Jaarverslag Jaarplan. van de rekenkamercommissie VOETTEKST

Transcriptie

1 Jaarverslag Jaarplan van de rekenkamercommissie VOETTEKST

2

3 Voorwoord Met genoegen bied ik u het gecombineerde jaarverslag 2017 en jaarplan 2018 van de rekenkamercommissie van Alphen aan den Rijn aan. In dit document geven we een overzicht van onze activiteiten en uitgaven in 2017 en onze plannen en begroting voor Wij zijn als rekenkamercommissie gedreven door de inhoud en vervullen onze onderzoeken met plezier en energie. Leren en verbeteren en waar nodig vernieuwen van het gemeentebestuur staat voor ons voorop. In 2017 hebben wij onderzoeken afgerond naar Social Return on Investment, Citymarketing en Nieuw en Anders en zijn wij gestart met de Wegwijzers. Vanuit onze missie en visie hebben we afgelopen jaar gekozen voor meer vernieuwend onderzoek. Meer hierover leest u verderop in het jaarverslag. Eind 2017 hebben wij met een deel van de fracties en het college een bijeenkomst gehad, waarin wij samen terugkeken naar de afgelopen periode en vooruitkeken naar de volgende raadsperiode. Wij danken de aanwezigen voor de prettige bijeenkomst. Ook hierover leest u meer in het jaarverslag. De onderzoeksonderwerpen voor 2018 halen wij in het voorjaar op bij de nieuwe raadsleden. Daarnaast lopen twee onderzoeken door vanuit 2017, te weten de Wegwijzers en Jeugdzorg. In het jaarplan 2018 leest u hierover meer. Ten slotte bedanken wij de raad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie voor de positieve wijze waarop zij afgelopen jaar meewerkten aan onze onderzoeken. Guusje Schreven, voorzitter Alphen aan den Rijn, januari 2018 VOORWOORD 3

4 4

5 Inhoud Voorwoord 3 1 Inleiding en leeswijzer 7 2 Wat doet de rekenkamercommissie? 7 Hoe kiezen we onderwerpen voor onderzoek? 7 Samenstelling rekenkamercommissie 8 3 Communicatie Afstemming met raad 9 Afstemming met auditcommissie 9 Afstemming met het college van B&W en de ambtelijke organisatie 9 Regio 9 Nederlandse Vereniging voor Rekenkamer en Rekenkamercommissies (NVRR) 9 Website 9 4 Onderzoeken Citymarketing 11 Social Return on Investment 11 Jeugdzorg 12 Nieuw en Anders 13 Wegwijzers 13 5 Financiële verantwoording Onderzoeken voor Budget INHOUD 5

6 6

7 1 Inleiding en leeswijzer Voor u ligt het gecombineerde Jaarverslag 2017 en Jaarplan 2018 van de rekenkamercommissie van de gemeente Alphen aan den Rijn. Hierin blikken wij zowel terug als vooruit. Dit past in de visie van de rekenkamercommissie op de uitoefening van onze taak: door de terugblik te verbinden aan de vooruitblik organiseren wij ons eigen leermoment en vertalen we dat direct in verbeteringen voor de toekomst. 2 Wat doet de rekenkamercommissie? Wij ondersteunen de gemeenteraad met onafhankelijk onderzoek. Leren en verbeteren staan daarbij centraal. Wij willen met onze onderzoeken inzicht verschaffen in zowel de activiteiten als de prestaties en de resultaten van de gemeente. Waar nodig doen we aanbevelingen. Hoe kiezen we onderwerpen voor onderzoek? De rekenkamercommissie is onafhankelijk. De gemeenteraad, het college en de inwoners kunnen onderzoeksonderwerpen aandragen. Wij vinden het belangrijk om met de raad mogelijke onderzoeksonderwerpen te bespreken. Vervolgens bepalen we zelfstandig wat we onderzoeken en hoe we dat doen. INLEIDING EN LEESWIJZER 7

8 Voor de selectie van onderwerpen hanteren wij de volgende criteria: Toegevoegde waarde De rekenkamercommissie wil leer- en verbeterprocessen stimuleren en aanbevelingen doen waardoor de gemeente Alphen aan den Rijn in het belang van de inwoners effectiever en efficiënter kan werken. Het onderzoek levert daartoe toegankelijke, bruikbare en actuele informatie op waarover in deze vorm niet wordt beschikt en waarmee de raad en het college het functioneren van de gemeente kunnen verbeteren. Maatschappelijk belang Het betreft een onderwerp dat het actuele of toekomstige functioneren van de samenleving als geheel sterk raakt (voorbeelden: veiligheid, goede en betaalbare huisvesting) of belangen van omvangrijke of bepaalde doelgroepen (bijv. sociaal zwakkeren). Financieel belang Het betreft een onderwerp of een beleidsterrein waar de gemeente geld aan uitgeeft en financiële risico s kan lopen. Mate van risico voor doeltreffendheid en/of doelmatigheid De mate waarin rond het onderwerp twijfels bestaan over de resultaten die met het gevoerde beleid worden bereikt en/of de mate waarin rond het onderwerp twijfels bestaan of de middelen op een goede wijze worden ingezet in relatie tot de gewenste resultaten. Variatie De rekenkamercommissie streeft naar variatie in onderzochte onderwerpen (spreiding over beleidsterreinen) en onderzoekvormen. In verband met het criterium toegevoegde waarde proberen wij de onderzoeken zó in de tijd te programmeren dat deze goed aansluiten bij de discussies en/of besluitvorming in de raad. Verder streven wij naar een spreiding van de onderzoeken over het jaar zodat aan alle onderwerpen evenwichtige aandacht geschonken kan worden. Het streven is om vóór 1 december voorafgaand aan het onderzoekjaar met de auditcommissie en het college te overleggen over hun voorgenomen onderzoeken. Samenstelling rekenkamercommissie De rekenkamercommissie bestaat uit de volgende vijf leden: de heer drs. M. (Mohammed) Essafi MA (op benoemd voor 4 jaar) de heer mr. drs. E. (Eelco) Huijsing, penningmeester (op benoemd voor 3 jaar) mevrouw drs. G. (Guusje) Schreven, voorzitter (op benoemd voor 5 jaar) mevrouw M. (Marlou) Slaghuis MSc MA (op benoemd voor 3 jaar) de heer drs. V.P. (Vincent) van Stipdonk, vicevoorzitter (op benoemd voor 4 jaar) 8

9 3 Communicatie Afstemming met raad De rekenkamercommissie is onafhankelijk in haar onderzoeken en de keuze onderzoeksonderwerpen. Wij vinden het belangrijk om voor mogelijke onderzoeksonderwerpen te overleggen met de raad. Voorgaande jaren hebben we de fracties (die daartoe in de gelegenheid waren) bezocht. In 2017 zijn we daarvan afgeweken in verband met de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2018 en zijn er geen fracties bezocht. Wel hebben wij een inloopbijeenkomst gehouden voor college- en raadsleden op 8 november In deze bijeenkomst is onder andere gesproken over de samenwerking tussen raad en rekenkamercommissie en de actualiteit en bruikbaarheid van de rekenkamerrapporten. In juni 2018 zullen wij onderzoeksonderwerpen ophalen bij de fracties van de nieuwe gemeenteraad. Afstemming met auditcommissie In 2017 hebben wij enkele malen met de auditcommissie overlegd over de voorgenomen onderzoeken en de voortgang van onderzoeken. Afstemming met het college van B&W en de ambtelijke organisatie Wanneer wij van plan zijn een onderzoek te doen, hebben wij hier vooraf contact over met de gemeentesecretaris. Dit heeft als doel om het onderzoek aan te kondigen en te vernemen wie de behandelend ambtenaar is. Daarna hebben de begeleiders van het onderzoek vanuit de rekenkamercommissie een gesprek met de gemeentesecretaris en de behandelend ambtenaar om een beeld te krijgen van de timing en focus van het onderzoek en om na te gaan of er relevante ontwikkelingen, evaluaties en/of onderzoeken zijn. Bij de daadwerkelijke start is er een startgesprek met de rekenkamercommissie, de onderzoekers, de behandelend ambtenaar en eventueel ook de betrokken wethouder. Regio Wij nemen deel aan het overleg van rekenkamer(commissie)s in de regio Holland Rijnland. De samenwerking is gericht op uitwisseling van ervaring, het gemeenschappelijk (doen) verrichten van onderzoek en het uitwisselen en vergelijken van bevindingen. In 2017 kwamen we één maal bijeen. In deze bijeenkomst bespraken wij de lopende en voorgenomen onderzoeken. Tussendoor informeren wij elkaar over onderzoekszaken. Nederlandse Vereniging voor Rekenkamer en Rekenkamercommissies (NVRR) Wij zijn als rekenkamercommissie lid van de NVRR, waarbinnen ervaringen worden uitgewisseld. Een vertegenwoordiging van onze rekenkamercommissie nam deel aan het jaarcongres van de NVRR. Website De rekenkamercommissie heeft een eigen pagina op de website van de gemeente Alphen aan den Rijn. Hier staat beschreven waar de rekenkamercommissie voor staat en wat de samenstelling is. Tevens worden op die pagina de lopende onderzoeken en publicaties (onderzoeken, jaarplannen en jaarverslagen) gepresenteerd. In 2017 is een begin gemaakt met het verbeteren van de website. COMMUNICATIE 9

10 10 COMMUNICATIE

11 4 Onderzoeken 2017 In 2017 hebben we de volgende onderzoeken afgerond en gestart: 1. City Marketing; 2. Social Return on Investment; 3. Jeugdzorg; 4. Nieuw en Anders; 5. Wegwijzers. Hieronder beschrijven wij in het kort wat de onderzoeken hebben opgeleverd. Citymarketing Eén van de ambities uit het coalitieakkoord is het creëren van een aantrekkelijk vestigingsbeleid en een aansprekend profiel van de gemeente Alphen aan den Rijn. Een goed citymarketingbeleid is hiervoor nodig. Het doel van het onderzoek was om zowel inzicht te krijgen in het citymarketingbeleid van de gemeente Alphen aan den Rijn als in de perceptie van ondernemers hierover. Een onderzoek naar citymarketing diende bruikbare en actuele informatie op te leveren waarmee de raad en het college het citymarketingbeleid van de gemeente kunnen verbeteren. Hierbij zijn ook de eventuele verschillen tussen de kernen in ogenschouw genomen. Het onderzoek is eind 2015 gestart en in december 2016 aan de raad aangeboden. Het rapport is in de Commissie Ruimtelijk en Economisch Domein (RED) van 2 februari 2017 behandeld. Tijdens deze commissie is het college om een nadere reactie c.q. plan van aanpak gevraagd. Op 22 juni 2017 heeft de commissie RED het door het college vastgestelde plan van aanpak citymarketing besproken. De commissie kwam tot de conclusie dat niet duidelijk is op welke wijze met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt omgegaan in relatie tot het actieplan en in combinatie met het aanleveren van meetbare indicatoren. Het plan van aanpak is aangepast en in september 2017 in zijn totaliteit opnieuw besproken. Tijdens deze vergadering nam de wethouder het voorstel terug en beloofde met een beter uitgewerkt voorstel/plan te komen. Op 23 november 2017 stemde de raad in met de gemeentelijke marketing doelstellingen en aanpak Monitoring Alphen Marketing. De wethouder zegde toe in februari 2018 de raad te informeren over de actuele stand van zaken. Social Return on Investment Eén van de manieren waarop de gemeente participatie wil bevorderen is Social Return on Investment (SROI). De rekenkamercommissie Alphen aan den Rijn wilde met dit onderzoek vaststellen in hoeverre het hanteren van Social Return of Investment als criterium bij aanbestedingen door de gemeente Alphen aan den Rijn bijdraagt aan de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen en mensen met een arbeidsbeperking. De volgende twee hoofdvragen stonden centraal: 1. Wat zijn de effecten van het hanteren van SROI als criterium bij aanbestedingen door de gemeente Alphen aan den Rijn op de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen en mensen met een arbeidsbeperking? 2. Hoeveel mensen met een relatief grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben als gevolg van het hanteren van SROI als criterium bij aanbestedingen een betaalde dienstbetrekking gevonden? Eén van de belangrijkste conclusies van het onderzoek was dat er onvoldoende informatie voorhanden was om de effecten van de inzet van SROI op de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen en mensen met een arbeidsbeperking te kunnen beoordelen. Ook is uit het ONDERZOEKEN

12 onderzoek gebleken, dat onvoldoende monitorinformatie van de opdrachtnemer teruggekoppeld is naar het Werkgeverservicepunt (WSP) en dat taken en rollen van de verschillende afdelingen in het uitvoeringsproces van SROI niet altijd even helder zijn. Daardoor zijn wederzijdse verwachtingen en verantwoordelijkheden niet scherp af te bakenen. Positief is de maatwerkstructuur van Alphen aan den Rijn, die aansluit bij zowel de wensen van de ondernemers als de wensen van de werkzoekenden en daardoor de kans op succes vergroot. Daarnaast waren de betrokken ondernemers positief over SROI. Naar aanleiding van deze conclusies heeft de rekenkamercommissie zes aanbevelingen gedaan ter verbetering van de beleid en uitvoering. Op 21 september 2017 heeft de raad in zijn vergadering de aanbevelingen van de rekenkamercommissie integraal overgenomen. Dit heeft onder andere geleid tot een herijkt beleidsplan van de gemeente dat in de raadsvergadering van 14 december 2017 is vastgesteld. Jeugdzorg De gemeente Alphen aan den Rijn is net als de rest van de gemeenten in Nederland sinds 1 januari 2015 bestuurlijk en financieel verantwoordelijk voor de Jeugdwet. Met ingang van 1 januari 2017 wilde de gemeente nieuwe contracten voor twee jaar afsluiten met aanbieders van jeugdzorg. De gemeente Alphen aan den Rijn is (samen met Kaag en Braassem) dat jaar gestart met de voorbereidingen van de inkoop van deze contracten. Echter, al vóór de gunning heeft één van de inschrijvers een kort geding gestart. Gevolg hiervan is dat het onderzoek rondom jeugdzorg moest worden opgeschort. Het onderzoek is na de uitspraak van de voorzieningenrechter in september 2017 weer opgepakt. Het doel van het onderzoek is een nulmeting, het in kaart brengen van de huidige (feitelijke) situatie op het gebied van jeugdzorg. De Rekenkamercommissie heeft een onderzoeksbureau opdracht gegeven voor dit onderzoek. In dit onderzoek staan drie hoofdvragen centraal: 1. Wat is in de tweede helft van 2017 de gang van zaken van de door de gemeente Alphen aan den Rijn beoogde transformatie van de jeugdzorg vanuit zowel het perspectief van professionals als van klanten, en wat zijn op basis hiervan de mogelijke verbeterpunten die van belang zijn voor de gemeente en de nieuw te contracteren aanbieder? 2. In welke mate sluit de aanbesteding van de jeugdhulp voor 2018 en later aan bij de inhoudelijke kaders van het Alphense jeugdzorgbeleid? 3. Hoe kan de voortgang in de transformatie van het Alphense jeugdzorgbeleid de komende jaren worden gemonitord? 12 ONDERZOEKEN 2017

13 De documentenanalyse, benchmark CBS gegevens en de (groeps)interviews met klanten en professionals zijn in het najaar van 2017 afgerond. In januari 2018 is de online vragenlijst uitgezet. De verwachting is dat we medio 2018 het rapport kunnen opleveren en delen met de raad en het college. Nieuw en Anders In het coalitieakkoord DAADKRACHT DICHTBIJ kiest de gemeente voor een vernieuwende bestuursstijl Nieuw en Anders. Een stijl die verbindend is en de samenleving als uitgangspunt neemt in plaats van het gemeentehuis. Op verzoek van de raad is de rekenkamercommissie nagegaan welke effecten Nieuw en Anders heeft op de rollen, inzet, betrokkenheid en invloed van inwoners en raadsleden. Dit onderzoek is ook Nieuw en Anders aangepakt: in vier groepen 13 reconstrueerden inwoners, ambtenaren en raadsleden - onder meer in werkateliers - samen de gang van zaken van vier praktijkgevallen (Dorpsvisieontwikkeling Koudekerk aan den Rijn, Tennispark Europapark, Sociale Participatie Zeeheldenbuurt en Groenbeleid Boskoop). Ook hebben zij een eerste aanzet gemaakt voor verbetermogelijkheden. Tijdens een raadsbijeenkomst op 8 november 2017 hebben bewoners en raadsleden aan de hand van deze reconstructies van gedachten gewisseld over hoe de rollen zijn ingevuld en hoe de betrokkenheid en invloed van inwoners vorm kregen. De opbrengst van dit lerend onderzoek is beschreven in een essay dat op 1 december 2017 aan de raad is aangeboden. Het onderzoek leverde ook een reeks bevindingen op die relevant zijn voor het college en de ambtelijke organisatie, die op 1 december 2017 in een brief aan het college zijn toegezonden. Wegwijzers De rekenkamercommissie heeft in 2017 de vervaardiging van een aantal Wegwijzers ter hand genomen. Een Wegwijzer is een kort document dat de raad in woord en beeld wegwijs maakt in een beleidsthema. De rekenkamercommissie heeft drie thema s geselecteerd: 1. duurzaamheid, breed inclusief afvalstoffenbeleid, 2. sociale participatie, inclusief en breder dan armoedebeleid 3. woningbouw, inclusief ruimtelijke ontwikkelingen Voor deze thema s worden in Wegwijzers de belangrijkste informatie, vragen en stuurmogelijkheden in kaart gebracht. Een wegwijzer is een combinatie van een Factsheet en het Kompas zoals de rekenkamercommissie februari 2016 maakte voor Sturen op afstand. De precieze opzet kan verschillen per thema, maar er kan worden gedacht aan indeling op onderwerpen als: Vraagstukken, Inkomsten & Uitgaven, Beleid, Rol van de raad, Rol van de samenleving, Hulpvragen, Dilemma s, etc. De productie van de wegwijzers is momenteel nog onder handen. De rekenkamercommissie streeft naar oplevering begin ONDERZOEKEN

14 14 ONDERZOEKEN 2017

15 5 Financiële verantwoording 2017 Budget 2016 rekenkamercommissie (in euro s) Budget 2017 rekenkamercommissie (in euro s) Beschikbaar , ,00 Presentiegelden , ,00 Reiskosten 1.195, ,77 Diverse kosten Catering 539, ,04 Vereniging van lokale rekenkamers (contributie, congreskosten) 845,00 870,00 Representatiekosten 910, Drukwerk 1.935,00 Onderzoekskosten Quick scan programmabegroting 4.210,00 Citymarketing ,00 Social Return on Investment , ,00 Wegwijzers n.v.t ,00 Jeugdzorg n.v.t ,00 Nieuw en Anders n.v.t ,00 TOTAAL UITGAVEN , , Opmaak jaarplan en -verslag FINANCIËLE VERANTWOORDING

16 16

17 6 Onderzoeken voor 2018 Voor 2018 hebben we zoals hierboven al is aangegeven nog geen nieuwe onderzoeksonderwerpen geselecteerd om nader uit te werken. Het ophalen en selecteren van onderzoeksonderwerpen zullen wij zo spoedig mogelijk na de gemeenteraadsverkiezingen doen. Twee onderzoeken lopen nog door, te weten de Wegwijzers en Jeugdzorg. Daarnaast zien wij nog ruimte voor het starten van een onderzoek voordat de onderzoeksonderwerpen bij de fracties zijn opgehaald. Voor de keuze van het onderzoeksonderwerp maken wij ook gebruik van de groslijst van 2016/2017. ONDERZOEKEN VOOR

18 18

19 7 Budget 2018 Het beschikbare budget voor de rekenkamercommissie is door de gemeenteraad bij de vaststelling van de programmabegroting 2018 bepaald op ,-. per jaar. BUDGET

20 20

21 VOETTEKST 21

22 Januari 2018 Contact met Gemeente Alphen aan den Rijn Bezoekadres Stadhuisplein SH Alphen aan den Rijn Postadres Postbus AA Alphen aan den Rijn Telefoon +31(0) Website Mail rekenkamercommissie@alphenaandenrijn.nl VOETTEKST