MULTI CARE SYSTEMS "DOOR WORKFLOWS SLIM IN TE RICHTEN, KUNNEN WE MET DEZELFDE BEZETTING DUB- BEL ZOVEEL WERK VERZETTEN"

Transcriptie

1 MULTI CARE SYSTEMS "DOOR WORKFLOWS SLIM IN TE RICHTEN, KUNNEN WE MET DEZELFDE BEZETTING DUB- BEL ZOVEEL WERK VERZETTEN"

2 OVER MULTICARE SYSTEMS Multi Care Systems (MCS) is actief in een groeimarkt en speelt daar proactief op in. Het is daarbij een uitdaging om grote aantallen nieuwe klanten optimaal te ondersteunen. Dit vraagt veel van de mensen en de processen. Om de bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, maakte MCS al in de beginjaren gebruik van de software die AFAS biedt. Na een tijdelijke overstap naar een andere leverancier vanwege internationalisering, koos het bedrijf in 2011 weer voor de ondersteuning van de ERP-software van AFAS. CEO Haske Eshuis: Sinds we deze software weer gebruiken, zijn de IT-kosten gehalveerd. Bovendien kunnen we door verregaande automatisering veel sneller werken. Op die manier kunnen we onze ambitieuze groeidoelstellingen ook met een compacte organisatie waar maken. Sinds 1976 levert en installeert MCS hoorhulpmiddelen en wek- en waarschuwingssystemen voor dove en slechthorende mensen. Momenteel ondersteunt het bedrijf met zo n 30 mensen ruim klanten. Deze klantgroep profiteert van een totaalaanbod. Naast levering, installatie en service helpt het MCS-team ook bij de aanvraag van apparatuur bij zorgverzekeraars. Om klanten optimaal te helpen, beheersen de buitendienstmedewerkers gebarentaal. De bedrijfsactiviteiten zijn echter niet alleen gericht op ouderen. Voor jongeren produceert zusterbedrijf NOIZEZZ BV een compleet aanbod gehoorbeschermers. Om gehoorbeschadiging tijdens concerten en andere evenementen te voorkomen, ontwikkelde NOIZEZZ bijvoorbeeld trendy gehoorbeschermers met een uniek filter. De productie gebeurt door specialisten in een eigen laboratorium. We vroegen CEO Haske Eshuis en IT manager Veronique Lodewikus hoe MCS de professionalisering van de bedrijfsvoering wil invullen. Daarnaast gaan we uitgebreid in op de manier waarop software het bedrijf helpt om de ambitieuze groeiplannen concreet te maken. 2 MULTI CARE SYSTEMS

3 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 6 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 8 TOEKOMST DROMEN 10 OVER AFAS 11 3 MULTI CARE SYSTEMS

4 DE UITDAGINGEN Omdat de producten van MCS vanuit de basisverzekering vergoed worden, genereren zorgverzekeraars een belangrijk deel van de omzet. Door een wetswijziging in 2013, die de vergoedingengrens voor hoorhulpmiddelen sterk verlaagde, nam de Nederlandse afzetmarkt aanzienlijk toe. Eshuis: Een prachtige kans die ons tegelijkertijd voor grote uitdagingen stelt. Hoe gaan we die grote aantallen potentiële klanten bedienen en optimale service bieden? Daar komt bij dat ook NOIZEZZ fors groeit. Het bewustzijn rondom gehoorbescherming onder jongeren en in de industrie neemt sterk toe. Die interesse vertaalt zich onder andere in overeenkomsten met muziektheaters, uitgaanslocaties en een mooi merk als Red Bull. Bovendien is NOIZEZZ ook actief buiten Nederland. 4 MULTI CARE SYSTEMS

5 "ALS IK WILDE WETEN HOE WE ER FINAN- CIEEL VOOR STONDEN, MOEST IK AAN DE SLAG MET ALLERLEI BESTANDEN EN HAND- MATIG OVERZICHTEN SAMENSTELLEN" GROEIPOTENTIE BENUTTEN Eshuis: Om al deze kansen en ontwikkelingen doelgericht en efficiënt te benutten, moeten we onze processen dus verder stroomlijnen en opschalen. Dit alles natuurlijk zonder het overzicht en de grip op processen te verliezen. Automatiseren is daarbij onmisbaar. Dat begint bij de boekhouding. Als ik in het verleden wilde weten hoe we er financieel voor stonden, moest ik zelf aan de slag met allerlei bestanden en daaruit handmatig overzichten samenstellen. Ik heb nu met een druk op de knop direct toegang tot actuele stuurinformatie, zoals rapporten van de verkopen, openstaande facturen of de top 10 beste klanten. Juist in een groeiende organisatie waarin veel geïnvesteerd wordt, is het cruciaal om de dagelijkse gang van zaken goed te monitoren. Dan kunnen we waar nodig ook meteen bijsturen. Bovendien verlopen processen nu aanzienlijk efficiënter. Hierdoor werken mijn mensen veel sneller en doen ze meer in dezelfde tijd. 5 MULTI CARE SYSTEMS

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP MCS was in het verleden al naar volle tevredenheid klant van AFAS. We hebben destijds toch een overstap moeten maken omdat we toen ook internationaal actief waren. Die expansie verliep niet zoals gepland en dat gold helaas ook voor de samenwerking met onze toenmalige leverancier. De combinatie van veranderende marktomstandigheden en de ontwikkeling van nieuwe producten zorgde ervoor dat we de bakens weer naar Nederland verlegd hebben. "HET WAS ZEER PRETTIG OM WEER DIRECT SAMEN TE WERKEN MET EEN LEVERANCIER, ZONDER DE TUSSENKOMST VAN DEALERS" 6 MULTI CARE SYSTEMS

7 Om onze groeipotentie optimaal te benutten, zijn we vanaf 2011 weer gaan samenwerken met AFAS. Dat was een regelrechte verademing. Zeker omdat de functionaliteit van de vorige software slecht aansloot bij onze processen en veel, kostbaar maatwerk vereiste. Het was bovendien zeer prettig om weer direct samen te werken met een leverancier, zonder de tussenkomst van dealers. Een belangrijke reden om te automatiseren, was het stroomlijnen van de logistiek. Logistieke processen vormen de kern van onze activiteiten en daarbinnen speelt het serienummer van onze producten een sleutelrol. Daar hangen eigenlijk al onze activiteiten aan vast. Alle processen, van de planning van een installatie tot reparatie en declaratie bij de zorgverzekeraar, gebeuren op serienummerniveau. De registratie moet dan ook altijd in orde zijn. Zeker omdat we toch een wat oudere doelgroep hebben. Als zij hun apparatuur via het antwoordnummer terugsturen, doen ze dat niet altijd vergezeld van hun naam of adres. Het serienummer is dan de sleutel waarmee de backoffice snel de correcte informatie kan traceren en de juiste actie in gang kan zetten. Met de huidige volumes is dit niet meer handmatig te doen. "DE KEUZE VOOR AFAS BETEKENT MEER DAN EEN ALLEEN SOFTWARE-IMPLEMENTA- TIE" 7 MULTI CARE SYSTEMS

8 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN Eshuis: De keuze om te automatiseren betekent voor MCS meer dan een software-implementatie, het is de start van een meerjarenplan. Automatisering is een vereiste om snel en toch beheerst te groeien. De software die we nu hebben biedt die mogelijkheid. Het streven is dan ook om uiteindelijk de complete bedrijfsvoering in de software onder te brengen. Na de eerste implementatie werken we nu hard om de organisatie daar langzaam rijp voor te maken. "DOOR WORKFLOWS SLIM IN TE RICHTEN, KUNNEN WE MET DEZELFDE BEZETTING MEER WERK VERZETTEN" 8 MULTI CARE SYSTEMS

9 SLIMME WORKFLOWS IT manager Veronique Lodewikus: Het inrichten van workflows en gebruik van signalen levert de backoffice direct grote tijdwinst op. Digitalisering van werkbonnen en de planning bespaart tijd en dus ook kosten. Door workflows slim in te richten, kunnen we met dezelfde bezetting meer werk verzetten. Verder is het heel praktisch dat we automatisch signalen krijgen als een product vijf jaar gefunctioneerd heeft. Dat is belangrijk omdat we verplicht zijn een kwaliteitsgarantie van vijf jaar te bieden. De beschikbaarheid van actuele en correcte informatie vergemakkelijkt de planning en geeft een beter inzicht in de voorraad. Dat is essentieel omdat we veel onderdelen uit het buitenland halen en ook bij langere levertijden niet mis willen grijpen. DIGITALE SLAG Lodewikus: Juist nu we druk zijn met het optimaliseren en digitaliseren van onze processen is het belangrijk dat mijn collega s de voordelen zelf gaan ervaren. We maken de overstap naar digitale processen. Om daarvoor draagvlak te creëren, betrek ik ze er zoveel mogelijk bij. Zo probeer ik mijn eigen enthousiasme over te brengen. Bijvoorbeeld door iedereen kennis laten maken met de software door verlofaanvragen nu digitaal en via een flow te laten verlopen. Een ander voorbeeld zijn mijn collega s van sales. Zij werken nog regelmatig met papieren mappen. Al deze informatie, van bezoekverslagen tot verkoopcijfers, is eenvoudig via de portal toegankelijk te maken. Die digitale slag bespaart ze veel tijd en bovendien werken ze dan altijd met actuele informatie. Ik ben er van overtuigd dat de software het werk voor iedereen makkelijker maakt. 9 MULTI CARE SYSTEMS

10 TOEKOMSTDROMEN Eshuis: Om optimaal gebruik te maken van de software willen we de gehele bedrijfsvoering van MCS en NOIZEZZ er volledig in onder brengen. Voorlopig kunnen we nog wel vooruit met deze ambitie. We zijn nu nog druk met de optimalisatie. Daarna gaan we aan de slag met het voorraadbeheer. Eerst voor MCS, maar later zeker ook voor NOIZEZZ. Een ander aandachtspunt is CRM. Dat is hoognodig omdat we nu al werken met enorme hoeveelheden klanten. En voorlopig zal dat niet minder worden. We willen af van losse Excel-lijsten en alles centraal in de software vastleggen. Dan staat het veilig in de cloud en is er altijd een goede backup voor iedereen beschikbaar. In het verleden moesten we dat nog handmatig doen, nu gebeurt dat volledig automatisch. Dat is een prettig idee. Dat automatiseren belangrijk is voor de strategie van MCS wordt onderstreept doordat Lodewikus inmiddels fulltime bezig is met het beheren van de software en bijbehorende processen. Eshuis: Ze maakt deel uit van het managementteam. Hiermee hebben we kennis, budget en tijd vrijgemaakt om onze organisatie daadwerkelijk zo snel mogelijk te automatiseren en te professionaliseren. Zo kunnen we haar kennis en ervaring van de software benutten om de automatisering in al onze bedrijfsprocessen te verankeren en collega s te helpen, slimmer en efficiënter te werken. 10 MULTI CARE SYSTEMS

11 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 11 MULTI CARE SYSTEMS

12 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER