zich nu ook in cijfers. Een half jaar na de opening is het ledenbestand gegroeid met bijna 1000 abonnees. De hypermoderne Bilzerse bib blijft constant streven naar vernieuwing. De dagelijkse ervaringen van de medewerkers leiden voortdurend tot kleine verbeteringen. Zo worden boeken, cd s en dvd s nog makkelijker vindbaar door een aangepaste signalisatie. Het comfort voor de bezoeker tijdens het zoeken wordt verbeterd door het gebruik van bijkomende klemmen en leggers. Daarnaast wordt ook verder ingezet op de digitalisering van de bibliotheek. De huidige lidkaarten met barcode worden stelselmatig vervangen door een nieuwe lidkaart met RFID-chip. In de muziekafdeling wordt in oktober de nieuwe mediatafel muziek voorgesteld met daaraan gekoppeld een digitale muziekworkshop. Burgemeester Frieda Brepoels: Al deze initiatieven tonen aan dat onze prachtige nieuwe bibliotheek multifunctioneel gebruikt wordt. Dat zal het aantal leden in de toekomst nog meer doen toenemen. Net als de ingebruikname van de gloednieuwe foyer van De Kimpel in oktober. De ietwat verouderde inkomhal krijgt een nieuwe bestemming als ontmoetingsplein voor de talrijke bezoekers van de verschillende vrijetijdsdiensten. Dertig jaar na de oprichting van het gebouw is De Kimpel klaar voor een frisse nieuwe start. > Bron: Limburgnieuws.be Haal de wereld binnen in je bib Het Vlaams Fonds voor de Letteren presenteert met trots de brochure Haal de wereld binnen. Daarin stelt het Fonds 17 literaire vertalers aan u voor die lezingen geven over de rijke wereldliteratuur die zij uit het Japans, Chinees, Latijn, Grieks, Italiaans, Frans, Spaans, Duits, Engels, Pools of Portugees naar het Nederlands vertalen. Vertalers zijn belangrijk Meer nog, zij zijn onmisbaar om de rijkdom van de wereldliteratuur te leren kennen. De gesubsidieerde auteurslezingen van het Vlaams Fonds voor de Letteren brengt lezers rechtstreeks in contact met literaire vertalers, die begeesterd inzicht geven in het werk van grootmeesters als Homerus, Murakami of Patrick Modiano. Het publiek krijgt bovendien een unieke inkijk in hun vertalersdilemma s, -trucs en vondsten. Dankzij het VFL krijgen organisatoren hiervoor 100 euro korting op hun auteurshonorarium. Met vertalers haal je twee auteurs binnen voor de prijs van één, maar vooral verhalen van de grote wereld buiten het Nederlands. Deze brochure wil organisatoren inspireren om vertalers uit verschillende wereldtalen en genres een forum te geven. Bekijk hier de volledige promotiebrochure Haal de wereld binnen - auteurslezingen van literaire vertalers -> tinyurl.com/vfl META

9

10 artikel Fotoalbum uit de fotocollectie van Herman De Neve over de Joggingclub Liedekerkse Pallieters. Foto: Roger Hanon. Opsporen van lokale private archieven Roger Hanon, vrijwilliger; Koen Demarsin, Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei; Annelien Noppe, Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei; Katrien Weyns, Archiefbank Vlaanderen Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei en Archiefbank Vlaanderen bundelden de krachten in een vrijwilligersproject voor het opsporen van sporterfgoed. De sterktes en verschillende insteken van de intergemeentelijke en de Vlaamse speler zorgden voor een interessante samenwerking. Een sportclub benaderen om een erfgoedverhaal te brengen is een echte uitdaging waarvan we de opgedane ervaringen graag delen. Daarbij is het opzet van dergelijk gezamenlijk vrijwilligersproject nieuw in Vlaanderen. Wie is wie? Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei zag het levenslicht in mei De erfgoedcel is een lokaal aanspreekpunt voor iedereen die met erfgoed bezig is en wil de lokale inwoners warm maken voor het rijke culturele erfgoed in de streek. In de dertien gemeentes ten westen van Brussel die haar werkingsgebied omvatten, zijn heel wat lokale erfgoedorganisaties actief. Met minstens vier organisaties per gemeente (musea, archieven, heemkringen, diverse erfgoedwerkingen) waren dit al gauw 74 echte erfgoedorganisaties. Bij de opstart bestond de eerste uitdaging er voor de erfgoedcel in om op een systematische wijze deze organisaties en hun collecties en archieven te leren kennen, zodat een adequaat netwerk en een doeltreffende ondersteunende werking uitgebouwd kon worden. Om de opdracht haalbaar te houden, startte de erfgoedcel met een experimenteel traject waarbij ze met hulp van vrijwilligers een overzicht van de collecties en archieven opstelde. Op twee jaar tijd bezochten de vrijwilligers alle organisaties en noteerden ze informatie over de vereniging, hun noden en het bewaarde erfgoed in een access-databank. Intussen werden plannen gemaakt om ook andere doelgroepen op eenzelfde manier te bevragen. 8 META

11 artikel De online databank Archiefbank Vlaanderen staat al tien jaar ter beschikking van het publiek. 1 Waar kan ik een archiefbestand vinden over een bepaald thema, van een bepaalde organisatie of van een persoon? Met zulke vragen kan de onderzoeker bij Archiefbank terecht. De aangeboden informatie beperkt zich tot de basisgegevens over private collecties en archiefbestanden, genoteerd volgens internationale standaarden. Zo vind je bijvoorbeeld terug over welke periode erfgoed bewaard is en wat je kan raadplegen. Het is dus niet de bedoeling specifieke stukken uit een archief te ontsluiten. De doelstelling van het project overstijgt echter het beschikbaar stellen van informatie. Door private archieven op te sporen en ze te registreren, wil de organisatie bewaarders wijzen op de waarde van hun unieke stukken voor de gemeenschap en hen met raad en daad bijstaan om vernietiging te voorkomen. De scope van het project is breed. Private archieven raken alle aspecten van de samenleving: politiek, religie, cultuur, sociale bewegingen, economie, onderwijs en Archiefbank zoekt deze zowel op Vlaams, regionaal als lokaal niveau. Dat gaat van het archief van een vakbond tot het archief van de lokale tennisclub. Het benaderen en overtuigen van deze nietevidente doelgroepen vormde een grote uitdaging. Hoe overtuig je de secretaris van een lokale vereniging dat zijn archief de moeite waard is om te registreren in een Vlaamse databank? echter duidelijk dat de prospectie bijgestuurd moest worden. Archieven over bepaalde thema s, zoals kunsten, sport, ontspanning, eetcultuur en voedingssector, bleken duidelijk ondervertegenwoordigd in de online databank. Het gros van dit erfgoed moest gezocht worden in de Vlaamse huiskamers en verenigingslokalen, bovendien bij mensen die vaak weinig kaas gegeten hadden van erfgoedwerking. Dit was een gigantische opdracht voor de vier medewerkers. Een proefproject met vrijwilligers kon uitkomst bieden. Om deze nieuwe gronden aan te boren, ging Archiefbank vanaf 2013 thematisch op zoek naar privaat archivalisch erfgoed. 2 In een draaiboek werden de stappen vastgelegd. Elke campagne werd ingezet met enkele bekende voorbeeldarchieven die lokale verenigingen en personen konden inspireren om hun erfgoed aan te melden. Vervolgens werden netwerken en koepels aangeschreven om erfgoedregistratie te promoten. Deze werkwijze wierp echter onvoldoende vruchten af. Ook de diensten die Archiefbank aanbood, zoals vormingen over archiefbeheer, kenden weinig respons. De organisatie stond te ver van de lokale verenigingen die weinig kennis van of interesse in erfgoed hadden. Bovendien bleek het moeilijk om de doelgroepen echt duidelijk te maken wat erfgoed is, welke informatie gezocht werd en waarom, zeker via massacommunicatie. Daarbij was er meestal geen directe nood aan advies, die de verenigingen kon motiveren om deel te nemen, zoals die bestaat naar aanleiding van een jubileumviering. De medewerkers konden her en der via persoonlijke contacten wel basisgegevens vergaren over privéarchieven, maar de aanpak was weinig structureel en tijdsintensief. Intussen had de erfgoedcel samen met haar vrijwilligers een hoop informatie vergaard over de collecties van lokale erfgoedverenigingen in een accessdatabank. Ze wilde graag deze gegevens ter beschikking stellen aan het publiek via Archiefbank en namen contact op. Beide organisaties vonden elkaar en startten een pilootproject op. Lokaal vrijwilligersproject in de praktijk In samenwerking met de erfgoedcel kreeg een proeftraject vorm waarin lokale vrijwilligers in hun eigen regio op zoek gingen naar private sportarchieven. De taakverdeling zag er als volgt uit: Archiefbank wierf een vrijwilliger aan, die onder begeleiding van de erfgoedcel lokale sportclubs bevroeg. De bekomen informatiefiches werden gecontroleerd en gevalideerd door beide organisaties. De vrijwilliger voerde deze gegevens in de databank van de erfgoedcel in. De verzamelde gegevens in de interne databank werden vervolgens geëxporteerd naar de onlinedatabank van Archiefbank. Elke partner bracht op die manier zijn expertise in, wat resulteerde in een vollediger Beide organisaties ontplooiden gelijkaardige activiteiten vanuit een andere insteek, namelijk het verzamelen en registreren van informatie over collecties en archiefbestanden. Dit vormde de basis voor een samenwerking. De zoektocht Zowel Archiefbank als de erfgoedcel begonnen hun zoektocht naar archieven en collecties dicht bij huis in de erfgoedsector. Archiefbank startte met het verzamelen van de reeds beschikbare informatie in professionele bewaarinstellingen. Sporadisch volgde het verbrokkelde erfgoed dat in situ bewaard wordt. Een grondige evaluatie in 2010 maakte De aanpak onder de vorm van een lokaal vrijwilligersproject had een aantal belangrijke troeven voor Archiefbank. META

12 artikel Benadering van een sportvereniging: een vrijwilliger aan het woord Hoe krijg je voet aan de grond bij verenigingen die weinig of geen interesse hebben in erfgoed? Hoe krijg je je boodschap overgebracht? Vrijwilliger Roger Hanon zet zijn ervaringen op een rij. De opdracht van de erfgoedvrijwilliger is meestal pionierswerk dat overtuigingskracht vergt om de gesprekspartner mee te krijgen in het verhaal. De meest efficiënte manier om tot resultaat te komen is een met daarop aansluitend een telefonisch contact. Een alleen volstaat niet, want daarop komt slechts in 10 procent van de gevallen een antwoord. Vaak is dat dan nog negatief. Alleen met een persoonlijk contact via telefoon kan de weg naar meer geëffend worden. Vaak heeft de clubverantwoordelijke een verkeerd beeld van wat er gevraagd wordt en maakt hij er zich gemakkelijk van af met te antwoorden dat er niets bewaard is gebleven. Aan de telefoon kan je dit soms counteren en kan er enige goodwill losgemaakt worden. Vaak hebben de aangesproken personen de mail gezien, maar ze hebben er niets mee gedaan en vaak zelfs niet op geantwoord. Dat is al een indicatie dat het niet evident zal zijn om resultaat te boeken. Wat helemaal geen effect heeft is het achterlaten van berichten op de contactpagina van websites. Het is heel belangrijk om te benadrukken dat er geen materiaal zal meegenomen worden; dat schrikt veel clubbestuurders af uit vrees het materiaal nooit terug te krijgen. In 70 procent van de gevallen komt de vrijwilliger terecht bij relatief nieuwe clubbestuurders die vaak geen notie hebben van het clubverhaal uit de voorbije decennia. In dat geval moeten zij bereid gevonden worden om een inspanning te leveren door ofwel de oude bestuurders te contacteren met de vraag naar oud materiaal, ofwel om andere contactpersonen door te geven bij wie de vrijwilliger kan gaan aankloppen. In de praktijk gebeurt dat laatste het meest. Soms voelt het aan alsof de aangesprokene er zich op die manier wil van afmaken. Klopt de vrijwilliger direct aan bij bestuursleden met een lange staat van dienst, dan is de kans zeer groot (80 procent) dat het effectief tot een persoonlijke ontmoeting komt en dat er historisch materiaal naar boven komt. Het lukt bijna nooit om materiaal dat verspreid zit bij meerdere (oud-)bestuurders te laten samenbrengen. Meestal moet men zich tevreden stellen met het inventariseren van wat beschikbaar is bij de centrale contactpersoon. Op schaarse uitzonderingen na, zijn meerdere telefonische contacten nodig. Vaak is er na het eerste contact niets gebeurd en moet de vraag opnieuw aangewakkerd worden. Sporterfgoed inventariseren is een opdracht van lange adem. Dat komt omdat sportclubs er zich niet of zeer weinig van bewust zijn dat hun historisch materiaal ook voor mensen buiten de club interessant kan zijn. Sommige bestuurders zijn gecharmeerd met die interesse en zijn dan uiteraard bereid om inspanningen te leveren. Andere bestuurders reageren eerder achterdochtig en daarop moet ingepraat worden o.m. door te verwijzen naar andere sportclubs die reeds werden bezocht. De vraag wat er met het geïnventariseerde materiaal zal gebeuren komt nagenoeg bij elke club naar voor. Het zou resultaatbevorderend zijn, mocht daar een concreet project vanuit de initiatiefnemers tegenover geplaatst worden. Ik heb er voor geopteerd om de inventarisatieformulieren nooit te tonen aan de bevraagde personen, ik gebruikte ze enkel als leidraad in het gesprek. Door de techniciteit ervan zouden ze naar mijn gevoel de gesprekspartners afgeschrikt hebben. Het resultaat van de bevraging stuurde ik alleen door wanneer daar expliciet om gevraagd werd en dat was zeer zelden. Dat is eigenlijk al een indicatie van het belang dat de clubs hechten aan de inventarisatie. Ik verwees altijd naar de website van Archiefbank Vlaanderen. Ik wilde vermijden dat men ontgoocheld zou zijn over manier waarop dit meestal gemoedelijk gesprek vertaald werd in een droog formulier en dat dit contraproductief zou werken bij volgende contacten. Halverwege het inventarisatietraject ben ik begonnen foto s te nemen van bepaalde archiefstukken. Ik merkte dat dit goed overkwam bij de contactpersonen en de serieux van de hele aanpak ondersteunde. beeld en kwaliteitsvolle beschrijvende archiefsteekkaarten. De taak van de vrijwilliger bestaat erin om aan de hand van een adreslijst contact op te nemen met verenigingen, te peilen naar de dynamiek van de vereniging en naar de aanwezigheid van archiefstukken om vervolgens tijdens een plaatsbezoek ontbrekende gegevens te noteren en de databank te vervolledigen. Per sportvereniging vulde hij hiervoor een formulier in. De erfgoedcel en Archiefbank ondersteunden hem met een intensieve begeleiding (bespreken van de ingevulde fiches, gezamenlijke vergaderen, begeleiden bij de bezoeken en bij de invoer in de databank ), zodat de vrijwilliger de nodige vaardigheden kon verwerven om de opdracht uit te voeren. Troeven van het traject De aanpak onder de vorm van een lokaal vrijwilligersproject had een aantal belangrijke troeven voor Archiefbank. De lokale inbedding en samenwerking met de erfgoedcel vereenvoudigde namelijk de zoektocht naar de juiste contactpersonen. De aangetrokken vrijwilliger kende de regio en kon gebruik maken van een eigen netwerk als startpunt. Dit bracht de bal sneller aan het rollen. De erfgoedcel kon op haar beurt gebruik maken van haar contacten bij de gemeentelijke diensten tijdens de zoektocht naar informatie. Door de lokale verankering was er meer aandacht voor lokale accenten bij het vastleggen van de prioriteiten van de bevraging. Zo werden uitzonderlijke of representatieve verenigingen niet uit het oog verloren. Het project leefde in de regio binnen het netwerk van de erfgoedcel en de vrijwilliger. Persoonlijke contacten en bezoeken bleken de sleutel tot succes. Zo kreeg het erfgoedverhaal een gezicht, wat de drempel voor deelname aan de bevraging verlaagde. De ons-kent-ons aanpak opende niet alleen deuren, maar leidde ook naar verborgen erfgoed dat niet op de bestaande lijsten te vinden was. De juiste achtergrond en de gedrevenheid van de vrijwilliger hadden daar veel mee te maken. De resultaten werden relevant 10 META

13 artikel in hun lokale context. Zij vormen immers de basis voor verdere analyse en ondersteuningsprojecten. Het gevonden erfgoed kon direct aangewend worden in lokale tentoonstellingen en onderzoek. Ook dit verhoogde de zichtbaarheid en verlaagde de drempel tot medewerking. Het waarom van de bevraging werd zo concreter. In de samenwerking groeide het besef dat er gezocht moest worden naar een evenwicht in kwaliteitsbewaking en terminologie enerzijds en haalbaarheid van de bevraging door vrijwilligers en voor niet-erfgoedorganisaties anderzijds. Het is belangrijk om goede gegevensreeksen op te bouwen, maar in de eerste plaats moet je bij de verenigingen binnenraken. Het overtuigen van de clubs om deel te nemen bleef moeilijk. Het theoretische kader dat Archiefbank aanreikte, werd daarom aangelengd met een goede dosis pragmatisme van de erfgoedcel. Na een korte theoretische inleiding rond het begrip erfgoed en de invulling van de gegevensvelden konden de vrijwilligers de bevraging kaderen en het ingekorte formulier correct invullen. De moeilijkste opdracht was echter om de juiste taal te vinden om hun verhaal inspirerend over te brengen en erfgoedbewaarders niet af te schrikken. De nadruk lag daarom op het boeken van vooruitgang en het verzamelen van gegevens. De kwaliteit van de ingevulde formulieren verbeterde, maar controle en bijsturing van de resultaten door de erfgoedcel en Archiefbank bleef nodig, bijv. op het vlak van de consequente invulling van een veld. Het is wel duidelijk dat een dergelijk vrijwilligersproject de nodige begeleiding vereist en pas op lange termijn rendeert. Het begrip archief Archiefbank conformeert zich aan verschillende internationale standaarden voor het verzamelen van haar gegevens: De erfgoedcel noteerde ook de noden van de verenigingen en zal op termijn werk maken van een passend ONDERSTEUNINGSaanbod. De bevraging leverde zo ook een meerwaarde voor de deelnemende clubs zelf. META

14 artikel inhoud die een onderzoeker kan verwachten en de waarde van het geheel. Bij de vertaling van de vragenlijst binnen het project rond sporterfgoed werd de term archief veelal vermeden en vervangen door een vraag naar oude documenten of wat er overgebleven is uit het verleden. Het is daarbij moeilijk uit te leggen bij bewaarders dat de door hun bewaarde stukken feitelijk tot het archief van de sportvereniging hoort. Foto s uit de documentaire collectie van Theo Buelinckx over de toenmalige voetbalploeg Union Halle. Foto: Roger Hanon De aanpak en voorlopige resultaten van de campagne rond sporterfgoed kan je terugvinden in het volgende rapport: doc/archiefbank_rapport_campagne_sporterfgoed_ pdf (bezocht op 14 juli 2015). ISAD(G), ISDIAH, ISAAR-CPF. De gehanteerde begrippen binnen dat kader zijn voor een archivaris evidenties, maar vragen om uitleg wanneer ze ingevuld moeten worden door vrijwilligers. Wat houdt een veld als datering in? Datering van wat? Wat versta je onder omvang? Het gebruik van deze standaarden hebben absoluut een meerwaarde op lange termijn, bijvoorbeeld wanneer je gegevens wenst uit te wisselen of resultaten wilt vergelijken. Deze voordelen bestaan echter alleen als de informatie correct en uniform wordt genoteerd. Zo vormen ze eerder obstakels voor vrijwilligers. De problemen beginnen al bij het begrip archief. In de zoektocht naar in situ bewaard erfgoed is het niet mogelijk om telkens van een archief te spreken. Oudleden van verenigingen hebben vaak documentatie bewaard of reproducties, soms vermengd met originele stukken. De term collectie werd daarom ook ingezet om een onderscheid te kunnen maken met de resultaten van verzamelwoede. Dit vergemakkelijkte de opdracht van de vrijwilligers niet. Het onderscheid is in sommige gevallen moeilijk te maken bijv. als een oud-lid oude foto s van de vereniging verzamelde. Ook archivarissen worstelen vaak met de begrippen. Desalniettemin verduidelijkt de term de Ook de concepten archiefvormer en bewaarplaats bleken moeilijk voor de vrijwilligers. Voor een lokaal verenigingsarchief dat bij (oud-)leden verspreid bewaard is, zouden in Archiefbank Vlaanderen in principe meerdere informatiefiches ingevuld moeten worden één per bewaarlocatie met telkens dezelfde archiefvormer, namelijk de sportclub. In de databank van de erfgoedcel werd van in het begin al één collectiefiche gehanteerd per organisatie, gezien de organisatie vanuit hun doelstelling centraal stond. Deze lijn werd aangehouden uit praktische overwegingen, waardoor telkens maar één fiche per sportclub ingevuld werd. Het feit dat er iets bewaard is, is van groot belang want het toont aan dat iemand zich persoonlijk engageerde voor de bewaring. De sportverenigingen werden aangemoedigd om hun erfgoed te centraliseren om de kans op bewaring in de toekomst te maximaliseren, maar voor velen ligt dat moeilijk. De meeste mensen zijn niet bereid om afstand te doen van wat zij als hun eigendom beschouwen. De gegevens van verzamelaars werden wel apart genoteerd als collectie. Tot slot De gezamenlijke zoektocht van Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei en Archiefbank Vlaanderen leverde een boeiende samenwerking op, die hopelijk navolging krijgt in andere regio s. Door het inzetten van lokale vrijwilligers werd het erfgoed in een regio efficiënt en structureel bevraagd. Iets waar het 12 META

15 artikel Archiefbankteam eerder niet in slaagde. Het was eenvoudiger en sneller om voet aan de grond te krijgen in de verschillende sportclubs door gebruik te maken van de bestaande netwerken. Daarbij werd een dubbele bevraging van de verenigingen, eerst door de erfgoedcel en later door Archiefbank, vermeden. De lokale verankering van het project zorgde ervoor dat het verhaal niet eindigde bij het noteren van de gegevens. De erfgoedcel noteerde ook de noden van de verenigingen en zal op termijn werk maken van een passend ondersteuningsaanbod. De bevraging leverde zo ook een meerwaarde voor de deelnemende clubs zelf. Toch was het motiveren van de clubs om deel te nemen aan de bevraging een kritiek punt. Alle acties vertrokken vanuit de doelstellingen van de erfgoedcel en Archiefbank. Om clubs bewuster met hun archieven te laten omgaan, zullen in de toekomst vooral doelstellingen gezocht moeten worden vanuit de noden van de clubs. Een mogelijk aanknopingspunt is daarom de jubileumviering. Door de opname van de resultaten in Archiefbank Vlaanderen maakte de erfgoedcel het erfgoed uit haar streek zichtbaarder. Om dit mogelijk te maken werd de invoer van gegevens bijgestuurd conform ISAD(G) en beter gecontroleerd. Wat op zijn beurt de weg opende voor een langetermijnvisie. Wat gaan we met de gegevens en het erfgoed doen in de toekomst? De samenwerking resulteerde dus in een win-winsituatie voor de erfgoedcel en Archiefbank. Dit wel op voorwaarde dat ieder realistische verwachtingen koestert. Zo zal de beschrijving die gemaakt wordt door een vrijwilliger, vaak niet te vergelijken zijn met die van een professional. Er is wat ervaring nodig om gedegen te beschrijven. In dergelijk vrijwilligersproject hangt veel af van de vaardigheden van de vrijwilliger en de ondersteuning van de organisatie. Heeft hij of zij voldoende zelfvertrouwen en doorzettingsvermogen om naar de verenigingen te stappen? Is hij of zij snel weg met de concepten? Kan hij of zij het verhaal voldoende verkopen? Don ts Een onpersoonlijke je krijgt hierop zelden respons op. Je kan wel in een je project voorstellen en een telefoontje aankondigen. Niet luisteren naar hun verhaal: Neem de tijd, want soms krijg je de volledige geschiedenis van de club te horen. Dring jezelf niet op Te strakke planning: Het vergt tijd om de juiste personen te vinden en ze te motiveren om deel te nemen. Do s Neem persoonlijk contact op: tijdens een telefoongesprek kan je de eerste afspraken maken. Teken het vervolgparcours uit: geef aan dat je binnen x-aantal weken terugbelt en wat ze kunnen verwachten binnen een bepaalde tijdspanne. Plan een bezoek ter plaatse in: zo kan je direct alle nodige informatie correct noteren. Hanteer de juiste taal: pas je terminologie aan en spreek dus niet over archieven, collecties of erfgoed, maar maak het concreet met voorbeelden. Zoek argumenten en overtuig: schuw niet een argument als de andere verenigingen deden wel al mee of enkel jouw vereniging ontbreekt nog in het overzicht, dat wil je toch niet Kleed je bezoek in: Toon legitimiteit aan de hand van een folder, die je kan achterlaten. Of neem foto s van het erfgoed. Zorg ervoor dat de resultaten van een bezoek zichtbaar of concreet zijn: koppel na een bezoek terug door bijvoorbeeld te verwijzen naar een platform waar de verzamelde gegevens geraadpleegd kunnen worden of verwijs naar een vervolgtraject. Gun de vereniging de nodige tijd: meestal is het erfgoed van een vereniging bewaard bij verschillende personen. Vraag om al het erfgoed vooraf te verzamelen ten behoeve van het bezoek en de registratie en geef de vereniging de nodige tijd daarvoor. Bel eventueel op een afgesproken tijdstip terug voor een stand van zaken. META

16

17 interview Brocade, 15 jaar Interview: Julie Hendrickx Foto s: Marc Engels Brocade blaast vijftien kaarsjes uit! Op vijftien jaar veranderde niet alleen Brocade, maar ook de sector zelf. META sprak met Jan Corthouts, Richard Philips en Trudi Noordermeer over de afgelopen vijftien jaar en de volgende vijftien. Wat is Brocade? Jan: Brocade is een Library Management System (LMS). In 1998 zijn we met de ontwikkeling van Brocade gestart. En op 1 januari 2000 hebben we het in gebruik genomen binnen Anet, het netwerk van wetenschappelijke bibliotheken in Antwerpen en Limburg. Anet en Brocade zijn dus twee verschillende dingen. Anet is een bibliotheeknetwerk dat al veel langer bestaat dan Brocade. Brocade is het product waarmee we een service bieden aan bibliotheken, in eerste instantie die van Anet. Dat zijn wetenschappelijke bibliotheken, universiteiten, erfgoedinstellingen en museumbibliotheken. Aanvankelijk waren er geen openbare bibliotheken bij. De doelstelling van Anet is om diensten te leveren ten behoeve van de automatisering van de aangesloten bibliotheken. Vroeger leverden we die diensten met een Vubisgebaseerd bibliotheeksysteem. In 2000 zijn we gemigreerd naar Brocade. Waarom hebben jullie een bibliotheeksysteem in eigen handen genomen? Jan: Daar is een heel lange discussie aan vooraf gegaan. Veel had te maken met de context waarbinnen we toen aan het werk waren. En het web stond nog in zijn kinderschoenen. In de periode participeerde de bibliotheek van de Universiteit Antwerpen in een Europees project, HyperLib. De doelstelling van HyperLib was om te bekijken hoe we van hypertekststructuren gebruik konden maken in de manier waarop we toen informatie aanboden. Dit leverde onder andere een toepassing op waarmee we onze handleidingen, die nodig waren in de bibliotheek, via html op het web konden publiceren. En ook een eerste interactieve webtoepassing: een zoekomgeving voor het archivalische en museale bezit van het Letterenhuis. Daardoor realiseerden we ons dat het web de weg was om onze diensten in de toekomst aan te bieden. Aan de hand van de toepassingen die we maakten, raakten we meer en meer vertrouwd met de onderliggende basistechnologieëen die je nodig had om zoiets te kunnen waarmaken. Dat is een heel leertraject geweest. Tegelijkertijd speelde er ook nog een ander belangrijk element mee: eind jaren negentig zou onze overeenkomst voor het gebruik van de Vubisbibliotheeksoftware ten einde lopen. Met ons leertraject in het achterhoofd dachten we Dit bibliotheeksysteem is aan vernieuwing toe. Er zijn toen gesprekken geweest met de leverancier om er samen iets van te maken. Maar de invalshoek van de universiteitsbibliotheek is anders dan die van een commercieel bedrijf, het ontwikkelt wat het verkocht kan krijgen. Die V.l.n.r.: Richard Philips, Trudi Noordermeer en Jan Corthouts. discussie hebben we verschillende keren gevoerd, maar we vonden geen manier om die verschillende invalshoeken met elkaar te verzoenen. Vervolgens bediscussieerden we hoe we nu verder zouden gaan: kopen we een systeem in of ontwikkelen we zelf iets? Omdat we al een succesvol voortraject hadden, hebben we uiteindelijk de laatste optie gekozen. We hebben aan onze academische overheid twee jaar de tijd gevraagd om alles uit te werken én de vrijheid om dingen uit te proberen. Was dat toen een rationele en honderd procent goed overwogen beslissing? Nee. Er was kans op mislukken. Veel hangt ook af van collega s en medewerkers. Als er mensen wegvallen, dan komt zo n project in gevaar. Richard: Je kan ook een heel andere insteek hebben waarmee je zo n project aanvangt. Zo zou je het evengoed vanuit een negatief standpunt kunnen bekijken: hebben we eigenlijk een andere keuze? Het toenmalige leiderschap van de bibliotheken had daar wat problemen mee. Want bibliotheken hadden toen toch een weinig realistische houding. In welke zin? Richard: The sky is the limit! We vragen en we zullen wel krijgen. En vooral: iemand anders zal wel betalen. Zelf dacht ik dat het veel sneller tot een failliet van bibliotheken zou komen. Maar eigenlijk heeft het nog geduurd tot heden vooraleer het echt duidelijk werd dat bibliotheken het organisatorisch en financieel knap lastig gingen krijgen. Als je bibliotheeksoftware wil maken dan moet je software maken die daar op voorbereid is, dat de kosten beheersbaar blijven. Ik sprak daarstraks nog met een collega van CiBLiS, die me vroeg of het web nu ideaal is voor data entry want dat is wat bibliothecarissen doen. Toen we begonnen in 1998 was dat zeker niet het geval. Wat zou er gebeurd zijn als jullie er niet voor waren gegaan? Trudi: Dan waren we verder gegaan met de gekochte software. En dan heb je, wat mij betreft, veel minder mogelijkheden om zelf te ontwikkelen. Ik verwacht de komende tien jaar ook nog spectaculaire veranderingen. De ontwikkelaars en software in huis hebben is enorm fijn. Als we een digitaal platform willen om onze digitale activiteiten te ondersteunen dan wordt het in huis op maat gemaakt. Daarna wordt het beschikbaar voor het volledige netwerk. Maar de vraag of je software koopt of zelf ontwikkelt is iedere keer weer actueel: zijn wij in staat om adequaat te antwoorden op de eisen van onze gebruikers? We zijn een professioneel team maar klein. Toch is de flexibiliteit naar gebruikers bij grote internationale leveranciers veel minder. Je moet veel langer wachten en dan krijg je niet honderd procent wat je wil. META

18 interview Jan: Je moet ook onze fysieke locatie bekijken, dat is in de bibliotheek. Wij vangen op wat mensen over bepaalde toepassingen zeggen. Als er iets niet goed werkt, krijgen we die bal onmiddellijk terug. Eat your own dog food. Ik prijs me gelukkig dat we geen deel uitmaken van een IT-dienst. Je moet niet alleen snel kunnen inspelen op je eigen lokale omgeving, maar ook op wat er internationaal leeft: Open Access, repository, research data management,... Want die domeinen moet je er gaandeweg ook weer bij nemen om aangepaste oplossingen aan te bieden. Het omgaan met metadata en standaarden is toch wel sterk ingeburgerd in de bibliotheeksector. Maar toen we begonnen was er nog geen sprake van open source. HTML was zeer eenvoudig als je ziet wat er nu allemaal mogelijk is. Als we vandaag opnieuw moesten beginnen dan zouden we misschien vertrekken van een opensourcesysteem en dat naar onze hand zetten. Je hoeft vandaag niet enkel naar commerciële oplossingen te kijken. Er is inderdaad veel geëvolueerd. Hoe zag Brocade er helemaal in het begin uit? Jan: Dat was een mager beestje (lacht). Het moment waarop we met de productie gestart zijn januari 2000 hadden we maar drie modules klaar: de catalografie, de acquisitie en de leen. En natuurlijk de helpdesk waardoor we de probleemmeldingen konden filteren en opvolgen. Maar er was geen publiekscatalogus. De data die in Brocade zaten, brachten we nog naar buiten in een Vubis-omgeving. In 2000 was er ook nog geen sprake van eindgebruikersdiensten zoals Mijn Bibliotheek. Gaandeweg zijn die modules erbij gekomen. Maar de principes die golden voor Brocade anno 2000, die zijn er nu nog, het is nog altijd een webgebaseerde toepassing. De cloud is nu een hype maar in 2000 waren wij al een cloudgebaseerde toepassing. Misschien maar een kleine wolk, maar toch. Het enige wat mensen in de bibliotheek nodig hadden, was een browser en een URL waarmee ze konden inloggen. Alles gebeurde op centrale apparatuur. Je kon er van eender welke werkplek in werken. Dat was ook een groot succes. Trudi: In de toekomst willen we het geheugen van de universiteit worden. Het betreft vier typen gegevens. Ten eerste komt alles wat we publiceren aan de universiteit zoals masterthesissen, doctoraatsthesissen, artikels en boeken in de catalogus of het institutional repository. Ten tweede betreft het de archivalia van de administratieve diensten van de universiteit. We willen daarom ook een universiteitsarchief organiseren. En dan is er het kunstpatrimonium. De metadata van deze kunstobjecten komen op termijn in Brocade. Afbeeldingen worden dan toegevoegd. En tot slot is er het academisch erfgoed. Wij streven op termijn naar opname van alle metadata in Brocade en een geïntegreerde archiefwerking. Dit kan omdat er in Brocade een archiefmodule is ontwikkeld, waar de archivalia en de objecten van de universiteit in opgenomen kunnen worden. Jan: Dat is onze grote kracht, de combinatie Brocade-Anet. Je hebt Brocade als platform waarmee je diensten aanbiedt en Anet is het netwerk waarbinnen heel wat expertise gedeeld kan worden. De modules waarover Trudi sprak zijn gemaakt op vraag van de stad Antwerpen ten behoeve van het Letterenhuis. Maar die kunnen evengoed gebruikt worden door andere partners zoals de universiteit zelf. Brocade bedient verschillende doelgroepen, hoe is dat gegroeid? Jan: In het begin waren er die drie basismodules, later is daar de publiekscatalogus bij gekomen. En gaandeweg, parallel aan het transitieproces van de bibliotheken, kwamen daar modules bij vanuit de noodzaak rond Electronic Resource Management. De collega s hadden een manier nodig om dit te beheren. Wij, het automatiseringsteam, zijn geen specialisten in die materie. Gelukkig was er Els (Schaerlaekens) die op een gegeven moment heeft toegezegd om dat complexe probleem te bekijken, literatuur door te nemen, bestaande systemen te vergelijken,... Met haar analyse heeft ze ons kunnen laten zien wat zij nodig had. Zulke mensen heb je nodig, die weten waarover ze praten. Als bibliotheek is het makkelijker om gewoon een afgewerkte ERMmodule te vragen. Maar wij hebben iemand nodig die de vereisten waaraan het systeem moet voldoen definieert. Hoe moeten de data binnen dat ERM-systeem gelinkt zijn met de abonnementen, catalogus en contracten? Wij kunnen onmogelijk zelf experten zijn in al die domeinen. Maar gelukkig bevinden die experten zich wel binnen ons netwerk. Zij geven ons input waarmee wij aan de slag gaan. Ook Brocade is altijd aangestuurd geweest door wat de gebruikers nodig hadden. Informeel of formeel door middel van een lastenboek. De toepassingen rond de academische bibliografie en institutional repository zijn een volgende belangrijke toevoeging geweest. Dat komt momenteel als universiteit ook in een stroomversnelling terecht, universiteiten engageren zich om een Open Access beleid te organiseren. Een derde belangrijke verrijking van onze software is er vooral gekomen naar aanleiding van een lastenboek van de stad Antwerpen. Dat was de ontwikkeling van die archiefmodules. Bibliotheken en archieven worden vaak in één adem genoemd maar als je bijvoorbeeld gaat kijken naar metadata en naar de manier waarop die dingen gebruikt en ontsloten worden, zijn dat toch verschillende werelden. Maar nu kunnen we heel wat metadata onderling uitwisselen. Dus het lukt jullie om te voldoen aan de eisen van verschillende deelsectoren? Jan: Het is niet altijd even gemakkelijk want het zijn verschillende discussies, andere invalshoeken. Maar we waken er ook over dat een bibliotheek of archief geen richting uitgaat die het achteraf onmogelijk zou maken om nog dingen samen te realiseren. Richard: Wat wij proberen is zo ver mogelijk te kijken. We proberen in eerste instantie een goede voedingsbodem op poten te zetten, waar we dan achteraf modules op kunnen plaatsen. Dat is onze taak. De vakmensen waarvan sprake is, komen met hun eigen ideeën en noden af. Het wordt die mensen ook toegestaan. Want als Els opdie ERM-ontwikkeling werkte, kon zij haar gewone werk niet doen. Het is voor alle bibliotheken belangrijk dat er echt vakmensen werken. Trudi: Absoluut! Jan: Vakmensen die ook begaan zijn met hun baan. Richard: Want het is comfortabel om gewoon het werk van elke dag te doen. Maar als je je nek uitsteekt... Trudi: Het is ook een beetje een balans zoeken tussen de wensen van een grote universiteitsbibliotheek en de anderen. Jan: Als we een module ontwikkelen, zorgen we ervoor dat de beslissing over de manier waarop de module ontplooid moet worden zo laat mogelijk genomen wordt. Dat betekent dat al onze toepassingen gestuurd worden door heel wat parameters die interactief kunnen worden ingesteld en die maken dat een module zo werkt of net iets anders. Anders kan je die diversiteit aan behoeften niet echt vatten. 16 META

19 interview Trudi: Dus aan de hand van die parameters kan je je eigen omgeving zoveel mogelijk zelf instellen. Jan: Bij sommige modules kan dat extreem ver gaan. Als er een bibliotheek naar me toekomt met duizend prenten die ze wil beschrijven dan is de vraag: Wat heb je precies nodig? Het instellen van de parameters doen we zelf, je kan dat niet overlaten aan de bibliotheek in kwestie. Zij moeten zeggen hoe ze de module willen, wij maken de vertaalslag. Parameters instellen, testen, terugkoppelen, daar ben je heel lang en intensief mee bezig. Maar dat maakt dat je met die module niet alleen prenten kan beschrijven maar ook foto s of handschriften. Zoiets is natuurlijk niet de dag nadien in orde. Ik heb liever dat iemand aanklopt met een analyse voor een module en de waarschuwing dat er achteraf eventueel het een en ander bijgesteld moet worden afhankelijk van het gebruik, dan iemand die zegt: Doe maar. Want die laatste komt gegarandeerd later tot het besef dat iets niet voldoende is. We krijgen vaak het verwijt dat we de dingen traag opleveren. Maar als je dat goed wil doen dan vraagt dat veel tijd. Richard: Als je software maakt om een specifiek probleem op te lossen, gaat dat makkelijk. Maar iets gloednieuws ontwerpen vraagt een ander niveau van werken. Want je weet niet wat je gaat tegenkomen. Dat is wat wij proberen te doen. Als ik zie wat mijn collega s kunnen doen met de software die wij ooit gemaakt hebben, dan sta ik versteld. Sinds wanneer werken jullie samen met CIPAL? Jan: We hebben dat contract ondertekend in Zij hadden een bibliotheektoepassing die aan vernieuwing toe was. En ze stonden voor dezelfde keuze: kopen of ontwikkelen. Uiteindelijk heeft CIPAL met de Universiteit Antwerpen een contract afgesloten voor Brocade. Het heeft dan nog even geduurd vooraleer CIPAL ermee aan de slag kon. Maar op een gegeven moment is daar het verhaal van de openbare bibliotheek van Antwerpen bij gekomen. Dat waren allemaal verschillende bibliotheeksystemen waar men er eigenlijk één wou. Voor ons betekende dat we niet alleen verantwoordelijk waren voor Brocade Anet, maar ook voor Brocade voor de openbare bibliotheek Antwerpen. Vanuit die sector krijg je wel heel andere vragen. Om met een klein team al die vragen te honoreren, dat is niet simpel. Volgen jullie de openbare bibliotheek nog op? Jan: We hebben dat heel goed opgevolgd tot in 2011 toen de openbare bibliotheek Antwerpen migreerde naar het Provinciaal Bibliotheeksysteem, wat door CIPAL gehost wordt met Brocade. Sindsdien ligt de focus voor ANET op openbare bibliotheken veel verder weg natuurlijk. De Antwerpse openbare bibliotheken waren voor de Brocade community eveneens een statement om te tonen dat Brocade ook geschikt was voor die sector. Het succes van de openbare bibliotheek Antwerpen is daardoor ook afgestraald op het PBS. Maar sinds 2011 zijn we daar veel minder bij betrokken. Op een gegeven moment kom je onder druk te staan van CIPAL. Niet alleen omwille van de openbare bibliotheken in Vlaanderen, maar ook vanwege het contract in Zuid-Afrika. Een immens groot netwerk van bibliotheken in zeven van de negen provincies daar. Eigenlijk zeven keer een PBS maar dan op provinciaal niveau van Zuid-Afrika, dus veel uitgestrekter. Maar dan krijg je daar weer heel andere vragen. Op een gegeven ogenblik hebben we gezegd dat het voor ons onbeheersbaar werd. De oplossing voor dat probleem is gevonden in een spin-off, CiBLiS, die zich nu vooral toelegt op openbare bibliotheken in Vlaanderen, Zuid-Afrika en Nederland. Het is een goede beslissing geweest om binnen die groep van CiBLiS ook ontwikkelaars mee aan te werven. Zo moeten de gebruikersvragen niet meer helemaal naar ons komen. Trudi: Het is wel nog een nauwe samenwerking en een intensief traject van kennisoverdracht. Iedere vrijdag zitten de CiBLiS ontwikkelaars hier. Het is uiteindelijk de bedoeling dat ze op zelfstandige basis nieuwe modules kunnen ontwikkelen en bestaande modules aanpassen. Richard: Het grote voordeel is dat we de focus op de openbare bibliotheken kunnen behouden zonder zelf verantwoordelijk te moeten zijn voor ontwikkeling en ondersteuning. Wat zijn jullie ambities nog? Trudi: We bevragen onszelf altijd kritisch. Jan: Er zijn eigenlijk twee soorten van ambities voor Brocade: enerzijds heb je de ambities van CiBLiS, wat zij willen bereiken met Brocade. En anderzijds de ambities voor de ANET partners. En dat is goed kunnen omgaan met digitaal materiaal. De volgende stap is bekijken welke diensten we aan onze wetenschappers nog kunnen aanbieden om met datzelfde materiaal aan de slag te gaan. Want voor wetenschappers, zeker binnen digital humanities (DH), is het niet voldoende dat je slechts een collectie oude drukken scant. Zij willen daarmee aan de slag en er een tekstanalyse op uitvoeren. We merken dat er vanuit de universiteit meer vragen aan de bibliotheek worden gesteld naar mate we meer digitaliseren: Wat moeten we met de output van ons onderzoek doen, hoe kunnen we dat archiveren of ter beschikking stellen van anderen? De samenwerking met DH zoals ik die momenteel voor ogen heb, is er een waar de bibliotheek input kan geven. DH gaat er vervolgens mee aan de slag. Uiteindelijk levert dat een output op die op de één of andere manier terug naar de bibliotheek moet komen. Zodat de bibliotheek het op zijn beurt weer aan de gemeenschap kan teruggeven. Ook open research data komen op ons af. Al loopt DH daar voor een stuk wel mee gelijk. Daar waar de universiteit hard heeft gewerkt aan de institutional repository, komt nu een tweede golf waarin gevraagd wordt om de data die hebben geleid tot een publicatie, ook te archiveren, te ontsluiten en ter beschikking te stellen aan anderen. Op conferenties zie je dit topic regelmatig verschijnen. Bibliotheken proberen zich te organiseren naar het beleid dat op Europees niveau bepaald wordt. Maar als je wilt kunnen volgen moet je natuurlijk over een infrastructuur beschikken die dat mogelijk maakt. META

20 INTERVIEW Trudi: Het draait dan ook om digitale duurzaamheid. Want zoiets doe je niet enkel voor volgend jaar maar voor de komende vijftig of langer. En hoe kan je die data ook integer en authentiek bewaren? Want als er één bit omvalt, zijn alle research data anders. In hoeverre zijn die data nog goed genoeg om het artikel daarover te kunnen verantwoorden? Alles moet geverifieerd kunnen worden. Begin er maar eens aan om alles vanuit specifieke software integer en over heel lange tijd te bewaren! Tegen wanneer zouden jullie het geheugen van de universiteit willen zijn? Trudi: We hebben op de Universiteit Antwerpen, zoals daarnet gezegd, formeel geen universiteitsarchief. We hebben dus ook geen archivaris in vaste dienst. Daar lobbyen we al een hele tijd voor. Als er geen bezuiniging van vijf miljoen euro per jaar zat aan te komen, was het deze keer gelukt! Van zodra het financieel beter gaat, staan we vooraan. Dan kunnen we het universiteitsarchief echt uitbouwen. De afgelopen drie jaar hebben we dankzij een professionele archivaris op projectbasis toch al een en ander kunnen realiseren. Richard: Er zijn ook nog heel wat andere dingen die op ons afkomen die minstens even disruptief zijn als het internet. Het concept databank bijvoorbeeld, zal totaal veranderen. En ook maatschappelijk beweegt er zo veel. Voor Brocade is agility de voornaamste uitdaging. Op dit moment leveren we twee releases per jaar. Als het moment van oplevering van release daar is, volgt er een periode die weken, soms maanden duurt waarin de software zich ontplooit: opleidingen geven, workshops organiseren. Je gaat weinig bibliotheeksystemen vinden die dat twee keer per jaar klaarspelen. Maar we zouden op de ene of andere manier de agility moeten vinden om sneller op de vragen van onderzoekers of instellingen in te kunnen spelen. Tijd is hier misschien minder het probleem, wel om het in een kortere periode even robuust te maken zoals het nu is. Het klinkt misschien wat conservatief maar ik vind het ontzettend belangrijk dat bibliotheeksoftware ook degelijk is, dat het doet wat je verwacht dat het zal doen. Het is iets waar elke dienstverlener rekening mee moet houden op dit moment. Jan: Er is heel wat in beweging. Kijk naar de openbare bibliotheken, waar men naar een eengemaakt bibliotheeksysteem wil. Een typisch LMS is nog maar een klein onderdeel van die volledige toepassing. Op Vlaams niveau is er nood aan goede API s om alles aan elkaar te koppelen zodat je systeem open is naar andere systemen die informatie beheren en willen hergebruiken. In wetenschappelijke instellingen zie je dat goed met discovery services, dat is dan de zoekomgeving. Hoe zijn jullie eigenlijk op de naam gekomen? Richard: We hadden toen een samenwerkingsverband met de mensen van Vubis. Ik reed toen met Julien Van Borm, toenmalig hoofdbibliothecaris, naar Nederland. We hadden toen als naam Lingua. Daarin zaten UA en library information verwerkt. Daar was goed over nagedacht! (lacht) Jan: We waren al zó trots dat we dat hadden gevonden! Richard: Maar binnen de Universiteit was er wel een opleidingscentrum voor vreemde talen, dat ook al Lingua heette. En zij bestonden al langer. Dus eigenlijk zaten we toen zonder naam. We stonden in de file en voor ons stond een vrachtwagen van Brocade gistpillen, ik zal het nooit vergeten. Ik zeg Julien, we gaan Brocade nemen. Dat klinkt goed. Dezelfde naam maar in verschillende sectoren is geen probleem! Jan: Die firma bestaat trouwens niet meer. Die zijn opgegaan in een ander bedrijf. Richard: Ik vind Lingua eigenlijk nog altijd een mooie naam. Hoeveel installaties zijn er eigenlijk van Brocade? Jan: Dat is moeilijk te zeggen. We hebben er hier al één binnen Anet met twintig bibliotheken. Dan heb je het PBS, waar een vijftigtal openbare bibliotheken achter zitten. En via CiBLiS zijn er nog een aantal individuele installaties, vijf of zes Limburgse bibliotheken, overheidsinstellingen en dan nog de talrijke Brocade servers die de lokale openbare bibliotheken in Zuid- Afrika bedienen. Richard: En niet te vergeten: ook in Nederland zijn er Brocade gebruikers. Jan: Inderdaad: Bibliocenter (netwerk van openbare bibliotheken in de gemeenten Leudal, Maasgouw, Nederweert en Weert) maakte eerder dit jaar de overgang naar Brocade. En recent vatte CiBLiS de samenwerking aan met De Domijnen Sittard / Hogeschool Zuyd, een project waarin zowel een openbare als een academische bibliotheek samengaan. Richard: Het bibliotheeklandschap verandert. En ik denk echt dat de bibliotheken daar krachtiger gaan uit komen. Gediversifieerd maar anders. Ik heb dat ondervonden op onze Impaladag. Bibliotheken zijn er zich nog niet helemaal van bewust maar moeten toch al rekening houden met de gevolgen daarvan. Binnen vijftien jaar zal dit weer een interessant gesprek zijn. Jan: Hoe je het ook draait of keert, je komt altijd bij mensen uit. De gemiddelde leeftijd van ons team wordt er ook niet jonger op. We moeten ervoor zorgen dat de opvolging verzekerd is. Het team is nu wel versterkt door jonge mensen. We hebben nu CiBLiS waar ook jonge ontwikkelaars zitten. Waar we binnen dit en tien jaar zullen staan is moeilijk te zeggen. Het is na vijftien jaar een succesvol verhaal. Maar het is niet altijd even makkelijk gegaan. Er zijn periodes geweest dat het moeilijk was. Richard: Maar er is ook heel veel voldoening. Ook in periodes waarin het moeilijk was. In 2005 hadden we besloten om Impala over te hevelen naar een geavanceerde webomgeving zoals je die nu kent. We hadden daar een week voor uitgetrokken. In de kerstperiode toevallig wanneer hier de verwarming uitgezet wordt. Dat was een week afzien. Maar toen het eindelijk af was, op oudejaarsavond, gaf dat ongelofelijk veel voldoening. Dat creëert ook iets in een groep. Iets dat onverwoestbaar is. Jan: Maar niet om elk jaar opnieuw te doen! 18 META