TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS "VRAAGT DE KLANT: WAT GAAT DAT KOSTEN? DAN ZEG IK: VRAAG LIEVER WAT HET OPLEVERT"

Transcriptie

1 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS "VRAAGT DE KLANT: WAT GAAT DAT KOSTEN? DAN ZEG IK: VRAAG LIEVER WAT HET OPLEVERT"

2 OVER TAVERNEMEUN Na een brainstorm over de verre toekomst besloten de partners van Tavernemeun Accountants het vijf jaar geleden over een andere boeg te gooien. Van registreren naar adviseren maar dan liefst nog een paar stappen verder. Dat leidde tot een uitgebreide heroriëntatie op alle processen in de organisatie. In het verleden hebben we als accountants soms te veel voor de klant gedacht. Daar zijn we mee opgehouden. Tavernemeun Accountants, met twintig medewerkers gevestigd in Veenendaal en Barneveld, is weliswaar een typische mkb-praktijk maar allerminst een doorsnee accountantskantoor. Het bedrijf afficheert zichzelf graag als ondernemende accountant, met een scherp oog voor klantbeleving. Die positionering verschaft Tavernemeun Accountants een duidelijk profiel in een markt die aan ingrijpende veranderingen onderhevig is. Waar veel andere accountantskantoren nog steeds worstelen met de transitie naar de nieuwe economie, maken de accountants in Veenendaal en Barneveld deel uit van een voorhoede die zich ervan bewust is dat het accountantsberoep op middellange termijn gaat verdwijnen, maar daar absoluut niet zenuwachtig van wordt. Volgens accountant Berry Taverne, één van de vier huidige partners van Tavernemeun, is het kantoor altijd al vooruitstrevend is geweest. Toen mijn vader het kantoor in 1982 oprichtte, was de aanschaf van een computer het eerste wat hij deed. Die affiniteit met automatisering is op mij overgegaan en nooit meer verdwenen. Zijn collega Tim de Pagter, opgegroeid in het digitale tijdperk en bij wijze van hobby ooit actief als websitebouwer, combineert een voorliefde voor automatisering met een grote belangstelling voor processen. De jonge controleleider mocht de implementatie van een nieuw softwaresysteem gaan trekken. 2 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

3 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 6 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 8 TOEKOMST DROMEN 9 OVER AFAS 11 3 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

4 DE UITDAGINGEN Taverne: In 2011, toen de eerste generatie eigenaren was vertrokken, zijn we hier met een groepje mensen gaan brainstormen om ons te beraden op onze toekomst. Hoe ziet die er over twintig tot dertig jaar uit, hebben wij ons afgevraagd. En op welke manier kunnen we dan als accountants nog van nut zijn? Met die vraag waren toen nog maar weinig andere accountantskantoren bezig. Onze stip op de horizon was dat we de ambitie hadden om als volwaardig adviseur en sparringpartner voor onze klanten te functioneren. Als die s morgens wakker worden, moeten ze ons bij wijze van spreken meteen willen bellen. 4 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

5 "BIJ EEN AANTAL PROCESSEN MERKTEN WE DAT ONZE AUTOMATISERING ALS EEN BELEMMERENDE FACTOR WERKTE" Taverne: Om deze uitdaging te vertalen in de dagelijkse praktijk hebben we onder andere een werkgroep Procesoptimalisatie in het leven geroepen. In een brainstormsessie hebben we al onze processen in kaart gebracht. Eerste vraag was telkens: hebben we dit proces wel echt nodig? Als het antwoord bevestigend was, stelden we de vervolgvraag: wat kunnen we beter en dus efficiënter doen? De Pagter: Bij een aantal processen merkten we dat onze automatisering in dat opzicht in feite als een belemmerende factor werkte. Taverne: Het inrichten van workflows bleek al snel een belangrijk verbeterpunt. Sommige processen waaraan het nodige papierwerk te pas kwam, hadden echt gigantische doorlooptijden. Dat moest beter, sneller en vooral foutloos. Onze ambitie reikte op dat moment verder dan de mogelijkheden van onze toenmalige softwareleverancier. Die was weliswaar bezig met workflows, maar kon de oplossing die wij in ons hoofd hadden niet leveren. En als wij iets in ons hoofd hebben, willen we dat het meteen morgen geregeld wordt. 5 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP Taverne: Heel toevallig kreeg ik in die periode een telefoontje van een accountmanager van AFAS, die vroeger bij de concurrent had gewerkt. Na een eerste gesprek maakten we nader kennis met de visie van AFAS en het gevoel was meteen goed, het plaatje klopte. Naar andere leveranciers hebben we verder niet eens meer gekeken. Wij doen heel veel op gevoel. Bovendien was het aanbod van AFAS alleen prijstechnisch al interessant. Toen het eenmaal rond was hebben we Tim gevraagd of hij de implementatie voor ons kantoor op zich wilde nemen. "NA 3 MAANDEN WAREN WE OPERATIO- NEEL MET CRM, FINANCIEEL EN FISCAAL" 6 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

7 De Pagter: Als je de software zelf wilt inrichten, moet je verstand hebben van databasestructuren. Daar heb ik me in het verleden in verdiept, dus daar konden we gebruik van maken. Het overzetten van data vanuit het oude systeem konden we daarom voor een groot deel zelf doen. Er was weliswaar ondersteuning van de consultants van AFAS voor de eerste inrichting, maar daar hebben we minder op hoeven steunen dan we aanvankelijk dachten. SNEL STARTEN Per 1 september 2014 hebben we het besluit genomen om over te stappen en drie maanden later waren we al operationeel met de modules CRM, Financieel en Fiscaal. In de loop van 2015 hebben we besloten om ook met de salarisadministratie over te gaan, te beginnen met de verloning per 1 januari Dat is een behoorlijk hectische periode geweest, zeker als je het vergelijkt met de eerste implementatieronde. De klanten merken het immers meteen. De loonstrook ziet er bijvoorbeeld iets anders uit, aan zoiets moet men even wennen. Naast ons reguliere werk voor klanten hebben wij er daardoor veel tijd in gestoken, sommigen tot wel zestig uur per week. Maar dat past ook in onze cultuur. Met twintig collega s hebben we de ambitie om dingen voor elkaar te krijgen waar je normaal gesproken misschien wel duizend medewerkers voor nodig hebt. MANAGEMENT BETROKKEN Taverne: Als partners waren we gretig, we wilden zo snel mogelijk op cursus, net als alle andere medewerkers. We zijn bepaald geen nono s; hoe je bijvoorbeeld de facturatie in moet richten, dat snappen wij best. Maar we zagen in dat als we de klus bij Tim zouden neerleggen, die ook echt de gewenste prioriteit zou krijgen. De Pagter: Tijdens zo n implementatietraject moet je op sommige momenten beleidskeuzes maken. Dat is niet iets wat ik in mijn eentje moet doen. Dan is het heel prettig als je kunt sparren met partners die begrijpen waar jij het over hebt. 7 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

8 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN Er is hier veel minder papier en dus veel meer ruimte. De papieren dossiers staan in de kelder, in verband met de bewaarplicht. Om de zoveel tijd ruimen we weer een container met papier op, dan gaat er hier op kantoor echt een gejuich op. Daarnaast liep in het verleden de doorlooptijd van sommige dossiers soms wel op tot driekwart jaar. Dat we nu met geautomatiseerde workflows werken is een geweldig winstpunt. LETTERLIJK RUST De Pagter: Vroeger werd er veel rondgelopen door mensen die op zoek waren naar formulieren en andere documenten. Nu is de status van een bepaald dossier voor iedereen inzichtelijk. Het heeft letterlijk voor veel meer rust op de werkvloer gezorgd. Daarnaast zorgt het werken met workflows ook voor kwaliteitsborging. De verplichte stappen worden altijd doorlopen. In het verleden ging dat soms mis, nu niet meer. SNELLER INZICHT Taverne: Bovendien hebben we veel sneller inzicht in de situatie van de klant. Als de klant zijn gegevens tenminste digitaal aanlevert, met een schoenendoos vol bonnetjes lukt dat natuurlijk niet. De basisvastlegging is wat dat betreft cruciaal. Maar dan kunnen we ook met één druk op de knop de klant van stuurinformatie voorzien. 8 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

9 TOEKOMSTDROMEN Taverne: In het verleden hebben we als accountants soms te veel voor de klant gedacht, zonder precies te weten wat die nou eigenlijk wilde. Daar zijn we mee opgehouden, tegenwoordig vragen we gewoon proactief wat de klant wil. Laatst informeerde ik bij een ondernemer of hij belangstelling had voor branche-informatie die naar mijn idee in zijn situatie erg interessant was. Tot mijn verrassing antwoordde hij ontkennend, want hij was best tevreden over zijn performance. Toen heb ik hem gevraagd: als je er zo in zit, waarom zullen we dan eigenlijk de jaarrekening nog met elkaar bespreken? De Pagter: Wij willen vooral werken voor klanten waar we energie van krijgen. De boodschap is: als je een stoffige accountant wilt, moet je niet bij Tavernemeun zijn. Taverne: Veel meer dan in het verleden hebben wij de behoeften van klanten nu scherp in beeld. Voor de klant is het soms nog wennen. Bel ik een ondernemer spontaan op met de mededeling: ik wil een uurtje komen bijpraten over dat en dat onderwerp. Vraagt de klant meteen: wat gaat dat kosten? Dan antwoord ik: vraag liever wat het je oplevert. 9 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

10 VERBETERINGEN? De Pagter: De software is natuurlijk een standaardpakket dat in de basis brancheneutraal van opzet is. Soms zou je willen dat de software wat meer specifiek op het werkterrein van accountants is afgestemd. Wij snappen natuurlijk heel goed dat onze wensen niet altijd op afroep uitgevoerd kunnen worden. Dan staan we voor de afweging: passen we ons proces aan of houden we druk op de ketel bij AFAS? Taverne: Misschien heeft dat er ook wel mee te maken dat we af en toe echt een buitenbeentje zijn. Want als we een bepaalde wens bij AFAS neerleggen, krijgen we regelmatig de reactie: dit is de eerste keer dat we zoiets horen! Dan kunnen wij ons maar moeilijk voorstellen dat we de enige zijn die ergens tegenaan lopen, maar kennelijk is dat dan toch het geval. Ik zei toch al dat we best een vooruitstrevende organisatie zijn? 10 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

11 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 11 TAVERNEMEUN ACCOUNTANTS

12 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER