Benchmark ambtelijk apparaat gemeenten en begrotingsanalyse OVER-gemeenten. Dr. M.P.M. Huijben Mevr. drs. A.H. Mouthaan Mevr. ir. N.M.C.

Transcriptie

1 Benchmark ambtelijk apparaat gemeenten en begrotingsanalyse OVER-gemeenten Dr. M.P.M. Huijben Mevr. drs. A.H. Mouthaan Mevr. ir. N.M.C. Joubert Juli

2 Benchmark ambtelijk apparaat gemeenten en begrotingsanalyse OVER-gemeenten Inhoud Pagina Managementsamenvatting 1 1. Inleiding Vraagstelling Opbouw van de rapportage Onze visie op de aanpak Aanpak in stappen 8 2. Algemene conclusies De omvang van het ambtelijk apparaat Verklaringen voor de verschillen tussen gemeenten De optimale omvang van een gemeente De omvang van overhead Ontwikkelingen formatie en inkomsten gemeenten Specifieke conclusies over de situatie bij uw gemeente Inleiding De bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat De formatie voor uitvoerende werkzaamheden die uw ambtelijk apparaat zelf uitvoert De netto formatieomvang van het ambtelijk apparaat Conclusies voor uw gemeente Overige resultaten Aanbevelingen Begrotingsanalyse Inleiding Aanpak Vergelijking van de gemeente Oostzaan met de grootteklasse Vergelijking van de gemeente Wormerland met de grootteklasse Vergelijking begroting en formatie Conclusies begrotingsanalyse

3 Bijlagen: A. Vergelijking deelnemers met populatie. B. Vragenlijst en toelichting. C. Gedetailleerde formatievergelijking van uw gemeente. D. Toedeling vacatures in benchmark E. Begrotingsanalyse Oostzaan F. Begrotingsanalyse Wormerland 48961

4 Managementsamenvatting Vraagstelling De centrale vraag van dit onderzoek is: hoe verhoudt de omvang van uw ambtelijk apparaat zich tot dat van andere gemeenten? Dit benchmarkrapport heeft als doel objectieve vergelijkingsinformatie en inzicht te bieden. De resultaten moeten niet beschouwd worden als norm. Ze geven aan of verder onderzoek zinvol is en waarop dit onderzoek zich zou moeten richten. Methode benchmarkonderzoek ambtelijk apparaat Om bovenstaande vraag te beantwoorden, maken wij gebruik van ons benchmarkinstrument ambtelijk apparaat. Sinds de start in 2002 heeft driekwart van alle gemeenten hieraan deelgenomen. Bij het vergelijken van gegevens houden wij rekening met verschillen tussen gemeenten; in omvang en uitbesteding. In de benchmark maken wij daarom onderscheid in vijf grootteklassen. Wij hebben de OVER-gemeenten ( inwoners) vergeleken met 29 gemeenten met een inwoneraantal tussen de en Naast de omvang van een gemeente houden wij ook rekening met het uitbestedingspatroon. Dat wil zeggen dat wij corrigeren voor taken waarbij er significante verschillen zijn in uitbesteding tussen gemeenten. Dit zijn uitvoerende taken, zoals onder andere het wegbeheer, de straatreiniging, de groenvoorziening en de uitvoering van de sociale dienst. De formatie die uw gemeente inzet op dergelijke taken hebben wij in mindering gebracht op de bruto formatie (= totale formatie) van uw gemeente. Wat resteert is de netto formatie. Daarmee voorkomen wij dat appels met peren vergeleken worden. In grote lijnen komt de netto formatie overeen met de beleidskern en de overhead van uw gemeente. Benchmarkuitkomsten De OVER-gemeenten is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Wormerland en Oostzaan en ondersteunt als serviceorganisatie deze beide gemeenten. Wij concluderen dat de OVER-gemeenten een relatief klein bruto ambtelijk apparaat hebben (-23%), vergeleken met andere gemeenten in dezelfde grootteklasse. De OVER-gemeenten zijn uitgegaan van de formatie per 1 januari 2013 (inclusief vacatures). In de benchmark zijn conform onze definitie de vacatures (5,11 fte) toebedeeld aan de functies/taken waar de vacatures oorspronkelijk zijn ontstaan (zie bijlage D). Binnen de OVER-gemeenten wordt ten aanzien van vacatures een ander beleid gehanteerd. Er wordt per vacature gekeken waar op dat moment binnen de organisatie prioriteiten liggen om vacatures in te vullen. De formatie voor uitvoerende taken is relatief laag (-26%). Het netto ambtelijk apparaat (de beleidskern) is eveneens kleiner dan gemiddeld (-20%). Het overheadpercentage is met 40,8% fors hoger dan bij andere gemeenten (gemiddeld 34,1%). Een kwart van de gemeenten in de referentiegroep heeft een percentage van onder de 30,1% (= de kwartielscore). Kijken we naar 1

5 andere delen van de publieke sector en naar de gemeenten met het laagste overheadpercentage, dan zou een percentage van tussen de 26% en 28% haalbaar kunnen zijn. Ten aanzien van de uitvoerende taken stellen we vast dat de OVER-gemeenten in vergelijking met de referentiegroep minder personeel hiervoor op de loonlijst hebben staan en een afwijkend uitbestedingspatroon kennen. De volgende twee uitvoerende taken vallen op met een grotere formatie dan gemiddeld: ontwerpen ruimtelijke ordeningsplannen (+61%) en archief /div (+28%). Een mogelijke verklaring voor de hogere formatie op archief / div is dat de OVER-gemeenten drie archieven met bijbehorende inspecties van het archief door de archiefinspectie tellen. De formatie van alle primaire functies, met uitzondering van Burgerzaken en Openbare orde en veiligheid, is in de OVER-gemeenten kleiner dan gemiddeld. Daarbij kunnen allerlei factoren een rol spelen, zoals onder andere de goede sociale structuur van de OVER-gemeenten. Ook speelt mee dat de milieutaken zijn ondergebracht bij de milieudienst Waterland, terwijl niet alle gemeenten in de grootteklasse al zijn aangesloten bij een regionale milieudienst. Bij Burgerzaken speelt mee dat de OVER-gemeenten twee locaties kennen met ruime openingstijden. Daarnaast is de formatie van het snelloket, vanwege webcare eerstelijnsvragen, volledig ondergebracht bij Burgerzaken. De omvang van de overhead van de OVER-gemeenten is op totaalniveau fors hoger dan gemiddeld. Dat geldt voor alle overheadfuncties met uitzondering van Personeel en Organisatie, de Facilitaire dienst en alle secretariaten in het primaire proces. Daarbij spelen twee zaken een rol. Enerzijds speelt dat het totale ambtelijk apparaat, vanwege uitbesteding van taken, met 128 fte relatief klein is. Hierdoor hebben de OVER-gemeenten te maken met enige schaalnadelen in de bedrijfsvoering. Anderzijds speelt de gekozen organisatievorm (twee afzonderlijke gemeenten met een eigen raad en college met één ambtelijke organisatie) een rol in de hogere overheadformatie. De gekozen organisatievorm heeft met name gevolgen voor de omvang van de formatie van de volgende overheadfuncties: Gemeentesecretaris/directie en lijnmanagement (mogelijk vanwege het bedienen van twee besturen +2,3 fte), Financiën en Control (mogelijk vanwege het opstellen van begroting, jaarverslag en p&c-cyclus in drievoud +0,8 fte), Juridische Zaken (mogelijk vanwege 2 commissies + 2,3 fte) Bestuurszaken en bestuursondersteuning (mogelijk vanwege het bedienen van twee besturen +1,4 fte). Wij adviseren om deze overheadfuncties nader te analyseren, bijvoorbeeld met een Overhead Value Analyse. Tot slot valt op dat de Raadsgriffier en (bestuurs)ondersteuning vanwege de gekozen organisatievorm ook groter is dan elders, vanwege twee griffies (+0,8 fte). Uit de begrotingsanalyse blijkt dat de afzonderlijke gemeenten ook hoger dan gemiddelde lasten per inwoner hebben op de functie bestuursondersteuning. Daarnaast blijkt uit de begrotingsanalyse dat de OVER-gemeenten (zowel Wormerland als Oostzaan) op de gemeentelijke hoofdtaken ook minder geld uitgeven per inwoner dan gemiddeld. Dit wordt met name veroorzaakt door de lager dan gemiddelde lasten op het financieel domein en het sociaal domein. Daar tegenover staan ook lager dan gemiddelde inkomsten per inwoner. Beiden gemeenten zijn voor wat betreft hun inkomsten voor een groter dan gemiddeld aandeel afhankelijk van inkomsten uit het gemeentefonds. Een benchmark biedt slechts vergelijkingsinformatie, geen oordeel. Wij hebben in dit onderzoek gekeken naar de omvang van de diverse functies, niet naar het kwaliteitsniveau. Mogelijke vervolgonderzoeken zijn: een formatieonderzoek naar de primaire functies die als afwijkend uit de 2

6 benchmark naar voren komen, wat moet resulteren in een daadwerkelijk oordeel over deze functies. En daarnaast een onderzoek gericht op de omvang, waarde, kwaliteit en inrichting van de overheadfuncties die als afwijkend uit de benchmark naar voren komen. 3

7 1. Inleiding 1.1 Vraagstelling Hoe verhoudt de omvang van het ambtelijk apparaat van uw gemeente zich tot dat van andere gemeenten? Dat is de centrale vraag van dit onderzoek. Het moet leiden tot inzicht in de formatieomvang van uw gemeente in vergelijking met die van andere gemeenten. Wij splitsen de totale omvang daartoe uit naar gemeentelijke taken. Doel van het onderzoek is het mogelijk te maken om binnen uw gemeente een objectieve discussie te voeren over de omvang van uw ambtelijke organisatie. Wij doen dat op basis van een benchmarkonderzoek naar de omvang van de totale ambtelijke organisatie. Sinds de start van de benchmark in 2002 hebben meer dan driehonderd gemeenten deelgenomen. Daarnaast hebben wij de overhead van ruim organisaties in dertig sectoren gedetailleerd in beeld gebracht. Uw gemeente is één van de 99 gemeenten die in de afgelopen drie jaar aan de benchmark heeft deelgenomen. Tevens hebben wij de begroting van uw gemeente geanalyseerd. Doel van de begrotingsanalyse is inzicht te krijgen in de baten en lasten van uw gemeente en hoe deze zich verhouden tot andere gemeenten. De gepresenteerde indicatoren geven niet het finale oordeel over uw gemeente. Wel bieden ze objectieve vergelijkingsinformatie. Benchmarkonderzoek kan uw veronderstellingen bevestigen of kan juist verbaaspunten opleveren. Indien dat laatste het geval is, raden wij u aan een nadere analyse te verrichten van de specifieke situatie in uw gemeente. 1.2 Opbouw van de rapportage In deze rapportage geven wij de resultaten van het onderzoek weer. Daartoe geven wij in dit hoofdstuk uitleg over onze visie op het onderzoek en de aanpak die wij hebben gevolgd. In hoofdstuk 2 presenteren wij de algemene conclusies van het onderzoek. De specifieke conclusies voor uw gemeente met betrekking tot het benchmarkonderzoek treft u aan in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 beschrijven we de resultaten van de begrotingsanalyse. In de bijlagen treft u onder meer een gedetailleerde vergelijking van uw gemeente aan. 1.3 Onze visie op de aanpak Verbeteren door te vergelijken, dat is wat ons betreft de kern van benchmarking. En juist dat maakt het vergelijken van het ambtelijk apparaat van gemeenten niet alleen tot een boeiend, maar ook tot een complex vraagstuk. Het aantal formatieplaatsen dat een gemeente nodig heeft om haar taken goed uit te kunnen voeren, is immers afhankelijk van tal van gemeentespecifieke factoren. Wij zetten nu onze visie op dit vraagstuk uiteen. 4

8 Indeling in hoofdtaken en taken Wij hanteren de functionele indeling in gemeentelijke hoofdtaken en taken, gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) 1, als uitgangspunt in dit onderzoek. Wij gaan hierbij uit van de volgende negen hoofdtaken: Algemeen bestuur. Openbare orde en veiligheid. Verkeer, vervoer en waterstaat. Economische zaken. Onderwijs. Cultuur en recreatie. Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening. Volksgezondheid en milieu. Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. Elk van deze hoofdtaken is onderverdeeld naar taken. Tussen gemeenten bestaan verschillen. Sommige gemeenten hebben taken samengevoegd of juist verder uitgesplitst in subtaken. Het voordeel van de indeling volgens het BBV is dat dit een uniform ankerpunt vormt. Wij realiseren ons dat de structuur van uw gemeentelijk apparaat niet een-op-een overeenkomt met deze indeling. Voor een goede vergelijking met andere gemeenten was het echter onontbeerlijk dat u de formatie van uw gemeente zo goed mogelijk aan deze hoofdtaken en taken heeft toegedeeld. Overhead Naast de indeling van de formatie in hoofdfuncties, vergelijken wij de formatie van de overhead. We hanteren daarbij de volgende indeling: Gemeentesecretaris/directie, lijnmanagement. Personeel en Organisatie. Informatisering en Automatisering. Financiën en Control. Juridische Zaken. Bestuurszaken en bestuursondersteuning. Communicatie en Kwaliteitszorg. Facilitaire Dienst. Secretariaten in het 'primaire proces'. Het gaat hierbij zowel om de centrale als de decentrale overheadafdelingen. Wij zetten de formatie van de gemeentelijke hoofdtaken en taken af tegen het aantal inwoners, aangezien dit de belangrijkste verklarende factor blijkt te zijn. De formatie van de overhead zetten wij af tegen de totale bruto formatie van de gemeente, aangezien dit voor deze taken de belangrijkste (werklast)bepalende factor is. 1 Dit biedt de beste basis voor een vergelijking tussen gemeenten, beter bijvoorbeeld dan programmabegrotingen, aangezien deze tussen gemeenten nogal verschillen. 5

9 Verstorende factoren Er zijn tal van factoren die de vergelijking tussen gemeenten kunnen bemoeilijken, zoals: a. gemeenten die taken uitvoeren voor andere gemeenten b. verzelfstandiging of uitbesteding van taken c. schaalgrootte van de gemeente d. centrumfunctie van de gemeente. Wij geven nu aan hoe we met deze factoren omgaan. Ad a. Gemeenten die taken uitvoeren voor andere gemeenten Een gemeente kan taken verrichten voor omliggende gemeenten. Wanneer we hier geen rekening mee houden, lijkt het er ten onrechte op dat deze gemeente relatief veel ambtenaren heeft en de omliggende gemeente juist relatief weinig. We merken dat dit aan het toenemen is en hebben er daarom voor gecorrigeerd. Formatie voor taken die een gemeente uitvoert voor derden (andere gemeenten of externe partijen), trekken we af van de formatie. Overheadtaken die een gemeente laat uitvoeren door derden (andere gemeenten of externe partijen), tellen we op bij de formatie. Ad b. Verzelfstandiging of uitbesteding van taken De ene gemeente voert een taak geheel in eigen beheer uit (bijvoorbeeld het groenonderhoud of het zwembad), terwijl de andere gemeente dezelfde taak heeft uitbesteed, verzelfstandigd of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Het vergelijken van de formatie voor deze taak gaat dan mank. Dit is een belangrijk punt, omdat tussen gemeenten grote verschillen kunnen bestaan in het uitbestedingspatroon. Wij gaan hier als volgt mee om: Wij maken onderscheid tussen wat wij noemen het 'bruto ambtelijk apparaat' en het 'netto ambtelijk apparaat'. Het bruto ambtelijk apparaat is het totale ambtelijk apparaat van de gemeente 2. In het netto ambtelijk apparaat corrigeren wij dit voor taken die gemeenten kunnen verzelfstandigen, uitbesteden of via een gemeenschappelijke regeling uitvoeren. Hierbij valt onder andere te denken aan: afvalverwijdering en -verwerking en parkeergarages. Voordeel van deze correctie is dat het netto ambtelijk apparaat beter vergelijkbaar is, aangezien de omvang ervan minder wordt verstoord door verschillen in uitbesteding. Kort gezegd, wij halen dus die taken uit het bruto ambtelijk apparaat die de vergelijking tussen gemeenten kunnen verstoren. 2 Zie de definitie in de toelichting op de vragenlijst. 6

10 In grote lijn komt het netto ambtelijk apparaat overeen met de beleidskern en de overhead van de gemeente. De lijst met uitvoerende taken omvat vrijwel alle uitvoerende taken van de gemeente 3. Wij brengen niet alleen de formatie per gemeentelijke taak in beeld, maar ook de lasten en het saldo van de lasten en baten. Indien een taak is uitbesteed, geeft de formatie voor die taak geen goed beeld. In dat geval geven de kosten voor deze taak een beter beeld, aangezien daarin ook de kosten van uitbesteding zijn opgenomen. Ad c. Schaalgrootte van de gemeente Met schaalgrootte bedoelen wij de omvang van de gemeente. Een gemeente met inwoners is nu eenmaal niet goed vergelijkbaar met een gemeente die meer dan inwoners heeft. De problematiek verschilt en ook kan sprake zijn van efficiencyvoordelen of juist -nadelen. Om hier recht aan te doen, vergelijken wij uw gemeente niet alleen met het gemiddelde van alle deelnemende gemeenten, maar ook met gemeenten in uw grootteklasse. Wij gaan uit van vijf grootteklassen: Grootteklasse Aantal inwoners Aantal benchmarkdeelnemers A < B C D E > Totaal 99 Deze steekproef vormt een vrij goede afspiegeling van de totale populatie van Nederlandse gemeenten. Er is sprake van een kleine ondervertegenwoordiging van klasse A en B en een kleine oververtegenwoordiging in klasse C en E. Dit blijkt uit een vergelijking van de populatieopbouw met de steekproefopbouw. In bijlage A hebben wij hierover meer informatie opgenomen. Ad d. Centrumfunctie van de gemeente Met centrumfunctie bedoelen we de mate waarin de gemeente behalve aan haar eigen inwoners ook aan haar omgeving een bepaald voorzieningenniveau biedt. Het Ministerie van BZK heeft alle gemeenten ingedeeld in vier klassen 4 : 1. Sterke centrumfunctie. 2. Redelijke centrumfunctie. 3. Weinig centrumfunctie. 4. Zonder centrumfunctie. 3 Wel hebben we een uitzondering gemaakt voor een aantal uitvoerende taken, zoals burgerzaken, vergunningverlening en enkele kleine taken (bijvoorbeeld de VVV). Deze maken onderdeel uit van het netto ambtelijk apparaat. 4 Zie: Begrotingsanalyse 2013, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 7

11 Uit onze analyse blijkt dat er een sterk verband bestaat tussen de omvang van een gemeente en haar centrumfunctie. Dat betekent dat gemeenten in dezelfde grootteklasse in het algemeen goed vergelijkbaar zijn wat betreft het voorzieningenniveau dat zij hun omgeving bieden. Wij houden dan ook niet afzonderlijk rekening met de factor centrumfunctie 5. Verklarende factoren Naast de verstorende factoren (waarvoor wij in de benchmark dus zo goed mogelijk corrigeren) is ook sprake van verklarende factoren. Dit zijn aanvullende verklaringen voor een relatief hoge of lage formatie bij een bepaalde taak waar wij niet voor corrigeren. Om te helpen bij het vinden van dergelijke verklaringen, hebben wij outputindicatoren in de vragenlijst opgenomen. Belangrijk daarbij is dat we ons realiseren dat dit slechts een deel van het verhaal is. Een substantieel deel van de verschillen tussen gemeenten komt namelijk voort uit moeilijk te kwantificeren factoren (bijvoorbeeld verschil in ambitie of andere gemeentespecifieke kenmerken). We willen met deze outputindicatoren dan ook niet de suggestie wekken dat we een gemeente volledig in cijfers kunnen vangen. Uw eigen kennis van uw gemeentelijke situatie en die van uw collega s is nodig om de resultaten goed te kunnen interpreteren. 1.4 Aanpak in stappen Wij hebben de volgende onderzoeksaanpak gevolgd: 1. De onderzoeksmethode uit voorgaande jaren hebben wij als uitgangspunt gebruikt. Deze aanpak is in nauwe samenspraak met de deelnemers ontwikkeld. Daarnaast is de vragenlijst aangepast aan recente ontwikkelingen. 2. Het toesturen van de conceptvragenlijst, de toelichting en de visienotitie aan de deelnemende gemeenten. 3. De deelnemende gemeenten hebben de vragenlijst ingevuld. Zij konden zich daarbij telefonisch laten ondersteunen door onze adviseurs. Hoewel de vragenlijst uitgebreid was, hebben de gemeenten deze zorgvuldig ingevuld. 4. Het controleren van de vragenlijsten op volledigheid en consistentie, om ze daarna te analyseren. 5. Het voeren van gesprekken met alle deelnemende gemeenten. Doel hiervan was: het verifiëren van de ingevulde gegevens en het bespreken van verklaringen voor de verschillen. 6. Het opstellen van deze rapportage. 5 Door het sterke verband tussen beide variabelen is het statistisch ook niet mogelijk om het afzonderlijk effect te bepalen van de variabele centrumfunctie. 8

12 2. Algemene conclusies Wij presenteren nu de algemene conclusies van het benchmarkonderzoek. Achtereenvolgens gaan wij in op de: omvang van het ambtelijk apparaat verklaringen voor de verschillen tussen gemeenten optimale omvang van een gemeente omvang van de overhead ontwikkelingen formatie en inkomsten gemeenten. 2.1 De omvang van het ambtelijk apparaat Omvang totale ambtelijk apparaat: enorme verschillen 6 De gemiddelde omvang van het ambtelijk apparaat van gemeenten bedraagt 7,4 fte per inwoners. Tussen gemeenten bestaan grote verschillen: de totale omvang van het ambtelijk apparaat varieert tussen de 4,4 en 12,9 fte per inwoners. Deze verschillen worden verklaard door een combinatie van factoren. Eén van deze factoren is het verschil in het uitbestedings- en verzelfstandigingspatroon van gemeenten. Wij hebben daarom een 'netto ambtelijk apparaat' 7 ontwikkeld om hiervoor te corrigeren (zie paragraaf 1.3). Dit maakt het netto ambtelijk apparaat tot een goede maatstaf om gemeenten te vergelijken. Netto-omvang ambtelijk apparaat: opnieuw enorme verschillen De gemiddelde omvang van het netto ambtelijk apparaat van gemeenten bedraagt 4,2 fte per inwoners. Ook hierin bestaan tussen gemeenten grote verschillen. De netto-omvang van het ambtelijk apparaat varieert tussen de 2,7 en 6,1 fte per inwoners. De kwartielscore bedraagt 3,7 fte per inwoners. Een kwart van de gemeenten zit hieronder. De verdeling van de formatie over gemeentelijke taken Van de negen gemeentelijke hoofdtaken zetten gemeenten het grootste deel van hun netto ambtelijk apparaat in op zes taken. Wij geven nu per taak aan welk deel van de beleidskern daarmee gemoeid is (gemiddelde van alle deelnemende gemeenten): 1. Burgerzaken 13% 2. Verkeer, vervoer en waterstaat 9% 3. Cultuur en recreatie 9% 4. Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 10% 5. Volksgezondheid en milieu 10% 6. Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 35% 6 Met het totale ambtelijk apparaat bedoelen wij het bruto ambtelijk apparaat. 7 Voor een toelichting op het netto ambtelijk apparaat verwijzen wij naar paragraaf

13 Fte per inwoners In totaal is dus 86% van het netto ambtelijk apparaat gemoeid met deze zes hoofdtaken. Met de overige drie hoofdtaken is gemiddeld per taak circa 5% van de formatie gemoeid. Dit betreft de taken: Openbare orde en veiligheid. Economische zaken. Onderwijs. Grote gemeenten hebben per inwoner een grotere totale formatie, een grotere netto formatie en meer uitvoerende ambtenaren. Zowel de totale formatie als de netto formatie van grote gemeenten is groter dan die van kleine gemeenten. Voorts hebben grote gemeenten meer uitvoerende ambtenaren op de loonlijst staan. Wij presenteren de gemiddelde totale omvang ambtelijk apparaat en de gemiddelde netto-omvang ambtelijk apparaat per grootteklasse en per inwoners in onderstaande tabel. Totale ambtelijk apparaat (gemiddelde) Netto ambtelijk apparaat < inwoners 6,2 3, inwoners 6,7 4, inwoners 7,0 3, inwoners 8,4 4,4 > inwoners 9,5 5,1 Totaal 7,4 4,2 Grote gemeenten hebben vanwege hun schaalomvang een aantal taken zelf op de loonlijst staan, zoals een GGD-instelling, een kredietbank of een openbaar vervoerbedrijf, terwijl kleine gemeenten dit op andere wijze hebben georganiseerd. Het is daarom niet verrassend dat het totale ambtelijk apparaat van een grote gemeente per inwoner groter is. Ook het netto ambtelijk apparaat van grote gemeenten (> inwoners) is groter dan dat van kleine gemeenten. Grafisch ziet dit er als volgt uit: 7 Netto ambtelijk apparaat ,9 4,0 3,9 4,4 5, < inwoners inwoners inwoners inwoners > inwoners Omvang gemeente 10

14 2.2 Verklaringen voor de verschillen tussen gemeenten Hoe zijn de verschillen in het netto ambtelijk apparaat van gemeenten te verklaren? Hoe kan het dat een gemeente per inwoner meer formatie heeft dan een kleinere gemeente? Onze conclusie is dat dit wordt verklaard door een combinatie van vijf factoren. Wij presenteren deze nu in volgorde van hun invloed: 1. Intensiteit van de vraagstukken. 2. Complexiteit van de vraagstukken. 3. Ambities van raad, college en ambtelijk apparaat. 4. Schaalnadelen. 5. Zuinigheid van raad, college en ambtelijk apparaat. Ad 1. Intensiteit van de vraagstukken De belangrijkste verklarende factor voor de verschillen in de omvang van het netto ambtelijk apparaat van gemeenten is de intensiteit van de vraagstukken waarmee zij worden geconfronteerd. De belangrijkste oorzaak daarvan is simpelweg de omvang van de gemeente: de intensiteit van de vraagstukken is in grote gemeenten groter dan in kleine gemeenten. Dat heeft twee oorzaken: Sociale structuur. De sociale en maatschappelijke problematiek is in grote gemeenten omvangrijker dan in kleine gemeenten. Zo is het percentage bijstandsontvangers in een grote gemeente aanmerkelijk groter dan in kleine gemeenten 8. De hoogte van dit percentage heeft een significante invloed op de omvang van het ambtelijk apparaat. Voorts is in grote gemeenten (vooral de G25 9 ) sprake van een concentratie van lage inkomens en etnische minderheden en blijven in deze gemeenten de prestaties van leerlingen in het basisonderwijs achter bij de rest van Nederland. Verder hebben grote gemeenten een aanzuigende werking op onder meer daklozen en drugsverslaafden. Ook de problematiek ten aanzien van onveiligheid is in grote gemeenten omvangrijker. Centrumfunctie. Naarmate gemeenten groter worden, vervullen zij steeds meer een centrumfunctie: zij bieden naast de eigen inwoners ook inwoners uit de omgeving een bepaald voorzieningenniveau. Dit trekt burgers aan vanuit omliggende gemeenten waar deze voorzieningen niet zijn. Te denken valt aan musea, theaters, sportvoorzieningen en scholen. Dit heeft consequenties voor het beleid op deze, maar ook andere terreinen. Het stelt bijvoorbeeld nog hogere eisen aan de bereikbaarheid dan al nodig was voor de eigen inwoners. 8 Het gemiddeld percentage personen met een WWB-uitkering voor de gemeenten tot inwoners bedraagt 0,98% oplopend tot 2,64% bij de gemeenten (bron: CBS, 2011). 9 Bron: Betrekkelijke betrokkenheid. Studies in sociale cohesie. Sociaal en Cultureel Rapport SCP,

15 Ad 2. Complexiteit van de vraagstukken Naast de intensiteit van de vraagstukken heeft ook de complexiteit van de vraagstukken een belangrijke invloed op de formatieomvang. Grote gemeenten hebben te maken met relatief complexere vraagstukken. Dit hangt samen met een aantal zaken: Bevolkingsdichtheid. Mensen wonen dicht op elkaar. Dit maakt het aanleggen van een nieuwe weg, een busbaan of het ontwikkelen van een nieuw stationsgebied tot een veel moeilijker opgave dan in een kleine gemeente. Het oude moet worden afgebroken, het nieuwe wordt opgebouwd en tussentijds moet het leven gewoon door kunnen gaan. Voorts vraagt het van een grote gemeente meer aandacht en creativiteit om bereikbaar te blijven, terwijl dit probleem in een kleine gemeente minder speelt. Mondigheid. In grote gemeenten hebben de burgers hun mondigheid beter georganiseerd. De gemeente krijgt daardoor te maken met vele belangengroepen, waarmee nieuw beleid moet worden afgestemd. En belangengroepen die het er niet mee eens zijn, vinden gemakkelijk juridische wegen om alsnog hun gelijk te halen. Historie. De meeste grote gemeenten bestaan al een tijdje en bij de opzet ervan, vaak eeuwen geleden, heeft men te weinig rekening gehouden met de invloed op de gemeentelijke formatie anno nu. Anders had men waarschijnlijk wel gekozen voor bredere toegangswegen, bredere straten, meer parkeerplekken, een aparte busbaan, een groter stationsgebied, et cetera. Kleine gemeenten hebben in het algemeen minder last van dit soort historische keuzen. Ad 3. Ambities van raad, college en ambtelijk apparaat De ambities van raad, college en ambtelijk apparaat blijken van grote invloed te zijn op de omvang van het netto ambtelijk apparaat. Tussen gemeenten bestaan opvallend genoeg grote verschillen in deze ambities. De ene gemeente neemt genoegen met een 7 voor de dienstverlening en weegt zorgvuldig af welke ambities reëel zijn met de huidige omvang van het apparaat. Terwijl bij andere gemeenten raad, college en apparaat elkaar opzwepen tot vernieuwing op vernieuwing. Alles gebeurt tegelijk: de bibliotheek van de toekomst, het theater van de toekomst, et cetera. Grotere gemeenten ( ) zijn duidelijk ambitieuzer dan kleinere gemeenten en hebben minder oog voor de consequenties van deze ambities voor de werklast. Het college van een kleine gemeente is eerder geneigd om de raad voor een keuze te stellen: óf een nieuw theater óf een nieuw bibliotheekconcept. Ad 4. Schaalnadelen Schaalnadelen bij gemeenten komen voort uit het volgende: Meer tijd nodig voor beleidsontwikkeling, veel overleg. Grote gemeenten klagen over de enorme hoeveelheid tijd die nodig is om beleid te ontwikkelen. Integraal en interactief zijn de sleutelwoorden. In een kleine gemeente vraagt dit al veel afstemming en naarmate de gemeente groter wordt, neemt dit meer dan evenredig toe. Dit resulteert in veel overleg. 12

16 Het ziekteverzuim is hoger. Het ziekteverzuim bij grote gemeenten is hoger dan bij kleine gemeenten. Dat heeft uiteraard diverse oorzaken. Twee factoren zijn volgens ons van bijzonder belang. Ten eerste tonen veel medewerkers in kleine gemeenten een bijzonder grote betrokkenheid. Meer dan hun collega's in grote gemeenten ervaren zij zich als onmisbaar. Ten tweede zijn het vooral de grote gemeenten die een hoge werkdruk ervaren. Zelf geven zij aan dat de oorzaak daarvan vooral gelegen is in hun hoge ambities en het ontbreken van een kwantificering van de personele inzet die nodig is om deze te realiseren. Daardoor maakt men geen keuzen, maar wil men alles tegelijk doen. In de volgende grafiek is het huidige verzuim van gemeenten afgezet tegen de norm, uitgesplitst naar gemeentegrootte 10. Daaruit blijkt dat bij veel gemeenten een reductie van 0,6 tot 1,7 procentpunt mogelijk is. Voor een gemeente met inwoners betekent dit een besparing van ruim 3 fte bij een gemiddeld verzuim. Ziekteverzuim gemeenten 2012 versus norm (excl. zwangerschapsverlof) 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% 4,1% 2,4% 4,7% 4,8% 3,7% 4,2% 5,1% 5,1% 4,5% 4,4% Ziekteverzuim Nieuwe norm Het contact met de burger moet georganiseerd worden. Een grote gemeente moet een wijkaanpak ontwikkelen om de burger te betrekken in het beleid, terwijl dit in een kleine gemeente meer vanzelfsprekend is. Zo zijn er grotere gemeenten die een aparte dienst Wijkbeheer hebben, die voornamelijk gericht is op het onderhouden van contacten met burgers. In een kleinere gemeente is zo'n dienst er niet, omdat direct contact tussen burger en politiek eenvoudiger te organiseren is. Een hoger percentage overhead. Zeer grote gemeenten en zeer kleine gemeenten hebben een wat hoger percentage overhead. Gemeenten tussen de en inwoners hebben het laagste percentage overhead. De verschillen zijn echter beperkt. 10 Bron: A+O fonds Gemeenten, Zie voor een nadere toelichting op de nieuwe verzuimnorm ook: De Korte, Huijben, Nijssen, Davits, Nieuwe norm voor ziekteverzuim gemeenten, A+O Magazine, december

17 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 34,6% 34,1% < inwoners Overhead exclusief overige belastingen inwoners 32,2% inwoners 30,6% inwoners 33,0% 32,8% > inwoners Totaal Omvang gemeente Ad 5. Zuinigheid van raad, college en ambtelijk apparaat De vijfde factor die van belangrijke invloed is op de netto-omvang van het ambtelijk apparaat, is de zuinigheid van de raad, het college en het ambtelijk apparaat. Ook hierin bestaan tussen gemeenten grote verschillen. Wat is daarvan de oorzaak? Dat heeft te maken met het gegeven dat zuinig zijn twee dingen vereist: 1. Reden of noodzaak tot zuinig zijn. De ene gemeente blijkt veel meer belang te hechten aan een lage OZB voor de burgers dan de andere gemeente. Zo'n gemeente heeft dus ook meer reden om zuinig te zijn. Verder speelt ook de financiering vanuit het gemeentefonds een belangrijke rol. De inkomsten van gemeenten vertonen een U-curve: de allerkleinste en de allergrootste gemeenten ontvangen per inwoner de grootste uitkering vanuit het gemeentefonds. Deze gemeenten heffen ook de hoogste OZB per inwoner. Wij presenteren dit in de volgende grafiek 11 : 11 Bron: Centraal Bureau voor de Statistiek. 14

18 Euro's / inwoner Gemeentelijke inkomsten in 2013 Totaal Gemeentefonds OZB Overige eigen middelen Omvang gemeente 2. Inzicht in de formatieomvang per taak. De ene gemeente heeft een veel beter inzicht in de opbouw van haar formatie dan de andere gemeente. Zo is bij kleine gemeenten de formatieopbouw veel transparanter dan bij grote gemeenten. Het ambtelijk apparaat van gemeenten omvat vaak enkele duizenden fte, terwijl een gemeente met inwoners een apparaat heeft van circa 140 fte. De gemeentesecretaris van zo'n gemeente kent zijn medewerkers persoonlijk. Dit lijkt ertoe te leiden dat een kleine gemeente meer oog heeft voor de consequenties van nieuwe taken en ambities voor de omvang van het apparaat. Het managementteam van een kleine gemeente stelt zich eerder de vraag: moeten wij deze vacature wel invullen? Moeten we de formatie wel uitbreiden of kunnen we elders een taak inkrimpen? De raad en het college van een grote gemeente zijn minder gevoelig voor argumenten betreffende de formatie en de werklast wanneer zij een nieuw plan lanceren: Maar we hebben toch meer dan tweeduizend ambtenaren? Welke factoren hebben geen invloed op het netto ambtelijk apparaat, terwijl dit wel te verwachten was? Het is niet alleen interessant om te bekijken welke factoren invloed hebben op de omvang van het netto ambtelijk apparaat. Boeiend zijn ook de factoren die daarop nauwelijks of geen invloed blijken te hebben, terwijl dit wel de algemene verwachting was. Wij concluderen dat de fysieke structuur van een gemeente nauwelijks invloed heeft op de omvang van het totale apparaat. Wij hebben daartoe het effect onderzocht van de volgende factoren: de totale oppervlakte, de oppervlakte van binnenwateren, het aantal woonkernen, het aantal vierkante meter groen en het aantal kilometer wegen. Overigens kan wel sprake zijn van een effect op bepaalde subtaken. De relatie die wij onderzocht hebben, is die met de totale omvang van het ambtelijk apparaat. 15

19 2.3 De optimale omvang van een gemeente De ideale schaal voor een gemeentelijke organisatie is afhankelijk van de invalshoek die je hanteert. Vanuit de bedrijfsvoering en de kosten hebben we aangetoond dat bij organisaties met driehonderd arbeidsplaatsen geen schaalvoordelen meer te behalen zijn in de bedrijfsvoering. Dat optimum geldt voor zowel de private als de publieke sector. Gemeenten met driehonderd arbeidsplaatsen zijn gemeenten met ongeveer inwoners. Dat efficiëntie toeneemt naarmate de schaal groter wordt, is helaas een wijdverbreid misverstand. Zowel de theorie (van de toe- en afnemende meeropbrengsten) als onze praktijkonderzoeken geven aan dat schaalvoordelen op een gegeven moment ophouden en zelfs kunnen veranderen in schaalnadelen. Het plan uit het regeerakkoord dat gemeenten naar een schaal van inwoners toe moeten, zal dan ook leiden tot hogere kosten inwoners is namelijk voorbij het optimum. Dat zijn complexe organisaties met 800 tot 900 fte. Qua bedrijfsvoering levert dat nadelen op. Hoe groter de schaal, hoe meer geld het gaat kosten. De loonkosten zijn hoger, omdat de salarisschalen hoger zijn. Het ziekteverzuim is er hoger. En wat verder kostenopdrijvend kan werken, is dat de ene deelgemeente hetzelfde voorzieningenniveau wenst als de andere deelgemeente. Het bepalen van een goede schaal voor een gemeente is maatwerk. Je zult per gemeente moeten kijken wat de opgaven zijn en welke schaal daarbij hoort. Vanuit deze invalshoek zie je inderdaad dat de kleinste gemeenten het moeilijker krijgen met de extra taken. Om een goede schaal voor een gemeente te bepalen, moet je dus beide invalshoeken analyseren: kosten en aantal ambtenaren enerzijds en maatschappelijke opgaven anderzijds. 2.4 De omvang van overhead Grote verschillen in relatieve omvang overhead. Kwartielscore: 30,1%. Tussen de gemeenten waarvan wij de overhead hebben onderzocht, blijken grote verschillen te bestaan in de relatieve omvang daarvan. De verhouding aantal fte overhead / totaal aantal fte van de gemeente varieert tussen de 21% en 47%. Het gemiddelde bedraagt 32,8% 12. Het percentage ligt iets lager voor gemeenten met een omvang tussen de en inwoners. De kwartielscore bedraagt 30,1%. Een kwart van alle gemeenten zit hieronder. In de navolgende tabel geven wij de omvang van de overhead per grootteklasse weer. Daarnaast geven wij aan hoeveel de formatie voor Belastingen bedraagt. Wij brengen de formatie voor Belastingen apart in beeld, omdat dit geen zuivere overhead taak is. Wel is deze functie veelal ondergebracht bij de afdeling Financiën en Control. 12 Exclusief de formatie voor Belastingen. 16

20 1. Overhead exclusief Belastingen 2. Formatie voor Belastingen 3 Overhead inclusief Belastingen < inwoners 34,6% 0,5% 35,1% inwoners 34,1% 1,0% 35,1% inwoners 32,2% 0,8% 33,0% inwoners 30,6% 0,7% 31,3% > inwoners 33,0% 0,7% 33,8% Totaal 32,8% 0,8% 33,6% Overhead door de jaren heen Wanneer wij de overhead exclusief Belastingen vergelijken door de jaren heen dan is het beeld als volgt: 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Overhead exclusief overige Belastingen < > Totaal Aantal inwoners Over het geheel is in de afgelopen jaren sprake van een lichte afname van de overhead. Overhead relatief hoog vergeleken met andere sectoren Sinds 2001 heeft Berenschot de overhead onderzocht van in totaal ruim organisaties 13. Daaruit blijkt dat tussen diverse delen van de openbare sector grote verschillen bestaan in de omvang van de overhead. We zien een substantieel lagere overhead voor de meer uitvoerende organisaties en een hogere overhead voor de meer beleidsmatig en politiek georiënteerde organisaties. Duidelijk is ook dat gemeenten qua omvang van de overhead aan de bovenkant zitten. In de volgende grafiek hebben wij dit weergegeven. 13 Zie ook: Huijben, M.P.M. en Geurtsen, A.(2008), Heeft iemand de overhead gezien? Een beproefde methode om de overhead te managen, Den Haag: Academic Service. 17

21 36,1% 35,3% 32,8% 29,5% 28,8% 25,8% 25,2% 23,9% 23,8% 22,7% 22,5% 22,4% 22,3% 20,0% 19,9% 19,9% 19,2% 19,2% 18,6% 18,2% 17,7% 17,3% 17,0% 15,8% 15,8% 15,1% 15,0% 14,5% 14,4% 13,6% 12,3% 12,1% 11,9% 41,9% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Omvang generieke overheadformatie per sector (fte overhead / fte totaal) Grote verschillen in omvang overhead tussen gemeenten Ook tussen gemeenten bestaan grote verschillen in de omvang van de overhead. Deze verschillen zijn slechts voor een beperkt deel terug te voeren op daadwerkelijke werklastbepalende factoren. Voor het overige zijn ze niet te verklaren op grond van rationele factoren, maar spelen minder rationele verklaringen een rol, zoals de mate van financiële druk, de cultuur, of inefficiënties in bepaalde processen. Een organisatie kan grip op haar overhead krijgen door een goede aansturing en inrichting van de overheadfuncties. De verschillen in de omvang van de overhead tussen en binnen sectoren roept de vraag op hoe deze zijn te verklaren. Hierna presenteren we een model voor het verklaren van de omvang van de overhead van publieke organisaties Op basis van het proefschrift Overhead Gewaardeerd, RUG, januari

22 Verklaringen voor de omvang van de overhead van publieke organisaties Het centrale idee van het model is dat de omvang van de overhead van een organisatie bepaald wordt door een combinatie van beïnvloedbare organisatiekenmerken, niet-beïnvloedbare organisatiekenmerken, omgevingskenmerken, de waarde van de overhead en de aansturing en inrichting ervan. Daarin zijn de aansturing en inrichting een belangrijk aangrijpingspunt voor het wijzigen van de beïnvloedbare factoren. In de waarde van overhead is een onderscheid waarneembaar tussen de waarde voor de organisatie als geheel (bijdrage aan de organisatiedoelen) en de waarde voor de interne afnemers (ondersteuning van medewerkers in de lijn). De afweging tussen de kosten en waarde van overheadfuncties, kan inzichtelijk worden gemaakt door middel van een Overhead Value Analyse (OVA). Een OVA brengt enerzijds de kosten per subfunctie in beeld en anderzijds de waarde van deze subfuncties, op basis van interviews met aanbieders en interne afnemers van de overheaddiensten. Bij de aansturing en inrichting van de overhead blijken twee aspecten met name bepalend te zijn: enerzijds de keuze voor het centraal danwel decentraal beleggen van taken en anderzijds de inrichting van de gebruikersinterface. Daarbij is ook het onderscheid relevant tussen aansturing (managementcontrol, structureel ingrijpen) en inrichting (redesign, eenmalig fundamenteel ingrijpen). De aansturing van de overhead Ten aanzien van de aansturing van de overheaddiensten, zijn vanuit de theorie grofweg drie modellen denkbaar: Centrale sturing. De afname is verplicht voor gebruikers, zonder dat deze invloed hebben op de omvang en aard daarvan. Er is sprake van sturing op input. Centrale sturing met interface. De afname wordt gebudgetteerd in overleg tussen leveranciers en afnemers van deze diensten. Er is sprake van een leverings- en afnameplicht, maar over de omvang en kwaliteit van de diensten wordt periodiek onderhandeld. 19

23 Interne marktwerking. De aanbieder stelt een tarief per eenheid vast. De interne gebruikers hebben de vrijheid om een afweging te maken tussen interne en externe aankoop. Ook kan de leverancier diensten buiten de organisatie aanbieden. Er is sprake van sturing op output. Een verdergaande variant hiervan is outsourcing. In dat geval wordt de overheaddienst ingekocht op de externe markt. In onze optiek is model 2 vaak het meest passend voor het aansturen van overheaddiensten binnen publieke organisaties. Voor een deel van de activiteiten kan onder bepaalde voorwaarden model 3 (interne marktwerking) de voorkeur hebben. Verder is het goed om te kijken naar de verhouding tussen centrale en decentrale staven. Wij zijn voorstander van centrale staven, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om een dienst decentraal te beleggen. Op dit moment zien we bij middelgrote en grote gemeenten nog vrij veel decentrale afdelingen. Dat heeft nadelen, omdat daardoor veel meer onderlinge afstemming nodig is en het ontbreekt vaak aan uniformiteit tussen organisatieonderdelen, wat niet efficiënt is. Wij zien dat ook grote organisaties goed toekunnen met vrijwel volledig gecentraliseerde stafdiensten voor bijvoorbeeld Personeel & Organisatie, Financiën & Control en Communicatie. Dat vereist wel dat de interface met gebruikers goed wordt vormgegeven. Dat kan bijvoorbeeld door jaarlijks de tevredenheid te peilen van de lijnmanagers en hun wensen mee te nemen bij aanpassingen in de dienstverlening voor het volgend jaar. Daarnaast is het belangrijk dat de centrale staven wel zichtbaar zijn op de diverse locaties, bijvoorbeeld doordat enkele functionarissen een deel van hun tijd fysiek bij de locaties aanwezig zijn. Met centraliseren bedoelen wij derhalve het hiërarchisch centraliseren van stafafdelingen en het geven van uniforme kaders voor het uitvoeren van de werkzaamheden. De daadwerkelijke uitvoering kan deels op de diverse locaties plaatsvinden. Daarnaast blijkt dat managers hun beslissingen over overhead vaak baseren op veronderstellingen die onjuist zijn. Het zijn schijnargumenten die steevast een rol spelen in de discussie. We noemen er twee. Het eerste argument is maar de kwaliteit van onze overheadfuncties is ook erg hoog. Een argument dat managers met regelmaat aanvoeren als verklaring voor en legitimatie van een hoge overhead. We laten zien dat het verband tussen de omvang en de kwaliteit van overheadfuncties in de praktijk nauwelijks aanwezig is. Ook een kleine overhead kan een uitstekende kwaliteit leveren, zowel naar professionele maatstaven als naar het oordeel van de interne klanten in de lijn van de organisatie. Alleen organisaties met een extreem lage of extreem hoge overhead, ondervinden daarvan nadelen. Het tweede argument dat managers vaak hanteren, is dat van de verwachte schaalvoordelen bij schaalvergroting. Dit speelt doorgaans een belangrijke rol bij schaalvergrotingsoperaties en fusies, maar wordt in het algemeen te makkelijk gebruikt. We hebben aangetoond dat kleine organisaties wel te maken hebben met schaalnadelen, maar dat organisaties vanaf een omvang van circa driehonderd arbeidsplaatsen gemiddeld gesproken nauwelijks nog schaalvoordelen kunnen boeken. Gemiddeld gesproken, hebben zeer grote organisaties eenzelfde overheadpercentage als kleinere organisaties, met uitzondering dus van de zeer kleine. 20

24 Wel kan een individuele organisatie die een sterke groei doormaakt, de kans grijpen haar relatieve overhead te reduceren door deze niet mee te laten groeien. Voor meer informatie over de schijnargumenten verwijzen wij naar onze publicatie Heeft iemand de overhead gezien? 15 Het onderzoek leidt voorts tot de volgende inzichten omtrent de inrichting van overheadfuncties: Schaalvergroting leidt niet tot schaalvoordelen in de overhead, met uitzondering van de kleine organisaties. Vanuit dat perspectief kunnen kanttekeningen worden geplaatst, wanneer bij het inrichten van Shared Service Centra wordt uitgegaan van het realiseren van schaalvoordelen. Er is geen verband tussen de omvang van de overhead en de productiviteit in het primair proces. Wel is er een verband tussen de omzet per directe medewerker bij zakelijke dienstverleners en de omvang van de overhead. Dit betekent dat enige financiële druk leidt tot een lagere overhead en dat dit niet per se negatieve gevolgen hoeft te hebben voor de productiviteit van de organisatie. Het centraal positioneren van overheadafdelingen kan ook bij een grote organisatie goed werken. Dit vereist wel dat de interface met de interne afnemers zorgvuldig georganiseerd is en dat helder beleid is geformuleerd omtrent de taken en het dienstverleningsniveau van de overheadafdelingen. Belangrijk voordeel van de centrale positionering is dat de overhead goed zichtbaar is, wat ook tegendruk creëert. De aansturing en inrichting van overheadfuncties dient zodanig te worden vormgegeven, dat dit niet te complex wordt en dat de overheadafdelingen scherp gehouden worden. Benchmarkonderzoek in combinatie met een OVA kan enerzijds helpen om overcapaciteit in beeld te brengen en anderzijds maatregelen te nemen ter verhoging van de waarde van de overheaddiensten. Zonder dergelijke onderzoeken hebben organisaties daar kennelijk onvoldoende zicht op. Het is raadzaam eerst een benchmarkonderzoek te doen en pas daarna de OVA, zodat de OVA zich kan toespitsen op overheaddiensten die afwijkend uit de benchmark naar voren komen. Daarnaast kunnen er andere aanleidingen zijn om een OVA toe te passen, zoals kwaliteitsproblemen. 2.5 Ontwikkelingen formatie en inkomsten gemeenten In deze paragraaf gaan wij in op ontwikkelingen in de formatie en inkomsten van gemeenten. A. Formatie gemeenten is sinds 2002 vrij stabiel In 2002 zijn we met deze benchmark begonnen. Op de volgende pagina presenteren wij de ontwikkeling van de bruto formatie per inwoners sindsdien. Tevens presenteren wij het verloop van de netto formatie en uitvoerende formatie sinds In de periode tot 2006 hanteerden wij een iets andere definitie voor deze twee maatstaven, wat de vergelijking bemoeilijkt. 15 Zie: Doen wij wel aan hypes mee? Vier trends brengen ons terug naar

25 Fte per inwoners Formatie per inwoners We zien dat de bruto formatie tussen 2002 en 2006 iets is afgenomen en tot 2011 weer is toegenomen tot het oude niveau. In 2012 en 2013 zien we de bruto formatie wederom wat afnemen. Deze afname doet zich vooral voor bij de uitvoerende taken. De afname bij de netto formatie is heel beperkt. Bij de interpretatie van de cijfers is van belang dat gemeenten enerzijds steeds meer taken uitvoeren, die vanuit het Rijk zijn gedecentraliseerd. Anderzijds worden meer taken uitbesteed en is sprake van bezuinigingen Bruto formatie 7,9 7,8 7,8 7,5 7,3 7,5 7,6 7,8 7,9 7,9 7,5 7, De ontwikkeling van de bruto formatie sinds de start van onze benchmark in 2002 is als volgt: ,8 7,0 6,2 < Ontwikkeling bruto ambtelijk apparaat 8,3 6,7 7, , Omvang gemeente 8, ,8 9,5 7,9 7,4 > Totaal 22

26 Formatie per inwoners Formatie per inwoners Formatie voor uitvoerende taken Aantal inwoners 6 Netto formatie Aantal inwoners 23

27 Bedragen in miljarden euro's B. Ontwikkelingen algemene uitkering gemeentefonds en heffingen: afnemende groei De economische crisis heeft tot een behoorlijke verslechtering van de financiële positie van gemeenten geleid. Kijken we naar de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit heffingen, dan zijn de gevolgen op korte termijn beperkt. We zien namelijk dat de groei in 2013 ten opzichte van 2012 is gestagneerd ( 26,4 miljard in 2013 ten opzichte van 26,3 miljard in 2012, zie onderstaand figuur). De algemene uitkering uit het gemeentefonds is gedaald van 18,0 miljard in 2012 naar 17,8 miljard in De opbrengsten uit gemeentelijke heffingen nemen met 3,0% toe tot 8,55 miljard; een stijging ten opzichte van vorig jaar. 30 Ontwikkeling inkomsten gemeenten Heffingen Gemeentefonds Totaal Voor de toekomst is de situatie echter onzeker. Zo wordt voor de langere termijn rekening gehouden met een forse korting op het gemeentefonds. Ook andere inkomsten zullen naar verwachting afnemen, zoals de resultaten uit bouwgrondexploitatie, het Wmo-budget, specifieke uitkeringen en de vergoeding voor betaalde bijstandsuitkeringen 16. Bovendien zijn, als gevolg van de economische crisis, de uitgaven behoorlijk opgelopen. De komende jaren zullen veel gemeenten aldus fors moeten bezuinigen. In dat verband zijn verschillende initiatieven in gang gezet om ook in de toekomst de begroting sluitend te krijgen. Voorbeelden zijn het doorrekenen van toekomstscenario s, onderzoek naar de omvang van de formatie, kerntakendiscussies en het verkennen van uitbestedings- en samenwerkingsvarianten. Uit dit rapport blijkt dat deze laatste optie alleen zinvol is, indien uit een businesscase blijkt dat dit daadwerkelijk voordelen heeft, die opwegen tegen de nadelen. 16 Sterkere steden en evenwichtige overheidsfinanciën. Een discussiebijdrage van de kring van de gemeentesecretarissen van de steden. 24

28 3. Specifieke conclusies over de situatie bij uw gemeente 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk geven wij aan hoe de formatieomvang van uw ambtelijk apparaat zich verhoudt tot die van andere gemeenten. Wij gaan daartoe achtereenvolgens in op: 1. de bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat, ofwel de totale omvang van uw ambtelijk apparaat 2. de formatie voor uitvoerende werkzaamheden die uw ambtelijk apparaat zelf uitvoert 3. de netto-omvang van uw ambtelijk apparaat. Deze is onder te verdelen in: de formatie voor het 'primaire proces' (de gemeentelijke taken) de formatie voor overhead (de zogenaamde PIOFACH-taken). Zoals gezegd, is de bruto formatieomvang geen goede maatstaf om de vergelijking met andere gemeenten te maken, aangezien deze sterk wordt vertekend door verschillen in het uitbestedingspatroon van gemeenten. Daarom brengen wij deze verschillen in het uitbestedingspatroon afzonderlijk in beeld. Wanneer we de bruto-omvang verminderen met de formatie voor uitvoerende werkzaamheden, resulteert de netto-omvang van het ambtelijk apparaat. Dit is een maatstaf die tussen gemeenten wel goed vergelijkbaar is. Wij maken de vergelijking met: het gemiddelde van gemeenten in uw grootteklasse het gemiddelde van alle deelnemende gemeenten de kwartielscore van gemeenten in uw grootteklasse (een kwart van de gemeenten in uw grootteklasse heeft minder formatie ingezet dan dit getal). Wij vinden dat de vergelijking van uw gemeente met gemeenten in uw grootteklasse het beste beeld geeft. Gezien de grote spreiding in de formatie tussen gemeenten, is het daarbij goed om niet alleen naar het gemiddelde te kijken, maar ook naar de kwartielscore. Immers, een kwart van de gemeenten in uw grootteklasse zit hier qua formatie onder. De vergelijking met de totale groep gemeenten hebben wij opgenomen om aan te geven in welke mate uw grootteklasse verschilt van het gemiddelde van alle gemeenten. Voor gedetailleerde informatie verwijzen wij naar de uitgebreide cijferbijlage (bijlage C). In de tabellen in dit hoofdstuk zijn de waarden van uw gemeenten telkens voorzien van een kleurcodering. Deze codering geeft de afwijking aan ten opzichte van het gemiddelde van uw grootteklasse. De legenda is als volgt: Kleiner dan gemiddeld Ongeveer gemiddeld Groter dan gemiddeld Veel groter dan gemiddeld 25

29 3.2 De bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat In onderstaande tabel vergelijken wij de bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat met dat van andere gemeenten. De cijfers luiden in fte per inwoners 17. OVER-gemeenten Gemiddelde van gemeenten in grootteklasse B Gemiddelde van alle gemeenten Bruto-omvang ambtelijk apparaat 5,1 6,7 7,4 3.3 De formatie voor uitvoerende werkzaamheden die uw ambtelijk apparaat zelf uitvoert In de volgende tabel vergelijken wij de formatie voor uitvoerende werkzaamheden die uw ambtelijk apparaat zelf uitvoert met die van andere gemeenten. De cijfers luiden in fte per inwoners. Het gaat hierbij onder andere om taken als: afvalverwijdering en -verwerking, het beheer van parkeergarages en het beheer van sportlocaties. Het totaaloverzicht van deze taken hebben wij opgenomen in bijlage C. De ene gemeente voert deze taken geheel zelf uit, terwijl andere gemeenten deze taken hebben verzelfstandigd, uitbesteed of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. De tabel biedt inzicht in het uitbestedingspatroon van uw gemeente vergeleken met dat van andere gemeenten. Anders gezegd, het geeft antwoord op de vraag of uw gemeente relatief veel of weinig ambtenaren op de loonlijst heeft staan die belast zijn met uitvoerende taken. OVER-gemeenten Gemiddelde van gemeenten in grootteklasse B Gemiddelde van alle gemeenten Formatie voor uitvoerende werkzaamheden die het ambtelijk apparaat zelf uitvoert 1,9 2,6 3,2 In bijlage C vergelijken wij het uitbestedingspatroon van uw gemeente per taak met dat van andere gemeenten in uw grootteklasse. Daarin hebben wij de taken waarbij uw gemeente een opvallende keuze heeft gemaakt (namelijk anders dan de meerderheid) gearceerd. Tevens vergelijken wij per taak de omvang van de formatie. Om redenen van vergelijkbaarheid vergelijken wij uitsluitend de taken die uw gemeente geheel zelf uitvoert met andere gemeenten die deze taak ook geheel zelf uitvoeren. 17 Gemiddeld omvat een fte een werkweek van 36 uur. Een klein aantal gemeenten heeft een iets kortere of een iets langere werkweek. 26

30 3.4 De netto formatieomvang van het ambtelijk apparaat In onderstaande tabel vergelijken wij de netto-omvang van uw ambtelijk apparaat met dat van andere gemeenten. De cijfers luiden in fte per inwoners. Netto-omvang ambtelijk apparaat OVER-gemeenten Gemiddelde van gemeenten in grootteklasse B Gemiddelde van alle gemeenten Kwartielscore van gemeenten in grootteklasse B 3,2 4,0 4,2 3,6 De netto formatieomvang omvat de formatie voor het primaire proces en de formatie voor de overhead. Wij gaan hier nu achtereenvolgens op in. 1. Formatie voor het 'primaire proces' (de gemeentelijke taken) In de volgende tabel vergelijken wij de formatie van het primaire proces (de gemeentelijke taken) van uw gemeente met die van andere gemeenten. Wij hebben dit uitgesplitst naar de gemeentelijke hoofdtaken. De cijfers luiden in fte per inwoners. In bijlage C hebben wij dit uitgesplitst naar taken. OVER-gemeenten Gemiddelde van gemeenten in grootteklasse B Gemiddelde van alle gemeenten Kwartielscore van gemeenten in grootteklasse B Burgerzaken 0,35 0,29 0,28 0,26 Openbare orde en veiligheid Verkeer, vervoer en waterstaat 0,12 0,11 0,11 0,10 0,06 0,17 0,18 0,15 Economische zaken 0,00 0,05 0,07 0,05 Onderwijs 0,06 0,09 0,11 0,08 Cultuur en recreatie 0,10 0,19 0,20 0,18 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening Volksgezondheid en milieu Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 0,18 0,23 0,22 0,21 0,06 0,22 0,21 0,20 0,53 0,79 0,73 0,71 2. Formatie voor de overhead In de volgende tabel vergelijken wij de formatieomvang van de overhead in uw gemeente met die van andere gemeenten. Het gaat daarbij om zowel de centrale als de decentrale overhead. Met de decentrale overhead bedoelen we: de overhead in de diensten of sectoren. Wij drukken de omvang van de overhead uit als percentage van de totale bruto formatie van uw gemeente. De werklast van de overhead is immers vooral afhankelijk van de totale formatieomvang van de gemeente. Daarom is dit voor de overhead een betere maatstaf dan het aantal inwoners. 27

31 OVER-gemeenten Gemiddelde van gemeenten in grootteklasse B Gemiddelde van alle gemeenten Kwartielscore van gemeenten in grootteklasse B Gemeentesecretaris/ Directie, lijnmanagement Personeel en Organisatie Informatisering en Automatisering 6,5% 4,7% 4,6% 4,1% 2,9% 2,7% 2,4% 2,4% 4,3% 3,2% 3,4% 2,8% Financiën en Control 7,5% 6,9% 7,1% 6,1% Juridische Zaken 3,4% 1,6% 1,5% 1,4% Bestuurszaken en bestuursondersteuning Communicatie en Kwaliteitszorg Facilitaire dienst (incl. uitvoerende taken) Secretariaten in het 'primaire proces' 3,5% 2,4% 2,3% 2,1% 3,5% 2,1% 2,0% 1,9% 9,3% 9,2% 7,8% 8,1% 0,0% 1,3% 1,7% 1,2% Totaal overhead 40,8% 34,1% 32,8% 30,1% 3.5 Conclusies voor uw gemeente De OVER-gemeenten is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Wormerland en Oostzaan en ondersteunt als serviceorganisatie deze beide gemeenten. Wij concluderen dat de OVER-gemeenten een relatief klein bruto ambtelijk apparaat hebben (-23%), vergeleken met andere gemeenten in dezelfde grootteklasse. De OVER-gemeenten zijn uitgegaan van de formatie per 1 januari 2013 (inclusief vacatures). In de benchmark zijn conform onze definitie de vacatures (5,11 fte) toebedeeld aan de functies/taken waar de vacatures oorspronkelijk zijn ontstaan (zie bijlage D). Binnen de OVER-gemeenten wordt ten aanzien van vacatures een ander beleid gehanteerd. Er wordt per vacature gekeken waar op dat moment binnen de organisatie prioriteiten liggen om vacatures in te vullen. De formatie voor uitvoerende taken is relatief laag (-26%). Het netto ambtelijk apparaat (de beleidskern) is eveneens kleiner dan gemiddeld (-20%). Het overheadpercentage is met 40,8% fors hoger dan bij andere gemeenten (gemiddeld 34,1%). Een kwart van de gemeenten in de referentiegroep heeft een percentage van onder de 30,1% (= de kwartielscore). Kijken we naar andere delen van de publieke sector en naar de gemeenten met het laagste overheadpercentage, dan zou een percentage van tussen de 26% en 28% haalbaar kunnen zijn. Ten aanzien van de uitvoerende taken stellen we vast dat de OVER-gemeenten in vergelijking met de referentiegroep minder personeel hiervoor op de loonlijst hebben staan en een afwijkend uitbestedingspatroon kennen. De volgende twee uitvoerende taken vallen op met een grotere formatie dan gemiddeld: ontwerpen ruimtelijke ordeningsplannen (+61%) en archief /div (+28%). 28

32 Een mogelijke verklaring voor de hogere formatie op archief / div is dat de OVER-gemeenten drie archieven met bijbehorende inspecties van het archief door de archiefinspectie tellen. De formatie van alle primaire functies, met uitzondering van Burgerzaken en Openbare orde en veiligheid, is in de OVER-gemeenten kleiner dan gemiddeld. Daarbij kunnen allerlei factoren een rol spelen, zoals onder andere de goede sociale structuur van de OVER-gemeenten. Ook speelt mee dat de milieutaken zijn ondergebracht bij de milieudienst Waterland, terwijl niet alle gemeenten in de grootteklasse al zijn aangesloten bij een regionale milieudienst. Bij Burgerzaken speelt mee dat de OVER-gemeenten twee locaties kennen met ruime openingstijden. Daarnaast is de formatie van het snelloket, vanwege webcare eerstelijnsvragen, volledig ondergebracht bij Burgerzaken. De omvang van de overhead van de OVER-gemeenten is op totaalniveau fors hoger dan gemiddeld. Dat geldt voor alle overheadfuncties met uitzondering van Personeel en Organisatie, de Facilitaire dienst en alle secretariaten in het primaire proces. Daarbij spelen twee zaken een rol. Enerzijds speelt dat het totale ambtelijk apparaat, vanwege uitbesteding van taken, met 128 fte relatief klein is. Hierdoor hebben de OVER-gemeenten te maken met enige schaalnadelen in de bedrijfsvoering. Anderzijds speelt de gekozen organisatievorm (twee afzonderlijke gemeenten met een eigen raad en college met één ambtelijke organisatie) een rol in de hogere overheadformatie. De gekozen organisatievorm heeft met name gevolgen voor de omvang van de formatie van de volgende overheadfuncties: Gemeentesecretaris/directie en lijnmanagement (mogelijk vanwege het bedienen van twee besturen +2,3 fte), Financiën en Control (mogelijk vanwege het opstellen van begroting, jaarverslag en p&c-cyclus in drievoud +0,8 fte), Juridische Zaken (mogelijk vanwege 2 commissies + 2,3 fte) Bestuurszaken en bestuursondersteuning (mogelijk vanwege het bedienen van twee besturen +1,4 fte). Wij adviseren om deze overheadfuncties nader te analyseren, bijvoorbeeld met een Overhead Value Analyse. Tot slot valt op dat de Raadsgriffier en (bestuurs)ondersteuning vanwege de gekozen organisatievorm ook groter is dan elders, vanwege twee griffies (+0,8 fte). Een benchmark biedt slechts vergelijkingsinformatie, geen oordeel. Wij hebben in dit onderzoek gekeken naar de omvang van de diverse functies, niet naar het kwaliteitsniveau. Mogelijke vervolgonderzoeken zijn: een formatieonderzoek naar de primaire functies die als afwijkend uit de benchmark naar voren komen, wat moet resulteren in een daadwerkelijk oordeel over deze functies. En daarnaast een onderzoek gericht op de omvang, waarde, kwaliteit en inrichting van de overheadfuncties die als afwijkend uit de benchmark naar voren komen. 3.6 Overige resultaten In bijlage C treft u de uitgebreide resultaten van uw gemeente aan. Daarin hebben wij tevens vergelijkingsinformatie opgenomen over: de formatie op subtaakniveau de kosten en baten de opbouw naar salarisniveaus het ziekteverzuim per afdeling. 29

33 3.7 Aanbevelingen De aanbevelingen die volgen uit een benchmarkonderzoek zijn, noodzakelijkerwijs, enigszins algemeen van aard. Benchmarkonderzoek leidt wel tot verbaaspunten, zoals weergegeven in de hiervoor staande tabellen. De uitkomsten van een benchmarkonderzoek alleen zijn ons inziens onvoldoende om er onmiddellijk concrete acties op te baseren, aangezien de benchmark niet leidt tot een oordeel over uw gemeente. Wel biedt het focus voor eventueel vervolgonderzoek en geeft het aan op welke terreinen nader onderzoek op voorhand niet nodig is (tenzij er andere indicaties zijn uiteraard). Vervolgonderzoek overhead In onze optiek is het belangrijk om een norm vast te stellen voor de omvang van de overhead. De waarde van een norm is dat deze een grens aangeeft: hier moeten we het mee doen. De kwartielscore kan als indicatie daartoe dienen. Om daadwerkelijk tot een norm en concrete maatregelen te komen, is aanvullend onderzoek nodig. Benchmarking biedt géén finaal oordeel. Daarvoor houdt een benchmarkonderzoek alléén namelijk onvoldoende rekening met de specifieke situatie van uw gemeente. Wij behandelen nu een aantal veelvoorkomende vervolgonderzoeken, namelijk: a. Overhead Value Analyse. b. Analyse van de aansturing en inrichting van overheadfuncties. c. Lean Six Sigma. Wij lichten deze nu toe. Ad a. Overhead Value Analyse (OVA) Dit onderzoek heeft als doel om tot een oordeel te komen door de omvang van de overhead niet alleen af te zetten tegen de benchmark, maar ook tegen de toegevoegde waarde volgens de interne klant en de gewenste ondersteuningsgraad. Daarnaast stelt de OVA ook vast in hoeverre de organisatiestructuur en omstandigheden die specifiek zijn voor uw gemeente van invloed zijn op de benodigde overhead. Aan de hand van de OVA is te bepalen waar binnen de overhead sprake is van knelpunten en verbetermogelijkheden. Bijvoorbeeld in de afstemming tussen vraag en aanbod, samenwerking of de organisatorische inrichting. Daarnaast wordt samen met de interne klanten van de overhead de toegevoegde waarde ervan bepaald en het gewenste ondersteuningsniveau. Dit gebeurt aan de hand van een documentanalyse, een kwantitatief onderzoek en verdiepende gesprekken/groepsbijeenkomsten. Nadat de OVA is uitgevoerd, kunnen we heel concreet en onderbouwd aangeven waar en in welke mate de overhead aangepast kan worden qua aard en omvang. 30

34 Need to have Verbeteren gebruikswaarde Geen wijzigingen Gebruikswaarde laag Gebruikswaarde hoog stoppen Product kritisch bezien Nice to have Ad b. Het onderzoeken van de aansturing en inrichting van de overheadfuncties Dit is relevant indien de veronderstelling bestaat dat de structuur en de wijze waarop het contact tussen interne aanbieders en lijnmanagers is georganiseerd voor verbetering vatbaar is (zie ook de opmerkingen daarover in hoofdstuk 2). Daarbij kan eventueel een onderscheid in staftaken worden gemaakt. Voor de generieke taken spreekt het voor zich dat deze bij voorkeur centraal worden georganiseerd. Voor de specifieke taken (advies en ondersteuning) is zowel centrale als decentrale positionering mogelijk. Dit aansturings- en inrichtingsonderzoek resulteert in een heldere en onderbouwde scheiding tussen centrale en decentrale taken. Tevens resulteert het in een goede interface tussen interne aanbieders en interne afnemers van overheaddiensten, zodanig dat de kloof tussen beide zo klein mogelijk wordt. Ad c. Lean Six Sigma (LSS) Een andere veel toegepaste methode om na de benchmark gericht de efficiency en kwaliteit te verbeteren is Lean Six Sigma. LSS is een krachtige methode om processen gestructureerd te verbeteren. Doelstelling daarbij is doorgaans het verkorten van de doorlooptijd, het verlagen van kosten en/of het verhogen van de kwaliteit. LSS redeneert sterk vanuit het doel van een proces. De 31

35 aanpak richt zich op het identificeren en elimineren van verspilling binnen een proces. Verspilling wordt omschreven als alles wat niet direct bijdraagt aan het behalen van het doel. Onderstaande figuur toont de acht vormen van verspilling. Wij voeren Leantrajecten uit aan de hand van de volgende vijf fasen: Fase Definitie Meten Analyseren Implementeren Controleren Omschrijving Bepalen doel van het proces. Proces op hoofdlijnen beschrijven. Meten huidige procesprestatie. Gedetailleerde beschrijving van alle processtappen, doorloop- en bewerkingstijden en verantwoordelijkheden per stap. Identificeren van knelpunten of vormen verspilling. Oorzaken vinden en statistisch aantonen. Oplossingen vinden voor geconstateerde knelpunten en vormen van verspilling. Selectie van haalbare oplossingen. Toets in een pilot (wat is de nieuwe procesprestatie?). Beschrijvingen van het verbeterde proces. Borgen van het nieuwe proces. Monitoren procesprestaties. Belangrijk bij het uitvoeren van een Leantraject is support van het management, en deelname van de mensen uit het proces zelf. 32

36 Vervolgonderzoek primair proces In onze optiek is het belangrijk dat gemeenten vooral eerst zelf aan de slag gaan om de afwijkingen in het primair proces te verklaren, vanuit de kennis over de eigen gemeente. Het is raadzaam, ook met het oog op de interne communicatie, om daartoe op basis van deze benchmark en aanvullende bronnen een beknopte notitie op te stellen, waarin op hoofdlijnen wordt aangegeven hoe de afwijkingen te verklaren zijn en welke vervolgacties eventueel nodig zijn. Dat draagt ertoe bij dat de discussie meer op hoofdlijnen wordt gevoerd. Het vellen van een oordeel over primaire taken vereist doorgaans een formatieonderzoek 18, een diepergaand onderzoek, waarin ook gekeken wordt naar de unieke kenmerken, ambities en werkwijze van uw gemeente. Een dergelijk onderzoek bestaat uit het bespreken van de benchmarkresultaten in een interviewronde met sleutelfiguren uit de organisatie, in combinatie met deskonderzoek gericht op het helder krijgen van de gemeentelijke ambities en relevante kenmerken. Daarnaast kiezen gemeenten onder druk van bezuinigingsopgaven en decentralisatie van taken steeds vaker voor samenwerking met andere gemeenten, maar ook met andere overheden, zoals waterschappen. De keuze voor samenwerking wordt vaak beargumenteerd op basis van de zogenaamde drie K s : het verminderen van Kwetsbaarheid, het verhogen van Kwaliteit en het verlagen van Kosten. Een benchmark van uw gemeente biedt een eerste stap in een haalbaarheidsonderzoek, ook wel businesscase genoemd, naar mogelijke samenwerking (met buurtgemeenten). Mocht u benieuwd zijn naar het voor u best denkbare samenwerkingsarrangement dan helpen wij u graag verder in het Expertisecentrum Arrangementbouw 19. In dit expertisecentrum heeft Berenschot zijn kennis en ervaring met het ontwikkelen en (helpen) inrichten van samenwerkingsarrangementen gebundeld. De analysen moeten ertoe bijdragen dat zo veel mogelijk op basis van feiten wordt besloten. Naast deze verdiepende onderzoeken, is er vanuit gemeenten momenteel vooral vraag naar begeleiding van strategische heroriëntaties en naar zware verandermanagers om deze strategische verandering, dan wel krimp, te begeleiden. Tot slot is de eerder beschreven Leanmethode ook goed toepasbaar op onderdelen van het primair proces

37 4. Begrotingsanalyse 4.1 Inleiding Naast een vergelijking van de formatie hebben wij tevens een begrotingsanalyse uitgevoerd voor de gemeente Oostzaan en de gemeente Wormerland. Doel van de begrotingsanalyse is inzicht te bieden in de baten en lasten van uw gemeente en hoe deze zich verhouden tot andere gemeenten. In dit hoofdstuk presenteren wij de resultaten van de begrotingsanalyse op hoofdlijnen. In bijlage E en F vindt u een meer gedetailleerde vergelijking. Achtereenvolgend gaan wij in op de aanpak en een vergelijking met andere gemeenten. Ook confronteren we de resultaten van de begrotingsanalyse met de resultaten van de benchmark ambtelijk apparaat. Tot slot presenteren wij onze conclusies. 4.2 Aanpak Structuur Evenals de benchmark ambtelijk apparaat is de begrotingsanalyse gestoeld op de BBV-indeling (Besluit Begroting en Verantwoording). Daarbij hebben wij de onderliggende indeling in hoofdtaken (zoals bijv. Economische Zaken) en taken (bijv. Handel en Ambacht) geordend in 16 beleidsrelevante clusters die in te delen zijn in 4 domeinen financieel, fysiek, sociaal en algemeen bestuurlijk. Per cluster gaan wij in op de baten, lasten en het saldo. Het referentiejaar is De analyse is gebaseerd op cijfers van het CBS. In deze cijfers zijn de mutaties in reserves die verband houden met de BBV-hoofdfuncties niet direct aan deze functies toegerekend en aldus niet meegenomen in de begrotingsanalyse. Referentiegemeenten Wij hebben de gemeente Oostzaan vergeleken met gemeenten in grootteklasse A: minder dan inwoners en de gemeente Wormerland met grootteklasse B: inwoners. 4.3 Vergelijking van de gemeente Oostzaan met de grootteklasse Vergelijking van de lasten Wanneer we de totale lasten per inwoner van de gemeente Oostzaan vergelijken met het gemiddelde van de grootteklasse dan constateren we dat deze 19% lager zijn (zie volgende tabel). Dit hangt samen met lagere lasten in het financieel domein (-92%, met name bouwgrondexploitatie), het sociaal domein (-24%) en het fysiek domein (-18%). De lasten per inwoner op het algemeen bestuurlijk domein zijn 31% hoger dan gemiddeld in de grootteklasse. 34

38 Lasten per inwoner Gemiddeld Afw ijking Uw in grootte- % uw gemeente klasse gemeente Algemeen Bestuurlijk Domein % Cluster: Bestuursorganen % Cluster: Bevolkingszaken % Cluster: Overige/ algemene ondersteuning % Cluster: Openbare orde en veiligheid % Fysiek Domein % Cluster: Wegen en w ater % Cluster: Groen % Cluster: VHROSV % Cluster: Reiniging % Cluster: Riolering % Cluster: Fysiek milieu % Cluster: Oudheid % Sociaal Domein % Cluster: Educatie % Cluster: Kunst en ontspanning % Cluster: Werk en inkomen % Cluster: Maatschappelijke zorg % Financieel-Economisch Domein % Cluster: Eigen inkomsten/ uitgaven % Totaal % Dergelijke verschillen met het gemiddelde van de grootteklasse kunnen onder andere worden verklaard uit verschillen in beleid van de gemeenten, zoals het al dan niet voeren van een actief grondbeleid en verschillen in kenmerken van gemeenten, zoals de sociale structuur. De hogere uitgaven in het algemeen bestuurlijk domein hangen vooral samen met de hogere uitgaven met betrekking tot bestuursondersteuning (+168%). In het sociaal domein zijn de lasten per inwoner lager dan gemiddeld voor de grootteklasse. Verklaring hiervoor is dat de gemeente Oostzaan een goede sociale structuur heeft (zie onderstaande tabel). 35

39 Sociaal Domein Sociale structuur Goed Aantal bijstandontvangers 55 Aantal uitkeringsontvangers 477 Verhouding huishoudens met laag inkomen/totaal aantal huishoudens 24% Legenda: zw ak matig redelijk goed Binnen het sociaal domein vallen daarnaast verschillen binnen het cluster Kunst en ontspanning op. De totale uitgaven binnen dit cluster zijn 78% hoger dan gemiddeld voor de grootteklasse. Wanneer we verder inzoomen op de uitgavenposten dan valt op dat de gemeente Oostzaan meer uitgeeft aan kunst ( 137 per inwoner versus 8 gemiddeld) (zie bijlage E) Vergelijking van de inkomsten Uit de vergelijking van de gemeente Oostzaan met het gemiddelde van de gemeenten in de grootteklasse blijkt dat de inkomsten per inwoner van de gemeente Oostzaan lager zijn dan gemiddeld. De gemeente Oostzaan ontvangt iets minder inkomsten per inwoner uit het gemeentefonds dan gemiddeld voor de grootteklasse. De lagere inkomsten per inwoner worden vooral veroorzaakt doordat de gemeente Oostzaan geen inkomsten heeft op bouwgrondexploitatie. INKOMSTEN Inkomsten (x 1.000) Inkomsten per inwoner Gemiddeld alle Uw gemeente gemeenten Gemiddeld in uw grootteklasse Uw gemeente Gemiddeld alle gemeenten Gemiddeld in uw grootteklasse Algemene uitkering gemeentefonds Algemene uitkering 777 gemeentefonds Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Nutsbedrijven, 76leningen & 133 overige financiele 82 middelen Belastingen Belastingen Retributies Retributies Bouw grondexploitatie Bouw grondexploitatie Overige inkomsten Overige inkomsten 313 (inclusief 926 specifieke 485uitkeringen) Totaal Het volgende figuur geeft een overzicht van de opbouw van de inkomsten van de gemeente Oostzaan in vergelijking met de grootteklasse. We constateren dat het aandeel van de inkomsten van Oostzaan dat afkomstig is uit het gemeentefonds iets groter is dan het gemiddeld aandeel voor de grootteklasse. Het aandeel van uw inkomsten dat afkomstig is uit belastingen en retributies is ook groter dan het gemiddeld aandeel voor de grootteklasse. 36

40 Inkomsten gemeente Oostzaan 0% 18% 18% 14% 5% 45% Inkomsten Algemene uitkering gemiddeld in de gemeentefonds grootteklasse Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Belastingen Retributies 23% Bouwgrondexploitatie 10% Overige 12% inkomsten 10% 4% 41% Algemene uitkering gemeentefonds Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Belastingen Retributies Bouwgrondexploitatie Overige inkomsten 4.4 Vergelijking van de gemeente Wormerland met de grootteklasse Vergelijking van de lasten We constateren dat dat de gemiddelde lasten per inwoner van de gemeente Wormerland 21% lager zijn dan het gemiddelde van de grootteklasse (zie volgende tabel). Dit ligt met name aan de lagere lasten per inwoner in het financieel domein (-95%, met name bouwgrondexploitatie) en het sociaal domein (-23%). Verder constateren we dat de lasten per inwoner op het algemeen bestuurlijk domein bij de gemeente Wormerland 24% hoger zijn dan gemiddeld in de grootteklasse. 37

41 Lasten per inwoner Gemiddeld Afw ijking Uw in grootte- % uw gemeente klasse gemeente Algemeen Bestuurlijk Domein % Cluster: Bestuursorganen % Cluster: Bevolkingszaken % Cluster: Overige/ algemene ondersteuning % Cluster: Openbare orde en veiligheid % Fysiek Domein % Cluster: Wegen en w ater % Cluster: Groen % Cluster: VHROSV % Cluster: Reiniging % Cluster: Riolering % Cluster: Fysiek milieu % Cluster: Oudheid % Sociaal Domein % Cluster: Educatie % Cluster: Kunst en ontspanning % Cluster: Werk en inkomen % Cluster: Maatschappelijke zorg % Financieel-Economisch Domein % Cluster: Eigen inkomsten/ uitgaven % Totaal % Zoals reeds vermeld kunnen deze verschillen met het gemiddelde van de grootteklasse onder andere worden verklaard uit verschillen in beleid van de gemeenten, zoals het al dan niet voeren van een actief grondbeleid en verschillen in kenmerken van gemeenten, zoals de sociale structuur. De hogere uitgaven in het algemeen bestuurlijk domein hangen vooral samen met de hogere uitgaven met betrekking tot bestuursondersteuning (+124%) (zie bijlage F). De lagere lasten per inwoner in het sociaal domein zijn in lijn met de goede sociale structuur van de gemeente Wormerland (zie onderstaande tabel). 38

42 Sociaal Domein Sociale structuur Goed Aantal bijstandontvangers 178 Aantal uitkeringsontvangers 876 Verhouding huishoudens met laag inkomen/totaal aantal huishoudens 26% Legenda: zw ak matig redelijk goed Binnen het fysiek domein vallen daarnaast verschillen binnen het cluster Wegen en water op. De totale uitgaven binnen dit cluster zijn 13% lager dan gemiddeld voor de grootteklasse. Wanneer we verder inzoomen op de uitgavenposten dan valt op dat Wormerland per inwoner 172% meer dan gemiddeld uitgeeft op de functie Verkeersmaatregelen te land, 272% meer op de functie binnenhavens en waterwegen en 467% meer op de functie veerdiensten (zie bijlage F). Deze verschillen kunnen verklaard worden door de gemeentespecifieke fysieke kenmerken (regio Waterland) Vergelijking van de inkomsten Uit de vergelijking blijkt dat de inkomsten per inwoner van de gemeente Wormerland lager zijn dan gemiddeld voor uw grootteklasse. Wormerland ontvangt iets minder inkomsten per inwoner uit het gemeentefonds dan gemiddeld voor de grootteklasse. De lagere inkomsten per inwoner worden vooral veroorzaakt doordat de gemeente Wormerland slechts beperkte inkomsten heeft op bouwgrondexploitatie. INKOMSTEN Inkomsten (x 1.000) Inkomsten per inwoner Gemiddeld alle Uw gemeente gemeenten Gemiddeld in uw grootteklasse Uw gemeente Gemiddeld alle gemeenten Gemiddeld in uw grootteklasse Algemene uitkering gemeentefonds Algemene uitkering 801 gemeentefonds Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Nutsbedrijven, 79leningen & 133 overige financiele 87 middelen Belastingen Belastingen Retributies Retributies Bouw grondexploitatie Bouw grondexploitatie Overige inkomsten Overige inkomsten 329 (inclusief 926 specifieke 501uitkeringen) Totaal De volgende figuur geeft een overzicht van de opbouw van de inkomsten van de gemeente Wormerland in vergelijking met de grootteklasse. We constateren dat het aandeel van de inkomsten van Wormerland dat afkomstig is uit het gemeentefonds groter is dan het gemiddeld aandeel voor de grootteklasse. Het aandeel van de inkomsten van Wormerland dat afkomstig is uit retributies is ook groter dan het gemiddeld aandeel voor de grootteklasse. 39

43 Inkomsten gemeente Wormerland 0% 16% 20% 49% Inkomsten gemiddeld in de grootteklasse Algemene uitkering gemeentefonds Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Belastingen 24% Retributies 39% Algemene uitkering gemeentefonds Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Belastingen 10% 5% Bouwgrondexploitatie 12% Overige inkomsten 11% 10% 4% Retributies Bouwgrondexploitatie Overige inkomsten 4.5 Vergelijking begroting en formatie In onderstaande tabel laten we zien hoe de omvang van de formatie zich verhoudt tot de resultaten van de begrotingsanalyse. BBV-taakvelden Algemeen bestuur/ Burgerzaken Formatie t.o.v. grootteklasse Veel groter dan gemiddeld Lasten begroting t.o.v. grootteklasse Oostzaan Groter dan gemiddeld Lasten begroting t.o.v. grootteklasse Wormerland Veel groter dan gemiddeld Openbare orde en veiligheid Groter dan gemiddeld Groter dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Verkeer, vervoer en waterstaat Kleiner dan gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Economische zaken Onderwijs Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Cultuur en recreatie Kleiner dan gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Volksgezondheid en milieu Kleiner dan gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Kleiner dan gemiddeld Hieruit blijkt dat de OVER-gemeenten een veel groter dan gemiddelde formatie inzetten op Burgerzaken. De gemeente Oostzaan heeft groter dan gemiddelde lasten op het BBV-taakveld 40

44 algemeen bestuur en de gemeente Wormerland veel groter dan gemiddelde lasten op dit taakveld. Het BBV-taakveld algemeen bestuur bevat meer dan alleen de kosten van Burgerzaken. Ook de kosten van bestuurondersteuning vallen onder dit BBV-taakveld. De formatie van OVER-gemeenten op bestuurszaken en bestuurondersteuning is veel groter dan gemiddeld. Dit is deels verklaarbaar vanuit de organisatievorm waarvoor OVER-gemeenten gekozen heeft. We constateren echter dat de kosten voor bestuurondersteuning van de twee gemeenten afzonderlijk ook hoger dan gemiddeld zijn. Daarnaast zetten de OVER-gemeenten een groter dan gemiddelde formatie in op Openbare orde en veiligheid. De lasten op dit taakveld van de gemeente Wormerland zijn kleiner dan gemiddeld en van de gemeente Oostzaan juist groter dan gemiddeld. Nader onderzoek is nodig om vast te stellen in welke mate de formatie van de OVER-gemeenten zich inzet voor de gemeente Oostzaan en in welke mate voor de gemeente Wormerland. We constateren tevens dat de OVER-gemeenten op de taakvelden Verkeer, vervoer en waterstaat, Cultuur en recreatie en Volksgezondheid en milieu een kleiner dan gemiddelde formatie inzetten. De lasten op deze taakvelden van zowel Oostzaan als Wormerland zijn gemiddeld. Dit zou kunnen duiden op een schaalvoordeel voor wat betreft de inzet van formatie op deze taakvelden als gevolg van samenwerking. Om conclusies te kunnen trekken en verklaringen voor de ogenschijnlijke verschillen te zoeken is verdiepend onderzoek nodig. Een doorlichting van de functies die een afwijkend beeld vertonen kan meer inzicht bieden. 4.6 Conclusies begrotingsanalyse Uit de begrotingsanalyse blijkt dat zowel Wormerland als Oostzaan lager dan gemiddelde lasten per inwoner hebben. Dit hangt vooral samen met lager dan gemiddelde lasten op het financieel domein en het sociaal domein. Daar tegenover staan ook lager dan gemiddelde inkomsten per inwoner. Beiden gemeenten zijn voor wat betreft hun inkomsten voor een groter dan gemiddeld aandeel afhankelijk van inkomsten uit het gemeentefonds. De groter dan gemiddelde afhankelijkheid van het gemeentefond onderschrijft het belang van voldoende financiële buffers om tegenvallers op te vangen, zoals korting op de uitkering uit het gemeentefonds. Wij adviseren om vanuit een meerjarenperspectief te toetsen of de financiële buffers toereikend zijn en dit continu te blijven monitoren. 41

45 Bijlage A Vergelijking deelnemers met populatie 42

46 Vergelijking deelnemers met populatie Aantal gemeenten Nederland Procentueel Aantal gemeenten Onderzoek Procentueel A < % 9 9% B % 29 29% C % 31 31% D % 17 17% E > % 13 13% Totaal % % * Peildatum 1 januari

47 Bijlage B Vragenlijst en toelichting 48961

48 Benchmark ambtelijk apparaat Vragenlijst totale omvang ambtelijk apparaat Peildatum: 1 januari 2013 Deze vragenlijst omvat zes categorieën vragen: A. Algemene gegevens B. Vragen over de totale omvang van het ambtelijk apparaat (inclusief uitvoerende taken) C. Vragen over de formatie per taak D. Vragen over de salarisopbouw van het ambtelijk apparaat (optioneel) E. Ziekteverzuim (optioneel) F. Inhuur (optioneel) Wij raden u aan eerst de bijgevoegde notitie en de toelichting op deze vragenlijst te lezen. In deze elektronische vragenlijst kunt u alleen gegevens invoeren in de witte cellen. Indien u een antwoord wilt toelichten, dan kunt u dit doen in het tabblad 'Opmerkingen'. Veel succes met het invullen van de vragenlijst! A. ALGEMENE GEGEVENS 1. Naam gemeente OVER-gemeenten 2. Naam contactpersoon Annamaria Bettelli & Jeroen Former 3. Telefoonnummer contactpersoon Wat is de basisstructuur van uw gemeente? Directiemodel 5. Hoeveel inwoners telt uw gemeente per 1/1/2013? B. VRAGEN OVER DE TOTALE OMVANG VAN HET AMBTELIJK APPARAAT 6. Wat is het totaal aantal formatieplaatsen van het ambtelijk apparaat van uw gemeente per 1/1/2013? 128,07 fte Zie de definitie in de toelichting! Wij noemen dit het 'bruto ambtelijk apparaat'. 7. Wat is het totaal aantal formatieplaatsen (primair proces en overhead) dat taken uitvoert voor derden fte (andere gemeenten / organisaties) per 1/1/2013? Om welke taken gaat dit? 8. Wat is het totaal aantal formatieplaatsen dat bij derden (andere gemeenten / organisaties) overheadtaken fte verricht voor uw gemeente per 1/1/2013? Om welke specifieke overheadtaken gaat dit? Invulformat Vanaf hier kunt u de formatiecijfers ook invullen in het Invulformat (volgende tabblad). De formatie wordt dan uit het invulformat overgenomen in deze hoofdvragenlijst. U kunt in dit format per afdeling de formatie per benchmarktaak invullen. Veel gemeenten vinden dit prettig. U bent hiertoe niet verplicht. De niet-formatieve gegevens vult u gewoon in deze vragenlijst in. 9. In de navolgende tabel noemen wij een aantal specifieke uitvoerende taken van de gemeente. De ene gemeente voert deze taken geheel zelf uit, terwijl deze binnen andere gemeenten zijn verzelfstandigd, uitbesteed of deel uitmaken van een gemeenschappelijke regeling. Geef voor elk van deze taken aan of uw ambtelijk apparaat deze taken ZELF uitvoert of niet. LET OP: Het gaat om de daadwerkelijke uitvoering van de taak. Niet om het beleid, de regie of de contractvorming. Voorbeeld: indien uw gemeente de parkeergarages heeft uitbesteed, vult u in 'nee'. Bij de vraag hoeveel fte dit deel uitmaakt van uw ambtelijk apparaat hoeft u dan niets in te vullen. Dat is immers 0. Indien het personeel van de parkeergarages op de loonlijst van uw gemeente staat, vult u in 'ja'. Vul dan in hoeveel fte dit omvat. Doel van deze vraag is: het vergelijkbaar maken van de formatie van uw ambtelijk apparaat met dat van andere gemeenten. Wij doen dat door uit uw ambtelijk apparaat die taken te halen die bij andere gemeenten mogelijk zijn verzelfstandigd, uitbesteed of deel uitmaken van een gemeenschappelijke regeling. Op basis daarvan berekenen wij een 'netto ambtelijk apparaat'. De omvang daarvan is beter vergelijkbaar met andere gemeenten. Wij realiseren ons dat deze lijst uitvoerende taken geen volledig overzicht biedt van taken die kunnen worden uitbesteed. Wel bevat de lijst de 'grote brokken' die de analyse kunnen vertekenen. 1

49 Benchmark ambtelijk apparaat Verricht uw ambtelijk apparaat deze uitvoerende taken ZELF? Vul een 'x' in. Indien 'ja' of 'deels': voor hoeveel fte maakt dit deel uit van uw Uitvoerende taken ambtelijk apparaat? ja deels nee 1 Brandweer (preventie, preparatie, repressie) x 3,23 fte APV, stadswacht/toezicht openbare ruimte (alleen handhaving/toezicht) x 1,25 fte 2 Uitvoering wegbeheer/-onderhoud x 6,94 fte Uitvoering straatreiniging x fte Uitvoering openbaar vervoer x fte Beheer parkeergarages, -meters en -automaten x fte Parkeertoezicht x fte Beheer zee- en binnenhavens en waterwegen/brugwachters x fte 3 Marktmeesters x 0,16 fte 4 Scholen (directie en personeel) x fte Salarisadministratie onderwijspersoneel x fte Onderhoud schoolgebouwen x 0,50 fte 5 Bibliotheken (directie en personeel) x fte Beheer sportlocaties binnen x 0,88 fte Beheer sportlocaties buiten x fte Beheer zwembaden (incl. zwemonderwijzers) x fte Musea (directie en personeel) x fte Beheer historisch/stadsarchief x fte Beheer en onderhoud monumenten x fte Muziekschool (directie en personeel) x fte Theaters (directie en personeel) x fte Beheer multifunctionele locaties x 0,56 fte Uitvoering groenvoorziening x 1,00 fte 6 Sociale dienst (alle uitvoerende taken; zie toelichting) x 3,06 fte Kredietbank (directie en personeel)/schuldhulpverlening x fte Reïntegratiebedrijf (directie en personeel) x fte Sociale werkvoorziening (directie, ambtelijk personeel) x fte Uitvoering sociale recherche x fte UWV Werkbedrijf (gehele UWV-W) x fte Centrum voor Jeugd en Gezin (alle uitvoerende taken) x fte Uitvoering Wet Inburgering / Vreemdelingenwet x 0,50 fte Uitvoering Wet Maatschappelijke Ondersteuning x 3,58 fte Welzijnsinstellingen (directie en personeel) x fte 7 Uitvoeren ambulancevervoer x fte Uitvoeren basisgezondheidszorg x fte Uitvoeren afvalinzameling en -verwerking x fte Riolering en gemalen, uitvoerende taken x 2,57 fte Wet Milieubeheer (alleen handhaving en toezicht) x fte Beheer begraafplaatsen x 2,52 fte 8 Ontwerpen ruimtelijke ordeningsplannen x 1,15 fte Ingenieursbureau x 6,65 fte Bouw en woningtoezicht (alleen handhaving en toezicht) x 2,15 fte Gebruiksvergunningen (alleen handhaving en toezicht) x fte Belastingen (OZB): Uitvoeren woz-taxaties x fte Aanslagoplegging en inning OZB x fte Afhandeling beroep en bezwaar OZB x fte Totaal OZB-inzet - fte Uitvoerende taken van Facilitaire Dienst: Postverzorging, drukkerij, repro x 1,42 fte Archief / Documentaire Informatievoorziening (bibliotheek) x 6,38 fte Receptie, telefooncentrale x 2,00 fte Gebouwbeheer, schoonmaak x 0,34 fte Restauratieve voorzieningen x 0,58 fte Beveiliging/bodes x 1,04 fte Totaal uitvoerende taken Facilitaire Dienst 11,76 fte TOTAAL UITVOERENDE TAKEN 48,46 fte De 'netto' omvang van uw ambtelijk apparaat wordt als volgt berekend : Bruto omvang ambtelijk apparaat 128,07 fte Minus: taken die uw gemeente doet voor andere gemeenten / organisaties - fte Plus: overheadtaken die derden verrichten voor uw gemeente - fte Minus: correctie voor uitvoerende taken in uw ambtelijk apparaat 48,46 fte Netto omvang ambtelijk apparaat 79,61 fte 2

50 Benchmark ambtelijk apparaat C. VRAGEN OVER DE FORMATIE PER TAAK Hieronder treft u een overzicht aan van de gemeentelijke functies volgens het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, aangevuld met een overzicht van overheadtaken. Geef per hoofdfunctie en per subfunctie aan wat de omvang van het ambtelijk apparaat van uw gemeente op dat terrein is. Ga daarbij uit van de netto omvang. Dus: exclusief de in vraag B9 genoemde uitvoerende taken. Let op: de totale formatie van alle hoofdfuncties dient dus op te tellen tot de netto omvang van het ambtelijk apparaat! Aan het einde van onderdeel C van de vragenlijst controleert het programma of het totaal aan fte met de hierboven berekende netto omvang van het ambtelijk apparaat overeenstemt. Controleer ook of de som van de formatie per functie gelijk is aan de formatie per hoofdfunctie. Totaal Totaal BBV Hoofdfuncties en subfuncties hoofdfunctie subfunctie Raadsgriffier en (bestuurs)ondersteuning 2,74 fte Raadsgriffier (Bestuurs)ondersteuning griffier, raad en rekenkamer (006) 1,52 fte 1,22 fte Overige belastingen (niet OZB) - fte Overhead (centraal en decentraal!) 40,47 fte Gemeentesecretaris/Directie Lijnmanagement (Niet de stafhoofden! Deze vult u in bij onderstaande categorieën) Personeel en Organisatie (incl. P&O-secretariaten) Informatisering en Automatisering (incl. I&A-secretariaten) Financiën en Control (incl. F&C taken binnen bedrijfsbureaus en secretariaat F&C) Juridische Zaken (incl. secretariaten van Juridische Zaken) Bestuurszaken en Bestuursondersteuning Communicatie en Kwaliteitszorg (incl. secretariaten van Communicatie) Facilitaire Dienst (incl. secretariaten Facilitaire Dienst, excl. Uitvoering interne zaken) Alle secretariaten in het 'primaire proces' 2,00 fte 6,33 fte 3,66 fte 5,50 fte 9,64 fte 4,31 fte 4,44 fte 4,43 fte 0,16 fte fte Tel hier dus naast de centrale staven ook de overheadafdelingen in de diensten/sectoren mee! Heeft u uw begrotingscijfers 2013 aangeleverd aan het CBS en wilt u dat wij deze overnemen? (dan hoeft u dit niet in te vullen) Ja Begroting (x euro) Lasten 2013 Baten 2013 Algemeen bestuur 8,69 fte Bestuursorganen (hier geen fte's invullen) 002 Bestuursondersteuning college van burgemeester en wethouders (hier geen fte's invullen, dit valt onder de overhead: Bestuurszaken en bestuursondersteuning) 003 Burgerzaken (niet: de hele publieksbalie, zie toelichting) 8,69 fte 004 Baten secretarieleges burgerzaken (hier geen fte's invullen) 005 Bestuurlijke samenwerking (hier geen fte's invullen, dit valt onder de overhead) 006 Bestuursondersteuning raad en rekenkamer(functie) (hier geen fte's invullen, dit valt onder ondersteuning raadsgriffier) 1 Openbare orde en veiligheid 3,00 fte Brandweer en rampenbestrijding (beleid) 0,89 fte 140 Openbare orde en veiligheid (incl. vergunningverlening) 2,11 fte 2 Verkeer, vervoer en waterstaat 1,54 fte Wegen, straten en pleinen 0,57 fte 211 Verkeersmaatregelen te land 0,52 fte 212 Openbaar vervoer 0,22 fte 214 Parkeren 0,23 fte 215 Baten parkeerbelasting (hier geen fte's invullen) 220 Zeehavens fte 221 Binnenhavens en waterwegen fte 223 Veerdiensten fte 230 Luchtvaart fte 240 Waterkering, afwatering en landaanwinning fte 3 Economische zaken 0,10 fte Handel en ambacht 0,10 fte 311 Baten marktgelden (hier geen fte's invullen) 320 Industrie fte 330 Nutsbedrijven fte 340 Agrarische productie en ontginning fte 341 Overige agrarische zaken, jacht en visserij fte 4 Onderwijs 1,52 fte - - 4xx Regulier onderwijs 1,52 fte 482 Volwasseneducatie fte 3

51 Benchmark ambtelijk apparaat 5 Cultuur en recreatie 2,43 fte Openbaar bibliotheekwerk 0,20 fte 511 Vormings- en ontwikkelingswerk 0,20 fte 530 Sport 0,20 fte 531 Groene sportvelden en terreinen fte 540 Kunst 0,40 fte 541 Oudheidkunde/musea 0,10 fte 550 Natuurbescherming 0,53 fte 560 Openbaar groen en openluchtrecreatie 0,40 fte 580 Overige recreatieve voorzieningen 0,40 fte 6 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 4,56 fte t/m Sociale voorzieningen (bijstandsverlening, werkgelegenheid, inkomensvoorzieningen, sociale 1,53 fte zekerheidsregelingen, minimabeleid) 620 Maatschappelijke begeleiding en advies 0,40 fte 621 Vreemdelingen 0,10 fte 622 Huishoudelijke verzorging / WMO-beleid 0,76 fte 630 Sociaal cultureel werk 0,60 fte 641 Tehuizen fte 650 Kinderdagopvang 0,50 fte 651 Dagopvang gehandicapten 0,33 fte 652 Voorzieningen gehandicapten 0,34 fte 7 Volksgezondheid en milieu 1,45 fte Ambulancevervoer fte 712 Verpleeginrichtingen fte 714 Openbare gezondheidszorg 0,10 fte Jeugdgezondheidszorg (uniform en maatwerk deel) 0,70 fte 721 Afvalverwijdering en -verwerking fte Rioleringzorg (riolering en waterzuivering, huishoudelijk/bedrijfsafvalwater, hemelwater, t/m731 grondwater) 0,35 fte 723 Milieubeheer (incl. vergunningverlening) 0,30 fte 724 Lijkbezorging fte 725 Baten reinigingsrechten en afvalstoffenheffingen (hier geen fte's invullen) 726 Baten rioolrechten (hier geen fte's invullen) 727 Baten rioolheffing huishoudelijk/bedrijfsafvalwater (hier geen fte's invullen) 728 Baten rioolheffing grond- en hemelwater (hier geen fte's invullen) 732 Baten begraafplaatsrechten (hier geen fte's invullen) 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 13,11 fte Ruimtelijke ordening 3,59 fte 820 Woningexploitatie / woningbouw 0,40 fte 821 Stads- en dorpsvernieuwing 1,29 fte 822 Overige volkshuisvesting 0,40 fte 823 Bouwvergunningen 6,63 fte 830 Bouwgrondexploitatie 0,80 fte 9 Financiering en algemene dekkingsmiddelen. Bij deze hoofdfunctie hoeft u niets in te vullen. De formatie voor treasury en de inning van belastingen (inclusief baat-, forensen-, honden-, reclame- en precariobelastingen) neemt u op bij het onderdeel Overige Belastingen (zie regel 168). CONTROLE Let op: als alle optellingen kloppen, zijn de onderstaande drie getallen aan elkaar gelijk! Totaal van de optelling hoofdfuncties 79,61 Totaal van de optelling functies 79,61 Netto omvang ambtelijk apparaat (zie cel K152) 79,61 4

52 Benchmark ambtelijk apparaat D. VRAGEN OVER DE SALARISOPBOUW VAN HET AMBTELIJK APPARAAT (OPTIONEEL) Geef in onderstaande tabel aan hoe de salarisopbouw is van het totale ambtelijk apparaat van uw gemeente. Ga uit van de 'bruto-omvang' van het ambtelijk apparaat (oftewel de totale omvang van de formatie van de gemeente). Het kan zijn dat medewerkers feitelijk in een hogere schaal zitten, dan de functie is ingedeeld (uit arbeidsmarktoverwegingen, of vanwege een 'uitloopschaal'). Daarom maken wij onderscheid tussen twee kolommen. Let op: Laat beide kolommen optellen tot de totale omvang van de formatie van uw gemeente. Functionele Feitelijke Schaal schaal schaal 1 fte 2 fte 3 fte 4 fte 5 1,00 1,00 fte 6 24,46 24,46 fte 7 17,53 17,53 fte 8 16,05 16,05 fte 9 5,56 5,56 fte 10 42,67 41,67 fte 10A 1,00 fte 11 10,12 10,12 fte 11A 12 2,08 2,08 fte 13 6,60 6,60 fte 14 fte 15 2,00 2,00 fte 16 fte 17 fte 18 fte TOTAAL 128,07 128,07 fte fte E. VRAGEN OVER DE VERZUIMCIJFERS OP AFDELINGSNIVEAU (OPTIONEEL) Definitie ziekteverzuim: gemiddeld percentage ziekteverzuim in 2012, inclusief langdurig verzuim, exclusief zwangerschapsverlof. Definitie meldingsfrequentie: gemiddeld aantal ziektemeldingen per medewerker per jaar in Publiekszaken Sociale dienst Buitendienst/wijkbeheer Brandweer Ruimtelijke en economische ontwikkeling Maatschappelijke ontwikkeling Directie, griffie, overhead Secretaris/Directie Griffie Overhead, exclusief Facilitaire Dienst Facilitaire Dienst/interne zaken Verzuimcijfers Ziekteverzuim % Meldingsfrequentie Toelichting Burgerzaken, overige frontoffice functies Volledige sociale dienst Volledige buitendienst: o.a. wegbeheer en - onderhoud, groenvoorziening, straatreiniging Commandant en 'zijn' medewerkers. Niet: vrijwilligers. 'Harde kant' van het gemeentelijk beleid: ruimtelijke en/of economische ontwikkeling 'Zachte kant' van het gemeentelijk beleid: zorg, onderwijs, welzijn, educatie, participatie Niet: overig management. Griffier en ondersteuning P&O, I&A, F&C, Communicatie, JZ, BZ/BO. Niet: Facilitaire Dienst/interne zaken. Post, archief, repro, receptie, gebouwbeheer, restauratie, bodes, etc. Gehele organisatie 8,6% 0,84 F. INHUUR (OPTIONEEL) Totale formatie (= bruto formatie per 1/1/2013) 128,07 fte (Overgenomen uit cel K40) Werkelijke bezetting (gemiddeld in 2012) in % (Zie toelichting) Inhuur (totaalbedrag in 2012) in (Zie toelichting) In hoeverre geven de kosten die u hebt ingevoerd bij inhuur een betrouwbaar beeld van de werkelijke totale kosten aan inhuur? Met andere woorden: in hoeverre acht u de registratie van uw gemeente op dit punt betrouwbaar? Rapportcijfer (1 t/m 10) Licht uw antwoord toe: Hartelijk dank voor het invullen van deze vragenlijst! Neemt u deel aan de optionele onderdelen? Vul deze dan ook in. Mail de vragenlijst terug aan Bahamin Khossravi: b.khossravi@berenschot.nl Bewaar zelf een kopie van de vragenlijst. Indien u vragen heeft kunt u altijd bellen (zie tabblad Contact). 5

53 Benchmark ambtelijk apparaat Vragenlijst Outputindicatoren - optioneel onderdeel (deelname kosteloos) OUTPUTINDICATOREN Onderstaande outputindicatoren kunnen helpen bij het verklaren van afwijkingen in de formatiebenchmark. Belangrijk is dat we ons realiseren dat dit slechts een deel van het verhaal is. Een substantieel deel van de verschillen komt namelijk voort uit moeilijk te kwantificeren factoren (bijv. verschil in ambitie). We willen dan ook niet de suggestie wekken dat we een gemeente volledig in cijfers kunnen 'vangen'. 0 Algemeen bestuur 003 Burgerzaken Aantal verstrekte identiteitsbewijzen (paspoort en identiteitskaart) in Aantal verstrekte rijbewijzen in Openbare orde en veiligheid 120 Brandweer en rampenbestrijding Aantal uitrukken in 2012 (brandmeldingen, hulpverleningen, automatische brandmeldingen) 228 Aantal vergunningsplichtige objecten (gebruiksvergunningen) per 1/1/ Aantal vrijwillige brandweerlieden per 1/1/ Overige beschermende maatregelen Aantal verleende APV-vergunningen in Verkeer, vervoer en waterstaat 211 Verkeersmaatregelen te land Aantal verleende parkeervergunningen en -ontheffingen in Onderwijs 4xx Regulier onderwijs Aantal aanvragen onderwijshuisvesting in Aantal beschikkingen leerlingenvervoer per 1/1/ Cultuur en recreatie 530 Sport Aantal binnensportaccommodaties (zoals sporthallen en gymlokalen) in gemeentelijk beheer per 1/1/2013 Aantal zwembaden in gemeentelijk beheer per 1/1/ Aantal verstrekte subsidies aan sportverenigingen in Oudheidkunde/musea Aantal rijksmonumenten per 1/1/ Natuurbescherming + Openbaar Groen en openluchtrecreatie Aantal hectare gras/bermen/gazons per 1/1/ Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 610 Bijstandsverlening Aantal uitgestroomde bijstandsontvangers in Aantal lopende onderzoeken naar misbruik en oneigenlijk gebruik van de WWB per 1/1/ Werkgelegenheid Aantal lopende reïntegratietrajecten per 1/1/2013 Aantal cliënten IOAW en IOAZ per 1/1/ Gemeentelijk minimabeleid Aantal aanvragen bijzondere bijstand plus ambtshalve toekenningen in Aantal cliënten schuldhulpverlening per 1/1/ Huishoudelijke verzorging Aantal WMO-cliënten per 1/1/ Voorzieningen gehandicapten Aantal aanvragen woonvoorzieningen in Aantal aanvragen vervoersvoorzieningen in Aantal aanvragen rolstoelvoorzieningen in Volksgezondheid en milieu 722 Riolering en waterzuivering Aantal km riool (vrijverval, persleiding en drukriolering) per 1/1/ Aantal pompen/gemalen per 1/1/ Milieubeheer Aantal afgehandelde milieuklachten (op het gebied van stank, geluid, stof, visuele hinder, bedrijfsafval, bodem- en waterverontreiniging, overig) in 2012 Aantal verleende milieuvergunningen in Lijkbezorging Aantal begrafenissen/crematies in eigen gemeente in / 7

54 Benchmark ambtelijk apparaat 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 810 Ruimtelijke ordening Aantal structuurvisies in ontwikkeling per 1/1/ Aantal bestemmingsplannen in ontwikkeling per 1/1/ Aantal verzoeken om planschade in Woningexploitatie/woningbouw (uitvoering) Aantal in aanbouw genomen woningen in Overige volkshuisvesting + Bouwvergunningen Aantal verleende welstandsadviezen in Financiering en alg. dekkingsmiddelen 930 Uitvoering wet WOZ Aantal woz-beschikkingen in Hartelijk dank voor het invullen van deze vragenlijst! 7 / 7

55 Toelichting op de vragenlijst Ten behoeve van het vergelijkend onderzoek naar de omvang van het ambtelijk apparaat van gemeenten Dr. M.P.M. Huijben Dr. J.J.A. Posseth Mevr. drs. A.H. Mouthaan B. Khossravi MSc

56 Toelichting op de vragenlijst In deze toelichting gaan wij eerst in op een aantal algemene punten voor het invullen van de vragenlijst. Daarna lichten wij de verschillende onderdelen van de vragenlijst toe. Algemene instructies 1. Invulinstructie Bepaal eerst de totale formatieomvang van uw gemeente. Dit is de bruto omvang van uw ambtelijk apparaat. Bepaal vervolgens de netto omvang van uw ambtelijk apparaat: Hiertoe vermindert u allereerst de bruto formatie met de formatie voor taken die uw gemeente uitvoert voor derden (andere gemeenten/organisaties) (vraag B.7). Vervolgens telt u daarbij de overheadformatie op voor taken die derden (andere gemeenten/ organisaties) uitvoeren voor uw gemeente (vraag B.8). Tot slot vermindert u de bruto omvang met de correctie voor uitvoerende taken in uw ambtelijk apparaat (vraag B.9). Verdeel daarna deze netto formatieomvang zo goed mogelijk over de taken. Wij adviseren u daarbij zo veel mogelijk uit te gaan van uw personeelsadministratiesysteem. Onze ervaring is dat dit een zuiverder beeld geeft dan informatie uit bijvoorbeeld de begroting. Indien u toch de begroting als uitgangspunt neemt, houd dan goed rekening met verschil in uurtarieven, toerekening van indirecte uren en andere verstorende factoren. Het programma is beveiligd. U kunt uitsluitend in de witte cellen antwoorden invullen. Deze beveiliging is nodig om de resultaten te kunnen verwerken. Indien u behoefte heeft om uw antwoorden toe te lichten, dan kunt u dit doen in het tabblad Opmerkingen. Vul bij het onderdeel hoofdfuncties en functies alle formatie in, behalve de formatie die u hebt ingevuld bij de uitvoerende taken. Anders ontstaat een dubbeltelling. Vul bij het onderdeel overhead alle formatie van de centrale en decentrale overheadfuncties in. Onder decentrale overhead verstaan wij de overheadfuncties in de diensten of sectoren. Het afdelingssecretariaat van een bepaalde overheadfunctie telt u mee bij de betreffende afdeling. 2. Beter een schatting, dan geen antwoord Wij realiseren ons dat de indeling in deze vragenlijst niet één-op-één overeenkomt met de structuur van uw gemeente. Toch is het van belang dat u de opzet van deze vragenlijst volgt. Dit vanwege de vergelijkbaarheid. Vaak zal het lastig zijn om precies aan te geven hoeveel formatie met een hoofdfunctie of functie gemoeid is. Wanneer dit niet precies bekend is, maak dan een schatting. Zorg wel dat het totaal optelt tot de totale formatie van uw gemeente. 1

57 Toelichting op de vragenlijst A. Algemene gegevens 1 t/m 5 Geen opmerkingen. B. Vragen over de totale omvang van het ambtelijk apparaat 6. Het gaat hier om de vastgestelde formatie van uw gemeente per 1/1/2013, ongeacht of de formatieplaats wordt vervuld door iemand met een vast contract, een tijdelijk contract of een inhuurcontract. Dit is dus inclusief vacatures. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan (dus niet de werkelijke bezetting). Het gaat uitsluitend om personeel werkzaam binnen het gemeentelijk apparaat. En niet om personeel werkzaam bij een op afstand geplaatste instelling. Het gaat uitsluitend om volledig betaalde formatieplaatsen. Wij tellen niet mee: wsw ers, vrijwilligers en stagiaires. Onder de omvang van het ambtelijk apparaat valt/vallen niet: Raadsleden. Voormalig personeel (uitkeringsgerechtigd, pensioengerechtigd, ziekengeldgerechtigd). Bovenformatieven (zitten dus niet in de vastgestelde formatie). Vrijwilligers (zoals de vrijwillige brandweer). De buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand. Structureel bij derden gedetacheerde medewerkers. Onder de omvang van het ambtelijk apparaat valt/vallen wel: Personeel van instellingen die niet op afstand zijn geplaatst, maar onderdeel uitmaken van het gemeentelijk apparaat. Brandweer en onderwijzend personeel, voorzover op de loonlijst van de gemeente. Dit maakt wel deel uit van het bruto ambtelijk apparaat, maar dit halen wij er vervolgens weer uit bij de bepaling van het netto ambtelijk apparaat. 7 en 8. Sommige gemeenten verrichten taken (primair proces en overhead) voor derden (andere gemeenten/organisaties). Wij corrigeren hiervoor. Formatie voor taken die een gemeente uitvoert voor derden (andere gemeenten/ organisaties), trekken we af van de bruto formatie. Overheadtaken die een gemeente laat uitvoeren door derden (andere gemeenten/ organisaties), tellen we op bij de bruto formatie. Vervolgens deelt u deze toe aan de betreffende overheadtaken. 2

58 9. Deze vraag biedt inzicht in de uitvoerende taken van gemeenten. Het ambtelijk apparaat van de ene gemeente omvat bijvoorbeeld een museum, een kredietbank of een bibliotheek. Bij een andere gemeente vallen deze taken juist buiten het ambtelijk apparaat, bijvoorbeeld als onderdeel van een instelling. Het vergelijken van de formatie van deze gemeenten is dan het vergelijken van appels met peren. Deze vraag is bedoeld om te corrigeren voor dergelijke taken, die soms zijn verzelfstandigd of uitbesteed, maar soms ook niet. Het resultaat hiervan is het netto ambtelijk apparaat. Dit is tussen gemeenten beter vergelijkbaar. De lijst met uitvoerende taken is niet volledig. Indien een uitvoerende taak niet in de lijst staat, neemt u deze op bij de gemeentelijke hoofdtaken. Een aantal uitvoerende taken lichten wij hieronder nader toe. Brandweer (preventie, preparatie, repressie) (exclusief de overhead van de brandweer) Uitvoering wegbeheer en -onderhoud Uitvoering straatreiniging APV, stadswacht/toezicht openbare ruimte (alleen handhaving en toezicht) Sociale dienst Welzijnsinstellingen (directie en personeel) Wet milieubeheer De formatie van de brandweerorganisatie. Dat wil zeggen: de commandant en zijn medewerkers (exclusief overheadfuncties m.b.t. de brandweer. Dit vult u in bij het onderdeel overhead). Hieronder vallen dus niet gemeenteambtenaren die het brandveiligheidsbeleid van de gemeente formuleren. Deze vallen onder het netto ambtelijk apparaat (nr. 120). Ook de medewerkers handhaving gebruiksvergunningen vallen hier niet onder. Deze vult u in onder handhaving gebruiksvergunningen. Vrijwilligers neemt u hier ook niet op. Deze laat u buiten beschouwing. Alle formatie die zich bezighoudt met het beheer en onderhoud van wegen, straten, pleinen, bruggen, etc. Alle formatie die zich bezighoudt met het reinigen van wegen, straten, pleinen (waaronder zwerfvuil). Alle formatie die zich bezighoudt met algemeen plaatselijke verordening en het houden van toezicht de openbare ruimte (niet parkeertoezicht of marktmeesters; die staan apart vermeld). Hier vult u alleen de formatie in voor handhaving en toezicht. De formatie voor vergunningverlening neemt u hier niet op. Deze neemt u op bij onderdeel C. Alle formatie die zich bezighoudt met de uitvoering van de Wet werk en bijstand: bijstandsverlening werkgelegenheidsbevordering (bijvoorbeeld sociale activering) inkomensvoorzieningen vanuit het Rijk (bijvoorbeeld IOAW, IOAZ, WWIK) socialezekerheidsregelingen (bijvoorbeeld eenmalige uitkeringen echte minima) gemeentelijk minimabeleid (bijvoorbeeld kwijtschelding lokale belastingen). Het gaat hierbij om de formatie die zich bezighoudt met de uitvoering en uitkeringsadministratie (zoals klantmanagers, consulenten, medewerkers terugvordering en verhaal). Het gaat hierbij niet om de beleidsmedewerkers. Deze vult u in bij hoofdfunctie 6: Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening. Alle formatie van de welzijnsinstellingen. Dat wil zeggen de directeur en al zijn medewerkers. Hier vult u alleen de formatie in voor handhaving en toezicht. De formatie voor vergunningverlening neemt u hier niet op. Deze neemt u op bij onderdeel C. 3

59 Ingenieursbureau Bouw- en woningtoezicht Gebruiksvergunningen Belastingen (OZB) Uitvoeren WOZ-taxaties Aanslagoplegging en inning OZB Afhandeling beroep en bezwaar OZB Uitvoerende taken van de Facilitaire Dienst Postverzorging, drukkerij, repro (inclusief postregistratie) Archief/documentaire informatievoorziening Receptie, telefooncentrale Gebouwbeheer, schoonmaak Restauratieve voorzieningen Beveiliging/bodes Voorbereiding en aanbesteding infrastructurele werken en inrichting openbare ruimte. Toezicht op de uitvoering ervan (geen handhaving). Bij deze uitvoerende taken vult u de formatie in voor handhaving en toezicht. De formatie voor vergunningverlening neemt u hier niet op. Deze neemt u op bij onderdeel C. Het gaat hier uitsluitend om de formatie die gemoeid is met het uitvoeren van de WOZ-taxaties, niet om alle overige WOZ-taken (zoals het bijhouden van het bestand). Formatie die zich bezighoudt met de aanslagoplegging en inning van de OZB. Formatie die zich bezighoudt met de afhandeling van beroep en bezwaar in het kader van de OZB. De formatie die zich bezighoudt met de uitvoering van deze taken neemt u hier op. De formatie van de overige facilitaire taken neemt u op bij het onderdeel Facilitaire Dienst bij de overhead. De formatie die u hier invult, betreft de formatie die zich bezighoudt met deze taken binnen het gemeentehuis/gemeentekantoor (niet daarbuiten). De formatie die zich bezighoudt met het beheer van het wagenpark en de gemeentewerf deelt u naar rato toe aan de uitvoerende taken: uitvoering wegbeheer en -onderhoud, uitvoering straatreiniging en uitvoering groenvoorziening. C. Vragen over de formatie per functie Raadsgriffier en (bestuurs)ondersteuning Raadsgriffier en (bestuurs)- ondersteuning Raadsgriffier Ondersteuning raadsgriffier, raad en rekenkamer(functie) (functie 006) Toelichting Uitsluitend de formatie van de raadsgriffier. De formatie van de ondersteuning van de griffie, raad en rekenkamerfunctie (functie 006). Overige belastingen (niet-ozb) Overige belastingen (exclusief de taken die onder vraag B.9 zijn genoemd) De formatie voor alle belastingen, exclusief de formatie voor uitvoerende taken die bij vraag B.9 is opgenomen. Het betreft onder andere parkeerbelasting, hondenbelasting, precario, rioolheffing, afvalstoffenheffing en toeristenbelasting. De deurwaarder in dienst van de gemeente valt hier ook onder. Ook de formatie voor beleidsmatige taken op het gebied van belastingen neemt u hier op. 4

60 Overhead Vul bij dit onderdeel alle formatie van zowel de centrale als de decentrale overheadafdelingen in. Onder decentrale overhead verstaan wij de staffuncties in de diensten of sectoren. Het afdelingssecretariaat van een bepaalde overheadfunctie telt u mee bij de betreffende afdeling. De formatie van een stafdirecteur/directeur middelen verdeelt u naar rato van het aantal fte's over de overheadafdelingen. Overhead (centraal en decentraal!) Gemeentesecretaris/directie Lijnmanagement Personeel en Organisatie Informatisering en Automatisering Toelichting Uitsluitend de formatie van de gemeentesecretaris en de directie. Niet de formatie van hun secretariaat. Dit valt onder bestuurszaken en bestuursondersteuning. Onder lijnmanagement verstaan wij alle functionarissen met als hoofdtaak een rol als leidinggevende te vervullen in de lijn van de organisatie. Zij hebben een hiërarchische verantwoordelijkheid. Indicatoren daarvoor zijn het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken of deelname aan MT. Coördinatoren, projectleiders, opzichters en meewerkend voormannen rekenen wij niet tot het lijnmanagement. Het is daarbij niet de bedoeling dat u managers opknipt in managementtaken en taken die tot het primaire proces behoren. Functionarissen die aan bovenstaande definitie voldoen, rekent u volledig tot het management. Wanneer een lijnmanager behorend tot de derde laag een substantieel deel van zijn/haar tijd aantoonbaar productieve uren maakt, deelt u deze tijd toe aan het primair proces. Productieve uren blijken uit de begroting/realisatie of zijn bijvoorbeeld vastgelegd in een target. Leidinggevenden van overheadafdelingen (stafhoofden) dienen te worden toegerekend aan de desbetreffende afdelingen. Hoofd, beleidsmedewerkers Personeel en Organisatie (incl. intern organisatieadvies), personeelsconsulenten, HRM-adviseurs, medewerkers personeelsadministratie (incl. functioneel applicatiebeheer), arbocoördinatie/bhv-coördinatie, interne opleidingen, loopbaanadvies, P&O-secretariaten (inclusief ORondersteuning, niet tijdsbesteding OR-leden). Hoofd, beleidsmedewerkers Informatisering en Automatisering, systeem- en netwerkbeheer (incl. technisch beheer internet/intranet niet de inhoud), werkplekondersteuning, helpdesk, technisch applicatiebeheer (niet functioneel applicatiebeheer), applicatieontwikkeling, ICT-projectmanagement, I&A-secretariaten. Ten aanzien van applicatiebeheer hanteren wij de volgende scheidslijn: technisch en algemeen applicatiebeheer is wel overhead; functioneel applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces is geen overhead. Applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in één van de overheadafdelingen, rekenen wij tot die overheadafdeling. Technisch en algemeen applicatiebeheer: het gaat hier om het technisch goed laten functioneren van de software. Functioneel applicatiebeheer: het gaat hier om het helpen van gebruikers bij het werken met de software. Dit betreft het applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten. 5

61 Overhead (centraal en decentraal!) Informatisering en Automatisering (vervolg) Financiën en Control (incl. F&C-taken van decentrale bedrijfsbureaus) Juridische Zaken Bestuurszaken en bestuursondersteuning Communicatie en Kwaliteitszorg Facilitaire Dienst (exclusief de taken die onder vraag B.9 zijn genoemd) Alle secretariaten in het primaire proces Toelichting Medewerkers internet/intranet: het gaat hier om de medewerkers die zich bezighouden met het technisch beheer en onderhoud van de internetsite en het intranet. Het gaat daarbij niet om de inhoud van de site. De inhoud valt onder Communicatie en Kwaliteitszorg. Hoofd, controllers, beleidsmedewerkers Financiën en Control, planning en control (ook projectcontrol), rapportage en analyse, AO/IC, interne accountantsdienst/ EDP-audit, salarisadministratie, administratie (financiële administratie/projectadministratie), treasury/verzekeringen, formatie voor rechtmatigheidsonderzoek, btw-compensatiefonds, Walvis, F&C-secretariaten. Hoofd, juridisch medewerkers, secretariaat juridische afdeling(en). Uitsluitend juridische zaken die niet direct aan een product zijn te relateren. Concreet betekent dit dat het veelal alleen gaat om de centrale juridische staf. Beroep en bezwaar rekenen wij hier niet toe. De ondersteuning van de Commissie Beroep en Bezwaar valt hier wel onder. Hoofd, bestuursondersteuning college van B&W en directie, bestuurlijke samenwerking, beleidscoördinatie, voorbereiding overleggen/commissies gemeentetop, secretariaat bestuur/ bestuurszaken, internationale samenwerking. Ook de formatie voor een afdeling Onderzoek en Statistiek neemt u hier op. Hoofd, interne communicatie (personeelsblad), externe communicatie, beantwoorden publieksvragen, beheer internet en intranet (de inhoud, niet de techniek), medewerkers Kwaliteitszorg (centrale systeem- en kwaliteitsaudits), secretariaat communicatieafdelingen en afdelingen Kwaliteitszorg. Hoofd, magazijnbeheer (voor kantoorpanden), beleidsmatige taken, secretariaten facilitaire afdelingen, centrale inkoop (kantoorbenodigdheden en centrale inkoopfunctie/aanbesteding, exclusief inkoop in het primair proces). Alle secretariaten in de diensten en sectoren, evenals de afdelingen Tekstverwerking. Niet: de secretariaten van de overheadafdelingen (anders ontstaat een dubbeltelling). Hoofdfuncties en functies (productgroepen) Deze indeling is gebaseerd op het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De functionele indeling hanteren wij hierbij als uitgangspunt. 0 Algemeen bestuur Toelichting 001 Bestuursorganen Hier geen fte's invullen. 002 Bestuursondersteuning college van burgemeester en wethouders Hier geen fte's invullen. 003 Burgerzaken Burgerlijke stand, bevolkingsregistratie, rijbewijzen, reisdocumenten, verkiezingen, referenda, huisnummering, straatnaamgeving, kadastrale informatie. Dus niet de hele publieksbalie of KCC. Deze formatie wordt verdeeld over de functies waar dit betrekking op heeft, bijvoorbeeld WMO (622) en bouwvergunningen (823). 004 Baten secretieleges burgerzaken Hier geen fte's invullen. 005 Bestuurlijke samenwerking Hier geen fte's invullen. 006 Bestuursondersteuning raad en rekenkamer(functie) Hier geen fte's invullen. De formatie die zich hiermee bezighoudt, vult u in bij het onderdeel raadsgriffier en (bestuurs)ondersteuning. 6

62 1 Openbare orde en veiligheid Toelichting 120 Brandweer en rampenbestrijding Beleidsmatige taken van uw gemeente op het terrein van gemeentelijke en regionale brandweer, rampenbestrijding, rampenplan, voorlichting publiek. 140 Overige beschermende maatregelen Beleidsmatige taken van uw gemeente m.b.t. politie, stadswacht, criminaliteitspreventie, explosieven (ruiming of opsporing), reddingwezen, MKZ, BSE, dierenbescherming, vervoer gevaarlijke stoffen, Wet wapens en munitie, bureau Halt, gevonden voorwerpen, toezicht op collecten, doodschouw. Taken op het gebied van APV (inclusief vergunningverlening). Handhaving APV neemt u hier niet op, maar bij onderdeel B (uitvoerende taken). Het gaat hierbij niet om stadswacht en toezicht openbare ruimte. Deze vult u in bij onderdeel B (uitvoerende taken). 2 Verkeer, vervoer en waterstaat Toelichting 210 Wegen, straten en pleinen Beleidsmatige taken op het gebied van het beheer en onderhoud door uw gemeente van wegen, straten en pleinen, bruggen, spoorwegovergangen, voorzieningen voor het openbaar vervoer, de openbare verlichting, straatreiniging, gladheidbestrijding, openbare klokken, taxistandplaatsen, wachtgelegenheden voor openbaar vervoer (abri's), kwaliteitsbeoordeling van het wegennet en registratie van openbare wegen buiten de bebouwde kom. 211 Verkeersmaatregelen te land Het opstellen van verkeersplannen (zoals voor verkeerscirculatie), verkeersregelingen (verkeerslichten, -zuilen, -borden, plaatsnaamborden en dergelijke), verkeersmaatregelen (voorlichting, verkeersonderricht, verkeersonderzoek, etc.), verkeerstellingen en verkeersvergunningen. 212 Openbaar vervoer Beleidsmatige taken op het gebied van openbaar vervoer, zoals bus, tram, metro en taxivervoer. 214 Parkeren Beleidsmatige taken op het terrein van parkeervoorzieningen (open en besloten parkeervoorzieningen, parkeerpolitie, parkeermeters). Ook vergunningverlening. 215 Baten parkeerbelasting Hier geen fte's invullen. De formatie die zich hiermee bezighoudt, vult u in bij de functie overige belastingen (bovenaan onderdeel C van de vragenlijst). 220 Zeehavens Beleidsmatige taken van uw gemeente op het terrein van zeehavens (o.a. vaarwegen, verkeersmaatregelen voor op het water, loodsdiensten, beschikbaarheid radarinstallaties en radardiensten). 221 Binnenhavens en waterwegen Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende binnenhavens en waterwegen, met uitzondering van binnenhavens die hoofdzakelijk het karakter hebben van jachthavens (zie hiervoor functie 560). Het gaat hierbij onder andere om vaarwegen en loodsdiensten. 223 Veerdiensten Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende de gemeentelijke veerdiensten en particuliere overzetveren. 230 Luchtvaart Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende luchtvaartterreinen en inkomensoverdracht aan luchtvaartinstellingen. Niet: vliegvelden die uitsluitend bestemd zijn voor het sportvliegen (zie hiervoor functie 560). 7

63 2 Verkeer, vervoer en waterstaat Toelichting 240 Waterkering, afwatering en landaanwinning Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein (bijvoorbeeld opstellen waterbeleidsplan). Waaronder: zeedijken, dijkwachten, zorg voor afwatering (o.a. met behulp van waterlozingen, watergemalen, afwateringssluizen), landaanwinningswerken, sloten, beschoeiingen. 3 Economische zaken Toelichting 310 Handel en ambacht Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende straatmarkten, accommodaties voor handel en ambacht (veilingen, winkels, hotels, bedrijfspanden), beurzen, winkelweken, steun aan bedrijven en fondsen voor de middenstand. Niet de marktmeesters; deze vult u in bij de uitvoerende taken. 320 Industrie Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende industrieterreinen, - gebouwen, industriële activiteiten en overige industriële aangelegenheden. Het gaat hier ook om winning van zand en grind door gemeente, industriebanken, deelnemingen in industriële ondernemingen. 330 Nutsbedrijven Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende nutsbedrijven, zoals elektriciteits-, gas-, drinkwater- en warmtevoorziening, centraleantennebedrijven. 340 Agrarische productie en ontginning Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van gemeentelijke agrarische bedrijven of door de gemeente gesubsidieerde agrarische bedrijven. Waaronder: gemeentelijk landbouwbedrijf, tuinbouwcentrum, bosbedrijf, proeftuinen, bijenteelt, gemeentelijke ontginningswerken. 341 Overige agrarische zaken, jacht en visserij Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van jacht, visserij en agrarische zaken, zoals borgstellingfondsen voor tuinbouw, bestrijding plantenziekten, insecten, land- en tuinbouwvoorlichting, veterinair toezicht, slachthuizen, afvoer kadavers, tentoonstellingen, financiering vissersvloot, verbetering van de visstand. 4 Onderwijs Toelichting 4xx Regulier onderwijs Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende primair (inclusief speciaal), voortgezet, beroeps- en hoger onderwijs. Inclusief leerlingenvervoer, leerplichttaken en huisvestingstaken. 482 Volwasseneneducatie Beleidsmatige taken van uw gemeente voor vormen van onderwijs die bestemd zijn voor personen waarvoor het volgen van onderwijs niet de hoofdactiviteit is. Waaronder educatie en alfabetiseringsonderwijs, deeltijd voorbereidend wetenschappelijk onderwijs, deeltijd voorbereidend beroepsonderwijs en beroepsbegeleidend onderwijs (leerlingwezen), vormingsonderwijs aan vormingsinstituten (voor jeugdigen en jong volwassenen); enzovoorts. 8

64 5 Cultuur en recreatie Toelichting 510 Openbaar bibliotheekwerk Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: openbare bibliotheken, leeszalen, discotheek (de muziekverzameling), filmotheek en fonotheek. 511 Vormings- en ontwikkelingswerk Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: kunstzinnig vorming, muziek- en dansscholen, bewustwordingsprojecten derde wereld, dodenherdenking en gesprekscentra. 530 Sport Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: sportbevordering, sportverenigingen, sportmanifestaties, schoolsportdagen, accommodaties voor sportbeoefening, recreatieve sportbeoefening. 531 Groene sportvelden en terreinen Beleidsmatige taken die verband houden met (kunst)grasvelden, inclusief gebouwen zoals kleedkamers of de kantine die uitsluitend ten dienste staan van het gebruik van deze sportterreinen. Niet: groene sportvelden en -terreinen bij scholen (valt onder functie 4xx). 540 Kunst Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: subsidiëring voorzieningen (zoals schouwburgen en openluchtpodia) en gezelschappen, kunstbeoefening, kunstbevordering, podiumkunsten, tentoonstellingen op het gebied van kunst. 541 Oudheidkunde/musea Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van het verzamelen, conserveren, systematisch rangschikken en voor ieder toegankelijk maken van uitingsvormen van culturele of natuurlijke oorsprong. Waaronder gemeentelijke monumenten, musea, expositieruimten, historische gebouwen, archiefbewaarplaatsen, heemkunde. 550 Natuurbescherming Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende natuur- en landschapsbescherming, zoals natuurreservaten, bossen, boomplantdagen, natuurwachten. 560 Openbaar groen en openluchtrecreatie Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van openbaar groen en openluchtreactie, zoals plantsoenen, parken, recreatievoorzieningen, kinderboerderijen, dierentuinen, jachthavens, recreatiestranden, visvijvers, kampeerterreinen, bevordering toerisme, volksfeesten, VVV, evenementen. 580 Overige recreatieve voorzieningen Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: speeltuinen, trapveldjes, plaatselijke en regionale media, subsidiëring hobbyclubs en gezelligheidsverenigingen, beheer van congresgebouw en andere accommodaties. 9

65 6 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 610 t/m 614 Sociale voorzieningen 620 Maatschappelijke begeleiding en advies Toelichting Het gaat hierbij om alle beleidsmatige taken op het gebied van: bijstandsverlening werkgelegenheid (bijvoorbeeld sociale werkvoorziening, werkgelegenheidsinitiatieven, werkgelegenheidsprojecten) inkomensvoorziening (bijvoorbeeld IOAZ) overige sociale zekerheidsregelingen (bijvoorbeeld eenmalige uitkeringen gebaseerd op de relevante socialezekerheidswetten en -regelingen) gemeentelijk minimabeleid (bijvoorbeeld bijzondere bijstand, kwijtschelding lokale belastingen). Het gaat hierbij om de formatie die zich met beleidsmatige taken bezighoudt. Het gaat hierbij niet om consulenten, administratief medewerkers en klantmanagers. Deze heeft u al bij onderdeel B (uitvoerende taken) opgenomen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de beleidsmedewerkers en adviseurs. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende het algemeen maatschappelijk werk, maatschappelijk werk gericht op specifieke groepen, indicatiecommissies, verslavingszorg, gezinsverzorging en maatschappelijke opvang (o.a. blijf-van-mijn-lijfhuizen), maatschappelijk advies en informatie. 621 Vreemdelingen Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van integratie van etnische minderheden, Vreemdelingenwet, inburgering en integratie nieuwkomers (en oudkomers), opvang en zorg asielzoekers. 622 Huishoudelijke verzorging/wmobeleid Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende alle WMO-taken. 630 Sociaal-cultureel werk Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende sociaal-cultureel werk, buurt- en clubhuiswerk, samenlevingsopbouwwerk, (exploitatie van) gemeenschapshuizen en jeugd- en jongerenwerk (o.a. scouting). 641 Tehuizen Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende de huisvesting van specifieke doelgroepen, zoals tehuizen voor lichamelijk en/of zintuiglijk gehandicapten, tehuizen voor daklozen, bejaardenoorden, sociale kindertehuizen, internaten. 650 Kinderdagopvang Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende kinderdagopvang, peuterspeelzaal en buitenschoolse opvang. 651 Dagopvang gehandicapten Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende dagverblijven verstandelijk en/of lichamelijk gehandicapten. 652 Voorzieningen gehandicapten Beleidsmatige taken op het gebied van voorzieningen voor gehandicapten, waaronder collectief vervoer, aanpassingen aan de woning, individuele vervoersvoorzieningen. 10

66 7 Volksgezondheid en milieu Toelichting 711 Ambulancevervoer Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende de exploitatie van de gemeentelijke ambulancedienst/ziekenvervoer. 712 Verpleeginrichtingen Beleidsmatige taken van uw gemeente met betrekking tot ziekenhuizen, sanatoria, verpleegtehuizen, revalidatiecentra, kraaminrichtingen, etc. 714 Openbare gezondheidszorg Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende de openbare gezondheidszorg volgens de Wpg (exclusief de jeugdgezondheidszorg), waaronder epidemiologie, preventieprogramma's, openbare geestelijke gezondheidszorg, gemeentelijke gezondheidsdiensten, subsidie EHBO Jeugdgezondheidszorg, uniform en maatwerkdeel Beleidsmatige taken van uw gemeente met betrekking tot het basistakenpakket jeugdgezondheidszorg, volgens de Wpg en het Besluit jeugdgezondheidszorg, waaronder monitoring en signalering ontwikkeling gezondheid jeugdigen, screeningen, vaccinaties, voorlichting, advies, zorgmaatregelen. 721 Afvalverwijdering en -verwerking Beleidsmatige taken van uw gemeente op het terrein van vuilophaal en -afvoer en vuilverwerking (vuilophaal, reinigingsdienst, vuilverwerking). 722 Riolering en waterzuivering Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende riolen en rioolgemalen, bestrijding verontreiniging oppervlaktewater, rioolwaterzuivering en bestrijding oppervlaktewaterverontreiniging. 723 Milieubeheer Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende duurzaamheid, de kwaliteit van de bodem en de atmosfeer. Waaronder: beheersing geluidshinder, bodemonderzoek en ongediertebestrijding. Hier vult u ook de formatie in voor vergunningverlening inzake Wet milieubeheer. 724 Lijkbezorging Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: begraafplaatsen, crematoria en rouwkamers. Inclusief begraafplaatsadministratie. 725 Baten reinigingsrechten en afvalstoffenheffing Hier geen fte s invullen. De formatie die zich hiermee bezighoudt, vult u in bij de functie overige belastingen (bovenaan onderdeel C van de vragenlijst). 726 Baten rioolrechten Hier geen fte s invullen. De formatie die zich hiermee bezighoudt, vult u in bij de functie overige belastingen (bovenaan onderdeel C van de vragenlijst). 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Toelichting 810 Ruimtelijke ordening Structuur- en bestemmingsplannen, voor zover niet behorend tot bouwgrondexploitatie. Ook formatie voor de landmeter en planschade neemt u hier op. 820 Woningexploitatie/woningbouw Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende zorg voor volkshuisvesting. Dit omvat woningexploitatie, woningbouw door instellingen en personen, woningverbetering, besluit geldelijke steun volkshuisvesting. 821 Stads- en dorpsvernieuwing Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van stads- en dorpsvernieuwing, Wet stedelijke vernieuwing, opstellen van plannen, algemene voorbereiding en bijdragen in bouwgrondexploitatie van stads- en dorpsvernieuwingcomplexen. 11

67 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Toelichting 822 Overige volkshuisvesting Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende bouw-, woningen welstandstoezicht, schoonheidscommissies, uitvoering van Woningwet en Huisvestingswet, doorstroming, brandpreventie woningen, woningtelling, vangnetregeling huursubsidie, huisuitzettingen, splitsingsvergunningen, woonruimteverdeling, woonschepen en woonhavens, woonwagens en woonwagencentra. Ook taken op het gebied van het verlenen van sloopvergunningen, aanlegvergunningen, woonvergunningen, etc. 823 Bouwvergunningen Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende bouwvergunningen. Hier vult u ook de formatie in die zich bezighoudt met bouwvergunningverlening. De formatie voor bouw- en woningtoezicht vult u in bij onderdeel B (uitvoerende taken). 830 Bouwgrondexploitatie Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Betreft activiteiten waarbij ruwe onbebouwde gronden of gronden die gesaneerd en gereconstrueerd moeten worden, worden omgevormd tot bouwterreinen. Waaronder: grondverwerving, bouwrijp maken, woonrijp maken, financiering en administratie bouwgrondexploitatie, opstellen structuur- en bestemmingsplannen betrekking hebbend op bouwgrondexploitatie, erfpacht. Ook de formatie voor een grondbedrijf, de BAG (Basisadministratie Adressen en Gebouwen)- informatie en GEO-informatie neemt u hier op. Wijkcoördinatoren/buurtregisseurs De formatie van deze functies verdeelt u over de beleidsfuncties waar deze functies inhoudelijk bij betrokken zijn. Wabo De formatie die gerekend kan worden tot de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) verdeelt u naar rato over de BBV-taken waar deze formatie betrekking op heeft. 12

68 Optionele onderdelen D. Vragen over de salarisopbouw van het ambtelijk apparaat (optioneel) Doel van deze vraag is om de salarisopbouw van uw gemeente te vergelijken met die van andere gemeenten. Voor het onderzoek naar de omvang van het ambtelijk apparaat is het niet noodzakelijk dat u deze vraag invult. Het levert echter wel interessante vergelijkingsinformatie op. E. Ziekteverzuim (optioneel) Doel van deze vraag is om de ziekteverzuimgegevens van uw gemeente te vergelijken met die van andere gemeenten. Voor het onderzoek naar de omvang van het ambtelijk apparaat is het niet noodzakelijk dat u deze vraag invult. Het levert echter wel interessante vergelijkingsinformatie op. Verzuimbeheersing gaat vooral leven wanneer een sectorhoofd of manager als verantwoordelijke op de verzuimcijfers aangesproken kan worden. Daardoor krijgt deze persoon belang bij het terugdringen van het ziekteverzuim. Daartoe is het belangrijk om verzuimcijfers op afdelingsniveau te vergelijken met gemeenten in dezelfde grootteklasse. Zodra deze gegevens beschikbaar zijn, kan namelijk de vraag worden gesteld: Hoe kan het dat onze afdeling Wijkbeheer een verzuim van 11% heeft, terwijl dat bij andere gemeenten 7% is? In de vragenlijst hebben we de functionele indeling volgens het Besluit begroting en verantwoording gehanteerd. Deze is echter niet bruikbaar bij het in kaart brengen van de ziekteverzuimgegevens. We kiezen er daarom voor een alternatieve indeling toe te passen om de vergelijking toch te kunnen maken. Wij zijn hierbij uitgegaan van afdelingen die vaak bij gemeenten voorkomen. Het in de vragenlijst gepresenteerde overzicht van afdelingen is daarom niet volledig, maar omvat bij de meeste gemeenten wel een belangrijk deel van de totale formatie. De definitie van ziekteverzuim is: gemiddeld percentage ziekteverzuim in 2012, inclusief langdurig verzuim, exclusief zwangerschapsverlof. De definitie van meldingsfrequentie is het gemiddeld aantal ziektemeldingen per medewerker per jaar in F. Inhuur (optioneel) Onder inhuur verstaan wij alle kosten van de uitvoering van een taak door derden, waarbij de aansturing van de medewerkers die de taak uitvoeren binnen de ambtelijke organisatie plaatsvindt. Bijvoorbeeld: de uitvoering van de taak door een interim-manager of een uitzendkracht. Het gaat derhalve om mensen die tijdelijk een plek innemen binnen de hiërarchie van de gemeentelijke organisatie. Daartoe rekenen wij dus niet de kosten van uitbesteding, aangezien bij uitbesteding de medewerkers die de taak uitvoeren niet worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie, maar op basis van een uitbestedingscontract (bijvoorbeeld de uitbesteding van het groenonderhoud). 13

69 Wij onderscheiden de volgende twee vormen van inhuur: Inhuur op reguliere taken. Als gevolg van ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures of tijdelijke toename van de vraag naar producten of diensten. Deze vorm van inhuur heeft met name betrekking op de inhuur van uitzendkrachten, gedetacheerden en interim-managers. U huurt een functie voor een bepaalde tijd in. Inhuur bij extra taken/projecten. Specifieke projectkennis of vaardigheden zijn niet of onvoldoende beschikbaar binnen de eigen organisatie. Het totaalbedrag van deze twee posten vult u in bij inhuur. U hoeft dit niet uit te splitsen. Dit blijkt voor veel gemeenten namelijk niet goed mogelijk te zijn. De uitkomsten beogen daarom ook slechts een indicatie te geven van de mate van inhuur. De volgende vorm van inhuur laten wij buiten beschouwing: Specialistische inhuur/onderzoek. Inhuur van derden is noodzakelijk omdat specifieke kennis niet of onvoldoende beschikbaar is binnen de organisatie. Deze vorm van inhuur heeft vooral betrekking op de inhuur van adviseurs en consultants. Resultaat is meestal een product, zoals een rapportage of een advies. Onder de bezettingsgraad verstaan wij de gemiddelde feitelijke bezetting (in fte) ten opzichte van de formatie volgens het formatieplan. Bereken het gemiddelde over G. Outputindicatoren (optioneel) De indeling van de lijst met outputindicatoren volgt de functionele BBV-indeling. De selectie bestaat uit die outputindicatoren die het meest van invloed zijn op de formatie per functie. In de notitie hebben wij aangegeven op welke wijze wij met deze indicatoren omgaan. Voor het onderzoek naar de omvang van het ambtelijk apparaat is het niet noodzakelijk dat u deze vraag invult. Het kan wel interessante vergelijkingsinformatie voor u opleveren. 14

70 Toelichting op de vragenlijst Verdieping Overhead (zie voor deelname het inschrijfformulier) Deze vragenlijst gaat dieper in op de specifieke functies en kosten per onderdeel van de overhead. Welke formatie? Het gaat ten aanzien van de formatie om alle centrale en decentrale formatie van de genoemde overheadfuncties, inclusief vacatures. Een toelichting op de overheadfuncties treft u aan op pagina 5 t/m 7 van de toelichting op de vragenlijst omvang ambtelijk apparaat. Aanvullend daarop is nog het volgende van belang: Welke loonkosten? Wij gaan uit van het feitelijk bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals overwerk, bonussen, vakantiegeld, sociale lasten en pensioenpremies over het gehele jaar Niet: de zogenaamde overige personele lasten, zoals opleidingsbudgetten en kosten voor werving en selectie. Inhuur en uitbesteding Het gaat daarbij om alle kosten van inhuur en uitbesteding, met uitzondering van de kosten die worden gemaakt ter vervanging van personeel dat behoort tot de vaste formatie (anders ontstaat een dubbeltelling). Wel worden kosten voor het structureel inhuren van mensen meegenomen, evenals kosten van het door middel van uitbesteding opvangen van pieken. Kosten voor het vervangen van een zieke medewerker of de inhuurkosten voor iemand die tijdelijk een vacature vervult waarvoor wordt geworven, worden niet meegerekend. Automatiseringskosten Onder de automatiseringskosten verstaan wij de (afschrijvings)kosten van hard- en software, licenties en overige computerfaciliteiten, bijvoorbeeld datacommunicatie. Huisvestingskosten Onder huisvestingskosten verstaan wij de totale kosten voor huisvesting: afschrijvingen/huur, onderhoud gebouwen, kapitaallasten, wettelijke heffingen, energie en water, schoonmaak en verzekeringen. Het gaat om de huisvestingskosten van de gemeentekantoren (dus niet: de brandweerkazerne en gemeentewerf). 15

71 Bijlage C Resultaten van uw gemeente 48961

72 Benchmark Ambtelijk Apparaat 379 OVER-gemeenten Legenda celkleuringen A B C Aantal inwoners ,05-0,25-0,15 Kleiner dan gemiddeld Ongeveer gemiddeld Grootteklasse B inwoners 0,05 0,25 0,15 Groter dan gemiddeld Fte per inwoners 0,20 1,00 0,50 Veel groter dan gemiddeld Gemiddeld Afwijking Uw in grootte- % uw gemeente klasse gemeente Kwartielscore Bruto omvang ambtelijk apparaat 128,07 5,14 6,70-23% Formatie voor uitvoerende taken 48,46 1,94 2,62-26% Netto omvang ambtelijk apparaat 79,61 3,19 4,01-20% 3,62 UITVOERENDE WERKZAAMHEDEN Verricht uw ambtelijk apparaat deze uitvoerende IDEM, voor de gemeenten in uw grootteklasse Fte per inwoners indien ambtelijk werkzaamheden ZELF? (percentuele verdeling) apparaat de taak geheel zelf uitvoert Uw Gemiddeld Afwijking Absolute Ja Deels Nee Fte Ja Deels Nee gemeente in grootte- % uw afwijking klasse gemeente (fte's) 1 Brandweer (preventie, preparatie, repressie) x 3,23 14% 17% 69% - 0,19 0% APV, Stadswacht / toezicht openbare ruimte x 1,25 24% 62% 14% - 0,08 0% 2 Uitvoering wegbeheer/-onderhoud x 6,94 21% 72% 7% 0,28 0,23 21% 1,2 Uitvoering straatreiniging x - 41% 31% 28% - 0,10 0% Uitvoering openbaar vervoer x - 0% 3% 97% - - 0% Beheer parkeergarages, -meters en -automaten x - 3% 10% 86% - 0,01 0% Parkeertoezicht x - 31% 7% 62% - 0,03 0% Beheer zee- en binnenhavens en waterwegen x - 7% 7% 86% - 0,00 0% 3 Marktmeesters x 0,16 76% 7% 17% - 0,01 0% 4 Scholen (directie en personeel) x - 0% 10% 90% - - 0% Salarisadministratie onderwijspersoneel x - 0% 0% 100% - - 0% Onderhoud schoolgebouwen x 0,50 14% 34% 52% - 0,05 0% 5 Bibliotheken (directie en personeel) x - 0% 7% 93% - - 0% Beheer sportlocaties binnen x 0,88 34% 28% 38% - 0,12 0% Beheer sportlocaties buiten x - 17% 34% 48% - 0,08 0% Beheer zwembaden x - 24% 10% 66% - 0,33 0% Musea (directie en personeel) x - 3% 0% 97% - 0,13 0% Beheer historisch/stadsarchief x - 7% 7% 86% - 0,00 0% Beheer en onderhoud monumenten x - 3% 21% 76% - 0,05 0% Muziekschool (directie en personeel) x - 3% 3% 93% - 0,51 0% Theaters (directie en personeel) x - 3% 3% 93% - 0,12 0% Beheer multifunctionele locaties x 0,56 14% 10% 76% - 0,07 0% Uitvoering groenvoorziening x 1,00 14% 72% 14% - 0,64 0% 6 Sociale dienst (alle uitvoerende taken) x 3,06 55% 7% 38% - 0,37 0% Kredietbank (directie/personeel)/schuldhulpverlening x - 7% 14% 79% - 0,14 0% Reïntegratiebedrijf (directie en personeel) x - 3% 3% 93% - 0,09 0% Sociale werkvoorz. (directie, ambtelijk personeel) x - 0% 3% 97% - - 0% Uitvoering sociale recherche x - 3% 3% 93% - 0,05 0% UWV Werkbedrijf (gehele UWV-W) x - 3% 0% 97% - 0,00 0% Centrum voor Jeugd en Gezin x - 14% 21% 66% - 0,02 0% Uitvoering Wet Inburgering / Vreemdelingenwet x 0,50 21% 21% 59% 0,02 0,02 19% 0,1 Uitvoering Wet Maatschappelijke Ondersteuning x 3,58 69% 14% 17% 0,14 0,22-34% -1,8 Welzijnsinstellingen (directie en personeel) x - 0% 10% 90% - - 0% 7 Uitvoeren ambulancevervoer x - 0% 0% 100% - - 0% Uitvoeren basisgezondheidszorg x - 0% 3% 97% - - 0% Uitvoeren afvalinzameling en -verwerking x - 10% 45% 45% - 0,51 0% Riolering en gemalen, uitvoerende taken x 2,57 21% 59% 21% - 0,10 0% Wet Milieubeheer x - 45% 31% 24% - 0,09 0% Beheer begraafplaatsen x 2,52 38% 41% 21% 0,10 0,10 0% 0,0 8 Ontwerpen ruimtelijke ordeningsplannen x 1,15 14% 34% 52% 0,05 0,03 61% 0,4 Ingenieursbureau x 6,65 14% 28% 59% 0,27 0,32-17% -1,3 Bouw en woningtoezicht x 2,15 83% 14% 3% - 0,10 0% Gebruiksvergunningen x - 34% 17% 48% - 0,02 0% Belastingen (OZB): Uitvoeren woz-taxaties x - 31% 21% 48% - 0,06 0% Aanslagoplegging en inning OZB x - 66% 3% 31% - 0,04 0% Afhandeling beroep en bezwaar OZB x - 48% 14% 38% - 0,03 0% Totaal OZB-inzet - Uitvoerende taken Facilitaire dienst: Postverzorging, drukkerij, repro x 1,42 62% 31% 7% - 0,09 0% Archief / Documentaire Informatievoorziening x 6,38 86% 14% 0% 0,26 0,20 28% 1,4 Receptie, telefooncentrale x 2,00 93% 7% 0% 0,08 0,09-9% -0,2 Gebouwbeheer, schoonmaak x 0,34 10% 66% 24% - 0,12 0% Restauratieve voorzieningen x 0,58 25% 21% 54% - 0,05 0% Beveiliging/bodes x 1,04 59% 38% 3% 0,04 0,09-53% -1,2 Totaal uitvoerende taken Facilitaire dienst 11,76 TOTAAL UITVOERENDE TAKEN 48,46 24% 20% 56% Dit document is niet bestemd voor externe publicatie! 1

73 Benchmark Ambtelijk Apparaat Fte per inwoners Formatie in uw gemeente Gemiddeld Afwijking Absolute Uw in grootte- % uw afwijking gemeente klasse gemeente (fte's) Raadsgriffier en (bestuurs)ondersteuning 2,74 fte 0,11 0,08 38% 0,8 A Raadsgriffier 1,52 0,06 0,04 51% 0,5 A (Bestuurs)ondersteuning griffier, raad en rekenkamer (006) 1,22 0,05 0,04 25% 0,2 A Overige belastingen - - 0,07 0% -1,6 A Percentage van het bruto ambtelijk apparaat Gemiddeld Afwijking Absolute Uw in grootte- % uw afwijking gemeente klasse gemeente (fte's) Overhead (centraal en decentraal) 52,23 40,8% 34,1% 19,6% 8,5 A Gemeentesecretaris/Directie, lijnmanagement 8,33 6,5% 4,7% 38,6% 2,3 Personeel en Organisatie (incl. P&O-secretariaten) 3,66 2,9% 2,7% 4,1% 0,1 A Informatisering en Automatisering (incl. I&A-secretariaten) 5,50 4,3% 3,2% 35,4% 1,4 A Financiën en control (incl. F&C taken binnen bedrijfsbureaus en secretariaat F&C) 9,64 7,5% 6,9% 8,6% 0,8 A Juridische Zaken (incl. secretariaten van Jurische Zaken) 4,31 3,4% 1,6% 112,4% 2,3 A Bestuurszaken en bestuursondersteuning (incl. secretariaten bz en bo) 4,44 3,5% 2,4% 46,3% 1,4 A Communicatie en Kwaliteitszorg (incl. secretariaten van Communicatie en Kwaliteitszorg) 4,43 3,5% 2,1% 62,0% 1,7 A Facilitaire dienst (incl. secretariaten Facilitaire Dienst), incl. uitvoerende taken 11,92 9,3% 9,2% 1,7% 0,2 A Alle secretariaten in het 'primaire proces' - 0,0% 1,3% 0,0% -1,7 A HOOFDTAKEN EN TAKEN Fte per inwoners 0 Algemeen bestuur Formatie in uw gemeente Gemiddeld Afwijking Absolute 001 Bestuursorganen Uw in grootte- % uw afwijking 002 Bestuursondersteuning gemeente klasse gemeente (fte's) 003 Burgerzaken 8,69 0,35 0,29 21% 1,5 C 004 Baten secretarieleges burgerzaken 005 Bestuurlijke samenwerking 006 Bestuursondersteuning raad en rekenkamer(functie) 1 Openbare orde en veiligheid 3,00 fte 0,12 0,11 7% 0,2 C 120 Brandweer en rampenbestrijding (beleid) 0,89 0,04 0,04 0% 0,0 B 140 Openbare orde en veiligheid 2,11 0,08 0,08 11% 0,2 B 2 Verkeer, vervoer en waterstaat 1,54 fte 0,06 0,17-63% -2,7 C 210 Wegen, straten en pleinen 0,57 0,02 0,09-75% -1,7 B 211 Verkeersmaatregelen te land 0,52 0,02 0,06-62% -0,9 B 212 Openbaar vervoer 0,22 0,01 0,00 306% 0,2 B 214 Parkeren 0,23 0,01 0,01 20% 0,0 B 215 Baten parkeerbelasting % 0,0 B 220 Zeehavens % 0,0 B 221 Binnenhavens en waterwegen - - 0,00 0% -0,0 B 223 Veerdiensten - - 0,00 0% -0,0 B 230 Luchtvaart - - 0,00 0% -0,0 B 240 Waterkering, afwatering en landaanwinning - - 0,01 0% -0,2 B 3 Economische zaken 0,10 fte 0,00 0,05-93% -1,3 C 310 Handel en ambacht 0,10 0,00 0,04-89% -0,8 B 311 Baten marktgelden % 0,0 320 Industrie - - 0,01 0% -0,1 B 330 Nutsbedrijven - - 0,00 0% -0,1 B 340 Agrarische productie en ontginning - - 0,01 0% -0,2 B 341 Overige agrarische zaken, jacht en visserij - - 0,00 0% -0,1 B 4 Onderwijs 1,52 fte 0,06 0,09-31% -0,7 C 4xx Regulier onderwijs 1,52 0,06 0,08-27% -0,6 B 482 Volwasseneducatie - - 0,01 0% -0,1 B 5 Cultuur en recreatie 2,43 fte 0,10 0,19-50% -2,4 C 510 Openbaar bibliotheekwerk 0,20 0,01 0,00 127% 0,1 B 511 Vormings- en ontwikkelingswerk 0,20 0,01 0,01-8% -0,0 B 530 Sport 0,20 0,01 0,03-75% -0,6 B 531 Groene sportvelden en terreinen - - 0,01 0% -0,2 B 540 Kunst 0,40 0,02 0,01 37% 0,1 B 541 Oudheidkunde/musea 0,10 0,00 0,01-69% -0,2 B 550 Natuurbescherming 0,53 0,02 0,01 69% 0,2 B 560 Openbaar groen en openluchtrecreatie 0,40 0,02 0,08-80% -1,6 B 580 Overige recreatieve voorzieningen 0,40 0,02 0,02-32% -0,2 B 6 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 4,56 fte 0,18 0,23-20% -1,1 C 610 t/m 614 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 1,53 0,06 0,05 20% 0,3 B 620 Maatschappelijke begeleiding en advies 0,40 0,02 0,03-46% -0,3 B 621 Vreemdelingen 0,10 0,00 0,00-20% -0,0 B 622 Huishoudelijke verzorging (WMO) 0,76 0,03 0,06-47% -0,7 B 630 Sociaal cultureel werk 0,60 0,02 0,06-61% -0,9 B 641 Tehuizen - - 0,00 0% -0,0 B 650 Kinderdagopvang 0,50 0,02 0,01 71% 0,2 B 651 Dagopvang gehandicapten 0,33 0,01 0, % 0,3 B 652 Voorzieningen gehandicapten 0,34 0,01 0,01 35% 0,1 B 7 Volksgezondheid en milieu 1,45 fte 0,06 0,22-74% -4,1 C 711 Ambulancevervoer - - 0,00 0% -0,0 B 712 Verpleeginrichtingen - - 0,00 0% -0,0 B 714 Openbare gezondheidszorg 0,10 0,00 0,01-71% -0,2 B Jeugdgezondheidszorg (uniform en maatwerk deel) 0,70 0,03 0,01 229% 0,5 B 721 Afvalverwijdering en -verwerking - - 0,03 0% -0,8 B Rioleringzorg (riolering en waterzuivering, huishoudelijk/bedrijfsafvalwater, hemelwater, t/m 731 grondwater). 0,35 0,01 0,07-79% -1,3 B 723 Milieubeheer 0,30 0,01 0,09-87% -2,0 B 724 Lijkbezorging - - 0,01 0% -0,2 B 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 13,11 fte 0,53 0,79-33% -6,5 C 810 Ruimtelijke ordening 3,59 0,14 0,20-29% -1,5 B 820 Woningexploitatie / woningbouw 0,40 0,02 0,04-57% -0,5 B 821 Stads- en dorpsvernieuwing 1,29 0,05 0,02 147% 0,8 B 822 Overige volkshuisvesting 0,40 0,02 0,11-86% -2,4 B 823 Bouwvergunningen 6,63 0,27 0,18 45% 2,1 B 830 Bouwgrondexploitatie 0,80 0,03 0,23-86% -4,9 B Dit document is niet bestemd voor externe publicatie! 2

74 Benchmark Ambtelijk Apparaat OUTPUTINDICATOREN 0 Algemeen bestuur Output per inwoners 003 Burgerzaken Uw gemeente Gemiddeld in grootteklasse Afwijking % uw gemeente Aantal verstrekte identiteitsbewijzen (paspoort, identiteitskaart, bijschrijving kinderen) in % B Aantal verstrekte rijbewijzen in % B 1 Openbare orde en veiligheid 120 Brandweer en rampenbestrijding Oppervlakte land (ha) (bron: CBS 2013) % Oppervlakte bebouwing kernen (bron: CBS 2013) 5,0 5,0 0% Oppervlakte bebouwing buitengebied (bron: CBS 2013) 1,3 2,1-40% Omgevingsadressendichtheid (bron: CBS 2013) % Kernen aantal (bron: CBS 2013) 0,40 0,26 55% Kernen > 500 adressen (bron: CBS 2013) 0,08 0,11-24% Aantal uitrukken in 2012 (brandmeldingen, hulpverleningen, automatische brandmeldingen) 9,1 8,7 6% B Aantal vergunningsplichtige objecten (gebruiksvergunningen) per 1/1/2013 2,6 3,9-33% B Aantal vrijwillige brandweerlieden per 1/1/2013 4,0 1,7 139% B 140 Overige beschermende maatregelen Aantal verleende APV-vergunningen in ,2 8,3 35% B 2 Verkeer, vervoer en waterstaat 211 Verkeersmaatregelen te land Aantal verleende parkeervergunningen en -ontheffingen in ,9 31,9-13% B 221 Binnenhavens en waterwegen Oppervlakte binnenwater (ha) (bron: CBS 2013) % Oppervlakte buitenwater (bron: CBS 2013) % Oeverlengte (bron: CBS 2013) % 3 Economische zaken 310 Handel en ambacht Klantenpotentieel lokaal (bron: CBS 2013) % Klantenpotentieel regionaal (bron: CBS 2013) % Bedrijfsvestigingen (bron: CBS 2013) % 4 Onderwijs 4xx Regulier onderwijs Leerlingen speciaal onderwijs (bron: CBS 2013) - 10,6 0% Leerlingen voortgezet onderwijs (bron: CBS 2013) - 25,8 0% Aantal aanvragen onderwijshuisvesting in ,4 0,4 11% B Aantal beschikkingen leerlingenvervoer per 1/1/2013 5,6 6,2-10% B 5 Cultuur en recreatie 530 Sport Aantal binnensportaccommodaties (zoals sporthallen en gymlokalen) in gemeentelijk beheer per 1/1/2013 0,12 0,20-38% B Aantal zwembaden in gemeentelijk beheer per 1/1/2013-0,05 0% B Aantal verstrekte subsidies aan sportverenigingen in ,0 1,2-13% B 541 Oudheidkunde/musea Aantal rijksmonumenten per 1/1/2013 2,8 1,8 52% B Natuurbescherming + Openbaar Groen en openluchtrecreatie Aantal hectare gras/bermen/gazons per 1/1/2013 2,0 4,6-57% B 6 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 610 Bijstandsverlening Aantal uitgestroomde bijstandsontvangers in ,2 3,9-44% B Aantal lopende onderzoeken naar misbruik en oneigenlijk gebruik van de WWB per 1/1/2013-0,5 0% B 611 Werkgelegenheid Bijstandsontvangers (bron: CBS 2013) 9,4 8,6 9% Uitkeringsontvangers (bron: CBS 2013) 54,4 63,8-15% Aantal lopende reïntegratietrajecten per 1/1/2013-6,7 0% B Aantal cliënten IOAW en IOAZ per 1/1/2013 0,12 0,53-77% B 614 Gemeentelijk minimabeleid Lage inkomens (bron: CBS 2013) 104,9 108,4-3% Eenouderhuishoudens (bron: CBS 2013) 29,5 22,9 29% Aantal aanvragen bijzondere bijstand plus ambtshalve toekenningen in ,7 24,5-64% B Aantal cliënten schuldhulpverlening per 1/1/2013 0,5 3,3-86% B 621 Vreemdelingen Minderheden (bron: CBS 2013) 30,9 22,2 39% 622 Huishoudelijke verzorging (WMO) Aantal WMO-clienten per 1/1/ ,5 26,7-27% B 652 Voorzieningen gehandicapten Aantal aanvragen woonvoorzieningen in ,7 8,1-42% B Aantal aanvragen vervoersvoorzieningen in ,4 10,0-46% B Aantal aanvragen rolstoelvoorzieningen in ,7 5,9-55% B 7 Volksgezondheid en milieu 722 Riolering en waterzuivering Aantal km riool (vrijverval, persleiding en drukriolering) per 1/1/2013 8,1 8,1 0% B Aantal pompen/gemalen per 1/1/ ,7 13,8 72% B 723 Milieubeheer Aantal afgehandelde milieuklachten (op het gebied van stank, geluid, stof, visuele hinder, bedrijfsafval, bodem- en waterverontreiniging, overig) in ,4 1,9 78% B Aantal verleende milieuvergunningen in ,48 0,42 13% B 724 Lijkbezorging Aantal begrafenissen/crematies in eigen gemeente in ,4 4,4 0% B 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 810 Ruimtelijke ordening Aantal structuurplannen in ontwikkeling per 1/1/2013 0,08 0,07 12% Aantal bestemmingsplannen in ontwikkeling per 1/1/2013 0,96 0,64 50% B Aantal verzoeken om planschade in ,48 0,43 13% B 820 Woningexploitatie/woningbouw (uitvoering) Aantal in aanbouw genomen woningen in ,7 2,6 2% B Overige volkshuisvesting + Bouwvergunningen Woonruimten (bron: CBS 2013) % Aantal verleende welstandsadviezen in ,9 10,0-41% B 9 Financiering en alg. dekkingsmiddelen 930 Uitvoering wet WOZ Aantal woz-beschikkingen in % B Wozwaarde niet woningen (mln) (bron: CBS 2013) 10,9 16,0-31% Leeftijdsopbouw Jongeren (20-) (bron: CBS 2013) % Ouderen (65+) (bron: CBS 2013) % Ouderen (75-85) (bron: CBS 2013) % Dit document is niet bestemd voor externe publicatie! 3

75 Benchmark Ambtelijk Apparaat FUNCTIONELE SALARISSCHALEN Gemiddelde Functionele Functionele Absolute schaal uw Functionele schaal in Afwijking gemeente schaal grootteklasse uw gemeente Salarisschaal fte in % in % % 1-0,0% 0,3% -0,3% B 2-0,0% 0,1% -0,1% B 3-0,0% 0,7% -0,7% B 4-0,0% 5,4% -5,4% B 5 1,00 0,8% 11,4% -10,6% B 6 24,46 19,1% 9,0% 10,1% B 7 17,53 13,7% 11,3% 2,4% B 8 16,05 12,5% 14,2% -1,6% B 9 5,56 4,3% 15,6% -11,2% B 10 42,67 33,3% 14,9% 18,4% B 10A - 0,0% 4,5% -4,5% B 11 10,12 7,9% 5,8% 2,1% B 11A - 0,0% 0,8% -0,8% B 12 2,08 1,6% 3,9% -2,3% B 13 6,60 5,2% 1,4% 3,8% B 14-0,0% 0,8% -0,8% B 15 2,00 1,6% 0,1% 1,5% B 16-0,0% 0,0% 0,0% B 17-0,0% 0,0% 0,0% B 18-0,0% 0,0% 0,0% B TOTAAL 128,07 100,0% 100,0% 0,0% B 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Functionele schalen A 11 11A Uw gemeente Gemiddeld in grootteklasse FEITELIJKE SALARISSCHALEN Gemiddelde Feitelijke Feitelijke Absolute schaal uw Feitelijke schaal in Afwijking gemeente schaal grootteklasse uw gemeente Salarisschaal fte in % in % % 1-0,0% 0,2% -0,2% B 2-0,0% 0,1% -0,1% B 3-0,0% 0,7% -0,7% B 4-0,0% 4,2% -4,2% B 5 1,00 0,8% 10,4% -9,6% B 6 24,46 19,1% 8,7% 10,4% B 7 17,53 13,7% 10,9% 2,8% B 8 16,05 12,5% 14,2% -1,7% B 9 5,56 4,3% 15,2% -10,9% B 10 41,67 32,5% 14,9% 17,6% B 10A 1,00 0,8% 4,7% -3,9% B 11 10,12 7,9% 6,9% 1,0% B 11A - 0,0% 1,0% -1,0% B 12 2,08 1,6% 4,3% -2,7% B 13 6,60 5,2% 2,4% 2,8% B 14-0,0% 0,9% -0,9% B 15 2,00 1,6% 0,2% 1,3% B 16-0,0% 0,0% 0,0% B 17-0,0% 0,0% 0,0% B 18-0,0% 0,0% 0,0% B TOTAAL 128,07 100,0% 100,0% 0,0% B 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Feitelijke schalen A 11 11A Uw gemeente Gemiddeld in grootteklasse ZIEKTEVERZUIM Gemiddeld Afwijking Uw in grootte- % uw gemeente klasse gemeente Verzuimpercentage (gehele organisatie) 8,6% 5,1% 68% Meldingsfrequentie (gehele organisatie) 0,84 1,46-43% 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% Verzuimpercentage (gehele organisatie) 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 0,00 Meldingsfrequentie (gehele organisatie) Percentage verzuim Uw gemeente 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% Uw gemeente Gemiddeld in grootteklasse Uw gemeente Gemiddeld in grootteklasse INHUUR Gemiddeld Per inwoner Absolute Uw Uw in grootte- Afwijking afwijking gemeente gemeente klasse in (%) in ( ) Inhuurkosten % minder De inhuurkosten in OVER-gemeenten bedragen 6 per inwoner. Gemiddeld binnen deze referentiegroep is dit 55 per inwoner. OVERgemeenten besteedt in totaal minder aan inhuur in dan gemiddeld in deze referentiegroep Dit document is niet bestemd voor externe publicatie! 4

76 Bijlage D Toedeling vacatures in benchmark 48961

77 Vacatureoverzicht Het aantal vacatures op de peildatum in de OVER-gemeenten betreft 5,11 fte. In de benchmark zijn de vacatures conform onze definitie toebedeeld aan de functies/taken waar de vacatures oorspronkelijk zijn ontstaan. Binnen de OVER-gemeenten wordt ten aanzien van vacatures een ander beleid gehanteerd. Er wordt per vacature gekeken waar op dat moment binnen de organisatie prioriteiten liggen om vacatures in te vullen. De gelden worden als het ware gebruikt voor een flexibele invulling (schil). Momenteel zijn een aantal van onderstaande vacatures niet daadwerkelijk ingevuld en zitten de gelden in een organisatiebrede vacaturepot. De vacatures zijn in de benchmark als volgt toebedeeld: 0,34 fte aan de overheadcategorie: Communicatie en kwaliteitszorg. 0,06 fte aan de uitvoerende taak: Beheer multifunctionele locaties. 0,50 fte aan de uitvoerende taak: Ingenieursbureau 0,44 fte aan de overheadcategorie: Bestuurszaken en Bestuursondersteuning 1,0 fte aan de BBV-functie 810: Ruimtelijke ordening 1,0 fte aan de uitvoerende taken van de Facilitaire dienst, verdeeld over postverzorging, repro, drukkerij, bodes, schoonmaak 0,33 fte aan de overheadcategorie: Communicatie en Kwaliteitszorg 0,11 fte aan de BBV-functie 140: Openbare orde en veiligheid 0,23 fte, waarvan 0,13 fte aan BBV-functie 821: Stads- en dorpsvernieuwing en 0,10 fte aan BBV-functie 610 t/m : Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening. 0,5 fte aan de uitvoerende taak van de Facilitaire dienst: Receptie/telefooncentrale 48961

78 Bijlage E Begrotingsanalyse Oostzaan 48961

79 346 Oostzaan Legenda celkleuringen Aantal inwoners ,15 Kleiner dan gemiddeld Ongeveer gemiddeld Grootteklasse A 0,15 Groter dan gemiddeld 0,50 Veel groter dan gemiddeld BEGROTINGSCIJFERS (Bron: CBS) Begrotingscijfers (x 1.000) Lasten per inwoner Saldo (lasten minus baten) per inwoner Gemiddeld Afwijking Gemiddeld Afwijking HOOFDTAKEN EN TAKEN Lasten Saldo Uw in grootte- % uw Uw in grootte- % uw uw gemeente uw gemeente gemeente klasse gemeente gemeente klasse gemeente 0 Algemeen bestuur % % 1 Openbare orde en veiligheid % % 2 Verkeer, vervoer en waterstaat % % 3 Economische zaken % % 4 Onderwijs % % 5 Cultuur en recreatie % % 6 Sociale voorzieningen en maatsch. dienstverl % % 7 Volksgezondheid en milieu % % 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting % % Cluster: Bestuursorganen % % 001 Bestuursorganen % % 006 Bestuursondersteuning raad en rekenkamer(functie) % % Cluster: Bevolkingszaken % % 003 Burgerzaken % % 004 Baten secretarieleges burgerzaken % % Cluster: Overige/ algemene ondersteuning % % 002 Bestuursondersteuning % % 005 Bestuurlijke samenwerking % % Cluster: Openbare orde en veiligheid % % 120 Brandweer en rampenbestrijding (beleid) % % 140 Openbare orde en veiligheid % % 160 Opsporing en ruiming conv. Explosieven % - 0 0% Cluster: Wegen en water % % 210 Wegen, straten en pleinen % % 211 Verkeersmaatregelen te land % % 212 Openbaar vervoer % - 2 0% 214 Parkeren % - 2 0% 215 Baten parkeerbelasting % - 3-0% 221 Binnenhavens en waterwegen % % 223 Veerdiensten % - 0 0% 240 Waterkering, afwatering en landaanwinning % - 6 0% Cluster: Educatie % % 4xx Regulier onderwijs % % 482 Volwasseneducatie % - 0 0% Cluster: Kunst en ontspanning % % 510 Openbaar bibliotheekwerk % % 511 Vormings- en ontwikkelingswerk % - 7 0% 530 Sport % % 540 Kunst % % 580 Overige recreatieve voorzieningen % % Cluster: Oudheid % % 541 Oudheidkunde/musea % % 0% Cluster: Groen % % 531 Groene sportvelden en terreinen % % 550 Natuurbescherming % - 3 0% 560 Openbaar groen en openluchtrecreatie % % 724 Lijkbezorging % % 732 Baten begraafplaatsrechten % % Cluster: Werk en inkomen % % 610 Bijstandsverlening en inkomensvoorz % % 611 Werkgelegenheid % % 612 Inkomensvoorziening % - - 0% 613 Overige sociale zekerheidsregelingen % - 0 0% 614 Gemeentelijk minimabeleid % %

80 Begrotingscijfers (x 1.000) Lasten per inwoner Saldo (lasten minus baten) per inwoner Gemiddeld Afwijking Gemiddeld Afwijking HOOFDTAKEN EN TAKEN (VERVOLG) Lasten Saldo Uw in grootte- % uw Uw in grootte- % uw uw gemeente uw gemeente gemeente klasse gemeente gemeente klasse gemeente Cluster: Maatschappelijke zorg % % 620 Maatschappelijke begeleiding en advies % % 621 Vreemdelingen % - 1 0% 622 Huishoudelijke verzorging (WMO) % % 623 Participatiebudget % % 630 Sociaal cultureel werk % % 641 Tehuizen % - 0 0% 650 Kinderdagopvang % % 651 Dagopvang gehandicapten % - 0 0% 652 Voorzieningen gehandicapten % % 711 Ambulancevervoer % - 0 0% 712 Verpleeginrichtingen % - 0 0% 714 Openbare gezondheidszorg % % 715 Centra jeugd gezin (jeugdgezondh.) % % 716 Centra voor jeugd en gezin (ond. WMO) % % Cluster: Reiniging % % 721 Afvalverwijdering en -verwerking % % 725 Baten reinigingsrechten en afvalstoffenheffingen % % Cluster: Riolering % % Rioleringzorg (riolering en waterzuivering, huishoudelijk/bedrijfsafvalwater, 731 hemelwater, grondwater) % % 726 Baten rioolrechten % % 727 Baten rioolheffing huishoudelijk/bedrijfsafvalwater % - 2-0% 728 Baten rioolheffing grond- en hemelwater % - 6 0% Cluster: Fysiek milieu % % 723 Milieubeheer % % Cluster: VHROSV % % 810 Ruimtelijke ordening % % 820 Woningexploitatie / woningbouw % % 821 Stads- en dorpsvernieuwing % - 4 0% 822 Overige volkshuisvesting % % 823 Bouwvergunningen % % Cluster: Eigen inkomsten/ uitgaven % % 220 Zeehavens % - 0-0% 230 Luchtvaart % - 0 0% 310 Handel en ambacht % % 311 Baten marktgelden % - 1-0% 320 Industrie % - 1 0% 330 Nutsbedrijven % % 340 Agrarische productie en ontginning % - 1-0% 341 Overige agrarische zaken, jacht en visserij % - 0 0% 830 Bouwgrondexploitatie % % Totaal % %

81 INKOMSTEN Inkomsten (x 1.000) Inkomsten per inwoner Uw gemeente Gemiddeld alle gemeenten Gemiddeld in uw grootteklasse Uw gemeente Gemiddeld alle gemeenten Gemiddeld in uw grootteklasse 3 Algemene uitkering gemeentefonds Algemene uitkering 777 gemeentefonds Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Nutsbedrijven, 76 leningen & overige 133 financiele 82middelen 7 Belastingen Belastingen Retributies Retributies Bouwgrondexploitatie Bouwgrondexploitatie Overige inkomsten Overige inkomsten 313 (inclusief 926specifieke uitkeringen) 485 Totaal % 18% 18% Inkomsten uw gemeente 45% Algemene uitkering gemeentefonds Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Belastingen Retributies 10% Inkomsten gemiddeld in uw grootteklasse Algemene uitkering gemeentefonds 23% 41% Nutsbedrijven, leningen & overige financiele middelen Belastingen Retributies Bouwgrondexploitatie 12% Bouwgrondexploitatie 14% 5% Overige inkomsten 10% 4% Overige inkomsten BALANS (Jaarrekening 2012) Debet (x 1.000) in % Credit (x 1.000) in% Materiele vaste activa % Eigen vermogen % Financiële vaste activa % Algemene reserves % Immateriële vaste activa 0% Bestemmingsreserves % Voorraden % Resultaat na bestemming 58 0% Vorderingen % Voorzieningen 121 0% Liquide middelen 169 0% Onderhandse leningen van bin. fin. inst % Overlopende activa 333 0% Overige vaste schuld 9 0% Kortlopende schuld % Overlopende passiva %

82 Lasten per inwoner Saldo (lasten minus baten) per inwoner CLUSTERS Gemiddeld Afwijking Gemiddeld Afwijking Uw in grootte- % uw Uw in grootte- % uw gemeente klasse gemeente gemeente klasse gemeente Cluster 1: Eigen inkomsten/ uitgaven % % Cluster 2: Werk en inkomen % % Cluster 3: Maatschappelijke zorg % % Cluster 4: Educatie % % Cluster 5: Kunst en ontspanning % % Cluster 6: Groen % % Cluster 7: VHROSV % % Cluster 8: Oudheid % % Cluster 9: Riolering % % Cluster 10: Reiniging % % Cluster 11: Wegen en water % % Cluster 12: Openbare orde en veiligheid % % Cluster 13: Fysiek milieu % % Cluster 14: Bevolkingszaken % % Cluster 15: Bestuursorganen % % Cluster 16: Overig / algemene ondersteuning % % Totaal % % Totaal check # Lasten per inwoner uw gemeente 2% 2% 19% 1% 8% 1% 5% 10% 6% 6% 5% 0% 16% 5% 11% 4% Cluster 1: Eigen inkomsten/ uitgaven Cluster 2: Werk en inkomen Cluster 3: Maatschappelijke zorg Cluster 4: Educatie Cluster 5: Kunst en ontspanning Cluster 6: Groen Cluster 7: VHROSV Cluster 8: Oudheid Cluster 9: Riolering Cluster 10: Reiniging Cluster 11: Wegen en water Cluster 12: Openbare orde en veiligheid Cluster 13: Fysiek milieu Cluster 14: Bevolkingszaken Cluster 15: Bestuursorganen Cluster 16: Overig / algemene ondersteuning Lasten per inwoner gemiddelde in grootteklasse 5% 2% 2% 4% 6% 10% 15% 8% 14% 6% 5% 6% 7% 5% 5% 1% Cluster 1: Eigen inkomsten/ uitgaven Cluster 2: Werk en inkomen Cluster 3: Maatschappelijke zorg Cluster 4: Educatie Cluster 5: Kunst en ontspanning Cluster 6: Groen Cluster 7: VHROSV Cluster 8: Oudheid Cluster 9: Riolering Cluster 10: Reiniging Cluster 11: Wegen en water Cluster 12: Openbare orde en veiligheid Cluster 13: Fysiek milieu Cluster 14: Bevolkingszaken Cluster 15: Bestuursorganen Cluster 16: Overig / algemene ondersteuning Saldo per inwoner uw gemeente 1% 4% 23% 18% 3% 7% 7% 9% 2% 1% 14% 3% 3% -2% 0% -2% Cluster 1: Eigen inkomsten/ uitgaven Cluster 2: Werk en inkomen Cluster 3: Maatschappelijke zorg Cluster 4: Educatie Cluster 5: Kunst en ontspanning Cluster 6: Groen Cluster 7: VHROSV Cluster 8: Oudheid Cluster 9: Riolering Cluster 10: Reiniging Cluster 11: Wegen en water Cluster 12: Openbare orde en veiligheid Cluster 13: Fysiek milieu Cluster 14: Bevolkingszaken Cluster 15: Bestuursorganen Cluster 16: Overig / algemene ondersteuning Saldo per inwoner gemiddelde in grootteklasse -1% 3% 9% 5% 7% 3% 20% 8% 8% 13% 7% 5% 8% -1% -1% 1% Cluster 1: Eigen inkomsten/ uitgaven Cluster 2: Werk en inkomen Cluster 3: Maatschappelijke zorg Cluster 4: Educatie Cluster 5: Kunst en ontspanning Cluster 6: Groen Cluster 7: VHROSV Cluster 8: Oudheid Cluster 9: Riolering Cluster 10: Reiniging Cluster 11: Wegen en water Cluster 12: Openbare orde en veiligheid Cluster 13: Fysiek milieu Cluster 14: Bevolkingszaken Cluster 15: Bestuursorganen Cluster 16: Overig / algemene ondersteuning