Hospice Enschede Manager Coördinator Hospice Informatie voor belangstellenden

Transcriptie

1 Hospice Enschede Manager Coördinator Hospice Informatie voor belangstellenden Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

2 Voorwoord Deze notitie is bedoeld om degenen die belangstelling hebben voor de vacature van Manager- Coördinator van het Hospice Enschede inzicht te geven in de organisatie, de functie en de gewenste profielen. De laatste paragraaf geeft praktische informatie en inzicht in de procedure. Op onze website vindt u wat dit laatste betreft de meest actuele informatie. Ook zijn we graag bereid u telefonisch te woord te staan. Dit document is tot stand gekomen na gesprekken met een aantal vrijwilligers, de Vrijwilligersraad, een medewerkster van Livio, de huidige coördinatoren en het bestuur. Daarnaast zijn interne en externe documenten geraadpleegd. Aldus is een goed beeld ontstaan van de strategie en ontwikkelingen van Hospice Enschede. Meer informatie over Hospice Enschede kunt u vinden op Terra Management Search, Bert Hokken, consultant Dianne Kurvers, search consultant Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

3 Hospice Enschede Hospice Enschede is een Bijna Thuis Huis, waar aan de bewoners zorg en ondersteuning wordt geboden als er geen kans meer is op genezing en het overlijden niet lang meer op zich laat wachten. De zorg richt zich op comfort en kwaliteit van de laatste tijd voor zowel bewoners als de naasten. Naasten kunnen zelf de zorg voortzetten, gesteund door de eigen huisarts, het team van Livio-medewerkers en de vrijwilligers. Het Hospice is aangesloten bij de VPTZ, de belangenvereniging Vrijwillige Palliatieve Zorg Nederland, die mede bijdraagt aan de deskundigheidsbevordering van alle medewerkers. De medische zorg wordt geleverd door de eigen huisarts, de overige zorgverlening door vrijwilligers, samen met de professionele zorgverleners (in dienst van een professionele thuiszorgorganisatie) en de mantelzorgers van de bewoners. Alle bewoners hebben een eigen kamer en badkamer en houden de regie in handen. Sinds 2017 is er tevens een kamer met een tweepersoons verpleegbed, voor echtparen die beiden zorg nodig hebben. In Hospice Enschede heerst rust waardoor de bewoners en hun naasten tot zichzelf kunnen komen. Zodat bewoners de laatste periode van hun leven naar wens kunnen invullen met volledig respect voor de eigen leefwijze en levensovertuiging. De vrijwilligers en professionals die actief zijn binnen de muren van het hospice hebben een gedeelde passie. Kenmerken van deze passie: Vrijwilligers en professionals hebben hetzelfde doel voor ogen: stervenden hebben de zorg nodig die ze verdienen. Met en naast elkaar willen zij die (gedeelde) zorg verlenen. Het zorgen voor stervenden is een bewuste keuze. Het aantal bewoners is de laatste jaren fors gestegen en bereikt dit jaar met naar verwachting ongeveer 170 bewoners een maximum dat op de 8 beschikbare kamers kan worden gehuisvest. Bewoners hebben, als voorwaarde om opgenomen te kunnen worden, een medische indicatie waaruit een nog verwachte levensduur van minder dan 3 maanden blijkt. De gemiddelde ligduur in het hospice is ongeveer 14 dagen. Het is niet de ambitie van Hospice Enschede om de capaciteit uit te breiden. Het hospice neemt een neutrale houding ten opzichte van euthanasie. Beslissingen voor euthanasie zijn voorbehouden aan de bewoner en zijn/haar huisarts. Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

4 Organisatie Bestuur Het vrijwilligersbestuur is statutair eindverantwoordelijk voor de organisatie. Het bestuur bestaat, door het ontvallen van een tweetal bestuursleden, momenteel uit 3 leden. Voor de 2 vacatures zijn gespreksrondes met kandidaten gepland. Men hoopt hierdoor weer spoedig met een voltallig bestuur van 5 leden verder te kunnen. Het bestuur vergadert veelal samen met de coördinatoren en driemaal per jaar met de vrijwilligersraad. Coördinatoren Er zijn momenteel twee coördinatoren werkzaam in het hospice, die samen collegiaal verantwoordelijk zijn voor de organisatie. Een van de coördinatoren heeft een dienstverband voor 32 uur per week en richt zich op de interne zaken. De tweede coördinator, die momenteel meer belast is met de externe zaken, werkt 18 uur per week voor het hospice. Daarnaast werkt zij voor Leendert Vriel Twente (Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg). Het is de bedoeling om met het aantrekken van de nieuwe coördinator een (beperkte) wijziging in de interne organisatie door te voeren. Deze wijziging wordt op de volgende pagina verder toegelicht. De coördinatoren geven leiding aan de medewerkers (vrijwilligers) van het hospice en participeren in lokale en landelijke netwerken en onderhouden contact met de samenwerkingspartner Livio. Zij adviseren gevraagd en ongevraagd het bestuur, en zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op onder andere de gebieden: zorg; hoteldiensten, bezettingsgraad, kwaliteit, financiën, fondsenwerving, vrijwilligers. Het is vanzelfsprekend dat de twee betaalde coördinatoren met elkaar op een goede wijze samenwerken en elkaar bij afwezigheid in geval van calamiteit kunnen vervangen. Geconstateerd moet worden dat de samenwerking tussen de twee coördinatoren in het afgelopen jaar minder goed uit de verf is gekomen. De coördinatoren zijn samen met een van de vrijwilligers 24/7 bereikbaar en hebben daarvoor een achterwachtrooster. Vrijwilligers De bijna 60 vrijwilligers verlenen de zorg als mantelzorger. Iedere vrijwilliger werkt minimaal 2 diensten in de week van 5 uur. De vrijwilligers worden met behulp van cursussen en een inwerkprogramma opgeleid voor hun taak. Scholing van de vrijwilligers is binnen Hospice Enschede een belangrijk item. Naast de zorgvrijwilligers zijn er enkele vrijwilligers die de aankleding van het hospice verzorgen, de tuin bijhouden, koken en klussen. Voor het koken wordt door vrijwilligers thuis gekookt en in kleine porties ingevroren. Hierdoor kunnen de wensen van de bewoners, ook op dit gebied, veelal ingewilligd worden. Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

5 De twee betaalde coördinatoren hebben ondersteuning gekregen van drie vrijwilligers die taken op zich nemen als: inroostering vrijwilligers; gebouwbeheer, PR-ondersteuning, intervisie, achterwacht en waarneming bij afwezigheid van de coördinatoren. Twee vrijwilligers ontvangen de fiscaal maximaal vrijgestelde vergoeding voor vrijwilligers, De derde vrijwilliger is naast dat zij als vrijwilligster diensten in de zorg draait, voor 1 dag per week betaald werkzaam. Zij is belast met de facturering en andere administratieve werkzaamheden. Vrijwilligersraad De vrijwilligersraad bestaat uit 5 leden, Zij vertegenwoordigen de vrijwilligers naar de coördinatoren en het bestuur, De vrijwilligers zijn nu zeer tevreden over het werkklimaat, wat de directe noodzaak van een vrijwilligersraad minder maakt. Toch blijken er altijd weer zaken te zijn waarvan het goed is om deze te bespreken met een afvaardiging van de vrijwilligers. Om deze reden juichen de coördinatoren en het bestuur de samenwerking met de vrijwilligersraad toe. Livio team Livio biedt thuiszorg, revalidatie, verpleegzorg en woondiensten. Livio is gespecialiseerd in ouderenzorg en is onder andere actief in Enschede. Binnen het hospice is een vast team van Liviomedewerkers werkzaam. Dit team bestaat uit zeven verzorgenden en een verpleegkundige. De professionals van Livio vormen samen met de vrijwilligers een team. Bekostiging van de Liviomedewerkers vindt plaats uit de vergoedingen van bewoners die zij via verzekering of sociale wetgeving verkrijgen. Financiën Hospice Enschede is een financieel gezonde organisatie. Jaarlijks wordt een bescheiden positief resultaat behaald. Naast subsidies wordt voor iedere bewoner een vast bedrag ontvangen, onafhankelijk van de ligduur. Deze inkomstenstroom is niet toereikend voor een gezonde financiële huishouding, hier zijn alternatieve financieringsstromen zoals sponsorgelden en giften voor nodig. Hiervoor is een actief sponsorbeleid ontwikkeld dat verder uitgewerkt dient te worden. Beoogde organisatie Het Hospice Enschede is goed georganiseerd. Nu de coördinator vertrekt die 32 uur werkt, wordt echter wel een kleine organisatiewijziging doorgevoerd. Dit gebeurt in goed overleg én met volle instemming van de coördinator (die 18 uur werkt) en die aan het Hospice verbonden blijft. Gekozen is om over te gaan naar een tweetal functies: 1. Manager coördinator Hospice. 2. Beleidsmedewerker coördinator Hospice De manager coördinator is belast met de algemene leiding, uiteraard in goed overleg met de beleidsmedewerker coördinator, de vrijwilligersraad en de vrijwilligers. De manager coördinator is verantwoording aan het bestuur schuldig. Primair is de nieuwe functionaris verantwoordelijk voor de operationele aansturing van het hospice en voor de vrijwilligers. Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

6 De beleidsmedewerker coördinator werkt nauw samen met de manager coördinator en vervangt deze bij diens afwezigheid en in geval van calamiteit. Zij legt verantwoording af aan de manager coördinator en is verantwoordelijk voor: werving fondsen en vrijwilligers en PR en ondersteunt de manager coördinator daar waar nodig. Nadat de nieuwe manager coördinator ingewerkt is, zal in goed overleg een nieuwe taakverdeling tussen de twee coördinatoren gemaakt worden. Doel hierbij is dat ieders kwaliteiten optimaal benut worden. De coördinatoren zijn samen met een van de vrijwilligers 24/7 bereikbaar en hebben daarvoor een achterwachtrooster. Bekeken dient te worden of vrijwilligers met bijvoorbeeld een relevant arbeidsverleden in de achterwacht mede betrokken kunnen worden. Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

7 Manager Coördinator, de functie De manager coördinator is verantwoordelijk voor de gehele operationele aansturing van Hospice Enschede. Hij/zij is ervoor verantwoordelijk dat bewoners en hun verwanten die zorg krijgen die zij verdienen. Hiervoor is dienend leiderschap nodig waardoor de vrijwilligers, de zorgprofessionals en de beleidsmedewerker coördinator het werk optimaal kunnen uitvoeren. Er wordt een omgeving gecreëerd waar ruimte is voor de talenten en krachten van vrijwilligers en professionals die in gezamenlijkheid en met veel eigen verantwoordelijkheid de best mogelijke zorg en ondersteuning bieden aan stervenden. De manager coördinator is verantwoordelijk voor een bezetting die 24/7 adequaat ingevuld moet zijn. De nieuwe manager zal zelf mede als achterwacht functioneren en telefonische support leveren en in zeer bijzondere gevallen ook s avonds of in het weekend naar het Hospice moeten gaan, om zaken te regelen. De manager coördinator is de spil van de organisatie als het gaat om het onderhouden van interne contacten met de professionals en vrijwilligers. Hij/ zij is in staat om vrijwilligers en de professionals te verbinden. De manager coördinator is op de hoogte van en verantwoordelijk voor het werk van de beleidsmedewerker coördinator die zich vooral bezighoudt met PR, fondsenwerving en communicatie. De manager coördinator onderhoudt de contacten met het bestuur en de vrijwilligersraad. De manager coördinator is verantwoordelijk voor een efficiënte bedrijfsvoering, rekening houdend met een kloppend huishoudboekje. Een bijzondere verantwoordelijkheid voor de manager coördinator ligt in de optimalisatie van de hotelmatige en zorginhoudelijke aspecten van de dienstverlening. Een goed en passend personeelsbeleid is noodzakelijk om medewerkers, die veelal vrijwilliger zijn, te behouden. Zonder de juiste vrijwilligers, is er geen bestaansrecht voor Hospice Enschede. De manager coördinator is verantwoordelijk voor de kwaliteit van organisatiebrede besluiten en de eenheid en consistentie van beleid. De huidige structuur vraagt een professionele manager die veel ruimte geeft aan de medewerkers en vrijwilligers en hun verdere ontwikkeling. Overige resultaatgebieden: De manager coördinator is eerste aanspreekpunt voor het bestuur en bereidt, in samenwerking met de voorzitter, het overleg voor met het bestuur. Het behalen van de hotelmatige, zorginhoudelijke en financiële doelstellingen zoals deze worden vastgelegd in een meerjaren strategieplan. Het verder ontwikkelen van ondernemerschap om de organisatiedoelstellingen - gegeven de veeleisende maatschappelijke vraagstukken - te kunnen realiseren. Het onderhouden en uitbouwen van het netwerk. Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

8 De manager coördinator onderhoudt tevens actuele kennis van de ontwikkelingen in de sector en reageert tijdig op voor de organisatie relevante veranderingen, zoals bewegingen in de markt en veranderende wet- en regelgeving. Het vertegenwoordigen van Hospice Enschede bij belangrijke externe stakeholders. De huidige taakverdeling tussen de twee coördinatoren is richtinggevend voor de functie. In goed overleg en met instemming van het bestuur kan deze taakverdeling op basis van interesses en competenties anders worden ingevuld. Samengevat zijn de kerntaken van de manager coördinator als volgt: Zorg voor goedlopende organisatie; Verbindt vrijwilligers en professionals Zet teams van vrijwilligers in hun eigen kracht; Geeft de professionals ruimte en faciliteert; Zorgt voor transparante communicatie; Vergroot zelfverantwoordelijkheid medewerkers; Draagt zorg voor scholing en training medewerkers; Aanspreekpunt voor medewerkers en bewoners; Bereikbaar voor bewoners en naasten; Blijft op de hoogte van relevante ontwikkelingen. Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

9 Manager Coördinator, het profiel De benoembare kandidaat toont aan te beschikken over: Een relevante zorgachtergrond en beschikt bij voorkeur over kennis en ervaring over palliatieve zorg. Ervaring met verantwoordelijkheid voor een organisatie/vereniging met veel vrijwilligers. Ervaring met verantwoordelijkheid voor een middelgrote organisatie of onderdeel daarvan, bij voorkeur in de gezondheidszorg. Professionele, zakelijke stijl van leidinggeven met een grote compassie voor menselijke aspecten. Diplomatieke kwaliteiten, een verbindend vermogen, oriëntatie op samenwerking. De kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het realiseren van samenwerking met andere partijen in de zorg. Een ondernemende stijl van werken. Ervaring in bedrijfsvoering. Hart voor de zorg met een sterk kwaliteitsbewustzijn. HBO+ werk- en denkniveau, uitstekende conceptuele en analytische kwaliteiten. Hij/zij realiseert zich dat vrijwilligers een andere stijl van leidinggeven vragen, waarbij hier wel geldt dat het wel om vrijwilligerswerk gaat, maar niet vrijblijvend is. Hij/zij past zijn/haar stijl van leidinggeven hierop aan. Ook buiten kantoortijden is de manager coördinator indien nodig beschikbaar voor advies. Betrokkene is onafhankelijk in meningsvorming, ondernemend, heeft een goed ontwikkeld gevoel voor verhoudingen en is doortastend in het bereiken van resultaten. De kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare ervaring in het leiden van complexe organisaties en met vrijwilligers. Hij/zij werkt en argumenteert vanuit de inhoud van de zorg en denkt in het belang van bewoners, vrijwilligers en medewerkers. Ook gaat de kandidaat moeilijke besluiten niet uit de weg en weet bij alle betrokkenen goed uit te leggen waarom bepaalde keuzes noodzakelijk zijn. Hij/zij is een creatief denker en kan binnen bestaande kaders nieuwe oplossingen vinden. Het blijft niet bij plannen, maar de plannen worden ook uitgevoerd. In samenwerkingsrelaties wordt hij/zij ervaren als een deskundige en betrouwbare partner, oplossingsgericht en besluitvaardig. Hij/zij bezit een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, is persoonlijk evenwichtig en blijft dat ook onder druk. De benoembare kandidaat combineert een zakelijke instelling met inlevingsvermogen. Het begrijpen van gevoeligheden in samenwerkingsrelaties, constructieve en diplomatieke kwaliteiten zijn essentieel. Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10

10 Praktische informatie betreffende de procedure Het betreft in beginsel een fulltime functie met een contract voor onbepaalde tijd, een parttime dienstverband voor minimaal vier dagen per week is bespreekbaar. Standplaats is Enschede. De manager coördinator wordt aangesteld door en legt verantwoording af aan het bestuur. Hospice Enschede biedt een passend arbeidsvoorwaardenpakket met een bij de functie behorend salaris (FWG65 CAO VVT). Terra Management Search legt aan de opdrachtgever een long list van kandidaten voor. De opdrachtgever beslist met welke kandidaten zij gaat kennis maken. De selectie- en benoemingsprocedure wordt door Terra Management Search begeleid. Referenties worden alleen ingewonnen na toestemming van de kandidaat. Een assessment kan mogelijk onderdeel zijn van de procedure. Wanneer u geïnteresseerd bent in de vacature, ontvangt Terra Management Search graag uiterlijk maandag 11 juni a.s. een motivatiebrief en curriculum vitae. N.B. U kunt uw sollicitatie uploaden via een link bij de vacature op onze site. Wilt u ons bij sollicitatie laten weten waar u deze vacature voor het eerst zag? Wanneer uw profiel voldoende aanknopingspunten biedt, nodigen wij u uit voor een kennismakingsgesprek met de consultant van Terra Management Search. Vervolgens zal Terra haar presentatie doen aan Hospice Enschede. De 1 e gespreksronde bij Hospice Enschede is gepland op 25 juni in de ochtend. De 2 e gesprekronde is gepland op 27 juni in de avond. Wilt u ons laten weten wanneer u afwezig bent tijdens de hierboven genoemde periode en hoe u tijdens uw afwezigheid eventueel wel bereikbaar bent? Voor resterende vragen nodigen wij u van harte uit ons te bellen of en. Dianne Kurvers, Search Consultant Terra Management Search Telefoon terra@terrasearch.nl Terra Management Search, Informatienotitie, Hospice Enschede, Manager Coördinator Mei /10