VTM GROEP DE ERP-SOFTWARE HEEFT VEEL TAKEN OVERGENOMEN, WAARDOOR WE NOG MAAR WEINIG OVERHEAD HEBBEN

Transcriptie

1 VTM GROEP DE ERP-SOFTWARE HEEFT VEEL TAKEN OVERGENOMEN, WAARDOOR WE NOG MAAR WEINIG OVERHEAD HEBBEN

2 OVER VTM GROEP VTM werd in 1985 in Maassluis opgericht als reseller van de telecomproducten van KPN. De huidige eigenaar nam het bedrijf, met toen zes medewerkers, in 2006 over en verhuisde het naar Maasdijk. Om de afhankelijkheid van KPN te verkleinen, heeft VTM door de jaren heen een range eigen producten en diensten op het gebied van telecom en ICT opgebouwd. Met inmiddels meerdere BV s en labels is het bedrijf uitgegroeid tot de VTM Groep. Anno 2017 werken er 45 mensen bij het bedrijf dat opereert op de zakelijke markt. Overigens zijn de banden met KPN nog steeds hecht: in 2017 kende de telecomreus aan de VTM Groep zelfs de eretitel Business Partner van het Jaar toe. Sinds 2010 richt het bedrijf zich met het label M2M Services ook op toepassingen gericht op Machine to Machine en het Internet of Things. De corebusiness van dit bedrijfsonderdeel is het leveren van allerlei soorten connectiviteitsoplossingen. Waar de activiteiten op het gebied van telecom en ICT bij de VTM Groep, tegen de markt in, elk jaar enkele procenten groei laten zien, groeit M2M Services jaarlijks met dubbele cijfers. De VTM Groep heeft dan ook hoge verwachtingen van deze relatief nieuwe tak van sport. 2 VTM GROEP

3 INHOUDSOPGAVE VISIE OP AUTOMATISERING DE ZOEKTOCHT 4 6 IMPLEMENTATIE 7 11 OVER AFAS 3 VTM GROEP

4 DE ZOEKTOCHT In de zoektocht naar nieuwe bedrijfssoftware ging de VTM Groep uit Maasdijk niet bepaald over één nacht ijs. Niet minder dan negen leveranciers maakten deel uit van het selectieproces. Uiteindelijk leidde dat tot een keuze die niet alleen was gebaseerd op functionaliteit en kosten, maar ook op gevoel. Met het applicatiebeheer werken we aan het verbeteren van de organisatie. Daar kun je nooit genoeg tijd aan besteden." Tot 2015 werd de bedrijfsautomatisering van de VTM Groep gekenmerkt door een veelheid aan systemen. Sommige daarvan waren geïntegreerd, andere niet. In 2015 besloot de bedrijfsleiding dat het tijd was om het IT-landschap opnieuw in te richten. We hadden behoefte aan een nieuwe IT-fundering die ons de mogelijkheid zou bieden voor verdere groei. Om meer inzicht te krijgen in onze bedrijfsvoering hadden we behoefte aan betere rapportagemogelijkheden. Bovendien waren we, anders dan in de oude situatie, op zoek naar eenvoud in de vorm van één systeem. Daarbij hadden we duidelijk voor ogen welk type leverancier het best bij ons zou passen: een betrouwbare en stabiele partner met een duidelijke toekomstvisie. 4 VTM GROEP

5 Aan het woord is Joeri Schnetz, sinds 2006 in dienst bij de VTM Groep. De eerste vijf jaar van zijn dienstverband werkte hij in de verkoop. Daarna ging hij zich als projectmanager interne bedrijfsvoering met de achterkant van de organisatie bemoeien. Sinds 1 januari 2017 is hij Operationeel Directeur. "WE WAREN OP ZOEK NAAR EEN BETROUWBARE EN STABIELE PARTNER MET EEN DUIDELIJKE TOEKOMSTVISIE" Volgens Schnetz lag de keuze voor een ERP-systeem voor de hand. Volledig geïntegreerd, van verkoopkans tot factuur. Daarbij realiseerden we ons dat we met modules zouden gaan werken waarvan de performance lager zou liggen dan het beste wat de markt op dat moment te bieden had. Dat accepteerden we op voorhand, hoewel het achteraf beschouwd reuze is meegevallen. Het gaat er immers niet zozeer om of individuele componenten fantastisch presteren, waar het uiteindelijk op neerkomt is de vraag in hoeverre de gekozen automatiseringsoplossing de bedrijfsvoering zo effectief en efficiënt mogelijk ondersteunt. Daarbij ging de VTM Groep niet bepaald over één nacht ijs. Het bedrijf betrok negen leveranciers in de selectie. Zij ontvingen een informatiepakket waarin de VTM Groep zich voorstelde in termen van organisatie, teams en het speelveld waarop het bedrijf actief was. Schnetz: We wilden zeker weten dat we de partij vonden die het best bij ons past. Die net als wij gelooft in een ver doorgevoerde mate van standaardisatie en werken in de cloud. Wijzelf leveren onze klanten immers ook geen lokale telefooncentrale en we zetten er ook geen servers neer. Een andere eis was dat we zouden kunnen werken met een volwassen systeem van workflowmanagement, zodat we meer inzicht zouden krijgen in de status en doorlooptijden van processen." 5 VTM GROEP

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG "Daarnaast was ook een cruciale voorwaarde dat we voldoende beschikking konden hebben over vrije ruimte in het systeem. Als organisatie willen wij kunnen meebewegen met de dynamiek van onze markt en willen we vooruitstrevend zijn, zonder daarvoor afhankelijk te zijn van een leverancier. We willen zelfstandig met de software kunnen werken. HET SELECTIETRAJECT In de selectie viel nog niet één leverancier af. Alle benaderde leveranciers lieten weten dat ze aan onze eisen konden voldoen. Vervolgens hebben we gekeken naar hun visie op bedrijfsautomatisering. Dat leidde ertoe dat drie leveranciers afvielen. De overige zes hebben we uitgenodigd om zichzelf te presenteren en in hun presentatie twee vragen mee te nemen: hoe zie je onze organisatie? En wat kunnen jullie daaraan bijdragen? Om een lang verhaal kort te maken: sommigen hadden een heel goed verhaal, maar een minder product en andersom. Uiteindelijk bleven er twee partijen over waarmee we een verdiepingsslag hebben gemaakt. Daarbij kwam AFAS als beste uit de bus. Nog afgezien van het feit dat ze aantoonbaar aan al onze functionele wensen tegemoet konden komen, had deze leverancier in vergelijking met de overgebleven concurrent een veel eenvoudiger licentiemodel: één contractpartner en een vast bedrag per maand. Wat tevens gewicht in de schaal legde: we hadden een heel goed gevoel bij de mensen. De kosten speelden uiteraard een rol, maar de keuze voor AFAS was ook een keuze op gevoel. 6 VTM GROEP

7 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG IMPLEMENTATIE Met de ondersteuning van een consultant van de leverancier verliep de implementatie vrij voorspoedig. Modules zoals Financiën, Projectmanagement, CRM en Logistiek waren binnen drie maanden up and running. Dat neemt niet weg dat het wel een periode van bikkelen was; je hebt in die beginfase echt heel veel om over na te denken. Wat wel hielp, is dat een collega en ik voorafgaand aan de implementatie een training hebben gevolgd. Daar heb je in de implementatiefase echt voordeel van. Qua inrichting wilden VTM Groep juist niet te veel maatwerk. Vanwege ons geloof in standaardisatie wilden we het ERP-systeem zoveel mogelijk gaan gebruiken in overeenstemming met de bedoelingen van de leverancier. Je kunt wel eigenwijs zijn en allerlei afwijkingen willen doorvoeren, maar dan heb je volgens mij de verkeerde leverancier gekozen. Dat is een vorm van creativiteit waar je later alleen maar last van hebt. In de oplossingen die wij onze klanten bieden, laten we in principe ook geen uitzonderingen toe." 7 VTM GROEP

8 INRICHTING "Na de implementatie van de basisfunctionaliteiten hebben we vervolgens de pareltjes ingericht. Daarmee bedoel ik dat we alle mogelijke processen in workflows hebben ondergebracht. Dat geldt zelfs voor activiteiten die zich bijna nooit voordoen, zoals het uitsturen van creditnota s. Maar ook kortingsverzoeken, terugbelnotities en agendapunten voor bijvoorbeeld afdelingsoverleg zijn in workflows geregeld. VERANDERINGEN Voorheen moest je er maar op vertrouwen dat iedereen binnen het bedrijf op gestructureerde wijze het werk oppakte. Nu kun je met je eigen ogen zien dat het ook daadwerkelijk gebeurt. In het verleden moest je werkinstructies opstellen, dat hoeft niet meer omdat het systeem de juiste werkwijze automatisch afdwingt. Kijk ook naar onze salesmedewerkers die normaal gesproken nooit dol waren op het verrichten van allerlei administratieve handelingen. Met dit systeem maken we het ze wel heel erg makkelijk en dat creëert rust. Daarnaast besparen we in de nieuwe situatie op fte-capaciteit. Neem de financiële administratie waar voorheen 2,5 fte werkten. Nu kunnen we het met een volledige fte minder af. Een aparte HR-medewerker hebben we niet eens. We hebben sowieso maar weinig overhead omdat de ERP-software veel taken heeft overgenomen. 8 VTM GROEP

9 Nog een ander voorbeeld: toen we een half jaar met het systeem werkten, moesten we een bepaalde ISO-certificering uit 2008 omzetten naar Drie externe auditors zouden gaan beoordelen of onze processen op orde waren. We hebben ze meteen toegang gegeven tot het ERP-systeem. Zo wisten ze al voordat ze hier een voet over de drempel hadden gezet dat het qua processen wel goed zat. Dat hadden we in de oude IT-omgeving nooit voor elkaar gekregen. "EEN APARTE HR-MEDEWERKER HEBBEN WE NIET EENS PRAKTIJKERVARING Neem InSite, de intranetmodule van het ERP-systeem die we nog niet zo lang geleden in gebruik hebben genomen. Hiervoor werkten we met een platform dat in technisch opzicht eigenlijk superieur was. En hoewel ik dat zo n beetje als mijn kindje beschouwde, zijn we toch overgestapt. De schermen van de ERP-omgeving staan de hele dag open en onze mensen werken op die manier zeker zo makkelijk en snel met InSite. De volgende stap is om als een van de laatste functionaliteiten ook met de externe portal OutSite te gaan werken. Daarmee kunnen we bijvoorbeeld onze accountant het gereedschap bieden om de verloning in ons systeem uit te voeren in plaats van lokaal op hun kantoor. Op die manier krijgen wij ook meer gevoel bij die activiteit. Wie weet leidt het ertoe dat we in de toekomst zelfstandig de Payroll-module in gebruik gaan nemen. 9 VTM GROEP

10 APPLICATIEBEHEER Het functionele beheer ligt bij onze controller en mijzelf. We kunnen aan heel veel interne wensen tegemoetkomen, maar dat doen we natuurlijk lang niet altijd. Toch besteden we met z n tweeën de helft van onze tijd aan het applicatiebeheer en daarmee is het in feite een fulltime baan. Als mensen tegen me zeggen dat de beheertaak wel een erg groot beslag op onze tijd legt zeg ik altijd: samen werken we als een fte aan het verbeteren van de organisatie. Daar kun je toch nooit genoeg tijd aan besteden? "WAAR HET UITEINDELIJK OP NEERKOMT IS DE VRAAG IN HOEVERRE DE GEKOZEN AUTOMATISERINGSOPLOSSING DE BEDRIJFSVOERING ZO EFFECTIEF EN EFFICIËNT MOGELIJK ONDERSTEUNT VTM Groep kan prima uit de voeten met het ERP-systeem van AFAS. "Incidenten hebben we niet vaak, maar als we er een insturen wordt die professioneel afgehandeld. De leverancier heeft de communicatie rond incidenten heel strak geregeld. Ze dwingen je van hun ticketing systeem gebruik te maken. Ze zijn van de processen he? Ik ben daar stiekem best wel jaloers op. 10 VTM GROEP

11 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 11 VTM GROEP

12 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER