WHITEPAPER. Grip op je productieplanning. Vijf voordelen van een digitale productie planning MET O.A. voordelen, de praktijk en de tools

Transcriptie

1 WHITEPAPER Grip op je productieplanning Vijf voordelen van een digitale productie planning MET O.A. voordelen, de praktijk en de tools

2 Inhoudsopgave 0. Inleiding pagina 3 1. ERP en planning in één pagina 4 2. Tijd en voortgang visueel pagina 5 3. Flexibel inspelen op verandering pagina 6 4. Snel inzicht in knelpunten pagina 7 5. Productiviteit verbeteren pagina 8 6. De praktijk: Erma Sport pagina 9 7. Over AFAS en vplan pagina 14 2

3 Inleiding Grip op je productieplanning Productiebedrijven staan voor flinke uitdagingen. Klanten stellen steeds hogere eisen. Ze willen hun producten sneller, flexibeler en op maat ontvangen. Om dat waar te maken, is klantgericht produceren met korte levertijden een must. Die dynamiek is lastig te vangen met een traditioneel planbord. Het verkoop- en orderproces is vaak goed vastgelegd in een ERP-systeem. Maar ook in de productieplanning wil je niet achter de feiten aan lopen. Je wilt altijd precies zien wat je moet produceren en welke capaciteit nodig is om een order snel en efficiënt af te ronden. Ook inzicht in de voortgang is cruciaal om klanten goed te kunnen informeren. Tot slot wil je snel reageren op een spoedorder, zonder de gehele planning te verstoren. Dit kan eenvoudig met een geïntegreerde oplossing. De vplan add-on biedt een compleet digitaal planbord dat slim gebruik maakt van data en processen uit de software van AFAS. Productie orders worden opgeknipt in orderkaartjes per productiefase, en zo worden onderbezetting en voorraadproblemen direct gevisualiseerd. Je kunt de voortgang op de voet volgen, knelpunten tussentijds oplossen of een spoedorder opnemen. Lees verder om te ontdekken welke 5 voordelen vplan jouw organisatie biedt. inleiding 3

4 VOORDEEL 1 ERP en planning in één Voor productiebedrijven is het cruciaal om je bedrijfsprocessen goed op orde te hebben en te houden. Met de software van AFAS zijn je financiën, CRM, HRM en logistiek strak ingericht en iedereen werkt met dezelfde informatie binnen één digitale omgeving. Zo heb je altijd toegang tot de juiste stuurinformatie en is de kans op fouten minimaal. Daar wil je natuurlijk ook van profiteren voor de productieplanning. Hoe ver je ook bent met de digitalisering van je bedrijfsvoering; met een traditioneel planbord blijft het lastig om snel, efficiënt en op maat te produceren. Planmedewerkers zetten de ordergegevens uit het ERP-systeem vaak nog handmatig over naar de planning en koppelen ze dan in Excel aan materialen en mensen. Deze aanpak kost onnodig tijd, is foutgevoelig, belemmert de efficiënte inzet, en de beschikbare productiecapaciteit. Bovendien ontbreekt de flexibiliteit om snel op knelpunten of vertraging te reageren. Dit is onnodig omdat alle data voor een soepel productieproces al in je ERP-systeem beschikbaar is. De koppeling zet alle verkoop-, inkoop- en productieorders automatisch in het planningsproduct. Zo haal je als productiebedrijf nog meer rendement uit je software. ERP en planning in één 4

5 VOORDEEL 2 Tijd en voortgang visueel Met een digitaal planbord heb je de regie stevig in handen. Je richt processen eenvoudig in zoals jij dat wilt. Je koppelt een order eenvoudig aan de benodigde materialen, mensen en capaciteit. Dit alles via een centraal, digitaal planbord. Je weet steeds precies wat er gebeurt en klanten krijgen de producten die ze willen snel en volgens afspraak. Op het digitale planbord is actuele data bovendien altijd inzichtelijk, inclusief doorklikmogelijkheden naar specifieke informatie. Bijvoorbeeld details over de voortgang. Ook andere informatie die de productiviteit beïnvloedt, zoals verlof en verzuim, is in een oogopslag beschikbaar. Zo heb je makkelijk toegang tot alle informatie die nodig is om je productieproces optimaal in te richten, te monitoren en aan te scherpen. Een digitaal planbord zorgt voor overzicht en hogere productiviteit Tijd en voortgang visueel 5

6 VOORDEEL 3 Flexibel inspelen op veranderingen Als productiebedrijf werk je in een zeer dynamische omgeving. Real-time inzicht voorkomt onaangename verrassingen. In het dashboard is de beschikbaarheid van materialen, mensen en productiecapaciteit altijd glashelder. Met een muisklik zie je welke medewerker, wat voor taken, wanneer moet doen. Een signaalfunctie voorkomt proactief dat de planning bij een onverwachte wijziging spaak loopt. De effecten van een ziektegeval of onvoldoende voorraad die in het ERP-systeem zijn vastgelegd, zijn direct op de digitale planning zichtbaar. En omdat de capaciteit en competenties van medewerkers bekend zijn, is het eenvoudig om andere mensen aan een productieproces of fase te koppelen. Dat is letterlijk een kwestie van drag & drop, waarna meteen duidelijk is wat er moet gebeuren. Op die manier loopt de planning geen enkel gevaar en is steeds de meest efficiënte invulling beschikbaar. Real-time inzicht voorkomt onaangename verrassingen Flexibel inspelen op veranderingen 6

7 VOORDEEL 4 Snel inzicht in knelpunten Je klanten willen snel geholpen worden. Met de planning van reguliere orders is dat meestal geen probleem. Het wordt spannender bij een spoedorder of als een productiemedewerker misgrijpt in het magazijn. Ook dan wil je snel schakelen en klanten op tijd helpen. Tegelijkertijd wil je ook met een spoedorder voldoende winst maken. Die staat onder druk als het onnodig veel tijd kost om de impact en haalbaarheid van een onverwachte order goed in te schatten. Hetzelfde geldt voor een voorraadtekort. Nabestellen van materiaal kost hoe dan ook extra tijd en geld. Je weet precies wat er voor een order nodig is en kent de voorraadpositie. Daarnaast heb je een goed beeld van de impact op de rest van de planning. Je ziet direct welke lopende order kan opschuiven, zonder de leverdatum in gevaar te brengen. Deze keuzes zijn gebaseerd op de meest actuele informatie over de beschikbare voorraad, competenties en beschikbaarheid van mensen en productiecapaciteit. Wijzigingen in je ERPsysteem worden immers automatisch verwerkt in de planning. Het nieuwe digitale planbord voorkomt deze onnodige kosten en vertraging. Snel inzicht in knelpunten 7

8 VOORDEEL 5 Hogere productiviteit door digitaal plannen Productieplanning is vaak een complex proces. Je planningsmedewerkers moeten rekening houden met heel veel factoren. Bovendien verandert de situatie continu door interne en externe invloeden. Toch wil je onder alle omstandigheden de juiste producten tegen de laagste kosten maken. Dat is een uitdaging omdat meestal slechts een paar mensen binnen je bedrijf het complete planningsproces overzien. Dat maakt je organisatie kwetsbaar. Vervolgens hoef je met je muis alleen maar de juiste datum en mensen te kiezen. Productiemedewerkers kunnen meteen aan de slag. Ook wijzigingen voer je direct door op basis van real-time gegevens. Haal nog meer uit AFAS met de digitale productieplanning van vplan. Het resultaat is een efficiënt productieproces, een gezond rendement en vooral tevreden klanten. Het geïntegreerde digitale planbord van vplan werkt zeer intuïtief en overzichtelijk, waardoor iedereen de informatie ziet die nodig is voor een optimale planning. Een nieuwe order in AFAS is meteen beschikbaar op het planbord. Hogere productiviteit door digitaal plannen 8

9 De praktijk: ERMA Sport ERMA Sport verzorgt een full-service concept voor sportveldinrichting. Het bedrijf uit Almelo produceert, installeert en onderhoudt dugouts, hockeydoelen en pannakooien. De laatste jaren is ERMA Sport uitgegroeid tot marktleider in Nederland. Maar inmiddels zijn hun producten ook in Europa en ver daar buiten op sportvelden te vinden. Terwijl je juist als je groeit, altijd overzicht wilt hebben. Na een selectie voor professionele bedrijfssoftware viel de keuze op AFAS. De open structuur van de software was een belangrijk keuzeargument. Je kunt er van alles tegenaan bouwen, zoals onze add-on voor de productieplanning. Om de bedrijfsvoering bij deze snelle groei beheersbaar en efficiënt te houden, koos ERMA Sport voor de ERP-software van AFAS. Algemeen directeur Marcel Schorn van ERMA Sport, die het bedrijf samen met zijn broer oprichtte, zegt hierover: Op een gegeven moment bereik je een kritische bedrijfsomvang waarin Excel niet meer werkt. Steeds vaker liepen mijn mooie Excelbestanden vast. De productieplanning moet eenvoudig en visueel zijn De pratijk: ERMA Sport 9

10 Handmatig plannen Om te blijven groeien met hetzelfde aantal mensen gebruikt ERMA Sport vrijwel alle functionaliteiten van AFAS. De praktijk wijst uit dat deze aanpak werkt. Tussen logistiek en verkoop is bijvoorbeeld veel minder overdracht nodig dan in het verleden. En dankzij de integratie tussen logistiek en financieel kan ik altijd over actuele cijfers beschikken, zegt Schorn. In het automatiseringsproces van ERMA Sport bleek de productieplanning nog een aandachtspunt. Schorn: Alle gegevens die nodig zijn voor de productieplanning, zoals verkoop- en inkooporders, voorraad, roosters en verzuim, zijn eenduidig vastgelegd in AFAS. Voor de planning moest ik alles via een datadump ontsluiten. Vervolgens deed ik de planning dan handmatig in Excel. 10

11 Stress voorkomen Met deze aanpak klopte de planning wel, maar het was steeds een flinke puzzel. En die werd steeds groter naarmate ERMA Sport meer produceerde. Een ander nadeel was dat we niet proactief konden optreden bij knelpunten. Die informatie was niet voor handen. Ik kreeg geen signalen als mijn planning vooraf al niet haalbaar was. Daar kwamen we dan meestal te laat achter. In de praktijk leverde dat veel stress op. Bovendien zorgde dit soms voor extra kosten omdat we opeens met spoed extra materiaal moesten inkopen. Deze onrust ging ook ten koste van de leverbetrouwbaarheid. Schorn wilde dit proces anders inrichten en ontwikkelde met AFAS partner DataVisual een add-on voor de productieplanning. Het uitgangspunt bij de ontwikkeling van een productieplanningssysteem was eenvoudig. Planning is in mijn ogen een administratief proces en dat moet je automatiseren. Ik wilde een digitaal planbord waarin de verschillende informatiestromen uit het ERP-systeem slim samen komen. Dit moet automatisch gebeuren, waardoor het planproces eenvoudig en visueel is. Een planner moet er op kunnen vertrouwen dat alle input klopt. En opdrachten alleen maar achter elkaar zetten. 11

12 Rood betekent actie ondernemen De productieplanning moet eenvoudig en visueel zijn, volgens Schorn. De gegevens waarop dit gebaseerd is, moeten kloppen. We wilden een digitaal planbord waarop de planner voor een project alleen maar met orderkaartjes schuift. Als een planopdracht op het scherm groen is, is het een realistische planning. Wanneer een planopdracht niet haalbaar is, vanwege capaciteitsgebrek, onvoldoende materiaal of ziekte, licht deze automatisch rood op. Dat is het moment om in actie te komen en op basis van de actuele gegevens naar de beste oplossing te zoeken. Op die manier kan de planner zich volledig concentreren op knelpunten en is de productieplanning een geolied proces met een betrouwbare levering van topproducten als uitkomst. 12

13 Rust creëren Het ERP-systeem met gekoppeld digitaal planbord, helpt volgens Schorn om de proactiviteit van zijn bedrijf te verbeteren. We willen fouten zien aankomen. Dan is er nog genoeg tijd om ze op te lossen. Dat is van belang voor het functioneren van onze eigen mensen, maar zeker ook voor onze klanten. Zij rekenen voor hun activiteiten op de afspraken die we maken. Als dan al bij het invoeren van de inkooporder blijkt dat we de komende drie weken niet kunnen leveren, is het zaak om dat meteen te vertellen. Een ander voordeel van de planningstool is ook dat het management snel kan zien wat er speelt op de werkvloer. Een manager heeft zicht op het proces en kan op het planbord in een oogopslag zien wat er speelt en wat de beschikbaarheid is. Als duidelijk is dat de planning helemaal vol is, heeft het geen zin om klanten beloftes te doen. Voorheen was dat een blackbox met als risico dat er onmogelijke afspraken gemaakt werden. De combinatie van AFAS en de add-on voor de productieplanning voorkomt dit. Schorn zegt tot slot: We hebben rust in ons bedrijf en in de relatie met klanten gecreëerd. De ervaring leert dat haastwerk door verkeerd plannen factor 10 aan extra kosten en tijdverlies oplevert. Die tijd en het geld investeren we liever in groei en goede service aan onze klanten. 13

14 Over AFAS Software AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. Zo kom je met ons in contact Bezoekadres Philipsstraat LC Leusden Telefoonnummer over AFAS Software 14

15 Over vplan Het planningsproduct vplan valt onder het beheer van DataVisual. DataVisual is een allround ICT dienstverlener die sinds 1999 actief is in de markt. Ze bekijken hoe ICT binnen een organisatie slim ingezet kan worden. Het doel is om bedrijfsprocessen te ondersteunen en interne en externe communicatie binnen de organisatie te verbeteren. vplan kan volledig geïntegreerd worden met je ERP. Orderinformatie, voorraad, klantgegevens en medewerkers komen via veilige interfaces uit het ERP geautomatiseerd in vplan, zodat jij direct alle benodigde gegevens hebt om te kunnen plannen. Om de gegevens in vplan zo up-todate mogelijk te houden, worden wijzigingen in je ERP binnen enkele minuten verwerkt. Zo kom je met ons in contact Bezoekadres Rijssenseweg 51a 7468 AB, Enter Contact over vplan 15

16 WHITEPAPER Meer weten? 16