Procoach Door: Maarten Verkuijlen 13 oktober 2018

Transcriptie

1 Procoach Door: Maarten Verkuijlen 13 oktober 2018

2 Wat is procoach? Het Procoach systeem is een op ISO gebaseerd en op turncoach toegespitst management- en kwaliteitsprogramma dat de totale organisatie van een turnafdeling omvat. ISO: International Standardisation Organisation

3 Opdracht: Schrijf 5 dingen op die je doet buiten het lesgeven.

4 Waarom Procoach? Procoach: Zorgt ervoor dat de helicopterview van de coach groter wordt. Geeft de coach een duidelijk organisatieplan met alle taken die jaarlijks terugkomen.

5 Waarom Procoach?

6 Het Procoach model Visie opstellen Doelen stellen Structureren Organiseren 1. Denken 2. Plannen 4. Evalueren 3. Doen Meten Rapporteren Communiceren Uitvoeren Inspireren

7 De scope De scope geeft de organisatiestructuur weer waarin alle taken verwerkt worden.

8 De scope Beleid & Organisatie Kwaliteit Uitvoering Scope Faciliteiten Leiding Communicatie Administratie

9 Visie & beleidsplan afdeling Opstellen activiteitenplan! & organisatieplan Taakverdeling & eindverantwoordelijken Herzien calamiteitenplan Controle EHBO koffer Wet & Regelgeving check (Bestuur) Beleid & Organisa tie

10 Reglementen & juryzaken (Wedstrijdsport) Opleidingsplan Jaarplanning & periodeplanningen Lesvoorbereidingen & programma s Blessureprogramma s Uitvoeri ng

11 Inrichting taken assistent, coach, hoofdcoach Bijscholingen, competentieontwikkeling Instroom, doorstroom & uitstroom coaches Overlegstructuur, communicatieplan Notules vergaderingen Leiding

12 Absenties blessures, ongevallen Leads, opzeggingen Administr atie

13 Communicatieplan sporters & ouders Activiteiten, wedstrijden Instroom, doorstroom, uitstroom sporters Lesroosters, vakantieroosters Communicatie externe partijen Marketing Communicat ie

14 Opstart, afsluit & schoonmaakroosters Inventarisatie & onderhoud materialen Wensenlijst materialen Inkoop materialen Inventarisatie trainingsmaterialen & wedstrijdkleding voor sporters Facilite iten

15 WKB (Wat kan beter?) Tevredenheidsonderzoek Documentenbeheer Kwalitei t

16 Implementatie Het opzetten van de structuur is relatief snel gedaan omdat alle facetten zijn uitgewerkt. Het implementeren van alle structuren duurt ongeveer 1 tot 2 jaar. Het vergt tijd om veranderingen door te voeren en te zorgen dat iedereen het systeem volgt. Coaches die met het systeem gaan werken zullen merken dat de extra energie die je investeert zeker de moeite waard is!

17 Enkele impressies: Visie Piramide Met de visie piramide wordt nagedacht over de droom, het pedagogisch klimaat, de organisatie, de beoogde prestaties en hoe iedereen met de neuzen dezelfde kant op komen te staan.

18 Enkele impressies: doorstroom model van leiding Dit document is bedoeld om een constante instroom en doorstroom van coaches te creëren en zo een leidingtekort te voorkomen

19 Enkele impressies: Tevredenheidsonderzoek Het is belangrijk om af en toe een tevredenheidsonderzoek te doen zodat je het lesaanbod beter kunt afstemmen op de leden. In het tevredenheidsonderzoek wordt gekeken naar: Profilering Tevredenheid club, accommodatie, les, evenementen, communicatie Wat leden belangrijk vinden Tevredenheid prijs-kwaliteit

20 Vragen?

21 Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan In het activiteiten plan staan alle werkzaamheden die je het komende jaar gaat doen. Deze zijn ingedeeld per systeemnummer. Als je alle activiteiten geïnventariseerd hebt dan kun je deze inplannen in het Organisatie(jaar)plan. Op deze manier weten alle partijen wat er van ze verwacht wordt en wie ervoor verantwoordelijk is. Hieronder staat een standaard lijst. Je kan natuurlijk altijd punten toevoegen of verwijderen. De kopjes in de tabel betekenen: Nr.: Activiteit: Opmerkingen: Freq.: Mnd(en): Eindverantwoordelijke: Nummer binnen de scope Omschrijving van wat gedaan moet worden Extra wetenswaardigheden Hoe vaak komt de activiteit in het seizoen voor In welke maanden zijn de activiteiten ingepland Wie zorgt ervoor

22 Organisatie & Beleid Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan Nr. Activiteit Opmerkingen Freq. Mnd(en) Eindverantwoordelijke 110 Herzien visie, opstellen beleidsplan Bijwerken Organogram Herzien v.d. Scope 2 5, Opstellen activiteitenplan Opstellen organisatieplan VSK regelgeving Calamiteitenplan check Controle EHBO koffer 2 3, Wet & regelgeving check 1 8

23 Uitvoering Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan Nr. Activiteit Opmerkingen Freq. Mnd(en) Eindverantwoordelijke 210 Juryreglement check Opleidingsplan herzien Macro-, mesoplanning Lesvoorbereidingen & Programma s 240 Opstellen/herzien blessure programma s 1 9

24 Leiding Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan Nr. Activiteit Opmerkingen Freq. Mnd(en) Eindverantwoordelijke 310 Herzien taken en functieprofielen Uitwerken coachplanning 2 1, Functioneringsgesprekken/ POP 2 7, Werven van nieuwe 2 7,12 hulptrainers/stagiaires 331 Instroom van nieuwe (hulp) 2 1,8 trainers/stagiaires 333 Doorstroom, uitstroom trainers 2 1,8 340 Uitje Trainers Bijscholing Trainers 2?? 340 Bedankje trainers 2 7, Verjaardagskaart 1?? 350 Overleg Voorzitter-Hoofdcoach 4 2,5,8, Teamoverleg 4 2,5,8, Kaderoverleg(met bestuur) 2 6,12

25 Administratie Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan Nr. Activiteit Opmerkingen Freq. Mnd(en) Eindverantwoordelijke 410 Evaluatie absenties en blessure 4 1,4,7,10 rapportage 411 Evaluatie leads en opzeggingen Operationele seizoensrapportage Doorsturen absentielijsten maandelijks 1-12 Elke maand

26 Communicatie Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan Nr. Activiteit Opmerkingen Freq. Mnd(en) Eindverantwoordelijke 510 Oudervergadering 2 1,8 510 Ledenvergadering Voortgangsgesprekjes 10 min per gesprek 2 1,7 513 Nieuwsbrief 2 4, Diploma turnen Voortgang leerlijnen 2 7, Ouder-kind dag Vriendjes dag 2 6, Wedstrijd organisatie 3 weken voor de wedstrijd?? (Denk ook aan pakjes!!) moet alles geregeld zijn! 524 Clubkampioenschappen Turnkamp 1 7

27 Communicatie Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan Nr. Activiteit Opmerkingen Freq. Mnd(en) Eindverantwoordelijke 530 Instroom, doorstroom, uitstroom 2 7,12 turners 531 Update contactinformatie turners 4 8,11,2,5 532 Informatieboekje bijwerken Relatielijsten externe partijen nakijken 2 2,8 540 Sponsoren en externe partners 2 7,11 bedanken 550 Demonstratie Hemelvaart 1 5 Dorpsfeest 550 Beheren website, social media Update perslijst Lesrooster check 2 7, Opzet van zomerrooster 1 5

28 Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan Faciliteiten Nr. Activiteit Opmerkingen Freq. Mnd(en) Eindverantwoordelijke 610 Opstart- afsluitlijst herzien Schoonmaakrooster herzien 2 4,8 612 Controle of alle schoonmaakmaterialen 6 2,4,6,8, 10,12 voorhanden zijn 613 Schoonmaak check 6 1,3,5,7, 9, Controle reparatie-/ onderhoudslijst 6 2,4,6,8, 10, Inventarisatie toestellen, materialen 2 4, Inventarisatie trainings- en 2 4,10 wedstrijdkleding en materialen 630 Opschonen documenten 1 11

29 Kwaliteit Bijlage: Voorbeeld activiteitenjaarplan Nr. Activiteit Opmerkingen Freq. Mnd(en) Eindverantwoordelijke 710 Controleren ideeënbusje 3 2,6, Evaluatie WKB punten 2 3, Tevredenheidsonderzoek 1 6

30 Vragen? Starten met Procoach of bijscholing op de club: Maarten Verkuijlen Mail: Tel:

31