DE HOGE VELUWE "DE FILOSOFIE ACHTER DE INTEGRALE INZETBAARHEID VAN HET ERP-PAKKET SPRAK ONS ERG AAN"

Transcriptie

1 DE HOGE VELUWE "DE FILOSOFIE ACHTER DE INTEGRALE INZETBAARHEID VAN HET ERP-PAKKET SPRAK ONS ERG AAN"

2 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP DE UITDAGINGEN 3 8 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN OVER AFAS 2 DE HOGE VELUWE

3 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG DE UITDAGINGEN De aanschaf van een nieuw kassasysteem, zette Het Nationale Park De Hoge Veluwe op het spoor van ERP-software. Na een geleidelijke oriëntatie volgde een pittige implementatie. Zeven jaar later breidt het Park de hoeveelheid functionaliteiten die het gebruikt nog steeds uit. Dat er soms nog exports naar Excel nodig zijn, vindt men geen bezwaar. Wij zijn gewoon een heel ingewikkeld bedrijf. Dat Het Nationale Park De Hoge Veluwe er in 2010 voor koos om met de ERP-software van AFAS te gaan werken, berust min of meer op toeval. Het staat Gerard van Voorst, controller bij het Park sinds 2002, nog goed voor ogen hoe dat destijds verliep. We wilden de grote hoeveelheid ITsystemen die we op dat moment in gebruik hadden zoveel mogelijk terugschroeven naar één pakket, maar het meest urgent in 2008 was de keuze voor een ander kassasysteem. De oplossing waar we uiteindelijk voor kozen, had een connectie met AFAS. Zo is de selectie van onze ERP-leverancier dus eigenlijk bij toeval tot stand gekomen. 3 DE HOGE VELUWE

4 In de jaren die volgden, gingen Van Voorst en zijn collega s zich verder verdiepen in de mogelijkheden van de ERP-software. We ontdekten dat het een totaaloplossing is die perfect bij ons past. We konden er de financiële administratie, HRM & Payroll, Orderverwerking, Projecten en CRM volledig mee inrichten. De filosofie achter de integrale inzetbaarheid van zo n pakket sprak ons erg aan. Toen Sylvia Bruning in 2010 als personeelsfunctionaris bij het Park in dienst trad, kon ze meteen aan de slag met de implementatiewerkzaamheden voor het HRM onderdeel. Daar zag ze in eerste instantie niet tegenop, zo herinnert ze zich. Ik had eerder al eens meegemaakt dat we overstapten van systeem A naar systeem B. Dat was een zeer intensieve implementatie waarbij we soms nachten doorhaalden. Ik was dus wel wat gewend. 4 DE HOGE VELUWE

5 DRIE DAGEN HUISWERK Toch was de implementatieperiode voor haar een pittige tijd. In mijn functie ben ik een eenpitter. Ik doe nagenoeg alles wat met HRM te maken heeft, van ziekmeldingen tot werving en selectie. Dus dat was wel aanpoten. Omdat er vooral ook handjes nodig waren om gegevens in te kloppen, heeft de leverancier in die periode gelukkig gezorgd voor extra ondersteuning. Dat nam niet weg dat de implementatie Gerard van Voorst volledig in beslag nam. Dan kwam er een dag een consultant langs en dan had ik voor drie dagen huiswerk. Toen Van Voorst in een bepaalde periode ook Brunings aandeel voor zijn rekening moest nemen, was hij er bij wijze van spreken soms zeven dagen per week mee bezig. Van Voorst: De leverancier gebruikte het argument dat ik op die manier het systeem door en door zou leren kennen. Achteraf gezien moet ik toegeven dat ze daar absoluut gelijk in hadden. "VAN ONZE KEUZE HEBBEN WE NOG GEEN SECONDE SPIJT GEHAD" 5 DE HOGE VELUWE

6 INTENSIEVE IMPLEMENTATIEPERIODE Terugkijkend ben ik dan ook heel gelukkig met die intensieve implementatieperiode. Ook Bruning kijkt er positief op terug. Als het spaak dreigde te lopen, dan was de leverancier er voor ons. Ze hebben ons nooit in de steek gelaten tijdens de implementatie. Die nam uiteindelijk een periode van zeven maanden in beslag. In januari 2011 draaide het Park de eerste loonstroken. En hoewel Bruning nog steeds het gros van de HRM-functie voor haar rekening neemt, staat ze er sinds oktober 2016 niet meer alleen voor. We hebben een extra kracht aangetrokken voor de salarisadministratie en daardoor heb ik meer tijd beschikbaar voor andere HRM-onderwerpen. Bovendien heeft deze manier van werken natuurlijk ook de voorkeur vanuit het vierogenprincipe. "ALS HET SPAAK DREIGDE TE LOPEN, DAN WAS DE LEVERANCIER ER VOOR ONS" 6 DE HOGE VELUWE

7 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG "HET IS HEEL PRETTIG OM MET IEMAND TE KUNNEN SPARREN DIE VERSTAND HEEFT VAN JE VAK" 7 DE HOGE VELUWE

8 HET JUISTE GEREEDSCHAP Volgens Van Voorst is de organisatie door de jaren heen steeds enthousiaster geworden over het ERP-systeem. Van onze keuze hebben we nog geen seconde spijt gehad. Mijn conclusie is dat het een uiterst gebruiksvriendelijk systeem is waarin alles op een stabiele manier functioneert. Op de financiële administratie hebben we elk jaar twee stagiairs die zonder enige gerichte opleiding probleemloos met het systeem uit de voeten kunnen. Dat zegt wel wat. Bruning valt hem bij als ze zegt: Mijn collega die de salarisadministratie doet, was blij dat ze al met het systeem werkte toen ze op cursus ging. Zo n cursus is echt bedoeld om de puntjes op de i te zetten. WERKPLANRAPPORTAGE Enthousiast is Van Voorst met name over een speciaal ontwikkelde dashboardfunctionaliteit, de werkplanrapportage. Deze tool vertelt onze MT-leden precies waar ze op welk moment staan ten opzichte van hun budget. Ieder ander bedrijf zou daarvoor met standaardfunctionaliteit uit de voeten kunnen, maar dat geldt niet voor het Park. 8 DE HOGE VELUWE

9 Wij zijn natuurlijk niet de enige organisatie in Nederland die dagrecreatie aanbiedt, zegt Van Voorst, maar waar zie je dat dit gebeurt op een locatie met drie ingangen die vijftien kilometer van elkaar liggen? En dan kunnen bezoekers niet alleen door een tourniquet naar binnen, maar ook met hun auto. Wij zijn gewoon een heel ingewikkeld bedrijf. Dat vindt ook Sylvia Bruning. Ze wijst op de vele eigenaardige contractvormen waar de organisatie mee te maken heeft. Naast een heleboel oproepkrachten werken er hier bijvoorbeeld mensen in vaste dienst met een sterk wisselend rooster. Functies variëren enorm: van kaartcontroleurs tot jachtopzichters en medewerkers in de horeca. "WAT IK HEEL GOED VIND, IS DAT DE LEVERANCIER HELDER ZEGT WAAR HET OP STAAT. ALS IETS NIET KAN, DAN KAN HET NIET" KOPIETJE Door de jaren heen heeft het Park steeds meer functionaliteit in gebruik genomen. Het afgelopen jaar is bijvoorbeeld werk gemaakt van de digitalisering van inkoopfacturen, wat in de praktijk uitstekend blijkt te werken. Eerder al zijn alle gespreksformulieren van functionerings- en beoordelingsgesprekken voor zowel medewerkers als managers in digitale vorm beschikbaar gekomen. Het is een geleidelijk proces waarin gewenning optreedt, stelt Bruning. Ik krijg nooit meer zoals vroeger aanvragen van mensen die een kopietje willen hebben. Dat scheelt weer in het papiergebruik. 9 DE HOGE VELUWE

10 GEBRUIK EN FUNCTIONALITETIEN Voor externe ondersteuning maakt het Park gebruik van de diensten van een partnerbedrijf van de leverancier. Eens in de twee weken komt er een consultant langs die een heel brede oriëntatie heeft, legt Van Voorst uit. Die persoon kan dus met alle onderdelen van het ERP-systeem uitstekend uit de voeten. Tijdens zo n bezoek bespreken we onze wensen in termen van finetuning en verbetering. Ook werkzaamheden die je niet zo heel frequent verricht, zoals bepaalde rapporten opstellen, nemen we bij zo n gelegenheid regelmatig door. Een verbeterpunt dat Van Voorst twee jaar geleden nog had, is inmiddels weggenomen. Dat betrof de verwerkingssnelheid in de cloud. Die is sindsdien echter enorm verbeterd, dus dat bezwaar geldt niet meer. Volgens Van Voorst is dat mede een gevolg van de inspanningen van de leverancier op het gebied van overleg met gebruikers. Een positief punt, wat hem betreft. KIJKJE IN DE HR-KEUKEN Bruning op haar beurt is enthousiast over de bijeenkomsten die de leverancier voor gebruikers organiseert. Binnenkort mag ze weer op bezoek in Leusden. Ik zie daar heel erg naar uit, zegt Bruning, want ik ga daar zien hoe onze leverancier de eigen HR-organisatie heeft geautomatiseerd. Zo n kijkje in de keuken is echt ontzettend leuk. 10 DE HOGE VELUWE

11 OVER HET NATIONALE PARK DE HOGE VELUWE Het Nationale Park De Hoge Veluwe is een natuurgebied in de provincie Gelderland met een omvang van hectare aan unieke natuur en bijzondere landschappen met bijbehorende flora en fauna. De doelstelling van het in 1935 gestichte Park is drieledig: behoud van het natuurmonument, ruimte geven aan beeldende kunst en architectuur en gelegenheid bieden tot recreatie. Het bestuur van het Park berust bij een stichting die beperk gebruik maakt van overheidssubsidies en vrijwel geheel afhankelijk is van betalende bezoekers. Met bezoekers behaalde het Park in 2016 een omzet van Er werken 83 mensen in vaste dienst en bijna evenveel seizoenskrachten. Via de Vereniging van Vrienden van De Hoge Veluwe zijn er tevens 350 vrijwilligers actief. Het Nationale Park De Hoge Veluwe heeft de ambitie om door te groeien naar bezoekers in DE HOGE VELUWE

12 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 12 DE HOGE VELUWE

13 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER