Organisatiestructuur. Waterpolo Commissie ZPC-AMERSFOORT. Auteur: Waterpolo Commissie ZPC-AMERSFOORT Datum: 24 juni 2017

Transcriptie

1 Organisatiestructuur Waterpolo Commissie ZPC-AMERSFOORT Auteur: Waterpolo Commissie ZPC-AMERSFOORT Datum: 24 juni 2017 SAMENVATTING In dit document wordt de organisatie structuur van de Waterpolo commissie van ZPC-AMERSFOORT omschreven.

2 Inhoudsopgave 1) INLEIDING: ) TAAK, BEVOEGDHEID EN VERANTWOORDELIJKHEID WPC: ) TAKEN WPC: ) ORGANISATIE WPC ) ORGANOGRAM WPC ) OVERLEGSTRUCTUREN ) DAGELIJKS BESTUUR: ) WPC VERGADERING: ) TECHNISCHE ZAKEN: ) COÖRDINATOREN BESPREKINGEN: ) KADER ) FUNCTIEPROFIELEN WPC VOORZITTER WPC PENNNINGMEESTER WPC SECRETARIS WPC TECHNISCHE ZAKEN COÖRDINATOR E&F COÖRDINATOR D COÖRDINATOR C & A COÖRDINATOR B COÖRDINATOR DAMES COÖRDINATOR HEREN 3 T/M ) TOT SLOT... 20

3 1) Inleiding: In dit document beschrijven we de organisatiestructuur van de Waterpolo Commissie (hierna te noemen WPC) van ZPC-Amersfoort. Doelstelling van dit document is om leden van ZPC- Amersfoort duidelijkheid te geven waar de WPC voor staat, welke leden en functies onderdeel uitmaken van de WPC en wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV) van de leden van de WPC zijn. Dit document is tot stand gekomen met behulp van alle leden van de WPC. Elk lid van de WPC heeft eerst zijn eigen TBV opgesteld waarna plenair de TBV s zijn besproken en zijn aangevuld. Elk lid (met name de coördinatoren) heeft algemene TBV s maar ook specifieke bij zijn afdeling behorende TBV s. Organisatiestructuur 3

4 2) Taak, Bevoegdheid en Verantwoordelijkheid WPC: 2.1) Taken WPC: De hoofdtaak van de WPC is het creëren van een veilige en plezierige spelomgeving voor haar leden. Taak, Verantwoordelijkheid, Bevoegdheid Taak 1. Algemeen a. Opstellen jaarplan b. Opstellen waterpolobeleidsplan c. Verantwoordelijkheid afdragen aan het algemeen bestuur van ZPC-AMERSFOORT d. Deelnemen aan vergaderingen van het algemene bestuur e. Mede verantwoordelijkheid dragen voor het beleid van ZPC-AMERSFOORT f. Gezamenlijk met algemeen bestuur het opstellen van gedragsregels die de normen en waarden van ZPC- AMERSFOORT bewaken g. Aanvragen VOG s 2. Contact Leden a. Bijhouden databases spelersmateriaal [zie ook 3.a en 4.a] b. Inventariseren en bijhouden lijst kaderleden [zie ook 3.c en 4.c] c. Bij schorsingen vanuit KNZB ervoor zorgen dat leden zich kunnen verantwoorden voor hun daden [zie ook 5.b] d. Leden ondersteunen bij klachten zowel intern als extern e. Inschakelen van de vertrouwenspersoon bij klachten f. Zorg dragen voor verantwoordelijk kader g. Bijhouden waterpolodeel website h. Verzorging nieuwsbrieven (periodiek 3. Trainen a. Er voor te zorgen dat alle leden kunnen trainen b. Organiseren van genoeg trainingsfaciliteiten c. Afspreken en coördineren badhuur i. Voor trainingsrooster 1. Afstemming SRO [zie ook 5.a] 2. Afstemming WPC-coördinatoren d. Zorgen voor voldoende kader e. Opstellen van trainingsopbouw (SCO) 4. Wedstrijden a. Er voor te zorgen dat alle leden die dat willen wedstrijden kunnen spelen b. Organiseren van competitie wedstr. i. Contacten competitieleiders [zie ook 5.b en 5.c]

5 ii. Contacten met waterpolosecretariaten andere verenigingen iii. Contacten met eigen teamleiders c. Zorgen voor voldoende kader d. Afspreken en coördineren badhuur i. Voor competitie 1. Afstemming SRO [zie ook 5.a] 2. Afstemming Zwemcommissie 3. Afstemming ZV Hoogland e. Organiseren jury i. Samenstelling juryrooster (2x per jaar) 1. Samenstellen basisgegevens 2. Afstemming met opstellers van rooster 3. Definitieve samenstelling rooster en verspreiding daarvan ii. Herinneringsbrieven enz. juryrooster (elke competitieweek) iii. Verzorging 4 tablets f. Coördinatie scheidsrechters 5. Extern a. Contact houden met SRO b. Contact houden met de KNZB c. Contact houden met Regio MidWest van KNZB d. Contact houden met WFN i. Zitting hebben in WFN 6. Evenementen a. Organiseren van evenementen i. Afspreken en coördineren badhuur 1. Afstemming SRO [zie ook 5.a] Verantwoordelijkheid Beslissingen nemen die er voor zorgen dat de taken volbracht worden Opstellen van gedragsregels Aanstellen van leden van de WPC Bij problemen deze bespreekbaar maken. Leden die zich niet houden aan de gedragsregels van de WPC schorsen of royeren. De leden een voorstel doen voor het verhogen of verlagen van de contributie Financiële afspraken maken aan kader en spelers binnen de vastgestelde begroting Uitgaven doen binnen de vastgestelde begroting Het vervangen van leden van de WPC welke niet voldoen aan de vastgestelde TBV (zie TBV leden WPC) Bevoegdheid Verantwoordelijkheid afdragen aan de waterpololeden van ZPC-Amersfoort Zorgen dat de hoofdtaak wordt bewerkstelligd Uitvoering van de taken Verantwoordelijk voor de, door het algemene bestuur, vastgestelde begroting van de WPC Organisatiestructuur 5

6 3) Organisatie WPC De WPC bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Het dagelijks bestuur. Deze bestaat uit: a. de voorzitter van de WPC b. de penningmeester van de WPC c. de secretaris van de WPC 2. Jeugdafdelingen. De jeugdafdelingen zijn als volgt opgedeeld a. Coördinator Jeugd E en F b. Coördinator Jeugd D c. Coördinator Jeugd C d. Coördinator Jeugd B e. Coördinator Jeugd A 3. Volwassenenafdelingen. Deze is als volgt opgedeeld a. Coördinator Dames 1 t/m 4 b. Coördinator Heren 3 t/m 11 c. Coördinator Heren 1 en 2 4. Overige afdelingen. Dit zijn: a. Technische zaken b. Communicatie c. Social media d. PR

7 4) Organogram WPC Het organogram van de WPC is geen hiërarchisch model. Elke coördinator is verantwoordelijke voor zijn eigen afdeling en neemt daarin ook haar/zijn eigen beslissingen in. De coördinator handelt naar de vastgestelde TBV (zie hoofdstuk 7) Het dagelijks bestuur is ondersteunend aan de coördinatoren en visa versa. Het dagelijks bestuur is wel gemachtigd om beslissingen van een coördinator te corrigeren mocht de beslissing niet overeenkomen met de regels en beleid van de WPC. Het dagelijks bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid van de WPC waardoor zij beslissingen van de coördinatoren kan corrigeren. Coördinatoren Marke=ng Dagelijks bestuur Voorzi&er Penningmeester Secretaris Coördinator H1&2 Communica=e, PR, Social media Technische zaken 5) Overlegstructuren 5.1) Dagelijks bestuur: Het dagelijks bestuur vergaderd 1x in de 2 weken. Tijdens deze vergadering worden de actiepunten bewaakt uit de WPC vergadering, worden lopende zaken besproken en worden WPC vergaderingen voorbereid. Tevens is het mogelijk voor WPC leden zaken te bespreken die niet met de gehele WPC besproken hoeven te worden. Voordeel hiervan is dat WPC vergaderingen kort en bondig gehouden kunnen worden. Organisatiestructuur 7

8 5.1) WPC vergadering: De WPC vergadering wordt 1x in de 6 weken gehouden. Is het noodzakelijk dan kan het dagelijks bestuur van de WPC meerdere vergaderingen organiseren. Tijdens de WPC vergadering wordt geen notulen opgesteld maar een actielijst zodat de leden van de WPC weten wanneer zij taken afgehandeld moeten hebben. 5.2) Technische zaken: Afdeling technische zaken vergadert op afroep. In deze vergadering wordt de stand van zaken van het technisch beleid besproken. Terugkoppeling naar de WPC vindt plaats tijdens de WPC vergaderingen 5.3) Coördinatoren besprekingen: Coördinatoren bespreken regelmatig (minmaal 1x per maand) de stand van zaken binnen hun afdeling met de trainers en coaches. Terugkoppeling naar de WPC vindt plaats tijdens de WPC vergadering

9 6) Kader In het waterpolobeleidsplan wordt er uitvoerig in gegaan hoe de WPC het kader rondom de teams heeft georganiseerd. Het waterpolobeleidsplan kan je vinden op de waterpolosite van ZPC-Amersfoort Organisatiestructuur 9

10 7) Functieprofielen WPC Onderstaand de functieprofielen van de leden van de WPC. De functieprofielen hebben als doel duidelijkheid te verschaffen voor de leden van ZPC-Amersfoort wat de TBV s zijn van de leden van de WPC. Hiermee bereiken we dat leden kunnen nagaan voor welke specifieke vraag etc. ze bij welk lid van de WPC moeten zijn. Tevens geeft het duidelijkheid aan de leden van de WPC wat er van hun verwacht wordt. TBV s van de coördinatoren zijn gesplitst in Algemene TBV s en Specifieke TBV s. Sommige coördinatoren hebben per leeftijdsgroep andere TBV s dan andere als voorbeeld; de coördinator van de E&F heeft andere TBV s dan de coördinator van de heren 3-11 Voorzitter WPC NOTE: Voorzitter WPC wordt gekozen tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV). Jaarlijks wordt er een herstemming uitgevoerd tijdens de ALV. Er zit geen maximale bestuursperiode op het voorzitterschap van de WPC TVB Taak - Voorzitten WPC vergadering - Voorzitten DB-WPC vergadering - Ondersteunen leden WPC - Bij problemen deze inventariseren en bespreken - Zitting in vergadering DB ZPC Amersfoort - Opstellen/verzamelen info voor jaarplan WPC in samenspraak met leden WPC - Organiseren van de WPC - Organiseren en bewaken van waterpolobeleidsplan - Bewaken club cultuur Verantwoordelijkheid - Organisatie WPC - Jaarplan WPC - Begroting WPC - Het creëren van een veilige en plezierige spelomgeving voor onze leden - Uitvoering waterpolobeleidsplan - Naleving van organisatiestructuur Bevoegdheid - Het nemen van beslissingen om bovenstaande taken en verantwoordelijkheden na behoren te kunnen uitvoeren - Aanstellen leden WPC - Aanstellen van kader - Financiële afspraken maken met kader - Aanbieden van contracten - Opleggen van sancties bij overtreden richtlijnen en regels van ZPC-Amersfoort - Schorsen van leden van de afdeling waterpolo - Ontheffen van functie van kader en leden WPC bij disfunctioneren

11 Penningmeester WPC TVB Taak - Vastleggen financieel beleid (financiële spelregels) - Inkomsten inzichtelijk - Uitgaven inzichtelijk - Contact sponsorcommissie - Eerste aanspreekpunt WPC voor penningmeester DB ZPC - Opstellen begroting - Behandelen verzoeken tot gebruik vrij besteedbaar budget - Zorg dragen voor tijdige betaling van gecontracteerde personen - Contractenstructuur opzetten Verantwoordelijkheid - Accorderen betalingen door administratie voor uitgaven binnen vastgestelde begroting - Accorderen betalingen door administratie voor uitgaven binnen vrij besteedbaar budget Bevoegdheid - Integer financieel beleid waterpolocommissie Organisatiestructuur 1 1

12 Secretaris WPC TVB Taak - Coördinatie van vooral administratieve zaken. Mede met medewerking van Arjan Benschop (externe contacten) en Margriet Bisschoff (startvergunningen enz.) Verantwoordelijkheid - Administratieve voeding op orde - Competitierooster op orde - Badhuurrooster op orde - Website sectie waterpolo - Nieuwsbrieven waterpolo Bevoegdheid - Roosteraanpassingen o Wedstrijden o Badhuur o Jury enz.

13 Technische zaken TVB Taak - Technische coördinatie Verantwoordelijkheid - Technische lijn jeugd t/m senioren - Technische lijn tweedeling: o prestatief o recreatief Bevoegdheid - Mede en vooraf beslissen aanstelling trainers (prioritering) - Beleidsplan opstellen, sturen en evalueren - Klankbord jeugd coördinatoren, trainers en coaches Organisatiestructuur 1 3

14 Coördinator E&F TVB Taak Verantwoordelijkheid Bevoegdheid Algemene taken: - Goed kader vinden - Voldoende trainingswater organiseren in samenspraak met WPC - Motiveren gebruik SCO - Evalueren trainers/coaches - Contact houden met ouders, trainers, coaches en spelers - Aanspreekpunt voor ouders, trainers, coaches en spelers - Per seizoen opstellen van budget voor realiseren doelstellingen Algemene verantwoordelijkheden: - Badwater bepalen/aanvragen - In samenwerking met trainers en coaches indelen teams en opgave teams - Conflicten managen - Organiseren van voldoende kader - 1 e aanspreekpunt - naleving van selectieprocedure welke vastgesteld is in waterpolobeleidsplan Specifieke taken: - begeleiden van hulp trainers. - Zorgen voor een veilige omgeving om te kunnen sporten. - (hulp) trainers zijn zelf verantwoordelijk voor het zoeken van een vervangende trainer/coach. - Zorgen dat materiaal na de training is opgeruimd. Weet waar het materiaal hoort. - Langs de badrand in clubkleding lopen. Algemene bevoegdheden: - Mede beslissen aanstellen kader - In samenspraak beslissen hoeveel teams we opgeven per competitie jaar - Bepalen teamindeling - Keuze van toernooien - Bepalen van budget per seizoen - Afstemmen van wisseling van spelers(sters) binnen teams - Leden aanspreken op gedrag - Sociale activiteiten organiseren

15 Coördinator D TVB Taak: Verantwoordelijkheid: Bevoegdheid: Algemene taken: - Goed kader vinden - Voldoende trainingswater organiseren in samenspraak met WPC - Motiveren gebruik SCO - Evalueren trainers/coaches - Contact houden met ouders, trainers, coaches en spelers - Aanspreekpunt voor ouders, trainers, coaches en spelers - Per seizoen opstellen van budget voor realiseren doelstellingen Specifieke taken: - Stimuleert het trainen conform MOW Waterpolo - I.s.m. kader realiseren van duidelijke evaluatie dan wel spelervolgsysteem - Frequent bezoek van wedstrijden D-sectie Algemene verantwoordelijkheden: - Badwater bepalen/aanvragen - In samenwerking met trainers en coaches indelen teams en opgave teams - Conflicten managen - Organiseren van voldoende kader - 1 e aanspreekpunt - Naleving van selectieprocedure welke vastgesteld is in waterpolobeleidsplan Specifieke taken: - Waarborgen gebruik SuperCoachOnline evenals trainen conform MOW Waterpolo - Trainingsmaterialen Algemene bevoegdheden: - Mede beslissen aanstellen kader - In samenspraak beslissen hoeveel teams we opgeven per competitie jaar - Bepalen teamindeling - Keuze van toernooien - Bepalen van budget per seizoen - Afstemmen van wisseling van spelers(sters) binnen teams - Leden aanspreken op gedrag - Sociale activiteiten organiseren Organisatiestructuur 1 5

16 Coördinator C & A TVB Taak Verantwoordelijkheid Bevoegdheid Algemene taken: - Goed kader vinden - Voldoende trainingswater organiseren in samenspraak met WPC - Motiveren gebruik SCO - Evalueren trainers/coaches - Contact houden met ouders, trainers, coaches en spelers - Aanspreekpunt voor ouders, trainers, coaches en spelers - Per seizoen opstellen van budget voor realiseren doelstellingen Algemene verantwoordelijkheden: - Badwater bepalen/aanvragen - In samenwerking met trainers en coaches indelen teams en opgave teams - Conflicten managen - Organiseren van voldoende kader - 1 e aanspreekpunt - naleving van selectieprocedure welke vastgesteld is in waterpolobeleidsplan Algemene bevoegdheden: - Mede beslissen aanstellen kader - In samenspraak beslissen hoeveel teams we opgeven per competitie jaar - Bepalen teamindeling - Keuze van toernooien - Bepalen van budget per seizoen - Afstemmen van wisseling van spelers(sters) binnen teams - Leden aanspreken op gedrag - Sociale activiteiten organiseren

17 Coördinator B TVB Taak Verantwoordelijkheid Bevoegdheid Algemene taken: - Goed kader vinden - Voldoende trainingswater organiseren in samenspraak met WPC - Motiveren gebruik SCO - Evalueren trainers/coaches - Contact houden met ouders, trainers, coaches en spelers - Aanspreekpunt voor ouders, trainers, coaches en spelers - Per seizoen opstellen van budget voor realiseren doelstellingen Specifieke taken: - Motiveren tactische lijn uit zetten door trainers - Monitoren of trainingen en wedstrijden goed gaan, eventueel bij sturen. - Stimuleren voor het volgen van opleidingen - Regelmatig contact houden, zichtbaar zijn voor de kader leden. Algemene verantwoordelijkheden: - Badwater bepalen/aanvragen - In samenwerking met trainers en coaches indelen teams en opgave teams - Conflicten managen - Organiseren van voldoende kader - 1 e aanspreekpunt - naleving van selectieprocedure welke vastgesteld is in waterpolobeleidsplan Specifieke taken: - Ondersteunen trainers en coaches bij afwijkende omgangsvormen. Algemene bevoegdheden: - Mede beslissen aanstellen kader - In samenspraak beslissen hoeveel teams we opgeven per competitie jaar - Bepalen teamindeling - Keuze van toernooien - Bepalen van budget per seizoen - Afstemmen van wisseling van spelers(sters) binnen teams - Leden aanspreken op gedrag - Sociale activiteiten organiseren Organisatiestructuur 1 7

18 Coördinator Dames TVB Taak Verantwoordelijkheid Bevoegdheid Algemene taken: - Goed kader vinden - Voldoende trainingswater organiseren in samenspraak met WPC - Motiveren gebruik SCO - Evalueren trainers/coaches - Contact houden met ouders, trainers, coaches en spelers - Aanspreekpunt voor ouders, trainers, coaches en spelers - Per seizoen opstellen van budget voor realiseren doelstellingen Specifieke taken: - Monitoren inval stroom bij Dames. Algemene verantwoordelijkheden: - Badwater bepalen/aanvragen - In samenwerking met trainers en coaches indelen teams en opgave teams - Conflicten managen - Organiseren van voldoende kader - 1 e aanspreekpunt - naleving van selectieprocedure welke vastgesteld is in waterpolobeleidsplan Algemene bevoegdheden: - Mede beslissen aanstellen kader - In samenspraak beslissen hoeveel teams we opgeven per competitie jaar - Bepalen teamindeling - Keuze van toernooien - Bepalen van budget per seizoen - Afstemmen van wisseling van spelers(sters) binnen teams - Leden aanspreken op gedrag - Sociale activiteiten organiseren Specifieke bevoegdheden: - Lijn D1-2 (ander persoon WPC in overleg met Hoofdtrainer Coach) - Lijn D3-4

19 Coördinator heren 3 t/m 11 TVB Taak Algemene taken: - Goed kader vinden - Voldoende trainingswater organiseren in samenspraak met WPC - Motiveren gebruik SCO - Evalueren trainers/coaches - Contact houden met ouders, trainers, coaches en spelers - Aanspreekpunt voor ouders, trainers, coaches en spelers - Per seizoen opstellen van budget voor realiseren doelstellingen Verantwoordelijkheid Algemene verantwoordelijkheden: - Badwater bepalen/aanvragen - In samenwerking met trainers en coaches indelen teams en opgave teams - Conflicten managen - Organiseren van voldoende kader - 1 e aanspreekpunt - naleving van selectieprocedure welke vastgesteld is in waterpolobeleidsplan Bevoegdheid Algemene bevoegdheden: - Mede beslissen aanstellen kader - In samenspraak beslissen hoeveel teams we opgeven per competitie jaar - Bepalen teamindeling - Keuze van toernooien - Bepalen van budget per seizoen - Afstemmen van wisseling van spelers(sters) binnen teams - Leden aanspreken op gedrag - Sociale activiteiten organiseren Organisatiestructuur 1 9

20 8) Tot slot Dit document is met zorg opgesteld met de kennis van vandaag. Mocht er iets niet duidelijk zijn of hebben we taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en organisatorische onderdelen vergeten mail je vraag, opmerking, feedback, tip etc. dan naar de voorzitter van de WPC met